BAB I PENDAHULUAN. dan signifikan. Masing-masing perusahaan ataupun instansi-instansi dalam dunia

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan Teknologi Informasi dewasa ini berkembang sangat cepat dan signifikan. Masing-masing perusahaan ataupun instansi-instansi dalam dunia kerja sudah saling berpacu dalam mengembangkan Teknologi Informasi guna memajukan aktifitas kerja dalam instansi atau perusahaan-perusahaan tersebut. Teknologi Informasi ini kemudian dirancang sedemikian rupa untuk mempermudah pengguna dalam memperoleh data dan informasi yang akurat dan terstruktur. Pengelolaan data dan informasi dikemas dalam sebuah sistem yang disebut dengan Sistem Informasi. Sistem Informasi inilah yang kemudian menjadi sebuah aplikasi yang digunakan oleh pengguna untuk menyusun data dan informasi guna kelancaran manajemen dalam instansi ataupun perusahaan terkait. Sistem Informasi yang dikemas secara dinamis dapat menjadikan sebuah instansi atau perusahaan meningkatkan kredibilitasnya dalam persaingan dunia global saat ini. Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan (BKD Kabupaten Bintan), merupakan sebuah instansi pemerintahan yang menjadi gudangnya urusan pegawai negeri yang ada di Kabupaten Bintan. Di BKD Kabupaten Bintan ini terdapat semua data pegawai yang ada di lingkungan pemerintahan Kabupaten Bintan. Data-data tersebut disimpan dalam suatu sistem kepegawaian yang 1

2 2 bernama SIMPEG. Akan tetapi, tidak semua bidang dan pendataan yang memiliki sistem yang terstruktur dan terkomputerisasi seperti SIMPEG ini. Salah satunya adalah Bagian Pendidikan dan Pelatihan. Pendataan untuk segala urusan Pendidikan dan Pelatihan pegawai negeri di lingkungan Kabupaten Bintan masih dapat dikatakan sangat manual dan tidak terorganisir dengan baik. Masih banyak ditemukan pengarsipan-pengarsipan dan pendataan-pendataan yang bersifat manual. Data yang tersimpan dengan sistem komputer hanya sebatas menggunakan Microsoft Excel. Dari latar belakang inilah muncul sebuah gagasan untuk membuat sebuah sistem yang dapat membantu bagian Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Kabupaten Bintan ini dengan judul SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PESERTA DIKLAT DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BINTAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN BINTAN. 1.2 Identifikasi Masalah Identifikasi masalah merupakan proses penyederhanaan masalah yang rumit dan kompleks yang dirumuskan menjadi sebuah permasalahan yang dapat diteliti atau dicari alternatif pemecahannya antara lain: 1. Pendataan peserta DIKLAT di Bagian Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan masih secara manual dan hanya sebatas penggunaan MS. Excel dan MS. Word, sehingga mengakibatkan proses yang cukup lama untuk pencarian data-data.

3 3 2. Penghitungan nilai peserta menggunakan Ms.Excel, sehingga membutuhkan banyak ruang untuk menyimpan data. 3. Pengarsipan masih dilakukan dengan manual sehingga mengakibatkan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk pencarian data-data peserta baik yang sudah mengikuti DIKLAT, maupun yang belum atau akan mengikuti DIKLAT. 4. Pembuatan laporan data peserta DIKLAT dan acara DIKLAT itu sendiri masih secara manual dan dengan bantuan MS. Excel dan MS. Word sehingga membutuhkan proses yang lambat dan laporan yang kurang akurat. 5. Pembuatan kartu peserta yang bersifat manual sehingga membutuhkan banyak biaya dan proses yang lama untuk menghasilkan kartu perserta DIKLAT. 6. Pembuatan absen peserta yang bersifat manual sehingga membutuhkan waktu tambahan untuk membuatnya. 1.3 Batasan Masalah Dalam pembuatan sistem informasi ini, terdapat beberapa batasanbatasan yang dikerjakan, diantaranya: 1. Dapat melakukan proses pendataan peserta DIKLAT. 2. Dapat melakukan proses penghitungan nilai peserta DIKLAT. 3. Dapat melakukan pengecekan riwayat peserta DIKLAT yang sudah mengikuti DIKLAT.

4 4 4. Pencetakan kartu peserta DIKLAT. 5. Dapat membuat absen peserta DIKLAT 6. Pembuatan laporan peserta DIKLAT per periode, per tahun, dan per bidang DIKLAT yang diikuti. Selain dari batasan masalah diatas, maka tidak dibahas dalam sistem informasi pengolahan data peserta DIKLAT di lingkungan pemerintah Kabupaten Bintan ini. 1.4 Maksud dan Tujuan 1. Maksud Maksud dari kerja praktek ini yaitu membangun sebuah Sistem Informasi Pengolahan Data Peserta Diklat di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bintan pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan. 2. Tujuan a. Tujuan untuk mahasiswa Adapun tujuan untuk mahasiswa adalah : 1). Mengimplementasikan ilmu yang didapat di bangku kuliah. 2). Bertujuan untuk membuat laporan sistem secara sistematis. 3). Sebagai syarat kelulusan mata kuliah kerja praktek. b. Tujuan untuk BKD Adapun tujuan untuk BKD adalah:

5 5 1). Membantu pegawai bidang Pendidikan dan Pelatihan di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan dalam proses pendataan peserta DIKLAT. 2). Membantu pegawai bidang Pendidikan dan Pelatihan di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan dalam proses penghitungan nilai peserta, guna mencari tingkat kelulusan yang efektif, sehingga dapat disimpan dalam satu database dan tidak membutuhkan ruang yang besar dalam penyimpanan data. 3). Membantu pegawai bagian Pendidikan dan Pelatihan di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan dalam proses pembuatan kartu peserta DIKLAT di lingkungan pemerintah Kabupaten Bintan secara otomatis tanpa harus membuat kartu peserta secara manual. 4). Membantu pegawai bagian Pendidikan dan Pelatihan di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan dalam proses pembuatan laporan peserta DIKLAT di lingkungan pemerintah Kabupaten Bintan per periode, per bidang DIKLAT, dan per tahun. 5). Membantu pegawai bagian Pendidikan dan Pelatihan di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan dalam proses pembuatan daftar absen sesuai dengan jenis DIKLAT, angkatan, maupun tahun DIKLAT itu sendiri secara otomatis.

6 6 1.5 Tempat dan Waktu Penelitian Kuliah praktek dilaksanakan di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan, Jl. Ahmad Yani, No. 17, Kota Tanjungpinang. Dan dimulai pada tanggal 22 Oktober 2012 sampai 31 Desember Metodologi Penelitian Metodologi penelitian merupakan sebuah teknik atau cara untuk mengumpulkan data yang nantinya akan dipelajari dan digunakan sebagai bahan untuk dianalisa serta digunakan untuk memudahkan pemecahan suatu masalah. 1. Metodologi Pengumpulan Data Metodologi pengumpulan data yang akan dilakukan adalah dengan cara studi pustaka, wawancara (Interview), dan observasi. a. Studi Pustaka Melakukan pengumpulan data secara langsung dengan melakukan studi kepustakaan, yaitu dengan mengumpulkan data-data dan teori-teori yang berhubungan dengan penulisan laporan kerja praktek ini. 1). Wawancara (Interview) Wawancara (interview) yaitu suatu model data dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan atau tanya jawab secara langsung kepada pegawai di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan khususnya pada bagian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai. Penelitian ini di dapat melalui wawancara yang

7 7 dilakukan dengan pegawai Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan untuk mengetahui permasalahan-permasalahan atau kendala-kendala proses pendataan siswa baru maupun tata cara pelaporan data peserta pendidikan dan pelatihan di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan ke pihak-pihak yang membutuhkan informasi. 2). Observasi Metode observasi atau pengamatan merupakan salah satu metode pengumpulan data / fakta yang cukup efektif. Observasi merupakan pengamatan langsung yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh informasi yang diperlukan dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan dengan peninjauan langsung ke Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan. 2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan dalam membangun sistem pengolahan data peserta DIKLAT di lingkungan pemerintah Kabupaten Bintan ini menggunakan model Air Terjun (Waterfall Model) yang dapat memecahkan masalah dengan sebuah pendekatan kepada perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain kode, pengujian, dan pemeliharaan seperti yang tergambar pada Gambar 1.1 di bawah ini.

8 8 sebagai berikut : Gambar 1.1 Model Waterfall Model waterfall / air terjun ini melingkupi aktivitas-aktivitas a). Perencanaan, menyangkut studi kebutuhan pengguna, studi-studi kelayakan baik secara teknis maupun secara teknologi- serta penjadwalan pengembangan suatu proyek sistem informasi dan / atau perangkat lunak. b). Analisis, mengenali segenap permasalahan yang muncul pada pengguna dengan mendekomposisi use case diagram lebih lanjut, mengenali komponen-komponen sistem, obyek-obyek, hubungan antarobjek, dan sebagainya. c). Perancangan, mencari solusi permasalahan yang didapat dari tahap analisis. Tahap perancangan dibagi 2: 1). Tahap perancangan yang lebih menekankan pada platform apa hasil dari tahap analusus kelak akan diimplementasikan.

9 9 2). Melakukan penghalusan (refinement) kelas-kelas yang didapat pada tahap analisis serta jika perlu- menambahkan dan memodifikasikan kelas-kelas yang akan lebih mengefisienkan serta mengefektifkan sistem / perangkat lunak yang akan kita kembangkan. d). Implementasi, mengimplementasikan perancangan sistem ke situasi yang nyata. e). Pengujian, menguji apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau belum. Jika belum, proses selanjutnya adalah iteratif, yaitu kembali ke tahap-tahap selanjutnya. f). Pemeliharaan / Perawatan, melakukan pengoperasian sistem dan jika diperlukan- melakukan perbaikan-perbaikan kecil. Kemudian, jika waktu penggunaan sistem habis, maka akan masuk lagi pada tahap perencanaan. 1 1 Nugroho, Adi, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Hal:

10 Perencanaan Jadwal Kerja Praktek Adapun Perencanaan Jadwal Kerja Praktek yang akan dilaksanakan sebagai berikut: Bulan No Kegiatan Oktober November Desember Pengumpulan Data 2 Analisa Permasalahan / Kebutuhan 3 Perancangan Proses dan Basis Data 4 Perancangan Program / Pengkodean 5 Implementasi / Ujicoba Program Tabel 1.1 Perencanaan Jadwal Kerja Praktek 1.8 Sistematika Penulisan Sistematika pembahasan laporan kerja praktek ini dibagi menjadi 6 (enam) bab. Berikut penjelasan tentang masing-masing bab : BAB I Pendahuluan, dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tempat dan waktu pelaksanaan, tujuan, manfaat dan sistematika penulisan. BAB II Landasan Teori, pembahasan pada bab ini berisikan tentang pengertian serta teori-teori yang relevan dengan judul atau pokok permasalahan untuk mempermudah pembahasan serta penyelesaian kasus atau suatu penelitian.

11 11 BAB III Analisis Sistem, pada bab ini menjelaskan tentang konsep kegiatan analisis dan tujuan dari langkah analisis, yang isinya berupa analisa kelemahan sistem, analisa kebutuhan sistem, dan kebutuhan pengguna. BAB IV Perancangan Sistem, dalam bab ini menguraikan tentang konsep pemodelan sistem dan alasan mengapa pemodelan sistem perlu dilaksanakan. Tahapan-tahapan yang di laksanakan berupa perancangan proses berupa penguraian pemodelan proses sistem yang dibuat menggunakan pemodelan flowmap, diagram konteks, DFD ataupun UML, selanjutnya perancangan basis data berupa penguraian perancangan media penyimpanan data dalam aplikasi dengan menggunakan metode ERD dan perancangan antarmuka yang berupa penguraian perancangan form-form yang ada dalam aplikasi. BAB V Implementasi Sistem, bab ini menguraikan tentang implementasi dan analisa hasil uji coba program. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam Bab ini meliputi ujicoba sistem dan program, serta manual instalasi. BAB VI Penutup, bab ini berisikan kesimpulan dan saran. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN