MEMPROSES SURAT/DOKUMEN KANTOR RANCANGAN PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

Transkripsi

1 MEMPROSES SURAT/DOKUMEN KANTOR RANCANGAN PELAKSANAAN PEMBELAJARAN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH Media Pengajaran ADP Berbasis TIK Yang dibina oleh Bapak Drs. Moh. Arief M.Si. Oleh Purwati NIM UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN April

2 2

3 KATA PENGANTAR Puji syukur, kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan- Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan rancangan perangkat pembelajaran ini. Rancangan perangkat ini dibuat dengan maksud untuk digunakan sebagai bahan untuk merencanakan pembelajaran mata pelajaran menangani surat/dokumen kantor. Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter. Perangkat ini terdiri dari: silabus, RPP, LK dan Kunci LK, LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial. Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi kami dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didik untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter. Malang, 30 April 2014 Penulis 3

4 Daftar Isi Halaman Halaman Depan...1 Halaman Sampul...2 Kata Pengantar...3 Daftar Isi...4 Silabus...5 Rencana Pelaksanaan Pembelajaran...10 LK-1: Deskripsi Surat Masuk, Sistem Buku Agenda dan Kartu Kendali...17 LK-2: Penanganan Surat Masuk Dengan Menggunakan Sistem Buku Agenda...22 LK-3: Penanganan Surat Masuk Dengan Menggunakan Sistem Kartu Kendali...30 P-1: Penilaian Produk...36 LP-2: Asesmen Kinerja Proses...40 LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor...42 LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter...44 LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial...45 Modul Siswa 4

5 SILABUS Nama Sekolah : SMK Ulil Albab Mata Pelajaran : Menangani Surat/Dokumen Kantor Kelas/Semester : XI / I (Satu) Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor Kode kompetensi : 118 Alokasi Waktu : 1 x Pertemuan (2 x 45 menit) 5

6 MATERI PEMBELAJA RAN KEGIATAN PEMBELAJARAN INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI Teknik PENILAIAN Bentuk Contoh Instrumen Instrumen ALOKASI WAKTU SUMBER BELAJAR - Penanganan 1. Mempraktikkan Produk 1. LK 1 : surat masuk: cara menangani Pengertian sistem buku Surat Masuk 1. Pengenalan dan Tes Tes Tulis LP-1: Surat Masuk, agenda dan dengan Sistem pemahaman Produk buku Agenda kartu kendali Buku Agenda dan pengertian surat dan Kartu Karu Kendali masuk, Buku Kendali. 2. Mempraktikkan Agenda, dan 2. LK 2 : Cara menangani Kartu Kendali Prosedur Surat Keluar 2. Prosedur penanganan dengaan Sistem Penaganan Surat surat masuk Buku Agenda dan Masuk menggunakan Kartu Kendali menggunkaan buku agenda Sistem Buku 3. LK-3 : Proedur Agenda dan menangani Kartu Kendali surat masuk menggunakan 6

7 Proses sistem Kartu Kendali 1. Melaksanakan 4. LP-1: Produk praktik Tes Assesmen LP-2: 5. LP-2: Proses penanganan Kinerja Proses 6. LP-3: surat masuk Proses Psikomotor dengan 7. LP-4: menggunakan Pengamatan sistem buku perilaku agenda dan kartu berkarakter kendali 8. LP-5: Pengamatan Keterampilan Psikomotor Menangani surat masuk Tes Assesmen Kinerja Psikomotor LP-3: Psikomotor Sosial 9. Silabus 10. Modul menggunakan sistem buku 7

8 Agenda dan Kartu Kendali Afektif: Karakter 1. Jujur Pengam Pengamatan LP-4: 2. Kompak atan Perilaku Pengamatan 3. Tanggung jawab Berkarakter perilaku berkarakter Keterampilan Sosial Bertanya, menyumbangkan ide atau berpendapat, menjadi pendengar Pengam atan Pengamatan Keterampila n Sosial LP-5: Pengamatan Keterampila n Sosial yang baik, berkomunikasi 8

9 dalam pembelajaran penanganan Surat Masuk menggunakan sistem Buku Agenda dan Kartu kendali Mengetahui, Depok, 30 April 2014 Kepala SMK ULIL ALBAB Guru Mata Pelajaran Hj. SRI RAHAYU, M.Pd PURWATI 9

10 RANCANGAN PELAKSANAAN PEMBELAJARAN Satuan Pendidikan : SMK Ulil Albab Mata Pelajaran : Menangani Surat/Dokumen Kantor Kelas/Semester : Kels XI /Semester I (Satu) Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor Kode kompetensi : 118 Alokasi Waktu : 1 x pertemuan (2 x 45 menit) I. Standar Kompetensi : Menangani Surat/Dokumen Kantor II. Kompetensi Dasar : Memproses surat/dokumen kantor III. Indikator 1. Kognitif a. Produk: a) Pengenalan dan pemahaman pengertian surat masuk, Agenda, dan Kartu Kendali b) Prosedur Penaganan Surat Masuk menggunkaan Sistem Agenda dan Kartu Kendali b. Proses: a) Siswa memperhatikan secara seksama materi yang disampaikan guru, yang meliputi: - Pengertian surat masuk, buku agenda dan kartu kendali - Prosedur penanganan surat masuk menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali 2. Psikomotor: a) mempraktikkan penanganan surat masuk dan surat keluar dengan sistem buku agenda dan kartu kendali 3. Afektif a. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi: a) Jujur b) Kompak 8

11 c) Tanggung jawab b. Mengembangkan keterampilan sosial, meliputi: a) berkomunikasi b) bertanya, c) menyumbang ide atau berpendapat, d) menjadi pendengar yang baik, IV. Tujuan Pembelajaran: A. Kognitif 1. Produk: a) Secara mandiri dan tanpa membuka buku bahan ajar, siswa mampu mendeskripsikan surat masuk, buku agenda, dan kartu kendali dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. b) Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa mampu menangani surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda dengan mengerjakan soal terkait di LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. c) Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa mampu menangani suratmasuk menggunakan sistem kartu kendali dengan mengerjakan soal terkait LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban. 2. Proses: Disediakan seperangkat alat tulis, 30 lembar format buku agenda dan kartu kendali, siswa dapat melakukan prosedur penanganan surat masuk menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali, sesuai dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2: Proses, meliputi : identifikasi surat, mengisi dengan baik lembar format buku agenda, lembar disposisi, routing slip, dan lembar ekspedisi, Mengetahui langkah-langkah penanganan surat, dan kemampuan memahami isi surat B. Psikomotor: 1. disediakan alat tulis, beberapa lembar surat masuk, buku agenda, dan kartu kendali, siswa dapat mempraktikkan penanganan surat masuk 11

12 dengan menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan di LP 3 : Psikomotorik. C. Afektif 1. Karakter Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai pengamat Membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku berkarakter meliputi: kejujuran, kompak dan tanggung jawab sesuai dengan LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 2. Keterampilan sosial: Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai pengamat Membuat kemajuan dalam menunjukkan keterampilan sosial, bertanya, menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi, sesuai denagna LP 5 : Keterampilan Sosial. IV. Model dan Metode Pembelajaran : Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Kooperatif Metode Pembelajaran : Tugas Proyek berupa simulasi penanganan surat masuk menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali dan pemberian tugas V. Bahan : - Lembar Kerja 1, 2, dan 3 - Lembaran-lembaran surat - Lembar format buku agenda - Lembar format kartu kendali VI. Alat : Laptop dan LCD untuk menampilkan materi, disiapkan 30 lembar surat, 30 lembar format buku agenda, dan 30 lembar format kendali. Lembar surat dan format ini dibagikan kepada setiap siswa dan sehingga siwa 12

13 dapat mengisi kolom yang telah ada di lembar format sesuai denagan prosedur. VII. Kegiatan pembelajaran 1. Pendahuluan Kegiatan 1. Memotivasi siswa dengan menonton cuplikan video mengenai sistem penanganan surat di kantor. (Fase 1 MPK) 2. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran, produk, proses, psikomotor, ketrampilan sosial, dan perilaku berkarater. Siswa dapat mengemukan pengertian surat masuk, buku agenda, dan kartu kendali. Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana prosedur penanganan surat masuk menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali. (Fase 1 MPK) 3. Guru memberi penjelasan bahwa prosedur Penilaian oleh Pengamat Catatan Pengamat 13

14 B. Inti Penggalan 1 Kegiatan Penilaian oleh Pengamat Catatan Pengamat a. Siswa mendiskusikan pengertian surat masuk, buku agenda dan kartu kendali. (Fasse 2 MPK) b. Guru memberikan informasi tentang prosedur penanganan surat masuk menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali. Guru membagikan LK, satu LK untuk tiap kelompok. (Fase 3 MPK) c. Siswa mendiskusikan kelebihan dan kekurangan buku agenda dan kartu kendali. Siswa mengisi LK, melakukan pengamatan terhadap lembar format buku agenda dan kartu kendali. (Fase 4 MPK). d. Guru mendemonstrasikan cara mengisi format buku agenda dan kartu kendali. Penggalan 2 a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif. Setiap kelompok teridi dari 3-4 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang pengertian surat masuk, buku agenda, dan kartu kendali serta penanganan surat 14

15 masuk menggunakan sistem buku agenda dan kartu kendali. Catatlah keterangan yang Anda peroleh. b. Membimbing siswa membuat laporan tertulis tertulis tentang kelemahan dan kelebihan sistem buku agenda dan kartu kendali. (Fase 2 MPK) c. Guru memberikan kesempatan kepada siswa untuk bertanya mengenai materi yang belum dimengerti. (Fase 3 MPK) d. Kelompok yang kurang mengerti mengenai materi atau penugasan dapat mengomunikasikan masalahnya kepada guru untuk dimintai bimbingan. (Fase 4 MPK) e. Guru meminta kelompok untuk mempresentasikan kelemahan dan kelebihan dari sistem penanganan surat, yaitu buku agenda dan kartu kendali (Fase 5 MPK) C. Penutup Kegiatan 1. Dengan melibatkan siswa menutup pelajaran dengan menyimpulkan ideide penting pelajaran hari ini dan memberi PR mengerjakan tugas Penilaian oleh Pengamat Catatan Pengamat 15

16 mengenai sistem penanganan surat pada LKS. 2. Menunjuk seorang siswa untuk memimpin doa dan mengucapkan salam VIII. Sumber Pembelajaran 1. LK 1 : deskripsi surat masuk, buku agenda dan kartu kendali 2. LK 2 : Menangani Surat Masuk dengan Menggunakan Sistem Buku Agenda 3. LK 3 : Menangani Surat Masuk dengan Menggunakan Sistem Kartu Kendali 4. Kunci LK 1,2 dan 3 5. LP 1: Produk 6. LP 2: Proses 7. LP 3: Psikomotorik 8. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 9. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial 10. Tabel Spesifikasi Penilaian 11. Silabus 12. Modul Daftar Pustaka Bhavati,A Penanganan Surat Sistem Buku Agenda. (Online) diakses 20 Maret Bhavati,A Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali (Online) diakses 20 Maret 2014 Pengurus Surat (Online) diakses 22 Maret 2014 Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda (Online) diakses 22 Maret 2014 Perlengkapan dalam Penanganan Surat/Alat-Alat Penanganan Surat (Online) ginafeb.blogspot.com diakses 20 Maret

17 Nama/Kelompok Kelas: Tgl: Lembar Kerja 1 : Mendeskripsikan Surat Masuk, Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu Kendali Tujuan : 2. Dapat mengetahui pengertian dari surat masuk, sistem buku agenda dan sistem kartu kendali ; 3. Dapat mengetahui format buku agenda dan kartu kendali; Alat : 1. Alat tulis 2. Laptop 3. LCD 4. Buku catatan kecil Rumusan Masalah : Apakah arti definisi dari surat masuk, sistem buku agenda dan sistem kartu kendali? Langkah langkah : 1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti surat masuk 2. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti buku agenda dan sistem kartu kendali. 3. Dari segi format lembar 2 sistem tersebut, siswa mencatat beberapa perbedaan dari kedua sistem penanganan surat masuk tersebut. 17

18 Pengamatan No. Tanggal Terima Terima Dari Tanggal dan No. Surat Perihal Lampiran Diteruskan Kepada Ket PT. 2 Januari Pesanan 1 Lembar Direktur - Januari Sejahtera 2012 Pemasaran 2012 Jl. Raya 002/A/1/12 Bogor, KM. 29 Jakarta Bank 9 Januari Penawaran 1 Berkas Kepala - Januari BCA 2012 Layanan Bagian 2012 Jl. 12/U/I/12 Keuangan Margonda Raya, Depok Gambar 1: lembar format buku agenda 18

19 Gambar 2: lembar format kartu kendali Perhatikan gambar 1 dan 2, menurut Anda apa perbedaan dari Sistem buku agenda dan sistem kartu kendali? Perbedaannya adalah pada lembar format buku agenda tidak tertera kode dan indeks, artinya lembar buku agenda digunakan untuk mencatat surat yang disimpan dengan menggunakan sistem abjad, sedangkan format kartu kendali digunakan untuk mencatat surat masuk yang disimpan dengan sistem penyimpanan surat selain sistem abjad, yaitu: sistem kronologis, sistem geografis, sistem nomor dan sistem subjek Analisis : 1. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan surat masuk, sistem buku agenda dan sistem kartu kendali? Sebutkan ciri-ciri surat penting, biasa dan rahasia?

20 Nama/Kelompok Kelas: Tgl: Kunci Lembar Kerja 1 : Mendeskripsikan Surat Masuk, Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu Kendali 1. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan surat masuk? a. Surat masuk adalah surat yang diterima suatu organisasi dari organisasi lain b. Buku agenda adalah lembar isian yang digunakan untuk menangani surat secara sederhana untuk dapat menemukan surat ditemukan dengan cepat. c. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Pada sistem kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah. 2. Apa yang dimaksud dengan surat penting, biasa dan rahasia? Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan. Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut. Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan. Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya. 20

21 Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain. Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut. Surat bersampul lebih dari satu sampul surat. Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS. 21

22 Nama/Kelompok Kelas: Tgl: Lembar Kerja 2 : Menangani Surat Masuk dengan Menggunakan Sistem Buku Agenda Tujuan 1. Memahami prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sisten buku agenda dengan baik; 2. Mengetahui kelemahan dan kelebihan dari sistem buku agenda. Alat : 1. Alat tulis 2. Lembaran surat 3. Lembar format buku agenda 4. Buku catatan kecil Rumusan Masalah : menggunakan sistem buku agenda.? Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dengan Langkah Kerja 1. Mengidentifikasi fungsi sitem buku agenda 2. Memahami prosedur penanganan surta masuk dengan menggunakan sistem buku agenda Analisis 1. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda? 22

23 Kunci Lembar Kerja 2 : Penanganan surat menggunakan sistem buku agenda 1. Prosedur penanganan surat masuk dengan sistem buku agenda: a) Penerimaan surat Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut. Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat. Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia. Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat. Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir. b) Pencatatan surat Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. 23

24 Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut. Mencatat surat penting menggunakan buku agenda, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada buku agenda Contoh buku agenda untuk surta masuk adalah sebagai berikut: No. Tanggal Terima Terima Dari Tanggal dan No. Surat Perihal Lampiran Diteruskan Kepada Ket PT. 2 Januari Pesanan 1 Lembar Direktur - Januari Sejahtera 2012 Pmasaran 2012 Jl. Raya 002/A/1/12 Bogor, KM. 29 Jakarta Bank 9 Januari Penawaran 1 Berkas Kepala - Januari BCA 2012 Layanan Bagian 2012 Jl. 12/U/I/12 Keuangan Margonda Raya, Depok Buku agenda berpasangan, buku agenda ini dipergunakan untuk mencatat semua surat Keluar yang dikirimkan kepada pihak lain 24

25 No. Tangagal Tanggal dan Terima/Kirim No. Surat 1. 5 Januari Januari /A/1/ Januari Januari /B/I/12 M/K Dari/Kepada Perihal Lampiran Ket M PT Sejahtera Pesana 1 Lembar - Jl. Raya Bogor n KM 29, Jakarta K Kantor Pajak, NPWP - - Jl. TMP Kalibata, Jakarta Gambar 3 : buku agenda berpasangan c) Pengarahan surat Proses menentukan siapa yang selanjutnya akan memperoses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat biasanya menggunakan lembar disposisi. Contoh Lembar Disposisi Rahasia Penting Rutin No. Agenda :.. Tanggal Penyerahan Tanggal :..... Perihal :. Tanggal :. Asal :.. Instansi/Informasi Diteruskan :

26 Catatan: Gambar 4: lembar disposisi Jika pimpinan menganggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui beberapa pejabat, maka sekretasris dapat meyertakan suatu lembaran/formulir yang disebut lembaran beredar (Routing Slip) ROUTING SLIP Harap dibaca bahan-bahan yang terlampir dan meneruskan kepada pejabat-pejabat tersebut dalam daftar ini: Surat Nomor : 152/OM-P/x/12 Tanggal 11 Jnauari 2012 Dari/bagian : Personalia Dikirim Kepada Hal Tindakan Tgl. Nama Bagian Mengetahui Jawaban/ Usulan/ Terima Laporan saran Diana Kuangan Anung Logistic Tgl. Selesai diteruskan Paraf Dikembalikan lagi kebagian personalia 24 Januari 2012 Jakarta, 11 Janauri 2012 Kepala. Gambar 5: lembar routing slip 26

27 d) Penyampain surat Penyampaian dilakukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern dan buku ekspedisi ekstern. Format buku ekspedisi No Tanggal Tanggal dan Perihal Ditunjukan Nama Tanda Terima No. Surat Kepada Penerima Tangan 1 6 Januari 2 Januari Pesanan Ardien, SE Mety /B/I/2012 Gambar 6: lembar ekspedisi e) Penyimpanan surat 27

28 Nama/Kelompok Kelas: Tgl: LK 3 : Menangani Surat Masuk Dengan Menggunakan Sistem Kartu Kendali Tujuan : 1. memahami prosedur menangani surat menggunakan sistem kartu kendali 2. memahami kelemahan dan kelebihan dari sistem kartu kendali Alat Alat tulis (pulpen, kertas) Beberapa surat Lembar format kartu kendali Buku catatan kecil Langkah Kerja 1. mengidentifikasi surat masuk 2. Memahami prosedur penanganan surta masuk dengan menggunakan sistem kartu kendali 3. Mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan dari sistem kartu kendali Analisis 1. Apa fungsi dari kartu kendali? Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem kartu kendali?

29 3. Apa saja kelebihan dari sistem kartu kendali?

30 Kunci LK 3 : Menangani surat masuk dengan menggunakan sistem kartu kendali 1. Apa fungsi kartu kendali? Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut. - Alat pengendali surat masuk dan keluar - Alat pelacak surat - Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses - Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi 2. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem kartu kendali? Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut. Prosedur surat masuk penting Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali. a) Penerimaan surat Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan. Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut. Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat. 30

31 Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia. Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat. Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir. b) Pencatatan surat Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih. Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut. Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali. Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip. Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat. Berikut contoh kartu kendali 31

32 Gambar 7: format lembar kartu kendali 3. Pengarahan atau pengendalian surat Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut. Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima. Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan. Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali. Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid. Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja. Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I. Penyampaian surat ke unit pengolah Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut. 1) Tata usaha unit pengolah Tugasnya adalah sebagai berikut. 32

33 Menerima surat dan kartu kendali III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima. Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah. Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah. Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat. Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip. 2) Pimpinan unit pengolah Tugasnya adalah sebagai berikut. Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk. Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah. 3) Pelaksana Tugasnya adalah sebagai berikut. Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah. Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi. Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti. 33

34 4) Penyimpanan atau penataan arsip Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut. Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah. Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3. Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu Prosedur pengurusan surat masuk biasa Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah. Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut. Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2. Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada 34

35 orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul. Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat. Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 3. Apa saja kelebihan dari kartu kendali?: Kelebihan kartu kendali: - Lebih efisien dibanding buku agenda - Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) - Menghilangkan pencatatan berulang - Mudah melacak lokasi surat yang diproses - Memudahkan penyusunan arsip - Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip 35

36 Nama : NIM : Tanggal : LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda? 2. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan surat masuk, sistem buku agenda dan sistem kartu kendali? 3. Sebutkan ciri-ciri surat penting, biasa dan rahasia? 4. Apa fungsi dari kartu kendali? 5. Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem kartu kendali? 6. Apa saja kelebihan dari sistem kartu kendali? 36

37 Kunci LP 1 : Produk 1. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan surat masuk, sistem buku agenda dan sistem kartu kendali? a. Surat masuk adalah surat yang diterima suatu organisasi dari organisasi lain b. Buku agenda adalah lembar isian yang digunakan untuk menangani surat secara sederhana untuk dapat menemukan surat ditemukan dengan cepat. c. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. 2. Sebutkan ciri-ciri surat penting, biasa dan rahasia? Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan. Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut. Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan. Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain. Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut. Surat bersampul lebih dari satu sampul surat. Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS. 37

38 3. Bagaimana prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda? a. Penerimaan surat b. Pencatatan surat c. Pengarahan surat d. Penyampain surat e. Penyimpanan surat 3. Apa fungsi dari kartu kendali? - Alat pengendali surat masuk dan keluar - Alat pelacak surat - Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses - Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi 4. Bagaimanakah prosedur penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem kartu kendali? a. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat. b. Pencatat mencatat surat ke dalam kartu kendali c. Pengarah surat meneruskan kepada pimpinan unit pengolah. d. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2. e. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 5. Apa saja kelebihan dari sistem kartu kendali? Kelebihan kartu kendali: - Lebih efisien dibanding buku agenda - Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia) - Menghilangkan pencatatan berulang - Mudah melacak lokasi surat yang diproses - Memudahkan penyusunan arsip - Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip 38

39 Daftar Pustaka Bhavati,A Penanganan Surat Sistem Buku Agenda. (Online) diakses 20 Maret Bhavati,A Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali (Online) diakses 20 Maret 2014 Pengurus Surat (Online) diakses 22 Maret 2014 Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda (Online) diakses 22 Maret 2014 Perlengkapan dalam Penanganan Surat/Alat-Alat Penanganan Surat (Online) ginafeb.blogspot.com diakses 20 Maret

40 LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES Prosedur : 1. Siapkan seperangkat alat tulis, 30 lembar surat dan 30 lembar format buku agenda. 2. Tugasi siswa untuk menangani surat dengan salah satu sistem penanganan surat. 3. Siswa melakukan penanganan surat dengan salah satu sistem penanganan surat dengan baik sesuai dengan rincian tugas kinerja. 4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini 5. erikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Proses No Rincian Tugas Kinerja Skor Maksi mum 1. Persiapan: - identifikasi surat 2 Dapat mengisi dengan baik lembar format: - Buku agenda - Lembar disposisi - Routing slip - Lembar ekspedisi Skor Asesmen Oleh siswa sendiri Oleh guru 40

41 3. Mengetahui langkah-langkah penanganan surat: - Penerimaan surat - Pencatatan - Pengarahan - Penyampaian - penyimpanan 4 Kemampuan memahami isi surat Jumlah 100 Depok, 30 April 2014 Siswa Guru ( ) Purwati

42 LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR Prosedur : 1. Disediakan peralatn tulis, 30 lembar surat dan 30 lembar format buku agenda 2. Tugasi siswa melakukan penanganan surat masuk dengan menggunakan sistem buku agenda 3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini. 4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini. Format Asesmen Kinerja Psikomotor No Rincian Tugas Kinerja Skor 1 Menyiapkan alat tulis, surat dan lembar format buku agenda 2 Mengidentifikasi isi surat masuk. Maksimum Skor Asesmen Oleh siswa Oleh guru sendiri 3 Mengidentifikasi jenis surat 10 4 Menangani surat masuk dengan mengisi: - lembar format buku agenda - lembar disposisi - lembar routig slip - lembar ekspedisi Menangani surat dengan cepat 30 42

43 100 J u m l a h Depok, 30 April 2014 Siswa Guru, (...) Purwati

44 LP 4: Format Pengamatan Perilaku Berkarakter Siswa: Kelas: Tanggal: Petunjuk: Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan perbaikan B = Memuaskan C = Menunjukkan kemajuan A = Sangat baik Format Pengamatan Perilaku Berkarakter No Rincian Tugas Kinerja (RTK) 1 Jujur Memerlukan perbaikan (D) Menunjukkan kemajuan (C) Memuaskan (B) Sangat baik (A) 2 kompak 3 Tanggung jawab Depok, 30 April 2014 Pengamat Purwati

45 LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial Siswa: Kelas: Tanggal: Petunjuk: Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini: D = Memerlukan perbaikan B = Memuaskan C = Menunjukkan kemajuan A = Sangat baik Format Pengamatan Keterampilan Sosial No Rincian Tugas Kinerja (RTK) Memerlukan perbaikan (D) Menunjukkan kemajuan (C) Memuaskan (B) Sangat baik (A) 1 Bertanya Menyumbang ide atau pendapat Menjadi pendengar yang baik Komunikasi Depok, 30 April 2014 Pengamat Purwati