BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Teori Tentang Pengelolaan Dalam kamus besar bahasa Indonesia, kata pengelolaan mempunyai beberapa macam arti, yaitu: Proses, cara perbuatan mengelola Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi. Pengelolaan mempunyai arti yang sama dengan manajemen, menurut Maryati (2008: 9) manajemen adalah proses mengadakan dan menggunakan sarana dan sumber daya untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dengan cara efektif dan efisien. Menurut Robert J Kodoatie dan Roestam Sjarief, pengelolaan sama dengan manajemen, yang merupakan terjemahan dari kata management dalam Bahasa Inggris dan didefinisikan sebagai aktifitas, seni, cara, gaya, pengorganisasian, kepemimpinan, pengendalian, dalam mengelola, mengendalikan kegiatan (New Webster Dictionary, 1997; Echols dan Shadily. 1998; Webster s New World Dictionary, 1983; Collins Cobuild, 1988). Menurut Winarno Hamiseno (1978, hlm. 1) dalam bukunya Suharsimi Arikunto (1988: 8), pengelolaan adalah substansifa dari mengelola. Sedangkan mengelola berarti suatu tindakan yang dimulai dari penyusunan data, merencana, mengorganisasikan, melaksanakan sampai dengan pengawasan dan penilaian. Dari beberapa pengertian tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan adalah suatu proses melakukan kegiatan berupa perbuatan mengelola serta mengawasi semua hal yang terlibat didalamnya dengan menggunakan sarana dan sumber commit to daya user untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. 4

2 B. Perihal Surat 1. Pengertian Surat Dalam rangka mencapai tujuan instansi atau organisasi maka kerjasama baik ke dalam maupun keluar instansi atau organisasi harus dilakukan. Kerjasama akan terjalin baik apabila terdapat komunikasi didalamnya. Salah satu cara berkomunikasi yang digunakan adalah berkomunikasi melalui surat Surat merupakan pekerjaan kertas ( paper work ) yang dihasilkan dalam kegiatan kantor. Selain itu surat juga merupakan sarana komunikasi tertulis antar instansi atau organisasi yang dapat digunakan sebagai data suatu instansi atau organisasi dari pengirim surat. Surat juga merupakan petunjuk bagi penerima surat, selain itu surat juga berfungsi sebagai barang bukti apabila terjadi sengketa antar instansi atau organisasi yang bersangkutan. Menurut Basir Barthos ( 2009: 36 ), surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Menurut Triharjanto NS ( 2009: 9 ), surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. Menurut Saiman ( 2002: 5 ), surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan. Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2002: 1 ), surat adalah sehelai kertas atau lebih ysng digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. Menurut J. Wajong dalam bukunya Ida Nuraida ( 2008: 50 ), surat adalah pernyataan/ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir. Menurut S. Hidajat dalam bukunya Ida Nuraida ( 2008: 50 ), surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain. commit to user 5

3 Menurut Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya Ida Nuraida (2008: 50), surat adalah helai keretas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi Dari beberapa pengertian tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari pihak satu dan ditujukan kepada pihak lain dengan menggunakan media kertas. 2. Prinsip-prinsip Surat Menurut Moekijat dalam bukunya Ida Nuraida (2008: 50-51), prinsipprinsip surat terdiri dari empat hal, yaitu: a. Conciseness ( keringkasan ) Surat harus sederhana/pendek. Jika memungkinkan untuk ditulis secara panjang, maka jumlah kata yang digunakan hendaknya sesedikit mungkin untuk menyatakan arti yang ingin disampaikan oleh penulis. b. Clarity ( kejelasan ) Kata-kata yang digunakan harus jelas, lugas, mudah dipahami, tepat, tidak boleh menimbulkan arti ganda/ambigu, hemat, dan benar sesuai dengan Tata Bahasa Indonesia. Kalimat Apakah yang dimaksud dengan ini atau itu? menurut contoh kalimat dalam surat yang kurang jelas. c. Simplicity ( kesederhanaan ) Surat perusahaan bukan sebuah literatur ( kepustakaan ). Surat adalah alat untuk mengadakan komunikasi dengan orang lain berkaitan dengan suatu masalah perusahaan. Kata-kata yang sederhana akan memberikan arti yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh penerima surat daripada kata-kata yang panjang dan sulit untuk dipahami. d. Courtesy ( kesopanan ) Bahasa surat harus sopan, hormat, dan simpatik agar pembaca surat merasa dihormati. commit to user 6

4 3. Fungsi Surat Berikut beeberapa fungsi surat menurut Triharjanto NS (2009: 9) adalah sebagai: a. Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis efektif dan praktis. b. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum. c. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima. d. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan sebagai sumber informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti. e. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam suatu kegiatan atau aktivitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan selanjutnya baginya. f. Jaminan, surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya. g. Alat promosi, tak terelakan lagi bahwa surat, terutama pada bagian kepala surat yang memuat logo, dapat menjadi alat promosi bagi diri, kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut. h. Alat pengikat, surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua belah pihak dengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak. i. Alat untuk penghematan, surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan si pembuat surat secara nyata. 4. Syarat syarat Surat yang Baik Menurut Basir Barthos (2009: 37), surat yang baik harus memenuhi beberapa syarat berikut, commit yaitu: to user a. Obyektif dan bukan subyektif. 7

5 b. Sistematis susunan isi surat. c. Singkat, tidak bertele-tele. d. Jelas; kepada siapa, dari mana, tentang apa. e. Lengkap isinya f. Sopan g. Wujud pisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya) Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti tersebut diatas maka penulisannyapun perlu memenuhi syarat yaitu: a. Menguasai permasalahannya. b. Menguasai bahasa tertulis. c. Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat. 5. Macam macam surat Menurut Basir Barthos (2009: 37), karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi, misalnya: a. Menurut wujudnya b. Menurut tujuannya c. Menurut sifat isi dan asalnya d. Menurut jumlah penerima e. Menurut keamanan isinya f. Menurut urgensi penyelesaiannya g. Menurut prosedur pengurusannya h. Menurut jangkauannya 6. Jenis-jenis Surat Menurut Basir Barthos (2009: 159), surat dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu: a. Surat dinas Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh atau untuk kepentingan dinas. b. Nota dinas commit to user 8

6 Nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan antar pejabat atau unit organisasi di lingkungan dalam ( intern ). c. Memorandum ( Memo ) Merupakan salah satu alat komunikasi yang sifat penyampaiannya tidak resmi. d. Surat pengantar Surat pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu. e. Surat kawat Surat kawat atau telegram, merupakan berita yang disampaikan atau diterima melalui radio atau telegrafi mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. f. Surat edaran Surat edaran, merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat sesuatu kebijaksanaan pokok, melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada. g. Surat undangan Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan. h. Surat keputusan Surat keputusan merupakan produk statuter yang memuat: Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan statuta atau pembubaran suatu organisasi, badan, panitia, team dan lain-lainnya; Pelimpahan/peyerahan wewenang tertentu kepada seseorang pejabat; Mengesahkan petunjuk pelaksanaan surat peraturan; commit to user 9

7 Penunjukan, pengangkatan dan pemberhentian pejabat/pegawai pada suatu jabatan atau pangkat, mutasi dan lain-lainnya; Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan prinsipal dalam rangka kebijaksanaan pokok. i. Instruksi Instruksi merupakan suatu produk statuter yang membuat : Petunjuk-petunjuk secara teknis dan terperinci mengenai apa yang harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan. Petunjuk dan tuntunan mengenai cara pelaksanaan dalam rangka melaksanakan suatu ketetapan/kebijaksanaan. Instruksi ini berlandaskan atau bersumber pada peraturan yang lebih tinggi atau berdasarkan kebijaksanaan pimpinan. j. Surat tugas Surat tugas merupakan surat yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staf/bawahan dan memuat petunjuk apa yang harus dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja. k. Pengumuman Pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan sesuatu hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum, ataupun kepada pihak-pihak yang terlibat dalam isi atau format yang dicakup dalam pengumuman tersebut. 7. Jenis surat berdasarkan tujuan, jumlah penerima dan keamanan isinya a. Surat berdasarkan tujuannya Menurut Nanang Kustiawan (2003: 11), berdasarkan penulisan surat dapat digolongkan sebagai berikut: 1) Surat pemberitahuan 2) Surat perintah commit to user 3) Surat permintaan atau permohonan 10

8 4) Surat peringatan atau teguran 5) Surat susulan 6) Surat panggilan 7) Surat pengantar 8) Surat keputusan 9) Surat laporan 10) Surat perjanjian 11) Surat penawaran, pesanan dan sebagainya. b. Surat berdasarkan jumlah penerimaan Menurut Nanang Kustiawan (2003: 12), berdasarkan isinya surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu: 1) Surat biasa, yakni surat yang dikirim kepada seseorang, kepada seorang pejabat atau suatu organisasi. 2) Surat edaran, yaitu surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.\ 3) Suatu pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat, yang namanya sulit dituliskan satu persatu. c. Surat berdasarkan keamanan isinya Menurut Nanang Kustiawan (2003: 12-13), berdasarkan keamanan isinya surat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu: 1) Surat rahasia, yaitu surat yang isinya bersifat rahasia dan tidak boleh diketahui oleh orang lain selain yang berkepentingan. Biasanya pada amplopnya diberi kode SRHS atau SR. Jenis surat ini hanya digunakan untuk kepentingan dokumen yang erat kaitannya dengan rahasia negara (keamanan negara). Cara pengirimannya pun menggunakan tiga buah amplop. Amplop pertama diberi tulisan SANGAT RAHASIA lalu dilak. Kemudian dimasukkan ke amplop berikutnya dilem. Lalu dimasukkan commit ke amplop to user biasa yang tidak diberi tanda dan tidak dilem. 11

9 2) Surat rahasia hanya ditandai dengan RHS atau R saja. Surat ini digunakan untuk kepentingan dokumen dan isinya pun tidak boleh diketahui oleh orang lain. Sebab kalau sampai dibuka orang yang tidak berkepentingan maka akan merugikan pengirim atau penerima surat. Pengiriman surat RHS atau R ini dimasukkan kedalam dua amplop. 3) Surat biasa, yaitu surat yang jika isinya diketahui orang lain tidak akan berakibat merugikan pengirim atau penerima surat. 8. Bagian-bagian Surat Menurut Nanang Kustiawan (2003: 46), surat dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu: a. Kepala surat Kepala surat sering disebut kop surat. Tujuan penulisan kepala surat adalah untuk memberi informasi tentang identitas perusahaan, misalnya nama perusahaan dan alamatnya. b. Nomor surat Setiap surat resmi atau surat dinas yang dikirim ( keluar ) selalu disertai dengan nomor. Sebab nomor pada surat resmi berguna untuk: Memudahkan untuk mencari arsip surat itu kembali Memudahkan penyimpanannya Mengetahui banyaknya surat keluar. c. Tanggal surat Surat resmi atau surat dinas harus disertai dengan tanggal. Tanggal yang ditulis menginformasikan surat itu dibuat. Apabila surat itu menggunakan kop atau kepala surat, maka penulisan tanggal tidak perlu didahulukan dengan nama tempat atau kota. Sebab pada kop surat sudah tercantum alamat. d. Lampiran Lampiran yang commit dimaksudkan to user ialah lembaran selain surat utama yang disertakan, misalnya daftar riwayat hidup, daftar harga, 12

10 brosur, pengumuman dan sebagainya. Diterangkan pula, berapa helaikah lampiran itu disertakan. Lampiran harus diterangkan diawal surat. Penulisan lampiran bisa disingkat Lamp. Kemudian diikuti titik dua dan diisi dengan angka yang menerangkan berapa banyak lampiran disertakan. e. Hal atau perihal Dalam setiap surat dinas atau resmi sebaiknya dicantumkan pokok surat atau sering disebut hal atau perihal. Penulisan hal atau perihal ini sangat berguna bagi penerima dan pembaca surat. Karena dengan cepat ia mengetahui inti tujuan surat tersebut. Penulisan hal atau perihal biasanya dibawah lampiran. f. Alamat surat Setiap surat yang ditulis selalu dicantumkan nama alamat tujuan. Biasanya alamat tujuan ini ditulis di dua tempat, yaitu amplop dan didalam surat itu sendiri. Hendaknya alamat yang ditulis diluar surat di amplop- dengan yang ada didalam harus sama agar tidak membingungkan penerimanya. g. Salam pembuka Di dalam menulis surat jangan lupa diawali dengan salam pembuka atau kata pembuka. Hal ini bertujuan untuk menekankan kesan sopan ( jika surat kita tulis kepada atasan atau pejabat ), atau menekankan kesan akrab ( jika surat kita tulis kepada orang yang setingkat atau dibawah kita). Salam pembuka biasanya menggukan kalimat: Dengan hormat, Assalamu alaikum, war. Wab., Saudara yang terhormat, Bapak.. yang terhormat, h. Paragraf pembuka Paragraf pembuka commit disebut to user juga sebagai kata pendahuluan. Kalimat ini ditulis setelah salam pembuka. Tujuannya sebagai pengantar isi 13

11 surat. Oleh karena itu gunakan kalimat yang dapat menumbuhkan minat dan perhatian bagi pembacanya untuk mengetahui dengan segera maksud kita. i. Paragraf isi Paragraf isi adalah memuat sesuatu yang diberitahukan, dinyatakan, dikemukakan, diminta, dan lain sebagainya. Isi surat harus singkat, jelas, hormat dan sopan. j. Paragraf penutup Setelah paragraf isi haruslah diikuti dengan paragraf penutup. Tanpa paragraf penutup, maka surat tidaklah lengkap. Fungsi paragraf penutup merupakan kunci isi surat. Dengan adanya paragraf penutup berarti pembicaraan telah selesai. k. Tanda tangan penanggungjawab/pengirim Surat harus ditandatangani oleh pembuatnya. Surat baru bisa dianggap sah apabila ditandatangani oleh pembuatnya atau yang berwenang untuk itu. Surat menjadi tidak sah jika ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang. l. Tembusan Surat dinas-selain surat lampiran pekerjaan-sering kali disertai dengan tembusan. Hal ini jika surat tersebut ditujukan selain kepada satu alamat. Tembusan surat diberikan kepada beberapa kantor atau beberapa bagian, disamping sebagai arsip. Jika memang menggunakan tembusan, maka perlu ditulis tembusan. C. Teori Tentang Pengurusan Surat Menurut Ida Nuraida (2008: 76 77) pengurusan surat dibagi menjadi dua, yaitu pengurusan surat masuk dan surat keluar. Berikut adalah beberapa prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar yang diterapkan oleh organisasi. 1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Surat masuk commit adalah to suarat user yang masuk ke dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian dalam suatu instansi/perusahaan, baik 14

12 yang berasal dari instansi/perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama. Dengan demikian surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun pihak intern instansi/perusahaan tersebut. Kegiatan dalam penanganan surat masuk dapat dilihat dalam contoh dibawah ini Pengurusan Surat di Unit Kearsipan a. Penerima surat Surat masuk disortir terlebih dahulu kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk Bila menerima surat dari pos atau caraka maka harus memeriksa kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat bila alamat yang tercantum dalam surat salah Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju (misalnya surat yang ditujukan kepada unit pengolah atau nama pejabat tertentu) Mengelompokan surat terbuka dan surat tertutup Memeriksa surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat tersebut (lampiran surat bila ada) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima di belakang surat, ini berlaku untuk surat rahasia. b. Pengarahan surat Mengarahkansurat kepada pimpinan instansi atau kantor atau perusahaan, bila berkaitan dengan kebijakan Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah, bila berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional c. Penilaian surat Menentukan surat penting, surat rahasia, atau surat biasa. d. Pencatatan surat Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan dicatat commit to user pada lembar disposisi atau pengganti naskah dalam dua 15

13 naskah dalam dua rangkap. Lembar kedua dari lembar disposisi atau pengganti naskah dimasukkan ke dalam takah yang berkaitan dengan isi surat tersebut. Lembar pertama yang telah diajukan diambil dari lembar disposisi atau pengganti naskah dan disertakan pula surat masuk. Sebelum didistribusikan, surat dicatat pada peredaran naskah, atau dicatat pada sebuah surat pihak mana surat yang terdiri dari kolom-kolom yang berisi no. urut, no. agenda, no. tajah, kepada pihak mana surat tersebut ditujukan, kepada pihak mana surat tersebut diteruskan, dan waktu surat terebut dikembalikan. Mencatat surat penting pada kartu kendali yang dibuat dalam tiga rangkap dengan warna yang berbeda. Misalnya: putih ( I ), hijau ( II ), dan merah ( III ) atau disesuaikan dengan kebutuhan Mencatat surat biasa pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap e. Penyimpanan surat Surat masuk yang telah didistribusikan dan mendapatkan tanggapan dari pengolah, dikembalikan ke sekretariat dan dimasukkan ke dalam tekah sesuai dengan kode klarifikasi arsip Bila naskah atau surat masuk dikembalikan ke sekretariat dengan disposisi untuk diteruskan ke pejabat lain -, maka sebelum naskah atau surat tersebut dikirimkan harus dicatat dulu dalam buku agenda surat masuk untuk kemudian dikirim kepada pejabat yang brsangkutan Setelah naskah atau surat tersebut ditanggapi kemudian dimasukkan commit ke to dalam user takah sesuai kode klasifikasi arsip dan bila surat atau naskah tersebut diperlukan suatu saat 16

14 maka pencarian kembali surat yang beredar bisa dilihat dalam buku agenda surat masuk. f. Penyampaian surat Surat penting - Menahan kartu kendali pertama sebagai pengganti buku agenda. - Menyampaikan surta beserta kartu kendali kedua dan ketiga kepada tata usaha/unit pengolah - Menerima kartu kendali kedua setelah diparaf, sebagai tanda terima Surat biasa - Menyampaikan surat beserta dua lembar pegantar kepada tata usaha/unit pengolah - Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf sebagai tanda terima. Surat rahasia - Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha/unit pengolah - Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf sebagai tata terima 1.2. Pengurusan Surat di Unit Pengolah a. Penerimaan surat Tata usaha menerima surat penting, surat biasa, dan surat rahasia Tata usaha memberi paraf pada kartu kendali kedua, dan lembar pangantar kedua Tata usaha menyimpan kartu kendali ketiga dan lembar pengantar pertama pada tempat masing-masing b. Penyampaian surat kepada pimpinan Tata usaha melampirkan lembar disposisi untuk surat penting, commit surat biasa, to user dan surat rahasia masing-masing dibuat dalam dua rangkap 17

15 Tata usaha menyampaikan surat-surat tersebut beserta lembar disposisi kepada pimpinan c. Penyampaian surat kepada pelaksana Tata usaha menyampaikan surat yang telah didisposisi oleh pimpinan dalam dua rangkap kepada pelaksana Tata usaha mengambil lembar disposisi kedua setelah diparaf pelaksana dan menyimpan dalam Tickler File menurut tanggal penyelesaian 2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang dikirm oleh suatu instansi/perusahaan atau antarbagian dalam instansi/perusahaan tersebut, ditujukan kepada instansi/perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi/perusahaan yang sama. Dengan demikian surat ekstern dapat ditujukan ke pihak ekstern maupun intern dalam instansi/perusahaan tersebut. Kegiatan penanganan surat keluar itu meliputi: 2.1. Pengurusan di Tata Usaha Unit Pengolah a. Penyiapan konsep Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang menandatangani surat tersebut atau staf yang ditunjuk b. Pengelompokan Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim berdasrakan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa, atau surat rahasia c. Pencatatan Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar yang terdiri dari kolom-kolom: nomor agenda, tanggal surat, nomor surat, perihal, keterangan, dan tujuan surat tersebut Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola klasifikasi yang telah ditetapkan Mencatat surat penting pada kartu kendali (tiga rangkap) Mencatat commit surat to biasa user dan surat rahasia pada lembar pengantar (dua rangkap) 18

16 d. Penyampaian/pengiriman/pendistribusian Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh bagian ekspedisi, bagian pengiriman, atau kurir. Penyampaian surat penting - Menyampaikan surat asli, pertinggal serta kartu kendali pertama dan kedua kepada unit kearsipan - Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan Penyampaian surat biasa Menyampaikan surat biasa, pertinggal, dan lembar pengantar pertama dan kedua kepada unit kearsipan - Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan - Menyimpan lembar pengantar pertama Penyampaian surat rahasia - Menyampaikan surat rahasia dalam keadaan tertutup dan menyampaikan lembar pengantar pertama dan kedua kepada unit kearsipan - Menyimpan lembar pengantar pertama - Menyimpan kartu kendali pertama, kedua, dan lembar pengantar kedua 2.2. Pengurusan Surat Keluar di Unit Kearsipan a. Penerimaan Menerima dan memeriksa surat keluar, pertinggal, dan kelengkapan surat tersebut dari tata usaha/unit pengolah Mengembalikan pertinggal surat setelah distempel dan mengembalikan lembar pengantar pertama kepada unit pengolah Menyimpan commit kartu to user kendali pertama (P), kedua (H) dan lembar pengantar kedua 19

17 b. Pengiriman Mengirim surat asli setelah distempel dan dimasukkan ke dalam amplop kepada alamat yang dituju dengan melampirkan surat pengantar (dua rangkap) Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan prioritas pengirimannya (kilat khusus atau kilat biasa) Menurut Sutarto (1992: 231) pengelolaan surat masuk atau tata aliran surat keluar terdiri dari beberapa langkah, yaitu antara lain: 1. Penerimaan surat Surat-surat dinas yang datang/ masuk diterima oleh petugas penerima surat ( baik surat yang datang melalui pos maupun melalui kurir dan lain-lain). Kemudian surat-surat disortir untuk menentukan atau mengelompokkan surat yang boleh dibuka dan yang tidak boleh dibuka (surat rahasia), dan surat-surat pribadi. 2. Membuka surat/menstempel Surat-surat rahasia dan tertutup lainnya diberi stempel jam dan tanggal terima surat pada amplop bagian belakang. Sedangkan surat-surat yang dapat dibuka distempel pada suratnya di bagian belakang. Selanjutnya petugas meneliti apakah lampirannya sesuai dengan apa yang tertulis pada surat, ada atau tidaknya tembusan dan lain-lain. Jika surat tidak jelas alamatnya (tidak ada), hendaknya amplop diklip menjadi satu dengan surat. 3. Mengelompokkan surat Surat-surat dikelompokkan menjadi satu berdasarkan susunan kronologis tanggal surat. Kemudian diserahkan kepada petugas pencatat surat. 4. Menilai surat Oleh petugas pencatat surat dinilak untuk menentukan mana yang penting dan mana commit yang rutin/ to user biasa. Jika surat sudah ditentukan golongannya, masing-masing golongan digolongkan menurut asal surat 20

18 dan disusun secara kronologis. Untuk memudahkan menentukan nilai surat dapat dibantu dengan pertanyaan-pertanyaan seperti dibawah ini: Bagaimana akibatnya jika surat-surat yang bersangkutan terlambat sampainya kepada unit pengolah? Apakah akan mengganggu kelancaraan tugas-tugas pekerjaan seandainya surat tersebut hilang? Andaikata hilang apakah informasinya masih dapat diketemukan pada sumber lainnya? Apakah surat yang bersangkutan penting bagi kelangsungan hidup organisasi yang bersangkutan? Apakah surat yang bersangkutan memerlukan tindak lanjut? Dan lain-lain 5. Mencatat surat penting a. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat: Tanggal penerimaan surat Nomor urut surat masuk Mencoret huruf K (Keluar, karena yang sedang diproses adalah surat masuk) Isi ringkas, diambil dari isi ringkas yang terkandung dalam surat Memberi kode klasifikasi Memberi indeks atau pengenal Dari mana surat itu berasal Kepada siapa surat itu ditujukan Tanggal dan nomor surat Pengolahan surat b. Pencatatan pada kartu kendali sebanyak 3 lembar Tanggal dan nomor urut: Mencatat tanggal datangnya surat, dan mencatat nomor urut dari surat yang bersangkutan. Karena surat tersebut surat masuk commit to user maka huruf K dicoret. 21

19 Isi ringkas Menentukan isi surat secara ringkas. Ini harus benar-benar ringkas, sedapat mungkin tidak lebih dari 5 kata Kode Penentuan kode harus disesuaikan dengan isi ringkasan surat. Dalam setiap instansi harus dibuat daftar klasifikasi arsip yang berisi kode dan masalah. Maka setiap surat yang masuk dapat diberi kode sesuai dengan daftar klasifikasi yang telah dibuat. Contoh: masalah pengangkatan pegawai negeri dalam daftar tercantum kode Kp 401 yang berarti: Kp : kepegawaian 40 : mutasi 1 : pengangkatan masalah penataran dalam daftar tercantum kode Kp 502 yang berarti: Kp : kepegawaian 50 : penilaian 2 : penataran masalah bantuan keuangan luar negeri non pangan dalam daftar tercantum kode Ku 202 yang berarti: Ku : keuangan 20 : bantuan luar negeri 2 : non pangan Indeks Penentuan indeks diambil dari keterangan isi surat yang dapat digunakan sebagai tanda pengenal surat yang paling tepat. Antara indeks dan isi surat harus saling berkaitan. Indeks dapat berupa masalah; nama orang; nama organisasi; atau nama tempat. Lampiran: Diisi dengan commit jumlah to yang user dilampirkan. Dari/kepada: 22

20 Yang dicatat di sini adalah tanggal yang tercantum pada surat yang bersangkutan, demikian pula nomor adalah nomor surat yang bersangkutan. Pengolah Yang dicatat di sini adalah siapa yang nantinya akan menangani surat yang bersangkutan. Contoh: surat yang ditujukan kepada rektor mungkin yang akan menangani bukan rektor melainkan dekan fakultas maka pada kolom pengolah ditulis dekan fakulatas. Tunjuk silang Kadang-kadang dalam sepucuk surat terdapat obyek lebih dari satu masalah, lebih dari satu macam organisasi, lebih dari seorang nama, lebih dari satu tempat, karena obyek yang satu telah dicatat pada indeks, maka yang satunya dicatat pada kolom tunjuk silang dan kemudian dibuatkan lembar tunjuk silang. 6. Mengarahkan surat Setelah surat dicatat pada kartu kendali rangkap 3, surat diserahkan kepada unit pengolah bersama kartu kendali II berwarna hijau dan kartu kendali III berwarna merah. Sedangkan kartu kendali I berwarna putih ditinggal pada petugas pengarah (pengendali) Kartu kendali II dan III diparaf oleh unit pengolah, kemudian: Kartu kendali II disampaikan kepada petugas pengarah untuk dicek, dan selanjutnya disimpan oleh petugas penata arsip. Kartu kendali II ini berfungsi sebagai arsip pengganti selama suratnya masih aktif digunakan oleh unit pengolah. Kartu kendali III diklip menjadi satu dengan suratnya. Tata aliran surat atau pengelolaan surat keluar menurut Sutarto dibagi menjadi dua, yaitu: (1992: 237), yaitu: 1. Tata aliran surat keluar commit penting, to user langkah-langkah nya adalah sebagai berikut: 23

21 a. Mencatat surat keluar Untuk surat penting yang akan dikirim ke luar dicatat pada kartu kendali rangkap 3. Surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan pengolah dicatat petugas pengolah yang bersangkutan. Cara-cara pencatatannya tidak berbeda dengan pencatatan surat masuk. b. Penyampaian Setelah surat dicatat pada kartu kendali rangkap 3, maka arsip surat keluar bersama-sama dengan kartu kendali I dan II disampaikan kepada unit kearsipan untuk distempel dan aslinya dikirim. Kartu kendali I berwarna putih diserahkan kepada pengarah/pengendali. Arsip surat dicap jam dan tanggal keberangkatannya atau pengirimannya di bagian belakang arsip surat. Kemudian arsip surat bersama-sama dengan kartu kendali II berwarna hitam disampaikan kepada pengolah. Oleh pengolah kartu kendali II berwarna hijau tersebut diparaf dan dikembalikan kepada pengarah dan selanjutnya diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti arsip karena arsip surat disimpan pada pengolah. Oleh pengolah arsip surat tersebut diklip menjadi satu dengan kartu kendali III berwarna merah. 2. Tata aliran surat keluar biasa, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: a. Pencatatan Seperti halnya surat penting keluar, pencatatan surat biasa keluar juga dilakukan oleh unit pengolah yang bersangkutan pada lembar pengantar surat biasa rangkap 2. Bedanya dengan pencatatan surat masuk adalah: - pada kolom DISAMPAIKAN dicatat jam dan tanggal commit to user penyampaian unit pengolah kepada unit kearsipan 24

22 - pada kolom DITERIMA dicatat oleh unit kearsipan - pada kolom PARAF kalau surat biasa masuk yang memaraf unit pengolah, sedang untuk surat biasa keluar yang memaraf unit kearsipan. b. Penyampaian Setelah dicatat, surat beserta arsip surat dan kedua lembar pengantar surat biasa disampaikan kepada unit kearsipan, untuk diberi stempel. Setelah surat aslinya dikirimkan, arsip surat distempel jam dan tanggal pengirimannya. Selanjutnya arsip surat dan lembar pengantar surat biasa II disampaikan kepada unit pengolah untuk disimpan, dan lembar pengantar surat biasa disimpan pada unit kearsipan pada pencatat. Menurut Siwi Kadarmo (1994: 78), langkah-langkah penanganan surat atau pengelolaan surat antara lain: 1. Membuka amplop 2. Mengeluarkan isi amplop 3. Pemberian tanda waktu menerima surat 4. Penyimpanan amplop 5. Membaca, memberi garis, dan memberi catatan 6. Ekspedisi surat-surat commit to user 25