EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT ALKAUTSAR PUTRA INDONESIA (AKASTRA)

Transkripsi

1 EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT ALKAUTSAR PUTRA INDONESIA (AKASTRA) Gita Lestari Nur Ida, Siti Hara, Anggi Pratiwi Jurusan Komputerisasi Akunstansi, School of Information System, BINUS University, Jakarta Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebun Jeruk Jakarta Barat ABSTRAK Pembelian adalah struktur yang saling berinteraksi dari orang-orang, peralatan, aktivitas, dan pengendalian yang didesain untuk menangani rutinitas pekerjaan yang berulang-ulang dari bagian pembelian dan penerimaan, mendukung pengambilan keputusan dari orang-orang yang mengatur bagian pembelian dan penerimaan, membantu dalam penyajian laporan internal dan laporan eksternal. Persediaan digunakan untuk mengindikasikan barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam proses bisnis perusahaan dan bahan yang digunakan untuk proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu. Tujuan Penelitian, ialah untuk mengetahui proses bisnis yang berjalan dan mengetahui resiko yang muncul pada proses bisnis sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang. Metode penelitian yang digunakan adalah metode auditing around the computer. Pengumpulan data yang digunakan studi pustaka, observasi dilengkapi dengan daftar pertanyaan berupa checklist, wawancara, dan studi dokumentasi. Simpulan yang didapat dari evaluasi yang dilakukan adalah sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang telah sesuai dengan penerapan sistem informasi yang berlaku pada umumnya, hanya masih terdapat beberapa kelemahan yang harus diperbaiki untuk menunjukan kinerja perusahaan agar lebih maksimal dan efektif. Kata kunci : evaluasi, pengendalian, sistem informasi, pembelian, persediaan barang. PENDAHULUAN Sistem informasi kini menjadi suatu hal yang primer bagi kebutuhan pemenuhan kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. Mulai dari kalangan pebisnis sampai dengan kalangan akademis atau pendidikan memanfaatkan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan. Menurut (surya, 2010) sistem informasi akuntansi pembelian hendaknya dilaksanakan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dimana yang tujuannya adalah untuk menetapkan pertanggungjawaban serta memberikan informasi yang lengkap mengenai barang yang diterima dan dipesan karena kecermatan dalam pencatatan akuntansi akan membantu terwujudnya efisiensi dan efektifitas kerja. Menurut (Sulistyo, 2009) sistem informasi persediaan barang memberikan informasi yang penting bagi bagian gudang dan bagian penjualan. Sistem informasi persediaan barang bertujuan untuk menghasilkan informasi tentang jumlah unit barang yang masih tersedia di gudang. Dalam meningkatkan kebutuhan perusahaan akan sistem informasi yang cepat, akurat dan transparan dalam menjalankan kegiatan pembeliannya, maka perlu digunakan sistem informasi pembelian yang efektif. Sistem informasi pembelian dan persediaan barang memliki peranan yang penting terutama pada perusahaan yang bergerak dibidang jasa. PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa service mobil yang mana di dalam melakukan kegiatan bisnisnya selain melakukan service pada mobil juga melakukan pembelian dan penjualan berupa bahan baku kepada pelanggan. Pada penelitian ini penulis melakukan penelitian yang dikhususkan pada proses pembelian dan persediaan bahan baku yang dijalankan dalam perusahaan, karena akan berkaitan langsung pada proses bisnis yang dilakukan perusahaan tersebut terutama dalam pengadaan bahan baku yang mana merupakan bagian penting penunjang jalannya proses bisnis pada perusahaan. Untuk itu apabila terjadi kesalahan dalam penerapan sistem pembelian 1

2 dan persediaan barang, maka secara tidak langsung akan berdampak pada kerugian secara finansial ataupun non-finansial yang akan di alami perusahaan salah satunya yaitu ketidakpuasan pelanggan atas pelayanan yang diberikan perusahaan sehingga dapat menyebabkan hilangnya kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan. Ruang Lingkup Topik yang dibahas meliputi: a. Melakukan identifikasi dan analisis dengan menggunakan check list, wawancara dan dokumentasi terhadap proses bisnis sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA). b. Mengidentifikasi resiko yang ada pada proses bisnis sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA). c. Memberikan rekomendasi terhadap resiko yang mungkin terjadi pada proses bisnis sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA). d. Membuat kesimpulan dan saran kepada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) Tujuan dan Manfaat Tujuan : a. Mengetahui sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang yang sudah berjalan pada PT. Alkautsar Putra Indonesia, b. Mengetahui kemungkinan resiko yang muncul dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang. Manfaat : a. Mengetahui sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang yang sedang berjalan pada PT. Alkautsar Putra Indonesia b. Mengetahui resiko yang ada sehingga dapat mencegah kemungkinan munculnya resiko dimasa mendatang. c. Dapat memberikan rekomendasi terhadap resiko yang ada pada proses bisnis sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang d. Memperbaiki sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang yang sedang berjalan agar menjadi lebih baik. LANDASAN TEORI Pengertian Evaluasi Menurut (Arikunto & Abdul, 2008, p. 2) evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil sebuah keputusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi pihak decision maker untuk menentukan kebijakan apa yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan. Pengertian Audit Sistem Informasi Menurut (Gondodiyoto, 2007, p. 60) audit sistem informasi ialah pemeriksaan terhadap aspekaspek TI pada sistem informasi akuntansi. Audit dilakukan sesuai dengan ketentuan standar profesional akuntan publik bahwa auditor harus memahami sistem dan internal controls serta melakukan tes subtantif. 2

3 Pengertian Pengendalian Menurut (Anthony & Govindarajan, 2007) sebuah organisasi harus dapat dikendalikan, yang artinya, perangkat harus berada di tempat yang tepat untuk memastikan bahwa nilai strategisnya dapat tercapai. Tetapi mengendalikan sebuah organisasi jauh lebih rumit daripada mengendalikan sebuah mobil. Kita akan mulai dengan menjelaskan proses kontrol dengan sistem yang lebih mudah Pengertian Sistem Pengendalian Internal Menurut (Jones & Rama, 2006, p. 103) sistem pengendalian internal adalah sebuah prses yang didesain untuk menyediakan jaminan yang layak bagi perusahaan Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut (Jones & Rama, 2006, p. 5) sistem informasi akuntansi merupakan subsistem dari sistem infomasi manajemen yang menyediakan informasi tentang akuntansi dan keuangan seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi akuntansi. Menurut (Romney & Steinbart, 2009, p. 28) sistem infomasi akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data yang menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang akan digunakan adalah auditing around the computer berdasarkan teori Ron Weber. Menurut (Weber, 1999) dalam pendekatan audit disekitar komputer, auditor dapat mengambil kesimpulan dan merumuskan opini hanya dengan menelaah struktur pengendalian dan melaksanakan pengujian transaksi dan prosedur verifikasi saldo perkiraan dengan cara sama seperti pada sistem manual (bukan sistem informasi berbasis komputer). Auditor tidak perlu menguji pengendalian sistem informasi berbasis komputer klien (yaitu terhadap file program/data di komputer), melainkan cukup terhadap input serta output sistem aplikasi saja. Dari penilaian terhadap kualitas dan kesesuaian antara input dengan output sistem aplikasi ini, auditor dapat mengambil kesimpulan tentang kualitas pemrosesan data yang dilakukan klien (meskipun proses/program komputernya tidak diperiksa). Oleh karena itu auditor harus dapat mengakses ke dokumen sumber yang cukup dan daftar laporan/keluaran (output) yang terinci dalam bentuk yang dapat dibaca. Kuncinya adalah pada penelusuran transaksi mulai dari dokumen sumber sampai ke bagan-perkiraan (akun) dan laporan keuangan. Untuk menerapkan metode ini, pertama auditor meninjau dan menguji pengendalian masukan (input controls), kemudian menghitung hasil yang diperkirakan (expected) dari proses transaksi yang terpilih, lalu auditor membandingkan hasil sesungguhnya seperti yang tampak dalam laporan yang dihasilkan dengan hasil yang dihitung secara manual (untuk mendapat keyakinan bahwa proses atau program komputer sudah benar). Dalam melakukan penelitian ini, kami melakukan pengujian dengan cara memberikan kumpulan daftar pertanyaan berupa check list mengenai sistem keamanan perusahaan, proses bisnis perusahaan, dan sistem aplikasi yang digunakan oleh PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) yaitu ADMS (Astra Database Management System). Kumpulan daftar pertanyaan ini kami ajukan langsung kepada bagian Partman dan IT Support yang berkaitan langsung dengan bagian sistem informasi akutansi pembelian dan persediaan barang. Daftar pertanyaan berupa check list ini kami buat berdasarkan pengendalian-pengendalian menurut Ron weber. Pengendalian-pengendalian menurut Ron weber yang digunakan dalam skripsi kami dan sebagai dasar untuk membuat daftar pertanyaan berupa check list adalah : 3

4 1. Pengendalian Umum (General Control) Menurut (Gondodiyoto, 2007, p. 301) pengendalian umum (general control) adalah sistem pengendalian internal komputer yang berlaku umum meliputi seluruh kegiatan komputerisasi sebuah organisasi secara menyeluruh. Artinya ketentuan ketentuan dalam pengendalian tersebut berlaku untuk keseluruhan kegiatan komputersisasi diperusahaan tersebut. Berikut yang termasuk unsur unsur pengendalian umum, diantaranya : a. Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Control) Menurut (Gondodiyoto, 2007, p. 331)pengendalian manajemen operasi merupakan jenis pengendalian yang didesain untuk jenis pengelolaan sumberdaya dan operasi TI pada suatu organisasi. Pengendalian manajemen operasi disusun dengan tujuan untuk menciptakan kerangka kerja organisasi, pendayagunaan sumber daya informasi, dan pembagian tugas yang baik bagi suatu organisasi yang menggunakan sistem berbasis teknologi informasi. - Pemisahan tugas dan fungsi - Pengendalian personil - Pengendalian perangkat keras - Pengendalian jaringan - Manajemen operasi b. Pengendalian Manajemen Operasi (Operations Management Control) Menurut (Gondodiyoto, 2007, p. 345) pengendalian ini dimaksudkan untuk menjamin agar aset sistem informasi tetap aman, dimana aset sumber daya informasi mencakup fisik dan non- fisik. 2. Pengendalian Aplikasi (Application Control) Menurut (Gondodiyoto, 2007, p. 372) pengendalian aplikasi adalah sistem pengendalian internal pada sistem informasi berbasis teknologi informasi yang berkaitan dengan pekerjaan/kegiatan/aplikasi tertentu. Berikut yang termasuk unsur pengendalian aplikasi, yaitu : a. Pengendalian Batasan (Boundary Control) Menurut (Gondodiyoto, 2007, p. 374) yang dimaksud boundary adalah interface antara pengguna dengan sistem berbasis teknologi informasi. Tujuan utama boundary control ini adalah untuk mengenal identitas dan otentik tidaknya user atau pemakai sistem. Selain itu juga untuk menjaga sumber daya sistem informasi digunakan oleh user dengan cara yang ditetapkan b. Pengendalian Masukan (Input Control) Menurut (Gondodiyoto, 2007, p. 377) pengendalian masukan ini dirancang dengan tujuan untuk mendapatkan keyakinan bahwa data transaksi input adalah valid, lengkap, serta bebas dari kesalahan dan penyalahgunaan. c. Pengendalian Keluaran (Output Control) Menurut (Gondodiyoto, 2007, p. 413) pengendalian ini dilakukan untuk menjaga output sistem agar akurat, lengkap, dan digunakan sebagaimana mestinya. Pengendalian keluaran ini 4

5 di desain untuk menjamin agar output/informasi dapat disajikan secara akurat, lengkap, mutakhir, dan didistribusikan kepada orang orang yang berhak secara cepat dan tepat waktu. Pengumpulkan data untuk penulisan skripsi ini, adalah sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan (Library Research) Kegiatan penelitian ini dilakukan dengan cara mencari, mencatat, membaca dan mengumpulkan buku - buku, literature, kutipan dan referensi dari sumber-sumber lain yang berhubungan yang dapat mendukung pemecahan masalah yang akan diteliti. 2. Studi Lapangan (Field Research) Kegiatan metodologi penelitian ini dilakukan dengan memperoleh data langsung dari objek penedlitian. Penelitian ini dapat dilakukan dengan cara : a. Pengamatan (Observation) dengan dilengkapi daftar pertanyaan berupa Check List Mengadakan pengamatan secara langsung terhadap aktivitas aktivitas pembelian dan persediaan barang pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) untuk mendapatkan gambaran langsung dan mengadakan pengujian terhadap cara kerja sistem aplikasi pembelian dan persediaan barang. b. Wawancara (Interview) Melakukan tanya jawab secara langsung dengan memberikan pertanyaan kepada pihak terkait seperti bagian Partman, yaitu Bapak Kristiawan, yang terlibat dalam proses pembelian dan persediaan barang sehingga dapat memperoleh informasi yang relevan dan diinginkan dari sumbernya secara langsung. Selain bagian Partman, kami juga melakukan wawancara kepada bagian IT Support, yaitu Bapak Dery, berkaitan dengan sistem ADMS yang digunakan di PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA). c. Studi dokumentasi Mempelajari dokumentasi tertulis yang berkaitan perusahaan : a. Sejarah PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) b. Struktur Organisasi PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) c. Dokumen-dokumen yang terkait pembelian dan persediaan barang pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) 5

6 PROSES BISNIS Overview Activity Diagram (OAD) Gambar 1 Overview Activity Diagram (OAD) 6

7 Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 2 Entity Relationship Diagram (ERD) 7

8 HASIL DAN PEMBAHASAN A. Pengendalian Umum (General Control) 1. Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Control) Pengendalian ini dimaksudkan untuk menjamin agar aset sistem informasi tetap aman, dimana aset sumber daya informasi mencakup fisik dan non fisik. Simpulan Hasil Checklist (Temuan Positif) - PT. AKASTRA mengasuransikan gedung pada Asuransi Centra Asia (ACA). - Setiap komputer PT. AKASTRA dilengkapi dengan anti virus Eset NOD 32 Business. Detail print screen terdapat pada Gambar 21 Tampilan anti virus (update dan scan) di halaman L Scan virus dilakukan secara otomatis oleh sistem dan pemutakhiran (update) dilakukan setiap hari. Detail print screen terdapat pada Gambar 21 Tampilan anti virus (update dan scan) di halaman L13 serta lampiran list maintenance terdapat pada lampiran paling akhir. - PT. AKASTRA hanya memperbolehkan super user (IT support) untuk menggunakan media penyimpanan data seperti hard disk yang dapat dihubungkan ke komputer PT. AKASTRA pada saat melakukan back up data pembelian dan persediaan barang setiap satu bulan sekali. - PT. AKASTRA melakukan back-up dokumen pembelian dan persediaan barang yaitu PKB (Perintah Kerja Bengkel), BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang), PO (Purchase Order), PI (Proforma Invoice), SPG (Surat Penerimaan Gudang), dan BPH (Bukti Pencatatan Hutang) setiap satu bulan sekali menggunakan hard disk untuk menghindari kehilangan data pembelian dan persediaan barang. - Hanya IT Development and Networking, Head of Department Auto 2000 dan user yang diberikan izin oleh Head of Department Auto 2000 yang memiliki wewenang untuk masuk ke dalam ruang server, dan hanya Partman yang memiliki wewenang untuk masuk ke ruang penyimpanan dokumen PKB (Perintah Kerja Bengkel), BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang), PO (Purchase Order), PI (Proforma Invoice), SPG (Surat Penerimaan Gudang), dan BPH (Bukti Pencatatan Hutang). Simpulan Hasil Check list (Temuan Negatif) - PT. AKASTRA hanya memiliki CCTV di ruang penerimaan dan lapangan kerja bengkel. Dengan menyediakan CCTV disetiap sudut ruangan maka setiap kegiatan yang dilakukan oleh karyawan dapat diawasi. Selain itu untuk mencegah resiko terjadinya kecurangan yang terjadi di PT. AKASTRA, baik penyalahgunaan penggunaan sistem maupun penyalahgunaan sumber daya manusia. - Lampiran list maintenance pada PT. AKASTRA belum terdapat tanggal, tahun dan penanggung jawab pelaksana. Hanya terdapat periode pelaksanaan, pemeriksa dah pihak yang mengetahui. - Media penyimpanan secara online yang berbentuk website umum seperti indowebster.com dapat menimbulkan hal yang tidak diinginkan, seperti penyalahgunaan data dimana data dapat diakses dan digunakan oleh orang di luar PT. AKASTRA ataupun orang yang tidak memiliki wewenang untuk menggunakan data tersebut. Penyimpanan secara offline dimana data disimpan di dalam hard disk sering kali rentan akan kerusakan yang terjadi pada file yang disimpan, seperti terkena virus. Hard disk sendiri adalah media penyimpanan data yang sifatnya mobile (dapat dibawa kemana - mana) sehingga memungkinkan hard disk hilang. 8

9 - PT. AKASTRA (dalam hal ini Partman) melakukan pemesanan barang melalui dengan account gmail.com. Hal ini rentan adanya penyalahgunaan data ataupun kecurangan yang dilakukan oleh Partman pada saat melakukan pemesanan barang kepada vendor, tidak sampainya pemesanan barang karena gmail error. Detail berupa print screen terdapat pada Gambar 8 Tampilan saat mengirim PO (purchase order) kepada vendor di halaman L4 dan gambar 9 list pemesanan barang kepada vendor melalui gmail.com Halaman L5. - PT. AKASTRA belum memiliki prosedur pemulihan bencana (Disaster Recovery Plan) secara spesifik, tetapi PT. AKASTRA masih merujuk prosedur pemulihan bencana (Disaster Recovery Plan) ke Toyota Astra International. Rekomendasi - Menyediakan CCTV disetiap ruangan kerja karyawan. Dalam hal ini terkait proses pembelian maka dapat mencegah terjadinya kecurangan, misalnya saat partman melakukan pemesanan barang, pembuatan PO (Purchase Order), penerimaan barang. Selain untuk sistem keamanan PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) juga sebagai sistem pengawas kinerja karyawan. - Media penyimpanan di website umum seperti indowebster.com kami rasa tidak perlu karena semua transaksi yang dilakukan pada ADMS sudah secara otomatis tersimpan ke dalam server AGIT (Akastra Graphia IT). - Mencantumkan tanggal dan tahun pelaksanaan,serta penanggung jawab pelaksana agar jika terjadi kerusakan kembali dapat langsung menghubungi penanggung jawab tersebut. - PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) menyediakan web pembelian yang bersifat B2B (Business to Business) dengan menggunakan intranet sebagai alat penghubung antara PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) dengan vendor. Dengan menggunakan web pembelian ini maka server dapat mengawasi proses pembelian yang dilakukan setiap saat, karena semua data yang keluar dan masuk akan terekam secara otomatis di dalam sistem. Hal ini dapat mencegah kecurangan yang mungkin terjadi dan kebocoran data oleh pihak pihak yang tidak memiliki wewenang. Selain itu dengan solusi ini proses pembelian dan persediaan barang dinilai lebih efisien, aman, dan transparan. - PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) memiliki prosedur pemulihan bencana (Disaster Recovery Plan) sendiri agar apabila terjadi hal hal yang tidak diinginkan dapat segera dilakukan pemulihan terhadap sistem ADMS (Astra Database Management System) 2. Pengendalian Manajemen Operasional (Operations Management Controls) Pengendalian ini dimaksudkan untuk menjamin agar kegiatan operasional berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yang bertujuan menciptakan kerangka kerja organisasi, pendayagunaan sumber daya informasi, dan pembagian tugas yang baik bagi suatu organisasi. Simpulan Hasil Check list (Temuan Positif) - PT. AKASTRA melakukan mirror jika terjadi masalah pada sistem (server down). Mirror adalah istilah yang digunakan untuk menggantikan pekerjaan pada server PT. AKASTRA ketika server PT. AKASTRA sedang down. - Terdapat help desk pada aplikasi ADMS (Astra Database Management System) yang dapat memudahkan user untuk menggunakan aplikasi ADMS (Astra Database Management System). Contohnya dalam proses pembelian, ketika Partman tidak ingat membuat form PO (Purchase Order) maka Partman dapat melihat help desk. Detail print screen terdapat pada Gambar 22 Tampilan Help Desk di halaman L13. 9

10 - PT. AKASTRA melakukan pemeriksaan dan pemeliharaan hardware (komputer dan printer) dilakukan minimal setiap satu bulan sekali. Tujuan dilakukannya pemeriksaan dan pemeliharaan hardware agar terjadi kesesuaian antara teknologi aplikasi sistem dengan teknologi hardware. - Evaluasi kinerja karyawan dilakukan setiap satu bulan sekali dengan menggunakan evaluasi kaizen, yang artinya PT. AKASTRA mengambil yang baik untuk dilakukan dalam proses bisnis, dan membuang yang buruk untuk menghindari kerugian. - Training biasanya dilakukan maksimal dua minggu. Trainning di PT. AKASTRA dilakukan dengan dua cara, yaitu : pertama, training saat sistem ADMS (Astra Database Management System) pertama kali digunakan maka karyawan PT. AKASTRA akan diberi training oleh Toyota Astra International. Dan yang kedua, training untuk karyawan baru PT. AKASTRA, yang dilakukan oleh karyawan senior menurut divisinya masing masing. Misalnya, terdapat karyawan baru di bagian sparepart. Maka yang akan member training adalah Partman. - Saat ini PT. AKASTRA menggunakan Metropolitan Area Network (MAN) karena ruang server terdapat di Astra Graphia IT (AGIT) yang terletak disunter yang merupakan anak perusahaan dari Toyota Astra International. Metropolitan Area Network (MAN) adalah jaringan dengan area yang cukup luas mencakup suatu kota dengan secara keseluruhan atau beberapa kota kecil yang berdekatan, yang jarak fisiknya sekitar 30 mil. - PT. AKASTRA tidak menyediakan ruangan server, ruangan server terletak di Sunter yaitu Astra Graphia IT (AGIT) yang merupakan anak dari Toyota Astra International untuk mem-backup data yang ada di PT. AKASTRA. Jika aplikasi ADMS (Astra Database Management System) pada PT. AKASTRA sedang down, maka server yang terdapat di Astra Graphia IT (AGIT) dapat langsung melakukan mirror, yaitu pengambil alihan kegiatan PT. AKASTRA untuk sementara. - Untuk dokumen PKB (Perintah Kerja Bengkel) disimpan oleh cashier, BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) disimpan oleh Partman, PO (Purchase Order), PI (Proforma Invoice), SPG (Surat Penerimaan Gudang) dan BPH (Bukti Pencatatan Hutang) disimpan oleh administation. Sedangkan yang berbentuk softcopy yang tersimpan di ruang server yang terletak di Sunter, yaitu Astra Graphia IT (AGIT), di dalam database pada aplikasi Toyota Database Management System (TDMS). Simpulan Hasil Check list (Temuan Negatif) - Pembagian tugas masih belum sesuai job desk karena masih adanya kekurangan SDM yang sesuai dengan spesifikasi atau profesionalitas dibidangnya. Contoh bagian IT support mengerjakan tugas bagian HRD, yaitu membuat job desk pekerjaan - PT. AKASTRA tidak memiliki kebijakan tertulis mengenai pengggunaan sistem informasi (seperti layar monitor, CPU, dan printer). Kebijakan penggunaan aset hanya dilakukan secara lisan. Rekomendasi - Karyawan seharusnya melakukan tugas sesuai dengan posisi dan keahliannya dibidang masing-masing. Misalnya hanya partman yang melakukan pemesanan suku cadang kepada vendor. - Menyediakan kebijakan tertulis mengenai penggunaan aset sistem informasi PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) (seperti monitor, CPU, dan printer), sehingga meminimalisir kemungkinan terjadi penyalahgunaan aset. - Menyediakan notifikasi atau pemberitahuan berkaitan dengan perubahan harga suku cadang, perubahan kode suku cadang lama, dan penambahan kode suku cadang bila terdapat mobil jenis baru. Hal ini berguna untuk mengurangi resiko yang terjadi seperti 10

11 kesalahan perhitungan pada laporan hutang PT. AKASTRA dan memudahkan user dalam hal ini partman untuk melakukan pekerjaannya khususnya dalam hal pembelian dan persediaan barang B. Pengendalian Aplikasi (Aplication Controls) 1. Pengendalian Batasan (Boundary Controls) Pengendalian ini dimaksudkan untuk menjamin agar kegiatan pembelian dan pesediaan barang berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yang bertujuan untuk mengenal identitas dan asli/tidak nya user atau pemaka sistem. Simpulan Hasil Check list (Temuan Positif) - Tampilan password pada layar berubah menjadi simbol. Detail print screen terdapat di Gambar 1 Tampilan Login dihalaman L1. - PT. AKASTRA menyediakan default password yaitu : Akastra123. Dimana password ini dapat diubah oleh setiap karyawan dengan ketentuan password harus terdapat angka, huruf, huruf kapital dan simbol, contoh : Nama_ Karyawan harus meng-input password sampai benar untuk tetap dapat mengakses sistem. Jika kesalahan meng-input password sudah lebih dari tiga kali maka karyawan harus ke super user untuk mendapatkan password baru. - Terdapat history user yang telah melakukan login pada sistem ADMS (Astra Database Management System) pada masing masing komputer karyawan. Misalnya komputer yang digunakan Partman. History user yang tertera adalah username Partman yaitu Kristiawan dan Enjang. Detail print screen terdapat pada Gambar 13 Tampilan History Log User di halaman L7. - Sistem ADMS (Astra Database Management System) akan secara otomatis ter-logout apabila tidak digunakan dalam waktu 10 menit. Dan akan menampilkan halaman login pada saat user mengklik disembarang tempat. Detail print screen terdapat pada Gambar L.1 Tampilan Login dan Tampilan Control Time Tampilan di halaman L1. - Terdapat pembatasan akses user pada aplikasi ADMS (Astra Database Management System) menurut divisi masing-masing. Misalnya Partman hanya bisa melalukan input, edit, update, save, dan delete pada bagian sparepart saja. sedangkan pada finance dapat melalukan input, edit, update, save, dan delete pada bagian finance Simpulan Hasil Check list (Temuan Negatif) - PT. AKASTRA belum memungkinkan menggunakan digital signature sebagai cara yang sah mendapatkan tanda tangan karena PT. AKASTRA masih menilai bahwa penggunaan softcopy bisa disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang. Misalnya saat Partman membuat PO (Purchase Order), seharusnya PO (Purchase Order) ditandatangani oleh Service Manager tetapi disalahgunakan oleh Administration. Rekomendasi - PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) menggunakan digital signature untuk memudahkan proses pembelian dan persediaan barang. Selain itu untuk mencegah pihak tertentu melakukan penyelewengan tanggung jawab. Misalnya finance menandatangani dokumen PO (Purchase Order), yang mana hal tersebut bukanlah wewenang dari finance. 2. Pengendalian Masukan (Input Controls) 11

12 Pengendalian ini dimaksudkan untuk menjamin agar kegiatan pembelian dan pesediaan barangberjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yang bertujuan untuk mendapat keyakinan bahwa data transaksi input adalah valid, lengkap, serta bebas dari kesalahan dan penyalahgunaan. Simpulan Hasil Check list (Temuan Positif) - Aplikasi ADMS (Astra Database Management System) menampilkan pesan peringatan jika terjadi kesalahan dalam pengisian username dan password pada aplikasi ADMS (Astra Database Management System) (peng-input-an login). Detail print screen terdapat pada Gambar 2 Tampilan Warning Message Kesalahan Input Username atau Password Tampilan di halaman L2. - PT. AKASTRA menyediakan petunjuk penggunaan aplikasi ADMS (Astra Database Management System) secara tertulis untuk karyawan baru. - Partman melakukan pengecekkan dokumen pembelian sebelum di simpan dan sebelum membuat form baru. Terutama pengecekkan pada nama vendor, quantity dan harga barang. - Kode vendor berbentuk kombinasi antara karakter dan nomor. Detail print screen terdapat pada Gambar 21 Tampilan Maintain Vendor di halaman L11. - Petugas yang melakukan pengecekan terhadap keakuratan input dokumen 1. PKB (Bukti Pencatatan Hutang) 2. PO (Purchase Order) 3. PI (Proforma Invoice) 4. BPH (Bukti Pencatatan Hutang) adalah finance. - Partman melakukan pengecekan untuk meminimalkan terjadinya kesalahan dalam penginputan data PO (Purchase Order), dan GR (Good Receipt) Simpulan Hasil Check list (Temuan Negatif) - Dalam proses penyimpanan data pembelian dan persediaan user harus mengklik button save terlebih dahulu agar data dapat tersimpan dalam database yang nanti akan di back up ke server. - Tidak terdapat warning message jika terjadi kesalahan pada peng-input-an data pembelian dan persediaan barang. - Waktu tanggap (respon time) yang diberikan lambat, karena banyaknya data yang tersimpan dalam waktu yang bersamaan. Detail print screen terdapat pada Gambar 1 Tampilan Login dan Tampilan Control Time di halaman L1 Rekomendasi - Menyediakan UPS (uniterruptible power supply) pada masing-masing komputer untuk menghindari kehilangan data jika tiba-tiba listrik mati atau koneksi internet mati, sehingga pada saat komputer dinyalakan lagi data yang terakhir di input tidak hilang. - Membuat warning message untuk kesalahan peng-inputan login, tidak hanya untuk kesalahan peng-input anpassword. Sehingga user mengetahui kesalahan yang dibuat lebih spesifik. Misalnya warning message untuk kesalahan penginputan kode suku cadang. - Meningkatkan respond time dengan cara melakukan proses pemutakhiran pada sistem ADMS untuk memudahkan pekerjaan karyawan. 3. Pengendalian Keluaran (Output Controls) Pengendalian ini dimaksudkan untuk menjamin agar kegiatan pembelian dan pesediaan barang berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yang bertujuan untuk menjaga output sistem agar akurat, lengkap, dan digunakan sebagaimana mestinya. 12

13 Solusi dari Simpulan Hasil Check list (Temuan Positif) - Dokumen pembelian dan persediaan barang yaitu PKB (Perintah Kerja Bengkel), PO (Purchase Order), PI (Proforma Invoice), SPG (Surat Penerimaan Gudang), BPH (Bukti Pencatatan Hutang) disimpan dalam bentuk hardcopy disimpan oleh Administration dan softcopy dalam database. - Nomor urut dokumen : a. PKB (Perintah Kerja Bengkel) terdapat di sudut kanan atas b. PO (Purchase Order) terdapat di sudut kanan atas c. PI (Proforma Invoice) terdapat di sudut kanan atas d. SPG (Surat Penerimaan Gudang) terdapat di sudut kanan atas e. BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) terdapat di sudut kanan atas f. BPH (Bukti Pencatatan Hutang) terdapat di sudut kanan atas. - Nomor urut halaman dokumen : a. PO (Purchase Order) terdapat di sudut kanan bawah b. SPG (Surat Penerimaan Gudang) terdapat di sudut kanan bawah c. BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) terdapat di sudut kanan bawah. - Pencetakan laporan atau dokumen a. PKB (Perintah Kerja Bengkel) b. PO (Purchase Order) c. PI (Proforma Invoice) d. SPG (Surat Penerimaan Gudang) e. BPH (Bukti Pencatatan Hutang) yang terdapat pada bagian kanan atas. - Tidak terdapat pengklasifikasian laporan/dokumen pembelian dan persediaan barang dinilai bersifat rahasia dan penting - Setiap karyawan memiliki wewenang hanya di bagiannya masing masing. Dan dapat melakukan pencetakan berdasarkan dokumen apa yang dibuat. Misalnya Partman hanya dapat melakukan pencetakan untuk dokumen PO (Purchase Order), SPG (Surat Penerimaan Gudang), BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang). - Setiap pembelian yang dilakukan Partman harus dengan persetujuan Service Manager dengan cara penandatangan dokumen PO (Purchase Order) sebagai tanda persetujuan pembelian barang. - Dilakukan pemerikasaan kelengkapan terhadap suku cadang berdasarkan PO (Purchase Order) dan PI (Proforma Invoice) karena suku cadang yang datang belum tentu sama dengan PO (Purchase Order). - Karyawan yang melakukan input dan output merupakan orang yang sama. Misalnya Partman membuat PO (Purchase Order) maka Partman yang mencetak dokumen PO (Purchase Order). Simpulan Hasil Check list (Temuan Negatif) - Karyawan yang bersangkutan dapat melakukan pencetakan dokumen secara berkali kali sesuai kebutuhan. Misalnya Partman dapat mencetak PO (Purchase Order) lebih dari satu kali. - PT. AKASTRA tidak menerapkan kebijakan penghapusan hardcopy dokumen pembelian dan persediaan barang. Semua dokumen tersebut akan di simpan oleh Finance. 13

14 Rekomendasi - PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) membuat kebijaksanaan tentang pembatasan pencetakan dokumen, sehingga dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA). Selain itu membuat karyawan lebih disiplin. - PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) tidak menerapkan kebijakan penghapusan hardcopy atau tidak menerapkan pencetakan dokumen pembelian dan persediaan barang melainkan menyimpannya dalam database guna memudahkan pencarian dokumen apabila suatu saat dibutuhkan kembali. Selain itu juga untuk meminimalkan penggunaan kertas. SIMPULAN Berdasarkan evaluasi yang dilakukan, simpulan yang dapat diambil pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) yaitu : 1. Sistem yang berjalan pada PT. Alkautsar Putra Indonesia (AKASTRA) telah sesuai dengan penerapan sistem informasi yang berlaku pada umumnya, hanya masih terdapat beberapa kelemahan yang harus diperbaiki untuk menunjukan kinerja perusahaan agar lebih maksimal dan efektif. 2. Dari kelima pengendalian yang telah kami evaluasi, kami menyimpulkan bahwa pengendalian yang memiliki resiko tertinggi adalah pengendalian manajemen keamanan (management security control). Terdapat tiga pengendalian yang memiliki resiko sedang yaitu, pengendalian manajemen operasional (management operational control), pengendalian input (input control) dan pengendalian batasan (boundary control). Sedangkan yang memiliki resiko rendah terdapat pada pengendalian keluaran (output control). 3. Berdasarkan kelima pengendalian yang kami evaluasi dapat disimpulkan bahwa pengendalian yang paling baik terdapat pada pengendalian manajemen keamanan (management security control) dengan nilai total positif. Sementara pengendalian dengan nilai total standar, yaitu pengendalian manajemen operasional (management operational control). 14

15 DAFTAR PUSTAKA Anthony, R. N., & Govindarajan, V. (2007). Management Control Sistem. Singapore: McGraw-Hill International Edition. Arikunto, & Abdul, d. C. (2008). Evaluasi Program Pendidikan. jakarta: Bumi Aksara. Gelinas, & Dull. (2010). Accouting information systems (8th edition ed.). South-western cencage learning. Gelinas, U. J., Dull, R. B., & Wheeler, P. R. (2012). Accounting Information System 9th Edition. United States of America: South Western Cangage Learning. Gondodiyoto, S. (2007). Audit Sistem Informasi + Pendekatan Cobit (Edisi Revisi). Jakarta: Mitra Wacana Media. Heripracoyo, S. (2009). pengertian pembelian. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUTASI, 93. Heripracoyo, S. (2009). Pengertian pembelian. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI, 93. Jones, F. L., & Rama, D. V. (2006). Accounting Information System. Thomson: Sothwestern. Reeve, J. M., Warren, C. S., & Duchac, J. E. (2009). Principles of Accounting 23th Edition. Canada: South Western Cengage Learning. Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2009). Accounting Information System, 11th Edition. New jersey: Pearson prentice hall. Sulistyo. (2009). Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Persediaan Untuk Perusahaan Dagang, 5, 24. surya, A. P. (2010). Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Barang/Jasa Di PT INTI (Persero), 1. Weber, R. (1999). Information System Control and Audit. New Jersey: Prentice Hall, inc. 15