Penyebab Kegagalan dalam Pengembangan Maupun Penerapan Sistem Informasi di Suatu Organisasi, Merujuk Pada Pendapat Rosemary Cafasaro.

Transkripsi

1 Penyebab Kegagalan dalam Pengembangan Maupun Penerapan Sistem Informasi di Suatu Organisasi, Merujuk Pada Pendapat Rosemary Cafasaro. Sistem informasi jika diterapkan dengan baik maka akan membawa keberhasilan dan keuntungan bagi organisasi atau perusahaan, namun sebaliknya penerapan sistem informasi yang tidak tepat dan kurang optimal akan berimplikasi pada kegagalan dan kerugian bagi organisasi atau perusahaan. Sistem informasi bagi suatu perusahaan dapat memberikan banyak peranan mulai dari peranan dalam fungsional proses bisnis hingga pada penciptaan keunggulan kompetitif bagi perusahaan tersebut. Namun dibalik peranan yang sangat menguntungkan bagi perusahaan dari implementasi dan pengembangan sebuah sistem informasi tersebut, ada kemungkinan untuk terjadinya kegagalan dalam proses implementasi dan pengembangan sistem informasi. Menurut Rosemary Cafasaro dalam O Brien (2009) menyatakan bahwa ada beberapa faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi/perusahaan, antara lain: dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end-user (pemakai akhir), kejelasan penggunaan kebutuhan perusahaan, kematangan perencanaan dan harapan perusahaan yang nyata. Berdasarkan pendapat Rosemary Cafasaro tersebut, maka dapat di indentifikasi beberapa hal yang menunjukkan penyebab kegagalan dan keberhasilan proses implementasi dan pengembangan sistem informasi, yaitu: Dukungan dari manajemen eksekutif Faktor sumber daya manusia khususnya para eksekutif (pihak manajemen perusahaan) sangat memegang peranan penting dalam keberhasilan implementasi dan pengembangan suatu sistem informasi. Mereka memiliki wewenang untuk menentukan kebijakan dan arah/masa depan perusahaan selanjutnya. Keputusan untuk menggunakan sistem informasi yang sudah ada atau mengembangkan sebuah sistem informasi baru yang lebih menunjang bagi perusahaan merupakan keputusan yang dibuat oleh pihak manajemen eksekutif. Jika pihak manajemen kurang mendukung pengembangan suatu sistem informasi baru maka tidak akan ada

2 pengembangan sistem informasi bagi perusahaan. Selain itu, jika pihak manajemen perusahaan menginginkan pengembangan suatu sistem informasi manajeman yang baru untuk diimplementasikan di perusahaan namun tidak mendukung sepenuhnya kegiatan pengembangan tersebut maka dapat dipastikan sistem informasi yang akan dihasilkan tidak optimal. Bentuk dukungan dari pihak manajemen dapat berupa pemberian informasi yang lengkap dan jelas mengenai kebutuhan perusahaan yang diharapkan dapat dihasilkan oleh sistem informasi yang akan dikembangkan tersebut. Pernyataan kebutuhan tersebut hendaklah sedetail mungkin guna menghasilkan sistem informasi yang benar-benar sesuai dengan keinginan perusahaan. Ketidakjelasan mengenai pernyataan kebutuhan dan pernyataan kebutuhan yang sentiasa berubah-ubah ini dapat menyebabkan kegagalan dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi perusahaan. Keterlibatan end-user (pemakai akhir) Banyak peneliti telah menyelidiki keterlibatan pengguna. Mereka percaya bahwa keterlibatan people mempengaruhi kriteria kunci seperti kualitas sistem, kepuasan pengguna dan penggunaan sistem. Keterlibatan pengguna dalam proses pengembangan sistem mempunyai pengaruh positif terhadap kepuasan atas Computerize Based Information System (CBIS). Partisipasi pengguna memiliki hubungan langsung dengan kepuasan pengguna dimana kepuasan pengguna merupakan indikator keberhasilan suatu sistem informasi. Kurangnya pengetahuan tentang komputer diantara para pemakai (user) akan menghambat implementasi dari suatu sistem informasi. Bahkan dapat menyebabkan kegagalan akibat kurangnya pemahaman user terhadap sistem yang sedang diimplementasikan (belum siap) sementara sistem informasi tersebut telah ditetapkan oleh manajemen untuk digunakan. Kejelasan penggunaan kebutuhan perusahaan Dalam pengembangan dan implementasi suatu sistem informasi perlu mengidentifikasi dengan jelas kebutuhan yang dibutuhkan oleh pengguna sistem informasi tersebut. Kebutuhan yang jelas tentunya harus ditunjang

3 dengan perangkat hardware, software, dan network yang akan digunakan perusahaan dalam sistem informasi tersebut. Pengembangan yang cepat namun tidak diikuti dengan infrastruktur yang memadai akan menyebabkan kegagalan. Contoh kecilnya yaitu jika perusahaan ingin menggunakan sebuah software baru untuk sistem informasi produksinya namun hardware yang digunakan tidak kompatible atau tidak mampu mendukung penggunaan software yang baru (memorinya sangat minimum dibawah prasyarat software yang akan digunakan) maka akan terjadi kegagalan dalam penerapannya. Atau jika sistem yang dikembangkan perusahaan membutuhkan network/jaringan dalam implementasi sistemnya namun akses terhadap network tersebut tidak dimiliki perusahaan atau jikapun ada jaringannya masih belum berfungsi dengan baik maka perusahaan yang memaksakan untuk mengimplementasikan sistem informasi tersebut akan mengalami kegagalan. Data juga merupakan faktor yang memegang peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Karena output yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi bermula dari data. Oleh karena itu, kurangnya perolehan dan pengolahan serta keakuratan data dapat memicu kekegalan dari sebuah sistem informasi yang dibangun oleh suatu perusahaan. Kurangnya input data dari end user dapat mengakibatkan kesalahan informasi yang akan dihasilkan, dimana informasi tersebut akan sangat membantu user dalam melakukan suatu tindakan. Misalnya dalam pengembangan sistem decision support system, data yang tidak lengkap dan tidak akurat akan menyebabkan manajer salah dalam mengambil keputusan bisnisnya. Kematangan perencanaan dan harapan perusahaan yang nyata. Suatu sistem informasi akan dapat terealisasi dengan baik jika perencanaan disusun dengan mempertimbangkan setiap kemungkinan yang dapat terjadi. Oleh karena itu harapan perusahaan yang nyata harus jelas diidentifikasikan terlebih dahulu sehingga perencanaan yang dibuat dapat optimal dan mengurangi kemungkinan kegagalan.

4 Kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan perancang sistem informasi juga dapat menjadi penyebab utama dalam kegagalan sebuah sistem informasi manajemen yang dibangun oleh suatu perusahaan. Latar belakang pendidikan yang berbeda dan persepsi yang berbeda dapat menjadi pemicu kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem. Oleh karena itu perancang sistem informasi harus mengetahui dengan benar siapa saja pengguna dari sistem yang akan dirancangnya. Kemudian perancang dapat menyesuaikan prosedur-prosedur standar yang dapat dilakukan oleh pengguna akhir. Selanjutnya sosialisai dari sistem yang akan digunakan sebaiknya dikomunikasikan dengan bahasa yang dapat dimengerti oleh pengguna akhir tersebut sehingga kemungkinnan terjadi perbedaan persepsi diantar pengguna dengan perancang sistem dapat dihindarkan. Penggunaan sumber daya manusia (orang) yang digunakan atau yang diberi tanggung jawab untuk membangun sistem informasi manajeman (SIM) bagi perusahaan tidak tepat atau tidak kompeten dibidangnya akan menyebabkan kegagalan, karena bisa dipastikan sistem yang akan dibangun mempunyai banyak kekurangan. Oleh sebab itu faktor sumber daya manusia sangat memegang peranan penting dalam implementasi dan pengembangan suatu sistem informasi. Pemilihan orang atau tim yang tepat yang mempunyai kompetensi dan berpengalaman dibidangnya merupakan prasyarat dalam membangun sebuah sistem informasi dalam perusahaan. Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi kaitannya dengan Tahapan Pengembangan Sistem Informasi Dalam rangka melakukan pengembangan sistem informasi, perusahaan umumnya dan pengembang pada khususnya harus mengetahui tahapan-tahapan dalam proses pengembangan sistem informasi itu sendiri guna memberikan kemungkinan keberhasilan yang besar. Dengan demikian setiap tahapan dalam proses pengembangan sistem informasi harus dapat dilakukan dengan baik untuk menghindari terjadinya kegagalan dalam pengembangan sistem informasi. Kesalahan atau kurang maksimalnya kegiatan dalam tahapan-tahapan pengembangan sistem akan berdampak pada kegagalan dari pengembangan sistem

5 informasi itu sendiri. Oleh karena itu setiap tahapan dalam proses pengembangan sistem harus dilakukan dengan baik untuk memberikan hasil yang baik pula. Beberapa faktor penting yang dapat mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan dalam setiap tahapan dalam proses pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut Tahapan Investigasi Pada tahapan investigasi, serangkaian kegiatan dilakukan untuk mendefinisikan dan merencanakan kebutuhan detail atau target yang ingin dicapai dalam pengembangan sistem informasi tersebut. Pada tahapan ini sangat penting untuk mengetahui dengan jelas mengenai kebutuhan pengguna sistem informasi yang akan dikembangkan dan diimplementasikan. Oleh karena itu kurangnya pernyataan akan kebutuhan akan berdampak pada kegegalan sistem yang dikembangkan. Selian itu Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah-ubah dapat membingungkan bagi pihak pengembang sistem. Hal ini dipicu oleh kurangnya pengidentifikasian kebutuhan secara lengkap yang diinginkan oleh pengguna (user). Fokus profesional TI sebagai perancang atau pengembang sistem informasi hanyalah pada Tools, sehingga Methodologies dan Procedures biasanya diabaikan. Dalam berbagai kasus profesional TI tidak mempunyai pengetahuan dan kemampuan yang memadai dalam metodologi manajemen, proyek-proyek TI juga biasanya tidak mengacu kepada prosedur standar. Tahapan Analisis Pada tahapan ini beberapa hal yang menjadi perhatian penting adalah mengenai User interface requirements, yaitu input/output yang dibutuhkan oleh end users yang harus didukung oleh sistem informasi mencakup sources, format, content, volume, dan frekuensi dari tiap tipe dari input dan output; Processing requirements, yaitu aktivitas yang dibutuhkan untuk mengkonversi input menjadi output yang meliputi kalkulasi, kaidah pengambilan keputusan, dan pengolahan operasi lainnya, dan kapasitas, turnaround time dan response time untuk pengolahan

6 aktivitas; Storage requirements meliputi Organization, content, dan ukuran databases; Control requirements, meliputi kebutuhan akan accuracy, validity safety, security, dan adaptability dalam system inputs, processing, output dan storage. Jika kebutuhan dan data yang digunakan pada tahapan ini tidak tersedia dengan baik dan pihak eksekuif manajemen tidak mengakomodasi hal tersebut maka dapat dipastikan sistem yang akan dibangun akan mengalami kegagalan. Tahapan Design Pada tahapan design, tim teknologi informasi bekerjasama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Desain yang realistik akan mudah untuk diimplementasikan, namun sebaliknya desain yang tidak realistik dapat menyebabkan kegagalan suatu sistem dalam pengimplementasiannya. Disamping itu, perbedaan pendapat mengenai desain dan aplikasi sistem informasi bagi pemakai organisasi berpotensi mengakibatkan kegagalan dalam pengembangan dan implementasi suatu sistem informasi. Desain sistem informasi kurang memenuhi harapan penggunanya. Hal ini dapat disebabkan oleh kurangnya informasi atau masukan dari user mengenai kebutuhan dan spesifikasi dalam pengembangan sistem informasi yang diinginkan. Selain itu faktor miscommunication antara pihak yang mengembangkan desain dan pihak pengguna desain (pemberi pekerjaan). Dalam tahapan perencanaan desain sistem informasi yang akan dikembangkan perlu dikelola dengan baik karena jika tidak tepat pengelolaannya besar kemungkinannya akan membawa konsekuensi kerugian, diantaranya meliputi biaya yang berlebihan sehingga melampaui anggaran, melampaui waktu yang diperkirakan, kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan, dan gagal memperoleh manfaat yang diperkirakan. Tahapan Implementasi dan Maintain Pada tahapan implementasi terdapat aktivitas pengujian dan pelatihan terhadap sistem informasi yang baru. Untuk memberikan hasil

7 pengujian yang benar maka perlu dilakukan pengujian dengan sungguhsungguh karena hal ini menyangkut penggunaan jangka panjang. Jika pengujian dilakukan secara asal-asalan maka tidak akan mampu memperoleh koreksi-koreksi yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna guna menyempurnakan desain sistem yang dikembangkan dan hanya hanya akan menghasiskan waktu dan biaya implementasi dengan percuma. Selain itu dalam kaitannya dengan aktivitas pelatihan terhadap pengguna sistem informasi harus dikomunikasikan dengan baik dan dengan bahasa yang mudah dimengerti sesuai dengan level pengguna sistem informasi tersebut. Jika tidak demikian, maka respon yang diinginkan untuk perbaikan sistem informasi yang sedang dikembangkan menjadi terhambat terlebih jika terjadi kesalahan persepsi antara pengguna akhir dan perancang sistem informasi tersebut. Lebih lanjut lagi kegagalan pada tahapan ini dapat disebabkan oleh Pre-implementation yang tidak dilakukan dengan baik, Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya, serta Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru Oleh karena itu, untuk memperoleh hasil terbaik dan menghindari kesalahan yang tidak diinginkan maka beberapa hal berikut perlu dipertimbangkan, yaitu: peralatan-peralatan integrasi eksternal menghubungkan pekerjaan dari tim implementasi & pengguna disemua level organisasi, peralatan-peralatan integrasi internal memastikan bahwa tim implementasi beroprasi sebagai sebuah unit kohesive, struktur peralatan perencanaan formal & tata urutan tugas-tugas, estimasi lebih lanjut tentang waktu, uang, & sumber daya teknis yang diperlukan untuk melaksanakannya, serta peralatan pengendalian formal membantu memonitor kemajuan terhadap pencapaian tujuan

8 Referensi Indrajit, Richardus Eko Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Elex Media Komputindo. Jakarta O Brien, JA and George Marakas Management Information Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. McLeod Jr., R., Management Information System: A Study of Computer Based Information System. 6th Ed. Prentice Hall. New Jersey. McLeod Jr., R., dan George P. Schell Management Information System: Sistem Informasi Manajemen. Edisi 10. Salemba Empat. Jakarta. mia says: Your comment is awaiting moderation. December 26, 2010 at 10:15 pm informasi yang sangat membantu saya dalam mengidentifikasi lebih detail mengenai penyebab kegagalan dalam pengembangan suatu sistem informasi dalam organisasi. dan memang seringkali penyebab kegagalan itu adalah pada komunikasi dan koordinasi antara pihak pemberi kerja dan pihak yang mengerjakan. = Mia berkata... Menurut Rosemary Cafasaro dalam O'Brien and Marakas (2009)menyimpulkan beberapa penyebab kegagalan pengembangan Sistem Informasi dalam suatu organisasi, yang terkait dengan pengembangan e-government, selain hal di atas terdapat hal lain yang perlu dipertimbangkan yaitu: ketidakkonsistenan pemerintah dalam rangka optimalisasi e-gov sebagai bagan penting dalam pelanayan publik, baik dari aspek regulasi, penyediaan anggaran yang terbatas sampai dengan kesiapan vendor penyedia aplikasi sistem informasi.

9 Mia said... Seharusnya kegagalan ini bukan hanya dilihat dari nilai kerugian dalam Alpha Test yang dilakukan pihak Garud Indonesia (GI)...seharusnya pihak GI sudah mempersiapkan langkah-langkah antisipasi dan pra-evaluasi atau semacam simulasi gejala-gejala yang akan timbul sebelum aplikasi sistem IOCS dijalankan, yaitu mulai dari kesiapan perangkat / elemen IT pembentuknya (ex: manajemen dan mekanisimen IT, SDM / user front end & back end, software, hardware)