Sesuai Belum Tentu Efektif

Transkripsi

1 EMUN UD DK B DJDKN LK UKUR EFEKF YEM eringkali perusahaan menetapkan jumlah temuan audit sebagai tolak ukur keberhasilan sistem: Jika temuan audit sedikit, maka dianggap sistem sudah berjalan efektif. 00 pada perusahaan dianggap berhasil jika temuan audit badan sertifikasi hanya sedikit. Jika temuan audit banyak, maka dianggap sistem tidak berjalan efektif. 00 pada perusahaan dianggap kurang berhasil jika temuan audit badan sertifikasi banyak. o Padahal jumlah temuan audit tidak bisa dijadikan tolak ukur keberhasilan sistem. eringkali kita menemukan kondisi sistem sudah compliance (sesuai) namun masih belum efektif, dan atau perusahaan sudah memiliki sertifikasi 00, tetapi performancenya masih kurang baik esuai Belum entu Efektif Persyaratan 00, 00, H 800 (berisi aturan regulasi) Pelanggaran esuai (compliance) Efektif idak efektif Persyaratan mplementasi Pelanggaran Harus memiliki asaran mutu P : on time delivery 75% sasaran mutu (perusahaan sejenis sasaran mutu nya 00%) Harus ada pengecekan Pengecekan difokuskan pada pengecekan produk, produk reject terdeteksi, namun reject tetap tinggi Dimanakah posisi perusahaan nda?? esuai efektif esuai tidak efektif x x emuan udit idak Bisa dijadikan olak ukur Efektifitas ystem halaman dari 8

2 esuai tapi kurang efektif a saran mutu produksi Reject 0,5 % Rencana vs aktual 0% asaran mutu jalan tol : transaksi pembayaran 0 detik esuai Belum entu Efektif (Case : asaran Mutu) Efektif Untuk sasaran rencana vs aktual kurang efektif, karena Pencapaian : Rencana 200, aktual 0, plan vs aktual 5% Pencapaian 2 : Rencana 50, aktual 5, plan vs aktual % ecara prosentase; pencapaian 2 lebih baik, padahal secara kecepatan pencapaian lebih baik (output 0 vs output 5) untutan Customer : tidak macet di gerbang tol Jika volume kendaraan dan jumlah gerbang kurang, walaupun sasaran tercapai tetap terjadi antrian yang panjang ebaiknya : asaran mutu panjang antrian 7 esuai Belum entu Efektif Persyaratan mplementasi Pelanggaran Harus melakukan nternal udit Pelaksanaan corrective action eleksi supplier nternal audit dilakukan untuk persiapan sebelum diaudit Customer atau badan sertifikasi. Walaupun banyak masalah disalah satu area, audit tetap dilakukan bulan sekali Problem : Part salah kirim Corrective action : Part yang salah kirim ditarik dan diganti dengan part yang benar eleksi hanya berdasarkan questionare, banyak supplier yang nilainya bagus, kenyataannya tidak bisa mengirim produk tepat waktu dan kualitasnya tidak baik esuai efektif esuai tidak efektif emuan udit idak Bisa dijadikan olak ukur Efektifitas ystem halaman 2 dari 8

3 leh karena itu kita tidak bisa menjadikan temuan audit sebagai tolak ukur keberhasilan sistem. olak ukur keberhasilan sistem adalah :. Pencapaian performa. a. Jika sistem produksi sudah baik, maka seharusnya Customer claim dan reject internal perusahaan rendah b. Jika sistem penjualan sudah baik, seharusnya target performa penjualan bisa tercapai c. Jika sistem purchasing sudah baik, seharusnya performa keterlambatan kedatangan barang dan kualitas barang akan baik. d. Dst 2. Berkurangnya masalah pada perusahaan. Jika perusahan telah memiliki sistem (telah memiliki 00) namun performa perusahaan tidak membaik, dan atau masih banyak masalah pada perusahaan, hal tersebut mengindikasikan sistem manajemen pada perusahaan masih belum efektif dan perlu diperbaiki. Kondisi perusahaan yang telah memiliki sistem namun performa tidak membaik dan atau masih banyak masalah yang tidak terselesaikan, mendasari kami (entral istem) mengembangkan sistem audit improvement, dimana audit tidak difokuskan untuk memeriksa kesesuaian tetapi difokuskan untuk melihat kefektifan sistem manajemen. udit Compliance istem Manajemen (kendaraan bagi perusahaan) Persyaratan 00,, 00, H 800 (berisi aturan regulasi) Pelanggaran esuai (compliance) Memeriksa kesesuaian antara sistem vs standard vs penerapan, jarang melihat pencapaian performa Efektif idak efektif 20 emuan udit idak Bisa dijadikan olak ukur Efektifitas ystem halaman 3 dari 8

4 udit mprovement Persyaratan 00,, 00, H 800 (berisi aturan regulasi) Pelanggaran esuai (compliance) Efektif idak efektif Memeriksa Efektifitas istem Ukuran Efektifitas adalah pencapaian performa 23 pa Ukuran Efektifitas dari uatu Proses?. uatu proses dikatakan efektif bila sasaran (objectives prosesnya tercapai) Proses Manajemen review bjectives proses : Mereview pencapaian performa perusahaan sehingga ketika terjadi penyimpangan terhadap performa tindakan perbaikan bisa segera dilakukan Contoh ketidakefektifan : Performa claim cenderung naik tetapi tidak ada tindakan untuk mengatasi masalah tersebut Proses Corrective ction bjectives proses : Menganalisa masalah hingga ke akar masalah, sehingga masalah tidak terulang Contoh ketidakefektifan : Masalah yang sama masih sering terulang 2 emuan udit idak Bisa dijadikan olak ukur Efektifitas ystem halaman dari 8

5 Perbedaan mendasar antara audit compliance (audit yang biasa dilakukan oleh perusahaan yang telah 00) dengan audit improvement terletak pada Evaluasi pencapaian performa dan atau masalah pada perusahaan. Pada audit improvement kita tidak langsung melakukan audit, tetapi terlebih dahulu mereview pencapaian performa dan atau masalah pada perusahaan. Berdasarkan input permasalahan inilah kita kemudian melakukan investigasi kelemahan sistem manajemen pada perusahaan. No Pembuatan check list berdasarkan inputan pencapaian performa dan atau permasalahan ahapan udit improvement Case dentifikasi problem Performa delivery rendah 2 nvestigasi Kemungkinan asal prosespenyebab problem 3 Penyusunan check list investigasi Kemungkinan asal proses penyebab problem:. Proses perencanaan produksi (scheduling dan monitoring produksi kurang baik) 2. Penjualan(menerima order tanpa memperhatikan kapasitas lead time produksi) 3. Proses produksi (down time yang tak terduga tinggi). Possibility penyebab problem:. Permasalahan pada input 2. Permasalahan pada proses 75 emuan udit idak Bisa dijadikan olak ukur Efektifitas ystem halaman 5 dari 8

6 udit mprovement (problem identifikasi kemungkinan asal proses penyebab problem) istem Manajemen (kendaraan bagi perusahaan) 2 Possibility kelemahan sistem ada diproses apa? -Perencanaan produksi istem Manajemen, adalah alat bantu untuk mencapai sasaran perusahaan asaran perusahaan asaran keuangan asaran mutu asaran Lingkungan asaran delivery dll Performa delivery rendah, sering kirim terlambat lur proses audit 7 Berikut contoh studi kasus audit improvement : tudi Kasus : Pengarahan udit pada perusahaan asuransi kendaraan P BC Berdasarkan laporan manajemen review, dalam waktu 3 bulan terakhir terjadi lonjakan customer claim yang cukup besar, dari ratarata kasus minggu, menjadi 3 - kasus per minggu. Bahkan terdapat 3 keluhan yang berasal dari pelanggan yang berbeda di koran Kompas, Media ndonesia dan empo. Berdasarkan rincian data claim, diketahui bahwa claim banyak terjadi pada: Kurang lebih 70% customer claim terjadi pada produk (produk baru), yang baru saja dipasarkan oleh P BC, yaitu asuransi mobil plus jaminan derek gratis Dalam 3 bulan terakhir, terdapat 3 kasus yang terulang sampai kali, kasus terulang 3 kali, 3 kasus terulang 2 kali 72 emuan udit idak Bisa dijadikan olak ukur Efektifitas ystem halaman dari 8

7 Jawaban tudi Kasus : nvestigasi kelemahan pada perusahaan asuransi kendaraan Performa perusahaan Customer claim tinggi Dugaan kelemahan Customer claim Design produk Corrective action Detil Dugaan permasalahan Penanganan claim lambat, tidak tertangani dengan tuntas, claim customer tersumbat??, sehingga customer menyalurkan claimnya ke surat kabar idak dilakukan atau terdapat kelemahan pada proses evaluasi review validasi produk baru, sebelum produk baru diluncurkan. idak mereview kesiapan infrastuktur dengan adanya tambahan servis derek gratis. kibatnya muncul banyak masalah dari produk baru. nalisis kurang detil sampai ke akar masalah. ehingga masalah yang sama terulang hingga 3 sampai kali 8 Contoh Cek List udit Nama Process Performance Process arget vs ctual Customer claim Rata-rata claim 3 bulan terakhir naik dari ratarat a cl aim minggu menjadi 3 claim minggu Persyaratan terkait 7.2.3; 8.2.; Cek List. pakah semua claim yang masuk di follow up hingga tuntas? Untuk memastikan customer sudah setuju dengan penanganan yang dilakukan oleh perusahaan 2. pa ka h co rre ctive ac ti on di la ku ka n dengan baik atas semua claim yang masuk, tidak hanya sekedar m em berik an kompensasi atau menjawab claim dari customer? 3. pakah ada tindakan khusus dari manajemen untuk menyikapi trend customer claim yang naik? --> cek tin d aka n p a da ma na je me n re vi ew ata u re co rd m ee tin g m em ba ha s cu stom er claim. C e k efektifitas co rrec ti ve action ata s claim produk (claim yang sering terulang) Uraian Hasil emuan audit, potensi penyimpangan dan aktual penyimpangan Klasifikasi : - Butuh nvestigasi lanjut - Peluang Peningkatan - Penyimpangan (NC) 85 emuan udit idak Bisa dijadikan olak ukur Efektifitas ystem halaman 7 dari 8

8 Metode audit improvement sudah kami terapkan dalam beberapa kesempatan training. Feedback (umpan balik) dari peserta yang telah mempraktekkan metode ini juga cukup memuaskan. udit menjadi lebih tajam. Karena audit berawal dari ketidaktercapaian performa dan atau permasalahan, kelemahan sistem menjadi lebih terlihat. Hanya saja setelah kelemahan sistem terungkap, temuan audit menjadi semakin banyak. Pada perusahaan yang menjadikan temuan audit sebagai salah satu item penilaian dan atau pada perusahaan yang menganggap audit sebagai suatu kegiatan yang mencari-cari kesalahan, kondisi ini menyebabkan ketidaknyamanan. leh karena itulah saya menyarankan untuk tidak menjadikan temuan audit sebagai item penilaian performa. eharusnya Manajemen tidak terfokus pada temuan audit (departemen dianggap tidak baik jika temuannya banyak), tetapi harus lebih terfokus pada perbaikan sistem, bagaimana untuk menjadi lebih baik. Kita tidak bisa merubah masa lalu tapi bisa menciptakan masa depan manuel man emuan udit idak Bisa dijadikan olak ukur Efektifitas ystem halaman 8 dari 8