ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN PADA KANTOR CAMAT NAMANG KABUPATEN BANGKA TENGAH

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE INFORASI PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN PADA KANTOR CAAT NAANG KABUPATEN BANGKA TENGAH Rabiah Sistem Informasi STIK ATA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Abstrak The rapid development of information technology in the last decade great influace on various aspects of life in the world in general and indonesia in particular. Particulary the offices that have access to large data processing, because data processing is no lenger possible to use the manual methode because of less effective and efficient. Likewise with Kantor Camat ng Bangka Tengahthet still use simple application like excel faster which in a sense less. To make it in a personnel information system that can facilitate the performance of the Kantor Kecamatan ng Bangka Tengah. Whit the use of information system, made possible the automation of work and service functions to achievie good service as required, including the automation in the handling of civil service system, especially in Kantor Camat ng Bangka Tengah. Then produced an information system that in easy, exciting, interactive, fast, easy, and rewarding job. Kata Kunci : Information System, Personnel. Pendahuluan Sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi(iptek) dewasa ini pengguna teknologi komputer bukanlah suatu hal yang asing lagi bagi masyarakat. Karena seperti yang kita ketahui bersama hampir diseluruh lapisan masyarakat baik di pedesaan maupun di lingkungan kota sudah banyak yang mampu mengoprasikan computer. Kemajuan teknologi computer saat ini layaknya seperti jamur yang tumbuh dimusim hujan tak heran bila anak sekolah dasarpun seudah mengenal dan mempelajari teknologi komputer begitu juga halnya dengan pelajar, mahasiswa bahkan pada instansi pemerintah maupun swasta juga sudah menggunakan teknologi komputer. Komputer sebagai alat bantu yang mempunyai kemampuan didalam bidang pengolahan data dan informasi, serta dapat membantu untuk menyelesaikan laporan pengolahan data yang dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat, cepat dan akurat. Semua ini dapat dilakukan dengan fasilitas yang diselesaikan oleh program aplikasi yang akan mempermuda dan memperlancar proses pengolahan data dalam jumlah besar setelah diolah akan menghasilkan beberapa informasi. Komputer dapat mengolah informasi yang ada dalam suatu instansi, untuk menghasilkan informasi baru yang dapat memberikan banyak manfaat, sehingga dapat mendorong perkembangan dan kemajuan instansi pemerintahan tersebut. Fungsi komputer adalah sebagai alat perekam data (database), pengelolan data, perhitungan, pelaporan data. 2. Tinjauan Pustaka 2. Konsep Dasar Sistem Sistem adalah sekumpulan sub sistem yang paling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, yang mencakup karakteristik sistem

2 yang sama-sama berinteraksi menurut pola tertentu terhadap masukan untuk mancapai suatu tujuan dengan menghasilakn keluaran. 2.2 Konsep Dasar Informasi enggambarkan suatu kejadian-kejadian dan suatu kenyataan. Kejadian adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu sedangkan informasi diperoleh setelah data-data mentah diproses atau diolah. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi merupakan penerapan sistem di dalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. 2.4 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek Analisa berorientasi objek yang bersangkutan dengan pemodelan domain aplikasi. Desain berorientasi objek yang bersangkutan dengan pemodelan domain solusi. Dalam analisis berorientasi objek dan desain, modal domain aplikasi juga merupakan bagian dari model sistem. 2.5 Analisa Berorientasi Objek Analisa sistem berorientasi objek adalah tahap menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang mendaftarkan apa pun yang harus dipenuhi oleh sistem software, bukan mengenai bagaimana sistem software melakukannya. 2.6 Perancangan Berorientasi Objek Desain berorientasi objek adalah proses perencanaan sistem berinteraksi terhadap objek dengan tujuan untuk pemecahan masalah perangkat lunak. 2.7 Sofware yang digunakan Rancangan layar program merupakan bentuk tampilan yang bila dijalankan pada program tersebut, maka sistem akan menampilkan rancangan pada layar komputer dimana sebagai sarana antar muka dengan pemakai yang akan dihasilkan dari sistem yang dirancang. 2.8 Konsep anajemen Proyek Asumsi dasar dari perencanaan proyek adalah bahwa hasil proyek tidak dapat diproduksi dalam kegiatan monolitik tunggal. Jika ini bisa dilakukan, kita tidak perlu sebuah proyek, kita hanya akan melakukan pekerjaan bukan perencanaan itu. Karena kita tidak bisa melakukan ini, kita menggunakan pendekatan membagi dan menaklukkan untuk menguraikan pekerjaan menjadi potongan lebih kecil, sehingga bisa dilakukan. 2.9 Identifikasi Stakeholder Pengertian teori stakeholder adalah sekelompok orang atau individu yang diidentifikasikan dapat mempengaruhi kegiatan perusahaan ataupun dapat dipengaruhi oleh kegiatan perusahaan Konsep Project Execution Plan (PEP) Proyek rencana eksekusi (PEP) adalah dokumen yang mengatur yang menetapkan sarana untuk melaksanakan, memantau, dan proyek kontrol. Rencana tersebut berfungsi sebagai sarana komunikasi utama untuk memastikan bahwa semua orang menyadari dan berpengetahuan mengenai tujuan proyek dan bagaimana mereka akan mencapainya. 2. Identifikasi Deliverables Segala hasil pekerjaan yang dikirimkan ke klien disebut deliverables. Sistem perangkat lunak dan dokumentasi yang menyertainya biasanya merupakan satu set kiriman. Delivarable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat. 2.2 Konsep Penjadwalan Proyek Untuk menentukan waktu yang diperlukan bagi mengembangkan suatu sistem, sistem analis sering menggunakan kuantitatif yang disebut dengan PERT/CP. Critical Path ethod adalah teknik analisa jaringan dari proyek yang digunakan untuk memperdiksi total waktu yang dibutuhkan. Sedangkan program evaluatioan and review merupakan teknik pengukuran estimasi lama waktu proyek 2.3 Konsep Rencana Anggaran Biaya (RAB) Rencana Anggaran Biaya (RAB) merupakan salah satu proses utama dalam suatu proyek

3 karena merupakan dasar untuk membuat kerangka budget yang akan dikeluarkan Konsep Responsibility Assignment atrix (RA) Responsibility Assignment atrix (RA) merupakan suatu bentuk pemetaan sumber daya kepada aktifitas dalam tiap prosedur. S Responsibility Assignment atrix (RA) menggunakan Work Breakdown Structure (WBS) dan struktur organisasi untuk menghubungkan kiriman dan / atau kegiatan untuk sumber daya. 2.5 Konsep Analisa Resiko Resiko merupakan hal yang tidak dapat dihindari dari setiap pekerjaan. Demikian pula dengan proyek, resiko tidak dapat dihilanngkan tetapi hanya dapat dikurangi, diperkecil dan dipindahkan dari satu obyek ke obyek lainnya. Pengelolaan resiko menjadi topic yang sering dibahas dan sangat perlu dikuasi oleh seorang pemimpin proyek. 2.6 Konsep eeting Plan Pada tahap ini meeting plan, akan melakukan aktivitas-aktivitas antara lain: project plan, resource plan, financial plan, acceptance, communication plan, procurement plan, contract supplier dan phere review. 2.7 Teori Pendukung 3. etode Penelitian etode pengumpulan data merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam proses penelitian ini. Berikut ini adalah metode pengumpulan data yang dipakai dalam proses mengumpulan data : a. Studi Perpustakaan Yaitu teknik mengumpulkan data dengan mempelajari, menelaah, dan menganalisis data yang diperoleh dari buku, artikel, jurnal dan sumber informasi lain b. Wawancara Wawancara atau engadakan tanya jawab langsung kepada pihak-pihak yang terkait yang dapat memberikan informasi tentang objek penelitian. c. etode Pengamatan elakukan pengamatan secara langsung ditempat penelitian terhadap kegiatan yang sedang berlangsung terutama obyek yang sedang diteliti. 3.2 etode Analisa Sistem Pendekatan Object Oriented dilengkapi dengan alat-alat teknik pengembangan sistem sehingga hasil akhirnya akan di dapat sistem yang berbasis object oriented yang dapat didefinisikan dengan baik dan jelas. 3.3 etode Perancangan Tahap Perancangan Sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. 3.4 Proses Bisnis Berikut proses sistem berjalan pada Kantor Pelabuhan Perikanan Sungailiat : a. Proses Pendataan Pegawai Bagian Kepegawaian memberikan form data pegawai ke masing masing bidang pegawai, lalu pegawai mengisi form data pegawai kemudian dikembalikan lagi ke bagian kepegawaian (Tata Usaha). b. Proses utasi Pegawai Proses pendataan pegawai masuk dan keluar pada Kantor Camat ng Bangka Tengah yaitu pegawai menerima SK utasi dari BKD (Badan Kepegawaian Daerah) dan menyerahkannya ke bagian kepegawaian Kantor Camat ng Bangka Tengah. c. Proses Cuti Pegawai Pegawai membuat surat pengajuan permohonan cuti dan diserahkan ke bagian kepegawaian, selanjutnya bagian kepegawaian memeriksa kondisi cuti pegawai tersebut apakah masih ada ataukan sudah habis, apabila kondisi cuti sudah habis maka bagian kepegawaian memberikan konfirmasi ke pegawai bahwa masa cuti telah habis, dan apabila kondisi cuti masih ada maka bagian kepegawaian akan menyerahkan ke kepala camat, selanjutnya surat tersebut akan diproses

4 oleh kepala camat dan akan didisposisi, kemudian bagian kepegawaian akan membuat surat cuti pegawai yang telah ditandatangani camat untuk diserahkan ke BKD (Badan Kepegawaian Daerah), selanjutnya BKD memproses surat cuti tersebut.setelah selesai diproses surat cuti tersebut dikirim ke kantor camat yang bersangkutan, selanjutnya bagian kepegawaian mengisi kartu cuti pegawai dan memberi konfirmasi ke pegawai sudah boleh cuti terhitung tanggal cuti sampai batas waktu yang telah ditentukan. d. Proses Usulan Kenaikan Pangkat Bagian kepegawaian mengajukan permohonan usulan kenaikan pangkat. Bagian kepegawaian akan membuat surat pengantar usulan kenaikan pangkat pegawai kepada camat untuk ditandatangani yang kemudian diserahkan ke BKD. Setelah diserahkan ke BKD maka akan dilakukan pengecekan kelengkapan persyaratan. Juka persyaratan tidak lengkap maka BKD akan mengkonfirmasikan ke bagian kepegawaian agar dapat melengkapi persyaratan namun apabila persyaratan tidak lengkap maka BKD akan serah surat keputusan (SK) kenaikan pangkat yang diserahkan ke bagian kepegawaian. e. Proses Surat Tugas Pelatihan Bagian Kepegawaian Daerah (BKD) mengirim surat tugas ke dinas, kemudian camat menerima dan mendisposisi surat tugas, kemudian camat serah surat tugas yang di disposisi, bagian kepegawaian membuat surat tugas dan buat disposisi, kemudian bagian kepegawaian menyerahkan surat tugas dan disposisi, lalu pegawai terima penunjukan dan surat tugas, kemudian melengkapi administrasi dan persyaratan dan mengikuti kegiatan tugas, kemudian pegawai membuat laporan dan serah sertifikat, dan bagian kepegawaian menerima laporan dan sertifikat. f. Proses Kenaikan Gaji Berkala Bagian Kepegawaian memeriksa masa kerja, apabila belum sampai 2 tahun maka bagian kepewaian akan membatalkan pengajuan kenaikan gaji berkala, dan apabila masa kerja mencukupi 2 tahun maka bagian kepegawaian membuat Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala mengusulkan ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD), kemudian BKD terima usulan kenaikan gaji berkala, lalu menyerahkan SK kenaikan gaji berakala, bagian kepegawaian menerima SK kenaikan gaji berkala dan menyerahkan SK kenaikan dan pegawai menerima SK. 4. Hasil dan Pembahasan 4. Use Case Diagram a. Use Case Diagram aster Gambar 4. Use Case Diagram aster b. Use Case Diagram Transaksi utasi Gambar 4.2 Use Case Diagram Transaksi utasi c. Use Case Digram Transaksi Cuti Pegawai Gambar 4.3 Use Case Diagram Transaksi Cuti Pegawai d. Use Case Laporan Entry Data Pegawai Entry SK utasi Entry Permohonan Cuti Cetak Surat Pengantar Cuti Entry Surat Cuti Pegawaian BKD Pegawai BKD

5 NIP Cetak Pengantar Kenaikan Pangkat Alamt Jenis Ttl Kelamin Unit Kerja Cari SIPAN UBAH BATAL HAPUS Gaji Pokok Jabatan Simpan Batal CETAK Keluar Pangkat Cetak Laporan Cuti 4.4 Rancangan Layar a. Rancangan Layar enu Utama Cetak Laporan Kenaikan Pangkat Camat Cetak Laporan Kenaikan Gaji Berkala Cetak Laporan utasi Gambar 4.5 Use Case Laporan 4.2 ERD (Entity Relationship Diagram) NoSrtTugas NoSUKGB Hasilkan SKKGB TglSrtTgas NoUrutSKKGB Perihal DasarSurat NoUrutSKKGB TglSKKGB Surat Tugas NoSUKGB Usulkan SUKGB ENU UTAA ASTER TRANSAKSI LAPORAN SISTE INFORASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAIAN PADA KANTOR CAAT NAANANG BANGKA TENGAH JL.KOBA K24 NAANG PKP Cetak SKPKP NoSrtTugas Terima KetSrtTgs N N N Lakukan Pegawai NoPKP TglPKP NoPKP UnitKerja KetPKP Alamat Ket JenKel UnitKerja NoPKP Dapat NoUrutSKKP Gapok Noutasi Jabatan Pangkat NoUrutSKKP Noutasi TglSKKP Tglutasi GapokLama SK utasi GapokBaru asakerja Ket Ajukan NoPerCut Ket PerCut NoSUKGB TglSPKGB GapokLama GapokBaru asakerja NoPerCut TglPerCut LamaCuti TGlUlaiCuti Permohonan Cuti TglAkhirCuti JenisCuti buat NoPerCut NoPengCut NoPengCuti TglPerCuti LamaCuti SPC TGlUlaiCuti TglAkhirCuti JenisCuti Gambar 4.8 Rancangan Layar enu Utama b. Rancangan Layar Entry Data Pegawai Entry Data Pegawai NIP Alamat Berikan NoPengCut NoSrtCUti Jenis Kelamin Unit Kerja Surat Cuti NoSrtCuti TglSrtCuti LamaHariCuti Tglulai TglAkhir Gaji Pokok Jabatan Pangkat Gambar 4.6 ERD (Entity Relationship Diagram) 4.3 Struktur Tampilan Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z SISTE INFORASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAI PADA KANTOR CAAT NAANG BANGKA TENGAH Gambar 4.9 Rancangan Layar Entry Data Pegawai ASTER TRANSAKSI LAPORAN DATA PEGAWAI ENTRY UTASI CETAK LAPORAN CUTI c. Rancangan Layar Entry Daftar Kenaikan ENTRY PEROHONAN CUTI CETAK LAPORAN KENAIKAN PANGKAT Pangkat dan Jabatan ENTRY SURAT PENGANTAR CUTI CETAK LAPORAN GAJI BERKALA ENTRY CUTI Nomor Pengantar Kenaikan Pangkat Tanggal Pengantar Kenaikan Pangkat ENTRY PEROHONAN KENAIKAN PANGKAT ENTRY SK KENAIKAN PANGKAT CETAK UTASI CETAK SURAT TUGAS Lama Baru Keterangan ENTRY SURAT USULAN KENAIKAN GAJI BERKALA ENTRY SK KENAIKAN GAJI BERKALA ENTRY SURAT TUGAS Gambar 4.7 Struktur Tampilan Gambar 4.0 Rancangan Layar Entry Daftar Kenaikan Pangkat dan Jabatan

6 Cari SIPAN BATAL CETAK d. Rancangan Layar Entry Surat Usulan Entry Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala Nomor Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala Tanggal Surat Pengantar Kenaikan Gaji Berkala Lama Baru Gambar 4. Rancangan Layar Entry Surat Usulan e. Rancangan Layar Cetak Laporan Cetak Laporan Cuti Laporan Cuti Tanggal Pilih s/d Tanggal Pilih CETAK Gambar 4.2 Rancangan Layar Cetak Laporan Kenaikan Pangkat-Jabatan 4.5 Sequence Diagram a. Sequence Diagram Entry Data Pegawai Gambar 4.4 Sequence Diagram Entry Daftar Kenaikan Pangkat-Jabatan c. Sequence Diagram Entry Surat Usulan Gambar 4.3 Sequence Diagram Entry Data Pegawai b. Sequence Diagram Daftar Kenaikan Pangkat dan Jabatan Gambar 4.5 Sequence Diagram Cetak Surat Usulan d. Sequence Diagram Cetak Laporan Kenaikan Pangkat dan Jabatan

7 Gambar 4.6 Sequence Diagram Cetak Laporan Kenaikan Pangkat-Jabatan 5. Kesimpulan dan Saran 5. Kesimpulan Kesimpulan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut: a. Sistem terkomputerisasi yang sudah ada sangat mendukung proses kerja di kantor camatan namang. b. elalui sistem komputerisasi di kantor camat namang, menyimpan dokumen tidak lagi terpaku pada. c. Telah dibangun Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian pada Kantor Camat ng Bangka Tengah dengan berbasis program visual basic d. Penerapan metode berorientasi obyek ini dilahirkan memudahkan perhitungan atas transaksi yang terjadi, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pengolahan data-data pegawai 5.2 Saran Saran tersebut antara lain:.diharapkan menggunakan sistem komputerisasi di Kantor Camat ng Bangka Tengah sehingga proses pengolahan data pegawai tetap berjalan sesuai prosedur instansi. 2.eningkatkan kualitas sumebr daya manusia dengan memberikan pelatihan, penegtahuan dan keterampilan dalam bidang computer dan sistem yang dipakai oleh Kantor Camat ng Bangka Tengah. 3.Dilakukan back up dan sistem keamanan secara aberkala terhadap data-data yang penting proses pengolahan data pegawai untuk mengantisipasi keadaan yang tidak diingikan. Daftar Pustaka [] Sutabri, Tata. Analisis Sistem Informasi.Yogyakarta: Penerbit Andi,202 [2] Sutanta, Basis Data dalam Tinjauan Konseptual: Andi Yogyakarta, 20 [3] Bruegge Bernd and Allen H. Dutoit. Object-Oriented Software Engineering Using UL, Patterns and Java Third Edition : Pearson, 200 Farroll, joyce, An Object-Oriented Approach to [4] Winarno, Edy, Step by Step Visual Basic.Net: PT Elex edia Komputindo, 203 [5] Widjaya, Iwan Kurniawan. anajemen Proyek Teknologi Informasi: Graha Ilmu, 203 [6] Stakeholder, 3/STAKEHOLDERS.3.pdf, diakses 6 aret 204 [7]Project Execution Plan, /downloads/sample-project-execution-plan, diakses 6 aret 204 [8] Farroll, joyce, An Object-Oriented Approach to Programming Logic and Design : International Edition, 20