EFFECTIVE'DOCUMENTS'MANAGEMENT'

Transkripsi

1 EFFECTIVE'DOCUMENTS'MANAGEMENT' Good Documentation Handling & Control Starts with You 2! Agenda$Pela1han Full$day$Training Opening Gree%ng!&!Fact!Exposure!' Introduc1on Presenter!&!Team'

2 3! Tujuan$Pela1han Apa!yang!peserta!akan! dapatkan!pada!pela%han!ini' Struktur$Dokumentasi Memahami!pembagian!dan! level!dokumentasi' Detail$Dokumentasi$per$Level Penjabaran!kriteria!dan!bentuk! dokumentasi!%ap!level!' Pengendalian$yang$Efek1f Prosedur/!Tata!Cara!pengendalian! dokumentasi!yang!efek%f.' 4! Workshop$&$Examples Ak%vitas!kelompok!dan!contoh! implementasi!untuk!memperjelas!materi' Closing Expecta%on!&!Gra%tude' Sec1on$End A$look$at$our$presenta1on$agenda

3 5! Tujuan'Pela;han' 1. Mengetahui!struktur!dokumentasi! 2. Mendefinisikan!Peta!Proses!Bisnis! 3. Mengetahui!kriteria!Dokumen!yang!baik! 4. Mampu!membuat!SOP!sesuai!format!yang!ditetapkan! 5. Mengetahui!prinsip!pengendalian!dokumen! 7! Klasifikasi!dan!penentuan!%ngkat!dokumentasi!

4 4.2'Persyaratan'Dokumentasi' 4.2.1'Umum' Guidance Record Kebijakan Prosedur IK, Ceklis, Form, dll Catatan Pedoman!Mutu,!Kebijakan! Mutu,!Sasaran!Mutu! Prosedur! Dokumen!yg!dibutuhkan!utk! keefek%fan!perencanaan,! operasi!&!pengendalian!proses! Catatan!Mutu! 9! Kebijakan!umum!yang!ditetapkan!Manajemen,!sebagai!arah!dasar!pelaksanaan!proses!

5 Manual$Organisasi 7.4 Pembelian Contoh Kebijakan Manajemen Perusahaan PT XYZ menetapkan dan mendokumentasikan proses pembelian untuk memastikan pembelian produk/jasa selalu memenuhi persyaratan. Produk yang harus dikendalikan adalah yang secara langsung berhubungan dengan produk, material/jasa, Mis: Bahan baku, bahan pembantu dan bahan pengemas! (7.4.1 para 1) Untuk memastikan hal ini, maka pihak pemohon harus mengisi formulir permintaan pembelian, permintaan pembelian harus berisi informasi pembelian yang jelas, mencakup: Deskripsi produk/jasa yang dibeli Kuantitas Nama Waktu produk dibutuhkan! (7.4.2 para 1) Jenis Spesifikasi Gambar Permintaan pembelian harus disetujui oleh manager bagian! (7.4.2 para 1) Supplier/sub-kontraktor yang dipilih harus berasal dari daftar rekanan terpilih. Proses seleksi, evaluasi dan evaluasi ulang supplier ditentukan dan didokumentasikan dalam prosedur! (7.4.1 para 2) Kriteria seleksi dan evaluasi supplier harus berdasarkan Mutu Harga Pengiriman Catatan mutu berhubungan dengan hasil evaluasi dan tindak lanjutnya harus disimpan (lihat 4.2.4) Manual$Organisasi 7.4 Pembelian (Lanjutan) Petugas pembelian harus membuat purchase order yang berisi informasi :! (7.4.2 para 1) Deskripsi produk/ jasa Nama Supplier Waktu penyerahan Kuantitas Metode Pembayaran Purchase order harus diperiksa dan disetujui oleh pihak yang berwenang dikomunikasikan kepada supplier! (7.4.2 para 2) Tabel Tingkat Persetujuan Manajer Bagian Manajer Pembelian Direktur < 1 Juta " " > 1 Juta " " " Departemen QC bertanggung-jawab untuk menguji barang yang datang berdasarkan spesifikasi yang telah ditentukan. Jika tidak dapat dilakukan, maka barang dapat diterima berdasarkan CoA atau laporan hasil uji yang diserahkan oleh supplier! (7.4.3) PT XYZ menetapkan, mendokumentasikan dan menerapkan proses inspeksi atau verifikasi untuk memastikan produk yang dibeli telah memenuhi persyaratan pembelian dalam PO! (7.4.3)

6 12! Peta!dasar!keterkaitan!dan!urutan!proses!!proses!dalam!organisasi! Process Model : Suatu diagram yang memperlihatkan semua proses dan hubungan timbal-baliknya, untuk menggambarkan secara utuh bagaimana suatu perusahaan menjalankan kegiatan bisnisnya. Manfaat : Memenuhi persyaratan standar (Pasal 4.1 ISO 9001:2008) Semua Proses dapat teridentifikasi Hubungan timbal balik proses dapat teridentifikasi Memudahkan pemahaman hubungan persyaratan standar dengan proses yg ada dalam perusahaan

7 Pendekatan$Proses Definisi!proses!:!(ISO!9001:2008,!elemen!0.2)!!!!!!Ak%fitas!yang!menggunakan!sumber!daya!dan!di!kelola/!manage!dengan! tujuan!untuk!dapat!mentranformasikan!suatu!input!menjadi!output!! Input TRANSFORMASI (Rangkaian aktifitas yang berinteraksi dan berhubungan) Output Pemantauan dan Pengukuran Keefektifan Proses Contoh Proses Nama Proses : Pembelian INPUT : Permintaan Pembelian Proses tranformasi Menerima permintaan pembelian Mempelajari permintaan Mencari calon supplier Membandingkan Memilih supplier Membuat PO Menerima kedatangan material OUTPUT : material Objectives proses : Mendapatkan supplier dengan harga material kompetitif, material datang tepat waktu dan kualitas material baik Pengukuran Proses : - Ketepatan delivery 75 % - Reject supplier rata-rata 5 %

8 Setelah!ruang!lingkup!untuk!se%ap!proses!selesai,!maka! dibuat!diagram!pemetaan!bisnis!proses!dengan! menyambungkan!input!dan!ouput!dari!suatu!proses! WO!Perbaikan! Proses Perencanaan perbaikan Schedule!! perbaikan! Material!! Schedule!! NG! Material!OK! perbaikan! Proses perbaikan Kebutuhan!! material! Kebutuhan!! material! Proses Pembelian Material! Material! 16! Pelajari!proses!bisnis!berikut!ini! Proses!B!%dak!di!lakukan!dengan!baik,!Sehingga!! proses!b!menghasilkan!output!yang!%dak!baik!!! PROSES B PROSES C EXTERNAL CUSTOMER PROSES A PROSES D PROSES E Proses!E!%dak!di!lakukan!dengan!baik,!Sehingga!! proses!e!menghasilkan!output!yang!%dak!baik!!! EXTERNAL CUSTOMER Menurut!anda!bagaimana!dengan!ouput!dari!proses!D!?! Dapatkah!proses!D!menghasilkan!ouput!yang!baik,!! sesuai!dengan!harapan!perusahaan!dan!customer! 17!

9 Core Process : Proses utama yang memberikan nilai tambah kepada pelanggan atau tujuan perusahaan Suporting Process : Proses yang mendukung berjalannya Core Process JENIS PROSES Improvement Process : Proses yang dilakukan untuk melakukan Perbaikan Berkesinambungan Gambaran Umum Proses Bisnis PT. XYZ Vendor Company Marketing Business/ Expansion/ Handling Complain/ Handling Core Process HR/&/GA Vendor/ Management Supporting Process Company New/Customer/ Handling Purchasing Building/&/ Transportation/ Maintenance C U S T O M E R Workforce Repeat/Order/ Handling Complain/ Handling Business/Support New/Project/ Handling Project/ Manaagement Workforce/ Replacement Workforce/ Coaching/&/ Counseling Workforce/ Termination Operation IT/Maintenance Training Payment System/ Development Competency/ Evaluation Finance/&/Accounting C U S T O M E R Pengendalian) Dokumen Pengendalian) Catatan)Mutu Recruitment Identifikasi)dan) Monitoring)Sasaran) Mutu Peningkatan) Berkesinambungan Project/ Administration Workforce/data/ computation Workforce/Pay/ Slip/Processing Audit)Mutu)Internal Tindakan)Perbaikan) dan)pencegahan Legal/review/for/ Business/Contract Legal/review/for/ Workforce/ contract Tinjauan) Manajemen A/R/Monitoring Financial/ Condition/Control Pengukuran) Kepuasan) Pelanggan Penanganan) Ketidaksesuaian Top/Management Penanganan) Komplain Improvement Process Workforce

10 Pendekatan'Proses' PROCESSES Div X Global Detail ACTIVITIES Process A Process C Proces D Dept 1 Dept 2 Dept 3 Role Dept 1 Role Dept 2 Role Dept 3 Process B Item-item Role Dept TASKS Proces D Proses (Aktivitas-aktivitas) Sangat Detail 21! Rangkaian!ak%vitas!yang!menggambarkan!jalannya!proses!beserta!dengan!kriteria!pen%ng!yang!mengatur!di!dalamnya!

11 22! Panduan$Penyusunan Karakteris1k$Dokumentasi$Yang$Baik # Tidak terjadi tumpang tindih # Tidak terjadi kekurangan (gap) # Konsistensi penggunaan istilah dan judul dokumen # Penanggung jawab masing-masing aktivitas jelas # Catatan mutu yang digunakan dan aktivitas pembuatannya sudah dimasukkan dalam dokumentasi # Distribusi catatan mutu jelas

12 Detail!suatu!ak%vitas!yang!perlu!dijabarkan!secara!seksama!untuk!memas%kan!se%ap!orang!melakukan!dengan!tepat! 25!

13 Prosedur$vs$Instruksi$Kerja Prosedur! Memberikan!gambaran! umum!suatu!proses;! Biasanya!membutuhkan! dokumen!penunjang!dalam! pelaksanaannya;! Digunakan!oleh!banyak! personil!dari!berbagai! bagian/posisi! Instruksi!Kerja! Secara!de%l!menjelaskan! tugas!yang!harus!dikerjakan;! Biasanya!dapat!berdiri! sendiri;! Digunakan!oleh!satu!posisi!di! bagian!tertentu!

14 28! Nomor! Dokumen! Keahlian! Spesifik! Tanda!Tangan! Pemangku!Jabatan! 29!

15 30! Proses!yang!dilakukan!untuk!memas%kan!ketersediaan!dokumen!sah!terkini!pada!saat!dibutuhan! 31! Penomoran$Dokumen 1. Definisikan!Penomoran! a) Bagian! b) Jenis!Dokumen! c) Departemen! d) Nomor! e) Hirarki!(op%onal)! f) Revisi! 2. Sediakan!tempat!yang!tetap!pada!%ap!Dokumen! 3. Sebutkan!tanggal!terbit!dokumen!

16 32! Pengesahan$Dokumen 1. Definisikan!Wewenang! a) Hirarki!Dokumen! b) Hirarki!Struktur! 2. Sediakan!tempat!yang!tetap!pada!%ap!Dokumen! a) Kecuali!Uraian!Tugas,!Formulir!atau!Ceklis! 3. Tanggal!Penandatanganan!(op%onal)! 33! PendaKaran$&$Penggandaan$Dokumen No. Dokumen Daftar Induk Dokumen Judul Dokumen SPO-WM-01 Tinjauan Manajemen 0 SPO-WM-02 Tindakan koreksi dan Pencegahan 0 SPO-WM-03 Audit mutu internal 0 SPO-WM-04 Persiapan/perubahan dokumen 0 No. Revisi Status'Salinan'

17 34! Distribusi$Dokumen Judul : Prosedur Perencanaan Produksi No Dokumen : SOP-PPIC-01 Revisi 0 Revisi 1 Revisi 2 No. Nama Departemen A B C A B C A B C 1 Hendra Tobing PPIC 2 Andi Wijaya Produksi 3 4 Sigit Riyadi Peter Halawa Daftar Distribusi QC Marketing 35! Buk%!implementasi!sistem!manajemen!yang!sesuai!dengan!persyaratan!standar!

18 Catatan $ Bukti implementasi sistem manajemen yang sesuai dengan persyaratan standar $ Komunikasi antar bagian $ Pedoman penyusunan : % Sederhana (informasi yang ada berguna) % Lengkap % Mudah dimengerti

19 39! Pengendalian$Catatan 1. Buat ketentuan/ SOP pengendalian (Apa, Siapa, (dicatat) Dimana, Bagaimana (kriterianya) Identifikasi Lokasi Simpan Masa Simpan - Aktif - Pasif Metode pemusnahan/ pembuangan/ pemindahan 2. Tentukan urutan arsip sesuai kode panggil 3. Identifikasi alat bantu pengarsipan yang dibutuhkan 4. Siapkan label/ identifikasi lainnya 5. Buat Daftar Induk Catatan

20 40! Tips$Penamaan$Folder # Kata Benda # Sedapat mungkin terdiri dari satu kata # Tidak tumpang tindih definisinya # Contoh: 01. Keuangan PPN PPH PPH 25 dst. Tips$Penyimpanan$Folder

21 42!