NEKTHA DWIARNI

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE INFORASI ADINISTRASI KEBUTUHAN PERJALANAN DINAS PEGAWAI NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN KANWIL ( KANTOR WILAYAH ) KEENTERIAN HUKU DAN HA PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG NEKTHA DWIARNI Program Studi Sistem Informasi STIK Atma Luhur Jl. Jenderal Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Propinsi Kepulauan Bangka Belitung Website : ABSTRAK Dalam Peraturan enteri Dalam Negeri Nomor 6 Tahun 203 tentang Pedoman perjalanan dinas dalam dan luar negeri bagi pejabat/pegawai di lingkungan departemen dalam negeri, pemerintah daerah dan pimpinan serta anggota dewan perwakilan rakyat daerah menteri dalam negeri yang membutuhkan sesuai dengan tertib administrasi perjalanan dinas. Pada Kanwil ( kantor wilayah ) Kementerian Hukum dan Ham Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, sistem administrasi kebutuhan perjalanan dinas pegawai negeri sipil masih menggunakan cara manual belum terkomputrerisasi dengan baik, terutama untuk data data pembuatan kebutuhan perjalanan dinas, data biaya, waktu perjalanan, surat rekomendasi, surat keputusan dan data pengantar dinas dan pelaporan dibuat menggunakan icrosoft Word dan icrodoft Excel dan disimpan dalam folder yang belum teratur, belum menggunakan database. Sehingga dapat menjadi suatu kendala dan permasalahan apabila pegawai membutuhakan informasi tentang kebutuhan perjalanan dinas yang cepat dan akurat. Untuk itu perlunya sistem informasi administrasi kebutuhan perjalanan dinas yang lebih relevan dan efesien Kata Kunci : Sistem informasi administrasi kebutuhan perjalanan dinas pegawai negeri sipil di lingkungan kanwil ( kantor wilayah ) kementerian hukum dan ham provinsi kepulauan bangka belitung PENDAHULUAN. Latar Belakang Kementerian Hukum Dan Ham Kanwil ( Kantor Wilayah ) Provinsi Kepulauan Bangka Belitung adalah instansi yang menangani masalah hukum dan pelayanan pengaduan hukum yang diperuntukan segala golongan masyarakat, tanpa melihat status dan kasta. Didalam pelayanan hukum dan ham biasanya setiap pegawai yang melakukan pelatihan dan pelayanan hukum, studi banding, seminar hukum atau penyuluhan hukum mendapatkan rekomendasi perjalanan dinas sebagai fasilitas yang dapat digunakan untuk mendukung kegiatan tersebut. Hal ini diperkuat didalam Peraturan enteri Dalam Negeri Nomor 6 Tahun 203 tentang Pedoman perjalanan dinas dalam dan luar negeri bagi pejabat/pegawai di lingkungan departemen dalam negeri, pemerintah

2 daerah dan pimpinan serta anggota dewan perwakilan rakyat daerah menteri dalam negeri yang membutuhkan sesuai dengan tertib administrasi perjalanan dinas. Pada Kanwil ( kantor wilayah ) Kementerian Hukum dan Ham Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, sistem administrasi kebutuhan perjalanan dinas pegawai negeri sipil masih menggunakan cara manual belum terkomputrerisasi dengan baik, terutama untuk data data pembuatan kebutuhan perjalanan dinas, data biaya, waktu perjalanan, surat rekomendasi, surat keputusan dan data pengantar dinas dan pelaporan dibuat menggunakan icrosoft Word dan icrodoft Excel dan disimpan dalam folder yang belum teratur, belum menggunakan database. Sehingga dapat menjadi suatu kendala dan permasalahan apabila pegawai membutuhakan informasi tentang kebutuhan perjalanan dinas yang cepat dan akurat. Berdasarkan uraian diatas maka judul yang diambil yaitu ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE INFORASI ADINISTRASI KEBUTUHAN PERJALANAN DINAS PEGAWAI NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN KANWIL ( KANTOR WILAYAH ) KEENTERIAN HUKU DAN HA PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG..2 TUJUAN DAN ANFAAT PENULISAN a. Tujuan Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan prosedur dan aliran data pada sistem informasi yang berjalan saat ini di sistem informasi kebutuhan perjalanan dinas, sehingga penulis dapat mengetahui teknik analisa dan perancangan sistem yang tepat untuk membuat sistem informasi sistem informasi kebutuhan perjalanan dinas dengan lebih baik, relevan, mudah di baca dan dipergunakan. b. anfaat dari penelitian ini diharapkan ). Bagi Penulis, menambah pengetahuan dan pengalaman penulis terutama dalam pembuatan aplikasi yang informatif dan efisien serta penulis dapat menerapkan pengetahuan teoritis yang telah diperoleh selama di bangku kuliah pada kondisi yang sebenarnya. 2). Bagi STIK ATA LUHUR PANGKALPINANG, diharapkan dapat menjadi bahan referensi baru bagi perpustakaan STIK Atma Luhur Pangkalpinang serta untuk menambah perkembangan teknologi khususnya pada pembuatan aplikasi..3 PERUUSAN ASALAH Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, dapat dirumuskan masalah yang timbul yaitu sistem informasi kebutuhan perjalanan dinas yang ada saat ini belum dapat berjalan secara optimal karena pengelolaan data informasi informasi kebutuhan perjalanan dinas masih kurang akurat dan efesien dalam memberikan informasi baik dalam hal kebutuhan perjalanan dinas pegawai negeri sipil dilingkungan Kementerian Hukum dan Ham..4 RUANG LINGKUP Penulis membatasi masalah pengolahan data Kebutuhan Perjalan Dinas pegawai negeri dilingkungan Kanwil

3 Kementerian Hukum Dan Ham Provisi Kepulauan Bangka Belitung, yang meliputi pemasukan biodata pegawai, data data kebutuhan perjalanan dinas, surat surat yang dibutuhkan dalam perjalanan dinas, data- data biaya dan anggaran dan data data yang berhubungan dengan kebutuhan perjalanan dinas pegawai negeri sipil, sehingga menghasilkan laporan berupa hasil data kebutuhan perjalanan dinas dan pelaporan biaya..5 ETODOLOGI PENELITIAN etodologi penelitian adalah menggambarkan cara mengumpulkan informasi informasi atau data data yang diperlukan. etode penelitian yang dilakukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini adalah sebagai berikut. a. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian yang digunakan adalah b. Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. ). Data Primer Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber penelitian, dengan cara wawancara langsung dengan angket atau kuesioner dan observasi dalam hal ini penulis memperoleh langsung. 2) Data Sekunder. Yaitu data yang didapat dari dokumentasi dan data lain yang bersumber dari referensi studi kepustakaan, jurnal dan artikel. b. etode Pengumpulan Data ). Studi Kepustakaan (Dokumentasi) 2). etode Wawancara (interview) 3). etode Pengamatan Lapangan (Observasi) c. Pembuatan Sistem Informasi ). Analisis Sistem 2). Desain Dan Perancangan Sistem ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE 2. STRUKTUR ORGANISASI KABAG UU Kepala Kantor Wilayah Kepala DIVISI Administrasi Gambar 2. Struktur Organisasi 3. ANALISA SISTE USULAN a.use Case Diagram aster Administrasi KABAG PPL Gambar 3.2. Use Case Diagram aster b. Use Case Diagram SPT ( Surat Perintah Tugas ) administrasi Entry Data Entry Data Entry Data Biaya Cetak Surat Perintah Tugas << include >> Gambar 3.3. Use Case Diagram SPT ( Surat c. Use Case Diagram ( Surat Perintah Kepala Kepegawaian Entry Data SPT ( Surat Perintah Tugas )

4 << include >> Entry Data ( Surat Perintah b. Activity Diagram Proses pembuatan Lembar ( Surat Perintah Perjalanan Dinas ) Bagian Kepegaw aian administrasi Cetak ( Surat Perintah Buat ( Surat Perintah Gambar 3.4. Use Case Diagram (Surat Perintah Barikan Terima Buat Daftar Kebutuhan Biaya d. Use Case Diagram Pelaporan Biaya Berikan dan Biaya Terima dan Biaya administrasi << Include >> Cetak Bukti Biaya Pembayaran Entry Data Pelaporan Biaya Gambar. 4.2 Activity Diagram pembuatan Lembar ( Surat Perintah Perjalanan Dinas ) Gambar 3.5. Use Case Diagram Pelaporan Biaya c. Activity Diagram proses Pelaporan Biaya Perjalanan Dinas e.use Case Diagram Laporan Pagawai Berika Kwintansi Biaya Terima Kwintansi Biaya Cetak Laporan Biaya Kebutuhan ( Tidak Sesuai ) Visum Data Biaya ( sesuai ) administrasi DEPKUHA Terima Konfirmasi konfirmasi Cetak Laporan ( Surat Perintah Buat bukti pembayaran Gambar 3.6. Use Case Diagram Laporan 4. ACTIVITY DIAGRA a. Activity Diagram Proses Pembuatan SPT ( Surat Bagian Kepegaw aian Buat SPT ( Surat Pagawai Gambar. 4.3 Activity Diagram proses Pelaporan Biaya Perjalanan Dinas d. Activity Diagram Proses Data Berikan SPT Terima Data SPT Kepala Bidang Kepegawaian Bagian Kepegawaian Terima SPT ( Surat Perintah Tugas ) yang telah Di ACC Terima SPT ( Surat Perintah Tugas ) yang telah Di ACC Berikan Data ada Di DEPKUHA Terima Data DEPKUHA Catat Dan Simpan Data DEPKUHA Gambar. 4. Activity Diagram Proses Pembuatan SPT ( Surat Gambar. 4.5 Activity Diagram Proses Data

5 No_ No_Biaya Jml_Biaya Jml_kebutuhan butuh Biaya butuh No_Biaya No_KWN No_biaya Tgl_biaya Nama Biaya Jenis_biaya No_SPT No_ N No_KWN No_Biaya dapat memiliki Bukti Pembayaran No_ Tgl_ Tujuan_dinas Tempat_berangkat Tempat_tujuan Lama_PD Tgl_berangkat Tgl_hrs_kembali Pembebanan_anggaran Tgl_kembali No_KWN Tgl_KWN Tgl_pembyrn Penerimaan Banyak uang Jenis_pembyrn terima Nip No_ NIP_pejabat No_SPT Buat SPT N isi Nip Nama Tempat_lahir Tgl_lahir Jabatan Alamat Jk No.Hp Golongan Gaji_pokok NIP_ Nama Golongan Jabatan Unit_kerja Alamat Telp JK No.SPT Jenis_SPT Tgl_SPT Isi_SPT Tujuan_SPT Keterangan Tugas No_SPT NIP e. Activity Diagram Proses Data : NIP_pejabat Tabel 6. Tabel Spesifikasii Basis Data Gambar. 4.6 Activity Diagram Proses Data f. Activity Diagram Proses Laporan Buat Laporan b. Tabel SPT : SPT : No_SPT Tabel 6.2 Tabel Spesifikasi Basis Data SPT Berikan Laporan Terima Laporan Gambar. 4.7 Activity Diagram Proses Laporan c. Tabel isi : isi : No_SPT, NIP 5. RANCANGAN STRUKTUR BASIS DATA a. Entity Relationship Diagram Tabel 6.3 Tabel Spesifikasi Basis Data isi d. Tabel : : NIP Tabel 6.4 Tabel Spesifikasi Basis Data Gambar 5.. Entity Relationship Diagram 6. Spesifikasi Basis Data a. Tabel : e. Tabel : : No_

6 Tabel 6.5 Tabel Spesifikasi Basis Data 7. PERANCANGAN TAPILAN PROGRA a. Struktur Tampilan Sistem Informasi Administrasi Kebutuhan Perjalanan Dinas Negeri Sipil Di Lingkungan Kantor Wilayah ( Kanwil ) Kementerian Hukum Dan Ham Provinsi Kepuluan Bangka Belitung aster Pendataan SPT ( Surat Pendataan ( Surat Perintah Pendataan Pelaporan Biaya Laporan Entry Data Entry Data SPT ( Surat Entry Data ( Surat Perintah Entry Data Pelaporan Biaya Cetak Laporan SPT ( Surat Entry Data Cetak SPT ( Surat Perintah Tugas ) Cetak ( Surat Perintah Cetak Bukti Pelaporan Biaya Cetak Laporan ( Surat Perintah Entry Data Biaya f. Tabel Butuh : Butuh : No_, No_biaya Tabel 6.6 Tabel Spesifikasi Basis Data Butuh Tabel 7. Struktur Tampilan Halaman Web b. Rancangan Layar ). Rancangan Layar enu Utama enu Utama aster Pendataan SPT ( Surat Pendataan ( Surat Perintah Perjalanan Dinas Pendataan Pelaporan Biaya Laporan Selesai Sistem Informasi Administrasi Kebutuhan Perjalanan Dinas Negeri Sipil Di Lingkungan Kantor Wilayah ( Kanwil ) Kementerian Hukum Dan Ham Provinsi Kepulauan Bangka Belitung f. Tabel Jenis Biaya : Biaya : No_biaya Gambar 7.2 Rancangan Layar enu Utama Tabel 6.7 Tabel Spesifikasi Basis Data Jenis Biaya 3). Rancangan Layar Data Form Entry Data NIP PEGAWAI CARI DATA NAA PEGAWAI TEPAT LAHIR TANGGAL LAHIR JABATAN GOLONGAN GAJI POKOK JENIS KELAIN ALAAT NO.TELPON f. Tabel Bukti_Pembayaran : Bukti_Pembayaran : No_KWN Tabel 6.8 Tabel Spesifikasi Basis Data Jenis Bukti_Pembayaran BARU SIPAN UBAH HAPUS Gambar 7.4 Rancangan Layar Data 4). Rancangan Layar Data Form Entry Data NIP PEJABAT NAA PEJABAT GOLONGAN JABATAN UNIT KERJA ALAAT CARI DATA KELUAR JENIS KELAIN TELPON BARU SIPAN UBAH HAPUS KELUAR Gambar 7.8 Rancangan Layar Data

7 6). Rancangan Layar Entry Data Biaya Form Entry Data Biaya NOOR BIAYA TANGGAL BIAYA NAA BIAYA JENIS BIAYA CARI DATA Gambar 7.3 Rancangan Layar Entry Data 0). Rancangan Layar Cetak Form Cetak ( Surat Perintah Nomor Biaya Tgl.Biaya Nama Biaya Jenis Biaya NOOR Pilih TGL. Cari Data SPT TUJUAN BARU SIPAN UBAH HAPUS KELUAR TEPAT BERANGKAT Gambar 7.0 Rancangan Layar Entry Data Biaya 7). Rancangan Layar Entry Data SPT ( Surat Form Entry Data SPT ( Surat NOOR SPT TGL. SPT JENIS SPT ISI SPT TUJUAN SPT KETERANGAN TUGAS NIP PEJABAT NAA PEJABAT GOLONGAN JABATAN UNIT KERJA NIP PEGAWAI NAA PEGAWAI JABATAN GOLONGAN KETERANGAN No. CARI NIP PEGAWAI NAA PEGAWAI NAA PEGAWAI NAA PEGAWAI NAA PEGAWAI CARI Gambar 7.4 Rancangan Layar Cetak ). Rancangan Layar Entry Data Pelaporan Biaya Form Entry Data Pelaporan Biaya NO. KWN TGL.KWN TGL.PEBAYARAN PENERIAAN BANYAK UANG JENIS PEBAYARAN No. 9.9 NO.BIAYA TGL.BIAYA NAA BIAYA JENIS BIAYA BIAYA NO. TGL. NIP.PEGAWAI NAA PEGAWAI TUJUAN KEBUTUHAN JULAH CARI TABAH SIPAN KELUAR TOTAL BIAYA 9 BARU SIPAN KELUAR Gambar 7. Rancangan Layar Entry Data SPT ( Surat 8). Rancangan Layar Cetak SPT ( Surat Gambar 7.5 Rancangan Layar Entry Data Pelaporan Biaya ). Rancangan Layar Entry Data Cuti Form Cetak SPT ( Surat NOOR SPT TGL. SPT JENIS SPT TUJUAN SPT Pilih Cari Data SPT Gambar 7.2 Rancangan Layar Cetak SPT ( Surat 9). Rancangan Layar Entry Data Form Entry Data ( Surat Perintah Gambar 7.6 Rancangan Layar Entry Data Cuti 2). Rancangan Layar Cetak Bukti Pelaporan Biaya NOOR TGL. TUJUAN DINAS TEPAT BERANGKAT TEPAT TUJUAN LAA DINAS TANGGAL BERANGKAT NIP PEGAWAI NAA PEGAWAI GOLONGAN JABATAN NO.SPT TGL.SPT CARI Form Cetak Pelaporan Biaya NO.KWN TANGGAL Haruus KEBALI PEBEBANAN ANGGARAN Input Tanggal Kembali TGL. KWN Cari Data SPT NO.BIAYA TGL.BIAYA NAA BIAYA JENIS BIAYA BIAYA CARI KEBUTUHAN TGL.BAYAR No. NO.BIAYA TGL.BIAYA NAA BIAYA JENIS BIAYA BIAYA KEBUTUHAN JULAH PENERIAAN TABAH SIPAN KELUAR TOTAL BIAYA 9 Gambar 7.7

8 Rancangan Layar Cetak Bukti Pelaporan Biaya 3). Rancangan Layar Cetak Laporan SPT ( Surat Form Cetak Laporan SPT ( Surat Periode Laporan TGL. AWAL TGL. AKHIR DD//YYYY DD//YYYY Gambar 7.8 Rancangan Layar Cetak Laporan SPT ( Surat 4). Rancangan Layar Cetak Laporan Form Cetak Laporan ( Surat Perintah Periode Laporan TGL. AWAL TGL. AKHIR DD//YYYY DD//YYYY Gambar 7.9 Rancangan Layar Cetak Laporan 8. PENUTUP. Kesimpulan Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan jugabeberapa solusi pemecahan yang dapat ditawarkan, maka dapat ditarik kesimpulan yang dapat dirinci. Penggunaan system komputerisasi pada sistem administrasi perjalanan dinas, dapat membantu tugas dan tanggungjawab bagian tata usaha dalam memaksimalkan kerjanya dalam pengolahan data pegawai. Penyimpanan data dalam basis data yang terkomputerisasi akan meminimalkan akses data dalam bentuk fisik mapun pengarsipan, dengan begini meminimalkan ruang penyimpanan arsip data dan informasi mengenai akan tersimpan dengan aman dan dapat diakses dengan cepat. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi maka dalam pengolahan data pegawai dan pembuatan lapporan - laporan dapat meningkatkan efisiensi waktu yang digunakan. DAFTAR PUSTAKA Hartono, Jogyanto. Konsep Dasar Informasi : Uraian tentang Konsep Dasar Infromasi, Yogyakarta : Sudjowo, unawar.pemodelan Basis Data Berorientasi Objek : Konsep Dasar Perancangan Sistem, Yogyakarta : Andi, Suherman. A, G. Hariman. Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Objek Dengan UL, edisi pertama. Yogyakarta : Graha Ilmu, Gordon B Davis Kerangka Dasar Sistem Informasi anajemen, Bagian I Pengantar, Judul asli anagement Information System Conceptual, Foundation, Structure, and Development, keluaran CGraw Hill Kogakusha, Ltd, Tokyo, 974, diterjemahkan oleh Andress S. Adiwardana dan disempurnakan oleh Drs. Bob Widyahartono, dikoreksi oleh staff Institut PP, PT. Pustaka Binaman Pressindo, 992. anajemen Arsip Dinamis, Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia Bogor 2004.