HARMONISASI SISTEM MANAJEMEN ISO 9001 DAN ISO DI TAHUN 2015

Transkripsi

1 Selama bertahun-tahun, ISO menerbitkan banyak standar sistem manajemen dengan bentuk dan struktur yang berbeda. Beberapa standar sistem manajemen dengan struktur yang berbeda terkadang sulit bagi Organisasi untuk menjalankannya. ISO pada tahun 2015 menciptakan standard sistem manajemen dengan Struktur Tingkat Tinggi (High level structure). Berikut ini pembahasan perbandingan antara persyaratan ISO 9001 : 2015 dengan ISO : 2015 berdasarkan pada draft yang sudah terbit. KLAUSUL 4 KONTEKS ORGANISASI 0 Introduction 0 Introduction 1 Scope 1 Scope 2 Normative references 2 Normative references 3 Terms and definitions 3 Terms and definitions 4 Context of the organization 4 Context of the organization 4.1 Understanding the Understanding the 4.1 organization and its context organization and its context 4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties 4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties 4.3 Determining the scope of the Determining the scope of the quality management system 4.3 environmental management system 4.4 Quality Management System 4.4 Environmental Management System General Process approach Organisasi harus menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan QMS atau EMS termasuk proses yang diperlukan dan interaksinya sesuai dengan persyaratan standar. Dan menetapkan pihak yang berkepentingan dengan QMS dan EMS yang akan diterapkan Organisasi berikut dengan harapan, keinginan dan persyaratan yang mengikat dari pihak tersebut. Perbedaan antara kedua standar yang ada di dalamnya, bahwa standar ISO 9001 meminta dalam development sistem berdasarkan dengan pendekatan proses sehingga akan mempermudah Organisasi untuk mengintegrasikan kedua sistem tersebut. KLAUSUL 5 KEPEMIMPINAN DAN KOMITMEN 5 Leadership 5 Leadership 5.1 Leadership and commitment 5.1 Leadership and commitment Leadership and commitment with respect to the quality management system Leadership and commitment with respect to the needs and expectation of customers 5.2 Quality Policy 5.2 Policy 5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities 5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities Pada pasal 5 "leadership and commitment", pada persyaratan ini meminta peran manajemen puncak serta setiap pemimpin setiap area / bagian untuk berkomitmen dalam menjalankan manajemen mutu dan lingkungan dengan berkomitmen untuk memenuhi harapan pelanggan dan mengelola aspek lingkungan. Dalam klausul ini juga mengisyaratkan bahwa komitmen manajemen puncak dapat dituangkan dalam kebijakan KLAUSUL 6 PERENCANAAN Klausul 6 "Perencanaan" menjelaskan bahwa organisasi harus mengidentifikasi risiko dan peluang yang berasal eksternal dan internal. Selanjutnya, organisasi perlu untuk merencanakan

2 tindakan agar company objective (terkait mutu dan lingkungan), hasil identifikasi risiko dan peluang dapat tercapai sesuai dengan apa yang telah ditetapkan. 6 Planning 6 Planning 6.1 Actions to address risks and Actions to address risks and 6.1 opportunities opportunities General Environmental aspects Legal requirements and voluntary obligations 6.2 Quality objectives and planning to achieve them 6.3 Planning of changes Hanya ISO Standard 9001 memiliki sub pasal ketiga yaitu "Planning of changes / Perencanaan perubahan". Pasal ini menjelaskan bahwa organisasi harus melakukan perubahan-perubahan dari planning yang telah ditetapkan jika terdapat potensi terjadinya penurunan performance atau potensi terjadinya suatu permasalahan. Sedangkan ISO yang terbaru, mensyaratkan bahwa Organisasi memiliki perencanaan dalam sistem manajemen lingkungan dengan mempertimbangkan aspek lingkungan yang signifikan, peraturan perundangan dan ketentuan wajib yang terkait, dan risiko bisnis yang dapat berpeluang mengganggu penerapan EMS. KLAUSUL 7 SUPPORT (PENDUKUNG) Organisasi harus mempersiapkan sumberdaya yang diperlukan agar membantu menjalankan sistem dengan baik seperti: infrastruktur, lingkungan 6.2 Environmental objectives and planning to achieve them Environmental objectives Environmental improvement programmes kerja, pemantauan alat ukur, termasuk peningkatan kompetensi sumberdaya manusianya. 7 Support 7 Support 7.1 Resources 7.1 Resources General Infrastructure Process Environment Monitoring and measuring devices Knowledge 7.2 Competence 7.2 Competence 7.3 Awareness 7.3 Awareness 7.4 Communication 7.4 Communication General Internal communication External communication and reporting 7.5 Documented information 7.5 Documented information general general Creating and updating Creating and updating Control of documented information Control of documented information Organisasi harus menetapkan tata cara atau petunjuk dalam melakukan suatu pekerjaan yang disebut Documented Information. Organisasi harus menetapkan aturan mengenai bagaimana cara untuk mendistribusikan, sistem penyimpanannya, pengendalian jika terdapat perubahan serta bagaimana sistem pemusnahannya. Dalam ISO 9001 & ISO juga diminta untuk melaksanakan komunikasi internal dan eksternal yang berkaitan dengan QMS dan EMS. Juga didalamnya adalah pihak-pihak yang berkepentingan (interested parties) yang telah di identifikasi sebelumnya. Dalam ISO juga ada persyaratan mengenai Pelaporan yang disyaratkan didalam peraturan perundangan dan ketentuan wajib yang berkaitan dengan bisnis Organisasi, misalnya : pelaporan UKL-UPL / AMDAL.

3 KLAUSUL 8 OPERASI Pasal 8 ini terdapat keterikatan dengan resiko dan peluang (pasal 6). Organisasi perlu untuk merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan proses untuk memenuhi persyaratan pelanggan yang telah ditetapkan dengan cara mempersiapkan proses realisasi produk seperti : - Melakukan identifikasi dan mereview persyaratan pelanggan - Sistem realisasi produk dan jasa - Pengendalian proses yang di subkan - Identifikasi produk dan mampu telusur. - Pemeriksaan produk dan jasa sebelum diserahkan kepada pelanggan. - Pengendalian terhadap ketidaksesuaian produk & jasa maupun proses yang terjadi. - Pengendalian situasi apabila terjadi penyimpangan terhadap kebijakan & sasaran lingkungan serta peraturan perundangan yang terkait. Di ISO yang akan datang, perencanaan terhadap kondisi darurat dan kecelakaan serta penanganannya juga harus dilakukan. Hal ini bisa disebut dengan Kesiapsiagaan dan Tanggap Kondisi Darurat. KLAUSUL 9 EVALUASI KINERJA Setelah Organisasi menetapkan quality & environment objective serta menetapkan rencana tindakan tindakan (activity plan) atau program manajemen lingkungan dan merealisasikannya. Organisasi dituntut untuk melakukan evaluasi dari hasil pencapaian yang telah ditetapkan sebelumnya dengan mengukur bagaimana persepsi

4 pelanggan terhadap Organisasi (ISO 9001) dan bagaimana evaluasi dari pemenuhan peraturan perundangan yang berlaku di suatu wilayah/ negara dengan melakukan evaluasi kepatuhan dan memantau, mengukuran serta mengevaluasi karakteristik kunci lingkungan yang telah di identifikasi oleh Organisasi yang biasanya dituangkan didalam Dokumen Lingkungan Hidup / AMDAL / UKL-UPL (ISO 14001). Organisasi juga diminta untuk melakukan evaluasi terhadap sistem manajemen mutu dan lingkungan yang sudah berjalan dengan melakukan kegiatan internal audit. Dari seluruh hasil evaluasi dibahas dengan manajemen dalam forum Management Review. Management review meliputi beberapa hal diantaranya yaitu : - Status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya - Peluang untuk peningkatan - Perubahan eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemen (seperti risiko Organisasi, peraturan perundangan) - Informasi mengenai kinerja mutu dan lingkungan, termasuk : Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan, hasil monitoring dan pengukuran, hasil audit, umpan balik pelanggan, isu yang berkembang di eksternal maupun supplier serta performance proses dan produk Output hasil pelaksanaan tinjauan manajemen berupa keputusan yang berkaitan dengan peluang peningkatan guna tercapainya peningkatan kinerja mutu dan lingkungan serta kebutuhan untuk perubahan sistem manajemen mutu dan lingkungan agar sesuai dengan harapan Organisasi dan pelanggan. 9 Performance evaluation 9 Performance evaluation 9.1 Monitoring, measurement, Monitoring, measurement, 9.1 analysis and evaluation analysis and evaluation General General Customer satisfaction Evaluation of compliance Analysis and evaluation of data 9.2 Internal Audit 9.2 Internal Audit 9.3 Management review 9.3 Management review KLAUSUL 10 PENINGKATAN Pada pasal 10 ini masing-masing persyaratan baik Mutu dan lingkungan memiliki 2 sub pasal. Kedua sub pasal tersebut membahas mengenai: Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan serta Improvement (peningkatan). Tindakan perbaikan diperlukan agar permasalahan yang sama tidak terulang kembali dengan melakukan perbaikan terhadap penyebab timbulnya suatu permasalahan. Dan Improvement diperlukan organisasi agar sistem yang ada lebih efektif dengan mempergunakan beberapa data seperti : - Hasil dari analisa data - Perubahan dalam konteks organisasi - Perubahan terhadap hasil identifikasi resiko

5 - Serta berdasarkan peluang bisnis baru. 10 Improvement 10 Improvement Nonconformity and corrective Nonconformity and corrective action action 10.2 Improvement 10.2 Improvement KESIMPULAN Standar seperti ISO 9001 dan ISO memiliki maksud yang sama, Inilah alasannya mengapa ketika kita menjalankan kedua sistem secara bersama lebih sulit pada saat ini. Salam, 9001:2015 and ISO 14001:2015 in term of integration, Agus Wahyudi & Dodi Indra Wisnu MT. Haryono Square 3A No.2 Jl. MT. Haryono Kav.10 Jakarta Timur Tlp : Fax : Revisi ISO 9001 dan ISO belum selesai. Dari draft Komite kita dapat melihat bahwa integrasi sistem manajemen QMS dan EMS akan terus dilakukan dengan penyatuan isi, teks dan terminologi. Manajemen risiko memiliki peran kunci dalam kedua standar. Di masa depan standar tersebut akan memiliki struktur yang sangat mirip sehingga terciptanya sistem manajemen terintegrasi lebih baik dan lebih mudah. Dan dapat membantu dalam mencapai tujuan dan sasaran Organisasi. Referensi: - ISO/TC 176/SC 2/N1147, ISO/CD 9001 Quality management systems Requirements ISO/TC 207SC 1 N 1067, ISO/CD Environmental management systems Requirements with guidance for use Szaryszová, P., Kleinová, R: Comparison of new draft of ISO