KONSEP PERANCANGAN PTPN VII INTEGRATED management system

Transkripsi

1 KONSEP PERANCANGAN PTPN VII INTEGRATED management system

2 Integrated Management System Berbagai Standar Sistem Manajemen ISO a.l: ISO 9001:2008 Manajemen Mutu, ISO 14001:2004 Manajemen Lingkungan, OHSAS 18001:2007 Manajemen K3, ISO Keselamatan Makanan, ISO Keamanan Rantai Pasokan, ISO/IEC Keamanan Informasi Petunjuk tentang bagaimana organisasi dapat menerapkan standar yang berbeda dengan cara dikombinasikan, diintegrasikan dengan proses bisnisnya. Berbasis pada pengalaman praktis organisasi yang telah berhasil membuat integrasi penggunaan SSM, buku ini mengidentifikasikan variasi metodologi, alat (tools), dan praktik.

3 Integrated Management System PAS 99 (Publicly Available Specification 99) Persyaratan umum untuk sistem manajemen yang dapat digunakan sebagai kerangka kerja suatu sistem manajemen terintegrasi. Dimaksudkan untuk mendorong organisasi yang menggunakan lebih dari satu sistem manajemen dengan memandang PAS 99 sebagai peluang untuk memiliki sistem manajemen tunggal holistik. Memungkinkan organisasi menjalankan operasi secara lebih efektif.

4 Integrated Management System

5 Integrated Management System Manfaatnya termasuk: a) Memperbaiki fokus bisnis; b) Pendekatan yang lebih holistik dalam mengelola risiko bisnis; c) Mengurangi konflik antar sistem; d) Mengurangi duplikasi dan birokrasi; e) Audit yang lebih efektif dan efisien baik internal maupun eksternal.

6 INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM Upaya mewujudkan Budaya, Tujuan, Visi, Tata Nilai, dan Misi Perusahaan Mengadopsi beberapa standar internasional: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, Pas 55, Baldrige, dll Mengintegrasikan berbagai standar/sistem/metode tsb menjadi IMS IMS sebagai salah satu indikator kinerja perusahaan Implementasi IMS di seluruh Direktorat, Bidang, Unit, dan Sub Unit Pelaksana IMS dapat disertifikasi.

7 CONTOH Three in one

8 Integrated Management System Buku yang terbit di awal Tahun 2012 ini membahas pertimbangan untuk merancang, mengimplementasikan, dan memperbaiki sistem manajemen terpadu yang selanjutnya disebut Integrated Management System. Tujuan ditulisnya buku ini adalah untuk membantu mereka yang ditugasi sebagai tim penyusun Integrated Management System di organisasinya, dengan menyajikan informasi-informasi penting tentang persyaratan Sistem Manajemen dan persyaratan Kriteria untuk Keunggulan Kinerja serta bagaimana menginterpretasikannya. Dengan demikian diharapkan para anggota Tim dapat memahami dengan tepat apa yang diminta oleh persyaratan Sistem Manajemen dan persyaratan Baldrige sehingga dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan pas.

9 Integrated Management System

10 Any Questions or Comments?

11 INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM PTPN VII Lampung Tahap Perancangan Tahap Implementasi Tahap Sertifikasi

12 BSC MBA IMS TQM INDUSTRIAL SPEC. PAS 55 M SDM BK

13 STRUKTUR IMS VISI BUDAYA & TATA NILAI Standar Standar ISO lain Sistem, Metode, Approach lain KRITERIA untuk KEUNGGULAN KINERJA 2013 ISO 9001:2008

14 INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM KRITERIA BALDRIGE 2013 FUNGSI ORGANISASI ISO OHSAS 18001/SMK3 SMP STANDAR-STANDAR LAIN YANG RELEVAN Requirement Kepemimpinan Perencanaan Strategis Fokus kepada Pelanggan Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan 5. Fokus kepada Tenaga Kerja 6. Fokus kepada Operasi 7. Hasil KLAUSUL ISO 9001: Sistem Manajemen Mutu - 5. Tanggung Jawab Manajemen 6. Manajemen Sumber Daya - 7. Realisasi Produk - 8. Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan

15 Dokumentasi PTPN VII IMS Pedoman Sistem Terintegrasi Pedoman Mutu Terintegrasi Daftar Induk Dokumen Referensi Daftar Induk Dokumen Catatan Internal Eksternal Fungsi Kerja Organisasi

16 CONTOH

17 Any Questions or Comments?

18 SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI BERBASIS ISO ISO OHSAS Persyaratan Umum ORGANISASI Menetapkan Mendokumentasikan Mengimplementasikan IMS Memelihara Memperbaiki

19 PERSYARATAN PENTING DALAM PERANCANGAN PTPN VII IMS 4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya Organisasi harus menetapkan isu internal dan eksternal yang relevan dengan tujuan dan mempengaruhi kemampuan untuk mencapai hasil yang dituju dalam Integrated Management System (IMS).

20 PERSYARATAN PENTING DALAM PERANCANGAN PTPN VII IMS 4.2 Memahami kebutuhan dan ekspektasi para pihak yang berkepentingan Organisasi harus menetapkan: a) Pihak yang berkepentingan yang relevan terhadap integrated management system; b) Persyaratan para Pihak yang berkepentingan.

21 PERSYARATAN PENTING DALAM PERANCANGAN PTPN VII IMS 4.3 Menetapkan ruang lingkup integrated management system Organisasi harus menetapkan batas-batas dan penerapan IMS untuk menentukan ruang lingkupnya. Ketika menentukan ruang lingkup, organisasi harus mempertimbangkan: a) Isu internal dan eksternal dengan mengacu ke 4.1; b) Persyaratan dengan mengacu ke 4.2. Ruang lingkup ini harus disajikan dalam informasi yang terdokumentasi.

22 PERSYARATAN PENTING DALAM PERANCANGAN PTPN VII IMS 4.4 Integrated management system (IMS) Organisasi harus menetapkan, mengimplementasikan, memelihara dan memperbaiki secara terus menerus sistem manajemennya, termasuk proses-proses yang dibutuhkan serta interaksinya sesuai persyaratan PAS dan standar sistem manajemen yang diterapkan sesuai yang ditetapkan dalam ruang lingkup IMS di 4.3

23 SEBAIKNYA DITETAPKAN SEJAK AWAL 5.1 Kepemimpinan dan komitmen a) Memastikan bahwa policies and objectives ditetapkan dalam IMS yang kompatibel dengan arah strategis organisasi; 5.2 Kebijakan Manajemen puncak harus menetapkan IMS policy yang: a) Sesuai dengan tujuan organisasi; b) Menjadi kerangka kerja untuk menentukan IMS objectives; c) Termasuk komitmen untuk memenuhi persyaratan (sistem) yang diterapkan; d) Termasuk komitmen untuk memperbaiki IMS secata terus menerus. IMS policy harus: 1) Disajikan dalam informasi yang terdokumentasi; 2) Dikomunikasikan di organisasi; 3) Diinformasikan juga kepada para pihak yang berkepentingan.

24 SEBAIKNYA DITETAPKAN SEJAK AWAL Management Representatives Pejabat ini harus terbebas dari tanggung jawab lain, memiliki peran yang ditetapkan, bertanggung jawab dan berkewenangan untuk: a) Memastikan bahwa sistem manajemen ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara sesuai persyaratan PAS ini dan SSM yang diterapkan; b) Melaporkan kepada manajemen puncak tentang kinerja sistem manajemen untuk di-review, termasuk rekomendasi perbaikan.

25 Any Questions or Comments?

26 APPROACH SATUAN SISTEM LEVEL CORPORATE OFFICE LEVEL STRUKTUR PROSES KEBIJAKAN SASARAN 1 Direksi Proses Bisnis (1) Kebijakan Sistem KPI PRIMA 2 SM/VP/KS/GM/ setingkat Diagram Konteks (...) Kebijakan DK Sasaran DK 3 Manajer/setingkat Prosedur ( ) Kebijakan Prosedur Kinerja Proses Kinerja Produk 4 Staf/Pelaksana DR/DC (.) - SIMKP/SMUK LEVEL UNIT/DISTRIK LEVEL STRUKTUR PROSES KEBIJAKAN SASARAN 1 GM Proses Bisnis (1) Kebijakan Sistem KPI - KONKIN 2 Manajer/ setingkat Diagram Konteks (...) 3 Supervisor/ setingkat Kebijakan DK Sasaran DK Prosedur (...) Kebijakan Prosedur Kinerja Proses Kinerja Produk 4 Staf/Pelaksana DR/DC (...) - SIMKP/SMUK

27 IDENTIFIKASI DAN INTERAKSI PROSES Untuk memenuhi persyaratan, organisasi harus: a) Menetapkan proses-proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemennya dan aplikasinya di seluruh organisasi, b) Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut serta penerapan integrasi proses-prosesnya, c) Menentukan kriteria dan metoda yang dibutuhkan untuk memastikan operasi dan pengendalian proses-proses tersebut efektif, d) Memastikan tersedianya sumberdaya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses tersebut, e) Memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses tersebut, dan mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan yang berkesinambungan kinerja organisasi secara keseluruhan.

28 Model of a Process-Based QMS ISO 9001 CONTINUAL IMPROVEMENT OF THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM 4 C U S T O M E R R E Q U I R E M E N T S Resource Management Input Management Responsibility Product Realization 8 Measurement, Analysis, Improvement Output Product S A T I S F A C T I O N C U S T O M E R

29 FONDASI DAN STRUKTUR PTPN VII IMS Proses Bisnis dijadikan fondasi struktur yang praktis untuk PTPN VII IMS dengan pendekatan Proses. Salah satu prinsip dasar pengembangan suatu SISTEM MANAJEMEN yang efektif ialah adanya gambaran PROSES yang terstruktur.

30 IDENTIFIKASI DAN INTERAKSI PROSES Perancangan Berbasis SMM ISO 9001:2008 dengan pendekatan PROSES BISNIS Leveling Gambaran Proses Level 1 Proses Bisnis (Business Process) Level 2 Diagram Konteks (Context Diagram) Level 3 Prosedur (Procedure)

31 Proses Bisnis IDENTIFIKASI PROSES-PROSES 1 Uraikan & Jabarkan 3 2 Diagram Konteks 4 Prosedur 5 Review & Sesuaikan 6 DR-DC

32 CONTOH

33 Pemetaan Standar ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001; Baldrige; dll ke dalam Proses Bisnis

34 CONTOH

35 Pemetaan Standar ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001; Baldrige; dll ke dalam Diagram Konteks

36 CONTOH

37 Pemetaan Standar ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001; Baldrige; dll ke dalam Prosedur

38 CONTOH

39 CONTOH

40 Pemetaan Kategori Baldrige ke dalam Proses Bisnis SASARAN: Mengidentikasikan persyaratan Item tertentu dari Criteria for Performance Excellence 2013 yang menjadi dambaan menuju Perusahaan dengan Kinerja Kelas Dunia 1 Leadership 1.1 Senior Leadership 1.2 Governance and Societal Responsibility 2 Strategic Planning 2.1 Strategy Development 2.2 Strategy Implementation 3 Customer Focus 3.1 Voice of the Customer 3.2 Customer Engagement 4 Measurement, Analysis, and Knowledge Management 4.1 Measurement, Analysis, and Improvement of Organizational Performance 4.2 Knowledge Management, Information, and Information Technology 5 Workforce Focus 5.1 Workforce Environment 5.2 Workforce Engagement 6 Operations Focus 6.1 Work Process 6.2 Process Effectiveness 7 Results 7.1 Product and Process Results 7.2 Customer-Focused Results 7.3 Workforce-Focused Results 7.4 Leadership and Governance Results 7.5 Financial and Market Results

41 Any Questions or Comments?

42 JADWAL PERANCANGAN LENGKAP NO TOPIK SUBTOPIK DURASI TAHAP KE 1 1 Executive Briefing on PTPN Pembukaan ; Konsep PTPN VII IMS ; Review Tim VII IMS Perancang; Jadwal Perancangan 2 Pengenalan ISO 9000 ISO dan Standar ISO; Family ISO 9000; ISO 9001: Pengenalan ISO Family ISO 14000; ISO 14001: Pengenalan OHSAS ISO, BSI, dan Standar OHSAS; Family OHSAS; OHSAS 18001: Pengenalan SM Perkebunan Peraturan Menteri Pertanian No. 19/Permentan / Ot.140/3/2011 Tentang Pedoman Perkebunan Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia ( Indonesian Sustainable Palm Oil/ISPO) 6 Pengenalan Malcolm Baldrige Malcolm Baldrige, Kriteria Baldrige, MBNQA; Adopsi Baldrige di Indonesia; Kriteria Baldrige hr 4 hr

43 JADWAL PERANCANGAN LENGKAP NO TOPIK SUBTOPIK DURASI TAHAP KE 2 7 Proses Bisnis Teori Proses Bisnis; Workshop Pembuatan Proses Bisnis; Review Proses Bisnis; Review Susunan Tim sesuai Blok Bisnis/DK 4 hr 8 Diagram Konteks Teori Diagram Konteks; Workshop Pembuatan Diagram Konteks 9 Pembuatan Diagram Konteks Pembuatan Diagram Konteks *) TAHAP KE 3 10 Review Diagram Konteks Review Diagram Konteks; Review Susunan Tim sesuai Blok Prosedur 7 hr TAHAP KE 4 11 Prosedur Teori Prosedur ; Workshop Pembuatan Prosedur 2 hr 12 Pembuatan Prosedur Pembuatan Prosedur *) TAHAP KE 5 13 Review Prosedur Review Prosedur 15 hr 14 Integrated Procedure Manual Teori Integrated Procedure Manua ; Pembuatan Integrated 3 hr TAHAP KE 6 15 Dokumen Referensi & Dokumen Catatan 16 Pembuatan Daftar Induk DR & DC Procedure Manual Teori DR & DC; Workshop Pembuatan DR & DC Pengumpulan DR & DC; Pembuatan DIDR & DICC *) 2 hr

44 JADWAL PERANCANGAN LENGKAP NO TOPIK SUBTOPIK DURASI TAHAP KE 7 17 Review DIDR & DICC Review DIDR & DICC; 15 hr 18 Procedure Testing Uji coba pelaksanaan Prosedur *) TAHAP KE 8 19 Dokumentasi Sistem PTPN VII IMS Teori Sistem Dokumentasi; Dokumentasi PTPN VII IMS 2 hr 20 Integrated System Manual (ISM) Teori ISM ; Workshop Pembuatan ISM 2 hr 21 Pembuatan ISM Pembuatan ISM *) 22 Review ISM Review ISM 2 hr 23 Super Executive Briefing on PTPN VII IMS TAHAP KE 9 Progress Perancangan PTPN VII IMS; Issue Kebijakan 24 Kick-Off Implementasi Pernyataan dimulainya Implementasi Sistem 1 25 Pelatihan Audit Internal IMS Pelatihan Audit Internal IMS 5 **) 26 Pelaksanaan Audit Internal Pelaksanaan Audit Internal *) 27 Management Review Management Review *) 28 Tindakan Perbaikan Tindakan Perbaikan *) 29 Pre Assessment Pre Assesment *) 32 Sertifikasi IMS Sertifikasi IMS **) 2 hr

45 CONTOH PERANCANGAN

46 CONTOH KICK-OFF

47 CONTOH SERTIFIKASI

48 FASILITATOR Laskar Lembayung