ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENARIKAN KENDARAAN BERMOTOR KONSUMEN PADA PT. BAF ( BUSSAN AUTO FINANCE ) PANGKALPINANG

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENARIKAN KENDARAAN BERMOTOR KONSUMEN PADA PT. BAF ( BUSSAN AUTO FINANCE ) PANGKALPINANG ACHMAD FAIRUZA Program Studi Sistem Informasi STMIK Atma Luhur Jl. Jenderal Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Propinsi Kepulauan Bangka Belitung Website : ABSTRAK PT Bussan Auto Finance (BAF) adalah perusahaan pembiayaan yang saat ini berkonsentrasi pada pembiayaan motor Yamaha. Selama tahun 2009, BAF membiayai lebih dari 74 ribu unit kendaraan bermotor baru. Total asset lebih dari 0 triliun rupiah. Namun pada sistem penarikan kendaraan bermotor yang sekarang ini pada BAF masih menggunakan cara manual belum terkomputrerisasi dengan baik, terutama untuk data data penarikan, data biaya, tengang waktu pembayaran, surat keputusan dan data pembiayaan dan pelaporan dibuat menggunakan Microsoft Word dan Microdoft Excel dan disimpan dalam folder biasa, belum menggunakan database. Kata Kunci : analisa dan perancangan sistem informasi penarikan kendaraan bermotor konsumen pada pt. baf ( bussan auto finance ) pangkalpinang. PENDAHULUAN. Latar Belakang PT. BAF ( Bussan Auto Finance ) cabang Bangka Belitung merupakan media pelayanan penyaluran pembiayaan pembelian kendaraan bermotor khususnya diwilayah bangka belitung, dengan fokus satu kendaraan yaitu Yamaha motor. Salah satu bagian penting dalam sebuah bisnis pelayanan dan pembiayaan kredit kendaraan bermotor selaian market adalah bagian penarikan kendaraan bermotor. Adapun fungsi bagian ini difokuskan untuk penarikan kendaraan bermotor apabila konsumen yang sesuai dengan perjanjian tidak menjalankan kewajibanya sebagai konsumen BAF, maka sebagai perusahaan yang profesional dalam hal pembiayaan berhak menarik kembali kendaraan yang telah dimiliki konsumen dalam masa kredit. Namun pada sistem penarikan kendaraan bermotor yang sekarang ini pada BAF masih menggunakan cara manual belum terkomputrerisasi dengan baik, terutama untuk data data penarikan, data biaya, tengang waktu pembayaran, surat keputusan dan data pembiayaan dan pelaporan dibuat menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel dan disimpan dalam folder biasa, belum menggunakan database. Sehingga dapat menjadi suatu kendala dan permasalahan apabila dibutuhkan secara cepat terutama untuk pimpinan cabang yang meminta data penarikan kendaraan bermotor pada setiap bulan secara cepat.

2 Berdasarkan uraian diatas maka judul yang diambil yaitu ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENARIKAN KENDARAAN BERMOTOR KONSUMEN PADA PT. BAF ( BUSSAN AUTO FINANCE..2 TUJUAN DAN MANFAAT PENULISAN a. Tujuan Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan prosedur dan aliran data pada sistem informasi yang berjalan saat ini di sistem informasi penarikan kendaran bermotor, sehingga penulis dapat mengetahui teknik analisa dan perancangan sistem yang tepat untuk membuat sistem informasi sistem informasi kebutuhan penarikan kendaraan bermotor dengan lebih baik, relevan, mudah di baca dan dipergunakan. b. Manfaat dari penelitian ini diharapkan Bagi Penulis Penelitian ini dilakukan untuk menambah pengetahuan dan pemahaman lebih mendalam bagi penulis mengenai analisa dan perancangan sistem informasi penarikan kendaraan bermotor pada PT. BAF ( Bussan Auto Finance). Mempermudah dan mepercepat proses pembuatan data data kebutuhan penarikan kendaraan, sehingga tidak memakan waktu yang lama karena data sudah tersimpan di dalam server..3 PERUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, dapat dirumuskan masalah yang timbul yaitu sistem informasi Penarikan Bermotor yang ada saat ini belum dapat berjalan secara optimal karena pengelolaan data informasi - informasi kebutuhan penrikan kendaraan bermotor masih kurang akurat dan efesien dalam memberikan informasi baik dalam hal penarikan yang dilakukan dan pemberitahuan ke pihak konsumen..4 RUANG LINGKUP Penulis membatasi masalah dalam hal pembuatan sistem penarikan kendaraan bermotor pada BAF, yang meliputi data konsumen, data Motor, data Biaya Kredit, data data kebutuhan perjalanan penarikan kendaraan, surat surat yang dibutuhkan dalam penarikan, data- data biaya dan data data yang berhubungan dengan kebutuhan penarikan kendaran bermotor, sehingga menghasilkan laporan berupa hasil informasi penarikan kendaraan bermotor dan pelaporan biaya..5 METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian adalah menggambarkan cara mengumpulkan informasi informasi atau data data yang diperlukan. Metode penelitian yang dilakukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini adalah sebagai berikut. a. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian yang digunakan adalah

3 b. Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. ). Data Primer Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber penelitian, dengan cara wawancara langsung dengan angket atau kuesioner dan observasi dalam hal ini penulis memperoleh langsung. 2) Data Sekunder. Yaitu data yang didapat dari dokumentasi dan data lain yang bersumber dari referensi studi kepustakaan, jurnal dan artikel. b. Metode Pengumpulan Data ). Studi Kepustakaan (Dokumentasi) 2). Metode Wawancara (interview) 3). Metode Pengamatan Lapangan (Observasi) c. Pembuatan Sistem Informasi ). Analisis Sistem 2). Desain Dan Perancangan Sistem ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 2. STRUKTUR ORGANISASI BRANCH HEAD b. Use Case Diagram transaksi Administrasi Entry Data Telat Angsuran Kredit Kredit Entry Data Kwintansi Pembayaran Entry Data Janji Bayar Surat Peringatan Surat Penarikan Entry Data Kondisi Gambar 3.3. Use Case Diagra data transaksi c. Use Case Diagram laporan Laporan Penarikan << Include >> CS HRD Entry Data Surat Penarikan Staff Staff COLL HEAD Administrasi Manager Laporan tunggakan kredit CHIEF COLL DESKCOLL COLLETION Gambar 2. Struktur Organisasi 3. ANALISA SISTEM USULAN a.use Case Diagram Master Gambar 3.4. Use Case Diagram laporan 4. ACTIVITY DIAGRAM a. Activity Diagram Pendataan Data CS Administrasi Entry Data CS Berikan Data Lengkap Terima Data Lengkap Administrasi Simpan Data Entry Data Staff HRD Gambar 3.2. Use Case Diagram Master Gambar. 4. Activity Diagram Pendataan Data

4 KONSUMEN No.perjanjian Nama Telpon Jenis_motor No_rangka No_Mesin Tgl_kredit Tlg_habis_kredit Tgl_jatuhtempo Nama_surve Kode_surve Status_kredit Dp_Motor Masa_anggsuran No_BN Staff dan penarikan Kode_staff Nama_staff No_telpon Jabatan penagihan alamat Lakukan No_surat No_staff M punya ANGSURAN TELAT M PENAGINAN M Perintah Lakukan KREDIT KWINTANSI PEMBAYARAN No_kwn Tgl_kwn Jumlah_uang Jumlah_pembayaran Tgl_telat Status_penagihan No_perjaniian No_asr Kode_staff No_tagih No_surat No_kondisi No_surat Tgl_surat Isi Jumlah Telat SURAT PENARIKAN KENDARAAN Cek KONDISI MOTOR No_kondisi Jenis_motor Nama_motor Kondisi An.motor Buat M ada No_asr Tgl_asr Tgl_telat Biaya_angsuran Jumlah_hari No_asr No_telat No_tagih Tgl_tagih Tgl_byr Jumlah_biaya tagih No_tagih No_kwn No_tagih No_JB No_sp Tgl_sp Perihal Isi keterangan No_JB Tgl_JB penagihan Janji Bayar M Buat Surat Peringatan Bisa No_sp No_surat b. Activity Diagram Perintah administrasi Manager Buat Laporan Penarikan administrasi Staff konsumen Berikan Data Keterlambatan Terima Data Keterlambatan Anggsuran Berikan Laporan Penarikan Terima Laporan Penarikan Lakukan Teriman Laporan Hasil Keterlambatan Anggsuran [ tidak bayar ] [ bayar ] Laporan Informasi Informasi Gambar Activity Diagram Penarikan Buat Kwintansi Pembayaran Gambar. 4.2 Activity Diagram Perintah c. Activity Diagram Penarikan Motor 5. RANCANGAN STRUKTUR BASIS DATA a. Entity Relationship Diagram HRD administrasi Berikan Data Staff Penarikan Terima Data Staff Penarikan Catat Dan simpan Gambar. 4.3 Activity Diagram Penarikan Motor 4). d. Activity Diagram Pendataan staff penagihan HRD administrasi Gambar 5.. Entity Relationship Diagram 6. Spesifikasi Basis Data a. Tabel Nama File : Primary Key : No_perjanjian Berikan Data Staff Terima Data Staff Catat Dan Simpan Tabel 6. Tabel Spesifikasii Basis Data Gambar. 4.5 Activity Diagram Pendataan staff penagihan e. Activity Diagram Proses Penarikan

5 b. Tabel Staff Nama File : Staff Primary Key : No_Staff Tabel 6.2 Tabel Spesifikasi Basis Staff Tabel 6.6 Tabel Spesifikasi Basis Data Kwintansi Pembayaran c. Tabel Angsuran Telat Nama File : Angsuran Telat Primary Key : No_asr Tabel 6.3 Tabel Spesifikasi Basis Data Angsuran Telat f. Tabel Jenis Surat Peringatan Nama File : Surat Peringatan Primary Key : No_SP Tabel 6.7 Tabel Spesifikasi Basis Data Surat Peringatan d. Tabel Kredit Nama File : Kredit Primary Key : No_tagih Tabel 6.4 Tabel Spesifikasi Basis Data Kredit f. Tabel Surat Penarikan Nama File Primary Key : Surat Penarikan : No_surat Tabel 6.8 Tabel Spesifikasi Basis Surat Penarikan e. Tabel Janji Bayar Nama File Primary Key : Janji Bayar : No_JB Tabel 6.5 Tabel Spesifikasi Basis Data Janji Bayar g. Tabel Data Kondisi Motor Nama File : Data Kondisi Motor Primary Key: No_Kondisi Tabel 6.8 Tabel Spesifikasi Basis Kondisi Motor f. Tabel Kwintansi Pembayaran Nama File : Kwintansi Pembayaran Primary Key : No_KWN

6 Master Entry Data Entry Data Staff Pendataan Pegawai Entry Data Telat Angsuran Kredit Kredit Entry Data Kwintansi Pembayaran Entry Data Janji Bayar Surat Peringatan Entry Data Surat Penarikan Entry Data Kondisi Surat Penarikan Laporan Laporan Penarikan Laporan Tunggakan Kredit Tambah simpan Keluar Kredit 7. PERANCANGAN TAMPILAN PROGRAM a. Struktur Tampilan Sistem Informasi Penarikan Bermotor Pada PT. BAF ( Buasan Auto Finance ) Pangkalpinang 6). Rancangan Layar Entry Angsuran Telat Kredit FORM ENTRY DATA ANGSURAN TELAT KREDIT No.Staff Tanggal Angsuran Tanggal Telat Biaya Angsuran Jumlah Hari Telat No.Perjanjian Nama konsumen alamat Jenis motor BN. motor Tabel 7. Struktur Tampilan Halaman b. Rancangan Layar ). Rancangan Layar Menu Utama Form Menu Utama Master Transaksi Laporan Keluar Gambar 7.0 Rancangan Layar Entry Angsuran Telat Kredit 7). Rancangan Layar Entry Kredit FORM CETAK PENAGIHAN KREDIT Sistem Informasi Penarikan Bermotor Pada PT. BAF ( Buasan Auto Finance ) Pangkalpinang No. Angsuran Tanggal Angsuran Tanggal Telat Biaya Angsuran Jumlah Hari Telat No.Perjanjian Nama konsumen Nama Staff Staff Gambar 7.2 Rancangan Layar Menu Utama 3). Rancangan Layar Data FORM ENTRY DATA KONSUMEN PT. BAF ( BUASAN AUTO FINANCE ) No.Perjanjian Nama No.Tagih Tgl. Tagih Tgl. Bayar Jumlah Biaya Tagih Gambar 7. Rancangan Layar Entry Kredit 8). Rancangan Layar Form Data Kwintansi Pembayaran Telpon Baru Jenis Motor No.Rangka No.Mesin Tgl.Kredit Simpan FORM ENTRY DATA KWINTANSI NO. Kwintansi Tanggal Kwintansi Jumlah Uang Jumlah Pembayaran Tgl. Telat Tgl.Habis Kredit Tgl. Jatuh Tempo Nama surve Kode Surve Status Kredit sysdate Ubah Hapus Status Nama No.Tagih Tanggal Tagih Tgl.Bayar DP Motor Masa Angsuran No. BN Motor Keluar No.Kebutuhan Nama Perusahaan Gambar 7.4 Rancangan Layar 4). Rancangan Layar Data Staff FORM ENTRY DATA STAFF PT. BAF ( BUASAN AUTO FINANCE ) Gambar 7.2 Rancangan Layar Form Entry Data Kwintansi Pembayaran 9). Rancangan Layar Data Janji Bayar FORM ENTRY DATA JANJI BAYAR Nama Staff Jabatan Baru Simpan Ubah Hapus Keluar Gambar 7.8 Rancangan Layar Data Staff No. Janji Bayar Tgl. Janji Bayar No. Tanggal Nama Staff Nama No.Telpon SJ

7 Nomor SKKP Tanggal SKKP Perihal isi Keputusan Tujungan Pangkat Jabatan Gaji Pokok Unit Kerja Instansi Menimbang Memperhatikan Kedua Ketiga BARU SIMPAN BATAL KELUAR No_SUKP Tanggal SUKP Nama Pegawai NIP Gambar 7.3 Rancangan Layar Data Janji Bayar 0). Rancangan Layar Surat Peringatan FORM CETAK PENAGIHAN KREDIT No.Surat Penarikam Tanggal Surat Isi Surat Jumlah Telat Laporan Tunggakan Kredit Tanggal Awal Tanggal Akhir Dd/mm/yyyy Dd/mm/yyyy Gambar 7.7 Rancangan Layar laporan Tunggakan Kredit No.SP Tanggal SP SP Nama Nama Staff Staff 3). Rancangan Layar Entry Data Persyaratan SUKP Form Entry Data Persyaratan SUKP No.Persyaratan Nomor SUKP Gambar 7.4 Rancangan Layar Layar Surat Peringatan Tgl.persyaratan Nomor Berkas Jenis Berkas Tanggal SUKP Perihal Keputusan Tujungan ). Rancangan Layar Surat Penarikan kendaraan BARU SIMPAN BATAL KELUAR FORM CETAK SURAT PENARIKAN No. Surat penarikan Tgl. surat Keluar Gambar 7.5 Rancangan Layar Form Surat Penarikan kendaraan Gambar 7.8 Rancangan Layar Entry Data Persyaratan SUKP 4). Rancangan Layar Persyaratan SUKP No.Persyaratan Tanggal Persyaratan Form Persyaratan SUKP Pilih CARI DATA ). Rancangan Layar Entry Data Kondisi Motor FORM ENTRY DATA KONDISI MOTOR No.Kondisi Jenis motor Nama Motor Kondisi AN. Motor No. Surat Penarikan Tanggal surat Nama Penarikan Gambar 7.6 Rancangan Layar Entry Data Kondisi Motor Gambar 7.9 Rancangan Layar Persyaratan SUKP 5). Rancangan Layar Form Entry Data SKKP Form Entry Data SKKP 2). Rancangan Layar laporan Tunggakan Kredit Gambar 7.20 Rancangan Layar Form Entry Data SKKP 6). Rancangan Layar Form SKKP

8 No.SKKP Tanggal SKKP Form SKKP Pilih CARI DATA Gambar 7.2 Rancangan Layar Form SKKP 7). Rancangan Layar Laporan SUKP Form Laporan SUKP Periode Laporan Tanggal Awal Tanggal Akhir DD/MM/YYYY DD/MM/YYYY Gambar 7.22 Rancangan Layar Laporan SUKP 8). Rancangan Layar Laporan SKKP Form Laporan SKKP Periode Laporan Tanggal Awal Tanggal Akhir DD/MM/YYYY DD/MM/YYYY Gambar 7.23 Rancangan Layar Laporan SKKP 8. PENUTUP. Kesimpulan Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan jugabeberapa solusi pemecahan yang dapat ditawarkan, maka dapat ditarik kesimpulan yang dapat dirinci. Penggunaan system komputerisasi pada sistem administrasi perjalanan dinas, dapat membantu tugas dan tanggungjawab bagian tata usaha dalam memaksimalkan kerjanya dalam pengolahan data pegawai. Penyimpanan data dalam basis data yang terkomputerisasi akan meminimalkan akses data dalam bentuk fisik mapun pengarsipan, dengan begini meminimalkan ruang penyimpanan arsip data dan informasi mengenai akan tersimpan dengan aman dan dapat diakses dengan cepat. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi maka dalam pengolahan data pegawai dan pembuatan lapporan - laporan dapat meningkatkan efisiensi waktu yang digunakan. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem informasi Yogyakarta : Andi Davids, Gordon B 2002, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:DDM Fowler, Martin.2005 Panduan Singkat Bahasa Permodelan Objek Standat Yogyakarta : Andi Mcleod Jr Raymond Sistem Informasi Manajemen Jakarta Mulyanta dan Leong, marlom Tutorial Membangun Multimedia Interaktif Media pembelajaran Yogyakarta : Universitas Alam Jaya Yogyakarta. Nugroho, Adi Analisa dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung : Informatika