Bukan pada sistem dokumentasi, Pada Peningkatan Performa Mutu Perusahaan

Transkripsi

1 Bukan pada sistem dokumentasi, (Mendokumentasikan cara kerja sesuai standard ISO 9001:2000) Akan tetapi Pada Peningkatan Performa Mutu Perusahaan (Bagaimana performa mutu perusahaan meningkat dengan tujuan akhir Kepuasan Pelanggan)

2 Terpenuhinya persyaratan ISO 9001 tidak menjamin 100% tercapainya Performa Perusahaan dan Kepuasan Pelanggan Persyaratan IS Prosedur Performance Perusahaan harus mengevaluasi dan memilih supplier berdasarkan kemampuannya untuk mensupply poduk sesuai dengan persyaratan perusahaan. Kriteria pemilihan, evaluasi, dan evaluasi ulang/ re-evaluasi harus ditetapkan Top manajemen harus menjamin bahwa sasaran kualitas/ quality objectives, telah ditetapkan pada fungsi dan level yang relevan di dalam perusahaan Sistem pada purchasing PT ABC adalah melakukan seleksi berdasarkan questionaire/ angket yang dikirimkan ke supplier. Jika nilai hasil survey < 6, maka supplier tidak boleh digunakan, jika hasil survey > 6, maka supplier boleh digunakan. Pembelian dilakukan sesuai sistem, proses pembelian hanya dilakukan kepada supplier yang nilainya > 6. SISTEM COMPLIANCE PT ABC, perusahaan jasa perbaikan komputer, menetapkan bahwa standard lama perbaikan suatu komputer untuk spare part yang harus import adalah 25 hari dan sudah digunakan sejak 5 tahun yang lalu, PT ABC mereview pencapaian standard secara rutin dan ternyata mereka berhasil mencapai standard perusahaan. SISTEM COMPLIANCE Berdasarkan input dari produksi, sering terjadi stop line, yang disebabkan oleh material dari supplier yang datangnya terlambat. Hal ini mengindikasikan adanya kelemahan pada proses purchasing. SISTEM PT ABC COMPLIANCE TAPI TIDAK EFEKTIF (PERFORMA TIDAK BAGUS) Kondisi saat ini, ketidaktersediaan komputer menjadi suatu masalah besar. Kompetitor lain mempunyai standard lama perbaikan 15 hari jika lebih dari 15 hari, mereka meminjamkan komputer kepada client SISTEM PT ABC COMPLIANCE TAPI TIDAK EFEKTIF (CUSTOMER TIDAK PUAS)

3 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Sistem Manajemen Lingkungan ISO Pengembangan Sistem Manajemen Mutu & Lingkungan Identifikasi proses pada perusahaan Buat jalinan hubungan antar proses Sehingga terbentuk Kerangka proses bisnis perusahaan (business process mapping) Kebijakan Manajemen/ kebijakan corporate Buat detil isi proses Masalah Sehari-hari ISO 9001:2000 ISO 14001

4 Benefit: Bukan membuat sistem baru, tetapi memperbaiki sistem yang sudah ada sehingga menjadi lebih efektif Mengakomodasi kebutuhan perusahaan, tidak hanya persyaratan ISO 9001

5 Metode Konsultasi Sentral Sistem Berdasarkan proses dan setiap proses memiliki objectives sehingga bisa dievaluasi keefektifannya Input : Kebutuhan material Proses Pembelian Output: Material OK Penting Untuk mengukur Efektifitas proses Awal proses Akhir proses Mempelajari permintaan kebutuhan material Mencari minmal 3 supplier Membandingkan Memilih supplier Bla bla bla Serah terima material OK ke penyimpanan Objectives proses : Mendapatkan supplier yang mampu mengirim produk tepat waktu, Kualitas baik, dan harga yang kompetitif Objectives Terukur - On time delivery 98 % - Rejection rate supplier 0.5 % - Harga dibawah Cost Book

6 Metode Konsultasi Sentral Sistem Pendekatan Proses, fokus pada efektifitas proses, sehingga proses bisa berjalan lebih efektif Hasil identifikasi proses sebelumnya

7 Metode konsultasi Sentral Sistem : Sistem terintegrasi Sistem sekarang Permintaan secara lisan Cari yang termurah BuatPO ISO 9001:2000 Data pembelian harus jelas Membeli dari supplier yang mempunyai kemampuan Permintaan pembelian dengan data spec yang jelas, termasuk persyaratan lingkungan yang harus dipenuhi (untuk material B3 harus ada MSDS, simbol dan label) Pelajari data pembelian Jika Customer mengharuskan membeli dari supplier tertentu, beli dari supplier tersebut Barang yang diminta tidak boleh melanggar aturan lingkungan (material non B3 dan B3, daftar B3 yang dilarang) Untuk pembelian diatas 1 juta approval Direktur Cari minimal 3 vendor Harus membeli dari vendor yang telah lulus seleksi Terbitkan PO Kebijakan perusahaan Minimal harus 3 vendor Pembelian diatas 1 juta harus approval Direktur ISO Tidak membeli material yang dilarang Mengkomunikasikan masalah lingkungan terkait ke supplier Memahami jenis material B3 dan non B3

8 Metode konsultasi SENTRAL SISTEM, Prosedur simple -Flow chart -Desription -Related dokumen -Penanggung jawab Dalam 1 lembar yang sama

9 Mengajarkan cara pembuatan activity plan untuk mencapai target Perusahaan (Baik target mutu, maupun target Perusahaan) No KPI/Topik ion PIC Target Keterangan 100 % Project berhasil, ketepatan waktu penyelesaian project, kelebihan mandays Bulan Problem/ Weaknesses ion plan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul AgustSep Okt Nop Des Juli 1. Kurang/ belum ada kontrol terhadap client yang berpotensi bermasalah 2. Tidak adanya pelaporan dari konsultan yang mengalami masalah, sehingga tidak diketahui client apa saja yang bermasalah 3. Belum pernah ada evaluasi faktor penyebab client mundur dari schedule 4. Kekurang tegasan dari SSPM dalam menghadapi client. Terlalu mengikuti keinginan client, kurang melakukan push terhadap client. 5. Kurang memberikan contoh untuk mempermudah client dalam mengerjakan pekerjaan 6. Belum ada sanksi terhadap konsultan yang clientnya terlambat dan reward kepada konsultan yang clientnya on time (reward & punishment) Melakukan meeting dengan manajemen client yang bermasalah: Autoliv, Gappa, KBU, Metal Inti, Umeda Membuat list potential client yang bermasalah, client yang mandaysnya kemungkinan berlebih, client yang waktu penyelesaian proyeknya mungkin mundur dan dimonitoring secara khusus Membahas cara penanganan client bermasalah dan membakukan sistem penanganan untuk client bermasalah, untuk kasus Umeda, KBU, Autoliv, Gappa, Metal Inti, J-tech, Wellbest, Ultrindo 4 Training leadership untuk konsultan 4 Each Konsultan + Iman Iman - Konsultan pro-aktif diskusi dengan atasan. - Setiap bulan ditanyakan client yang berpotensi bermasalah All Konsultan Melakukan meeting cara pengendalian client: Surat complain ke client Penyusunan detil action per area Sistem kontrol penyelesaian tugas Diskusi dengan Top Manajemen Iman Selamat Iman Juli : Sudah dilakukan meeting dengan KBU dan Metal Inti. Rencana meeting dengan Autoliv diundur August : no progress August : Sudah dibuat untuk client yang mundur lebih dari 3 minggu August : Sudah dilakukan, perlu ada tindak lanjut untuk melihat impactnya terhadap kontrol project konsultasi. 5 Membuat contoh lengkap untuk setiap action plan yang ada di standard activity plan Selamat + Iman client Melakukan pembahasan setiap setiap item yang ada di activity plan dan pembahasan contoh proses/ prosedur (1 proses/ minggu) Pembuatan standard pemberian komisi konsultasi dengan memperhitungkan kelebihan mandays dll dan berlaku untuk Iman Iman August : Sudah dibuat, dan dibahas, masih belum final terutama untuk sistem penilaian improvement

10 Manajemen Review Berdasarkan pencapaian Performa, bukan berdasarkan laporan aktifitas PEMBAHASAN KUALITAS KONSULTASI Reporting NILAI RATA-RATA KONSULTAS 10,0 9,5 9,0 8,5 8,0 7,5 7,0 6,5 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U NAMA CLIENT A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U NILAI KONSULTASI 7,7 6,5 7,6 7,6 7,1 8,2 7,6 6,5 7,6 8 7,6 8,1 7,8 8,4 8,20 7,6 7,5 6,2 7,5 6,8 7 TARGET NILAI Analysis H R T B Ratarata Kecepatan layanan 6,5 6 6,67 7 6,54 Komunikasi 6,2 6 6,33 7 6,38 Playanan servis SSPM 5,6 6, ,28 Nilai Kepuasan 8 7,5 7 6,5 6 5,5 H R T B Rata-rata Corrective ion/ Program improvement Kejelasan Penyampaian 6, ,69 Penguasaan Materi 7,25 6,5 7,67 7 7,1 Respon terhadap pertanyaan 6,75 6, ,81 Tepat waktu 6, ,44 Kecepatan/respon thd fax/ 7 6 6,33 6 6,33 NO PROBLEM 1 Dari hasil survey diperoleh data ada 4 clien yang nilai kepuasan konsultasinya dibawah 7. Dari 4 clien tersebut 3 item survey yang paling rendah adalah : 1.Pelayanan servis SSPM 2.Kecepatan respon terhadap fax/ 3.Komunikasi 5 Kecepatan layanan Komunikasi Playanan servis SSPM Kejelasan Penyampaian Penguasaan Materi TINDAKAN PERBAIKAN 1.1 Memberikan Free / discount terhadap clien untuk mengikuti Publik Training/Seminar yg diselenggarakan SSPM. Respon terhadap pertanyaan 1.2 Memberikan informasi aktual yang bermanfaat bagi clien melalui website atau Milis yang dimiliki SSPM 2. Kontrol Fax/ masuk dilakukan setiap pagi oleh Administrasi, apabila ada /fax untuk konsultan harus segera di print dan disampaikan kepada konsultan yang bersangkutan atau disimpan di mejanya yg kemudian diberitahukan kepada konsultannya. Untuk keperluan konsultasi alamat yg diberikan kepada clien adalah sspm : sspm@cbn.net.id Tepat waktu PIC AE Taufik Administrasi Kecepatan/respon thd fax/ TARGET 05-Mei Mei Mei-04 VERIFIKASI 3. Komunikasi dengan clien ditingkatkan, Konsultan harus memberikan progres report secara berkala sesuai jadwal. Account Executive harus melakukan komunikasi secara rutin, minimal 1 bulan sekali untuk meminta masukan dari clien. Konsultan & AE 05-Mei-04

11 Metode Konsultasi Sentral Sistem Sistem Audit Berdasarkan Pencapaian Performa 1. Pelajari pencapaian performa Data pencapaian sasaran perusahaan, Customer claim tinggi 2. Catat performa yang tidak tercapai, lakukan analisa untuk mengetahui letak kelemahan pada proses Berdasarkan analisa, diketahui bahwa 50 % claim yang terjadi adalah claim dengan masalah yang sama dan claim banyak terjadi pada proses yang ditangani oleh karyawan baru. Proses yang harus diinvestigasi : Proses Corrective action Proses Recruitment/ training (kompetensi karyawan) Proses Manajemen Review (bagaimana Manajemen melakukan review terhadap pencapaian performa proses)

12 Training yang diberikan tidak hanya persyaratan Executive Briefing untuk level managerial (training umum) Pemetaan Proses Bisnis (Metode khusus dari SENTRAL SISTEM) Persyaratan ISO 9001 (training umum) Penyusunan ivity untuk mencapai target perusahaan (Metode khusus dari SENTRAL SISTEM) Internal Audit berdasarkan performa (Metode khusus dari SENTRAL SISTEM)

13 Memiliki standard activity plan untuk program ISO 9001 dan pelaksanaan kontrol progress activity plan NO. 1 Modify Organizational Structure (if needed) 30 August 5% 11-Okt 30% 2 ITEMS Modify responsibility and authority according to additional requirement from ISO/ TS. Job description for manager developed by MANAGEMENT. Job description for manager below develop by manager Checked by SSPM By SSPM REVIEW Verification I II III VI Date Status Date Status Date Status Date Status 30 August 10% 04-Okt 30% Remarks 30 August. Add QMR and EMR function in the organizational structure. - Propose to make only one organizational structure, no need to have 2 organizational structure as in JEIN quality manual (Organizational structure and ISO structure) 11 Okt, Add QMR and EMR in the position direct report to Pres-Dir 30 August, Add authority column in the job description. Making one master sample for job desc, distribute master sample to all department. Job desc in Quality manual better to be deleted and be integrated in the company job desc. Put ISO/TS requirement in the JEIN Job description 4 Okt Format OK, JEIN should develop Job Desc to all department Basic Foundation ( Company ) 3 Review/ modify company quality policy (if needed) 30 August 5% 11-Okt 40% 4 Review/ modify quality objectives (if needed) 30 August 5% 10 Review contigency plan system in JEIN 06-Sep 5% 11-Okt 40% 25-Okt 50% 11 Promotion customer satisfaction to all JEIN employee 06-Sep 5% 13-Sep 15% 11-Okt 40% 30 August, Company policy has been discussed and need to be reviewed by President director 11 Okt, company policy ok, need president director approval 30 August, Jein must make sure that corporate objectives, company objectives and department policy is linkage. - Propose to develop linkage tabel for corporate, company and department, so that relation between each objectives is clear. 6 Sept, JEIN has contigency plan procedure. However system need to be improve to be made more specific as per dissscussion. Example : PCB solder wave break down, contigency plan coordination inter line is too general (normative) 11 Okt, Contigency plan must be reviewed regularly by management according to current business condition in JEIN. 6 Sept, action plan has been discussed. JEIN need to develop program to promote customer satisfaction 13 Sept, program should focus on increasing employee awareness to customer satisfcation. QCC program is part of continuous improvement or corrective action program, not direct related to customer satisfation campaign 11 Okt, Develop materi training for customer. Implement visual control board for customer claim to increase employee awareness.

14 Pelaksanaan Kontrol Kualitas Konsultan dan Kepuasan Pelanggan Nilai Kepuasan Training - Juli Nilai Hasil Kondsultasi 8,4 8,2 7,8 8 7,6 7,4 7,2 6,8 7 7,43 BPM/TSSI MSA/SWIS 7,8 SPC/LMA 8, /Fuk 8,03 FMEA/Nip 7,70 7,64 7,6 Lider 8/XL BPM/RE B3/Pub T 8,23 Nilai Standar 10,00 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 7,00 7,26 8,6 7,37 BUMM Daikin Kons Servis Nilai Standard 9,33 8,53 8,58 8,87 8,71 8,56 8,00 8,58 7,93 8,00 8,56 7,83 7,83 7,67 7,75 7,56 7,56 8,00 7,33 7,40 7,84 7,65 7,75 7,71 7,57 7,49 7,52 7,40 8,95 8,00 8,36 8,12 8,15 8,50 8,80 7,60 7,47 7,58 7,40 7,75 7,84 IHP Indo S J- Tech Nikko Startech SIDP Ultrindo USC Wellbedt ADM HO Asama GT GT Monitoring Hasil Audit BS 2005 Follow up Kepuasan Pelanggan Asama BUMM Daikin Enkei ISO/ TS Excel metal Mj Indo Hanzel Indo Sarana J-Tech Mn Nikko Cahaya Star Tec Surya indah USC Wellbest ADM HO MII Ultrindo No 1 Customer PT ABC Follou up 1 Input Follou up Konsultan sudah Pada saat menga- cukup baik, jar HP tidak diang- hanyasajasulit kat, alt : dihubungi, HP - Hubungi Mkt, jarang diangkat nanti disampaikan - Pakai / fax - telpon sebelum jam 9 atau sesudah jam 5 - SMS ke konsultan Follow up 2 Input Follow up OK, Konsultan memuaskan