BAB 3 PROSES BISNIS YANG BERJALAN. atau disebut dengan PT. AKASTRA adalah perusahaan yang bergerak dalam

Transkripsi

1 BAB 3 PROSES BISNIS YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) yang selanjutnya disingkat atau disebut dengan PT. AKASTRA adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang service mobil secara berkala dan penjualan suku cadang termasuk ke dalam perusahaan jasa, yaitu perusahaan yang kegiatannya melakukan service pada mobil-mobil, dan menjual suku cadang yang dibutuhkan pelanggan. PT. AKASTRA sebelumnya bergabung dengan Bengkel Astra Motor Sales selama kurang lebih 5 tahun yaitu tahun 1982 sampai dengan 1987 dengan nama Bengkel Astra Motor Sales. Selanjutnya tahun 1987 Bengkel Astra Motor Sales berdiri sendiri dengan nama Bengkel Akastra Motor Sales atau lebih dikenal dengan sebutan Akastra Toyota serta sudah mendapat Sertifikat Body & Paint dari PT. Toyota Astra Motor National Service Division maupun dari Toyota Motor Corporation Jepang. Sertifikasi Bengkel Resmi : hasil audit PT Toyota Astra Motor, fasilitas, peralatan, sumber daya manusia, sistem manajemen Akastra Toyota telah memperoleh pengakuan sebagai jaringan resmi TOYOTA. Dan PT. AKASTRA ini adalah salah satu bengkel resmi uji emisi. 36

2 Visi dan misi perusahaan PT. AKASTRA memiliki beberapa visi dan misi yaitu : Visi : Membentuk team professional untuk mencapai tujuan perusahaan dalam memberikan service terbaik. Misi : Pelanggan adalah mitra bisnis dan asset yang sangat berharga, pilihan kami adalah kepuasan pelanggan.

3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi PT. Alkaustar Putra Indonesia (AKASTRA) Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA)

4 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 1. General Manager Tugasnya adalah : - Mengadakan pengawasan secara umum atas operasional perusahaan agar dapat berjalan sesuai dengan rencana dan target yang harus dicapai. - Melakukan koordinasi dengan masing-masing divisi/departemen yang meliputi service, suku cadang, administrasi, dan keuangan, mengenai kinerja dan progress pekerjaan yang telah dilaksanakan. - Melakukan penilaian terhadap performa staff, rekomendasi salary, promosi dan pemberhentian. - Melakukan pengembangan relasi bisnis yang sudah ada, mengelola pelanggan dan melakukan pengembangan bisnis baru. - Memeriksa laporan-laporan yang disampaikan oleh bawahannya, untuk selanjutnya meneruskan informasi yang penting, untuk dilaporkan kepada owner. - Menyediakan sarana dan prasarana yang berkaitan dengan operasional perusahaan. 2. Service Manager Tugasnya adalah : Mengelola seluruh kegiatan bengkel dalam rangka meningkatkan mutu dan kecepatan service melalui SOP yang berlaku serta menginformasikan kompetensi jajaran personil bengkel dalam usaha pencapaian target untuk

5 meningkatkan produktivitas dan pencapaian performance bengkel serta kepuasan pelanggan Customer Relation Center Tugasnya adalah : - Bertanggung jawab melayani kebutuhan pelanggan akan booking di PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA). - Melakukan remainder terhadap customer untuk melakukan service sesuai dengan waktu atau kilometer kendaraaan. - Reporting dan KPI. - Melakukan estimasi biaya perbaikan dan waktu perbaikan. - Menentukan harga dan memberikan diskon pada customer untuk perbaikan kendaraan sesuai standar yang ditetapkan. 4. Service Advisor Body Repair Tugasnya adalah ; - Melaksanakan dengan benar dan selalu melakukan improvement SOP yang menjadi tanggung jawab Service Advisor secara terus-menerus - Melaksanakan dan selalu menjaga kebersihan di area kerja - Membuat estimasi harga untuk asuransi - Melakukan follow up ke pelanggan tentang hasil pekerjaan dan membantu pelanggan untuk membuat surat kepuasan pelanggan - Mempromosikan booking

6 41 5. Service Advisor General Repair Tugasnya adalah : - Membuat PKB dan estimasi waktu serta biaya untuk mencapai kepuasan pelanggan. - Melayani kebutuhan pelanggan yang datang dan keluar bengkel dengan mendengarkan, menganalisa, dan menjelaskan tentang kerusakan kendaraan. - Menjaga kerapian data-data kendaraan pelanggan. 6. Foreman General Repair - Teknisi Tugasnya adalah : - Bertanggung jawab dalam mengkoordinir dan memonitoring proses pekerjaan dan ketidakteraturan pekerjaan yang terjadi di dalam bengkel secara keseluruhan sesuai dengan standar yang berlaku. - Membantu mengatasi apabila ada kesulitan kerja pada Foreman. - Memantau mobilitas group khususnya pada waktu-waktu yang kritis. - Mengetahui status group leader (test kendaraan, dsb.). - Koordinasi dengan koordinator yang lain (untuk meningkatkan produktivitas). 7. Foreman Body Paint - Teknisi Tugasnya adalah :

7 42 - Melakukan repair kendaraan, meliputi perbaikan body dengan prioritas pekerjaan kategori tingkat kesulitan menengah atau berkaitan dengan pengecatan kendaraan, sesuai Perintah Kerja Bengkel (PKB) / Work Order (WO). - Membantu Service Advisor dalam proses penerimaan untuk melakukan diagnose pekerjaan sulit - Membuat laporan berkala mengenai job return, problem yang dihadapi untuk diserahkan pada atasan. - Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan Perintah Kerja Bengkel (PKB) / Work Order (WO). 8. Mechanical Commisioning Tugasnya adalah : - Melakukan diagnosa dan perbaikan problem teknik sulit di bengkel. - Melaporkan progress penanganan problem teknik ke ATL. - Membuat LT (Laporan Teknik) dan PBT (Permintaan Bantuan Teknik) - Mengirimkan Laporan Bulanan ke ATL 9. Technical Leader Tugasnya adalah : - Memutuskan apakah kendaraan masih bisa di warranty kan atau tidak

8 Tugasnya adalah : Mengelola persediaan suku cadang di gudang parts sesuai standar pengelolaan parts Toyota sehingga mampu menyediakan parts yang dibutuhkan di bengkel Toyota secara efektif. - Melaksanakan dengan benar dan selalu melakukan improvement SOP / WSS yang menjadi tanggung jawab secara terus-menerus - Melaksanakan dan selalu menjaga kebersihan di area kerja. - Melakukan order parts ke Sub Depo atau TAM, baik untuk keperluan gudang parts maupun parts pesanan Indirect. - Melakukan follow-up atas order yang telah dibuat sehingga dapat memberikan informasi yang akurat terhadap parts pesanan next internal customer. - Mencatat order atau permintaan yang tidak dapat dipenuhi, dan melakukan follow-up kepada next internal customer atas kondisi order tersebut. - Menerima dan memeriksa parts yang datang sesuai dengan kondisi fisik dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan. - Menginformasikan kepada next internal customer apabila parts yang dipesan telah tersedia. - Menyimpan parts untuk suku cadang persediaan sesuai dengan lokasi yang telah ditetapkan, membuat lokasi baru untuk parts baru dan menyimpan parts pesanan indirect di intransit area. - Mengatur layout gudang agar menjadi efektif dan efisien.

9 44 - Melakukan evaluasi terhadap lokasi dan penempatan parts di gudang, evaluasi parameter-parameter dan update terhadap data-data inventory yang berhubungan dengan standar pengelolaan parts TOYOTA. - Memberikan informasi-informasi yang diperlukan oleh next internal customer dalam bidang parts, seperti informasi harga, persediaan suku cadang, kondisi order dan kedatangan parts pesanan. - Membuat, melakukan register, filing dan menyimpan dokumen-dokumen order, penerimaan, pengeluaran, klaim, transfer, berita acara dan laporanlaporan yang berhubungan dengan bidang kerjanya. - Melakukan sampling stock opname secara rutin. - Membuat retur dan klaim bagi parts yang rusak atau kurang dalam penerimaan dari TAM atau Sub Depo. - Melakukan transfer parts antar cabang apabila dibutuhkan. - Mempromosikan booking. 11. Sistem Service Tool Tugasnya adalah : - Memonitoring daftar peminjaman alat dan sistem service tool. - Menjaga ketersediaan tool dan sistem service yang dibutuhkan mekanik. - Membuat permintaan pembelian equipment tambahan dan lain-lain yang dibutuhkan bengkel.

10 Warehouse Tugasnya adalah : - Menjaga ketersediaan bahan, material dan oli yang dibutuhkan mekanik. - Membuat permintaan pembelian bahan dan lain-lain yang dibutuhkan bengkel. - Menerima kiriman bahan dan lain-lain dari vendor dan menyimpannya di gudang bahan. - Memproses Order Pembelian Bahan (OPB), Surat Penerimaan Gudang (SPG) dan Bukti Pencatatan Hutang (BPH). - Membuat memo expenses untuk bahan yang dipakai bengkel. 13. Lubbing Tugasnya adalah : - Menjaga ketersediaan bahan, material dan oli yang dibutuhkan mekanik. - Membuat permintaan pembelian bahan dan lain-lain yang dibutuhkan bengkel. - Menerima kiriman bahan dan lain-lain dari vendor dan menyimpannya di gudang bahan. - Memproses Order Pembelian Bahan (OPB), Surat Penerimaan Gudang (SPG) dan Bukti Pencatatan Hutang (BPH). - Membuat memo expenses untuk bahan yang dipakai bengkel.

11 Booking Tugasnya adalah : - Menerima dan mencatat booking service. - Memasukkan data keluhan customer mengenai kondisi kendaraan customer ke komputer. - Membuat chip istimasi waktu. - Membuat Perintah Kerja Bengkel ( PKB Booking manual ). - Membuat PKB Booking melalui sistem yang ada. - Follow up customer apabila booking belum datang. 15. MRS (Maintanance Reminder System) Tugasnya adalah : - Untuk menghitung kilometer service berkala. - Meminta kepada Service Advisor untuk mengkonfirmasi terhadap kendaraan-kendaraan yang mempunyai keluhan spesifik/khusus setelah pekerjaannya selesai. - Mengingatkan dan meminta Service Advisor untuk pelanggan-pelanggan kredit yang sudah ada perjanjian kontrak agar membawa SPK. 16. Cashier Tugasnya adalah : Melakukan pengolahan data dan melaporkannya ke kantor pajak. A. Aktivitas Utama

12 47 - Billing : baik customer cash maupun kredit (tertentu). - Melaksanakan pembayaran berdasarkan bukti-bukti pembayaran yang ada. - Pembuatan BPH (Bukti Pencatatan Hutang) tertentu. - Menerima pembayaran dan membuat bukti penerimaan atas uang tunai dari pelanggan maupun yang lain. - Bertanggung jawab atas keamanan jumlah uang / cek / bilyet giro yang ada di kasir. - Membuat dan melaporkan buku kas atau bank harian. - Membuat laporan bulanan pendapatan service cash. B. Tugas Tambahan Merangkap sebagai billing dalam struktur organisasi kaizen. 17. Billing Tugasnya adalah : - Mengambil PKB (Perintah Kerja Bengkel) dari slot waiting for billing. - Mencetak Invoice. - Menaruh invoice pada slot waiting for notification. 18. Service Plus Tugasnya adalah : A. Aktivitas Utama

13 48 - Mempersiapkan kendaraan untuk service plus. - Memeriksa eksterior (bagian luar) kendaraan. - Memeriksa ruang mesin. - Membersihkan bagian interior. - Membersihkan bagasi. - Membersihkan seluruh eksterior (bagian luar) kendaraan. - Melaporkan service plus selesai. B. Tugas Tambahan - Membantu Tim Storing Jika dibutuhkan dan dalam keadaan mendesak. 3.3 Proses Bisnis Perusahaan Proses Bisnis Pembelian PT. AKASTRA bergerak dalam bidang service mobil secara berkala dan penjualan suku cadang termasuk ke dalam perusahaan jasa, yaitu perusahaan yang kegiatannya melakukan service pada mobil-mobil, dan menjual suku cadang yang dibutuhkan pelanggan. Perusahaan ini menggunakan sistem ADMS (Astra Database Management System), yaitu merupakan sistem yang digunakan oleh PT. AKASTRA dalam menjalani proses bisnis pembelian dan persediaan suku cadang. PT. AKASTRA merupakan anak perusahaan dari Toyota Astra International, dan Toyota Astra International ini adalah satu-satunya supplier resmi PT. AKASTRA. Dalam hal ini PT. AKASTRA menyebut supplier dengan istilah vendor maka selanjutnya kami sepakat menggunakan istilah vendor. Sistem ADMS (Astra

14 49 Database Management System) mencakup kegiatan bisnis perusahaan seperti penjualan, pembelian, dan persediaan suku cadang. ADMS (Astra Database Management System) dapat diakses oleh semua karyawan yang bekerja diperusahaan tersebut. Dalam sistem ADMS terdapat hak atau batas akses untuk setiap posisi karyawan. Sebagai contoh, bagian IT Support dapat mengakses keseluruhan bagian berikut data-datanya. Tetapi bagian Foreman hanya bisa meng-update dan meng-edit sistem pada bagian Foreman, dia tidak dapat mengupdate dan meng-edit data bagian Cashier. Berikut ini adalah proses bisnis pembelian pada PT. AKASTRA : Pembelian pada PT. AKASTRA dilakukan oleh Foreman. Pembelian terdapat 3 jenis, yaitu : (1) Re-order (pada sistem ADMS disebut batch order), yaitu untuk menggantikan stok suku cadang yang sudah terjual. Biasanya termasuk suku cadang yang dibutuhkan setiap hari untuk service mobil. Peraturan pada pembelian ini adalah pemesanan suku cadang dilakukan satu kali melalui e- mail ke vendor dalam sehari, sebelum pukul 11 pagi, dan suku cadang akan diantar oleh vendor keesokan hari pada pukul 8 pagi. Apabila pemesanan suku cadang dilakukan diatas pukul 11 pagi maka suku cadang yang dipesan akan datang dua hari berikutnya. (2) Emergency order (pada sistem ADMS disebut realtime VOR order), merupakan pembelian suku cadang yang bersifat segera, karena suku cadang tersebut dibutuhkan pada hari itu juga. Pada emergency order biasanya lebih didahulukan dibandingkan dengan pengganti stok. Pemesanan suku cadang dalam kategori emergency order dilakukan melalui ke vendor.

15 50 (3) Local order, merupakan pemesanan suku cadang yang dilakukan kepada vendor lain jika suku cadang yang akan dipesan tidak tersedia di Toyota Astra International. Pertama kali, apabila terjadi transaksi service kendaraan yang memerlukan penggantian suku cadang, maka Service Advisor akan membuat PKB (Perintah Kerja Bengkel) 4 rangkap. PKB rangkap 1 diserahkan kepada SA (Service Advisor) Body Repair PKB rangkap 2 diserahkan kepada Customer PKB rangkap 3 diserahkan kepada Technician PKB rangkap 4 diserahkan kepada menerima PKB (Perintah Kerja Bengkel) rangkap 4 lalu mengecek ketersediaan suku cadang, apabila suku cadang tersedia maka partman akan membuat goods issue PKB (Perintah Kerja Bengkel) pada sistem ADMS dan mencetaknya dengan nama BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) sebanyak 2 rangkap lalu ditandatangani. BPSC rangkap 1 diberikan kepada Technician untuk ditandatangani dan diberikan ke Service Advisor BPSC rangkap 2 dijadikan arsip oleh akan meng-update ketersediaan suku cadang pada database yang secara otomatis mengurangi persediaan suku cadang. Apabila suku cadang tidak tersedia maka partman akan membuat form PO (Purchase Order) melalui sistem ADMS lalu memilih vendor yang akan dituju,

16 51 mengisi item details dan menyimpannya dalam sistem, lalu mencetak sebanyak 2 rangkap. PO rangkap 1 diberikan untuk Service Manager untuk di tandatangani. PO rangkap 2 dijadikan arsip oleh. Setelah Service Manager menandatangani form PO rangkap 1 maka akan mengirim form pemesanan yang sudah disimpan dalam komputer dalam bentuk file excel atau PDF ke vendor melalui . Setelah menerima , akan menelepon vendor untuk melakukan konfirmasi pengiriman . Jika suku cadang yang dipesan tidak tersedia pada Toyota Astra International, maka partman akan memilih vendor yang lain untuk memesan suku cadang dengan proses yang sama seperti proses pemesanan suku cadang kepada vendor. Apabila suku cadang yang dipesan tersedia, maka keesokan harinya suku cadang akan diantar oleh kurir dengan membawa form PI (proforma invoice) 1 rangkap dan SJ (Surat Jalan) 1 rangkap. akan menerima suku cadang dan mengecek suku cadang apakah sesuai dengan form PI (proforma invoice) tersebut. Jika telah sesuai, maka partman menandatangani form PI (proforma invoice) Form PI rangkap 1 diarsip oleh sebagai bukti penerimaan suku cadang. akan membuat GR (Goods Receipt) pada sistem lalu memasukkan nomor invoice dan tanggal sehingga sistem akan meng-update jumlah suku cadang secara otomatis. Lalu partman akan menyimpan form GR (Goods Receipt) dan

17 52 mencetak form GR (Goods Receipt) dengan nama dokumen SPG (Surat Penerimaan Gudang) sebanyak 1 rangkap untuk diberikan pada bagian Cashier. Setelah membuat form SPG (Surat Penerimaan Gudang), meletakkan suku cadang tersebut ke tempat penyimpanan sesuai dengan kode suku cadang masing-masing. Lalu partman akan menyerahkan form PI, form PO rangkap 1, dan form SPG pada bagian Cashier untuk mencatat bukti pembelian dengan membuat form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) dengan memilih BPH type, document date, posting date, currency/date, meng-input vendor details, BPH form information dan PO details. Setelah itu bagian Cashier akan menyimpan dan mencetak form BPH menjadi 2 rangkap, lalu menandatanganinya. Form BPH rangkap 1 diberikan pada bagian Accounting Form BPH rangkap 2 diarsip oleh bagian Cashier Bagian Cashier akan mengarsip form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) rangkap 2, dan menerima form PO (purchase order) rangkap 1, form GR (goods receipt) rangkap 1, dan form PI (proforma invoice) rangkap 1 dari. Lalu cashier akan mengecek kesesuaian data antara form PI (proforma invoice) rangkap 1, form PO (purchase order) rangkap 1, form GR (goods receipt) rangkap 1, dan form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) rangkap 2, setelah itu membuat giro/cek yang akan diberikan kepada vendor sebagai bukti pembayaran atas pembelian yang telah dilakukan.

18 Proses Bisnis Persediaan Suku Cadang Setelah menerima suku cadang yang dikirim, meletakkan suku cadang tersebut ke tempat penyimpanan sesuai dengan kode suku cadang masingmasing. Tempat penyimpanan suku cadang dibagi menjadi tiga tempat, yaitu : (1) Fast moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang yang diletakkan dibarisan paling depan, karena paling sering di gunakan untuk melakukan service pada mobil setiap harinya. (2) Medium moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang yang diletakkan dibarisan setelah fast moving parts, karena suku cadang ini biasanya berada di tingkatan yang tidak terlalu cepat terjual tetapi tidak terlalu lama terjual. (3) Slow moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang yang diletakkan dibarisan paling akhir, karena suku cadang pada slow moving parts merupakan suku cadang yang lama terjual dan digunakan untuk service mobil-mobil tahun lama. Jika terjadi kesalahan dalam pengiriman atau kerusakan pada suku cadang yang disebabkan oleh kurir, maka suku cadang tersebut akan dikembalikan (retur) yang disebut klaim, yaitu membuat berita acara dengan menjelaskan mengapa suku cadang tersebut rusak dan harus di tukar (retur). Misalnya suku cadang pecah dalam perjalanan ke bengkel, suku cadang yang dipesan tidak sesuai dengan suku cadang yang datang.

19 Diagram Aliran Data pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) Event table Tabel 3.1 Event Table Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku cadang No. Event Internal Agent Starts When Activity 1. Melakukan login 2. Membuat form create goods issue to PKB (Perintah Kerja Bengkel) 3. Melakukan pemesanan suku cadang Ketika ingin melakukan pemesanan Ketika customer ingin melakukan penggantian suku cadang pada kendaraan, lalu Service Advisor menyerahkan form PKB (Perintah Kerja Bengkel) rangkap 4 kepada Ketika persediaan suku cadang pada rak suku cadang berkurang Membuka sistemadms (Astra Database Management System), meng-input user name dan password, mengklik button login. Menerima form PKB (Perintah Kerja Bengkel) rangkap 4 dari Service Advisor. membuka form (GR) create goods issue to PKB (Perintah Kerja Bengkel), meng-input PKB no, posting date, movement type, goods issue date, police registration no, dan recipient. Lalu mencetak form create goods issue to PKB dengan nama dokumen form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) 2 rangkap, menandatangani form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) 2 rangkap, menyerahkan form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap 1 kepada Technician untuk ditandatangani, dan menyerahkannya pada Service Advisor, mengarsip form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap 2 Membuka PO (purchase order) pada sistem ADMS, meng-input purchase order type, category, pricing date, purchase order date,

20 55 4. Membuat form GR (goods receipt) 5. Membuat form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) Bagian Cashier Ketika suku cadang datang dan telah dicocokan dengan invoice Menerima form PO (purchase order) dan form PI (proforma invoice) dari currency, BO follow, menginput material no, quantity, menyimpan PO (purchase order), mencetak form PO (purchase order) rangkap 2. Rangkap 1 diberikan kepada Service Manager untuk di tandatangani rangkap 2 untuk diarsip. Mengirim e- mail pesanan suku cadang kepada vendor, menyerahkan form PO (purchase order) rangkap 1 kepada bagian Cashier Menerima form PI (proforma invoice), menyesuaikan isi form PI (proforma invoice) dengan suku cadang, membuka form GR (goods receipt) pada sistem ADMS, menginput purchase order PO) no, invoice (PI) no, goods receipt date, invoice date, mengecek jumlah suku cadang, mengklik button save. Mencetak form GR (goods receipt) dengan nama dokumen SPG (Surat Penerimaan Gudang) 1 rangkap, memberikan form SPG (Surat Penerimaan Gudang) rangkap 1, form PI (proforma invoice dan form PO (purchase order) rangkap 1 kepada bagian Cashier Menerima form PO (purchase order) rangkap 1, form SPG (surat penerimaan gudang) rangkap 1 dan form PI (proforma invoice) dari, membuka form BPH (Bukti Pencatatan Hutang), memilih BPH type,currency/rate, menginput document date, posting date, meng-input vendor

21 56 6. Melakukan Pembayaran Bagian Cashier Ketika pembayaran masuk tanggal jatuh tempo details dan BPH form information. Menyimpan BPH (Bukti Pencatatan Hutang), mencetak form BPH (Bukti Pencatatan Hutang). 2 rangkap, rmenandatangani form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) 2 rangkap, rangkap 1 diberikan pada bagian accounting, rangkap 2 diarsip oleh bagian Cashier. Menerima BPH (Bukti Pencatatan Hutang), rangkap 2, form PO (purchase order) rangkap 1, form SPG (surat penerimaan gudang) rangkap 1 dan form PI (proforma invoice). Menyesuaikan isi form PI (proforma invoice), form SPG (surat penerimaan gudang) rangkap 1, dan form PO (purchase order) rangkap 1, membuat giro/cek pembayaran sesuai jumlah yang dibayarkan, menandatangani giro/cek.

22 Overview Activity Diagram (OAD) Gambar 3.2 Overview Activity Diagram (OAD) Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku cadang PT. AKASTRA

23 Work Flow Table Tabel 3.2 Work flow Table Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Suku cadang PT. AKASTRA Actor Activity Melakukan login 1. Membuka ADMS (Astra Database Management System) 2. Menampilkan halaman login 3. Meng-input user name dan password 4. Memilih button login 5. Menampilkan menu utama ADMS (Astra Database Management System) Membuat form create goods issue to PKB (Perintah Kerja Bengkel) 6. Menerima PKB (Perintah Kerja Bengkel) rangkap 4 dari SA (Service Advisor) 7. Mengklik menu create goods issue PKB 8. Menampilkan form create goods issue PKB 9. Meng-input PKB number 10. Meng-generate posting date 11. Meng-generate movement type 12. Meng-generate good issue date 13. Meng-generate police registration no. 14. Menginput recipient 15. Meng-generate status 16. Meng-generate item details 17. Mengklik button save 18. Menampilkan notifikasi 19. Mengklik button OK. 20. Mencetak form create goods issue PKB (Perintah Kerja Bengkel) dengan nama dokumen BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) 2 rangkap 21. Menandatangani form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) 2 rangkap 22. Menyerahkan form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap 1 kepada technician Technism 23. Menerima form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap Menandatangani form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap Menyerahkan form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap 1 kepada SA (Service Advisor) Service Advisor 26. Menerima form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap Menyimpan form BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) rangkap 2 untuk diarsip

24 Melakukan pemesanan suku cadang 28. Mengklik menu purchasing order 29. Menampilkan form purchasing order 30. Meng-generate purchase order no, 31. Memilih purchase order type 32. Menampilkan purchase order type 33. Meng-generate kategori 34. Meng-generate pricing date 35. Meng-generate purchase order date 36. Meng-generate status 37. Meng-generate currency 38. Meng-generate BO follow 39. Meng-generate sales order number 40. Meng-generate item 41. Meng-input material number 42. Menampilkan detail material 43. Meng-input qty 44. Meng-generate UOM 45. Meng-generate req.date 46. Meng-generate SLoc. 47. Mengklik button save 48. Menyimpan form PO (purchase order) 49. Mencetak form PO (purchase order) 2 rangkap 50. Menandatangani form PO (purchase order) 2 rangkap 51. Menyerahkan form PO (purchase order) rangkap 1 pada Service Manager Service Manager 52. Menerima form PO (purchase order) rangkap Menandatangani form PO (purchase order) rangkap Menyerahkan form PO (purchase order) rangkap 1 yang telah ditandatangani kepada partman 55. Menerima form PO (purchase order) rangkap 1 yang telah ditandatangani oleh Service Manager 56. Mengakses untuk mengirim PO (purchase order) kepada supplier 57. Mengambil data PO (purchase order) yang disimpan dalam komputer dalam bentuk file pdf atau excel. 58. Mengirim file PO (purchase order) yang telah diambil dari file komputer melalui kepada supplier 59. Menyerahkan form PO (purchase order) rangkap 1 kepada bagian cashier 60. Menyimpan form PO (purchase order) rangkap 2 sebagai arsip Membuat form GR (goods receipt) 61. Menerima suku cadang dan form PI (proforma invoice) rangkap 1 dari kurir 62. Menyesuaikan form PI (proforma invoice) dengan suku cadang 59

25 60 Bagian Cashier Bagian Cashier 63. Mengklik menu form GR (goods receipt) 64. Menampilkan form GR (goods receipt) 65. Meng-generate GR (goods receipt) number 66. Meng-generate movement type 67. Meng-input PO (purchase order) number 68. Meng-input PI (proforma invoice) number 69. Mengisi notes 70. Meng-generate goods receipt date 71. Meng-generate status 72. Meng-generate purchase order date 73. Meng-input performa invoice date 74. Meng-generate posting date 75. Menampilkan detail pemesanan 76. Meng-input qty 77. Meng-generate UOM 78. Meng-generate SLoc 79. Meng-generate stock type 80. Mengecek kesesuaian data pesanan dengan form PI (proforma invoice) 81. Mengklik button save 82. Menyimpan goods receipt 83. Mengklik button print 84. Mencetak form GR (goods receipt) dengan nama dokumen SPG (Surat Penerimaan Gudang) sebanyak 1 rangkap 85. Menyerakan form SPG (Surat Penerimaan Gudang) rangkap 1, form PO (purchase order) rangkap 1, dan form PI (proforma invoice) rangkap 1 kepada bagian Cashier. Membuat form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) 86. Menerima form GR (goods receipt) rangkap 1, form PO (purchase order) rangkap 1 dan form PI (proforma invoice) dari 87. Mengklik menu create BPH (Bukti Pencatatan Hutang) 88. Menampilkan form create BPH (Bukti Pencatatan Hutang) 89. Memilih BPH type 90. Menampilkan pilihan BPH type 91. Meng-generate document no. 92. Meng-generate header text 93. Meng-generate currency/rate 94. Meng-generate document date 95. Meng-generate posting date 96. Meng-generate status 97. Memilih vendor no 98. Menampilkan pilihan vendor 99. Meng-generate address 100. Meng-generate reference document no Meng-generate payment term

26 61 Bagian Cashier Bagian Cashier Bagian Cashier Bagian Cashier Bagian Cashier Bagian Cashier 102. Meng input invoice no 103. Meng input invoice amount 104. Meng-generate assignment 105. Meng-generate telephone 106. Meng-generate city 107. Memilih payment method 108. Menampilkan payment method 109. Meng input invoice description 110. Meng input text 111. Meng input requestor 112. Meng input finance officer 113. Meng input supervisor 114. Menampilkan PO (purchase order) details 115. Mengklik button save 116. Menyimpan form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) 117. Mencetak form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) 2 rangkap 118. Menandatangani form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) 2 rangkap 119. Memberikan form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) rangkap 1 pada bagian accounting 120. Mengarsip form BPH rangkap 2 Melakukan Pembayaran 121. Menerima form SPG (surat penerimaan gudang) rangkap 1, form PO (purchase order) rangkap 1 dan form PI (proforma invoice) dari 122. Menyesuaikan isi form PI (proforma invoice), form PO (purchase order), form SPG (surat penerimaan gudang) dan BPH (Bukti Pencatatan Hutang) 123. Membuat giro/cek pembayaran sesuai dengan jumlah yang harus dibayarkan 124. Menandatangani giro/cek 125. Menyerahkan giro/cek kepada vendor.

27 Detail Activity Diagram (DAD) DAD Melakukan Login Melakukan Login 1.Membuka atau mengakses ADMS (Astra Database Management System) 2.Menampilkan halaman login 3.Meng-input username dan password Ms_Karyawan 4.Memilih button login 5.Menampilkan menu utama ADMS Gambar 3.3 Detail Activity Diagram (DAD) Melakukan Login

28 DAD Membuat Form Create Goods Issue PKB Gambar 3.4 Detail Activity Diagram (DAD) Membuat Form Create Goods Issue PKB

29 DAD Melakukan Pemesanan Suku Cadang Gambar 3.5 Detail Activity Diagram (DAD) Melakukan Pemesanan Suku cadang

30 DAD Membuat Form Goods Receipt (GR) Gambar 3.6 Detail Activity Diagram (DAD) Membuat Form Goods Receipt (GR)

31 DAD Membuat Form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) Gambar 3.7 Detail Activity Diagram (DAD) Membuat Form BPH (Bukti Pencatatan Hutang)

32 DAD Melakukan Pembayaran Gambar 3.8 Detail Activity Diagram (DAD) Melakukan Pembayaran

33 Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 3.9 Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku cadang PT. AKASTRA

34 User Interface 1. Tampilan login pada saat membuka ADMS (Astra Database Management System) Gambar 3.10 Tampilan Login 2. Setelah melakukan login, akan muncul tampilan menu utama dari ADMS (Astra Database Management System) Gambar 3.11 Tampilan Menu Utama ADMS (Astra Database Management System)

35 70 3. Untuk membuat form PKB (Perintah Kerja Bengkel) Gambar Tampilan Form Create Goods Issue PKB (Perintah Kerja Bengkel) 4. Notifikasi setelah melakukan penyimpanan form PKB (Perintah Kerja Bengkel) pada ADMS (Astra Database Management System) Gambar 3.13 Tampilan Notifikasi Penyimpanan form Create Goods Issue PKB (Perintah Kerja Bengkel)

36 71 5. Untuk membuat form PO (purchase order) dengan tipe re-order Gambar 3.14 Tampilan Form Create PO (Purchase Order) dengan tipe re-order 6. Untuk membuat form PO (purchase order) dengan tipe emergency order Gambar 3.15 Tampilan Form Create PO (Purchase Order) dengan tipe emergency order

37 72 7. Untuk membuat form PO (purchase order) dengan jenis local order (pemesanan ke vendor lain) Gambar 3.16 Untuk membuat form PO (purchase order) dengan jenis local order (pemesanan ke vendor lain) 8. Tampilan setelah mengklik button save setelah membuat form create PO (purchase order) Gambar 3.17 Tampilan Form Viewer

38 73 9. Mengirim PO (purchase order) melalui kepada vendor Gambar 3.18 Tampilan saat Mengirim PO (Purchase Order) kepada Vendor 10. Apabila suku cadang telah sampai maka partman membuat form GR (form goods receipt) Gambar 3.19 Tampilan Form GR (Goods Receipt)

39 Setelah membuat form GR (form goods receipt), maka persediaan suku cadang akan bertambah dan dapat dilihat dalam display stock status. Gambar 3.20 Tampilan Display Stock Status 12. Bagian Cashier membuat form BPH (Bukti Pencatatan Hutang) Gambar 3.21 Tampilan BPH (Bukti Pencatatan Hutang)

40 Setelah BPH (Bukti Pencatatan Hutang) di buat, maka bagian cashier akan mencetaknya menjadi 2 rangkap. Gambar 3.22 Tampilan BPH (Bukti Pencatatan Hutang) yang akan dicetak

41 Navigation Diagram Gambar 3.23 Navigation Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Suku cadang PT. AKASTRA