Pendahuluan. Metode Pengerjaan. Hasil Analisis

Transkripsi

1

2 Pendahuluan Metode Pengerjaan Hasil Analisis

3

4 Unit Otonom ABC merupakan unit otonom yang khusus mengelola gedung perkantoran dari perusahaan induk PT. Krakatau Steel Dalam membantu kegiatan proses bisnisnya, Unit OtonomABC menginginkan adanya dukunganis/it Unit otonom ABC memerlukan adanya sebuah portofolio aplikasiyang mendeskripsikan dukunganis/it tersebut

5 Bagaimana menginisialisasi, menganalisis dan menginterpretasikan strategi bisnis, situasi bisnis dan SI/TI yang ada sekarang untuk perencanaan portofolio aplikasi mendatang di PT. XYZ Unit Otonom ABC? Bagaimana potensi aplikasi mendatang serta pemetaan aplikasi berdasarkan strategi bisnis PT. XYZ Unit Otonom ABC?

6 Lingkungan eksternal dan kompetitor yang digunakan sebagai pembanding meliputi unit bisnis sejenis (building management). Arsitektur informasi serta sistem yang dirancang tidak mencakup desain arsitektur IT. Dalam Tugas Akhir ini, analisa keuangan tidak dilakukan Asumsi periode ditetapkan dalam kurun waktu 5 tahun mendatang Struktur organisasi yang diteliti hanya sampai kepala seksi

7

8 Menjadi acuan bagi pihak manajemen atas dalam mengembangkan aplikasi IS/IT yang menunjang strategi bisnis secara terpadu. Membantu pihak manajerial dalam menentukan prioritas pengembangan aplikasi. Membantu pihak manajerial mengetahui gambaran portofolio aplikasi dalam kurun waktu 5 tahun kedepan

9

10 Timeline Tugas Akhir (Berdasarkan Bab) Bab 1 Pendahuluan Bab 2 Dasar Teori Bab 3 Metode Pengerjaan Bab 4 Analisis Kondisi Sekarang Bab 5 Interpretasi Kebutuhan Mendatang Bab 6 Portofolio Aplikasi Bab 7 Simpulan dan Saran

11 Tahap 1 : Pendahuluan Tahap 6 : Dokumentasi Tahap 2 : Pengumpulan Data Tahap 5 : Penentuan Portofolio Aplikasi Tahap 3 : Pemahaman Situasi Sekarang Tahap 4 : Menaksir Kebutuhan Mendatang

12

13 Analisis Kondisi Sekarang Analisis Lingkungan Bisnis Analisis Kekuatan Bersaing Analisis Lingkungan IS/IT Sekarang Analisis SWOT

14 Analisis Lingkungan Bisnis Analisis Internal Bisnis Strategi Bisnis Lingkungan Organisasional Analisis Eksternal Bisnis Analisis Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi Analisis Tekanan Golongan

15 Analisis Lingkungan Bisnis (cont...) Struktur Organisasi

16 Potensi Aplikasi Hasil Analisis Lingkungan Internal Bisnis Workflow Application (WA) Procurement Information System (PIS) Website KSB Marketing Information System (MIS) Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module human resource Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module attendance and payroll Knowledge Management System Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module finance Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module backup data Equipment Monitoring Information System (EMIS)

17 Potensi Aplikasi Hasil Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Office Automation System (OAS) Customer-based Information System (C-BIS) Website KSB Marketing Information System (MIS) Executive Information System (EIS) Knowledge Management System Equipment Monitoring Information System (EMIS)

18 Analisis Lingkungan IS/IT Saat Ini Analisis Internal IS/IT Pemakaian Sistem Informasi Saat Ini Portofolio Aplikasi Saat Ini Analisis Eksternal IS/IT

19 Analisis Lingkungan IS/IT (cont...) Pemakaian Sistem Informasi Saat ini No Nama Aplikasi 1. Finance 2000 modul finance 2. Finance 2000 modul payroll Pengguna Fungsi Pengembang Client/ server Program Seksi Akuntansi Mencatat keluar PT. KIT Ya Power Seksi masuk kas dan Builder Perbendaharaan membuat Seksi SDM dan Umum Seksi Perbendaharaan General Ledger Membuat dan mencatat penggajian karyawan di unit otonom ABC PT.KIT Ya Power Builder Sistem Operasi Windows XP Windows XP Data base SQL SQL

20 Analisis Lingkungan IS/IT (cont...) Portofolio Aplikasi Saat ini

21 Analisis Lingkungan IS/IT (cont...) Analisis Eksternal IS/IT

22 Potensi Aplikasi Hasil Analisis Lingkungan Eksternal IS/IT Workflow Application (WA) Website KSB

23 Analisis Kekuatan Bersaing Kekuatan kunci yang mempengaruhi unit otonom ABC Ancaman pendatang baru Pengganti persewaan perkantoran layanan gedung Persaingan dalam usaha sejenis Kekuatan tawar menawar pembeli Dampak bagi bisnis Dampak potensial bagi IS/IT Cara mengatasi Bertambahnya kompetitor Semakin memperketat persaingan yang berimbas pada penurunan laba Sharing pelanggan Mengurangi target pasar Berdampak pada harga sewa Kompetisi pengadaan layanan terbaik bagi calon penyewa Kompetisi harga sewa kantor Menuntut peningkatan kualitas servis Menuntut harga sewa yang murah Kekuatan tawar pemasok Menaikkan harga barang kebutuhan layanan persewaan kantor Mengurangi availabilitas dari kebutuhan layanan persewaan kantor jika terjadi persaingan yang ketat IS/IT sebagai kunci layanan yang terintegrasi dalam peningkatan kinerja dan nilai tambah agar pendatang baru merasa harus punya standart IS/IT yang tinggi untuk bisa masuk ke pasar ini. Peningkatan kualitas pelayanan penyewaan kantor dengan implementasi IS/IT Memahami kemauan pelanggan dengan penerapan sistem informasi komplain Memberikan kemudahan akses informasi oleh calon pelanggan dengan penerapan website yang berisi informasi fasilitas serta pelayanan di unit otonom ABC Menerapkan sistem informasi pengadaan secara online untuk menghindari ketergantungan terhadap satu pihak pemasok Memperbesar hambatan pendatang baru masuk dengan cara: Diferensiasi layanan Segmentasi pasar Menurunkan harga sewa agar pendatang baru punya sedikit kesempatan untuk masuk ke pasar Memperbaiki layanan untuk meningkatkan nilai usaha Meningkatkan hubungan baik dengan para pelanggan serta pemasok Memperbesar switching cost bagi pelanggan yang punya niat untuk pindah Meningkatkan fasilitas serta layanan dengan harga yang kompetitif Menawarkan pilihan kualitas layanan Meningkatkan kualitas layanan Memudahkan akses informasi Mencari pemasok lain yang kompeten Mengikat kontrak dengan pemasok

24 Potensi Aplikasi Hasil Analisis Lingkungan Kekuatan Bersaing Portal Aplikasi Website KSB Customer-based Information System (C-BIS) Complaint Information System (CIS) Procurement Information System (PIS)

25 Analisis SWOT STRENGTH Struktur organisasi yang jelas Memiliki kewenangan dalam melakukan pengadaan barang/jasa tanpa terikat PT. XYZ dalam menentukan rekanan sehingga proses pengadaan berjalan lancar Kondisi perkantoran yang memadai untuk menunjang kinerja Mampu melakukan pengurusan karyawan sendiri, tidak tergantung pada PT. XYZ Memiliki pembagian tugas yang jelas dalam pelaksanaan kerja Memiliki software akuntansi yang terpisah antara modul keuangan dan modul penggajian WEAKNESS Tidak memiliki strategi, visi, misi sendiri Alur penyampaian koordinasi tidak lancar Seksi keamanan tidak memiliki dukungan IS/IT dalam pelaksanaan pekerjaannya Proses pencairan dana yang memakan waktu lama Walaupun memiliki kewenangan dalam menentukan rekanan, tetapi dana yang digunakan untuk pengadaan tetap berasal dari PT. XYZ Birokrasi rumit Peralatan sipil dan kebersihan kurang lengkap Staf yang kurang mengerti komputer dan jaringan Kekurangan SDM dalam hal pemasaran dan pengadaan Tidak memiliki website Inputan daftar kehadiran yang menjadi dasar penggajian karyawan masih manual Sistem akuntansi belum terintegrasi dengan kebutuhan lainnya, seperti penggajian Sistem keuangan masih tergantung pada PT. XYZ Aplikasi dalam unit otonom ABC dalam portofolio McFarlan masih tergolong aplikasi key operational, sehingga kurang menunjang kegiatan strategik perusahaan

26 Analisis SWOT (cont...) OPPORTUNITY Perdagangan bebas membuka kesempatan yang lebih luas dalam bisnis penyewaan lahan perkantoran Pertumbuhan ekonomi yang semakin baik sehingga demand terhadap gedung perkantoran meningkat Letak Krakatau Steel Bulding berada pada lokasi segitiga emas Jakarta Pemasaran menjadi lebih mudah karena mendompleng nama besar PT. Krakatau Steel Banyak tersedia program aplikasi pendukung perkantoran Banyaknya website yang menyediakan informasi penyedia layanan gedung perkantoran STRENGTH-OPPORTUNITY Penyediaan layanan yang unggul dengan investasi IT Peningkatan pendapatan Penyediaan pelayanan yang sempurna dalam lingkungan kerja yang menarik dan aman WEAKNESS-THREAT Perolehan kepercayaan pelanggan Peningkatan hubungan baik dengan pemerintah dan masyarakat STRENGTH-THREAT Peningkatan nilai bagi pelanggan THREAT Banyak pendatang baru yang bermain dalam bisnis penyewaan lahan perkantoran Semakin banyak pesaing dalam bisnis penyewaan lahan perkantoran Banyak pesaing yang memiliki gedung perkantoran kelas 1 dari segi jumlah lantai Kekuatan pelanggan untuk mempengaruhi bisnis penyewaan perkantoran, seperti kekuatan untuk menekan harga, kekuatan untuk memilih lokasi, serta kekuatan untuk mendapatkan layanan dan fasilitas terbaik Tekanan dari pemerintah yang berhubungan dengan kesehatan, sosial, undang-undang, serta pelatihan terhadap gempa Tekanan dari karyawan yang berhubungan dengan kesehatan tempat kerja dan waktu kerja karyawan Tekanan dari PT. XYZ dalam meluruskan proses bisnis unit otonom ABC dengan visi misi PT. XYZ Adanya kebijakan pemerintah dalam menerapkan green building WEAKNESS-OPPORTUNITY Peningkatan produktivitas karyawan

27 Interpretasi Kebutuhan Mendatang Analisis Balanced Scorecard Analisis CSFs Analisis Value Chain

28 Analisis Balanced Scorecard Objektif Indikator Inisiatif Objektif Indikator Inisiatif Objektif Indikator Inisiatif Objektif Indikator Inisiatif

29 Analisis Balanced Scorecard Proses cascading

30

31 Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module finance Customer-based Information System (C-BIS) Executive Information System Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module human resource Finance and Human Resource information System module attendance and payroll Complaint Information System Website KSB Procurement Information System (PIS) Equipment Monitoring Information System (EMIS)

32 Analisis Value Chain Pendataan Penyewa Pelayanan dan Penyediaan Fasilitas Mewujudkan Rasa Aman dan Nyaman Promosi, Monitoring dan Evaluasi Perawatan,Pe ndidikan dan Pelatihan Keuangan Pengadaan Sumber Daya Manusia Penyusunan Kebijakan

33 Potensi Aplikasi Hasil Analisis Value Chain Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module finance Customer-based Information System (C-BIS) Executive Information System Knowledge Management System Complaint Information System Website KSB Equipment Monitoring Information System (EMIS)

34 Pemetaan Aplikasi Ke dalam Portofolio McFarlan Strategic 1. Marketing Information System (MIS) 2. Executive Information System (EIS) High Potential 1. Website KSB 2. Customer-based Information System (C- BIS) Key Operational 1. Workflow Application 2. Finance and Human Resource information System (FHRIS) module attendance and payroll 3. Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module finance 4. Equipment Monitoring Information System (EMIS) 5. Complaint Information System (CIS) Support 1. Procurement Information System (PIS) 2. Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module human resource 3. Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module backup data 4. Knowledge Management System (KMS) 5. Office Automation System (OAS) 6. Portal Aplikasi

35 Aplikasi Strategis Marketing Information System (MIS) Executive Information System (EIS) Aplikasi Perencanaan dan Analisis Customer-based Information System (C-BIS) Aplikasi Pengawasan dan kontrol Workflow Application Knowledge Management System Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module human resource Aplikasi Transaksi Equipment Monitoring Information System (EMIS) Complaint Information System (CIS) Office Automation System (OAS) PortalAplikasi Aplikasi Pendukung Operasional Website KSB Procurement Information System (PIS) FHRIS module attendance and payroll FHRIS module finance FHRIS module backup data

36 Matrix Pengguna dengan Aplikasi Pengguna Dinas Keuangan dan SDM Seksi Akuntansi Seksi Perbendaharaan Seksi SDM dan Umum Dinas Operasi Seksi Teknik Mekanik dan Elektrik Seksi Teknik Sipil dan Landscaping Ahli Pertama Pemasaran dan Pengadaan Aplikasi Aplikasi Strategis 1. Marketing Information System (MIS) C C C C 2. Executive Information System (EIS) C R R R C R R C C R R Aplikasi Perencanaan dan Analisis 3. Customer-based Information System (C-BIS) C C C C C Aplikasi Pengawasan dan Kontrol 4. Workflow Application C C C C C C C C C 5. FHRIS module human resource C C R R R R R 6. Knowledge Management System C C C C C C C C C Aplikasi Transaksi 7. Equipment Monitoring Information System C C C R R 8. Office Automation System (OAS) C C C C C C C C C 9. Complaint Information System C C C R R C 10. Portal Aplikasi R R R R R R R R R R R R Aplikasi Pendukung Operasional 11. Website KSB C R R R R R 12. Procurement Information System (PIS) C C C C R U U 13. FHRIS module attendance and payroll R C U C R 14. FHRIS module finance C C C R R R 15. FHRIS module backup data R R R R R Kepala Unit Otonom Penyewa Dirut Keuangan KS Divisi Logistik PT. XYZ Direktorat PT. XYZ

37 Simpulan Proses penentuan sasaran strategis unit otonom ABC dilakukan dengan bantuan analisis lingkungan bisnis dan IS/IT, dilanjutkan dengan analisis kekuatan bersaing, kemudian dirangkum dalam analisis SWOT organisasi Interpretasi kebutuhan mendatang dilakukan dengan menggunakan analisis balanced scorecard, analisis CSFs, dan analisis Value Chain Hasil dari analisis tersebut adalah 15 potensi aplikasi. Hasil dari pemetaan ke portofolio aplikasi McFarlan didapatkan bahwa 2 aplikasi masuk dalam kuadran strategic, 2 aplikasi masuk dalam kuadran high potential, 5 aplikasi masuk dalam kuadran key operational, dan 6 aplikasi masuk dalam kuadran support Peta sistem aplikasi yang disusun berdasarkan jenis dukungan terhadap proses bisnis, terbagi dalam aplikasi penunjang operasional, terdiri dari 5 aplikasi, aplikasi transaksi dengan 4 aplikasi, aplikasi pengawasan dan kontrol dengan 3 aplikasi, aplikasi perencanaan dan analisis dengan 1 aplikasi, dan aplikasi strategis dengan 2 aplikasi

38 Saran Saat melakukan analisis terhadap aplikasi apa yang bisa dimunculkan, cari informasi sebanyak-banyaknya tentang jenis-jenis aplikasi serta kegunaannya. Hal itu dilakukan untuk menghindari hanya bertambahnya cost saja tanpa memunculkan benefityang besar. Pengembangan aplikasi yang berkualitas tinggi dan responsif terhadap kebutuhan bisnis merupakan keharusan yang tidak bisa ditawar bila berkaitan dengan value

39 Terima Kasih