Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi pada Yotabakti Marine Hotel Training School Yogyakarta

Transkripsi

1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi pada Yotabakti Marine Hotel Training School Yogyakarta Naskah Publikasi Disusun oleh: Ryan Fahmi JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2

3 Analisis and Design of Administration Information System at Yotabakti Marine Hotel Training School Yogyakarta Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi pada Yotabakti Marine Hotel Training School Yogyakarta Ryan Fahmi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta ABSTRAC In line with the development of today's technological world, every company or agency are in demand to develop a service system as closely as possible, in order to bolster the performance of an agency or company. One is the system of accounting services, namely administrative information systems. Administrative information system has benefits to support the flow of financial information which payment, acceptance student and employee data collection and report generation. With reference to this, the authors consider important the existence of accounting services to manage the flow of administrative information systems at the Yortabakti Marine Hotel Training School Yogyakarta. Yotabakti vocational school is an institution located in the yogyakata city and engaged in hospitality education or cruise ship. Conditions of use administration system in Yotabakti still using manual systems and have not used a computerized technology which in terms of financial data processing is still a lot of mistakes. To the authors propose to Yotabakti need build a software-based administrative information system data that is relevant, timely and accurate processing of data for easly in administrative transactions that produce administrative reports information on company payments correctly and can save time and effort in structure. Key words: Information systems, information systems administration

4 1.1 Analisis Kebutuhan Sistem Tujuan dari fase analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Untuk mempermudah analis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analis membagi kebutuhan sistem ke dalam 2 jenis. Jenis pertama adalah kebutuhan fungsional (functional requirement) dan jenis kedua adalah kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirements). 1.2 Analisis Kebutuhan Fungsional Petugas Berikut adalah detail kebutuhan fungsional dari user Petugas : 1. Mengolah Data Transaksi 2. Melihat Laporan Transaksi 3. Menambah Dan Merubah Data Siswa 4. Menghapus Data Siswa 5. Melihat Laporan Data Siswa 6. Menambah Dan Merubah Data Karyawan Analisis Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan Perangkat Keras Adapun perangkat keras yang digunakan penulis dalam mengembangan Aplikasi adalah: 1. Sistem Operasi yang digunakan Windows XP SP Prosesor yang digunakan AMD Athlon(tm) X2 DualCore QL-66 (2CPUs) 2,2 Ghz. 3. RAM yang dipakai 1024 MB Kebutuhan Perangkat Lunak Adapun perangkat lunak yang digunakan penulis dalam mengembangan Aplikasi adalah: 1. Visual Basic 6.0 sebagai program editor. 2. MySQL sebagai database. 3. PhpMyAdmin sebagai database editor.

5 1.3 Flowchart Flowchart system menggambarkan tahapan pemodelan proses dari suatu sistem, termasuk ecommerce. Sedangkan program flowchart menggambarkan urutan urutan instruksi dari suatu program komputer. Dengan adanya flowchart ini perancangan sistem akan mudah dilaksanakan.

6 1.4 Data flow Diagram (DFD) Data flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan.

7

8 1.5 Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan tahapan pemodelan data dari suatu system, untuk menjelaskan hubungan antar data dalam database berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. ID_Kelas NIS ID_Kelas Isi Kelas Kelas Tahun_Ajaran Nama_Kelas NIS Nama_Lengkap Jenis_kelamin Alamat ID_Biaya Asal_Sekolah Telp Siswa Memilik Biaya Nominal Agama Status ID_Biaya Memilik Nominal Nama_Karyawan NIK Telp Ket Transaksi Memili Karyawan Agama No_Nota NIS Alamat Jenis_Kelamin NIK Memilik ID_Jabatan Nama_Jabatan Jabatan Gambar 3.10 ERD

9 2.1 Manual Program Merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi Windows XP. Selanjutnya akan dijelaskan manual dari program yang telah dibuat dengan tujuan supaya user dapat memahami program dengan baik dan bisa memaksimalkan fungsi program dengan sebaik-baiknya. Gambar 4.30 Form Login Petugas Gambar 4.31 Menu Utama

10 B.1 B.2 B.3 B.4 B.5 Gambar 4.32 Form Data Siswa Tabel 4.1 Fungsi Tombol Form Input Data Siswa Lambang Nama Fungsi B.1 Tabel Data Grid Untuk menampilkan data yang sudah diinputkan dan tersimpan didalam database. B.2 Tombol Simpan Untuk meyimpan data yang telah dimasukkan kedalam box-box pengisian data baik yang peroleh dari proses Tambah atau Edit. B.3 Tombol Edit Untuk masuk ke dalam mode untuk pengubahan data. B.4 Tombol Hapus Untuk menghapus data B.5 Tombol Keluar Untuk keluar keluar dari form aplikasi

11 B.6 B.7 B.8 B.9 B.10 Gambar 4.33 Form Input Kelas Tabel Fungsi Tombol Form Input Kelas Lambang Nama Fungsi B.6 Tabel Data Grid Untuk menampilkan data yang sudah diinputkan dan tersimpan didalam database. B.7 Tombol Simpan Untuk meyimpan data yang telah dimasukkan kedalam box-box pengisian data baik yang peroleh dari proses Tambah atau Edit. B.8 Tombol Edit Untuk masuk ke dalam mode untuk pengubahan data. B.9 Tombol Hapus Untuk menghapus data B.10 Tombol Keluar Untuk keluar keluar dari form aplikasi

12 B.11 B.12 B.13 B.14 B.15 Gambar 4.34 Form Input Karyawan Tabel 4.3 Fungsi Tombol Form Input Karyawan Lambang Nama Fungsi B.11 Tabel Data Grid Untuk menampilkan data yang sudah diinputkan dan tersimpan didalam database. B.112 Tombol Simpan Untuk meyimpan data yang telah dimasukkan kedalam box-box pengisian data baik yang peroleh dari proses Tambah atau Edit. B.13 Tombol Edit Untuk masuk ke dalam mode untuk pengubahan data. B.14 Tombol Hapus Untuk menghapus data B.15 Tombol Keluar Untuk keluar keluar dari form aplikasi

13 B.16 B.17 B.18 B.19 B.20 Gambar 4.35 Form Input Jabatan Tabel 4.4 Fungsi Tombol Form Input Jabatan Lambang Nama Fungsi B.16 Tabel Data Grid Untuk menampilkan data yang sudah diinputkan dan tersimpan didalam database. B.17 Tombol Simpan Untuk meyimpan data yang telah dimasukkan kedalam box-box pengisian data baik yang peroleh dari proses Tambah atau Edit. B.18 Tombol Edit Untuk masuk ke dalam mode untuk pengubahan data. B.19 Tombol Hapus Untuk menghapus data B.20 Tombol Keluar Untuk keluar keluar dari form aplikasi

14 B.21 B.22 Gambar 4.36 Form Transaksi B.23 Tabel 4.5 Fungsi Tombol Form Transaksi Lambang Nama Fungsi B.21 Tabel Data Grid Untuk menampilkan data yang sudah diinputkan dan tersimpan didalam database. B.22 Tombol Cetak Untuk mencetak laporan transksi antara petugas dan siswa yang sudah tersimpan dalam database. B.23 Tombol Keluar Untuk keluar keluar dari form aplikasi

15 B.29 B.24 B.25 B.26 B.27 B.28 B.31 Gambar 4.37 Form Penempatan Kelas B.30 Tabel 4.6 Fungsi Tombol Form Penempatan Kelas Lambang Nama Fungsi B.24 Tabel Data Grid Untuk menampilkan data siswa yang Belum ditempatkan B.25 Tombol > Untuk memindahkan proses data siswa satu persatu yang belum ditempatkan ke ke tabel data akan ditempatkan B.26 Tombol >> Untuk memindahkan proses data siswa semua yang belum ditempatkan ke ke tabel data akan ditempatkan B.27 Tombol < Untuk memindahkan atau mengembalikan proses data siswa satu persatu siswa yang data akan ditempatkan ke tabel belum ditempatkan B.28 Tombol << Untuk memindahkan atau mengembalikan proses data siswa semua siswa yang data akan ditempatkan ke tabel belum ditempatkan B.29 Tombol Tempatkan B.30 Tombol Hapus Dari kelas Untuk mengesekusi setelah data dipindahkan dari data siswa yang belum di tempatkan ke tabel data siswa yang akan ditempatkan Untuk menghapus data siswa

16 3.1 Penutup Kesimpulan Secara lebih rinci maka penulis dapat mengambil kesimpulan-kesimpulan pokok sebagai berikut: 1. Memudahkan sistem transaksi pembayaran administrasi siswa. 2. Menghemat waktu dalam membuat laporan-laporan. 3. Dengan adanya pengolahan laporan maka pimpinan sekolah dapat memperoleh : a. Laporan data siswa b. Laporan pembayaran siswa c. Laporan penerimaan siswa baru d. Laporan data karyawan e. Laporan data kelas Saran Penulis mengajukan beberapa pemikiran berupa saran sebagai pertimbangan, antara lain: 1. Untuk kedepannya penelitian ini dapat dikembangkan lagi dengan menambahkan menu pengolahan data penggajian karyawan agar menghasilakn informasi yang lebih lengkap. 2. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka sistem informasi yang digunakan oleh petugas harus selalu menganalisis apakah sistem ini masih layak digunakan atau tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem untuk masa datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi administrasi yang lebih baik dan menguntungkan bagi sekolah. 3. Untuk kedepannya penelitian ini dapat dikembangkan lagi dengan menambahkan notifikasi peringatan pada batas penempatan kelas.