BAB 3 ANALISIS ARSITEKTUR YANG SEDANG BERJALAN DAN PERENCANAAN MANAJEMEN

Transkripsi

1 38 BAB 3 ANALISIS ARSITEKTUR YANG SEDANG BERJALAN DAN PERENCANAAN MANAJEMEN 3.1 Current Enterprise Architecture Visi Perusahaan 1. Pemimpin pasar di Indonesia dengan pangsa pasar 40%. Memimpin semua segmen & area. 2. Kepuasan pelanggan terbaik Misi Perusahaan 1. Menyediakan produk-produk yang sesuai bagi pelanggan Indonesia 2. Memberikan pengalaman terbaik dalam memiliki mobil 3. Meningkatkan nilai tambah PT. ASD bagi para stakeholder melalui : a. Mengembangkan kompetensi SDM b. Komunikasi dan kolaborasi yang efektif dengan pemasok, dealer utama, dan dealer-dealer. c. Biaya operasi yang efektif dan efisien 4. Memberikan komitmen kami untuk tata kelola perusahaan yang baik dan Corporate Social Responsibility (CSR) Sejarah Perusahaan PT. ASD diresmikan pada tanggal 12 April Peranan PT. ASD semula hanya sebagai importir kendaraan saja, namun setahun kemudian sudah berfungsi sebagai distributor. Pada tanggal 31 Desember 1989, PT. ASD melakukan merger bersama tiga perusahaan antara lain (nama perusahaan disamarkan) : 38

2 39 1. PT AAA (Pabrik perakitan, didirikan tahun 1973) 2. PT BBB (Pabrik komponen body, didirikan tahun 1976) 3. PT CCC (Pabrik mesin, didirikan tahun 1982) Gabungan semuanya diberi nama PT. ASD. Merger ini dilakukan guna menyatukan langkah dan efisiensi dalam menjawab tuntutan akan kualitas serta menghadapi ketatnya persaingan di dunia otomotif. Selama lebih dari 30 tahun PT. ASD telah memainkan peranan penting dalam pengembangan industri otomotif di Indonesia serta membuka lapangan pekerjaan termasuk dalam industri pendukungnya Analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi) POLITIK a. Regulasi yang mendukung kegiatan perusahaan otomotif dengan mendirikan daerah industri b. Harga bahan bakar, harga komoditas yang ditetapkan SOSIAL PT. ASD membangun yayasan sosial untuk kontribusi kearah pendidikan, green lifestyle melakukan edukasi mengenai green living. EKONOMI a. Kontribusi ke Negara dengan pajak yang terjadi dari penjualan b. Daya beli masyarakat c. Pengaruh inflasi TEKNOLOGI a. Teknologi yang digunakan telah terintegrasi dan telah berkerja online secara real time karena telah menggunakan SAP. Tabel 3.1 Analisis PEST Pada PT. ASD

3 40 Faktor Ancaman/peluang Solusi Peranan SI/TI Politik Regulasi yang mendukung kegiatan perusahaan otomotif dengan mendirikan daerah industry. Harga bahan bakar, harga komoditas yang ditetapkan. Ekonomi Kontribusi ke Negara dengan pajak yang terjadi dari penjualan Daya beli masyarakat Pengaruh inflasi Sosial PT. ASD membangun yayasan sosial untuk kontribusi kearah pendidikan, green lifestyle melakukan edukasi mengenai green living. Memperbaiki hubungan dengan para supplier agar mendapat harga komoditas yang lebih murah. Memperhatika n ekonomi global dengan terus memantau perubahan kurs mata uang Meningkatkan edukasi mengenai green living dengan berbagai workshop dan menjadi perusahaan otomotif yang sangat peduli terhadap E-SCM Extranet, intranet, e- mail Tidak ada pengaruh yang signifikan

4 41 lingkungan Teknologi Teknologi yang digunakan di PT. ASD telah terintegrasi dan telah berkerja online secara real time karena telah menggunakan SAP. Terus mengikuti perkembangan teknologi terbaru untuk memperkuat posisi di dalam persaingan antar industri otomotif DSS, Expert System, E- CRM Tabel 3.2 Analisis PEST Pada PT. ASD

5 Analisis Porter Ancaman Masuknya Pendatang Baru Tidak ada ancaman pendatang baru Kekuatan Tawar- Menawar Pembeli Konsumen pribadi Ancaman Industri Sejenis Semua perusahaan otomotif roda empat Kekuatan Tawar- Menawar Pemasok PT. DEF PT. XYX Ancaman Produk Subtitusi Transportasi Massal Kendaraan roda dua Gambar 3.1 Analisis Porter Pada PT. ASD Penjelasan : 1. Ancaman Masuknya Pendatang Baru Masuknya pendatang baru akan menimbulkan sejumlah implikasi bagi perusahaan yang sudah ada, misalnya terjadinya perebutan pangsa pasar, serta perebutan sumber daya produksi bagi perusahaan yang telah ada. Namun, ini merupakan keuntungan bagi PT. ASD dikarenakan perusahaan tidak mempunyai ancaman dari pendatang baru. 2. Ancaman Industri Sejenis Persaingan dalam industri akan mempengaruhi kebijakan dan kinerja perusahaan. PT. ASD mempunyai persaingan yang bergerak dalam

6 bidang yang sama yaitu semua perusahaan yang bergerak dalam bidang otomotif roda empat Ancaman Produk Substitusi Perusahaan-perusahaan yang berada dalam suatu industri tertentu akan bersaing pula dengan produk/jasa pengganti. Walaupun karakteristiknya berbeda, barang subtitusi dapat memberikan fungsi atau jasa yang sama. Produk subtitusi pada PT. ASD yaitu produk yang bergerak dalam bidang otomotif roda dua dan kendaraan yang bersifat sebagai transportasi massal. 4. Kekuatan Tawar-Menawar Pembeli Para pembeli, dengan kekuatan yang mereka miliki, mampu mempengaruhi perusahaan untuk menurunkan harga produk, meningkatkan mutu dan pelayanan, serta mengadu perusahaan dengan kompetitornya. Pembeli produk PT.ASD berasal dari konsumen pribadi dan perusahaan. 5. Kekuatan Tawar-Menawar Pemasok Pemasok dapat mempengaruhi industri lewat kemampuan mereka menaikkan harga atau mengurangi kualitas produk atau servis. Pada PT. ASD mempunyai beberapa pemasok yaitu PT. DEF dan PT. XYX (nama perusahaan disamarkan).

7 Value Shop Kegiatan Pendukung : Infrastruktur, SDM, Teknologi Organisasi Sumber Daya Luar Pengelolaan Pengetahuan Temukan Solusi Jitu Tangkap Peluang dan Tantangan D I V Kegiatan Pemasaran dan atau Sosialisasi I S Sumber Penyediaan Rancangan Implementasi I Daya Luar Sumber Implementasi Data Gambar 3.2 Analisis Value Shop Pada PT. ASD Value Shop merupakan salah satu metode yang digunakan untuk mengidentifikasi dan menganalisis masalah yang terjadi pada internal perusahaan dan dapat ditemukan sebuah solusi. 1. Divisi Merupakan fokus masalah yang ada pada divisi corporate planning. Dimana divisi corporate planning harus dapat menyediakan pembantu strategi yang jitu dan mengintegrasikannya dengan strategi perusahaan. Penyediaan expert system disini dapat membantu divisi corporate planning untuk dapat memberikan strategi

8 45 pendukung yang lebih akurat dan relevan terhadap pengaruh eksternal yang berdampak pada strategi divisi internal dari PT. ASD. 2. Menangkap peluang dan juga tantangan Berdasarkan analisa yang telah dilakukan pada perusahaan, terdapat beberapa peluang dan juga tantangan. PT. ASD sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang otomotif memiliki image branding yang sangat kuat dikalangan masyarakat, didukung dengan banyaknya dealer yang tersebar diberbagai pelosok Indonesia. Saat ini PT. ASD sudah banyak memiliki pesaing produk-produk otomotif, maka dari itu perusahaan selalu melakukan inovasi terhadap produk yang diciptakan dan menyesuaikan dengan kebutuhan konsumen dengan seiring berjalannya waktu. Salah satu contohnya adalah dengan pembuatan mobil hemat bahan bakar untuk permasalahan macet yang ada di Jakarta. 3. Temuan solusi jitu Setiap perusahaan pasti memiliki masalah yang datang dari dalam ataupun dari lingkungan luar. Tetapi, setiap masalah pasti memiliki jalan keluarnya atau solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Hasil dari wawancara yang telah dilakukan, dapat disimpulkan solusinya yaitu dengan menerapkan metode enterprise architecture didalam perusahan, dan juga menggunakan expert system dalam membuat suatu keputusan. 4. Pengelolaan pengetahuan ataupun pencarian knowledge Dari analisa yang telah dibuat, ketika terjadi suatu permasalahan yang tidak bisa diselesaikan oleh divisi, supplier dan dealer yang ada pada perusahaan maupun referensi yang dimiliki pihak perusahaan, maka akan dilakukan meeting untuk brainstorming solusi dari masalah yang terjadi. 5. Pencarian knowledge eksternal Merupakan proses dimana apabila perusahaan tidak bisa memecahkan masalah yang ada pada perusahaan maka pihak perusahaan menggunakan pihak eksternal seperti konsultan. Pihak konsultan tersebut akan meneliti masalah yang terjadi dan akan memberikan saran atau masukkan dalam penyelesaian masalah yang terjadi. Selain konsultan pihak perusahaan juga masih mengandalkan pihak eksternal perusahaan contohnya dengan bertanya kepada mantan karyawan yang sudah tidak lagi bekerja pada perusahaan. Untuk memecahkan masalah tersebut telah dibuat

9 46 suatu solusi agar membuat sistem database knowledge management untuk menghimpun knowledge yang dimiliki mantan karyawan perusahaan. 6. Penyediaan Sumber Daya Untuk menyediakan sumber daya yang digunakan, perusahaan memerlukan penyedia keuangan yang dimana penyedia keuangan tersebut bisa menyediakan kebutuhan kebutuhan berupa teknisi, hardware dan software. 7. Kegiatan pemasaran dan atau sosialisasi Sebelum mengimplementasi strategi yang sudah dirancang oleh divisi corporate planning, perusahaan perlu melakukan sosialisasi bagi para divisi yang terkait agar para divisi tersebut mampu melaksanakan strategi yang telah dibuat. Dari pengalaman yang telah dilakukan perusahaan, dalam mensosialisasikan penggunaan sistem baru adalah dengan memberikan para eksekutif waktu untuk beradaptasi dengan perubahaan yang terjadi dan tetap dibimbing oleh para bawahannya yang telah menjalani training penggunaan sistem. 8. Rancangan implementasi Merupakan proses dimana dilakukannya realisasi mengenai kebutuhan yang dibutuhkan dari hasil strategi yang dibuat sehingga kedepannya strategi tersebut bisa diimplementasikan. Rancangan implementasi yang sudah dibuat didokumentasikan dalam bentuk EA Framework untuk waktu beberapa tahun kedepan. 9. Implementasi Merupakan proses akhir dimana dilakukannya implementasi dari strategi yang sudah dibuat bagi para divisi Strategic Goals & Initiatives (S-1) Strategic Plan PT. ASD memiliki strategi perusahaan yaitu melakukan integrasi terhadap strategi dari tiap divisi supaya dapat mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan dan menambah pangsa pasar yang lebih luas. Tujuan perusahan adalah menginginkan produknya tersebar luas dengan ukuran market share dan kepuasan pelanggan.

10 47 (S-2) SWOT Analysis 1. Strength : a. Secara global merupakan perusahaan besar karena terkenalnya nama perusahaan di mata masyarakat (image branding yang kuat). b. Untuk produk, kepuasan pelanggan masih di dalam 10 besar dari tiap otomotif. c. Jaringan untuk distribusinya luas, meliputi Sumatra dan Papua. d. Service untuk tiap produk berkala merupakan salah satu program after sales service yang dapat memuaskan costumer. 2. Weakness : a. Belum menggunakan metode enterprise architecture. b. Belum menggunakan expert system. c. Belum terorganisirnya penyimpanan informasi strategi. 3. Opportunities : a. Dealer yang banyak tersebar diberbagai pelosok Indonesia. b. Pertumbuhan industri otomotif yang terus meningkat karena selalu adanya inovasi-inovasi dan teknologi baru yang terus berkembang baik dalam penggunaan bbm, dan lain-lain. c. Peluang yang besar dalam negara ekonomi berkembang. 4. Threat : a. Dari pesaing. b. Banyaknya pilihan untuk konsumen. c. Harga bbm naik berpengaruh terhadap kebijakan pemerintah dan aktifitas politik. Pada analisis SWOT diperlukan beberapa langkah yang dilakukan pada perusahaan supaya mengetahui pada tingkat mana perusahaan berada dan juga menemukan solusi-solusi dari kelemahan perusahaan serta ancaman yang datang. Berikut langkah-langkah analisis yang dilakukan.

11 48 A. Analisis Matriks SWOT IFAS EFAS OPPORTUNITIES 1. Dealer yang banyak tersebar diberbagai pelosok Indonesia. 2. Pertumbuhan industri otomotif yang terus meningkat karena selalu adanya inovasi dan teknologi baru yang terus berkembang baik dalam penggunaan bbm, dan lain- STRENGTH 1. Secara global merupakan perusahaan besar karena terkenalnya nama perusahaan di mata masyarakat (image branding yang kuat) 2. Untuk produk, kepuasan pelanggan masih di dalam 10 besar dari tiap otomotif. 3. Jaringan untuk distribusinya luas, meliputi Sumatra dan Papua. 4. Service untuk tiap produk berkala merupakan salah satu program after sales service yang dapat memuaskan costumer. (S1,S3,O1,O2) Terus melakukan ekpansi keseluruh daerah Nusantara untuk mendapatkan pelanggan baru (S4,O2) Meningkatkan layanan after sales untuk teknologi kendaraan yang semakin modern WEAKNESS 1. Belum menggunakan metode enterprise architecture. 2. Belum menggunakan expert system. 3. Belum terorganisirnya penyimpanan informasi strategi. (W1,O2) Penilaian lebih baik dalam pengeluaran biaya implementasi teknologi dengan kinerjanya karena adanya enterprise architecture (W3,O2) Organisir yang lebih baik sehingga dapat

12 49 lain. 3. Peluang yang besar dalam Negara ekonomi berkembang THREAT 1. Dari pesaing 2. Banyaknya pilihan untuk konsumen 3. Harga bbm naik berpengaruh terhadap kebijakan pemerintah dan aktifitas politik (S1,T1) Memperkuat posisi branding agar pelanggan tidak lari ke produk lain (S3,T2) Menangkap pelanggan-pelanggan di daerah dengan tingkat kompetitif yang rendah memudahkan dalam pencariannya untuk pengambilan keputusan (W3,W2,T2) Menggunakan sistem aplikasi expert system untuk menentukan keputusan-keputusan terbaik untuk perusahaan. (S2,S4,T3) Menjaga tingkat kepuasan konsumen dengan memberikan produk dan service terbaik sebagai keunggulan kompetitif dari para pesaing Tabel 3.3 Analisis Matriks SWOT Pada PT. ASD Dari hasil analisis yang terdapat pada tabel analisis matriks SWOT kami membuat beberapa strategi baru untuk PT. ASD yaitu : 1. SO - Terus melakukan ekpansi keseluruh daerah Nusantara untuk mendapatkan pelanggan baru. 2. SO - Meningkatkan layanan after sales untuk teknologi kendaraan yang semakin modern. 3. WO - Penilaian lebih baik dalam pengeluaran biaya implementasi teknologi dengan kinerjanya karena adanya enterprise architecture. 4. WO - Organisir yang lebih baik sehingga dapat memudahkan dalam pencariannya untuk pengambilan keputusan. 5. WT Menggunakan sistem aplikasi expert system untuk menentukan keputusan-keputusan terbaik untuk perusahaan.

13 50 6. ST - Memperkuat posisi branding agar pelanggan tidak lari ke produk lain. 7. ST - Menangkap pelanggan-pelanggan di daerah dengan tingkat kompetitif yang rendah. 8. ST - Menjaga tingkat kepuasan konsumen dengan memberikan produk dan service terbaik sebagai keunggulan kompetitif dari para pesaing. B. Matriks Faktor Strategi Eksternal FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL BOBOT RATING BOBOT X RATING OPPORTUNITIES Dealer yang banyak tersebar diberbagai pelosok Indonesia. Pertumbuhan industri otomotif yang terus meningkat karena selalu adanya inovasi dan teknologi baru yang terus berkembang baik dalam penggunaan bbm, dan lain-lain 0, ,15 4 0,60 Peluang yang besar dalam Negara ekonomi 0,10 2 0,20 berkembang. TOTAL OPPORTUNITIES 0,50 1,8 THREAT Dari pesaing Banyaknya pilihan untuk konsumen Harga bbm naik berpengaruh terhadap kebijakan pemerintah dan aktifitas politik 0,20 1 0,2 0,20 1 0,2 0,10 3 0,3 TOTAL THREAT 0,50 0,7 TOTAL EFAS 1 2,5 Tabel 3.4 Analisis Faktor Strategi Eksternal Pada PT. ASD

14 51 C. Matriks Faktor Strategi Internal FAKTOR STRATEGI INTERNAL BOBOT RATING BOBOT X RATING STRENGTH Secara global merupakan perusahaan besar karena terkenalnya nama PT. ASD di mata masyarakat (image branding yang kuat) Untuk produk, kepuasan pelanggan masih di dalam 10 besar dari tiap otomotif. Jaringan untuk distribusinya luas, meliputi Sumatra dan Papua. Service untuk tiap produk berkala merupakan salah satu program after sales service yang dapat memuaskan costumer. 0,15 2 0,20 0,19 2 0,20 0,20 3 0,54 0,13 2 0,20 TOTAL STRENGTHS 0,67 1,14 WEAKNESS Belum menggunakan metode enterprise architecture 0,13 1 0,13 Belum menggunakan expert system 0,11 1 0,11 Belum terorganisirnya penyimpanan informasi 0,09 1 0,09 strategi. TOTAL WEAKNESS 0,33 0,33 TOTAL IFAS 1 1,47 Tabel 3.5 Analisis Faktor Strategi Internal Pada PT. ASD

15 52 D. Diagram SWOT Melalui tabel analisis matriks SWOT dapat diketahui posisi strategi mana yang mendukung perusahaan melalui perhitungan sebagai berikut. Titik Y = Opportunities Threat = 1,8 0,7 = 1,1 Titik X = Strength Weakness = 1,14 0,33 = 0,81 Gambar 3.3 Diagram SWOT Pada PT. ASD Dari hasil perhitungan analisis matriks SWOT perusahaan berada pada posisi kuadran I yaitu mendukung strategi agresif, dimana kekuatan dan peluang dalam perusahaan lebih unggul dibandingkan dengan kelemahan dan ancaman perusahaan.

16 53 (S-3) Concept of Operations Scenario Dealer, supplier dan tiap divisi yang ada di dalam PT. ASD akan memberikan strategi ke bagian corporate planning. Dealer akan memberikan strategi penjualan. Untuk direktorat finance and administration support divisi finance and administration akan memberikan strategi keuangan, divisi vehicle logistic akan memberikan strategi distribusi produk, dan divisi training centre memberikan strategi mengenai pelatihan dan training untuk karyawan. Sementara direktorat Marketing divisi marketing akan memberikan strategi pemasaran, divisi sales akan memberikan strategi permintaan dan supply produk, divisi customer service akan memberikan strategi komunikasi pelanggan, divisi service parts logistic memberikan strategi inventory, divisi technical service akan memberikan strategi teknis. Setelah tiap divisi memberikan strateginya ke bagian corporate planning, maka bagian ini akan menetapkan strategi pendukung short term dan long term. Strategi pendukung kemudian akan diberikan kepada divisi-divisi guna membantu mencapai tujuan utama strategi tiap divisi. Corporate planning akan memonitor strategi berjalan tiap divisi apakah dapat mencapai tujuan utama strategi atau tidak. Setiap akhir tahun tiap divisi memberikan laporan hasil pencapaian strategi ke corporate planning. Setelah menerima laporan hasil pencapaian strategi, maka akan dilakukan evaluasi terhadap kinerja tiap divisi yang akan menjadi tolak ukur perusahaan dalam menilai kinerja perusahaan secara keseluruhan.

17 54 (S-4) Concept of Operations Diagram Gambar 3.4 Concept of Operations Diagram Pada PT. ASD Berikut ini merupakan penjelasan mengenai alur yang terjadi pada gambar diatas. 1. Divisi, dealer, dan supplier akan memberikan strategi pada corporate planning melalui meeting atau mengirim melalui Divisi corporate planning akan membuat strategi pendukung yang akan membantu divisi, supplier dan dealer mencapai tujuan dari strategi utama serta memonitor berjalannya strategi. 3. Divisi, supplier dan dealer PT. ASD memberikan laporan hasil pencapaian strategi yang telah dilaksanakan selama satu periode yang akan dievaluasi oleh divisi corporate planning.

18 55 (S-5) Balanced Scorecard Perspektif Tujuan Strategi Ukuran Strategi Target Bobot Aktual Score Keuangan Meningkatkan Pengukuran terhadap keuntungan dan aliran kas yang laba dari PT. ASD. masuk dan modal yang dikeluarkan. Pelanggan Meningkatkan Jumlah pelanggan layanan service yang bertambah dan kepada pelanggan. juga kepuasan pelanggan. Proses - Membuat - Peningkatan ,75 Bisnis produk jumlah Internal yang hemat permintaan bahan produk bakar. kepada perusahaan. - Meningkat kan - Kepuasan pelanggan ,5 layanan dengan program pelayanan service yang after sales. diberikan. Pembelaja - Meningkat - Jumlah saran ran dan kan kinerja yang Pertumbu karyawan diberikan han dengan pekerja. penerapan

19 56 sistem dan teknologi perusahaan. - Mengadaka - Hasil ,5 n pelatihan pekerjaan karyawan yang mengenai maksimal. tugas dan perannya. 100% 83,75 Tabel 3.6 Balanced Scorecard Pada PT. ASD Perhitungan score didapat dari : Aktual x Bobot Target Adapun strategi perspektif yang digunakan pada PT. ASD adalah sebagai berikut : 1. Perspektif Keuangan Pada perspektif ini tujuan strategi yang ingin dicapai adalah meningkatkan keuntungan dan laba dari PT. ASD. Ukuran strategi yang digunakan adalah pengukuran terhadap aliran kas yang masuk dan mengurangi aliran dana yang dikeluarkan.

20 57 2. Perspektif Pelanggan Perspektif pelanggan digunakan untuk mengukur bagaimana perusahaan memenuhi kebutuhan pelanggan dalam mencapai dan mempertahankan kepuasan pelanggan. Ukuran strategi yang digunakan adalah jumlah pelanggan yang bertambah dalam membeli produk perusahaan. 3. Perspektif Proses Bisnis Internal Perspektif proses bisnis internal digunakan untuk meningkatkan kualitas produk dan pelayanan terhadap pelanggan agar mampu memberikan dampak positif terhadap perusahaan. Tujuan strategi yang ingin dicapai adalah membuat produk yang hemat bahan bakar disesuaikan dengan masalah yang sering terjadi yaitu kemacetan. Selain itu, meningkatkan layanan program service after sales juga hal yang penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Ukuran strategi yang digunakan adalah perhitungan jumlah permintaan produk kepada perusahaan dan juga kepuasan pelanggan dengan pelayanan yang diberikan. 4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan menyediakan infrastruktur bagi tercapainya ketiga perspektif sebelumnya, infrastruktur tersebut berupa

21 58 sumber daya manusia, sistem, dan prosedur organisasi. Tujuan strategi yang ingin dicapai adalah meningkatkan kinerja karyawan dengan penerapan sistem dan teknologi perusahaan dan mengadakan pelatihan karyawan mengenai tugas dan perannya. Ukuran strategi yang digunakan dari perspektif pembelajaran dan pertumbuhan adalah dari jumlah saran yang diberikan pekerja, apabila saran yang diusulkan sedikit maka fasilitas yang disediakan sudah mencukupi kinerja karyawan.dan juga hasil pekerjaan yang maksimal, apabila karyawan sudah memahami peran dan tugasnya masing-masing makan karyawan akan focus terhadap pekerjaannya dan dapat meningkatkan kinerja perusahaan Business Products & Services (B-1) Business Plan a. Business Overview PT. ASD diresmikan pada tanggal 12 April Perusahaan ini bergerak dalam bidang otomotif. Peranan PT. ASD semula hanya sebagai importir kendaraan saja, namun setahun kemudian sudah berfungsi sebagai distributor. PT. ASD melakukan merger bersama tiga perusahaan antara lain : PT AAA (Pabrik perakitan, didirikan tahun 1973), PT BBB (Pabrik komponen body, didirikan tahun 1976), dan PT CCC (Pabrik mesin, didirikan tahun 1982). Gabungan semuanya diberi nama PT. ASD.

22 59 b. Executive Team Profile Tanggung jawab dan wewenang bagian eksekutif yang ada pada PT. ASD adalah sebagai berikut. 1. Board of Director Direktur merupakan pimpinan teratas yang membawahi seluruh divisi yang ada pada perusahaan. Tanggung jawab dan wewenangnya adalah sebagai berikut: a. Menjalankan perusahaan dan bertanggung jawab penuh terhadap jalannya bisnis perusahaan. b. Menentukan dan mengatur kebijakan pada perusahaan. 2. Corporate Planning & Public Relations Membuat perencanaan strategi dan pengintegrasian strategi dari dealer, divisi, dan supplier. 3. Government Relations 1. Menciptakan keselarasan antara kebijakan pemerintah dengan perusahaan (kerjasama atau investasi). 2. Menyampaikan feedback dari perusahaan terhadap keputusan yang diambil pemerintah. 4. Marketing Membuat perencanaan mengenai pemasaran produk yang ada. 5. Finance & Administration Support a. Bertanggung jawab pada keuangan perusahaan, keluar masuknya uang serta bertanggung jawab atas control biaya. b. Memberikan laporan keuangan pada direktur. c. Melakukan pengawasan pada staff bawahan. d. Melakukan koordinasi dengan bagian sales dan marketing.

23 60 c. Relationship of Business Activiy to Strategic Goals Tujuan perusahan PT. ASD adalah menginginkan produknya tersebar luas dengan ukuran market share dan kepuasan pelanggan. Untuk mencapai tujuannya tersebut, maka perusahaan terus berusaha untuk memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan dengan menjalankan program pelayanan after sales. Dimana setelah pelanggan selesai melakukan pembelian produk, program after sales ini berguna untuk service produk secara berkala. d. Organiational Structure Gambar 3.5 Struktur Organisasi PT. ASD e. Market Outlook and Competitive Strategy PT. ASD memiliki nilai yang bagus dalam pasar karena telah mencapai target yang telah ditentukan. Namun sebagai perusahaan yang ingin terus selalu unggul dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya, PT. ASD menginginkan terus adanya penigkatan dalam penjualannya.

24 61 f. Business Cycle Gambar 3.6 Business Cycle Pada PT. ASD Gambar diatas menjelaskan business cycle pada divisi corporate planning. Bagian corporate planning akan merencanakan strategi baru untuk tiap divisi dan dealer, yang kemudian akan dijalankan tiap divisi. Corporate planning akan terus mengawasi jalannya strategi bisnis ditiap divisi dan dealer, apabila strategi tidak tercapai, corporate planning akan membuat strategi pendukung baru. Setiap akhir tahun tiap divisi memberikan laporan hasil pencapaian strategi ke corporate planning. g. Business Partnership Partner bisnis dari PT. ASD adalah salah satu perusahaan transportasi umum (taksi) yang menggunakan produk dari PT. ASD dan juga klub/komunitas mobil yang dengan setia menggunakan produk dari PT. ASD dalam setiap kegiatan mereka. Klub dan komunitas ini merupakan komunitas yang berdiri secara independen, namun PT. ASD senantiasa mendukung dan menjalin komunikasi yang baik dengan masing-masing komunitas.

25 62 (B-3) Swim Lane Process Diagram Gambar 3.7 Swim Lane Process Diagram Pada PT. ASD Model swim lane diagram menjelaskan mengenai alur proses bisnis yang terjadi di dalam PT. ASD. Proses dimulai dengan seluruh divisi, supplier dan dealer PT. ASD yang akan memberikan strategi utama mereka. Setelah divisi corporate planning menerima strategi tersebut, divisi corporate planning akan

26 63 membuat strategi pendukung yang bertujuan agar strategi utama para divisi dapat tercapai. Dalam pelaksanaannya, divisi corporate planning bertanggung jawab untuk memastikan bahwa strategi utama para divisi, supplier, dan dealer tercapai. Oleh karena itu, dalam penentuan strategi pendukung, divisi corporate planning akan terus memonitor proses berjalan dari tiap divisi yang akan terus disesuaikan dengan keadaan eksternal perusahaan. Sehingga dalam prakteknya, strategi pendukung akan mengalami perubahan jika memang faktor eksternal mengharuskan adanya penyesuaian strategi pendukung yang ada. Divisi, supplier dan delaer PT. ASD juga akan membuat laporan akhir yang berisi hasil dari pencapaian strategi dalam satu periode. Dari laporan inilah divisi corporate planning akan mengevaluasi kinerja tiap divisi, supplier dan dealer PT. ASD.

27 64 (B-4) Business Process Diagram Gambar 3.8 Business Process Diagram Pada PT. ASD Gambar diatas menjelaskan tentang proses apa saja yang terjadi didalam divisi corporate planning yang melibatkan divisi lain, dealer, dan juga supplier. Proses yang terjadi antara lain merencanakan strategi, melaksanakan strategi, memonitor strategi, melakukan hasil perubahan, dan melakukan evaluasi pada proses akhirnya. (B-5) Activity/Product Matrix Divisi Dealer Supplier Activity Matrix Strategi S S S Laporan Hasil Strategi R R R S : Service R : Research & Develop Tabel 3.7 Activity/Product Matrix Pada PT. ASD

28 65 Tabel diatas menjelaskan mengenai produk yang dihasilkan dimana di dalam proses ini produk yang dihasilkan merupakan strategi dan juga laporan hasil strategi dari tiap divisi, supplier, dan dealer. (B-6) Use Case Narrative & Diagram Gambar 3.9 Use Case Diagram Pada PT. ASD

29 66 Pada prosesnya divisi corporate akan menerima strategi dari para divisidivisi, supplier, dan dealer PT. ASD. 1. Setiap divisi, supplier, dan dealer PT. ASD akan memberikan informasi berupa strategi utama mereka. 2. Kemudian divisi corporate planning akan menentukan strategi short term dan long term yang tujuannya akan membantu divisi, supplier dan dealer untuk mencapai tujuan dari strategi utamanya 3. Setelah memberikan strategi short term dan long term pendukung, divisi corporate planning memonitoring proses berjalan dari tiap divisi, supplier, dan dealer. Di dalam proses monitoring ini terdapat kemungkinan adanya perubahan strategi pendukung yang menyesuaikan dengan pengaruh faktor eksternal yang terjadi. Sehingga strategi pendukung bersifat fleksibel dengan tujuan yang tetap sama, yaitu membantu divisi, supplier dan dealer untuk mencapai tujuan strateginya 4. Dari proses yang telah terjadi, divisi, supplier dan dealer kemudian akan membuat laporan hasil pencapaian satu periodenya. Hasil laporan tersebut kemudian akan dievaluasi oleh divisi corporate planning untuk menilai kinerja yang dilakukan Data & Information (D-1) Knowledge Management Plan Pertukaran dan penyimpanan data knowledge yang terjadi didalam perusahaan belum terkomputerisasi, seperti misalnya senior staff yang sudah pensiun tetapi masih dipekerjakan karena sumber knowledge-nya masih sangat dibutuhkan dan untuk berbagi knowledge dengan junior staff.

30 67 (D-3) Object State-Transition Diagram Gambar 3.10 Object State-Transition Diagram Pada PT. ASD Object state diagram menggambarkan tentang semua state (kondisi) yang dimiliki suatu objek di dalam logical data model dan keadaan yang dapat membuat state berubah.

31 68 (D-5) Logical Data Model Gambar 3.11 Logical Data Model Pada PT. ASD Logical data model merupakan gambaran sistem secara statis serta relasi antar class. Di dalamnya terdiri dari nama class, attributes, behavior yang menjelaskan keterkatian antar data yang diberikan.

32 69 (D-7) Activity/Entity (CRUD) Matrix a. Activity Listing Gambar 3.12 Activity Listing Pada PT. ASD Gambar diatas menjelaskan alur proses bisnis yang terjadi di divisi corporate planning. Tidak jauh berbeda dengan use case diagram, namun activity listing tidak menggunakan actor didalam diagramnya. Proses yang terjadi pertama adalah merencanakan strategi pendukung short term dan long term, kemudian memonitoring apakah strategi berjalan sesuai dengan yang direncanakan, lalu corporate planning menerima laporan hasil pencapaian strategi dari divisi, dealer, dan supplier, kemudian akan dilakukan evaluasi supaya perusahaan terus meningkatkan kinerjanya.

33 70 b. Entity-Activity Matrix Tabel 3.8 Tahap ke-1 Clustering Matrix

34 Tabel 3.9 Tahap ke-2 Clustering Matrix 71

35 Tabel 3.10 Tahap ke-3 Clustering Matrix 72

36 73 (D-8) Data Dictionary Field Data Type Field Length Key Description Supplier Id_supplier Varchar 10 PK Kode atau id yang dimiliki sebagai identitas supplier Nama_supplier Varchar 30 - Nama supplier Alamat_supplier Varchar 50 - Alamat tempat supplier berada Strategi Id_strategi Varchar 10 PK Kode atau id yang dimiliki tiap strategi. Id_divisi Varchar 10 FK Kode atau id yang dimiliki tiap divisi yang berbeda dan berada pada kelas strategi. Tahun Varchar 4 - Keterangan mengenai tahun strategi Detail Strategi Id_Strategi Varchar 10 FK Kode atau id yang dimiliki tiap strategi. Keterangan_Stra tegi Varchar Keterangan strategi yang dibuat oleh divisi, supplier dan dealer. Laporan Hasil Strategi Id_ LaporanHasilStr Varchar 10 PK Kode yang dimiliki tiap laporan hasil strategi dari tiap divisi yang berbeda. ategi Id_divisi Varchar 10 FK Kode atau id yang dimiliki divisi dan

37 74 berada pada kelas laporan hasil strategi. Id_strategi Varchar 10 FK Kode atau id yang dimiliki strategi dan berada pada kelas laporan hasil strategi. Dealer Id_dealer Varchar 10 PK Kode yang dimiliki oleh tiap dealer berbeda supaya mudah untuk diidentifikasi. Nama_dealer Varchar 20 - Nama dari tiap dealer yang ada diberbagai daerah. Alamat Varchar 50 - Alamat dari tiap dealer yang ada diberbagai tempat dan daerah. Divisi Id_divisi Varchar 10 PK Kode yang dimiliki tiap divisi agar mudah diidentifikasi. Nama_divisi Varchar 20 - Nama dari tiap divisi yang ada pada perusahaan. Tempat_divisi Varchar 2 - Letak tiap divisi pada perusahaan. Misaalnya, divisi corporate planning pada lantai 2. Tabel 3.11 Data Dictionary Pada PT. ASD

38 Systems & Applications (SA-1) System Interface Diagram Gambar 3.13 System Interface Diagram Pada PT. ASD Berdasarkan gambar diatas menjelaskan bahwa keterkaitan dan interaksi antara sistem yang berjalan didalam PT. ASD. Menghubungkan jaringan dengan divisi terlibat dengan menggunakan router.

39 76 (SA-2) System Communication Description Gambar 3.14 System Communication Description Pada PT. ASD Berdasarkan gambar diatas menjelaskan bahwa keterkaitan dan interaksi antara sistem yang berjalan pada board of direction dengan tiap divisi yang ada didalam perusahaan. Topologi yang ada pada PT. ASD menggunakan topologi star, dimana dalam pertukaran data setiap komputer/laptop akan dihubungkan oleh switch/hub lalu dari hub/switch akan meneruskan data tersebut ke server melalui koneksi internet dan begitu pula sebaliknya.

40 77 (SA-4) System Data Flow Diagram a. Data Context Gambar 3.15 Data Context Pada PT. ASD Diagram ini akan menjelaskan tentang gambaran aliran data secara keseluruhan yang ada di dalam proses penentuan strategi dengan pihak-pihak yang terlibat di dalamnya.

41 78 b. Diagram Nol Gambar 3.16 Diagram Nol Pada PT. ASD Gambar diatas menjelaskan tentang alur perpindahan data pada proses penentuan strategi pendukung yang di dalamnya mempunyai 7 proses yaitu, mengirim strategi, menerima strategi, merencanakan strategi pendukung, menjalankan strategi, memonitor strategi, membuat laporan hasil pencapaian strategi, dan evaluasi hasil laporan strategi. Berikut ini merupakan tabel penjelasan mengenai input, proses, dan output pada data flow diagram.

42 79 Input Process Output - Dealer - Dealer mengirim strategi. Strategi - Supplier - Supplier mengirim strategi. - Government Relation - Government Relation mengirim strategi. - Marketing. - Marketing mengirim strategi. - Finance & Administration - Finance & Administration mengirim strategi. - Sales - Sales mengirim strategi. - Customer Service - Customer Service mengirim strategi. - Service Part Logistic - Service Part Logistic mengirim strategi. - Vehicle Logistic - Vehicle Logistic mengirim strategi. - Training Center - Training Center mengirim strategi. Strategi - Divisi corporate planning menerima strategi dari tiap divisi yang ada di dalam perusahaan. Corporate Planning - Divisi corporate planning akan merencanakan strategi pendukung untuk tiap divisi. Strategi - Dealer menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. - Supplier menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. - Government Relation menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. - Marketing menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. - Finance & Administration menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. - Sales menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. - Customer Service menjalankan strategi pendukung yang telah Corporate Planning Strategi - Dealer - Supplier - Government Relation - Marketing - Finance & Administrati on - Sales - Customer Service - Service Part Logistic - Vehicle Logistic - Training Center

43 80 ditetapkan oleh divisi corporate planning. - Service Part Logistic menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. - Vehicle Logistic menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. - Training Center menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. Strategi - Divisi corporate planning akan memonitoring strategi yang dijalankan apakah berjalan sesuai dengan yang ditetapkan atau tidak. - Dealer - Supplier - Government Relation - Marketing - Finance & Administration - Sales - Customer Service - Service Part Logistic - Vehicle Logistic - Training Center - Dealer membuat laporan hasil pencapaian strategi. - Supplier membuat laporan hasil pencapaian strategi. - Government Relation membuat laporan hasil pencapaian strategi. - Marketing membuat laporan hasil pencapaian strategi. - Finance & Administration membuat laporan hasil pencapaian strategi. - Sales membuat laporan hasil pencapaian strategi. - Customer Service membuat laporan hasil pencapaian strategi. - Service Part Logistic membuat laporan hasil pencapaian strategi. - Vehicle Logistic membuat laporan hasil pencapaian strategi. - Training Center membuat laporan hasil pencapaian strategi. Laporan Hasil Strategi - Setelah menerima laporan hasil pencapaian strategi maka akan dilakukan evaluasi hasil laporan. Tabel 3.12 Input, Proses, Output Pada PT. ASD Corporate Planning Laporan Hasil Strategi Corporate Planning

44 81 (SA-7) System Performance Matrix System Performance Matrix pada PT. ASD 1. Kuantitas karateristik system a. Hardware / Software b. Interfaces c. Komponen Komunikasi 2. Identifikasi parameter untuk saat ini dan yang akan datang 3. Mencakup karakteristik performance yang relevan a. Menghitung waktu di antara kegagalan b. Tingkat restart c. Waktu inisialisasi system d. Kecepatan transfer data Berikut ini merupakan tabel system performance measures System Performance Measures Measure Area Type of Original Current Target Measure Baseline Status System Maintainability Percentage System Availability Percentage System Start-up (inilization) Time Seconds System Restart (Reboot) Time Seconds Hosted Application Start-up Time Seconds (>100mb) Hosted Application Start-up Time Seconds (<100mb) Data Troughtput Capacity Megabytes Mean Time Between Hardware Days Failures Mean Time Between Software Failures Days

45 82 System Settings Back-up Time Minutes System Data Back-up Time Minutes Outbox Transfer Rate Seconds (<1mb) Outbox Transfer Rate (<300kb) Seconds Tabel 3.13 System Performance Matrix pada PT. ASD Tabel system performance matrix digunakan untuk menguji sistem yang ada didalam perusahaan berkaitan dengan keandaalan, ketersediaan, dan perawatan sistem Networks & Infrastructure (NI-1) Network Connectivity Diagram Dealer Application Server Database Server File Server PC PC PC Firewall Hub Router Proxy Switch Switch PT. ASD Supplier Hub Hub Laptop PC Laptop Laptop PC Laptop Gambar 3.17 Network Connectivity Diagram Pada PT. ASD

46 83 Diagram diatas menjelaskan tentang hubungan jaringan dari tiap jaringan LAN divisi dengan database server, application server, dan file server menggunakan router yang terhubung pada switch ke tiap database yang ada Security (SP-1) Security and Privacy Plan Rencana keamanan yaitu menyediakan keamanan baik tingkat tinggi maupun secara terperinci dari program keamanan yang ada pada perusahaan yang meliputi fisik, data, pribadi, dan elemen keamanan. Security Program Elements a. Information Security Mengenai pengamanan pada data yang ada pada database perusahaan, yaitu dengan menggunakan database backup yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data cadangan. b. Personel Security Terdapat pihak personel security pada perusahaan PT. ASD. Saat tamu ingin memasuki gedung, tamu akan diperiksa barang bawaannya dan juga diberikan tanda pengenal tamu. Namun, PT. ASD kurang memaksimalkan pengamanan, personel security hanya ada pada lantai satu dan tidak tersedia pada setiap lantai. c. Operational Security Meliputi pengamanan kegiatan operasional pada perusahaan PT. ASD. Perusahaan ini menggunakan pembatasan akses data, pembatasan akses ini berdasarkan pada jabatan dengan penggunaan password dan pembedaan jaringan yang ada untuk penghubungnya. d. Physical Security Mengenai pengaman pada perangkat perangkat berupa hardware maupun aset yang dimiliki oleh PT. ASD. Pengamanan asetnya menggunakan pihak personel security.

47 84 (SP-5) Disaster Recovery Procedures 1. Disaster Recovery Activation Kondisi penyebab terjadinya bencana dan cara pencegahannya. Bencana biasanya terjadi akibat beberapa sebab, baik itu disebabkan oleh bencana alam yang biasanya terjadi seperti banjir dan kebakaran dan bisa disebabkan oleh kesalahan manusia yaitu kehilangan data, adanya virus. Untuk mencegahnya buatlah rencana back-up dengan menyiapkan server atau database dilokasi lain sehingga jika terjadi bencana di tempat server atau database utama maka akan ada server atau database cadangan ditempat lain yang tidak terkena bencana. Selain itu untuk mencegah kesalahan yang diakibatkan pada kesalahan manusia maka persiapkan sistem anti virus pada pc atau notebook yang digunakan selain itu juga dengan membiasakan back-up save data terbaru untuk mencegah kehilangan data. 2. Recovery Roles and Responsibility Cara dan aturan dalam melakukan proteksi dan recovery. Tujuannya untuk menjaga aset dan fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan. Caranya adalah dengan mengasuransikan aset serta isi dari fasilitas yang berharga yang dimiliki oleh perusahaan sehingga saat terjadinya bencana, aset aset tersebut bisa tercover oleh pihak asuransi. 3. Disaster Impact and Recovery Assessment Menganalisa tipe dan skala dari disaster dan cara untuk recovery. Perusahaan harus mengidentifikasi tingkat bencana yang terjadi sehingga kedepannya perusahaan bisa mengetahui sejauh mana tingkat kerusakan agar bisa mengantisipasinya. Hal yang dilakukan adalah : a. Memeriksa sampai sejauh mana kerusakan pada bangunan perusahaan, aset yang ada di dalamnya serta fasilitas yang terkena bencana

48 85 b. Memeriksa karyawan perusahaan apakah ada yang terluka akibat bencana tersebut atau tidak. c. Perusahaan juga memeriksa data yang dimiliki perusahaan yang tersimpan di database. 4. Recovery procedure Cara dan prosedur untuk mengembalikan fungsi bisnis dan fungsi sistem yang terganggu. Perusahaan harus mengidentifikasi kerusakan pada bagian mana yang sangat fatal dan mengganggu proses bisnis yang berjalan pada perusahaan sehingga bisa diketahui langkah apa saja yang perlu diambil untuk menyelamatkan proses tersebut setelah itu bentuk badan penanggulangan untuk melakukan aktivitas aktivitas yang diperlukan sehingga proses bisnis dapat berjalan seperti semula Standards (ST-2) Technology Forecast Technology forecast menunjukkan penggunaan teknologi perangkat keras dan lunak yang terdapat pada PT. ASD : Perangkat Current Mid Future Hardware LCD Monitor 17 LCD Monitor 17 LCD Monitor 17 Desktop PC Processor Intel Core Processor Intel Core Processor Intel Core i3 i3 i3 Memory 2GB Memory 2GB Memory 2GB Hardisk 500GB Hardisk 500GB Hardisk 500GB Notebook Fujitsu Lifebook Fujitsu Lifebook Fujitsu Lifebook LH531V (Core i3 LH531V (Core i3 LH531V (Core i3 2350M 2.3Ghz, 4GB 2350M 2.3Ghz, 4GB 2350M 2.3Ghz, 4GB DDR3, 640GB, DDR3, 640GB, DDR3, 640GB, DVDRW, Wifi, DVDRW, Wifi, DVDRW, Wifi, Bluetooth, Nvidia Bluetooth, Nvidia Bluetooth, Nvidia Geforce G410 1GB, Geforce G410 1GB, Geforce G410 1GB,

49 86 Camera, 14.1" WXGA, DOS) Printer HP Deskjet K110 / D2060 (Print, Scan, Copy) Camera, 14.1" WXGA, DOS) HP Deskjet K110 / D2060 (Print, Scan, Copy) Camera, 14.1" WXGA, DOS) HP Deskjet K110 / D2060 (Print, Scan, Copy) Server HP ProLiant HP ProLiant HP ProLiant (Application ML110G7-474 ML110G7-474 ML110G7-474 Server) (Xeon E3-1220, 2GB (Xeon E3-1220, 2GB (Xeon E3-1220, 2GB PC E DDR3, PC E DDR3, PC E DDR3, 250GB, 7.2k SATA 250GB, 7.2k SATA 250GB, 7.2k SATA HDD, 16x HDD, 16x HDD, 16x DVDROM, VGA DVDROM, VGA DVDROM, VGA Maxtor 16MB, Maxtor 16MB, Maxtor 16MB, TowerCase) TowerCase) TowerCase) Server (Data HP ProLiant HP ProLiant HP ProLiant Server) ML110G7-474 ML110G7-474 ML110G7-474 (Xeon E3-1220, 2GB (Xeon E3-1220, 2GB (Xeon E3-1220, 2GB PC E DDR3, PC E DDR3, PC E DDR3, 250GB, 7.2k SATA 250GB, 7.2k SATA 250GB, 7.2k SATA HDD, 16x HDD, 16x HDD, 16x DVDROM, VGA DVDROM, VGA DVDROM, VGA Maxtor 16MB, Maxtor 16MB, Maxtor 16MB, TowerCase) TowerCase) TowerCase) Server (File HP ProLiant HP ProLiant HP ProLiant Server) ML110G7-474 ML110G7-474 ML110G7-474 (Xeon E3-1220, 2GB (Xeon E3-1220, 2GB (Xeon E3-1220, 2GB PC E DDR3, PC E DDR3, PC E DDR3, 250GB, 7.2k SATA 250GB, 7.2k SATA 250GB, 7.2k SATA HDD, 16x HDD, 16x HDD, 16x DVDROM, VGA DVDROM, VGA DVDROM, VGA Maxtor 16MB, Maxtor 16MB, Maxtor 16MB, TowerCase) TowerCase) TowerCase)

50 87 Switch HP V G (24x Gigabit 10/100/1000Mbps Ports, 1x Serial Console Port, 4x SFP Ports, Smartmanaged) HP V G (24x Gigabit 10/100/1000Mbps Ports, 1x Serial Console Port, 4x SFP Ports, Smartmanaged) HP V G (24x Gigabit 10/100/1000Mbps Ports, 1x Serial Console Port, 4x SFP Ports, Smartmanaged) Router TP-LINK 3G Wireless-N Router [TL-MR3420] TP-LINK 3G Wireless-N Router [TL-MR3420] TP-LINK 3G Wireless-N Router [TL-MR3420] Software Microsoft Windows Microsoft Windows Microsoft Windows Microsoft Windows Microsoft Windows Microsoft Windows Server 2008 Server 2008 Server 2012 Microsoft Office 2007 Kaspersky Antivirus 2012 Microsoft Office 2007 Kaspersky Antivirus 2012 Microsoft Office 2013 Kaspersky Antivirus 2013 Tabel 3.14 Technology Forecast Pada PT. ASD Tabel diatas menjelaskan mengenai teknologi apa saja yang digunakan didalam perusahaan Workforce (W-1) Workforce Plan Workforce plan menggambarkan strategi perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia atau tenaga kerja di dalam suatu perusahaan. Dalam workforce plan terdiri dari strategi untuk memperkerjakan dan mengembangkan tenaga professional untuk eksekutif, manajemen, dan tingkat karyawan dalam suatu perusahaan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan

51 potensi atau kinerja karyawan perusahaan bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan. 88 Berikut adalah beberapa strategi yang direncanakan di tingkat manajemen : 1. Mencari informasi yang membantu dalam pengambilan keputusan. 2. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam hal kepemimpinan. 3. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan operasional perusahaan. Beberapa strategi yang direncanakan di tingkat karyawan, yaitu : 1. Meningkatkan produktifitas karyawan. 2. Meningkatkan kedisiplinan karyawan. 3. Memberikan penghargaan kepada karyawan yang telah lama bekerja bagi perusahaan. 4. Memberikan bonus sesuai dengan indeks prestasi karyawan. (W-2) Organization Chart Gambar 3.18 Organization Chart Pada PT. ASD Gambar diatas menjelaskan mengenai struktur organisasi yang ada pada PT. ASD. Berikut tabel mengenai peran dan tanggung jawab pada struktur organisasi PT. ASD.

52 89 Fungsi Area Fungsi Bisnis Proses Bisnis Subject Data Board of Director Menjalankan perusahaan Board of Director - Strategi dan bertanggung jawab memonitoring - Divisi penuh terhadap jalannya jalannya bisnis - Dealer bisnis perusahaan. perusahaan. - Supplier Menentukan dan mengatur kebijakan pada perusahaan. Board of Director membuat kebijakan perusahaan yang - Laporan Hasil Strategi harus dipatuhi oleh seluruh karyawan perusahaan. - Kebijakan Perusahaan Corporate Perencanaan dan Setelah menerima - Strategi Planning & pengintegrasian strategi strategi dari divisi, - Divisi Publict Relations dealer, supplier, - Dealer corporate planning - Supplier membuat strategi pendukung yang kemudian akan - Laporan Hasil Strategi diberikan kepada divisi,dealer,supplier.setelah itu dilakukan monitoring dalam penerapan strategi, dan kemudian akan menerima laporan hasil strategi yang akan dilakukan evaluasi. Government Relations Menciptakan keselarasan antara kebijakan Kegiatan yang dilakukan - Surat-surat perizinan. pemerintah dengan perusahaan (kerjasama atau investasi). perusahaan sesuai dan selaras dengan kebijakan pemerintah - Kebijakan Perusahaan

53 90 yang diterapkan. Menyampaikan feedback Divisi Government dari perusahaan terhadap Relations mengurusi keputusan yang diambil segala sesuatu pemerintah. tentang perizinan kepada pemerintah, apabila keputusan pemerintah tidak mendukung proses bisnis perusahaan, maka tidak dapat dilanjutkan. Marketing Perencanaan mengenai Divisi Marketing - Kuesioner pemasaran produk. menganalisa mengenai kebutuhan pasar kebutuhan seperti apa, pelanggan. kemudian akan - Data membuat mengenai perencanaan kondisi mengenai pemasaran pasar di produk. Serta Indonesia. menentukan target - Data target penjualan yang akan penjualan diberikan kepada divisi sales. Finance & Bertanggung jawab pada Divisi Finance & - Laporan Administration keuangan perusahaan. Administration keuangan Support Support membuat - Data laporan keuangan penjualan perusahaan. - Data target melakukan penjualan Memberikan laporan Setelah laporan - Data keuangan kepada keuangan dibuat, karyawan Direktur. akan diberikan - Data alur

54 Melakukan pengawasan pada staff bawahan. Melakukan koordinasi dengan divisi sales dan marketing. Sales Bertanggung jawab terhadap target yang telah ditentukan. Bertanggung jawab atas kinerja penjualan. Melakukan pengembangan pada dealer. Customer Service Pelayanan terhadap konsumen. kepada Direktur perusahaan. Divisi ini melakukan pengawasan pada kinerja karyawan, khususnya karyawan keuangan. Koordinasi dengan divisi Marketing dan Sales untuk mengetahui bagaimana kondisi perusahaan dalam hal keuangan (laba/rugi) Divisi Sales menjual produknya sesuai dengan target yang telah ditentukan. Melakukan control terhadap dealer yang tersebar. Divisi ini juga melakukan ekspansi dealer setelah dilakukan survey pada daerah yang berpotensi banyaknya pembeli. Customer Service melayani konsumen dengan menjawab segala pertanyaan mengenai produk 91 kas perusahaan - Data penjualan produk - Data target penjualan produk - Data daerah yang berpotensi untuk dibangun dealer. - Surat survey - Data survey - Data produk - Data konsumen - Kebijakan

55 92 yang diajukan oleh konsumen. perusahaan. Menjamin dan menjaga Customer service kepuasan konsumen. melayani konsumen dengan ramah dan kesopanan. Service Part Bertanggung jawab untuk Divisi Service Part - Data Logistic melakukan pengecekan Logistic melakukan sparepart pada ketersediaan pengecekan yang sparepart dan gudang ketersediaan tersedia. penyimpanan secara sparepart dan - Data periodik. gudang penyimpanan sparepart secara periodik. yang tidak Kemudian akan tersedia. membuat laporan - Laporan ketersediaan barang. Ketersediaa n Barang Vehicle Logistic Melakukan pengawasan Divisi Vehicle - Data terhadap kualitas produk. Logistic melakukan standarisasi pengawasan terhadap produk. kualitas produk, - Data menguji produk supplier. sebelum dikirim ke dealer ataupun konsumen. Training Center Bertanggung jawab pada Mengadakan training - Data peningkatan kinerja dan mengenai tugas karyawan. kompetensi para karyawan karyawan sesuai - Jadwal melalui kegiatan training tugasnya/divisinya. training yang komperhensif. karyawan Bertugas untuk meningkatkan kualitas profesionalisme para Mengadakan test atau ujian kepada karyawan untuk berdasarkan divisi dan jabatan.

56 Finance Administration karyawan. kenaikan jabatan ataupun golongan. Bertanggung jawab pada Mencatat segala keuangan perusahaan, pemasukan, keluar masuknya uang pengeluaran serta bertanggung jawab perusahaan dan atas control biaya. mengontrol segala pengeluaran perusahaan agar tidak terlalu banyak dana yag dikeluarkan. Memberikan laporan Membuat laporan keuangan pada senior keuangan secara rinci manager Finance & kemudian diberikan Administration Support. kepada staff senior manager finance and administration support untuk dilakukan pengecekan ulang. Tabel 3.15 Fungsi Area Struktur Perusahaan 93 - Laporan keuangan - Data alur kas perusahaan - Data peralatan, perlengkapa n barang perusahaan - Data karyawan 3.2 Management Plan EA Management Plan EA Management Plan bertujuan untuk merencanakan transisi perusahaan pada saat sekarang dan masa depan sistem dan teknologi informasi pada perusahaan.

57 EA Program Management EA Program yang dilakukan pada PT. ASD mempunyai tujuan yaitu untuk melakukan suatu usulan perubahan atau perbaikan pada proses bisnis pada PT. ASD dan juga mencoba mengusulkan beberapa penggunaan sistem informasi yang dapat membantu kegiatan setiap divisi agar lebih efektif. a. Governance and Principiles Governance and principles pada PT. ASD ini menjelaskan mengenai kebijakan yang diambil dan pengambilan keputusan apa yang dilakukan oleh perusahaan dengan menggunakan metode enterprise architecture yang bedasarkan pada enterprise architecture program yang akan diterapkan di perusahaan ini seperti: 1. Perusahaan harus mendapatkan persetujuan dari setiap divisi yang ada dalam perusahaan untuk menerapkan metode enterprise architecture ini. 2. Peran dari setiap divisi dalam menerapkan enterprise architecture di dalam perusahaan. 3. Pengenalan dan peningkatan teknologi dan sistem informasi bagi pihak internal perusahaan dan kebutuhan operasional perusahaan yang dibutuhkan dalam mendukung proses bisnis yang dijalankan perusahaan. 4. Pengenalan dalam nilai tambah metode enterprise architecture untuk perencanaan, pengambilan keputusan, dan komunikasi baik kepada pelanggan ataupun pegawai lainnya. b. Support for Strategy and Business Dukungan program EA dalam hal strategi dan bisnis pada PT. ASD adalah untuk membantu mencapai strategi yang telah dibuat dan ada pada visi dan misi perusahaan PT. ASD, dengan menggunakan dukungan dari usulan sistem informasi yang ada

58 95 diharapkan mampu membantu dalam efektifitas aktivitas yang ada pada setiap divisi untuk mencapai sasaran strategi yang telah dibuat. c. EA Roles and Responsibilities Berdasarkan organisasi yang ada maka dibuat tugasnya dalam EA. Tugas dan tanggung jawab tim EA dalam pelaksanaan EA program pada PT. ASD telah menunjuk Board of Director sebagai pengambil keputusan dalam program EA. Dalam rangka pengidentifikasian kebutuhan sistem dan perubahan proses bisnis yang akan dibuat, maka yang bertanggung jawab adalah para Line of Manager dimasingmasing divisi yang terkait. EA Team Position EA Team Role EA Responsibility Manager Corporate Wakil Manager Corporate Membantu dalam penetapan strategi dan pengawasan pada tiap tiap bagian divisi Requirements Identification - memotivasi para karyawan - menerima dan memahami laporan yang masuk dari setiap divisi Mengidentifikasi kebutuhan IT dan solusi EA untuk divisi Corporate Planning System Architect Analysis and Design Memberikan analisis teknis dan design support untuk sistem EA dan implementasinya.

59 96 Public relation Mengidentifikasi kebutuhan user - Mengidentifikasi kebutuhan user untuk komponen EA. - Memberikan feedback dari solusi yang ada Tabel 3.16 EA Roles and Responsibilities Tabel diatas menjelaskan apa saja posisi yang ada didalam tim EA, apa saja tugas dan tanggung jawab dari masing-masing posisi yang ada. d. EA Program Budget Hardware Unit Gambar Harga Total Intel Core i Ghz Cache 3MB 6 Rp Rp ASRock H61M-VS3 WDC 500GB SATA3 16MB - Caviar Blue Team Elite DDR3 PC Mhz Dual Channel 4GB (2x2GB) Power Up Basic LED AOC 18.5" E950SWN Samsung DVDRW Logitech MK100 Keyboard + Mouse

60 97 Fujitsu Lifebook LH531V (Core i3 2350M 2.3Ghz, 4GB DDR3, 640GB, DVDRW, Wifi, Bluetooth, Nvidia Geforce G410 1GB, Camera, 14.1" WXGA, DOS) HP Deskjet D2060 (Print, Scan, Copy) 11 Rp Rp Rp Rp HP V G (24x Gigabit 10/100/1000Mbps Ports, 1x Serial Console Port, 4x SFP Ports, Smartmanaged) HP ProLiant ML110G7-474 (Xeon E3-1220, 2GB PC E DDR3, 250GB, 7.2k SATA HDD, 16x DVDROM, VGA Maxtor 16MB, TowerCase) 1 Rp Rp Rp Rp

61 98 TP-LINK 3G Wireless-N Router [TL-MR3420] 1 Rp Rp Kabel LAN 20 meter Rp (per/meter) Rp Total Rp Tabel 3.17 Technology Budget Software Biaya Satuan Total Microsoft Office 2013 Rp Rp Microsoft Windows Server Rp Rp Kaspersky Antivirus Rp Rp (untuk 3 user) Total Rp Tabel 3.18 Rekomendasi Software

62 99 Enterprise Biaya Waktu Total Architecture Programmer Rp Bulan Rp System Analysis Rp Bulan Rp Total Rp Tabel 3.19 Rekomendasi Brainware Rincian Biaya Hardaware Rp Software Rp Brainware Rp Total Rp Tabel 3.20 EA Program Budget Tabel diatas menjelaskan mengenai usulan hardware, software dan teknisi apa yang dibutuhkan untuk proses bisnis kedepannya agar lebih baik lagi dan budget yang diusulkan. Berdasarkan usulan tersebut terdapat rincian biaya yang diperlukan untuk menunjang usulan yang diberikan. e. EA Performance Measure Pengukuran pada kinerja perusahaan dapat diukur setelah program enterprise architecture telah diimplementasikan pada perusahaan, pengukuran tersebut dapat diidentifikasi dari lancarnya proses bisnis yang bersangkutan apakah proses bisnis tersebut berjalan lebih efektif dan efesien dari sebelumnya. Apabila program yang dilakukan dapat membantu proses bisnis yang terkait menjadi lebih efektif dan efisien, program tersebut sudah berjalan sebagaimana mestinya dan bukannya tidak

63 100 mungkin akan dilakukan penerapan yang sama kepada proses bisnis lainnya. Dan apabila program yang telah diimplementasikan tidak berdampak signifikan terhadap proses bisnis yang bersangkutan maka akan dilakukan analisa kembali sesuai tahapan yang berlaku. Pengukuran performa dapat dilakukan dengan menilai perspektif yang telah di analisis. Persperktif tersebut yaitu: 1. EA Outcome Measure 1: Integrasi strategi antar divisi. a. EA Output Measure 1-1: Presentase keberhasilan strategi b. EA Output Measure 1-2: Tingkat penurunan masalah internal 2. EA Outcome Measure 2: Meluasnya pangsa pasar a. EA Output Measure 2-1: Peningkatan penjualan b. EA Output Measure 2-2: Jumlah dealer yang tersebar di Indonesia EA Current Architecture Summary Strategic Goal and Initiatives Dari strategi dan tujuan perusahaan yang sudah dibuat saat ini dalam tahap penerapannya sudah cukup berjalan dengan baik tetapi masih ada yang perlu ditingkatkan lagi agar visi dan misi perusahaan bisa tercapai dengan maksimal. Untuk mendapatkan dan mencapai visi dan misi tersebut, strategi yang sudah dibuat perusahaan yaitu pengintegrasian strategi tiap divisi dan memperluas pangsa pasar. Sedangkan dari proses bisnis yang sedang berjalan saat ini akan terus dilakukan peningkatan terhadap kegiatan operasional perusahaan dan kegiatan internal perusahaan agar dapat mendukung strategi yang sudah dibuat seperti memaksimalkan dukungan teknologi informasi dan sistem infomasi serta memudahkan dalam perencanaan strategi short term dan long term divisi, dealer dan supplier yang terlibat.

64 Business Services and Information Flows Proses bisnis yang sedang berjalan sekarang sudah berjalan sesuai dengan standar proses bisnis yang ada pada umumnya, namun terdapat beberapa kelemahan karena transfer informasi strategi hanya menggunakan dan meeting sehingga penyimpanan informasi akan bertumpuk dan ada kemungkinan untuk hilang dalam penyimpanannya (human error). Line Of Business Key Process Information Flows Supporting EA components Service Part Logistic, Mengirim informasi Strategi Dealer, Sales, strategi utama Finance and Administration, Supplier, Vehicle Logistic, Training Centre, Customer Service, Marketing, Technical Service. Corporate Planning Merencanakan strategi short term dan long term Corporate Planning Memonitoring pelaksanaan strategi Service Part Logistic, Membuat laporan Laporan hasil Dealer, Sales, hasil pencapaian pencapaian strategi Finance and strategi Administration, Supplier, Vehicle Logistic, Training Centre, Customer

65 102 Service, Marketing, Technical Service. Corporate Planning Evaluasi laporan hasil Tabel 3.21 Alur Informasi PT. ASD Tabel diatas menjelaskan mengenai alur proses bisnis dan pertukaran informasi yang masih menggunakan dan meeting. 3. IT Security IT Security adalah salah satu unsur terpenting dalam perusahaan dalam menjaga berbagai macam barang - barang inventaris yang dimiliki oleh perusahaan. Barang inventaris tersebut seperti barang yang mempunyai wujud ataupun mempunyai bentuk ataupun yang berbentuk data dan file informasi yang tersimpan di hardisk komputer dan lain-lain. Keamanan terhadap data dan informasi yang dimiliki oleh sebuah organisasi dapat berbentuk berbagai macam, seperti keamanan dalam mengakses data pada perusahaan, selain itu juga keamanan dalam penggunaan jaringan internet pada perusahaan. IT Security yang ada pada perusahaan meliputi : i. Information Security Mengenai pengamanan data data yang ada pada database perusahaan. Yaitu dengan menggunakan database backup yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data cadangan. ii. Operational Security Meliputi pengamanan kegiatan operasional pada perusahaan PT. ASD. Perusahaan ini menggunakan pembatasan akses data, pembatasan akses ini berdasarkan pada

66 103 jabatan dengan penggunaan password dan pembedaan jaringan yang ada untuk penghubungnya. 4. EA Standards Standard Area ISO Standard Local Standard IS Hardware Minimal standar tahun 2010 Minimal standar tahun 2007 IS Software Operating Sstem: - Microsoft Windows 8 Application: - SAP - ERP Database: - Oracle Operating System: - Microsoft Windows 7 Application: - SAP Database: - Microsoft Access Security Data Security: - Antivirus - Firewall Building Security: - Security Office - CCTV Data Security: - Antivirus - Firewall Building Security: - Security Office - CCTV Tabel 3.22 EA Standards

67 104 Tabel ea standards diatas menjelaskan mengenai standar teknologi yang digunakan perusahaan dan standar teknologi internasional yang nantinya akan dijadikan pedoman untuk meningkatkan kinerja perusahaan dari segi teknologi. 5. Workforce Requirements Menjelaskan deskripsi mengenai perencanaan IT Workforce Requirements dan pelatihan di perusahaan dalam pengelolaan sumber daya tenaga kerja. Beberapa pelatihan yang harus dilakukan oleh perusahaan yaitu : 1. Pelatihan untuk semua divisi dalam menerapkan dan menjalankan enterprise architecture. 2. Pelatihan untuk karyawan dan seluruh tingkat manajemen yang ada di dalam perusahaan mengenai komponen enterprise architecture EA Future Architecture Summary a. Future Operation Scenarios Future Operation Scenarios yang diusulkan pada masa depan yaitu dengan menambah database untuk penyimpanan informasi strategis yang diberikan oleh divisi yang terkait dalam penentuan strategi pendukung short term dan long term. Karena selama ini penerimaan informasi strategi hanya melalui meeting dan pengiriman melalui maka dengan adanya database ini informasi dapat disimpan dan dikelola dengan baik oleh bagian corporate planning sehingga tidak lagi menyimpannya pada database . Dengan cara ini maka strategi yang masuk ke dalam tidak campur dengan lain. b. Planning Assumptions Asumsi perencanaan dari strategi yang telah dibuat yang dimana dilakukan penentuan atas prioritas strategi pada pengimplementasian EA di PT. ASD.

68 105 Strategi utama PT. ASD adalah mengintegrasikan strategi dari tiap divisi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan dan menambah pangsa pasar yang lebih luas. Oleh karena itu diusulkan dengan menggunakan expert system yang akan membantu perusahaan dalam menentukan strategi yang bertujuan mendukung strategi utama untuk mencapai tujuan yang diharapkan. c. Update Current and Future Views 1. Goals and initiative Terdapat strategi strategi yang baru dan menjadi prioritas dalam pelaksanaannya. Hal ini didapat dari analisis SWOT yang telah dilakukan sebelumnya. Dalam kasus ini dominan kekuatan dan peluang dari PT.ASD dapat menjadi acuan dalam mengembangkan perencanaan sistem baru. 2. Product and Service Ada beberapa perubahan dalam proses aktifitas PT. ASD khususnya di divisi corporate planning karena efek dari penggunaan teknologi informasi baru yang akan membantu mencapai tujuan utama dari strategi yang telah ditetapkan. 3. Data and Information Adanya perubahan dalam level ini karena sistem penyimpanan data yang dimiliki PT. ASD sekarang kurang efektif karena penyimpanannya hanya dibantu oleh inbox yang bertumpuk dengan informasi lain. Oleh karena itu akan diusulkan sistem database yang akan mempermudah dalam penyimpanan dan pencarian untuk PT.ASD khususnya divisi corporate planning. 4. System and Application Terjadi beberapa perubahan pada sistem dan aplikasi yang berjalan pada saat ini yaitu dengan adanya penambahan expert system yang akan memudahkan divisi corporate planning dalam menentukan strategi pendukung untuk setiap divisi, dealer dan supplier PT.ASD.

69 Network and Infrastructure Pada bagian ini terjadi penambahan software yang harus digunakan oleh perusahaan dalam jangka waktu beberapa tahun kedepan. d. Sequence plan Gambar 3.19 Sequencing Plan Berikut adalah penjelasan mengenai diagram sequencing plan yang ada di atas. S1 S2 periode 2013 Ini menggambarkan tentang sistem yang sedang digunakan di dalam perusahaan. Diatas digambarkan bahwa dalam pengiriman dan penyimpanan informasinya masih menggunakan yang akan mengakibatkan adanya data yang bertumpuk dengan data lain. Di dalam sini juga dilakukan tahap pengembangan expert system yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan dan pembuatan strategi pembantu short term dan long term untuk para divisi, supplier dan dealer.