FELISIA ARININDYAH ABSTRAK

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTE INFORASI PENERBITAN KUTIPAN AKTA KELAHIRAN STUDI KASUS : DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA PANGKALPINANG BERBASIS DESKTOP FELISIA ARININDYAH FelisiaArinindyahOke@gmail.com ABSTRAK Penelitian ini dilakukan untuk untuk memberikan layanan informasi dan meningkatkan kinerja pembuatan kutipan akta kelahiran agar menjadi lebih efektif, cepat, akurat dan efisien serta meminimalisasi kesalahan yang timbul dalam pembuatan kutipan akta kelahiran pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil kota pangkalpinang Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendapatkan data yang sebenarnya sehingga dapat ditemukan kelemahan kelemahan pada sistem yang lama, kemudian diperbaiki dengan menggunakan sistem yang baru. Analisa yang digunakan dalam membangun sistem baru adalah dengan menggunakan metode berorientasi objek dengan alat bantu sofware software UL (Unified odeling Language), pengamatan langsung, dan wawancara kepada pihak yang terkait Kesimpulan yang bisa diambil secara umum dari hasil penelitian ini adalah bahwa Sistem Informasi penerbitan kutipan akta kelahiran dapat meningkatkan kinerja para pegawai dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta memberikan kepuasan kepada masyarakat khususnya kota Pangkalpinang dalam membuat akta kelahiran. Kata Kunci :Sistem Informasi, UL(Unifield odeling Language),Analisa dan Perancangan. Latar Belakang asalah Anak dari sisi kehidupan berbangsa dan bernegara adalah masa depan bangsa dan generasi penerus cita-cita bangsa sehingga Negara berkewajiban memberikan perlindungan terhadap anak, agar anak memiliki rasa aman, bebas dari rasa ketakutan, memiliki pendidikan, memiliki keyakinan beragama sehingga anak dapt tumbuh dan berkembang atas kelangsungan hidupnya, berperan aktif dan juga diharapkan mampu bersaing di era modernisasi. Hak sebagai warga Negara atas kehidupan anak adalah mempunyai identitas yang jelas yaitu dengan adanya akta kelahiran.walaupun begitu, masih banyak anak Indonesia yang belum tercatat kelahirannya sehingga menyebabkan anak tersebut secara de jure keberadaanya dianggap tidak ada oleh Negara. Hal ini mengakibatkan anak yang lahir tersebut tidak tercatat namanya, silsilah dan kewarganegaraanya serta tidak terlindungi keberadaannya. Penyebabnya adalah kurangnya tingkat partisipasi masyarakat untuk berperan aktif didalm kepemilikan akta kelahiran. Sehingga perlu adanya pengkajian untuk mensosialisasikan fungsi akta kelahiran kepada masyarakat.akta kelahiran merupakan dokumen penduduk yang memberikan bukti terjadinya peristiwa kelahiran yang menjelaskan nama anak, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, nama orang tua dan kewarganegaraannya. Yang merupakan bukti sah mengenai identitas, sebab akta kelahiran bersifat universal karena terkait dengan pengakuan Negara atas status kependataan seseorang. Selain itu, jika seorang anak manusia yang lahir kemudian identitasnya tidak terdaftar nanti akan menghadapi berbagai masalah yang akan berakibat pada Negara, pemerintah dan masyarakat. Berbagai status anak yang saat ini resmi diakui dan tercatat di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pangkalpinang, antara lain status anak yang lahir dari pernikahan yang sah, status anak yang lahir diluar pernikahan dan status anak yang tidak mempunyai asalusul yang jelas, misalnya anak temuan (sudah menjadi ketetapan hokum yang berlaku). Sebagai perwujudan Konversi Hak Anank (KHA) dan UU No.23 Tahun 2002 tentang perlindungan anak dari sisi sudut pandang KHA. Negara harus memberikan pemenuhan hak dasar kepada setiap anak dan terjaminnya perlindungan atas keberlangsungan perkembangan anak. aka dari itu, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pangkalpinang menerbitkan Kutipan Anak guna memberikan hak anak sesuai dengan UU No.23 Tahun 2002 tersebut. 2. Perumusan asalah Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pangkalpinang adalah dalam kegiatan pengelolaan data yang masih menggunakan cara yang manual dengan menggunakan icrosoft office word, karena belum menguasai teknologi computer sehingga menimbulkan berbagai masalah, seperti : a. Sering terjadi keterlambatan dalam Penerbitan Kutipan. b. asyarakat belum terlayani dengan baik karena pelayanan yang lambat, sehingga target yang telah diterapkan terkadang sulit tercapai c. Pengelolaan data yang masih sangat sederhana yang menyebabkan banyak data-data atau berkas yang hilang. d. Pelaporan dalam pengolahan data mengenai Penerbitan Kutipan tidak lengkap

2 sehingga data yang benar dan tepat waktu dangat sulit tercapai. 3. Tujuan Penelitian Dengan dilakukannya penelitian mengenai judul Rancang Bangun Sistem Informasi Penerbitan Kutipan : Studi Kasus Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pangkalpinang Berbasis Desktop diharapkan dapat memberikan tujuan sebagai berikut: a. Penerbitan Kutipan dapat dengan cepat diterbitkan sehingga pelayanan kepada masyarakat lebih cepat dan maksimal. b. Data-data dan berkas-berkas yang berhubungan dengan Sistem Informasi Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran tersimpan rapi serta terdata secara komputerisasi agar mudah melakukan pengecekan dan pencarian data-data tersebut. c. Pelaporan Sistem Informasi Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran lebih akurat, dan relevan sehingga dapat digunakan sebagai sumber pengambilan keputusan. 4. Batasan masalah Untuk menyelesaikan permasalahan yang ada, maka penulis membatasi ruang lingkup permasalahan yang ada dengan tujuan agar tidak menyimpang dari pokok pembahasan, yaitu : a. Sistem Penerbitan Kutipan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pangkalpinang hanya dibatasi pada prosedur : ) Penerimaan Berkas Persyaratan 2) Pencetakan dan Penulisan kedalam Buku Register 3) Penandatanganan dan Penyerahan Kutipan 4) Pelaporan b. Pengelolaan Data, meliputi : ) Data formulir pelaporan kelahiran 2) Surat Keterangan Kelahiran dari dokter/bidan/lainnya. 3) Surat Keterangan Kelahiran dari kepala desa/lurah setempat 4) Kartu Keluarga yang sudah dicantumkan nama anak tersebut 5) KTP orang tua 6) Kutipan Akta Pernikahan Orang tua 7) KTP saksi kelahiran 8) Surat Keterangan Berita Acara Kepolisian (atas temuan anak yang tidak tahu asal usulnya) c. Sistem Informasi Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran meliputi : ) Kutipan Anak didalam pernikahan yang sah 2) Kutipan Anak diluar pernikahan d. Kutipan Anak yang tidak mempunyai asal usul yang jelas Kota Pangkalpinang Berbasis Desktop adalah sebagai berikut : a. Pengisian Formulir datang ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pangkalpinang untuk membuat baru dikarenakan ada perubahan dengan bertambahnya jiwa dalam keluarga b. Pengisian Formulir Setelah selesai dibuat sebagai salah satu syarat pembuatan akta kelahiran kemudian mengisi formulir permohoan akta kelahiran di bagian pelayanan, setelah formulir permohonan diisi dan semua persyaratan sudah dilengkapi maka menyerahkan isian formulir dan berkas yang harus dilengkapi kepada staf pelayanan. c. Verifikasi Berkas Permohonan Staf pelayanan kemudian memerika kelengkapan berkas, apabila ada yang kurang makan staf pelayanan akan memberitahukan kepada agar melengkapi persyaratannya apabila sudah memenuhi persyaratan maka staf pelayanan akan membuatkan Verifikasi berkas sudah lengkap d. Pembuatan Kepala Seksi kemudian memberikan verifikasi berkas kepada operator akta supaya dibuatkan akta kelahiran sementara, setelah dibuatkan operator akta memberikan akta kelahiran sementara kepada KASI untuk diperiksa. Jika ada kesalahan dalam penulisan akta kelahiran sementara maka KASI akan menginformasikan kepada operator akta agar akta kelahiran sementara di perbaiki. Apabila tidak terdapat kesalahan maka operator akta akan membutkan akta kelahira asli dan diberikan kepada 6. Aktivity Diagram ). Activity Diagram Pembuatan mengisi Form Terima Baru Terima Form Buat 5. Proses Bisnis Prosedur yang dilakukan dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Penerbitan Kutipan : Studi Kasus Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

3 2). Activity Diagram Pengisian Formulir Permohonan 7. Use Case Diagram a. Use Case Diagram Pendataan Entry Kecamatan engisi Form Permohonan F20 enerima Form Permohonan F20 Entry Kelurahan 3). Activity Diagram Verifikasi Berkas Permohonan Operator Pendaftar... Entry KASI Entry aster emberikan Form Permohonan dan Persyaratan Terima Form Permohonan dan Persyaratan Periksa Persyaratan Entry Tidak Lengkap Lengkap Terima Konfirmasi Persyaratan Tidak Lengkap Konfimasi Persyaratan Tidak Lengkap Cetak elengkapi Persyaratan yang tidak lengkap Buat Verifikasi Berkas b. Use Case Diagram Transaksi 4). Activity Diagram Pembuatan Entry Permohonan F20 KASI emberikan Varifikasi Berkas Terima Verifikasi Berkas entry Verifikasi berkas Terima Akta Kelahiran Sementara Buat Sementara Cetak Verifikasi Berkas Verifikasi Akta kelahiran Sementara Benar Salah Entry Entry Konfirmasi Sementara Salah Terima Konfirmasi Akta Kelahiran Sementara Salah Perbaiki Akta Kelahiran Sementara c. Use Case Diagram Laporan Cetak Akta Kelahiran Terima Akta Kelahiran Cetak Laporan KABID CAPIL

4 8. ERD Kecamatan Ada NmKel Nmkec Kelurahan Isi 9. LRS Ni Buat Jadi Detail Punya NmKepKel Almt NoUrut NoPaspor NoKit NamaAyah NamaIbu Nama TLLahir Agama Pendidikan Hubkeluarga GolDarah StatKawin Pekerjaan Kewarganegaraan Dapat NoF20 Ket Tulis F20 N NoF20 NoF20 TglF20 NmAnak jenkel Tdilahirkan Tmelahirkan Hlahir Tlahir Jam Jkelahiran KelahiranKe Pkelahiran Bbayi PBayi Periksa NoF20 VerifikasiBerkas Cetak AktaKelahiran TgAkta NmAyah NmIbu TgVerivikasi S S2 S3 S4 S6 S7 S8 b. Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer diharapkan kinerja kerja para pegawai dapat lebih baik serta melaksanakan tugas lebih disiplin. c. Dengan sistem berbasis komputer akan mempermudah dalam pembuatan transaksi dan laporan d. eringankan pekerjaan dalam mengontrol data dan membuat hasil laporan kepada pimpinan. e. Semua data tentang penerbitan kutipan akta kelalhiran bisa tersimpan secara keseluruhan, sehingga kecil sekali kemungkinan adanya kehilangan data. f. Proses pencarian data sebelumnya dapat dilakukan dengan cepat sehingga tidak memerlukan waktu yang lama. 2. Saran Sehubungan dengan hal tersebut di atas, untuk dapat meningkatkan keberhasilan Sistem Informasi Penerbitan Kutipan maka langkah yang diperlukan dalam membangun sistem komputerisasi ini sangatlah penting. Kecamatan Nmkec Kelurahan Nmkel Kdkec Kdkel Kdkel NmKepKel Almt Detail Nik NoUrut Nopaspor NoKit NamaAyah NamaIbu Nama TLLahir Agama Pendidikan GolDarah HubKeluarga StatKawin Pekerjaan Kewarganegaraan F20 NoF20 TglF20 NmAnak Tdilahirkan Telahirkan HLahir Jam Jkelahiran KelahiranKe Pkelahiran Bbayi PBayi Dapat NoF20 Ket NoF20 NoF20 VerifikasiBerkas TgVerifikasi S S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 AktaKelahiran TgAkta NmAyah NmIbu 0. Kesimpulan Sistem Informasi Penerbitan Kutipan Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pangkalpinang masih bersifat manual. Sehingga kesalahan baik di sengaja ataupun tidak sering terjadi dikarenakan kontrol dari sistem yang berjalan kurang baik. Sehingga dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer maka diharapkan dapat meningkatkan proses penerbitan kutipan akta kelahiran, serta informasi laporan-laporan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Pangkalpinang lebih cepat, efisien dan efektif memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan. aka berikut adalah beberapa saran agar sistem informasi dapat berjalan lebih efektif dan efisien : a. Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak komputer untuk menunjang Sistem Informasi tersebut b. Tersedianya sumber saya manusia yang dapat mengoperasikan, merawat serta mengembangkan sistem. c. Di beri pelatihan dan pendidikan cara menggunakan Sistem Informasi tersebut d. Dibuat aturan serta prosedur yang jelas tentang pentingnya Sistem Informasi tersebut. e. Perlu adanya back up data guna mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. 0. Daftar Pustaka [O brien James A 2006 [Raymond c Leod 2006] [Sutopo,Hadi,A riesto 2002] [Whitten,Jeffre y 2004] O brien, James A., Pengantar Sistem Informasi, Jakarta, Salemba Empat, Raymond c Leod, Jr., Sistem Informasi anajemen, Edisi 7, Jilid, PT. Prenhalindo, Jakarta, 200. Sutopo, Hadi, Ariesto, Analisis dan Desain Berorientasi Objek, Yogyakarta, J&J Learning, Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bently, Kevin C.Dittman. System Analysis and Design ethods. 6 th ed. New York : c Graw-Hill, 2004.

5