Sharing Experienced Evaluasi Efektifitas Proses Bisnis

Transkripsi

1 Sharing Experienced Evaluasi Efektifitas Proses Bisnis QMR 1

2 efinisi Business Process Management Teknik mengelola suatu perusahaan melalui pendekatan proses Proses saling terkait membentuk rangkaian bisnis proses perusahaan Pengelolaan bisnis proses perusahaan dengan baik akan membantu perusahaan mencapai target yang telah ditentukan. Bagaimana mengelola suatu perusahaan, memperbaiki kinerja perusahaan melalui perbaikan secara sistematis, Perbaikan pada sistem atau perbaikan pada bisnis proses manajemen perusahaan 2

3 Keterkaitan Bisnis Proses Manajemen dengan Sasaran Perusahaan PET PROSES BUSINESS PERUSHN Sasaran Perusahaan Output akhir dari Sistem Manajemen Sasaran keuangan Sasaran mutu Sasaran Lingkungan Sasaran delivery dll 3

4 Proses : efinisi : Suatu rangkaian aktifitas yang dikelola untuk merubah suatu input menjadi output. Output sesuai dengan objectives proses yang telah ditentukan Harapan dari output Nama Proses : Penjualan (Objectives dari proses sales) Objectives antara - Telpon xx company/ bln Proses (rangkaian aktifitas) - Potential xx / bulan - Proposal xx/ bulan Objectives akhir Pengumpulan informasi Membuat program penjualan (rencana - Target sales xxx juta/ telpon, follow up, kunjungan) orang/ bulan INPUT : Follow up data - ata base perusahaan Melakukan presentasi - List produk SSPM Kirim proposal Output : Follow up proposal - Kontrak Pengajuan SPK - SPK Pengajuan dan penandatanganan kontrak Membuat laporan pencapaian penjualan 4

5 Ekspektasi : Output proses sesuai dengan harapan/ objectives proses Output akan bisa memenuhi sasaran hanya jika Mendapat input yang baik Proses dikelola dengan baik Input atabase perusahaan List produk SSPM List client SSPM Proses Penjualan Output Jika input : atabase perusahaan kurang baik, Mengolah database perusahaan Home Industri pakah objectives dari output akan bisa tercapai? 5

6 Harapan: Output proses sesuai dengan harapan/ objectives proses Output akan bisa memenuhi sasaran hanya jika Mendapat input yang baik Proses dikelola dengan baik Input atabase perusahaan List produk SSPM List client SSPM Proses Penjualan Output Jika input : Sudah Baik Proses tidak dikelola dengan baik Presentasi kurang menarik pakah objectives dari output bisa tercapai? Note : achievement SSPM based on data BS s/d ugust 2004 : 61,54 % deal, 7,69 % loss, 30,77 % status belum jelas 6

7 Perbaikan Proses Bisnis, Studi Kasus Kasus 1 : Perbaikan pada Input Prosedur Program Khusus tidak berjalan dengan baik, misalnya Training tambahan leadership untuk PT dan Pembuatan pedoman, order dari ept XXX 2. sal masalah Input berasal dari proses penjualan, berarti yang harus diperbaiki adalah proses penjualan (proses penjualan memberikan input jelek ke proses selanjutnya) 1. Penyebab masalah Tidak ada input untuk program khusus akhirnya program khusus tidak berjalan dengan baik atabase perusahaan List produk SSPM List client SSPM Proses Penjualan SPK SPK SPK Kontrak Konsultasi Non Konsultasi Program Khusus Proses penagihan Tagihan Laporan akhir proyek 3. nalisa Penyebab Proses Penjualan idalam proses penjualan, belum ada sistem yang mengingatkan/ mengarahkan program ke dalam 3 jenis program (konsultasi, non konsultasi, atau program khusus) Form SPK sebelumnya : Type proyek Baru Konsultasi penuh lih tugas lainnya 4. Tindakan perbaikan Perbaikan form SPK (revisi form SPK) Type proyek Konsultasi Non Konsultasi Program khusus 7

8 Kasus 2: Perbaikan Pada Proses Problem Hasil kepuasan pelanggan dari beberapa client, hasilnya kurang baik. atatan : Jika survey kepuasan pelanggan baru dilakukan di akhir, ketidakpuasan pelanggan tidak bisa terindentifikasi lebih dini, akibatnya ketidakpuasan pelanggan menjadi terakumulasi. Tindakan perbaikan Proses Penjualan ditambahkan proses monitoring kepuasan pelanggan ibuat form monitoring kepuasan pelanggan (2 kali selama program dan diakhir program) Before INPUT : - ata base perusahaan - List produk SSPM Pengumpulan informasi Membuat program penjualan (rencana telpon, follow up, kunjungan) Follow up data Melakukan presentasi Kirim proposal Follow up proposal Pengajuan SPK Pengajuan dan penandatanganan kontrak Membuat laporan pencapaian penjualan Output : - Kontrak - SPK No ustomer Follou up 1 Follow up 2 1 PT B Konsultan sudah cukup baik, hanya saja sulit dihubungi, HP jarang diangkat Input Follou up Input Follow up Pada saat mengajar HP tidak diangkat, alt : - Hubungi Mkt, nanti disampaikan - Pakai / fax - telpon sebelum jam 9 atau sesudah jam 5 - SMS ke konsultan OK, Konsultan memuaskan fter INPUT : - ata base perusahaan - List produk SSPM Pengumpulan informasi Membuat program penjualan (rencana telpon, follow up, kunjungan) Follow up data Melakukan presentasi Kirim proposal Follow up proposal Pengajuan SPK Pengajuan dan penandatanganan kontrak Monitoring kepuasan pelanggan Membuat laporan pencapaian penjualan Output : - Kontrak - SPK 8

9 PENERPN KONSEP P HRUS ILKUKN P TIP PROSES P P P PELNGGN EKSTERNL PROSES B PPROSES Int. ust. P PROSES F PROSES PROSES PROSES E P P Int. ust. Umpan Balik PELNGGN EKSTERNL 9