Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Pengurusan telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal November 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI

2 Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 26 TAHUN 2011 TENTANG PENGURUSAN SURAT BAB I PENDAHULUAN A. Umum Suatu instansi di dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya akan selalu mengadakan komunikasi dengan pihak luar/instansi luar. Komunikasi dilakukan baik secara lisan maupun tertulis. Komunikasi kedinasan senantiasa dilakukan secara tertulis. Penyampaian komunikasi kedinasan tertulis dalam bentuk surat perlu dilakukan secara cepat, tepat dan tertib. Penyampaian surat yang lambat, tidak tepat, dan tidak tertib dapat mengakibatkan terhambatnya pengambilan suatu keputusan, dapat menghambat proses suatu pekerjaan dan dapat pula mengakibatkan kebocoran suatu rahasia. Oleh karenanya penyampaian surat secara cepat, tepat, aman, dan tertib sangat diperlukan guna memperlancar pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi. Disinilah peran Bagian Arsip, khususnya Subbagian Persuratan dan Penggandaan sebagai unit pelaksana, guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). tidak hanya disampaikan kepada alamat yang tertulis. Agar surat tepat sampai pada alamat yang dikehendaki, diperlukan pemahaman terhadap tugas pokok dan fungsi instansi serta pengetahuan tentang lokasi/alamat suatu tempat/instansi yang terkini. Selain itu diperlukan langkah-langkah yang tepat dalam melakukan kegiatan pengurusan surat. Oleh karena itu perlu adanya sebuah pedoman yang dapat memberikan petunjuk teknis dan langkah-langkah kerja yang dituangkan dalam sebuah prosedur tetap tentang pengurusan surat.

3 - 2 - B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Pengurusan ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah dalam pelaksanaan kegiatan pengurusan surat. Tujuan Prosedur Tetap tentang Pengurusan agar kegiatan pengurusan surat dapat terlaksana dengan efektif dan efisien. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Pengurusan ini berlaku dan digunakan oleh Subbagian Persuratan dan Penggandaan. Prosedur Tetap tentang Pengurusan ini meliputi beberapa kegiatan yaitu kegiatan pengurusan surat masuk, kegiatan pengurusan surat masuk melalui faksimili, kegiatan pengurusan surat masuk dalam bentuk , kegiatan pengurusan surat masuk di luar jam kerja/di hari libur, kegiatan pengurusan surat keluar, kegiatan pengurusan surat keluar melalui faksimili, kegiatan pengurusan surat keluar dalam bentuk , kegiatan layanan permintaan nomor surat keluar, kegiatan layanan permintaan nomor surat perintah dan kegiatan pembuatan laporan. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia, sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 05 Tahun 2010; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi secara tertulis kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

4 dinas adalah surat yang dibuat/diterima dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan. 3. pribadi adalah surat yang ditujukan kepada perseorangan dan tidak berkaitan dengan tugas kedinasan. 4. dinas tertutup adalah surat dinas yang isinya khusus ditujukan kepada pejabat atau unit kerja tertentu dan tidak boleh diketahui atau dibuka oleh siapa pun selain oleh si penerima yang tertera pada sampul surat. tertutup biasanya ditunjukkan dengan tanda kerahasiaan seperti bertuliskan RAHASIA atau RHS dan bertinta merah, bertuliskan R di depan nomor surat yang tertera pada sampul surat atau menggunakan amplop/sampul surat lebih dari satu. 5. dinas terbuka adalah surat dinas yang isinya tidak khusus ditujukan kepada pejabat atau unit kerja tertentu dan tidak ada tanda yang menunjukkan kerahasiaan seperti bertuliskan RAHASIA atau RHS dan bertinta merah, bertuliskan R di depan nomer surat yang tertera pada sampul surat atau menggunakan amplop/sampul surat lebih dari satu sehingga dapat dibuka oleh petugas persuratan. 6. penting adalah surat dinas yang mengandung informasi penting bagi instansi dan memerlukan tindak lanjut administrasi. 7. biasa adalah surat dinas yang tidak memerlukan tindak lanjut administrasi dan informasi yang terkandung di dalamnya hanya berupa pemberitahuan yang sifatnya umum atau terdapat pada sumber lain. 8. Pengurusan adalah serangkaian kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian surat ke unit-unit kerja/unit pengolah, dan pengiriman surat ke instansi luar. 9. Pengurusan Masuk adalah serangkaian kegiatan penanganan surat masuk yang meliputi kegiatan penerimaan surat dari instansi luar baik dari instansi pemerintah pusat maupun daerah/swasta/perorangan melalui pos/caraka/kurir/diantar secara pribadi, kegiatan pengarahan, pencatatan dan pendistribusian surat ke unit-unit kerja/pengolah. 10. Pengurusan Masuk Melalui Faksimili adalah serangkaian kegiatan penanganan surat yang masuk melalui faksimili yang meliputi kegiatan penerimaan surat sampai dengan pendistribusian surat ke unit-unit kerja/ pengolah. 11. Pengurusan Masuk Dalam Bentuk adalah serangkaian kegiatan penanganan surat masuk dalam bentuk yang meliputi kegiatan pengecekan masuk sampai dengan pendistribusian tersebut ke unit-unit kerja/pengolah. 12. Pengurusan Keluar adalah serangkaian kegiatan penanganan surat keluar yang meliputi kegiatan penerimaan surat dari unit kerja/unit pengolah, pengarahan, pencatatan dan pengiriman surat ke instansi luar melalui kantor pos/jasa pengiriman surat/langsung diantar ke instansi yang dituju. 13. Pengurusan Keluar Melalui Faksimili adalah serangkaian kegiatan penanganan

5 - 4 - surat keluar yang dikirim melalui faksimili yang meliputi kegiatan penerimaan surat dari unit kerja/pengolah sampai dengan pengiriman surat ke alamat/nomor faks yang dituju. 14. Pengurusan Keluar Dalam Bentuk adalah serangkaian kegiatan penanganan surat keluar yang dikirim dalam bentuk yang meliputi kegiatan penerimaan surat dari unit kerja/unit pengolah sampai dengan pengiriman surat ke alamat yang dituju. 15. Buku Agenda adalah sarana pencatatan surat yang diatur berdasarkan urut nomor dan sebagai alat bantu pencarian surat masuk maupun keluar. 16. Layanan Permintaan Nomor Keluar adalah layanan memberikan nomor surat keluar atas permintaan dari unit kerja/unit pengolah secara urut nomor. 17. Layanan Permintaan Nomor Perintah adalah layanan memberikan nomor surat perintah atas permintaan dari unit kerja/unit pengolah secara urut nomor.

6 - 5 - BAB II PROSEDUR PENGURUSAN SURAT A. Pengurusan Masuk Pengurusan surat masuk dilakukan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Pencatat menerima surat dan melakukan pemeriksaan kemungkinan salah alamat, menandatangani bukti penerimaan surat dan memberi stempel. 2. Pencatat menyortir surat untuk membedakan surat dinas, surat pribadi, dan bahan terbitan seperti buku, majalah, leaflet, dan sejenisnya kemudian menyerahkan surat pribadi kepada Caraka untuk disampaikan langsung kepada tujuan surat. 3. Caraka menyampaikan surat pribadi kepada tujuan surat tanpa mencatat dalam buku agenda. 4. Arsiparis/Pencatat mengelompokkan kedalam surat dinas tertutup (rahasia, tidak dapat/tidak boleh dibuka) dan surat dinas terbuka. 5. Arsiparis/Pencatat membuka surat dinas terbuka sesuai tingkat kecepatan penyampaian. amat segera/surat kilat dibuka terlebih dahulu serta membubuhkan stempel waktu penerimaan kemudian melaporkan kepada Kasubbag Persuratan dan Penggandaan. 6. Setelah surat dibuka dan dibaca, tahap berikutnya adalah pengarahan surat. Kasubag Persuratan dan Penggandaan mengarahkan surat dengan melakukan kegiatan sebagai berikut: a. Menetapkan surat dinas terbuka penting dan surat dinas terbuka biasa serta memeriksa kelengkapannya, yaitu ada tidaknya lampiran. b. Menetapkan arah surat, maksudnya kepada siapa surat itu tepatnya diarahkan sesuai tupoksinya kemudian menyampaikan kepada Pencatat. 7. a. Pencatat melakukan pencatatan surat dinas tertutup dan surat dinas terbuka penting pada agenda kendali serta surat dinas yang informasinya biasa/tidak penting (surat dinas terbuka biasa) pada agenda biasa secara urut nomor. b. Pencatat menyerahkan kepada Caraka untuk didistribusikan. 8. Caraka mendistribusikan surat kepada unit-unit kerja/pengolah sesuai dengan arahan yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta membubuhkan paraf dan waktu penerimaan surat dari unit yang bersangkutan di buku agenda sebagai bukti telah terima surat dinas. B. Pengurusan Masuk Melalui Faksimili berikut: Pengurusan surat masuk melalui faksimili dilakukan melalui tahapan sebagai

7 Pencatat menerima surat masuk melalui faksimili dan memeriksa keterbacaan surat. Jika surat tidak dapat dibaca dengan jelas maka menghubungi pengirim surat untuk pengiriman ulang. 2. a. Arsiparis/Pencatat menyortir surat untuk membedakan surat dinas atau surat pribadi kemudian melaporkan kepada Kasubbag Persuratan dan Penggandaan. b. dinas diberi stempel waktu penerimaan. Untuk surat pribadi diserahkan kepada Caraka untuk disampaikan langsung kepada tujuan surat. 3. Caraka menyampaikan surat pribadi kepada tujuan faksimili tanpa mencatat dalam buku agenda. 4. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan mengarahkan surat dengan melakukan kegiatan sebagai berikut: a. Menetapkan surat dinas penting dan surat dinas biasa serta memeriksa kelengkapannya, ada tidaknya lampiran. b. Menetapkan arah surat, maksudnya kepada siapa surat itu tepatnya diarahkan sesuai tupoksinya kemudian menyampaikan kepada Pencatat. 5. a. Pencatat mencatat surat dinas yang berisi informasi penting (surat penting) pada agenda kendali dan surat dinas yang informasinya biasa/tidak penting (surat biasa) pada agenda biasa secara urut nomor. b. Pencatat menyerahkan kepada Caraka untuk didistribusikan. 6. Caraka mendistribusikan surat kepada unit-unit kerja/pengolah sesuai dengan arahan yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta membubuhkan paraf dan waktu penerimaan surat dari unit yang bersangkutan di buku agenda sebagai bukti telah terima surat dinas. C. Pengurusan Masuk Dalam Bentuk Pengurusan surat masuk dalam bentuk dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: 1. Arsiparis/Pencatat mengecek masuk untuk ANRI yang berasal dari instansi pemerintah pusat, instansi pemerintah daerah, swasta maupun perorangan. 2. a. Arsiparis/Pencatat mencetak beserta lampirannya. b. Lampiran yang dicetak tidak lebih dari 5 lembar, apabila lebih akan diinformasikan kepada penerima untuk mengambil dalam bentuk softcopy. 3. Arsiparis/Pencatat menyortir untuk membedakan dinas atau pribadi. pribadi diberikan kepada Caraka untuk disampaikan kepada penerima tanpa dicatat dan untuk dinas diberi stempel waktu penerimaan. 4. Caraka menyampaikan pribadi beserta lampirannya kepada penerima Kasubbag Persuratan dan Penggandaan mengarahkan dengan melakukan kegiatan sebagai berikut:

8 - 7 - a. Menetapkan dinas penting atau dinas biasa dan memeriksa kelengkapan lampirannya. b. Menetapkan arah surat, maksudnya kepada siapa surat itu tepatnya diarahkan sesuai tupoksinya kemudian menyerahkan kepada Pencatat. 6. a. Arsiparis/Pencatat mencatat dinas yang berisi informasi penting pada agenda kendali dan dinas yang informasinya biasa/tidak penting pada agenda biasa secara urut nomor. b. Arsiparis/Pencatat menyerahkan kepada Caraka untuk didistribusikan. 7. Caraka mendistribusikan ke unit-unit kerja/pengolah sesuai dengan arahan yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta membubuhkan paraf dan waktu penerimaan surat dari unit yang bersangkutan di buku agenda sebagai bukti telah terima . D. Pengurusan Masuk di Luar Jam Kerja/di Hari Libur Pengurusan surat masuk di luar jam kerja/di hari libur dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: 1. a. Petugas Pengamanan/Satpam menerima surat dari luar instansi baik dari pemerintah pusat maupun daerah/swasta/perorangan melalui pos/caraka/kurir/diantar secara pribadi. b. Petugas Pengamanan memeriksa kemungkinan salah alamat agar dapat segera dikembalikan apabila salah. c. Menandatangani bukti penerimaan surat apabila alamat telah sesuai. 2. Setelah surat diterima tahap selanjutnya adalah Petugas Pengamanan menyortir surat, memisahkan surat biasa dan surat penting/segera. Biasa akan disampaikan kepada Subbagian Persuratan dan Penggandaan pada hari kerja untuk ditindaklanjuti sedangkan surat penting akan dibuka untuk diketahui informasi isi suratnya. 3. Penyampaian informasi isi surat penting dilalukan dalam 2 cara yaitu: a. Petugas Pengamanan menyampaikan informasi isi surat penting secara langsung kepada Penerima. b. Petugas Pengamanan menyampaikan kepada Pejabat/Arsiparis/Fungsional (Pegawai) di lingkungan Subbagian Persuratan dan Penggandaan untuk diteruskan kepada Penerima. Petugas Pengamanan dapat menggunakan fasilitas telpon yang ada di unit Subbagian Persuratan dan Penggandaan untuk menyampaikan informasi isi surat secara langsung kepada alamat yang dituju atau untuk menghubungi Pegawai di Lingkungan Subbagian Persuratan dan Penggandaan. 4. Pegawai di Lingkungan Subbagian Persuratan dan Penggandaan meneruskan informasi isi surat kepada Penerima.

9 Petugas Pengamanan menyampaikan fisik surat biasa ataupun surat penting/segera ke Subbagian Persuratan dan Penggandaan pada jam kerja untuk diregristrasi. E. Pengurusan Keluar Pengurusan surat keluar dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: 1. Arsiparis/Pencatat menerima surat asli dari unit kerja/unit pengolah kemudian memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian menyampaikan kepada Kasubbag Persuratan dan Penggandaan untuk diarahkan. 2. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan mengarahkan surat untuk menetapkan tingkat kecepatan penyampaian surat sesuai dengan tingkat kepentingan surat, misalnya surat penting yang harus segera diantar langsung ke instansi bersangkutan atau apabila di luar kota dikirim melalui jasa pengiriman khusus atau merupakan surat biasa yang dapat dikirim melalui pos. 3. Arsiparis/Pencatat mencatat surat keluar pada formulir pengiriman surat kemudian menyerahkan kepada Caraka untuk dikirim. 4. Caraka mengirim surat ke alamat yang dituju sesuai dengan tingkat kecepatan pengiriman surat melalui pos/jasa pengiriman/diantar langsung kemudian meminta bukti pengiriman surat dari Penerima. yang dikirim adalah yang asli, untuk pertinggal disimpan di unit kerja/unit pengolah pengirim surat. 5. Caraka menyimpan bukti pengiriman surat yang sudah ditandatangani oleh penerima surat. F. Pengurusan Keluar Melalui Faksimili Pengurusan surat keluar melalui faksimili dilakukan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Arsiparis/Pencatat menerima surat asli dari unit kerja/unit pengolah kemudian memeriksa memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian diserahkan kepada Caraka untuk dikirim. 2. Caraka mengirim surat melalui faksimili sesuai dengan nomor faksimili/alamat yang dituju. 3. Arsiparis/Pencatat menerima kembali surat asli yang sudah dikirim melalui faksimili kemudian mencatat dalam buku pengiriman faksimili. 4. Arsiparis/Pencatat mengembalikan surat asli kepada unit kerja/unit pengolah pengirim surat. Apabila surat asli akan dikirim melalui Subbag Persuratan dan Penggandaan maka mengikuti prosedur pada huruf E di atas.

10 - 9 - G. Pengurusan Keluar Dalam Bentuk Pengurusan surat keluar dalam bentuk dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: 1. Arsiparis/Pencatat menerima surat asli dari unit kerja/unit pengolah kemudian memeriksa memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian diserahkan kepada Caraka untuk. 2. Caraka melakukan pemindaian surat dalam bentuk tekstual menjadi bentuk softcopy agar dapat dikirim melalui Caraka mengirim surat ke alamat yang dituju dan mencatat pada buku agenda pengiriman Arsiparis/Pencatat menerima kembali surat asli dan mengembalikan kepada unit kerja/unit pengolah pengirim surat. Apabila surat asli akan dikirim melalui Subbag Persuratan dan Penggandaan maka mengikuti prosedur pada huruf E di atas. H. Layanan Permintaan Nomor Keluar 1. a. Arsiparis/Pencatat /Caraka menerima permintaan (melalui telepon ataupun secara langsung) nomor surat keluar dari unit kerja/unit pengolah. b. Arsiparis/Pencatat /Caraka meminta arahan dari Kasubbag Persuratan dan Penggandaan apabila mendapatkan kesulitan dalam pemberian kode klasifikasi surat. 2. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan memberikan arahan pemberian kode klasifikasi surat keluar sesuai dengan unit kerja/unit pengolahnya. 3. Arsiparis/Pencatat /Caraka memberikan nomor surat keluar sesuai dengan kode klasifikasi suratnya kemudian mencatat pada buku penomoran surat keluar. I. Layanan Permintaan Nomor Perintah 1. Arsiparis/Pencatat /Caraka menerima permintaan (melalui telepon ataupun secara langsung) nomor surat perintah dari unit kerja/unit pengolah kemudian meminta arahan dari Kasubbag Persuratan dan Penggandaan apabila mendapatkan kesulitan dalam pemberian kode klasifikasi surat. 2. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan memberikan arahan pemberian kode klasifikasi surat perintah sesuai dengan unit kerja/unit pengolahnya. 3. Arsiparis/Pencatat /Caraka memberikan nomor surat perintah sesuai dengan kode klasifikasi suratnya kemudian mencatat pada buku penomoran surat perintah.

11 BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Pengurusan ini dapat menjadi acuan bagi Subbagian Persuratan dan Penggandaan ANRI dalam melakukan kegiatan pengurusan surat sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Pengurusan ANRI ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal November 2011 KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN

12 Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 26 TAHUN 2011 TENTANG PENGURUSAN SURAT

13 -1- DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENGURUSAN SURAT LAMPIRAN 1 LAMPIRAN 2 LAMPIRAN 3 LAMPIRAN 4 LAMPIRAN 5 LAMPIRAN 6 LAMPIRAN 7 LAMPIRAN 8 LAMPIRAN 9 LAMPIRAN 10 LAMPIRAN 11 LAMPIRAN 12 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK MELALUI FAKSIMILI DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK DALAM BENTUK DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK DI LUAR JAM KERJA/DI HARI LIBUR DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR MELALUI FAKSIMILI DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR DALAM BENTUK DIAGRAM ALIR LAYANAN PERMINTAAN NOMOR SURAT KELUAR DIAGRAM ALIR LAYANAN PERMINTAAN NOMOR SURAT PERINTAH FORMAT BUKU AGENDA KENDALI/BIASA FORMAT BUKU PENOMORAN SURAT KELUAR FORMAT BUKU PENOMORAN SURAT PERINTAH

14 -2- Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Menerima surat dan melakukan pemeriksaan kemungkinan salah alamat, menandatangani bukti penerimaan surat dan memberi stempel Caraka alamat benar 2 Menyortir surat untuk membedakan surat dinas, surat pribadi, dan bahan terbitan seperti buku, majalah, leaflet, dan sejenisnya surat pribadi Pencatat / Arsiparis surat dinas Kasubbag Persuratan dan Penggandaan Penerima salah alamat Pengirim 3 Menyampaikan surat pribadi kepada tujuan surat tanpa mencatat dalam buku agenda 4 Mengelompokkan kedalam surat dinas tertutup (rahasia, tidak dapat/tidak boleh dibuka) dan surat dinas terbuka 5 Membuka surat dinas terbuka sesuai tingkat kecepatan penyampaian dan membubuhkan stempel waktu penerimaan kemudian melaporkan 6 a. Menetapkan surat dinas terbuka penting dan surat dinas terbuka biasa serta memeriksa kelengkapannya, yaitu ada tidaknya lampiran b. Menetapkan arah surat, maksudnya kepada siapa surat itu tepatnya diarahkan sesuai tupoksinya

15 -3- Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 7 a. Melakukan pencatatan surat dinas tertutup dan surat dinas terbuka penting pada agenda kendali serta surat dinas yang informasinya biasa/tidak penting (surat dinas terbuka biasa) pada agenda biasa secara urut nomor b. Menyerahkan untuk didistribusikan Caraka Pencatat / Arsiparis Kasubbag Persuratan dan Penggandaan Penerima Pengirim 8 Mendistribusikan surat sesuai dengan arahan yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta tanda bukti terima berupa paraf dan waktu penerimaan surat di buku agenda sebagai bukti telah diterima surat dinas Norma waktu: 10 menit

16 -4- Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK MELALUI FAKSIMILI Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Menerima surat masuk melalui faksimili dan memeriksa keterbacaan surat. Jika surat tidak dapat dibaca dengan jelas maka menghubungi pengirim surat untuk pengiriman ulang Caraka alamat benar Pencatat / Arsiparis Kasubbag Persuratan dan Penggandaan Penerima salah alamat Pengirim 2 a. Menyortir surat untuk membedakan surat dinas atau surat pribadi kemudian melaporkan untuk ditindaklanjuti b. dinas diberi stempel waktu penerimaan. Untuk surat pribadi diserahkan kepada Caraka untuk disampaikan langsung kepada tujuan surat 3 Menyampaikan surat pribadi tanpa mencatat dalam buku agenda 4 a. Menetapkan surat dinas penting dan surat dinas biasa serta memeriksa kelengkapannya b. Menetapkan arah surat dan menyerahkan kembali 5 a. Mencatat surat dinas yang berisi informasi penting pada agenda kendali dan surat dinas yang informasinya biasa/tidak penting pada agenda biasa secara urut nomor b. Menyerahkan untuk pendistribusian surat pribadi surat dinas

17 -5- Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 6 Mendistribusikan surat kepada unit-unit kerja/pengolah sesuai dengan arahan yang telah dicatat di buku agenda dengan meminta paraf dan waktu penerimaan surat dari unit yang bersangkutan di buku agenda Caraka Pencatat / Arsiparis Kasubbag Persuratan dan Penggandaan Penerima Pengirim Norma waktu: 10 menit

18 -6- Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK BERBENTUK Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Mengecek dari luar instansi Caraka Arsiparis/ Pencatat Kasubbag Persuratan dan Penggandaan Penerima surat/ 2 a. Mencetak beserta lampirannya. b. Lampiran yang dicetak tidak lebih dari 5 lembar, apabila lebih akan diinformasikan kepada penerima untuk mengambil dalam bentuk softcopy 3 a. Menyortir untuk membedakan dinas atau pribadi b. Memberi stempel waktu penerimaan terhadap dinas dan menyerahkan pribadi untuk disampaikan 4 Menyampaikan pribadi beserta lampirannya 5 a. Menetapkan dinas penting atau dinas biasa dan memeriksa kelengkapan lampirannya b. Menetapkan arah surat sesuai tupoksinya kemudian menyerahkan kembali 6 a. Mencatat dinas yang berisi informasi penting pada agenda kendali dan dinas yang informasinya biasa/tidak penting pada agenda biasa secara urut nomor. b. Menyerahkan untuk didistribusikan 7 Mendistribusikan ke unit-unit kerja/pengolah dan meminta membubuhkan paraf dan waktu penerimaan dari unit kerja di buku agenda sebagai bukti telah menerima 5 lembar pribadi >5 lembar dinas Norma waktu: 10 menit

19 -7- Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT MASUK DI LUAR JAM KERJA/ DI HARI LIBUR Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 a. Menerima surat dari luar instansi baik dari pemerintah pusat maupun daerah/swasta/perorangan melalui pos/caraka/kurir/diantar secara pribadi b. Memeriksa kemungkinan salah alamat agar dapat segera dikembalikan apabila salah c. Menandatangani bukti penerimaan surat apabila alamat telah sesuai Petugas Pengamanan/ Satpam Pegawai Subbagian Persuratan dan Penggandaan Penerima 2 a. Menyortir surat, memisahkan surat biasa dan surat penting/segera b. Biasa akan disampaikan kepada Subbagian Persuratan dan Penggandaan pada hari kerja untuk ditindaklanjuti sedangkan surat penting akan dibuka untuk diketahui informasi isi suratnya 3 a. Menyampaikan informasi isi surat penting secara langsung kepada alamat yang dituju b. Menyampaikan kepada Pegawai di lingkungan Subbag Persuratan dan Penggandaan untuk diteruskan kepada alamat yang dituju 4 Meneruskan informasi isi surat 5 Menyampaikan fisik surat biasa ataupun surat penting/segera ke Subbagian Persuratan dan Penggandaan pada jam kerja untuk diregristrasi Norma waktu: 10 menit

20 -8- Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Menerima surat asli dari kemudian memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas 2 Mengarahkan surat untuk menetapkan tingkat kecepatan penyampaian surat sesuai dengan tingkat kepentingan surat 3 Mencatat surat keluar pada formulir pengiriman surat kemudian menyerahkan untuk dikirim 4 Mengirim surat ke alamat yang dituju sesuai dengan tingkat kecepatan pengiriman surat melalui pos/jasa pengiriman/diantar langsung kemudian meminta bukti pengiriman surat 5 Menyimpan bukti pengiriman surat yang sudah ditandatangani Caraka surat lengkap Arsiparis/ Pencatat Kasubbag Persuratan dan Penggandaan surat tidak lengkap Unit Kerja/ Unit Pengolah Penerima surat/jasa Pengiriman Norma waktu: 1 hari kerja untuk surat yang diantar langsung dengan alamat yang jauh/sulit dijangkau Setengah hari kerja untuk surat yang diantar langsung dengan alamat mudah dijangkau Untuk penggunaan jasa pos/jasa pengiriman, dalam waktu 1 jam surat sampai di kantor pos atau jasa pengiriman

21 -9- Lampiran 6 Prosedur Tetap Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR MELALUI FAKSIMILI No Tahap Kegiatan 1 Menerima surat asli kemudian memeriksa memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian diserahkan untuk dikirim 2 Mengirim surat melalui faksimili sesuai dengan nomor faksimili/alamat yang dituju Caraka Unit Penyelesaian surat lengkap Arsiparis/ Pencatat Pengirim /Unit Kerja surat tidak lengkap 3 Menerima kembali surat asli yang sudah dikirim melalui faksimili kemudian mencatat dalam buku pengiriman faksimili 4 Mengembalikan surat asli Norma waktu: 10 menit Apabila surat asli akan dikirim melalui Subbag Persuratan dan Penggandaan maka mengikuti prosedur pada huruf E di atas.

22 -10- Lampiran 7 Prosedur Tetap Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENGURUSAN SURAT KELUAR DALAM BENTUK No Tahap Kegiatan 1 Menerima surat asli kemudian memeriksa memeriksa kelengkapan surat (lampiran, kebenaran alamat yang dituju). Apabila sudah lengkap, diberi nomor surat dan stempel dinas kemudian diserahkan untuk dikirim 2 Melakukan pemindaian surat dalam bentuk tekstual menjadi bentuk softcopy Caraka Unit Penyelesaian surat lengkap Arsiparis/ Pencatat Pengirim /Unit Kerja surat tidak lengkap 3 Mengirim surat ke alamat yang dituju dan mencatat pada buku agenda pengiriman 4 Mengembalikan surat asli Norma waktu: 10 menit Apabila surat asli akan dikirim melalui Subbag Persuratan dan Penggandaan maka mengikuti prosedur pada huruf E di atas.

23 -11- Lampiran 8 Prosedur Tetap Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR LAYANAN PERMINTAAN NOMOR SURAT KELUAR No Tahap Kegiatan 1 a. Menerima permintaan (melalui telepon ataupun secara langsung) nomor surat keluar b. Meminta arahan apabila mendapatkan kesulitan dalam pemberian kode klasifikasi surat 2 Memberikan arahan pemberian kode klasifikasi surat keluar sesuai dengan unit kerja/unit pengolahnya 3 Memberikan nomor surat keluar sesuai dengan kode klasifikasi suratnya kemudian mencatat pada buku penomoran surat keluar Unit Penyelesaian Arsiparis/ Pencatat /Caraka Kasubbag Persuratan dan Penggandaan Norma waktu: 10 menit

24 -12- Lampiran 9 Prosedur Tetap Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 No DIAGRAM ALIR LAYANAN PERMINTAAN NOMOR SURAT PERINTAH Tahap Kegiatan 1 a. Menerima permintaan (melalui telepon ataupun secara langsung) nomor surat perintah b. Meminta arahan apabila mendapatkan kesulitan dalam pemberian kode klasifikasi surat 2 Memberikan arahan pemberian kode klasifikasi surat perintah sesuai dengan unit kerja/unit pengolahnya 3 Memberikan nomor surat perintah sesuai dengan kode klasifikasi suratnya kemudian mencatat pada buku penomoran surat keluar Unit Penyelesaian Arsiparis/ Pencatat /Caraka Kasubbag Persuratan dan Penggandaan Norma waktu: 10 menit KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN

25 -13- Lampiran 10 Prosedur Tetap Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 BUKU AGENDA KENDALI/BIASA Tgl. Nomor Urut Pengirim Nomor Tgl Isi Ringkas Unit Pengolah Paraf Ket. Keterangan : Tanggal Nomor Urut Pengirim Nomor surat Tanggal surat Isi ringkas Unit Pengolah Paraf Keterangan : di isi tanggal pencatatan surat datang : di isi nomor urut dari 1 dan seterusnya : di isi nama instansi/orang yang mengirim surat : di isi nomor surat yang ada dalam surat : di isi tanggal surat yang ada dalam surat : di isi informasi isi surat : di isi unit pengolah yang mengolah surat sesuai Tupoksi unit pengolah : di isi paraf penerima surat di unit pengolah : di isi tambahan informasi surat

26 -14- Lampiran 11 Prosedur Tetap Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 BUKU PENOMORAN SURAT KELUAR Tgl No. Urut Isi Ringkas Alamat Tujuan Unit Pengolah Tgl Kirim Ket. Keterangan : Tanggal Nomor urut surat Isi ringkas Alamat tujuan surat Unit Pengolah Tanggal kirim Keterangan : di isi tanggal pencatatan surat keluar : di isi dengan kode klasifikasi, nomor urut dan tahun berjalan : di isi informasi isi surat : di isi nama instansi/orang yang menjadi tujuan surat : di isi unit pengolah yang mengeluarkan surat : di isi tanggal penyerahan surat di bagian persuratan dan penggandaan : di isi tambahan informasi surat

27 -15- Lampiran 12 Prosedur Tetap Nomor : 26 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 BUKU PENOMORAN SURAT PERINTAH Tgl Nomor Urut Isi Ringkas Unit Pengolah Keterangan : Tanggal : di isi tanggal pencatatan surat perintah Nomor Urut surat : di isi dengan kode klasifikasi, nomor urut dan tahun berjalan Isi ringkas : di isi informasi isi surat perintah tentang penugasan dan nama orang yang ditugaskan Unit pengolah : di isi nama unit pengolah yang mengeluarkan surat perintah