BAB II MANAJEMEN KEARSIPAN. Dari pengertian di atas dapat diambil ciri-ciri arsip yaitu:

Transkripsi

1 BAB II MANAJEMEN KEARSIPAN 2.1. Pengertian Arsip Pengertian arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Dari pengertian di atas dapat diambil ciri-ciri arsip yaitu: Kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu. Disimpan secara sistematis. Dapat ditemubalikkan dengan cepat. Pengertian arsip pada kenyataannya bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat diberikan pengertian seperti naskah, foto, film, rekaman suara, peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya, asli atau salinan, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi, sebagai bukti tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena kepentingan informasi yang terkandung di dalamnya. Ada beberapa pengertian arsip yaitu: Pengertian arsip dikutip dari Tunggal (2005:61) yang terdapat pada undangundang nomor 7 tahun 1971 tentang Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab 1 pasal 1 yang berbunyi sebagai berikut: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. 4

2 b. Naskah-naskah yang dibuat dan yang diterima oleh Badan-badan Swasta dan/perorangan dlam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dalam penjelasan UU tersebut bahwa naskah-naskah yang berisikan halhal yang terhubung satu dengan yang lain dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Sedangkan menurut Suraja (2006:33): Pengertian arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat. Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut undang-undang nomor 7 tahun 1971 yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut: a. Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah aarsip-arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi: 1) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor. 2) Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi. 5

3 Contoh: Record (permanent file) AKTIF ARSIP DINAMIS SEMI AKTIF ARSIP ARSIP STATIS INAKTIF Gambar 2.1 Pembagian Arsip Sumber :Amsyah (2003:3) b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi negara dan ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang Pengertian Manajemen Arsip Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Demikian pula pada kegiatan pengambilan keputusan yang kita kenal dengan manajemen. Bantuan data dan informasi yang benar dapat dihasilkan secara efektif dan efisien. Menurut Amsyah (2003:9) pengertian manajemen adalah: Para pemimpin yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen menengah, maupun manajemen bawah. 6

4 Manajemen memang biasa diartikan seperti yang disebut di atas, tetapi biasa juga mempunyai pengertian yang lebih. Pengertian manajemen begitu luas, sehingga dalam kenyataan tidak ada definisi yang digunakan secara konsisten. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989:553), istilah manajemen mempunyai beberapa pengertian, yaitu: - Proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran - Pejabat pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan organisasi. Dua pengertian di atas masing-masing dapat dijelaskan untuk kegiatan kearsipan sebagai berikut, suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan tersebut terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara penyimpanan arsip antara lain meliputi: memisah-misahkan (segregating), meneliti (examining), memadukan (assembling), mengklasifikasi (classification), mengindeks (indexing), mempersiapkan tunjuk silang (cross reference), menyusun dan memfile. Kearsipan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip. Pengertian kearsipan terungkap dalam berbagai macam rumusan. Menurut Sedarmayati (2003:10): Mendefinisikan kearsipan sebagai kelompok pengetahuan teratur yang mempelajari ihwal arsip dari perorangan, badan swasta atau organisasi pemerintah yang sangat penting untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan dikemudian hari. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi dalam pemerintah atau swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Oleh karena itu untuk menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada manajemen dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Menurut Bartos (2005:2): Pengertian kearsipan adalah pusat ingatan, sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap 7

5 organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Sedangkan menurut Wursanto (1991:16): Pengertian kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi organisasi atau pekerjaan kantor semakin dirasakan pentingnya di dalam kehidupan organisasi pemerintah ataupun swasta atau perorangan. Semua unsur manajemen kearsipan perlu dikelola dengan baik. Menurut Suraja (2006:62): Pengertian manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan. Pelaksanaan manajemen dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan efektifitas dan efesien kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari pelaksanaan serangkaian kegiatan Daur Hidup Kearsipan Di samping pengertian manajemen arsip, perlu dipahami tentang daur hidup kearsipan. Dalam daur hidup kearsipan terdiri dari beberapa tahap-tahap proses kehidupan arsip tersebut. Sebagaimana yang telah penulis kemukakan terdahulu bahwa, kearsipn merupakan suatu proses mulai terciptanya, pengendalian, serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu agar suatu saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Apabila arsip-arsip tidak bernilai guna lagi harus dimusnahkan. 8

6 2.4. Tahap Terciptanya Arsip Tahap terciptanya arsip dan penerimaan merupakan awal dari lahirnya suatu arsip dinamis aktif yaitu sejak tercetusnya ide dan gagasan untuk selanjutnya diletakan dalam bentuk isi naskah atau surat, yang selanjutnya disusun menjadi suatu konsep dengan tulisan tangan diolah dalam kata-kata dan kalimat sehingga terbentuk menjadi suatu surat, formulir atau laporan dan sebagainya, sebagai proses dalam terciptanya arsip yaitu manajemen surat menyurat. Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Dalam kehidupan modern ini makin banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis dikarenakan surat memiliki bukti autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan, apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan bukti tertulis hitam di atas putih. Syarat-syarat surat yang baik harus objektif dan bukan subyektif, susunan isi surat teratur, singkat tidak bertele-tele, jelas, lengkap isinya, sopan, dan wujud fisik yang menarik. Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang telah dijelaskan, maka penulisannya perlu memenuhi syarat yaitu memenuhi permasalahan, menguasai bahasa tertulis, dan memiliki pengetahuan surat-menyurat. Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan dalam hal pengetahuan macam surat dapat ditinjau dari beberapa segi: a. Menurut wujudnya, yaitu: kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram dan surat pengantar. b. Menurut tujuannya, yaitu: surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian dan lain-lain. c. Menurut sifat isi dan asalnya, yaitu : surat dinas, surat niaga, surat peribadi dan surat yang isinya mengenai masalah social. 9

7 d. Menurut jumlah penerima, yaitu: surat biasa yang untuk satu orang (pejabat/organisasi), surat edaran untuk beberapa orang dan surat pengumuman untuk sekelompok masyarakat. e. Menurut keamanan isinya, yaitu: surat sangat rahasia, surat rahasia dan surat biasa. f. Menurut prosedur pengurusannya, yaitu: surat masuk surat keluar. g. Menurut jangkauannya, yaitu: surat intern dan surat ekstern. Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan. Hal itu akan tercapai kalau menggunakan bahasa praktis. Bahasa peraktis menurut Sedarmayati (2001:165), yaitu: Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat, penulis mampu menggunakan surat, penulis mampu menggunakan kata tersebut dan kata yang dipergunakan: Sederhana Umum Bukan bahasa daerah atau bahasa asing Di samping harus mempergunakan bahasa praktis, keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi juga oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipergunakan oleh dua faktor yaitu, kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat dan persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat Pengendalian Arsip Dalam hal ini di mana surat masuk dan surat keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. Pengurusan surat dapat dilakukan dengan menggunakan dua sistem, sistem kartu kendali dan sistem buku agenda. 10

8 A.Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali Kartu kendali merupakan helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisikan kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan. Indeks Subyek Kode Tanggal No. Urut M/K Perihal: Isi Ringkas: Lampiran: Dari Kepada Tanggal, No. Surat Pengolahan Paraf Catatan: Gambar 2.2 Kartu Kendali Sumber: Sedarmayanti (2001:219) Sehingga dapat diketahui surat atau arsip yang ditangani dan merupakan langkah mempermudah sekretaris mengetahui jalannya surat tanpa harus membuat suatu kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip. a. Penerimaan Sebagai langkah pertama membuka dan membaca isi surat untuk kemudian meneruskan kepada yang berhak adalah sekertaris. Cara pengurusan penerimaan warkat dilakukan dengan: 1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah warkat yang masuk 2. Meneliti ketetapan alam 3. Menggolong-golongkan warkat sesuai jenisnya, seperti surat, naskah tertulis (buku, laporan, neraca), dan dokumen perkantoran lainnya. 4. Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai tanda bahwa warkat telah diterima. 11

9 b. Penyortiran Dalam melakukan pekerjaan penyortiran warkat ini meliputi tugas untuk: 1. Menggolong-golongkan warkat ke dalam warkat peribadi dan dinas 2. Memisahkan warkat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, atau pegawai lainnya. 3. Membaca surat dinas menjadi 3 golongan dinas rutin, penting, dan rahasia. 4. Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu. c. Pencatatan Kartu kendali untuk pencatatan surat masuk dilakukan untuk memberi keyakinan akan ketepatan pencatatan bagian petugas tata usaha sekretariat induk. Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan mempergunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda adalah pencatatan surat keluar dan surat masuk dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Biasanya dibedakan pada tahunnya, sedangkan kartu dalam sistem pencatatan surat terdiri dari: 12

10 1. Kartu surat rutin penting. No Urut Jenis Surat Aamat / Tujuan Keterangan Jakarta,., 20. Yang menyampaikan Menerima Tanda tangan Nama terang : Setelah diterima dan ditanda tangani mohon tanda terima ini dikembalikan lagi ke alamat kami tersebut diatas. Terimakasih Gambar 2.4 Kartu surat rutin penting Sumber Sedarmayanti ( ) 13

11 2. Kartu pengantar untuk surat rutin biasa. Unit:. Tanggal:. No. Urut Asal Surat Tgl & No: Jam penyampaian. Isi Ket Ringkas Jumlah Tanggal:. Jam :.. Diterima.. Gambar 2.5 Kartu pengantar surat biasa Sumber Sedarmayanti (2001:220) 3. Kartu pengantar untuk surat rahasia LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA Unit pengelolaan : Disampaikan jam : No. Urut Asal Surat Tanggal Nomor Keterangan Diterima jam : Tanggal : Tanda tangan penerima : Nama Terang : Gambar 2.6 Kartu pengantar surat rahasi Sumber Sedarmayanti (2003:101) 14

12 d. Pengarahan dan penerusan kepada yang berhak Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah, terlebih dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi (routing slip) pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempaat pimpinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi atau sebagai informasi. e. Penyimpanan Berkas/Arsip Surat Berkas/Arsip surat dari pimpinan umumnya masih bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan. Prosedur tata kearsipan dinamis dalam menata file mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1. Meneliti tanda-tanda apakah warkat sudah dapat disimpan 2. Mengindeks 3. Memberi kode-kode dan sortir 4. Menyimpan kepada folder tertentu 5. Menata arsip Warkat disimpan dalam file sesudah diberikan tanda oleh pimpinan sebagai berikut: 1. File atau Dep/simpan.Dep dari singkatan deponeren yang berarti simpan. 2. Menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting yang dianggap penting untuk dijadikan masalah atau subyek penyimpanan. 3. Memberi tanda tulisan yang agak menyolok misalnya dengan tinta merah. Tanda-tanda tersebut harus tertera di atas lembaran disposisi. Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari instansi, perusahaan dan perorangan wajib diurus dengan teliti, agar terjalin rangkaian hubungan timbale balik yang serasi, selaras, dan seimbang serta berakibat menguntungkan bagi kedua belah pihak. 15

13 Surat keluar juga dapat terjadi tanpa menerima surat masuk, bila hal tersebut merupakan kegiatan intern, yang sifatnya penting bagi suatu perusahaan atau instansi. Semua surat keluar harus diurus sebaik-baiknya oleh sekertaris. Pengolahan surat masuk dan surat keluar sebagai tindak lanjut dari surat masuk atau surat keluar yang bersifat intern pada umumnya sama yakni dimulai dengan pembuatan konsep, pengetikan, penenda tanganan, pengiriman dan penyimpanan. 1. Mempersiapkan konsep surat keluar Konsep surat disusun sekretaris atas intruksi pimpinan. Intruksi pembuatan konsep jawaban/surat diberikan dengan mendiktekan atau menulis konsep dengan tangan. Konsep surat yang sudah disetujui pimpinan dapat segera diketik dalam bentuk/format tertentu. 2. Penandataanganan surat keluar oleh yang berhak Penandatanganan surat dilakukan setelah konsep surat menjadi bentuk surat jadi, setelah melalui koreksi dan sudah bebas dari kesalahan. Cara penyimpanan konsep surat yang harus ditandatangani pimpinan/pejabat yang berhak adalah sebagai berikut.: a. Memasukkan konsep jadi surat keluar ke dalam satu map bertuliskan untuk ditandatangani, b. Tidak memaksakan pimpinan atau pejabat untuk segala menandatangani surat keluar, c. Memasukkan konsep surat keluar ke dalam satu map khusus dengan bertuliskan untuk perhatian pimpinan, d. Memperhatikan kebiasaan pimpinan dalam menandatangani surat keluar, misalnya kelengkapan lampiran, amplop atau disertai dengan konsep pertama atau draft-nya. 3. Pencatatan dan penyimpanan arsip surat keluar Konsep surat keluar yang sudah ditandatangani dan menjadi surat dinas resmi lengkap dengan amplop dan lampirannya atau kelengkapan lainnya, 16

14 kemudian diteruskan ke bagian pencatat surat. Pencatat surat, pencatatnya dalam buku verbal atau kartu tertentu yang diperlukan. Seperti yang dipergunakan dalam dalam pencatat surat masuk, maka surat keluarpun menggunakan buku verbal atau kartu-kartu kendali, lembar pengantar untuk mencatatnya. 4. Pengiriman surat keluar Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh kurir atau petugas ekspedisi yang ada dalam kantor sendiri. Secara tradisional digunakan buku ekspedisi, sedangkan cara baru, menggunakan kartu atau lembar pengantar. Dengan cara demikian maka petugas mempunyai tanda terima dari pelaksanaan tugas pengiriman surat keluar tersebut.dalam buku ekspedisi dicatat tentang: nomor urut, jenis warkat (bentuk,nomor, tanggal, dikirim kepada lampiran) dan tanda bahwa surat sudah diterima oleh pejabat/bagian yang dituju. Kartu pengiriman di atas bersifat gabungan (kolektif), sedangkan pengiriman secara khusus untuk setiap surat dilakukan dengan kartu yang disebut kartu pengiriman. Pengiriman surat keluar secara intern harus memperhitungkan hal sebagai berikut: a. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus sama. Lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat. b. Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko sudah cukup atau belum serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu. c. Surat khusus untuk pimpinanhendaknya dikumpulkan dalam satu map khusus bertuliskan khusus pimpinan. d. Pengiriman intern menggunakan lembar pengedaran disposisi. B.Penanganan Surat Masuk dan Keluar Sistem Buku Agenda Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi pemerintah ataau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan 17

15 sekaligus dapat menunjukkan dinamika organisasi. Pengurusan surat dengan menggunkan buku agenda, merupakan suatu proses pencatatan surat masuk atau surat keluar dengan menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi intern atau ekstern Nilai Guna Arsip Nilai arsip didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi: a. Nilai guna primer, meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah, dan nilai guna teknologi b. Nilai guna sekunder c. Nilai guna kebuktian d. Nilai guna informasional Jadi dengan demikian, yang dimaksud dengan penentuan nilai guna arsip menurut Sedarmayanti (2003:104) adalah: Suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya Penentuan Nilai Guna Arsip Berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip, maka perlu diketahui bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk memisahkan arsip-arsip ke dalam dua kategori, yaitu: arsip yang bernilai guna permanen yang terus disimpan, sedangkan arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau dikemudian hari.keberhasilan penilaian tersebut, tergantung kepada: a. Kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana kegiatan instansi itu terekam dalam arsip-arsipnya. 18

16 b. Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi penggunaannya serta kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan pertanggung jawaban nasional Angka Pemakaian Arsip Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi yang ada di dalam arsip. Kegiatan tersebut penting untuk menentukan jadwal penyimpanan atau retensi arsip yang menjadi dasar pelaksanaan penyusutan arsip. Sebab nilai guna arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaan dan fungsinya. Bernilai tidaknya arsip di samping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian, yaitu: angka persentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip Penyimpanan Arsip Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat merupakan tujuan dari penataan arsip. Menyimpan arsip pada tempatnya secara teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip tersebut dapat ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan system penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Oleh karena itu perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan sistem penataan atau penyimpanan. A. Faktor yang Menunjang Kemudahan Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip, seharusnya mengenal terlebih dulu kepada jenis atau semacam informasi yang ada serta diperlukan, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan dilingkungan kerja. Bahkan, untuk penyesuaian berikutnya, jika diperlukan dapat menggabungkan antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya. 19

17 Beberapa factor yang menunjang, dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah: a. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan system yang berlaku, baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan b. Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain adalah: 1. Kesederhanaan Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti orang lain. 2. Ketepatan penyimpanan arsip Berdasarkan system yang digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. 3. Memenuhi persyaratan ekonomis Yaitu dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada, serta biaya yang tersedia. 4. Menjamin keamanan Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian atau kemusnahan dan harus aman dari bahaya:air, api, gangguan binatang, udara yang lembab dan lainlain, sehingga penyimpanannya harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan. 5. Penempatan arsip Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis, maksudnya adalah agar tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit atau yang memerlukan arsip tersebut tanpa membuang banyak waktu dan tenaga. 6. Sistem yang digunakan harus fleksibel Maksudnya adalah harus memberikan kemungkinan adanya perubahanperubahan dalam rangka penyempurnaan dan ketepatan kerja. 7. Petugas arsip Perlu memahami pengetahun di bidang kearsipan. 20

18 c. Untuk arsip perlu menyelenggarakan pengadaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya. d. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadian yang terjadi setiap hari, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali jika aewaktu-waktu diperlukan. e. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan setra pemusnahan jika perlu. 21