4. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah;

Transkripsi

1

2 4. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah; 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 36 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah; 6. Peraturan Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 3 Tahun 2001 tentang Bentuk Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 7. Peraturan Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 8 Tahun 2001 tentang Pokok-pokok Pengelolaan Keuangan Daerah; 8. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1 Tahun 1976 tentang Pola Administrasi Kearsipan dan Dokumentasi Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 9. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nompc, 780 Tahun 1996 tentang Pembakuan Sarana Kearsipan Pemerint Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 10. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 56 Tahun 2001 tentang Tata Cara Penyelesaian Perbal Naskah Dinas Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 11. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 137 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kebudayaan dan Permuseuman Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 12. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 116 Tahun 2002 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 13. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 45 Tahun 2003 tentang Organisasi Kearsipan Dinamis Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 14. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 48 Tahun 2003 tentang Prosedur Pengelolaan Surat Masuk, Pembuatan Naskah Dinas dan Pengelolaan Surat Keluar Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 15. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 108 Tahun 2003 tentang Tata Cara Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta; 16. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 352/2004 tentang Klasifikasi dan Tata Cara Penyimpanan Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta;

3 17. Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 1379/2004 tentang Tata Cara Penyusutan dan Daftar Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. MEMUTUSKAN: PERATURAN GUBERNUR TENTANG PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL DINAS KEBUDAYAAN DAN PERMUSEUMAN PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksudkan dengan : 1. Daerah adalah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 2. Gubernur adalah Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 3. Pusat Administrasi Daerah yang selanjutnya disingkat Pusminda adalah Pusat Administrasi Daerah yang secara fungsional dilaksanakan oleh Biro Umum pada Sekretariat Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 4. Dinas Kebudayaan dan Permuseuman adalah Dinas Kebudayaan dan Permuseuman Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 5. Kepala Dinas adalah Kepala Dinas Kebudayaan dan Permuseuman Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 6. Wakil Kepala Dinas adalah Wakil Kepala Dinas Kebudayaan dan Permuseuman Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 7. Kantor Arsip Daerah adalah Kantor Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 8. Satuan Administrasi Pangkal yang selanjutnya disingkat Satminkal adalah Satuan Administrasi Pangkal Dinas Kebudayaan dan Permuseuman Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 9. Induk Tata Usaha yang selanjutnya disingkat ITU adalah ITU pada Satminkal Dinas Kebudayaan dan Permuseuman yaitu Bagian Tata Usaha pada Dinas Kebudayaan dan Permuseuman Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

4 10. Cabang Tata Usaha yang selanjutnya disingkat CTU adalah CTU pada Satminkal Dinas Kebudayaan dan Permuseuman yaitu Sub Bagian Tata Usaha dan Sub-Subdinas pada Dinas Kebudayaan dan Permuseuman Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 11. Pimpinan Satminkal adalah Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas Kebudayaan dan Permuseuman Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 12. Pimpinan ITU adalah Kepala Bagian Tata Usaha pada Dinas Kebudayaan dan Permuseuman Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 13. Pelaksana sehari-hari ITU adalah Kepala Subbagian Umum pada Dinas Kebudayaan dan Permuseuman Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 14. Pimpinan CTU adalah Kepala Bagian Tata Usaha dan para Kepala^ Subdinas pada Dinas Kebudayaan dan Permuseuman Provir Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 15. Pengolah/Pengonsep adalah para Kepala Subbagian dan para Kepala Seksi pada Dinas Kebudayaan dan Permuseuman Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 16. Sekretaris Pimpinan yang selanjutnya disebut Sekpim adalah petugas ITU yang menangani surat-surat dan arsip Kepala Dinas dan Wakil Kepala Dinas Kebudayaan dan Permuseuman Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. 17. Sekretaris Pengolah yang selanjutnya disebut Sekpeng adalah petugas yang menangani surat-surat dan arsip di CTU. 18. Penerima dan Pencatat Surat adalah petugas ITU yang bertugas menerima surat dan mencatat surat. 19. Pengarah Surat adalah Pimpinan ITU atau Pejabat ITU yang ditunju untuk mengarahkan surat. 20. Pengendali Surat dan Penata Arsip adalah petugas ITU yang bertugas dalam cakupan pengendalian surat dan penataan arsip. 21. Pengirim Surat adalah petugas ITU yang bertugas mengurusi penyampaian surat kepada alamat yang dituju. 22. Panitia Pemusnahan Arsip adalah Panitia Pemusnahan Arsip Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta yang terdiri dari unsur-unsur Pusminda, Dinas Kebudayaan dan Permuseuman serta Kantor Arsip Daerah dan unit kerja yang dianggap perlu yang bertugas memberikan pertimbangan/penilaian terhadap arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

5 23. Arsip adalah segala naskah yang dibuat dan diterima dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang dapat digunakan sebagai bahan informasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan kedinasan. 24. Arsip Dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan kedinasan. 25. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi termasuk arsip yang masih dalam penyelesaian. 26. Naskah Dinas adalah sarana komunikasi kedinasan dalam bentuk tulisan. 27. Surat adalah segala bentuk naskah dinas yang masuk maupun keluar terdiri atas, surat penting, surat biasa dan surat rahasia. 28. Surat perlu jawaban adalah surat yang isinya memerlukan proses tindak lanjut. 29. Surat tidak perlu jawaban adalah surat yang isinya tidak memerlukan proses tindak lanjut. 30. Surat rahasia adalah surat yang sifat dan isinya rahasia, hanya boleh diketahui oleh yang berhak. 31. Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan subyek (masalah) ditinjau dari segi fungsi dan tujuan. 32. Kode klasifikasi adalah tanda pengenal dari suatu subyek (masalah) dari arsip/dokumen yang mempergunakan angka notasi sistem UDC (Universal Decimal Classification) sebagaimana dimaksud dalam Keputusan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 352/ Kata tangkap (caption) adalah suatu tanda pengenal/petunjuk untuk mengenal sesuatu arsip yang disimpan dalam map atau folder. 34. Indeks adalah tanda pengenal terhadap sesuatu arsip/dokumen sebagai ciri khas (identitas dari arsip yang bersangkutan dapat berupa indeks nama (badan, instansi, atau orang) atau masalah. Indeks dicantumkan pada LP, kartu kendali, lembar disposisi, lembar peminjaman. Indeks digunakan untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip. 35. Berkas adalah himpunan arsip yang berupa dosir, rubrik atau seri. 36. Dosir adalah himpunan arsip tentang riwayat sesuatu peristiwa (kasus) tertentu sejak dari awal sampai akhir secara lengkap mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, evaluasi dan pelaporan. 37. Rubrik adalah himpunan arsip yang mempunyai kesamaan subyek (masalah).

6 38. Rubrikasi adalah teknik penyimpanan surat yang berdasarkan atas kesamaan masalah yang dirinci lebih lanjut menurut kebutuhan, misalnya geografis, urutan waktu dan/atau nomor urut (angka atau abjad). 39. Seri adalah himpunan arsip/berkas yang disimpan berdasarkan urutan waktu atau nomor urut (angka atau abjad). 40. Lembar pengantar yang selanjutnya disingkat LP, adalah sarana pencatatan yang digunakan untuk mengantarkan surat. 41. Lembar Disposisi yang selanjutnya disingkat LD adalah sarana pencatatan surat yang digunakan untuk memberikan disposisi atau catatan dari atasan kepada bawahan. 42. Kartu Kendali yang selanjutnya disingkat KK adalah sarana pencatatan dan pengendalian surat yang digunakan untuk mengendalikan suratsurat penting..43. Lembar Peminjaman adalah sarana pencatatan surat yang digunakan untuk meminjam berkas/arsip. 44. Lembar Teguran adalah sarana pencatatan yang digunakan untuk menegur bahwa arsip-arsip tertentu telah habis jangka waktu simpannya atau jangka waktu peminjaman di CTU dan harus segera dikembalikan. 45. Kartu Petunjuk Silang adalah sarana pencatatan yang digunakan untuk mempertemukan arsip yang penempatannya pada 2 atau 3 tempat/lokasi. 46. Filing Kabinet adalah alat untuk menyimpan arsip-arsip dinamis yang aktif dan lembar peminjaman. 47. Lembar Arsip adalah alat untuk menyimpan arsip-arsip dinamis ya inaktif. 48. Lemari Katalog adalah alat untuk menyimpan KK, LP dan Kartu Penunjuk Silang termasuk LD (tembusan). 49. Folder adalah alat simpan semacan map untuk menyimpan berkas arsip. 50. Penunjuk (guide) adalah untuk memberikan penunjuk dalam teknik penyimpanan arsip/kartu-kartu dan sekaligus berfungsi sebagai penyekat antara folder/kartu. 51. Kotak Arsip (boks) adalah alat untuk menyimpan folder yang berisi berkas arsip inaktif/statis.

7 BAB II ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS Pasal 2 (1) Susunan organisasi kearsipan dinamis Satminkal Dinas terdiri dari : a. pimpinan Satminkal; b. ITU; c. CTU. (2) Susunan organisasi ITU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri dari: a. pimpinan ITU; b. pelaksana sehari-hari ITU; c. penerima dan pencatat surat; d. pengarah surat; e. pengendali surat dan penata arsip; f. pengirim surat. (3) Susunan organisasi CTU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c terdiri dari: a. pimpinan CTU; b. sekpeng; c. pengolah. (4) CTU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c terdiri dari : a. Bagian Tata Usaha; b. Subdinas Bina Program; c. Subdinas Pengkajian dan Pengembangan; d. Subdinas Pembinaan; e. Subdinas Pelayanan; f. Subdinas Promosi; g. Subdinas Sarana dan Prasarana Kebudayaan serta Bangunan dan Lingkungan Cagar Budaya; h. Subdinas Pengawasan. (5) Bagan susunan organisasi Satminkal, ITU dan CTU sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2) dan ayat (3) sesuai yang tercantum pada Lampiran Peraturan Gubernur ini. Pasal 3 Pimpinan Satminkal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a mempunyai tugas : a. melaksanakan pengendalian umum atas pengelolaan kearsipan dinamis; b. memberikan disposisi surat masuk; c. menandatangani surat keluar.

8 Pasal 4 (1) ITU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b mempunyai tugas : a. melaksanakan pengelolaan kearsipan dinamis pada ITU; b. mengkoordinasikan kegiatan CTU. (2) Pimpinan ITU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a mempunyai tugas : a. memimpin dan membina teknis pengelolaan kearsipan dinamis pada ITU; b. mengendalikan arus informasi dalam bentuk surat dan dokumen yang masuk maupun keluar; c. mengkoordinasikan kegiatan CTU; d. bekerja sama dengan Pusminda dan Kantor Arsip Daerah dalam penyusutan, pemusnahan dan penyerahan arsip. (3) Pelaksana sehari-hari ITU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf b mempunyai tugas : a. memimpin pengurusan arsip dinamis pada ITU; b. membantu mengkoordinasikan kegiatan CTU. (4) Penerima dan pencatat surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf c mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan penerimaan dan pencatatan surat masuk. (5) Pengarah surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf d mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan pengarahan surat dan penentuan umur simpan arsip. (6) Pengendali surat dan penata arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf e mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan pengendalian dan penomoran surat serta penataan, penyimpanan dan penyusutan arsip serta bertanggung jawab terhadap proses pengetikan. (7) Pengirim surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf f mempunyai tugas melaksanakan berbagai kegiatan dalam cakupan pengiriman surat. Pasal 5 (1) CTU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf c mempunyai tugas :

9 a. mengolah arsip dinamis yang masuk ke CTU serta mengonsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal; b. menyelesaikan naskah dinas Satminkal yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal; c. membantu pengetikan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal. (2) Pimpinan CTU sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a mempunyai tugas : a. memimpin dan bertanggung jawab atas pengolahan surat masuk, penyiapan konsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal serta penyelesaian naskah dinas intern yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU; b. mendisposisi naskah dinas yang masuk ke CTU; c. mengoreksi konsep dan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal dari sisi substansi materi; d. memaraf net naskah dinas yang pengetikannya telah sesuai dengan konsep; e. menandatangani naskah dinas intern Satminkal. (3) Sekpeng sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) huruf b mempunyai tugas : a. menerima dan mendistribusikan naskah dinas dan surat yang masuk ke CTU; b. menyiapkan LD putih pimpinan CTU; c. mengoreksi konsep naskah dinas intern Satminkal yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU dari aspek bahasa, redaksi dan format; d. mendistribusikan konsep naskah dinas/perbal yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal; e. menyampaikan naskah dinas intern Satminkal yang ditandatangani oleh pimpinan CTU kepada alamat yang dituju; f. membantu pengetikan net naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal; g. melaksanakan pengetikan naskah dinas intern Satminkal yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU;

10 h. memberikan nomor naskah dinas intern Satminkal yang ditandatangani oleh pimpinan CTU; i. menyimpan arsip dinamis CTU yang substansinya telah selesai diolah. (4) Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) huruf c mempunyai tugas : a. mengolah naskah dinas yang masuk ke CTU; b. mengonsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pimpinan Satminkal dan naskah dinas intern Satminkal yang akan ditandatangani oleh pimpinan CTU. BAB III SARANA KEARSIPAN Bagian Kesatu Sarana Pencatatan dan Pengendalian Naskah Dinas Paragraf 1 Jenis Sarana Pasal 6 Dalam melaksanakan pengelolaan kearsipan Dinamis, Satminkal Dinas Kebudayaan dan Permuseuman menggunakan sarana pencatatan dan pengendalian naskah dinas sebagai berikut: a. LD; b. KK; c. LP; d. Lembar Peminjaman; e. Lembar Teguran; f. Kartu Penunjuk Silang; g. Nomorator; h. Stempel Jadwal Retensi Arsip; i. Stempel Tanggal. Paragraf 2 Lembar Disposisi Pasal 7 (1) LD digunakan untuk menulis perintah/instruksi dari atasan kepada bawahan.

11 (2) LD untuk Dinas Kebudayaan dan Permuseuman terdiri dari 2 (dua) warna yaitu : a. LD warna kuning untuk pimpinan Satminkal; b. LD warna putih untuk pimpinan CTU. (3) LD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan, diisi dan dilampirkan pada surat oleh Sekpim dan Sekpeng. Paragraf 3 Kartu Kendali Pasal 8 (1) (2) (3) KK digunakan untuk mengendalikan surat penting yang memerlukan jawaban dan sebagai katalogus (untuk penemuan kembali arsip). KK sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diketik atau ditulis dengan jelas. KK untuk Satminkal Dinas Kebudayaan dan Permuseuman terdiri dari 2 (dua) lembar yaitu : a. KK lembar ke-1 kesatu berwarna putih; b. KK lembar ke-2 (kedua) berwarna merah. (4) KK lembar ke-1 (kesatu) dan lembar ke-2 (kedua) disimpan berdasarkan kode klasifikasi yang dibantu dengan susunan menurut indeks nama (badan, instansi atau orang). Paragraf 4 Lembar Pengantar Pasal 9 (D LP sesuai dengan penggunaannya dibedakan : a. LP putih digunakan untuk : 1. menyampaikan surat keluar; 2. menyampaikan surat-surat dari ITU ke pimpinan Satminkal dan CTU, dari CTU ke ITU, atau antar CTU; b. LP merah digunakan untuk menyampaikan surat rahasia dari ITU kepada yang berhak menerimanya; c. LP Kolektif digunakan untuk menyampaikan beberapa surat yang ditujukan kepada satu alamat tertentu.

12 iz (2) LP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan oleh penerima dan pencatat surat, pengirim surat, Sekpeng dan Sekpim. (3) LP putih yang digunakan di lingkungan Satminkal dibuat sesuai dengan kebutuhan, sedangkan LP merah masing-masing dibuat rangkap 2 (dua). (4) LP putih yang digunakan untuk menyampaikan surat keluar dan LP Kolektif masing-masing dibuat satu lembar. (5) LP putih, LP merah dan LP Kolektif masing-masing disimpan dalam lemari katalog berdasarkan indeks nama (instansi, badan atau orang). Paragraf 5 Lembar Peminjaman Pasal 10 (1) Lembar Peminjaman digunakan sebagai bukti bahwa suatu. arsip/dokumen sedang dipinjam. (2) Lembar Peminjaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan oleh Sekpeng serta pengendali surat dan penata arsip. (3) Lembar Peminjaman diketik atau ditulis dengan jelas. (4) Lembar Peminjaman dibuat rangkap 3 (tiga) dengan penggunaan sebagai berikut. a. lembar asli ke-1 (kesatu) berwarna putih untuk instansi (pejabat) yang meminjamkan arsip; b. lembar ke-2 (kedua) berwarna putih untuk yang meminjam arsip; c. lembar ketiga berwarna merah digunakan sebagai pengga, surat/arsip yang dipinjam dan disimpan dalam foldernya. Paragraf 6 Lembar Teguran Pasal 11 (1) Lembar Teguran digunakan untuk memberikan teguran kepada CTU, tentang : a. adanya surat yang telah habis jangka waktu simpannya; b. kelambatan pengolahan surat; c. jangka waktu peminjaman arsip telah habis.

13 (2) Lembar Teguran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat rangkap 2 (dua) oleh pengendali surat dan penata arsip atau pejabat di ITU. (3) Lembar Teguran disimpan dalam folder berdasarkan Indeks Nama (Badan, Instansi atau orang) yang ditegur. Paragraf 7 Kartu Petunjuk Silang Pasal 12 (1) Kartu Petunjuk Silang digunakan untuk mempertemukan peristilahan penamaan yang berbeda tetapi sama artinya, beberapa informasi yang berbeda tetapi saling berkaitan disimpan ditempat yang berlainan tetapi dapat menunjukkan tempat arsip yang bersangkutan. (2) Kartu Petunjuk Silang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disediakan dan diisi oleh pengendali surat dan penata arsip. Paragraf 8 Nomorator Pasal 13 (1) Petugas yang mencantumkan Nomorator adalah penerima dan pencatat surat. (2) Nomorator sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk mencantumkan urutan surat masuk ke Satminkal. (3) Setiap surat masuk yang diterima oleh Satminkal, sebelum disampaikan kepada pimpinan Satminkal harus dibubuhi Nomorator pada halaman depan surat di bagian bawah sebelah kiri atau kanan. Paragraf 9 Stempel Jadwal Retensi Arsip Pasal 14 (1) Stempel Jadwal Retensi Arsip digunakan untuk mencantumkan umur simpan arsip di CTU dan Kantor Arsip Daerah. (2) Setiap surat masuk yang diterima oleh Satminkal, sebelum disalurkan ke CTU (pengolah) harus dibubuhi stempel Jadwal Retensi Arsip pada halaman belakang surat lembar pertama di sudut kanan atas oleh penerima dan pencatat surat. Petugas yang mengisi kolom umur simpan arsip pada Stempel Jadwal Retensi Arsip adalah pengarah surat.

14 (4) (5) (6) Pemantauan jangka waktu simpan suatu arsip dihitung dari tanggal surat. Umur simpan arsip yang tertera pada stempal Jadwal Retensi Arsip merupakan pedoman waktu penyimpanan. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan umur simpan arsip yang tertuang pada kolom-kolom stempel Jadwal Retensi Arsip. Paragraf 10 Stempel Tanggal Pasal 15 (1) (2) (3) Stempel tanggal digunakan untuk mencantumkan tanggal surat masuk ke Satminkal. Setiap surat masuk yang diterima Satminkal sebagaimana dimaksu pada ayat (1) sebelum disampaikan kepada pimpinan Satminkal harusdibubuhi stempel tanggal pada halaman depan surat di bagian bawah sebelah kiri atau kanan. Petugas yang mencantumkan stempel tanggal adalah penerima dan pencatat surat. Bagian Kedua Sarana Penyimpanan Pasal 16 Sarana penyimpanan arsip dibedakan menjadi 3 (tiga) macam yaitu : a. sarana penyimpanan arsip dalam bentuk perabot kantor, antara la lemari arsip (manual dan/atau elektrik), filing kabinet, lemari katalog, dan rak arsip; b. sarana penyimpanan arsip dalam bentuk alat tulis kantor, antara lain map, kotak arsip (boks); c. sarana penunjang penyimpanan arsip, yaitu penunjuk (guide) dan kata tangkap (caption). Pasal 17 Kegunaan sarana penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 adalah sebagai berikut.

15 a. lemari arsip dan filing kabinet digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dinamis; b. lemari katalog : 1. lemari katalog LD digunakan untuk menyimpan tembusan LD; 2. lemari katalog KK untuk menyimpan KK, LP, lembar peminjaman, dan kartu petunjuk silang. c. rak arsip termasuk lemari arsip digunakan untuk menyimpan kotak arsip (boks) yang telah berisi arsip/folder; d. kotak arsip (boks) digunakan untuk menyimpan arsip yang telah ditata perfolder; e. folder digunakan untuk menyimpan arsip; f. penunjuk (guide) digunakan untuk menyekat lembar-lembar pencatatan. BAB IV PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK Pasal 18 (1) Surat masuk yang ditujukan kepada Kepala Dinas harus melalui Bagian Tata Usaha selaku ITU. (2) Surat masuk yang belum dicatat oleh ITU tidak dibenarkan untuk diproses lebih lanjut. (3) Semua surat masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus diproses lebih lanjut, kecuali surat kaleng. Pasal 19 Prosedur pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut: a. penerima dan pencatat surat bertugas : 1. menerima dan meneliti semua surat, baik yang disampaikan oleh pengirim surat maupun melalui pos, faksimili, ; 2. membuka sampul surat, kecuali surat rahasia dan mencocokkan antara alamat yang tertera pada surat dengan alamat sampulnya serta mencocokkan jumlah lampirannya, dengan ketentuan : a) surat yang bukan untuk Dinas Kebudayaan dan Permuseuman dikembalikan kepada pengirimnya;

16 b) jika alamat yang tercantum pada sampul surat sama dengan alamat suratnya, sampulnya dapat dimusnahkan, sedangkan jika di dalam surat tidak tercantum alamat lengkap dari pengirimnya, sampul surat diikutsertakan; c) surat yang pada kepala suratnya atau di dalam teksnya dinyatakan ada lampiran, tetapi ternyata lampirannya tidak ada, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut. 1) jika melalui pos, faksimili dan harus ditulis "lampirannya tidak ada" kemudian diparaf oleh penerima dan pencatat surat; 2) jika melalui pengirim surat, agar dikembalikan kepada pengirim surat yang bersangkutan; 3) membubuhi paraf, nama jelas serta tanggal terima surat pada tanda terima surat/bukti penerimaan; _^ 4) membubuhkan nomor, tanggal penerimaan dan paraf \ penerima dan pencatat surat pada bagian bawah surat; 5) membubuhkan Stempel Jadwal Retensi Arsip pada bagian belakang surat sebelah kanan atas; 6) menyampaikan surat rahasia kepada yang berhak menerima dengan menggunakan 2 (dua) LP merah sebagai sarana pengiriman dan surat bukan rahasia kepada pengarah surat; 7) menyimpan LP merah rangkap ke-1 (kesatu) setelah diparaf oleh yang berhak menerima. b. pengarah surat bertugas : 1. menerima surat-surat dari penerima dan pencatat surat; 2. memilah-milah surat ke dalam 2 (dua) kelompok yaitu surat perlu jawaban dan surat tidak perlu jawaban; 3. memberi pengarahan surat secara tertulis pada bagian bawah surat; 4. mengisi umur simpan arsip pada kolom stempel Jadwal Retensi Arsip; 5. menyampaikan semua surat kepada penerima dan pencatat surat. c. penerima dan pencatat surat bertugas : 1. menerima semua surat dari pengarah surat; 2. melampirkan dan mengisi :

17 a) LP putih rangkap 2 (dua) surat perlu jawaban; b) LP putih rangkap 3 (tiga) bagi surat tidak perlu jawaban. 3. menyampaikan surat perlu jawaban beserta LP putih rangkap 2 (dua) dan surat tidak perlu jawaban beserta LP putih rangkap 3 (tiga) kepada Kepala Dinas melalui Sekpim; 4. menerima kembali: a) LP putih lembar kesatu yang telah diparaf oleh Sekpim Kepala Dinas untuk surat perlu jawaban atau LP putih lembar ke-1 (kesatu) dan lembar ke-3 (ketiga) untuk surat tidak perlu jawaban; b) menyimpan LP putih lembar ke-1 (kesatu) atau LP putih lembar ke-1 (kesatu) dan ke-3 (ketiga) dalam lemari katalog. d. Sekpim Kepala Dinas bertugas : 1. menerima surat perlu jawaban beserta LP putih rangkap 2 (dua) atau surat tidak perlu jawaban beserta LP putih rangkap 3 (tiga) dan surat rahasia beserta LP merah rangkap 2 (dua) dari penerima dan pencatat surat; 2. memaraf LP putih lembar ke-1 (kesatu) selanjutnya LP putih lembar 1 (kesatu) dikembalikan kepada penerima dan pencatat surat; 3. melampirkan/mengisi LD kuning rangkap 3 (tiga) pada surat; 4. menyampaikan surat beserta LD kuning rangkap 3 (tiga) kepada Kepala Dinas; 5. menyimpan LP putih lembar ke-2 (kedua) dan LP merah lembar ke-2 (kedua) dalam lemari katalog. e. Kepala Dinas bertugas : 1. menerima dan meneliti surat yang disampaikan oleh Sekpim; 2. memberikan disposisi pada LD kuning; 3 mengembalikan surat yang telah didisposisi kepada Sekpim. f. Sekpim Kepala Dinas bertugas : 1. menerima kembali surat beserta LD kuning rangkap 3 (tiga) dari Kepala Dinas; 2. menyatukan LD kuning lembar ke-1 (kesatu) pada suratnya; 3 menyampaikan surat perlu jawaban beserta LD kuning lembar ke-1 (kesatu) kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan LP putih lembar ke-2 (kedua) yang berasal dari penerima dan pencatat surat;

18 4 menyimpan LP putih lembar ke-2 (kedua) yang telah diparaf oleh pengendali surat dan penata arsip atau menerima dan pencatatan surat serta LD kuning lembar ke-2 (kedua) dalam lemari katalog. g. Sekpim Wakil Kepala Dinas bertugas : 1. menerima surat rahasia beserta LP putih rangkap 2 (dua) dari penerima dan pencatat surat dan/atau surat yang telah didisposisi Sekpim Kepala Dinas; 2. memaraf LP merah lembar 1 (kesatu) dikembalikan kepada Penerima dan Pencatat Surat dan atau LP putih lembar kedua selanjutnya LP putih lembar kedua dikembalikan kepada Sekpim Kepala Dinas; 3. melampirkan/mengisi LD kuning rangkap 2 (dua) pada surat. 4. menyimpan LP putih lembar ke-2 (kedua) dan LP merah lembar kedua dalam lemari katalog. h. Wakil Kepala Dinas bertugas : 1 menerima dan meneliti surat yang disampaikan oleh Sekpim Wakil ' Kepala Dinas; 2. memberikan disposisi pada LD kuning; 3. mengembalikan surat yang telah didisposisi kepada Sekpim Wakil Kepala Dinas. i. Sekpim Wakil Kepala Dinas bertugas : 1. menerima kembali surat beserta LD kuning rangkap 3 (tiga) dari Wakil Kepala Dinas; 2. menyatukan LD kuning lembar ke-1 (kesatu) pada suratnya; 3. menyampaikan surat tidak perlu jawaban dan LD kuning lembar ke-1. (kesatu) kepada penerima dan pencatat surat dengan menggunak; LP putih lembar ke-2 (kedua) yang berasal dari penerima dan pencatat surat sebagai sarana pengiriman atau surat perlu jawaban yang telah didisposisi Kepala Dinas beserta LD kuning lembar ke-1 (kesatu) kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan LP putih kembar ke-2 (kedua). 4. menyimpan LP putih lembar ke-2 (kedua) yang telah diparaf oleh pengendali surat dan penata arsip atau penerima dan pencatat surat serta LD kuning lembar ke-2 (kedua) dalam lemari katalog. j. penerima dan pencatat surat bertugas : 1. menerima surat yang telah didisposisi Kepala Dinas atau Wakil Kepala Dinas kepada CTU pengolah dari Sekpim beserta LP putih lembar ke-2 (kedua);

19 2. memaraf LP putih lembar kedua dan mengembalikan kepada Sekpim; 3. menyampaikan surat dan LD kuning lembar ke-1 (kesatu) kepada Sekpeng CTU Pengolah dengan menggunakan LP putih lembar kesatu dan lembar ketiga sebagai sarana pengiriman; 4. menerima kembali LP putih lembar ke-1 (kesatu) yang telah diparaf Sekpeng CTU pengolah; 5. menyimpan LP putih lembar ke-1 (kesatu) dalam lemari katalog, k. pengendali surat dan penata arsip bertugas : 1. menerima surat yang telah didisposisi Kepala Dinas atau Wakil Kepala Dinas dari Sekpim beserta LP putih lembar ke-2 (kedua); 2. menerima dokumen pelayanan dari pengarah surat; 3. memaraf LP putih lembar ke-2 (kedua) dan mengembalikan kepada Sekpim; 4. menyampaikan surat perlu jawaban LD kuning lembar ke-1 (kesatu) serta dokumen pelayanan kepada Sekpeng CTU Pengolah dengan menggunakan KK masuk lembar ke-1 (kesatu) dan ke-2 (kedua) sebagai sarana pengiriman; 5. menyimpan KK masuk lembar ke-1 (kesatu) yang telah diparaf Sekpeng CTU pengolah dalam lemari katalog. I. Sekpeng CTU pengolah bertugas : 1. menerima berupa : a) surat perlu jawaban beserta KK surat masuk rangkap 2 (dua) dari pengendali surat dan penata arsip; b) surat tidak perlu jawaban beserta LP putih lembar ke-1 (kesatu) dan lembar ke-3 (ketiga) dari penerima dan pencatat surat. 2. memaraf berupa : a) KK surat masuk lembar ke-1 (kesatu) dan mengembalikannya kepada pengendali surat dan penata arsip; b) LP putih lembar kesatu dan mengembalikannya kepada penerima dan pencatat surat. 3. melampirkan LD putih rangkap 2 (dua); 4. menyimpan KK masuk lembar ke-2 (kedua) dan LP putih lembar ke-3 (ketiga) dalam lemari katalog.

20 m. pimpinan CTU pengolah bertugas 1. menerima dan meneliti surat dari Sekpeng; 2 memberikan disposisi pada LD putih; 3. mengembalikan surat yang telah didisposisi kepada Sekpeng CTU pengolah. n. Sekpeng CTU pengolah bertugas : 1. menerima kembali surat beserta LD putih rangkap 2 (dua) telah didisposisi oleh pimpinan CTU Pengolah; 2. melepas LD putih lembar ke-2 (kedua) dari surat dan menyatukan LD putih lembar ke-1 (kesatu) pada surat dan meneruskan surat tidak perlu jawaban dengan menggunakan LP putih 1 (satu) lembar serta meneruskan surat perlu jawaban dengan menggunakan KK masuk lembar ke-2 (kedua) kepada pengolah surat; 3. menyimpan LD putih lembar ke-2 (kedua) serta LP putih dan masuk lembar ke-2 (kedua) dalam lemari katalog. o. pengolah surat bertugas : 1 menerima surat dari Sekpeng CTU pengolah; 2. memproses surat sesuai dengan disposisi pimpinan. Pasal 20 Dalam hal surat rahasia setelah diketahui oleh yang berhak menerima ternyata bukan rahasia pengurusan selanjutnya mengikuti ketentuan pengurusan surat perlu jawaban atau surat tidak perlu jawaban. Pasal 21 Bagan prosedur pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 sesuai yang pada Lampiran Peraturan Gubernur ini. BAB V PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS Bagian Kesatu Teknis Pembuatan Naskah Dinas Pasal 22 (1) Konsep naskah dinas penting seperti Peraturan, keputusan, instruksi surat edaran dan surat-surat penting lainnya, yang disusun oleh CTU pengonsep atau pejabat lain yang ditunjuk, baik atas perintah Kepala Dinas maupun atas inisiatif sendiri, dituangkan dalam blanko perbal, dengan ketentuan sebagai berikut.

21 a. jika materi naskah dinas melibatkan beberapa CTU maka semua pimpinan CTU yang terkait harus ikut memberikan pertimbangan dengan cara membubuhkan paraf pada kolom pemaraf serta dan setiap pemarafan harus dilengkapi dengan tanggal pemarafan; b. setiap terjadi perubahan, maka pejabat yang mengadakan perubahan harus membubuhkan paraf dan tanggal pemarafan pada perubahan tersebut. (2) Konsep perbal naskah dinas yang telah diparaf/disetujui oleh pejabat Penandatangan selanjutnya diberikan nomor dan tanggal surat oleh Pengendali Surat dan penata arsip serta diketik rapi dengan ketentuan sebagai berikut: a. naskah dinas diketik sebanyak instansi yang akan dikirim ditambah dengan 2 (dua) eksemplar yaitu satu eksemplar untuk disimpan dalam perbal sebagai pertinggal dan satu eksemplar lagi untuk CTU pengonsep; b. apabila perlu perbanyakan ketikan net dapat dilakukan dengan fotokopi; c. naskah dinas asli diketik dengan menggunakan kertas ukuran A4, dan sesuai dengan perkembangan teknologi, pengetikan dapat dilakukan dengan komputer; d. untuk membedakan yang asli dan tembusan dapat digunakan stempel ASLI dan stempel TEMBUSAN ditempatkan pada sudut kiri atas, dengan posisi miring; e. bentuk dan format naskah dinas disesuaikan dengan pedoman tata naskah dinas; f. sebelum diajukan kepada Kepala Dinas untuk dimintakan tanda tangan, maka naskah dinas harus diperiksa/ditaklik; g. pemeriksaan mengenai kebenaran materi dilakukan oleh pimpinan CTU pengonsep dengan membubuhkan paraf sebelah kiri nama jabatan dan memaraf perbal pada kolom "Net telah disetujui oleh Unit/Sub Unit/CTU pengonsep"; h. pemeriksaan redaksional dan pengetikan dilakukan oleh pelaksana sehari-hari ITU dan diparaf oleh pimpinan ITU di sebelah kanan nama jabatan Kepala Dinas. (3) Ketikan net naskah dinas diajukan kepada pejabat penanda tangan untuk dimintakan tanda tangan, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut. a. tembusan naskah dinas yang akan dijadikan pertinggal (arsip), ditempatkan paling atas;

22 b. Kepala Dinas menandatangani asli naskah dinas dan calon pertinggal atau tembusan yang dianggap perlu, sedangkan tembusan lainnya dapat menggunakan stempel tanda tangan. Pasal 23 (1) Penulisan nama jabatan dan tempat pemarafan ditulis sebagai berikut: (X) KEPALA DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN PROVINSI DKI JAKARTA, (xx) NAMA JELAS NIP (2) Paraf pimpinan CTU pengonsep pada sebelah kiri nama jaba' Kepala Dinas (x) dan paraf pimpinan ITU pada sebelah kanan nama jabatan Kepala Dinas (xx); (3) Pemarafan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan pada lembar tembusan yang akan dijadikan pertinggal. Bagian Kedua Penomoran Naskah Dinas Pasal 24 Penomoran semua naskah dinas dilakukan oleh ITU dalam hal ini pengendali surat dan penata arsip. Pasal 25 (1) Penomoran naskah dinas untuk surat keluar terdiri dari c komponen, yaitu nomor urut dan kode klasifikasi, yang dibatasi dengan garis miring. (2) Penulisan nomor surat keluar dan kode klasifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis sebagai berikut.

23 (3) Nomor surat keluar dicatat dalam buku nomor surat keluar, dengan kolom-kolom : nomor urut, kode klasifikasi, tanggal dan nomor surat, isi ringkas, ditujukan kepada dan keterangan. (4) Penomoran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimulai pada awal bulan Januari dan berakhir pada akhir bulan Desember. Pasal 26 (1) Penomoran naskah dinas penting seperti peraturan, keputusan, instruksi, surat edaran, dan pengumuman dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut. a. penomoran peraturan, instruksi, seruan dan pengumuman terdiri atas dua komponen yaitu nomor urut dan tahun penetapan yang dibatasi dengan kata TAHUN dengan ketentuan penulisan sebagai berikut. Nomor xx TAHUN xxxx > XX : Nomor Urut XXXX : Tahun Penetapan b penomoran keputusan terdiri atas 2 (dua) komponen yaitu nomor urut dan tahun penetapan yang dibatasi dengan garis miring dengan ketentuan penulisan sebagai berikut. Nomor xx / xxxx XX XXXX : Nomor Urut : Tahun Penetapan c penomoran surat edaran terdiri dari 3 (tiga) komponen yaitu nomor urut tulisan SE dan tahun pembuatan yang masing-masing dibatasi dengan garis miring dengan ketentuan penulisan sebagai berikut. (2) Nomor peraturan, keputusan, instruksi, surat edaran, seruan dan pengumuman masing-masing dicatat dalam buku tersendiri. (3) Penomoran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimulai pada awal bulan Januari dan berakhir pada akhir bulan Desember.

24 Bagian Ketiga Penandatangan Naskah Dinas Pasal 27 (1) Pada dasarnya semua naskah dinas ditandatangani oleh Kepala Dinas (2) Apabila Kepala Dinas berhalangan, penandatangan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Wakil Kepala Dinas dengan ketentuan penulisan sebagai berikut. KEPALA DINAS KEBUDAYAAN DAN PERMUSEUMAN PROVINSI DKI JAKARTA, NAMA JELAS (Wakil) NIP (3) Wakil Kepala Dinas dapat menandatangani naskah dinas ata wewenang jabatannya sepanjang materinya tidak bersifat kebijaka dan berlaku intern dengan ketentuan penulisan sebagai berikut. WAKIL KEPALA DINAS KEBUDAYAAN DAN PERMUSEUMAN PROVINSI DKI JAKARTA, NAMA JELAS NIP (4) Kepala Dinas dapat mendelegasikan sebagian kewenangannya dalam hal penandatanganan naskah dinas kepada pejabat struktural ya 1^ ditunjuk, dan dibuat secara tertulis dengan keputusan Kepala Dinas. (5) Pengetikan nama jabatan yang diberi pendelegasian wewenang menandatangani naskah dinas atas nama Kepala Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (4) ditulis sebagai berikut. a.n. KEPALA DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN PROVINSI DKI JAKARTA KEPALA XXXXXXXXXXX, NAMA JELAS NIP

25 (6) Apabila ada naskah dinas yang menurut ketentuan harus ditandatangani oleh Kepala Dinas atas nama Gubernur, Kepala Dinas tidak dibenarkan melimpahkan kewenangan tersebut kepada siapapun. Pasal 28 Naskah Dinas yang bersifat kebijakan dan mengandung aspek yuridis harus ditandatangani oleh Kepala Dinas. Bagian Keempat Prosedur Pembuatan Naskah Dinas Pasal 29 Prosedur pembuatan naskah dinas adalah sebagai berikut. a. pengonsep bertugas : 1. menyiapkan konsep naskah dinas dalam blangko perbal lengkap dengan pengisiannya; 2. membubuhkan paraf dan tanggal paraf pada kolom "Dikerjakan Oleh"; 3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada pimpinan CTU pengonsep. b. pimpinan CTU pengonsep bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pengonsep; 2. mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom "Diperiksa Oleh" dan kolom "Pemaraf Serta"; 3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep. c. Sekpeng CTU pengonsep bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri yang sudah diparaf oleh pimpinan CTU pengonsep; 2. membubuhkan paraf dan tanggal paraf pada kolom "Diedarkan Oleh"; 3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepada Sekpeng CTU terkait dengan menggunakan LP putih sebagai sarana penyampaian.

26 d. Sekpeng CTU terkait bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta surat masuk dan inisiatif sendiri dengan LP putih dari Sekpeng CTU pengonsep; 2. memaraf LP putih dan mengembalikannya kepada Sekpeng CTU pengonsep; 3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pimpinan CTU terkait. e. pimpinan CTU terkait bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dari Sekpeng CTU terkait; 2. mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom pemaraf serta; 3. mengembalikan konsep perbal berikut berkas surat masuk u_>* perbal insiatif sendiri kepada Sekpeng CTU terkait. f. Sekpeng CTU terkait bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pimpinan CTU terkait; 2. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal insiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep dengan menggunakan LP putih sebagai sarana pengiriman. g. Sekpim Wakil Kepala Dinas bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta surat masuk dan inisiatif sendiri dengan LP putih dari Sekpeng CTU pengonsep; 2. memaraf LP putih dan mengembalikannya kepada Sekpeng C pengonsep; 3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Wakil Kepala Dinas. h. Wakil Kepala Dinas bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dari Sekpim Wakil Kepala Dinas; 2. mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom pemaraf serta; 3. mengembalikan konsep perbal berikut berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim Wakil Kepala Dinas.

27 i. Sekpim Wakil Kepala Dinas bertugas 1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari Sekpim Wakil Kepala Dinas; 2. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep dengan menggunakan LP putih sebagai sarana pengiriman. j. Sekpeng CTU pengonsep bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari Sekpim Wakil Kepala Dinas. 2. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunaklan KK masuk lembar kedua setelah terlebih dahulu menuliskan kata-kata "beserta konsep perbal/lampiran" pada kolom keterangan, kemudian memaraf. Dalam hal konsep perbal bukan merupakan jawaban surat masuk (perbal inisiatif sendiri) maka penyampaiannya dengan menggunakan LP putih rangkap 3 (tiga); 3. menyimpan LP putih atau KK masuk lembar kesatu dalam lemari katalog setelah ditukar dengan KK masuk lembar ke-2 (kedua). k. pengendali surat dan penata arsip bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dari Sekpeng CTU pengonsep beserta KK masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih 3 (tiga rangkap); 2. mencabut KK masuk dan perbal inisiatif sendiri lembar keri (kesatu) dan menuliskan kata-kata yang sama seperti pada KK masuk lembar kedua kemudian memaraf; 3. menyerahkan KK masuk lembar ke-1 (kesatu) atau LP putih lembar ke-1 (kesatu) kepada Sekpeng CTU pengonsep; 4. menyampaikan konsep perbal beserta berkas masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pelaksana sehari-hari ITU. I. Pelaksana sehari-hari ITU betugas : 1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dan pengendali surat dan penata arsip; 2. mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom pemaraf serta, bagian yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan pada sisi sebelah kiri; 3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pimpinan ITU.

28 m. pimpinan ITU bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pelaksana sehari-hari ITU; 2. memaraf perbal dan membubuhkan tanggal paraf pada kolom pemaraf serta sisi sebelah kanan; 3. menyampaikan konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan penata arsip. n. pengendali surat dan penata arsip bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari pimpinan ITU; 2. mengisi tanggal pada kolom "Diajukan pada tanggal " dengan tanggal pemarafan pimpinan ITU; 3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk da.i perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim dengan menggunakan KK masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-2 (kedua) dan ke-3 (ketiga) sebagai sarana pengiriman; 4. menyimpan KK masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ketiga dalam lemari katalog. o. Sekpim bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dengan KK masuk lembar kedua atau LP putih lembar kedua dan ketiga dari pengendali surat dan penata arsip; 2. memaraf KK masuk lembar kedua pada kolom diteruskan atau LP putih lembar ketiga dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip; 3. menyampaikan konsep perbal beserta berkas surat masuk kepa^w pejabat penanda tangan; 4. menyimpan LP putih lembar kedua dalam lemari katalog, p. Pejabat penanda tangan bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta berkas surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dari Sekpim; 2. meneliti/mengoreksi konsep perbal dan membubuhkan paraf/tanggal pada kolom ditetapkan oleh; 3. menyerahkan konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif yang telah diparaf kepada Sekpim.

29 q. Sekpim bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri yang telah diparaf pejabat penanda tangan; 2. menyampaikan konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan LP putih lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-3 (ketiga) sebagai sarana pengiriman; 3. menyimpan LP putih lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-3 (ketiga) dalam lemari katalog setelah diparaf oleh pengendali surat dan penata arsip pada kolom "Diteruskan". r. pengendali surat dan penata arsip bertugas : 1. menerima konsep perbal beserta surat masuk dan perbal inisiatif sendiri dengan LP putih lembar ke-2 (kedua) atau LP lembar ke-3 (ketiga) Sekpim; 2. memaraf LP putih lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-3' (ketiga) pada kolom "Diteruskan" dan mengembalikan kepada Sekpim; 3. memberi nomor dan tanggal pada perbal; 4. membubuhkan paraf dan tanggal pada kolom "Dinomori Oleh"; 5. menyelesaikan proses pengetikan net, pengetikan net dapat dilakukan di ITU atau CTU pengonsep; 6. menyampaikan ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pelaksana sehari-hari ITU; 7. menyimpan ketikan net rangkap kesatu dan rangkap ke-3 (ketiga), s. Sekpeng CTU pengonsep bertugas : 1. menerima ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan konsep perbal beserta surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dan KK surat masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-2 (kedua) dari pengendali surat dan penata arsip; 2. memaraf KK surat masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-3 (ketiga) pada kolom pengolah dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip; 3. menyampaikan ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan konsep beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pimpinan CTU pengonsep.

30 t. pimpinan CTU pengonsep bertugas : 1. menerima ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif dari Sekpeng CTU pengonsep; 2. membubuhkan paraf ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan pada perbal di kolom "Net telah disetujui oleh unit/subunit/ctu pengonsep" pada sisi kiri nama jabatan penanda tangan surat; 3. mengembalikan ketikan net/rangkap ke-2 (kedua) yang telah diparaf dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Sekpeng CTU pengonsep. u. Sekpeng CTU pengonsep bertugas : 1. menerima ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari pimpinan CTU pengonsep; 2. menyampaikan ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan konsep per., beserta surat masuk kepada pengendali surat dan penata arsip, dengan menggunakan KK surat masuk atau perbal inisiatif sendiri lembar ke-1 (kesatu) sebagai sarana pengiriman; 3. menyimpan KK masuk lembar ke-1 (kesatu) atau LP putih lembar ke- 1 (kesatu) dalam lermari katalog setelah diparaf pengendali surat dan penata arsip pada kolom "Diteruskan". v. pengendali surat dan penata arsip bertugas : 1. menerima ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpeng CTU pengonsep; 2. memaraf KK masuk lembar ke-1 (kesatu) atau LP putih lembar kesatu pada kolom diteruskan dan mengembalikan kepada Sekpeng CTU pengonsep; 3. meneliti kelengkapan paraf pada ketikan net rangkap kedua baik paraf sisi kiri dan kanan nama jabatan penanda tangan maupun paraf hasil penaklikan pada setiap halaman net rangkap ke-2 (kedua); 4. mengambil ketikan net rangkap ke-1 (kesatu) dan ke-3 (ketiga) untuk digabung dengan ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dengan posisi ketikan net rangkap ke-2 (kedua) paling atas, serta membubuhkan stempel asli pada ketikan net rangkap ke-1 (kesatu) dan tembusan pada ketikan net rangkap ke-2 (kedua) dan ke-3 (ketiga); 5. menyampaikan ketikan net rangkap 3 (tiga) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim dengan menggunakan KK surat masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-3 (ketiga) sebagai sarana pengiriman.

31 w. Sekpim bertugas : 1. menerima ketikan net rangkap 3 (tiga) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari pengendali surat dan penata arsip; 2. memaraf KK surat masuk lembar ke-2 (kedua) atau LP putih lembar ke-3 (ketiga) pada kolom diteruskan dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip; 3. menyampaikan ketikan net rangkap 3 (tiga) dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pejabat penanda tangan. x. pejabat penanda tangan bertugas : 1. menerima ketikan net dan konsep perbal beserta berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpim; 2. menandatangani ketikan net rangkap 3 (tiga); 3. mengembalikan ketikan net rangkap 3 (tiga) yang telah ditandatangani beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada Sekpim. y. Sekpim bertugas : 1. menerima naskah dinas rangkap 3 (tiga), konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri; 2. menyampaikan naskah dinas rangkap 3 (tiga) beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri kepada pengendali surat dan penata arsip dengan menggunakan LP putih baru 1 (satu) lembar sebagai sarana pengiriman; 3. menyimpan LP putih baru dalam lemari katalog setelah diparaf oleh pengendali surat dan penata arsip. Bagan prosedur pembuatan naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 sesuai pada Lampiran Peraturan Gubernur ini. BAB VI PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR Pasal 31 (1) Pengiriman semua surat keluar melalui ITU. (2) ITU sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab atas penyampaian/pengiriman surat keluar tepat pada waktunya.

32 Pasal 32 Prosedur pengelolaan surat keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 adalah sebagai berikut. a. pengendali surat dan penata arsip bertugas : 5. menerima surat yang telah ditandatangani oleh pejabat penanda tangan beserta konsep perbal dan berkas surat masuk atau perbal inisiatif sendiri dari Sekpim; 6. memaraf LP putih 1 (satu) lembar pada kolom "Diteruskan" dan mengembalikan kepada Sekpim; 7. menggandakan surat keluar sebanyak yang dibutuhkan; 8. membubuhkan stempel pada surat; 9. mengisi KK keluar rangka 2 (dua); 10. menyampaikan surat (asli) dan perbal kepada pengirim surat dengan menggunakan KK keluar rangkap 2 (dua) sebagai sarana pengiriman. b. pengirim surat bertugas : 1. menerima surat (asli) dan perbal beserta KK keluar rangkap 2 (dua) dari pengendali surat dan penata arsip; 2. memaraf perbal pada kolom "Diterima Oleh Pengirim Surat" dan kolom "Dikirim Oleh" serta KK keluar rangkap 2 (dua) pada kolom "Diteruskan" dan mengembalikan kepada pengendali surat dan penata arsip; 3. menyiapkan/mengetik alamat pada sampul surat, stempel dan LP putih 1 (satu) lembar; 4. menyimpan LP putih dalam lemari katalog. c. pengendali surat dan penata arsip bertugas : 1. menerima kembali perbal dan KK keluar rangkap 2 (dua) dari pengirim surat; 2. memaraf kolom "Perbal dan Pertinggal Disimpan Oleh" pada perbal dan menuliskan tanggal pemarafan; 3. memaraf KK masuk lembar ke-2 (kedua) dan KK surat keluar lembar ke-1 (kesatu) dan ke-2 (kedua) pada kolom "Disimpan" sekaligus menuliskan kode lokasi penyimpanan berkas; 4. menyimpan berupa :