PENGELOLAAN SURAT DAN TATA PERSURATAN DALAM ARSIP

Transkripsi

1 PENGELOLAAN SURAT DAN TATA PERSURATAN DALAM ARSIP Ermawaty Arsiparis Muda Bagian Keuangan Unimed Abstrak Surat adalah sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya. Pengelolaan surat dalam suatu lembaga diategorikan atas dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Dalam sebuah lembaga/instansi baik negeri maupun swasta selalu berhubungan dengan surat-menyurat. Pada dasarnya banyaknya surat yang masuk maupun surat keluar perlu dilakukan penataan yang baik. Tata persuratan yang dilakukan dengan baik oleh sebuah lembaga/instansi dapat memudahkan lembaga/instansi tersebut dalam menemukan kembali surat-surat yang telah diarsipkan tersebut. Kata-kata Kunci : Pengelolaan, Surat, Tata Persuratan, Arsip A. Pendahuluan Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, bisnis, maupun kedinasan. Dalam menulis surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya adalah: bahasa yang digunakan mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi pesannya jelastegas-dan tidak bertele tele. Disamping itu, yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan adalah jangan lupa untuk mengunakan kertas yang masih bersih serta ukurannya sesuai dengan maksud dan tujuan pengiriman surat. Surat dinilai efektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu sampai kepada tujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim. Maka dari itu isi atau maksud dari surat itu harus terang dan jelas, dan tidak menimbulkan salah pengertian pada pihak penerima. Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut. Pengelolaan surat dan tata persuratan merupakan salah satu komponen penting dalam arsip, karena tata persuratan yang baik akan mendukung tugas-tugas pimpinan. Pada dasarnya suatu lembaga/instansi akan melakukan pengawasan yang ketat terhadap surat yang masuk ataupun surat yang keluar. Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan suratsurat dapat dikerjakan dalam bagian masingmasing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni

2 dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih baik. Pengelolaan surat baik berupa surat masuk maupun surat keluar haruslah dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan alur pelaksanaan. Banyaknya surat masuk maupun surat keluar yang diterima dan dikeluarkan oleh suatu lembaga/instansi haruslah ditata dan diarsipkan dengan baik. Seorang arsiparis yang memilki pengalaman tentu dapat menyortir mana surat yang perlu diarsipkan dan mana yang tidak.. B. Pembahasan 1. Pengurusan surat masuk Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. Prosedur Pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut : 1. Penyortiran surat Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/ instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat dipilah berdasarkan: a. Unit Organisasi Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan. b. Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dsb. c. Klasifikasi Pemilahan selanjutnya, terutama suratsurat dinas dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima). d. Kualifikasi Selanjutnya surat dikelompokkan menurut : Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), Surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), Surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), Surat biasa (kode B ). e. Urgensi Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat. Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk memudahkan dalam penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan. 2. Pembukaan sampul (amplop) surat. 3. Pengeluaran surat dari dalam sampul 4. Pembacaan isi surat 5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni

3 selalu dilakukan padasetiap terjadi pemindahan dan penyimpanan. 6. Penyampaian/Pendistribusian Surat Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi. 2. Pengurusan surat keluar Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Prosedur pengelolaan Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut: 1. Pembuatan konsep Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep. Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu: a. Penetapan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat. b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat. c. Mengetahui calon penerima surat. Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat. Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya. 2. Persetujuan konsep Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat. Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi. Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat. 3. Pemberian nomor surat 4. Pengetikan konsep Setelah konsep surat diaprove atau disetujui oleh atasan, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut; a. diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap b. dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan c. memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya. Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, barulah mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni

4 dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan. Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak. 5. Penanda tanganan surat Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya. Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya pada konsep surat tersebut. 6. Pemberian cap Stempel 7. Pencatatan surat keluar Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan. Semua surat keluar perlu dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah: a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat b. untuk mengontrol surat yang keluar c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar 8. Pengiriman surat Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu; a. dikirim oleh petugas pengiriman surat b. dikirim melalui jasa pengiriman surat Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman. Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya, yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim. Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu; a. Perum Pos dan Giro b. Perum Telekomunikasi c. Swasta 3. Tata persuratan Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup Arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan. Pembakuan elemen-eleman dalam tata persuratan tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah : a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan. b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya. d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan. Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun publik akan menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam organisasi tersebut. Sehingga masingmasing dalam membuat surat tidak menurut Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni

5 selera masing-masing. Dalam hal ini ditentukan jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum maupun formulir. Masingmasing ditentukan juga formatnya. Contoh surat korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala Surat (logo,nama dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat lampiran, hal dan alamat yang dituju; 2) batang tubuh (pembuka, isi pokok dan penutup); dan kaki surat (jabatan penandatangan, nama, tembusan dan cap).pembakuan ini penting dalam menciptakan efisien dan efektifitas. Bukan sekedar menjadi pedoman tetapi sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat. Sebagai contoh penendatanganan surat. Betapa repotnya kalau semua surat harus ditandatangani pimpinan tertinggi. Tetapi apabila ada pedoman tentang pendelegasian wewenang penandatanganan surat, hal tersebut akan lebih memudahkan serta lebih efisien. C. Penutup Adapun kesimpulan dari hasil tulisan tersebut diatas bahwa surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan.surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan untuk itu segala bentuk surat merupakan bukti dari sebuah rekaman arsip yang perlu dilakukan pengelolaan dan penataan yang baik. Terciptanya pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang standar, serta system yang baku, aplikatif dan efisien. Pengelolaan surat terdiri dari pengurusan surat masuk dan surat keluar dimana surat masuk merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri atas : 1. Penyortiran surat 2. Pembukaan sampul (amplop) surat. 3. Pengeluaran surat dari dalam sampul 4. Pembacaan isi surat 5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk 6. Penyampaian/Pendistribusian Surat Untuk tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat keluar terdiri dari : 1. Pembuatan konsep 2. Persetujuan konsep 3. Pemberian nomor surat 4. Pengetikan konsep 5. Penanda tanganan surat 6. Pemberian cap Stempel 7. Pencatatan surat keluar 8. Pengiriman surat Pengelolaan surat yang dilakukan sesuai dengan alur pelaksaanaan tentu akan tepat sasaran dan memiliki daya guna yang bermanfaat. Selain pengelolaan surat, suatu instansi/lembaga juga perlu melakukan tata persuratan apabila dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah : a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan. b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya. d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan. Selain itu untuk memaksimalkan tugas dari suatu lembaga/instansi dalam hal menangani surat-menyurat agar mendukung nilai kearsipan bagi intansi/lembaga yang bersangkutan maka perlu ditingkatkan kualitas kinerja tenaga kearsipan, pengadaaan pelatihan bagi tenaga arsiparis serta daya Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni

6 dukung pimpinan untuk menciptakan kinerja yang baik bagi bawahannya. Dengan demikian dapat tercipta suatu lembaga/ instansi yang berkualitas dalam hal penanganan surat-menyurat serta memudahkan pimpinan dalam hal mengambil sebuah keputusan. Daftar Pustaka ANRI Modul manajemen persuratan dan formulir Edisi revisi. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia Burhanuddin Peranan dan fungsi tata persuratan dan kearsipan dalam mendukung Tugas-tugas pimpinan. Gunung Kidul : Makalah Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian Brata, W Thomas Surat Bisnis Modern. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Finoza, Lamuddin Aneka Surat Statuta, Laporan, Dan Notula. Seri Korespondensi Indonesia 2. Jakarta: Mawar Gempita Laksmi Tata Persuratan di Perguruan Tinggi. Depok: Universitas Indonesia Sulistyo,Basuki Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Widjaja,A.W Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Press Pelangi Pendidikan, Vol. 20 No. 1 Juni