PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN SLEMAN

Transkripsi

1 PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN SLEMAN STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) PENCATATAN PERUBAHAN NAMA, TANGGAL, BULAN DAN TAHUN LAHIR

2 PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan Pengesahan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Dasar Hukum 1 Undang-Undang Nomor 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan 2 Peraturan Pemerintahan Nomor 37 tahun 2007 tentang Pelaksanaan UU No. 23 tahun 2006 tetang Administrasi Kependudukan 3 Peratuan Daerah Kabupaten Sleman No. 7 tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil 4 Peraturan Daerah Kabupaten Sleman No. 14 Tahun 2011 tentang Restribusi Penggantian Biaya Cetak KTP dan Akta Pencatatan Sipil Nama SOP H Supardi, S.H Pembina Utama Muda, IV/c NIP, : Pencatatan Perubahan Nama, Tanggal, Bulan, dan Tahun Lahir Kualifikasi Pelaksana 1 Memahami peraturan Perundang-undangan tentang Administrasi Kependudukan, terutama masalah pengangkatan anak 2 Berlatarbelakang pendidikan S1 Hukum 3 Memahami pelaksanaan tata kelola kearsipan dan dokumen 4 Mampu mengoperasikan komputer dan mengaplikasikan data SIAK Keterkaitan Meskipun tidak berhubungan langsung dengan SOP ini, namun pihak-pihak 1 Alat tulis kantor Peralatan/Perlengkapan

3 yang terkait cukup banyak keterkaitannya terutama perihal rekomendasi dan surat-surat keterangan dari dusun, desa, kecamatan, pengadilan negeri atau pengadilan agama sebagai kelengkapan berkas permohonan perubahan atau pembetulan akta Peringatan 1 Apabila SOP ini tidak dilaksanakan, maka proses pelayanan tidak akan berjalan sesuai dengan harapan, yang pada akhirnya menimbulkan komplain atau masyarakat tidak puas 2 Permaslahan pokok yang dihadapi adalah belum tertatanya arsip dokumen pencatatan sipil secara teratur, sehingga menyulitkan petugas dalam mencari berkas akta data yang akan diubah 2 Perangkat komputer / mesin ketik 3 Sarsns Komunikasi 4 Stempel 5 Laminating Pencatatan dan pendataan 1 Petugas pelayanan selalu memberi cacatan apabila ada kekurangan dalam berkas permohonan dan diberikan kepada pemohon untuk segera dilengkapi. 2 Petugas juga memberikan tanda bukti pengambilan, kapan kutipan akta tersebut akan jadi atau bisa diambil. 3 Dari data-data dokumen kependudukan yang belum tertata dengan rapi atau benar mengakibatkan petugas akan lebih lama dalam pelayanan ( pelayanan kurang memuaskan ) 4 Untuk mengatasi permasalahan tersebut telah dilakukan penataan arsip arasip Dokumen Kependudukan, dengan tambahan tenaga dari luar.

4 Pelaksana Mutu Baku No. Uraian Prosedur Pemohon Staf seksi Pengelola Dokumen Operator Pencetakan Akta Kasi Kabis Pengelola Dokumen / Kabid PPK Kepala Dinas Kelengkapan Waktu Output Ket 1 Pengajuan berkas permohonan Berkas permohonan 10 mnt Bukti penerimaan 2 a Meneliti kelengkapan berkas permohonan b c Mengecek / mencari berkas akta yang lama Memberikan formulir pengisian dan tanda bukti kwitansi pengambilan akta 3 Pengecekan akta disesuaikan dengan putusan pengadilan 4 Pengetikan dan pencetakan kutipan akta 1 Berkas Permohonan 15 mnt 1 Berkas permohonan lengkap 2 Buku / berkas akta 2 Ada bukti pengambilan 3 Kwitansi, blangko pengisian, kutipan akta 1 Berkas permohonan 1 hari Formulir terisi dengan benar 2 Putusan Pengadilan 1 Blanko kutipan akta 5 mnt Konsep kutipan akta 2 Perangkat komputer 5 cek terakhir kutipan akta / membubuhkan paraf 1 Konsep kutipan akta 2 2 Buku Register sudah jadi Konsep kutipan akta yang 6 Penandatanganan kutipan akta kelahiran dan buku register oleh kepala dinas 7 Pemberian stempel dinas pada kutipan akta 1 Konsep kutipan akta 5 Kutipan akta yang sudah Pengajuan tanda tangan 2 Buku register ditandatangani dilakukan secara kolektif 1 Kutipan akta yang sudah ditanda tangani 2 Stempel dinas 1 Kutipan akta yang sudah jadi 8 Penyerahan kutipan akta kepada pemohon 1 Kutipan akta 1 Bukti penerimaan akta

5