PERENCANAAN PENDISTRIBUSIAN PRODUK DENGAN MENGGUNAKAN METODE DISTRIBUTION RESOURCE PLANNING DAN SAVINGS MATRIX PADA PT.

Transkripsi

1 PERENCANAAN PENDISTRIBUSIAN PRODUK DENGAN MENGGUNAKAN METODE DISTRIBUTION RESOURCE PLANNING DAN SAVINGS MATRIX PADA PT. TIRTA SIBAYAKINDO TUGAS SARJANA Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Dari Syarat-Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik Oleh LISA UTARI NASUTION NIM D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I F A K U L T A S T E K N I K UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2013

2

3

4 KATA PENGANTAR Puji dan syukur kepada Allah SWT atas karunianya yang selalu membimbing dan menyertai sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Sarjana ini dengan baik. Tugas Sarjana merupakan salah satu syarat akademis yang harus dipenuhi oleh setiap mahasiswa dalam menyelesaikan studinya di Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik,. Tugas Sarjana ini berjudul Perencanaan Pendistribusian Produk Dengan Menggunakan Metode Distribution Resource Planning dan Savings Matrix Pada PT. Tirta Sibayakindo. Tugas Sarjana ini merupakan sarana bagi penulis untuk melakukan studi terhadap salah satu permasalahan nyata dalam perusahaan. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Tugas Sarjana ini belum sepenuhnya sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca untuk kesempurnaan Tugas Sarjana ini. Akhir kata, penulis berharap agar Tugas Sarjana ini bermanfaat bagi semua pihak yang memerlukannya. Medan, Juni 2013 PENULIS

5 UCAPAN TERIMA KASIH Puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT dan junjungan saya Nabi Muhammad SAW karena berkat dan rahmatnya saya dapat menyelesaikan Tugas Sarjana ini dengan baik. Saya menyadari bahwa bantuan berbagai pihak sangatlah berarti dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini. Untuk itu saya ingin berterima kasih kepada : 1. Ketua Departemen Teknik Industri Ir. Khawarita Siregar, MT yang telah membimbing saya selama berkuliah di Departemen Teknik Industri. 2. Ir. Ukurta Tarigan, MT, selaku sekretaris Departemen Teknik Industri yang telah membimbing saya selama berkuliah di Departemen Teknik Industri. 3. Ir. Mangara M. Tambunan, M.Sc dan Ikhsan Siregar, S.T, M.Eng selaku dosen pembimbing yang selalu memberi ilmu dan bimbingan hingga Tugas Sarjana ini dapat selesai dengan baik. 4. Kedua orang tua Drs. Mhd. Syam Nasution dan DR. Yugia Muis, M.Si yang selalu memberi dukungan baik dari segi materil maupun moril. 5. Kedua kakak dan abang saya Indah Pertiwi Nst, S.Farm. Apt, Reni Silvia Nst, M.Si dan Mhd. Reza Pahlevi Nst, S.Kom yang selalu memberi dukungan dan membantu penulis selama melakukan penelitian. 6. Pimpinan dan para karyawan PT. Tirta Sibayakindo dan PT. Tirta Investama Medan yang telah memberikan bantuan dalam memperoleh data yang diperlukan.

6 7. Bapak Yaseer, Bapak Jonson Passaribu, dan Bapak Tumpal selaku pembimbing lapangan yang telah membantu penulis selama melakukan penelitian di PT. Tirta Sibayakindo. 8. Bapak Yono, Bapak Bima selaku pembimbing lapangan yang telah membantu penulis selama melakukan penelitian di PT. Tirta Investama 9. Sahabat saya Grandmo Maysalina, Bilqis, Tania Alda, Nadia Kurnia Putri dan Malahayati yang selalu memotivasi dan memberi semangat kepada saya. 10. Rekan-rekan seperjuangan tugas akhir : Rabiatul Adawiyah, Rachel, Kak Shela Selviona, Kak Eka, Kak Eva, Arif Rachman, Fahri Akbar, Fahmi Sulaiman, yang selalu memberikan banyak masukan, motivasi dan semangat kepada saya. 11. Rekan-rekan Teknik Industri 2008 yang telah membantu saya selama ini. 12. Para pegawai dan staf Fakultas Teknik khususnya Departemen Teknik Industri yang telah banyak memberi informasi dan bantuan kepada saya. Medan, Juni 2013 PENULIS

7 DAFTAR ISI BAB LEMBAR JUDUL... LEMBAR PENGESAHAN... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... i ii iii iv x xiv I PENDAHULUAN... I Latar Belakang... I Perumusan Masalah... I Tujuan Penelitian... I Manfaat Penelitian... I Batasan Masalah dan Asumsi... I-6 II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... II Sejarah Perusahaan... II Ruang Lingkup Bidang Usaha... II Lokasi Perusahaan Organisasi dan Manajemen PT. Tirta Sibayakindo... II Struktur Organisasi Perusahaan... II Jumlah Tenaga Kerja... II Jam Kerja... II-4

8 DAFTAR ISI (Lanjutan) BAB 2.5. Safety and Fire Protection... II-6 III LANDASAN TEORI... III Peramalan... III Konsep Dasar Peramalan... III Pendefinisian Tujuan Peramalan... III Prinsip-prinsip Peramalan... III Klasifikasi Metode Peramalan... III Peramalan Kualitatif... III Peramalan Kuantitatif... III Economic Order Quantity (EOQ)... III Distribution Resource Planning... III Input Distribution Resource Planning (DRP)... III Logika Distribution Resource Planning (DRP)... III Output Distribution Resource Planning (DRP)... III Sumber-Sumber Perubahan yang Mempengaruhi Rencana DRP... III Stok Pengaman Dalam DRP... III Manajemen Logistik... III Konsep Logistik Terpadu... III Sistem Transportasi... III-26

9 DAFTAR ISI (Lanjutan) BAB Travelling Salesmen Problem... III Vehicle Routing Problem... III Metode Pemilihan Rute... III Metode Savings Matrix... III Algoritma Nearest Nighbor... III-35 IV METODOLOGI PENELITIAN... IV Lokasi Penelitian... IV Jenis Penelitian... IV Objek Penelitian... IV Variabel Penelitian... IV Sumber Data... IV Metode Pengumpulan Data... IV Pengolahan Data... IV Analisis Pemecahan Masalah... IV Kesimpulan dan Saran... IV-9 V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA... V Pengumpulan Data... V Data Permintaan Konsumen Terhadap Produk Aqua 600 ml Masa lalu... V-1

10 DAFTAR ISI (Lanjutan) BAB Lead Time Distribusi... V Status Persediaan Awal... V Biaya Pemesanan... V Biaya Penyimpanan Persediaan... V Frekuensi Pemesanan Selama 12 Bulan Sebelumnya... V Pola Distribusi PT. Tirta Sibayakindo... V Data dan Lokasi Distributor... V Jarak Antar Distributor... V Sarana Pendistribusian... V Hari dan Waktu Kerja... V Data Jumlah Pengiriman Barang... V Pengolahan Data... V Peramalan Permintaan Pada Distribution Centre... V Perhitungan Order Quantity Untuk Setiap Distribution Center... V Perhitungan Safety Stock... V Perhitungan Jumlah Permintaan Setiap Minggu Distribution Center... V Distribution Resource Planning Worksheet... V Pegging Information... V Rute Awal Distribusi... V-41

11 DAFTAR ISI (Lanjutan) BAB Identifikasi Matrix Jarak... V Mengidentifikasi Matrix Penghematan... V Mengalokasikan Tujuan ke Rute... V-45 VI ANALISA PEMECAHAN MASALAH... VI Analisis Hasil Peramalan Permintaan Distribution Center... VI Analisis Perhitungan Order Quantity... VI Analisis Perhitungan Frekuensi Pemesanan... VI Analisis Perhitungan Safety Stock... VI Analisis DRP Worksheet dan Pegging Information... VI Analisis Sub Rute Distribusi... VI Analisis Jarak Tempuh... VI-9 VII KESIMPULAN DAN SARAN... VII Kesimpulan... VII Saran... VII-3 DAFTAR ISI (Lanjutan) BAB DAFTAR KEPUSTAKAAN LAMPIRAN

12 DAFTAR TABEL TABEL 5.1. Data Permintaan Distribution Center Masa Lalu... V Lead Time Distribusi Setiap Distribution Center... V Status Persediaan Awal Pada Distribution Center... V Biaya Pemesanan Pada Masing-masing Distribution Center... V Frekuensi Pemesanan Selama 12 Bulan Sebelumnya... V Lokasi Distributor PT. Tirta Sibayakindo... V Jarak CSF ke Distributor dan Jarak Antar Distributor... V Spesifikasi Mobil Angkut... V Hari dan Waktu Kerja... V Jumlah Pengiriman Barang Bulan Desember V Perhitungan Parameter Peramalan Jumlah Permintaan Distribution Center TIV dengan Metode Siklis... V Perhitungan Parameter Peramalan Jumlah Permintaan Distribution Center TIV dengan Metode Kuadratis... V Perhitungan SEE pada Peramalan Jumlah Permintaan Distribution Center TIV dengan Metode Siklis... V Perhitungan SEE pada Peramalan Jumlah Permintaan Distribution Center TIV dengan Metode Kuadratis... V-14

13 DAFTAR TABEL (LANJUTAN) TABEL Perhitungan Hasil Verifikasi Peramalan Jumlah Permintaan Distribution Center TIV... V Rekapitulasi Fungsi Peramalan Permintaan Distribution Center. V Rekapitulasi Hasil Peramalan Permintaan Distribution Center... V Rekapitulasi Perhitungan Order Quantity... V Perhitungan Safety Stock Setiap Distribution Center... V Jumlah Permintaan Distribution Center Setiap Minggu... V Distribution Resource Planning Sheet untuk Distribution Center TIV... V Distribution Resource Planning Sheet untuk Distribution Center SM... V Distribution Resource Planning Sheet untuk Distribution Center TSML... V Distribution Resource Planning Sheet untuk Distribution Center GCKM... V Distribution Resource Planning Sheet untuk Distribution Center HMT... V Distribution Resource Planning Sheet untuk Distribution Center TSMS... V-34

14 DAFTAR TABEL (LANJUTAN) TABEL Distribution Resource Planning Sheet untuk Distribution Center TDR... V Distribution Resource Planning Sheet untuk Distribution Center AWS... V Pegging Information... V Rute Awal Distribusi Produk 13 Desember V Biaya Transportasi Sebelum Penerapan Savings Matrix... V Jarak CSF ke DC dan Jarak Antar Distributor... V Tabel Penghematan Jarak... V Tabel Penghematan Jarak Iterasi Pertama... V Savings Matrix Setelah Dilakukan Iterasi... V Metode Nearest Neighbor Rute Kendaraan 1... V Metode Nearest Neighbor Rute Kendaraan 2... V Metode Nearest Neighbor Rute Kendaraan 3... V Metode Nearest Neighbor Rute Kendaraan 4... V Metode Nearest Neighbor Rute Kendaraan 5... V Metode Nearest Neighbor Rute Kendaraan 6... V Urutan Rute Distribusi Yang Akan Dikunjungi Terlebih Dahulu V Biaya Transportasi Setelah Penerapan Savings Matrix... V Perbandingan Frekuensi Pemesanan... VI-3

15 DAFTAR TABEL (LANJUTAN) TABEL 6.2. Perbandingan Sub Rute Distribusi... VI Perbandingan Jarak Distribusi... VI Urutan Rute Distribusi Yang Akan Dikunjungi... VI Perbandingan Biaya Transportasi Perusahaan Dengan Biaya Setelah Penerapan Savings Matrix... VI Perbandingan Biaya Alat Angkut yang Dikeluarkan Perusahaan dengan menggunakan alat angkut intercoolar roda 10 dengan Mitsubishi FUSO 190 PS roda 6... VI-14

16 DAFTAR GAMBAR GAMBAR 2.1. Struktur Organisasi PT. Tirta Sibayakindo... II Taksonomi Peramalan... III Langkah-Langkah Peramalan Secara Kuantitatif... III Contoh Travelling Salesman Problem... III Bentuk Solusi Travelling Salesman Problem... III Pengurangan Jarak Tempuh Melalui Penggabungan Tempat Pemberhentian Dalam Rute... III Kerangka Konseptual... IV Blok Diagram Metodologi Penelitian... IV Pola Pendistribusian Barang PT. Tirta Sibayakindo... V Scatter Diagram Jumlah Permintaan pada Distribution Center TIV... V Moving Range Chart Jumlah Permintaan Distribution Center TIV... V Scatter Diagram Peramalan Jumlah Permintaan pada Distribution Center TIV... V Nilai Perbandingan Safety Stock Perusahaan... V Nilai Perbandingan Hasil Perhitungan Safety Stock Perusahaan dan POH Perusahaan... V-21

17 DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN) GAMBAR 6.1. Kondisi Persediaan DC TIV Menggunakan DRP... VI Kondisi Persediaan DC GCKM Menggunakan DRP... VI Kondisi Persediaan DC SM Menggunakan DRP... VI Kondisi Persediaan DC TSML Menggunakan DRP... VI Kondisi Persediaan DC TDR Menggunakan DRP... VI Kondisi Persediaan DC TSMS Menggunakan DRP... VI Kondisi Persediaan DC HMT Menggunakan DRP... VI Kondisi Persediaan DC AWS Menggunakan DRP... VI-7

18 DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN 1. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab... L-1 2. Tabel Nilai Kritik Sebaran F... L-2

19 ABSTRAK PT. Tirta Sibayakindo sebagai perusahaan nasional dituntut untuk memiliki kemampuan dalam mengelola sistem distribusi dengan baik. Pada kenyataannya perusahaan belum mampu melakukan perencanaan penjadwalan distribusi dengan tepat sehingga perusahaan belum dapat mengendalikan keadaan persediaan yang ada di gudang. Perusahaan cenderung menggunakan metode trial dan error dalam memproyeksikan permintaan atau order pada masa yang akan datang serta dalam merencanakan rute distribusi yang akan ditempuh armada transportasi perusahaan. Proses distribusi dalam satu kali pengiriman produk hanya dilakukan kepada satu distributor. Setiap distributor memiliki rute yang berbeda menyebabkan jarak tempuh yang lebih jauh. Jarak tempuh yang lebih jauh menyebabkan waktu dan biaya yang dibutuhkan juga lebih besar. Dengan menggunakan distribution resource planning (DRP) dan Savings Matrix maka diperoleh penurunan frekuensi jumlah pemesanan dari 220 kali pemesanan menjadi 153 kali pemesanan dengan persentasi penurunan sebesar 30,45% dan penghematan biaya distribusi sebesar Rp Input data permintaan untuk DRP merupakan hasil peramalan selama periode Januari 2013 sampai dengan Desember Selanjutnya dilakukan perhitungan order quantity menggunakan metode Economic Order Quantity, perhitungan frekuensi pemesanan, dan perhitungan safety stock pada masing-masing DC. Selanjutnya dapat disusun perencanaan DRP untuk setiap DC dalam time bucket mingguan. Sistem DRP memberikan aliran informasi produk dari central supply facilities (CSF) ke setiap DC pada waktu dan jumlah yang sudah terintegrasi. Setelah dilakukan perencanaan DRP maka dilakukan perhitungan Savings Matrix untuk meminimalkan jarak tempuh kendaraan dan menghindari perjalanan bolak-balik serta menggabungkan dua rute pengiriman kedalam satu armada berdasarkan kapasitas transportasi yang ada sehingga mampu meminimalkan total biaya transportasi. Dengan menggunakan metode DRP dan metode Savings Matrix kegiatan distribusi dapat berjalan lebih efisien terhadap konsumen karena terkoordinasi dengan baik. Kata kunci: Forecasting, Economic Order Quantity, Safety Stock, Distribution Resource Planning, dan Savings Matrix.