ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDISTRIBUSIAN OBAT PADA PUSKESMAS DTP SERANG KOTA

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDISTRIBUSIAN OBAT PADA PUSKESMAS DTP SERANG KOTA Dani Anggoro Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur, Jakarta, Telp : (021) ext 253, Fax : (021) dani.anggoro.@budiluhur.ac.id Abstak DTP Serang Kota mempunyai perananan penting dalam menunjang kesehatan masyarakat kota serang dan sekitarnya. bertanggung jawab atas kebutuhan obat-obatan di puskesmas maupun di unit-unit puskesmas di wilayah Kota Serang. Setiap bulannya puskesmas DTP Serang Kota mengajukan laporan pemakaian dan permintaan obat ke Dinas Kesehatan Kota Serang untuk selanjutnya obat tersebut didistribusikan ke unit-unit puskesmas. Untuk menunjang ketersediaan obat dan mencegah penumpukan stok obat maka perlu dibuatkan sistem informasi yang terkomputerisasi. Rancangan sistem yang di gunakan adalah dengan menggunakan metodelogi berorientasi obyek. Analisa sistem yang sedang berjalan digambarkan dengan menggunakan activity diagram dan penjelasan proses yang akan dirancang dengan menggunakan use case diagram. Perancangan sistem yang dilakukan menggunakan class diagram, LRS dan alat yang digunakan untuk mendukung sistem yang dirancang dengan menggunakan sequence diagram. Dari analisa dan perancangan yang dilakukan akan menghasilkan sebuah Sistem Informasi Pendistribusian Obat, yang bisa di implemantasikan pada DTP Serang Kota untuk membantu pengelolaan obat di puskesmas tersebut. Kata Kunci : Pendistribusian, Obat,, Berorientasi Objek 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Penggunaan alat bantu komputer sebagai salah satu sarana penunjang dalam sistem informasi dapat memberikan hasil yang lebih baik untuk output sebuah sistem, tentunya dengan diimbangi oleh sistem didalamnya yang telah berjalan dengan baik. Pentingnya pelayanan kesehatan bagi masyarakat, membuat DTP Serang Kota dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang sebaik mungkin. Hal tersebut selain untuk menjaga mutu puskesmas juga untuk menjaga kepercayaan masyarakat kepada puskesmas tersebut. Pengadaan obat yang baik pada puskesmas tidak hanya dinilai dari banyaknya stok obat yang tersedia tetapi harus juga didukung oleh sistem yang diterapkan mulai dari pengadaan sampai ke pendistribusian. Salah satu bagian dalam puskesmas yang dinilai paling penting adalah bagian gudang farmasi puskesmas. Dimana pada bagian ini berhubungan langsung dengan pengadaan obat yang ada di puskesmas maupun di unit-unit kesehatan Pemerintah Kota Serang. 1.2 Permasalahan Berdasarkan hasil pengamatan dari riset yang dilakukan di bagian gudang farmasi DTP Serang Kota, penulis mendapati beberapa masalah yang sering timbut diantaranya sebagai berikut: a. Sering terjadi kesalahan atau tidak akuratnya dalam menyusun laporan pemakaian obat dan lembar permintaan obat (LPLPO), karena harus mengumpulan dokumendokumen transaksi yang tidak beraturan di periode sebelumnya. b. Terdapat dokumen-dokumen yang ada masih kurang informatif. c. Semua arsip masih dalam bentuk kertas, sehingga tidak adanya backup data transaksi persediaan maupun transaksi pendistribusiaan. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi diperoleh dari sistem informasi (information system) atau processing system. Sistem informasi menurut Robert A Letch dan K. Roscoe Davis, disadur oleh Jogiyanto (2005 : 11) : Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Dari pengertian tersebut, sistem informasi dapat didefinisikan pula sebagai suatu kesatuan dari berbagai bagian atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem yang saling berkaitan

2 dan berinteraksi satu sama lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.2 Analisa Sistem Analisa sistem adalah suatu teknik pemecahan masalah yang menguraikan atau memisahkan suatu sistem ke dalam potongan komponen-komponen dengan tujuan untuk mempelajari seberapa baik komponen-komponen itu bekerja dan saling berinteraksi dalam memenuhi tujuan. Menurut Ariesto Hadi Sutopo (2002 : 242) Analisa sistem adalah proses menentukan kebutuhan sistem - apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi kebutuhan klien, bukanlah bagaimana sistem itu diimplementasikan. 2.3 Perancangan Sistem Setelah tahap analisa sistem adalah tahap perancangan sistem (system design). Pengertian perancangan sistem menurut Jogiyanto H.M (2001:196), yaitu : Perancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan. Tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponenkomponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancangan bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisa sistem. 2.4 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek Metode berorientasi obyek (object oriented method) merupakan suatu cara pengembangan perangkat lunak dan sistem informasi berdasaran abstraksi obyekobyek yang ada di dunia nyata. Brooks (1987) dalam Nugroho (2002) -- menyatakan bahwa bagian tersulit dari pengembangan perangkat lunak dan/atau sistem informasi adalah tahap analisis, yang di dalamnya abstraksi dilakukan. Dalam metode berorientasi obyek kejadian atau hubungan antar entitas dalam dunia nyata direpresentasikan dalam obyekobyek. 3. Metodelogi Penelitian 3.1 Metode Pengumpulan Data 1) Data Primer a. Wawancara Wawancara yang dilakukan dengan beberapa key person dengan tujuan mendapatkan gambaran kondisi yang ada, kebutuhan sistem, serta harapan dari pihak pengguna. 2) Data Sekunder a. Dokumen Dokumen diambil dari Gudang Farmasi DTP Kota Serang, dokumen, pengumpulan data dilakukan untuk data primer. b. Studi literatur Untuk menunjang penelitian, studi literature dilakukan dengan mempelajari berbagai referensi yang terkait dengan analisa dan perancangan sistem 3.2 Metode Analisa dan Perancangan Sistem Analisa dan perancangan sistem menggunakan metodologi berorientasi obyek.adapun hal-hal yang dilakukan pada analisa dan perancangan sistem adalah : 1) Pemodelan aktifitas kerja sistem berjalan Aktifitas dalam sebuah proses bisnis dengan menggunakan activity diagram yang menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing pihak yang terlibat dalam sistem yang berjalan. Untuk proses pada sistem usulan dirancang dengan menggunakan use case diagram. 2) Indentifikasi kebutuhan Digunakan untuk mendapatkan kebutuhan pengguna untuk diterapkan pada sistem yang akan dirancang, dilakukan dengan menentukan kebutuhan dokumen masukan, dokumen keluaran dan fasilitas yang dibutuhkan pengguna. 3) Perancangan sistem Dalam perancangan sistem dan perancangan basis data menggunakan diagram Class Diagram dan dilakukan normalisasi untuk menghilangkan kerangkapan data, lalu dirancang spesifikasi basis data sebagai dasar dalam pembuatan database. Sebagai pedoman prilaku sistem pada aplikasi yang dirancang dibuat sequence diagram sebagai pedoman dalam pembuatan program. 4. Pembahasan 4.1 Proses Bisnis 1) Permintaan Obat Permintaan obat dari gudang farmasi DTP Serang Kota ke gudang farmasi Dinas Kesehatan Kota Serang dilakukan setiap akhir bulan dengan membuatkan Laporan

3 Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO ) yang terdiri dari 2 rangkap. Staf gudang farmasi mencatat stok awal dan penerimaan obat yang dilihat dari LPLPO bulan lalu. Setelah data permintaan diisi, selanjunya staf gudang farmasi meminta data kunjungan resep dari staf administrasi, kemudian mencatatnya kedalam LPLPO. 2) Perimaan Obat Staf gudang farmasi Dinas Kesehatan Kota Serang menyerahkan kembali LPLPO dan memberikan obat beserta Surat Bukti Barang Keluar (SBBK ). Selanjutnya staf gudang farmasi memeriksa obat yang diterima sesuai, apakah sudah sesuai dengan SBBK yang diterima. Apabila ada data yang tidak sesuai, staf gudang farmasi Dinas Kesehatan akan melakukan pengecekan kembali. Tetapi jika data obat sudah sesuai dengan SBBK staf gudang farmasi puskesmas akan menceklist SBBK kemudian menandatangani LPLPO dan SBBK. LPLPO dan SBBK rangkap kedua kemudian diberikan kepada staf gudang farmasi Dinas Kesehatan. 3) Pengembalian Obat Rusak atau Kadarluarsa Staf gudang farmasi DTP Serang Kota memeriksa kondisi persediaan obat yang ada di gudang, apabila ada obat yang rusak atau sudah mendekati masa kadarluarsa, maka staf gudang farmasi akan mengumpulkan obat-obatan tersebut kemudian membuatkan Laporan Obat Rusak atau Kadarluarsa. Laporan tersebut ditandatanggani oleh Kepala DTP Serang Kota, kemudian diserahkan ke staf gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kota Serang. 4) Penerimaan Permintaan Obat Sub Bagian Permintaan obat oleh staf sub bagian puskesmas dilakukan setiap seminggu sekali tetapi jika persediaan di sub bagian habis sebelum jadwal pengambilan dapat mengajukan permintaan di luar jadwal. Staf sub bagian meminta Lembar Permintaan Obat (LPO) ke bagian gudang farmasi. Staf sub bagian mengisi LPO sesuai dengan nama obat dan jumlah yang diperlukan. LPO yang sudah terisi selanjutnya ditandatangai oleh staf sub bagian kemudian diserahkan kembali ke staf gudang farmasi. Berdasarkan LPO yang diterima, staf gudang farmasi akan memeriksa persedian obat yang ada di gudang jika obat tersedia maka staf gudang akan mencatat pemberian obat di lembar permintaan obat. Obat yang sudah disiapkan selanjutnya diberikan kepada staf sub yang meminta. 5) Penerimaan Permintaan Obat Sub Unit Staf unit pelayanan seperti Pustu, Polindes, Pusling dan sub unit pelayanan lain mengajukan permintaan obat setiap bulannya dengan menyerahkan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat Sub Unit (LPLPO Sub Unit) sebanyak dua rangkap. Staf gudang farmasi memeriksa persedian obat di gudang, jika obat yang diminta tersedia staf gudang farmasi akan mencatat pemberian di LPLPO Sub Unit Selanjutnya menyerahkan LPLPO Sub Unit rangkap kedua beserta obat yang diminta 6) Pembuatan Laporan Setiap akhir bulan staf Gudang Farmasi DTP Serang Kota akan membuatka laporan permintaan obat dari unit kepada Kepala DTP Kota Serang 4.2 Aktivity Diagram 1) Activity Diagram Permintaan Obat Periksa persediaan obat di gudang Catat stok awal bulan lalu (LPLPO ) Catat penerimaan bulan lalu (LPLPO ) Hitung dan catat persediaan (LPLPO ) Hitung dan catat stok akhir (LPLPO ) Catat permintaan untuk bulan depan (LPLPO ) Minta Laporan kunjungan resep Catat kunjungan resep kedalam LPLPO Serahkan LPLPO Staf Administrasi Siapkan laporan kunjungan resep Serahkan laporan kunjungan resep Staf Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Gambar IV.1 Activity Diagram Permintaan Obat Terima LPLPO

4 2) Activity Diagram Penerimaan Obat Dinas Kesehatan 7) Activity Diagram Penerimaan Permintaan Obat Sub Unit Staf Sub Unit Kembalikan LPLPO, dan serahkan SBBK beserta obat Terima LPLPO, SBBK dan obat Serahkan LPLPO Sub Unit Terima LPLPO Sub Unit Cek kembali SBBK Lakukan Pemeriksaan, SBBK dengan obat yang diterima Tidak sesuai Catat pemberian di LPLPO sub unit Sesuai Cheklist pada SBBK Terima LPLPO sub unit rangkap kedua dan obat Berikan LPLPO sub unit rangkap kedua dan obat Terima LPLPO dan SBBK rangkap kedua Tandatangani LPLPO Dan SBBK Serahkan LPLPO dan SBBK rangkap kedua Gambar IV.2 Activity Diagram Penerimaan Obat 3) Activity Diagram Pengembalian Obat Rusak atau Kadarluarsa Dinas Kesehatan Gambar IV.5 Activity Diagram Penerimaan Permintaan Sub Unit 8) Activity Diagram Pembuatan Laporan Permintaan Obat Kepala Puskemas DTP Serang Kota Buat Laporan permintaan obat Periksa kondisi persediaan obat Kumpulkan obat yang rusak atau kadarluarsa Serahkan Laporan Permintaan obat Terima Laporan Permintaan obat Buat Surat Keterangan(SK) Obat Rusak atau Kadarluarsa Tandatangani SK Obat Rusak atau Kadarluarsa Serahkan obat dan SK Obat Rusak atau kadarluarsa Terima Obat dan SK Obat Rusak atau Kadarluarsa Gambar IV.6 Activity Diagram Pembuatan Laporan distribusi Obat Gambar IV.3 Activity Diagram Pengembalian Obat 4.3 Use Case Diagram 1) Use case File Master 4) Activity Diagram Penerimaan Permintaan Obat Sub Bagian Staf Sub Bagian Puskemas Serahkan Lembar Permintaan Obat (LPO) Terima dan isi LPO Gambar IV.7 Use Case Diagram File Master Terima LPO Tandatangani LPO Serahkan LPO 2) Use Case Pendistribusian Catat permintaan dan jumlah pemberian di LPO Cetak LPLPO Serahkan obat Terima obat yang diminta Gambar IV.4 Activity Diagram Penerimaan Permintaan Sub Bagian Entri SBBK Cetak Surat Keterangan Entri LPO Cetak BPO

5 Gambar IV.9 Use Case Diagram File Pendistribusian 3) Rancangan Layar Entri Obat 3) Use Case Laporan Cetak Laporan Permintaan Obat Cetak Laporan Penerimaan Obat Cetak Laporan Pemakaian Obat Cetak Laporan Pengembaliaan Obat Gambar IV.14 Rancangan Layar Entri Obat Gambar IV.10 Use Case Diagram File Laporan 4) Rancangan Layar Entri Unit 4.4 Class Diagram Gambar IV.15 Rancangan Layar Entri Unit 5) Rancangan Layar Cetak LPLPO Gambar IV.11 Use Case Diagram File Laporan 4.5 Implementasi 1) Form Menu Utama Gambar IV.16 Rancangan Layar Cetak LPLPO 6) Rancangan Layar Entri SKKB Gambar IV.12 Tampilan Layar Menu Utama 2) Rancangan Layar Entri Kategori Obat Gambar IV.17 Rancangan Layar Entri SKKB Gambar IV.13 Rancangan Layar Entri Kategori Obat

6 7) Rancangan Layar Cetak Surat Keterangan 11) Rancangan Keluaran LPLPO Gambar IV.25 Rancangan Keluaran LPLPO 12) Rancangan Keluaran SK Gambar IV.18 Rancangan Layar Cetak Surat Keterangan 8) Rancangan Layar Entri LPO Gambar IV.26 Rancangan Keluaran SK 13) Rancangan Keluaran BPO Gambar IV.19 Rancangan Layar Entri LPO 9) Rancangan Layar Cetak BPO Gambar IV.20 Rancangan Layar Cetak BPO 10) Rancangan Layar Cetak Laporan Pemakaian Obat Gambar IV.27 Rancangan KeluaranBPO 14) Rancangan Keluaran Laporan Pemakaian Obat Gambar IV.22 Rancangan Laporan Pemakaian Obat

7 dihasilan sesuai dengan keinginan pengguna. d. Disarankan melakukan Backup terhadap data secara periodik untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan. Gambar IV.28 Rancangan Keluaran Laporan Pemakaian Obat 5. Kesimpulan dan Saran Setelah melakukan analisa dan pembuatan rancangan sistem, bisa diambil beberapa kesimpulan dan saran yang diberikan sebagai bagian akhir dari penulisan ini. Berikut adalah kesimpulan dan saran yang penulis ajukan. 1) Kesimpulan a. Penerapan sistem komputerisasi dapat meminimalkan kesalahan proses pengarsipan atau human error dan mempermudah pekerjaan. b. Penyimpanan data pada database yang terkomputerisasi akan memudahkan akses kepada arsip. Ini berarti penyajian data atau informasi akan lebih cepat dan aman. c. Metodelogi berorientasi objek dapat menjadi solusi dalam pembangunan dan pengembangan sistem, karena dalam prosesnya kita dapat memodelkan sistem dengan pendekatan paradigma obyek. d. Dalam metodologi berorientasi obyek data dan proses dipisah sehingga kita menyelsaikan permasalahan ataupun dalam implementasi koding tidak begitu rumit. 2) Saran Berdasarkan permasalahan yang dihapai dan pengamatan selama menjalankan riset pada DTP Serang Kota terutama di bagian gudang farmasi, maka agar Sistem Pengadaan dan Pendistribusian Obat dapat berjalan dengan baik, disarankan: a. Agar dipersiapkan dukungan hardware dan software yang dapat mendukung jalannya sistem yang akan diterapkan. b. Memberikan pelatihan kepada staf yang terkait dalam pengoprasian sistem, agar dapat berjalan dengan baik. c. Pengecekan terhadap kebenaran data yang akan di entri agar informasi yang 6. DAFTAR PUSTAKA 1) Munawar. Pemodelan Visual dengan UML. Cetakan 1. Yogyakarta : Graha Ilmu, ) O brien, James A. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manejerial. Jakarta : Salemba Empat ) Jugianto, HM, MBA, Akt, Ph,D. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi Yogyakarta, ) Suhendar, A, S.Si., dan Gunadi, Hariman, S.Si, Mi. Visual Modelling menggunakan UML dan Rational Rose. Bandung : Penerbit Informatika bandung, ) Sutopo, Ariesto Hadi. Analisis dan Desain Berorientasi Obyek. Yogyakarta : Penerbit J & J Learning, 2002