BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Segiempat Desain Ciptatama didirikan pada tanggal 21 April 2008 berdasarkan akta notaris nomor 1 oleh notaris Hj. Zun Nur Ain Fauzia, SH., M.Kn, dan disahkan oleh Menteri Hukum dan HAM berdasarkan akta pengesahan pendirian perseroan terbatas nomor AHU AT Tahun Selain itu perusahaan ini juga dilengkapi dengan izin-izin operasi sebagai berikut : 1. Surat Izin Usaha Perdagangan Menengah : 503.1/0110/30-03/PM/V/ Nomor Pokok Wajib Pajak : Pada saat ini PT. Segiempat Desain Ciptatama dipimpin oleh Bapak Joko Lusimin, ST.As. PT. Segiempat Desain Ciptatama yang berdomisili di Kp. Pondok Jagung Jl. H. Sari nomor. 91 Rt.01/02 Kel. Pondok Jagung Timur Kec. Serpong Utara Kab. Tangerang. Untuk informasi dan keterangan lebih lanjut mengenai PT. Segiempat Desain Ciptatama, dapat menghubungi alamat squaredesignconcept@yahoo.com ataupun dengan nomor telepon : (021) dan fax : PT. Segiempat Desain Ciptatama bergerak sebagai perusahaan kontraktor desain Interior dan Eksterior umum yang memberikan jasa kontruksi bangunan berikut dengan jasa rancangnya. Yang dimulai dari tahap perancangan hingga ke tahap konstruksi termasuk jasa 42

2 43 maintenance berdasarkan kontrak dan peraturan perundang-undangan terhadap client baik dari sektor publik ataupun swasta Struktur Organisasi Struktur organisasi PT. Segiempat Desain Ciptatama dapat digambarkan dengan gambar dibawah ini : Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3 Uraian Tugas, Wewenang, dan Tanggung jawab Deskripsi tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi PT. Segiempat Desain Ciptatama adalah sebagai berikut : Presiden Direktur : 1. Memimpin perusahaan secara umum. 2. Menerapkan kebijakan perusahaan. 3. Menyusun rencana kerja dan tujuan perusahaan. 4. Mengawasi perkembangan perusahaan. 5. Mengotorisasi Kontrak. 6. Menginput harga didalam Bill Of Quantity (Unit Price dan Total). 7. Mengarsip Bill Of Quantity (BQ) yang telah disetujui pihak Customer dan juga pihak perusahaan. Manager Operasional: 1. Menerima Kontrak dari Customer. 2. Meminta otorisasi mengenai isi Kontrak kepada Presiden Direktur. 3. Mengotorisasi cek atau bilyet giro yang digunakan untuk pembayaran kepada Supplier, Sub Kontraktor dan Tukang. 4. Mengotorisasi Bukti Pembayaran Supplier (BPS). 5. Mengotorisasi Kasbon. 6. Mengotorisasi Work Order (WO). 7. Mengotorisasi Surat Perintah Kerja (SPK).

4 45 Bagian Finance : 1. Menerima uang dari kas besar perusahaan. 2. Melakukan penagihan kepada Customer dengan mengeluarkan Invoice. 3. Bertanggung jawab atas keluarnya uang perusahaan untuk pembayaran Tukang, Supplier dan Sub Kontraktor. 4. Menerima pembayaran yang dilakukan Customer dengan membuat Kwitansi. 5. Mencatat pengeluaran kas untuk keperluan operasional. 6. Membuat Laporan Pengeluaran Kas per periode. 7. Membuat Laporan Penerimaan Kas per periode. Bagian Accounting : 1. Bertanggung jawab atas perhitungan pajak dan pembayaran pajak perusahaan. 2. Memeriksa Laporan Pengeluaran Kas per periode dari bagian Finance. 3. Memeriksa Laporan Penerimaan Kas per periode dari bagian Finance 4. Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen yang telah diberikan oleh bagian Finance. 5. Bertanggung jawab atas pencatatan jurnal-jurnal transaksi dan juga laporan keuangan perusahaan. Bagian Purchasing : 1. Menerima permintaan pembelian melalui Memo Material yang dibuat oleh bagian Produksi.

5 46 2. Memilih Supplier. 3. Membuat Purchase Order (PO) untuk melakukan pemesanan material ke Supplier sesuai Memo Material yang dikirimkan dari bagian Produksi. 4. Mengarsip Nota Pembelian (NP) yang dikirimkan oleh Supplier. Bagian Designer : 1. Melakukan meeting dengan Customer untuk membahas proyek. 2. Mendesign proyek yang diterima oleh perusahaan sesuai dengan keinginan Customer. 3. Melakukan meeting dengan Sub Kontraktor untuk membahas rincian pekerjaan yang akan diberikan kepada Sub Kontraktor. 4. Menjelaskan secara rinci tentang pengerjaan proyek kepada Tukang. 5. Menyiapkan Bill Of Quantity yang berisikan deskripsi pekerjaan, volume dan unit. Bagian Gudang : 1. Mencatat dan mengecek material yang dikirim oleh Supplier. 2. Mengeluarkan material yang digunakan dalam proyek berdasarkan Formulir Bahan dengan membuat Surat Jalan (SJ). 3. Mengontrol keadaan dan penataan material yang ada di gudang. Bagian Produksi : 1. Mengidentifikasi material-material yang akan digunakan dalam proyek.

6 47 2. Membuat Memo Material untuk melakukan permintaan pembelian kepada bagian Purchasing. Project Manager : 1. Membuat Time Schedule untuk proyek yang diterima oleh perusahaan. 2. Membangun suatu proyek sesuai dengan permintaan dan perjanjian yang tertera dalam Kontrak. 3. Mengawasi jalannya pengerjaan proyek ke lapangan secara langsung. 4. Menentukan apakah pengerjaan proyek akan menggunakan Tukang atau dengan mengggunakan jasa Sub Kontraktor. 5. Memilih Tukang 6. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK). 7. Mengarsip Surat Perintah Kerja (SPK). 8. Memilih Sub Kontraktor. 9. Membuat Work Order (WO). 10. Mengarsip Work Order (WO). 11. Membuat Work Progress sebagai pengantar untuk melakukan penagihan. Bagian Marketing : 1. Menerima proyek dari Customer. 2. Menerima proyek tambahan dari Customer. 3. Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan Customer.

7 Sistem Yang Berjalan Prosedur Sistem Yang Berjalan Untuk mempermudah pemahaman tentang operasi yang berlangsung pada sistem yang berjalan di PT Segiempat Desain Ciptatama, maka kami membagi bagi kegiatan operasi perusahaan menjadi bagian kegiatan utama. Yaitu: 1. Proses Menerima Proyek Proses bisnis ini dimulai pada saat pihak Customer mengorder proyek yang di rekomendasikan oleh Consultant dimana bagian Marketing akan menerima Draft dari Customer kemudian menyerahkan Draft tersebut kepada bagian Designer agar dapat membuat Sketsa proyek dan melakukan negosiasi atas proyek yang di inginkan. 2. Proses Merancang Sketsa Proyek dan Menerima Kontrak Setelah menerima Draft dari bagian Marketing maka bagian Designer akan membuat Sketsa atas proyek yang telah di sepakati sebelumnya. Kemudian bagian Designer akan menemui pihak Customer untuk menjelaskan Sketsa yang telah dibuat. Bila pihak Customer tidak menyetujui dan ingin melakukan revisi terhadap Sketsa tersebut, maka bagian Designer akan merevisi sesuai dengan permintaan Customer. Akan tetapi jika pihak Customer menyetujui Sketsa tersebut, maka proyek tersebut akan diproses lebih lanjut ke Manager Operasional. Lalu bagian Designer akan membuat Bill Of Quantity (BQ) dengan deskripsi pekerjaan, volume dan unit. Kemudian mengenai harga akan di input oleh Presiden Direktur dan menghitung total harga. Setelah harga pada Bill Of Quantity (BQ) telah di input oleh Presiden Direktur, maka akan diserahkan kembali kepada bagian Designer untuk dicetak.

8 49 Pada saat yang bersamaan, bagian Designer juga akan mencetak Sketsa sebanyak 4 rangkap. Setelah itu Bill Of Quantity (BQ) akan dibawa secara bersamaan dengan Sketsa rangkap 1 untuk proses negosiasi harga. Apabila Customer menyetujui harga yang tertera pada Bill Of Quantity (BQ) maka Customer akan menyiapkan Kontrak sebagai bukti penerimaan proyek dan bersedia bekerja sama dengan pihak perusahaan. Setelah Kontrak selesai dibuat, maka pihak perusahaan akan mengotorisasi sebagai pihak ke II yaitu pihak Kontraktor dan Kontrak yang telah di sepakati akan di serahkan ke bagian Finance sebagai dasar untuk melakukan penagihan Down Payment (DP). Selanjutnya bagian Designer akan menyerahkan Sketsa rangkap 2 ke bagian Produksi untuk proses melakukan permintaan pembelian, Sketsa rangkap 3 dan Bill Of Quantity (BQ) akan diserahkan ke Project Manager untuk merencanakan proyek, rangkap 4 akan di arsip dan kemudian Bill Of Quantity (BQ) yang telah dikembalikan oleh Project Manager akan diserahkan ke Presiden Direktur untuk di arsip. 3. Proses Melakukan Penagihan DP dan Menerima Down Payment (DP) Setelah menerima Kontrak dari Manager Operasional, maka bagian Finance akan langsung membuat Invoice 3 rangkap dan Faktur Pajak (FP) 3 rangkap. Kemudian Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1 beserta Kontrak (sign) akan diserahkan kepada Customer untuk melakukan penagihan, Faktur Pajak (FP) rangkap 2 akan diserahkan kepada kantor pajak, Invoice rangkap 2 dan Faktur Pajak (FP) rangkap 3 akan di serahkan ke bagian Accounting untuk diarsip, sedangkan Invoice rangkap 3 akan diarsip bagian Finance.

9 50 Pada saat Customer menerima Invoice dan Faktur Pajak (FP) beserta Kontrak (sign), maka Customer akan melakukan pembayaran Down Payment (DP) sesuai nilai yang tertera dalam Invoice. Setelah itu, maka bagian Finance akan menerima pembayaran Down Payment (DP) beserta Struk Pembayaran dengan membuat Kwitansi 2 rangkap sebagai bukti pelunasan Down Payment (DP) dimana Kwitansi rangkap 1 akan diserahkan kepada Customer dan Kwitansi rangkap 2 akan diarsip. 4. Proses Melakukan Permintaan Pembelian dan Memesan Material Berdasarkan Sketsa yang diterima dari bagian Designer, maka bagian Produksi akan melakukan permintaan pembelian dengan membuat Memo Material yang kemudian akan di otorisasi dan diserahkan kepada bagian Purchasing untuk membuat Purchase Order (PO) sebanyak 3 rangkap. Purchase Order (PO) rangkap 1 akan dikirimkan kepada Supplier yang ditujukan, rangkap 2 akan diserahkan ke bagian Gudang yang nantinya akan digunakan untuk melakukan pengecekan atas material yang diterima, rangkap 3 akan diserahkan ke bagian Finance untuk diarsip sebagai bahan untuk melakukan pengecekan atas Invoice yang masuk dari Supplier. Setelah menerima Purchase Order (PO) rangkap 1, maka Supplier akan mengirimkan material berserta dengan Surat Jalan (SJ) 2 rangkap dan Nota Pembelian (NP) 2 rangkap kepada bagian Gudang. 5. Proses Menerima Material Pada saat bagian Gudang menerima material, Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) 2 rangkap dari kurir, maka bagian Gudang akan mengecek kecocokan antara material yang ada dengan Purchase Order (PO) rangkap 2 dan Surat Jalan (SJ) yang tertera. Kemudian Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian

10 51 (NP) tersebut akan ditandatangani sebagai bukti bahwa material yang dipesan sudah diterima dengan baik. Setelah itu bagian Gudang akan membuat Tanda Terima material sebanyak 2 rangkap dan selanjutnya akan di otorisasi oleh kurir sebagai pihak Supplier. Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) rangkap 1 serta Tanda Terima material rangkap 1 akan dikembalikan ke kurir untuk diserahkan kembali ke Supplier. Kemudian Nota Pembelian (NP) dan Surat Jalan (SJ) rangkap 2 serta Purchase Order (PO) dan Tanda Terima material rangkap 2 akan diarsip oleh bagian Purchasing. 6. Proses Merencanakan Proyek dan Mengeluarkan Material Setelah bagian Gudang melakukan konfirmasi ke Project Manager bahwa material telah diterima dan Sketsa beserta Bill Of Quantity (BQ) juga telah diterima dari bagian Designer, maka Project Manager akan membuat Time Schedule untuk menjadwalkan kegiatan pembangunan proyek tersebut berdasarkan Bill Of Quantity (BQ) dan Sketsa. Kemudian Project Manager akan mempertimbangkan apakah perusahaan akan menggunakan jasa Sub Kontraktor atau tidak. Apabila perusahaan menggunakan jasa Sub Kontraktor, maka Project Manager akan memilih Sub Kontraktor yang cocok untuk menangani proyek tersebut dengan mengeluarkan Work Order (WO) 3 rangkap berdasarkan Time Schedule yang telah dibuat sebelumnya dimana Work Order (WO) tersebut akan di otorisasi oleh Project Manager itu sendiri, Sub Kontraktor yang dituju dan oleh Manager Operasional. Work Order (WO) rangkap 1, Sketsa copy dan Time Schedule copy akan dikirimkan kepada Sub Kontraktor untuk penawaran pekerjaan, Work Order (WO) rangkap 2 akan dikirim kepada bagian Finance sebagai laporan sedangkan rangkap 3 akan diarsip. Setelah terjadi kesepakatan

11 52 dengan Sub Kontraktor, maka Sub Kontraktor akan mengerjakan proyek tersebut sesuai dengan Time Schedule yang telah disiapkan oleh Project Manager. Apabila perusahaan menggunakan jasa Tukang, maka Project Manager akan menyiapkan Surat Perintah Kerja (SPK) sebanyak 3 rangkap, dimana Surat Perintah Kerja (SPK) tersebut akan di otorisasi oleh Project Manager itu sendiri, Tukang yang di pilih dan oleh Manager Operasional. Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 1, Sketsa copy dan Time Schedule copy akan diserahkan kepada Tukang sedangkan Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 2 akan di serahkan ke bagian Finance dan rangkap 3 akan di arsip. Selanjutnya bagian Gudang akan mengeluarkan material yang diperlukan dalam pengerjaan proyek berdasarkan dari Formulir Bahan yang telah diisi oleh Tukang atau Sub Kontraktor dengan membuat Surat Jalan (SJ) 2 rangkap yang nantinya akan diotorisasi oleh bagian Gudang dan kurir. Kemudian Surat Jalan (SJ) rangkap 1 akan diserahkan ke area proyek dan akan diotorisasi oleh Tukang atau Sub Kontraktor dan rangkap 2 akan di arsip. Setelah itu, Tukang dan Sub Kontraktor akan mengerjakan proyek tersebut sesuai dengan Time Schedule copy yang diberikan oleh Project Manager. 7. Proses Mencatat Penyelesaian dan Melakukan Penagihan Setelah pengerjaan proyek selesai pada tahap tertentu, maka Project Manager akan membuat Work Progress sebanyak 2 rangkap. Lalu Work Progress rangkap 1 akan diserahkan kebagian Finance untuk melakukan penagihan kepada pihak Customer dan Work Progress rangkap 2 akan diarsip. Selanjutnya bagian Finance akan membuat Invoice 3 rangkap dan Faktur Pajak (FP) 3 rangkap. Kemudian Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1 akan

12 53 diserahkan kepada Customer untuk melakukan penagihan dan Faktur Pajak (FP) rangkap 2 akan diserahkan kepada kantor pajak. Invoice rangkap 2 dan Faktur Pajak (FP) rangkap 3 akan diarsip oleh bagian Accounting, sedangkan Invoice rangkap 3 akan diarsip bagian Finance. 8. Proses Menerima Pembayaran Pada saat Customer menerima Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1, maka Customer akan melakukan pembayaran sesuai dengan Invoice tersebut. Pembayaran bisa dilakukan via giro atau Transfer. Kemudian bagian Finance akan menerima Struk Pembayaran sebagai tanda bukti pelunasan Invoice dan akan mencocokkan antara Struk Pembayaran yang diterima dengan Invoice yang telah dibuat sebelumnya. Lalu bagian Finance akan menerbitkan Kwitansi 2 rangkap yang kemudian rangkap 1 nya akan dikirimkan kepada Customer sedangkan Kwitansi rangkap 2 akan di arsip. 9. Proses Membayar Tukang Pada saat proyek mulai berjalan, maka bagian Finance akan menyiapkan pembayaran Tukang secara berkala sesuai dengan nilai yang tertera pada Surat Perintah Kerja (SPK). Ketika Tukang meminta pembayaran kepada bagian Finance, maka bagian Finance akan meminta persetujuan dari Manager Operasional untuk mengeluarkan kas dengan Kasbon. Setelah Kasbon disetujui oleh Manager Operasional, maka Kasbon akan diotorisasi. Bagian Finance akan mengeluarkan uang beserta Kasbon yang akan diotorisasi oleh Tukang dan bagian Finance. Kasbon akan diserahkan kepada bagian Accounting untuk menjurnal dan di arsip.

13 Proses Membayar Sub Kontraktor dan Supplier Pada saat pihak Sub Kontraktor menyelesaiakan pekerjaan pada tahap tertentu, maka Sub Kontraktor akan mengirimkan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP) ke perusahaan. Setelah dikonfirmasi bahwa Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP) diterima oleh bagian Finance, maka Sub Kontraktor akan mengirimkan Invoice dan Faktur Pajak (FP) dimana Invoice tersebut akan di cocokkan terlebih dahulu dengan Work Order (WO) rangkap 2 yang telah di arsip sebelumnya oleh bagian Finance. Setelah itu bagian Finance akan meminta otorisasi Kasbon kepada Manager Operasional. Setelah Manager Operasional mengotorisasi Kasbon, selanjutnya bagian Finance akan melakukan pembayaran via giro atau Transfer dimana Bukti Transfer copy atau giro beserta Kasbon akan di serahkan kepada Sub Kontraktor. Setelah Sub Kontraktor menerima Bukti Transfer copy atau giro dan Kasbon, maka Sub Kontraktor akan mengotorisasi Kasbon yang diterima dan menyerahkan Kwitansi serta Kasbon yang telah diotorisasi ke perusahaan. Selanjutnya bagian Finance akan mengarsip Kwitansi tersebut. Kemudian Kasbon otorisasi akan diserahkan ke bagian Accounting untuk bahan acuan menjurnal. Selanjutnya Bukti Transfer asli akan diarsip oleh bagian Finance. Pada saat Purchase Order (PO) jatuh tempo, maka Supplier akan mengirimkan Invoice dan Faktur Pajak (FP) ke bagian Finance untuk melakukan pembayaran kepada Supplier. Selanjutnya bagian Finance akan mencocokkan terlebih dahulu antara Invoice dengan Purchase Order (PO) rangkap 3 yang telah di arsip sebelumnya. Setelah itu maka bagian Finance akan membuat Bukti Pembayaran Supplier (BPS) kemudian meminta otorisasi Bukti Pembayaran

14 55 Supplier (BPS) ke Manager Operasional. Selanjutnya bagian Finance akan melakukan pembayaran via giro maupun Transfer dimana Bukti Transfer copy atau giro akan diserahkan ke Supplier. Setelah Supplier menerima Bukti Transfer copy atau giro, maka Supplier akan menyerahkan Kwitansi beserta Nota Pembelian (NP) dan Surat Jalan (SJ) rangkap 1 ke perusahaan sebagai bukti pelunasan pembayaran yang telah dilakukan oleh perusahaan. Selanjutnya bagian Finance akan mengarsip Kwitansi tersebut. Setelah itu Bukti Pembayaran Supplier (BPS) otorisasi akan diserahkan ke bagian Accounting untuk menjurnal sedangkan Bukti Transfer asli akan di arsip oleh bagian Finance. Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) rangkap 1 akan diserahkan ke bagian Purchasing untuk di arsip. 11. Proses Menjurnal Setiap transaksi pembayaran dan penerimaan yang dilakukan, maka bagian Accounting akan menjurnal transaksi tersebut berdasarkan Bukti Pembayaran Supplier (BPS) dan Kasbon. 12. Proses Membuat Laporan Setiap periodenya bagian Finance akan membuat Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Pengeluaran Kas yang akan diserahkan kepada Manager Operasional dan bagian Accounting. 13. Proses Menerima Order Tambahan Penerimaan order tambahan dimulai ketika Customer memperkirakan ingin menambahkan sesuatu pada proyek yang telah diterima sebelumnya oleh PT. Segiempat Desain Ciptatama. Kemudian proses bisnis penerimaan order tambahan akan mengikuti proses utama dengan membuat Kontrak baru.

15 Rich Picture Gambar 3.2 Rich Picture Menerima Proyek

16 Gambar 3.3 Rich Picture Merancang Sketsa dan Menerima Kontrak 57

17 58 Gambar 3.4 Rich Picture Melakukan Penagihan dan Menerima Down Payment

18 59 Gambar 3.5 Rich Picture Melakukan Permintaan Pembelian dan Memesan Material

19 Gambar 3.6 Rich Picture Menerima Material 60

20 61 Gambar 3.7 Rich Picture Merencanakan Proyek dan Mengeluarkan Material

21 Gambar 3.8 Rich Picture Mencatat Penyelesaian dan Penagihan 62

22 Gambar 3.9 Rich Picture Menerima Pembayaran 63

23 Gambar 3.10 Rich Picture Membayar Tukang 64

24 Gambar 3.11 Rich Picture Membayar Sub Kontraktor dan Supplier 65

25 BPS kasbon 1.Menyerahkan BPS & kasbon Finance Accounting 2.Menjurnal Jurnal Gambar 3.12 Rich Picture Menjurnal Gambar 3.13 Rich Picture Membuat Laporan

26 3.2.3 Overview Acti vity Diagram 67

27 Identifikasi Event atau Event Table Internal No Event Agent in assuming Start When Activities in the event responsibility 1. Menerima Bagian Pada saat Menerima proyek Marketing Customer order. mengorder Menerima proyek yang Draft. direkomendasikan Menyerahkan oleh Consultant Draft kepada kepada bagian bagian Marketing. Designer. 2. Merancang Bagian Setelah bagian Membuat Sketsa proyek Designer Designer me Sketsa proyek. nerima Draft dari Membuat Bill of bagian Marketing. Quantity (BQ) dan menginput deskripsi pekerjaan, volume dan unit. Menyerahkan

28 69 Bill Of Quantity (BQ) kepada Presiden Direktur untuk menginput harga dan menghitung total. Menyerahkan Bill Of Quantity (BQ) yang telah di input harganya beserta Sketsa kepada Customer. Menyerahkan Bill Of Quantity (BQ) kepada Presiden Direktur untuk di arsip.

29 70 3. Menerima Manager Apabila Customer Mengotorisasi Kontrak Operasional menyetujui harga Kontrak dari penawaran yang Customer. tertera pada Bill Of Quantity. Menyerahkan Kontrak (sign) ke bagian Finance. 4. Melakukan Bagian Pada saat Membuat penagihan Finance menerima Invoice dan Down Payment Kontrak (sign) Faktur Pajak (DP) dari Manager (FP) 3 rangkap. Operasional Menyerahkan Invoice Faktur dan Pajak (FP) rangkap 1 beserta Kontrak (Sign) ke Customer. Menyerahkan Invoice rangkap 2 dan Faktur Pajak (FP)

30 71 rangkap 3 kebagian Accounting untuk di arsip. Menyerahkan Faktur pajak (FP) rangkap 2 ke kantor pajak. Mengarsip Invoice rangkap Menerima Bagian Setelah Customer Menerima Down Payment Finance melakukan pembayaran (DP) pembayaran Down Payment Down (DP). Payment (DP). Membuat Kwitansi 2 rangkap. Menyerahkan Kwitansi rangkap 1 ke Customer.

31 72 Mengarsip Kwitansi rangkap Melakukan Bagian Pada saat Membuat permintaan Produksi menerima Sketsa Memo Material. pembelian rangkap 2 dari Mengotorisasi bagian Designer. Memo Material. Menyerahkan Memo Material ke bagian Purchasing. 7. Memesan Bagian Setelah menerima Membuat material Purchasing Memo Material Purchase Order dari bagian (PO) sebanyak Produksi. 3 rangkap. Mengirim Purchase Order (PO) rangkap 1 ke Supplier yang dituju. Menyerahkan

32 73 Purchase Order (PO) rangkap 2 ke bagian Gudang. Menyerahkan Purchase Order (PO) rangkap 3 ke bagian Finance. 8. Menerima Bagian Setelah Supplier Menerima material Gudang mengirimkan material serta material telah yang dipesan mengotorisasi Surat Jalan (SJ) sebelumnya. dan Nota Pembelian (NP) 2 rangkap dari kurir. Membuat Tanda Terima Material 2 rangkap. Menyerahkan

33 74 Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) rangkap 1 beserta Tanda Terima Material rangkap 1 ke kurir Supplier. Menyerahkan Surat Jalan (SJ) rangkap 2, Nota Pembelian (NP) rangkap 2,Tanda Terima dan Order Purchase (PO) rangkap 2 ke bagian Purchasing untuk diarsip.

34 75 9. Merencanakan Project Setelah menerima Menerima Bill proyek Manager konfirmasi dari Of Quantity bagian Gudang (BQ) dan Sketsa bahwa material dari bagian telah diterima. Designer. Membuat Time Schedule. 10. Memilih Sub Project Apabila Membuat Work Kontraktor Manager memutuskan ingin Order (WO) 3 menggunakan jasa rangkap. Sub Kontraktor. Meminta otorisasi Work Order (WO) 3 rangkap ke Manager Operasional. Mengirim Work Order (WO) rangkap 1, Sketsa dan schedule copy, time copy

35 76 ke Sub Kontraktor Mengirim Work Order (WO) rangkap 2 ke bagian Finance. Mengarsip Work Order (WO) rangkap Membuat SPK Project Apabila Project Membuat Surat Manager Manager Perintah Kerja memutuskan untuk menggunakan jasa (SPK) 3 rangkap. Meminta Tukang. otorisasi Perintah Surat Kerja (SPK) 3 rangkap ke Manager Operasional. Menyerahkan SPK rangkap 1,

36 77 Sketsa dan Schedule copy, Time copy ke Tukang. Menyerahkan SPK rangkap 2 ke bagian Finance. Mengarsip SPK rangkap Mengeluarkan Bagian Setelah menerima Membuat Surat material Gudang Formulir Bahan Jalan (SJ) 2 dari Tukang atau Sub Kontraktor. rangkap. Mengotorisasi Surat Jalan (SJ). Menyerahkan Surat Jalan (SJ) rangkap 1 ke area proyek. Mengarsip Surat Jalan (SJ) rangkap 2.

37 Mencatat Project Setelah proyek Mencatat penyelesaian Manager selesai pada tahap penyelesaian tertentu. proyek pada tahap tertentu. Membuat Work Progress Menyerahkan Work Progress rangkap 1 ke bagian Finance. Mengarsip Work Progress rangkap Melakukan Bagian Pada saat Membuat penagihan Finance menerima Work Invoice dan Progress dari Faktur Pajak Project Manager. (FP) sebanyak 3 rangkap. Menyerahkan Invoice Faktur dan Pajak (FP) rangkap 1

38 79 ke Customer. Menyerahkan Invoice rangkap 2 dan Faktur Pajak (FP) rangkap 3 kebagian Accounting untuk di arsip. Menyerahkan Faktur pajak (FP) rangkap 2 ke kantor pajak. Mengarsip Invoice rangkap Menerima Bagian Setelah Customer Menerima Struk pembayaran Finance melakukan Pembayaran pembayaran. dari Customer. Meneribitkan Kwitansi. Mengirimkan

39 80 Kwitansi rangkap 1 ke Customer. Mengarsip Kwitansi rangkap Membayar Bagian Setiap akhir Membuat Tukang Finance periode proyek Kasbon. Meminta otorisasi Kasbon ke Manager operasional. Meminta otorisasi Kasbon ke Tukang. Menyerahkan Kasbon ke bagian Accounting.

40 Membayar Sub Bagian Setelah menerima Menerima Kontraktor Finance Invoice dari Sub Berita acara Kontraktor. penyelesaian pekerjaan (BAPP) dan Invoice dari Sub Kontraktor. Mencocokkan Invoice dengan Work (WO) Order rangkap 2. Membuat Kasbon. Menyerahkan Kasbon ke Manager Operasional untuk di otorisasi beserta Work (WO) Order rangkap 2.

41 82 Mengirimkan Bukti Transfer copy atau giro ke Sub Kontraktor. Menerima Kwitansi dari Sub Kontraktor. Mengarsip Kwitansi. Menyerahkan Kasbon ke bagian Accounting. Mengarsip Bukti Transfer asli. 18. Membayar Bagian Pada saat supplier Menerima Supplier Finance mengirimkan Invoice dari Invoice. Supplier. Melakukan pencocokan

42 83 antara Invoice dengan Purchase order (PO) rangkap 3. Membuat Bukti Pembayaran Supplier (BPS). Meminta otorisasi Bukti Pembayaran Supplier (BPS) ke Manager Operasional beserta Purchase Order (PO) rangkap 3. Mengirimkan Bukti Transfer copy atau giro kepada Supplier. Menerima Kwitansi

43 84 beserta Nota Pembelian (NP) dan Surat Jalan (SJ) dari Supplier. Menyerahkan Bukti Pembayaran Supplier (BPS) ke bagian Accounting. Mengarsip Bukti Transfer asli. Menyerahkan Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) rangkap 1 ke bagian Purchasing.

44 Menjurnal Bagian Setelah menerima Menerima Accounting Bukti Transfer Bukti copy dari Pembayaran Supplier. Supplier (BPS), Kasbon dari bagian Finance. Menjurnal transaksi. 20. Membuat Bagian Setiap akhir Membuat Laporan Finance periode tertentu. Laporan Penerimaan Kas. Membuat Laporan Pengeluaran Kas. Tabel 3.1 Identifikasi Event atau Event Table

45 Formulir dan Laporan pada S istem Berjalan Formulir yang digunakan oleh PT. Segiempat Desain Ciptatama dalam sistem berjalan adalah sebagai berikut: 1. Bill of Quantity (BQ) Memiliki field sebagai berikut: Deskripsi Pekerjaan, Volume, Unit, Unit Price, Grand Total, Sub Total, PPN dan Total yang dibutuhkan dalam pembangunan proyek, kolom tanda tangan untuk pihak perusahaan dan Customer. Bill of Quantity (BQ) dibuat oleh bagian Designer. Kegunaan Bill of Quantity (BQ adalah untuk menjelaskan perincian harga yang ditawarkan kepada Customer dalam suatu proyek. 2. Time Schedule Dokumen ini dibuat oleh Project Manager dimana dokumen ini berisi mengenai tahapan tahapan pembangunan proyek yang harus dilaksanakan, berserta rincian tanggal pelaksanaan dan tanggal penyelesaiannya. 3. Memo Material Memiliki field sebagai berikut: Nomor Memo Material, Tanggal, Nomor Kontrak, Deskripsi, Nama Material, Quantity, Satuan, kolom tanda tangan untuk yang membuat Memo Material yaitu bagian Produksi. Memo Material dibuat oleh bagian Produksi berdasarkan Sketsa yang telah disetujui oleh kedua belah pihak antara Customer dan

46 87 perusahaan. Kegunaannya adalah sebagai pengantar untuk membuat Purchase Order (PO) oleh bagian Purchasing. 4. Purchase Order (PO) Memiliki field sebagai berikut: Nomor Purchase Order (PO), Alamat Supplier, Contact Person, Fax, Tanggal, Jadwal Pengiriman, Jatuh Tempo, Alamat Pengirim, Nama Material, Spesifikasi, Quantity, Satuan, Harga Satuan, Total, Grand Total, kolom tanda tangan untuk yang membuat Purchase Order (PO) yaitu bagian Purchasing. Purchase Order (PO) dibuat bagian Purchasing, terdiri dari 3 rangkap. Purchase Order (PO) rangkap 1 akan diserahkan pada Supplier yang dipilih, rangkap 2 akan dikirimkan ke bagian Gudang untuk proses pengecekkan atas material yang diterima dan rangkap 3 akan diserahkan ke bagian Finance untuk diarsip sebagai bahan utuk melakukan pengecekan atas Invoice yang masuk dari Supplier. Kegunaannya adalah untuk melakukan pemesanan bahan material yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek kepada pihak Supplier. 5. Tanda Terima Memiliki field sebagai berikut: Nomor Tanda Terima, Tanggal, Sudah di terima dari, Nomor Purchase Order (PO), Nama Material, Jumlah, Satuan, kolom tanda tangan untuk pihak pemeriksa yaitu bagian Gudang dan pengirim yaitu Supplier. Tanda Terima dibuat oleh bagian Gudang, terdiri dari 2 rangkap dimana Tanda Terima rangkap 1 yang telah diotorisasi oleh kurir

47 88 Supplier akan di serahkan ke ke kurir untuk diserahkan kembali ke Supplier dan rangkap 2 akan diserahkan ke bagian Purchasing. Kegunaannya adalah sebagai bukti bahwa material yang dikirim oleh Supplier telah diterima oleh perusahaan. 6. Surat Jalan (SJ) Memiliki field sebagai berikut : Nomor Surat Jalan (SJ), Tanggal, Tujuan, Kendaraan, Plat nomor kendaraan, Quantity, Nama Material, kolom tanda tangan untuk pihak penerima dan pihak perusahaan. Surat Jalan (SJ) dibuat oleh bagian Gudang berdasarkan Formulir Bahan yang diterima dari Sub Kontraktor atau Tukang. Surat Jalan (SJ) ini terdiri dari 2 rangkap dimana Surat Jalan (SJ) rangkap 1 diserahkan kepada penerima material dan rangkap 2 diarsip oleh bagian Gudang. Kegunaannya adalah sebagai bukti pengeluaran material dari gudang ke lokasi proyek. 7. Work Progress Memiliki field sebagai berikut: Nomor Work Progress, Tanggal, Customer, Project dan kolom tanda tangan untuk yang membuat Work Progress yaitu Project Manager. Work Progress ini dibuat 2 rangkap dimana rangkap 1 diserahkan kepada bagian Finance dan rangkap 2 untuk diarsip. Work Progress ini berisi persentase pekerjaan yang telah dilaksanakan. Kegunaannya adalah sebagai dokumen pengantar untuk membuat Invoice oleh bagian Finance.

48 89 8. Invoice Memiliki field sebagai berikut: Nomor Invoice, Tanggal, Nama Customer, Pekerjaan, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, Status Pembayaran, kolom tanda tangan untuk pihak pembuat yaitu bagian Finance. Invoice dibuat oleh bagian Finance, terdiri dari 3 rangkap. Invoice rangkap 1 akan dikirimkan kepada Customer sedangkan rangkap 2 akan diserahkan kepada bagian Accounting, dan rangkap 3 akan diarsip. Kegunaannya adalah untuk melakukan proses penangihan pembayaran kepada Customer. Setelah Invoice dibuat, maka bagian Accounting akan mengakui pendapatan dengan mencatat kedalam jurnal. Invoice yang asli nantinya akan diserahkan kepada Customer jika Customer telah melunasi pembayarannya. 9. Kwitansi Memiliki field sebagai berikut: Nomor Kwitansi, Tanggal, Sudah di Terima Dari, Nominal Terbilang, Perihal Pembayaran, Jenis Pembayaran, Bank, Nomor Cek atau Bilyet Giro, Tanggal Jatuh Tempo, kolom tanda tangan untuk yang membuat Kwitansi yaitu bagian Finance. Kwitansi di buat oleh bagian Finance, terdiri dari 2 rangkap dimana Kwitansi rangkap 1 akan diserahkan kepada Customer apabila telah melunasi pembayaran dan rangkap 2 akan di arsip oleh bagian Finance. Kegunaannya adalah sebagai bukti bahwa Invoice yang dikirim kepada Customer telah dilunasi.

49 Faktur Pajak (FP) Faktur Pajak (FP) dibuat oleh bagian Finance, terdiri dari 3 rangkap. Dokumen ini dibuat berdasarkan Invoice. Faktur Pajak (FP) rangkap 1 dikirimkan pada Customer bersamaan dengan Invoice, rangkap 2 sebagai bukti untuk dilaporkan dan dibayarkan ke kantor pajak, rangkap 3 diserahkan kepada bagian Accounting untuk diarsip. 11. Work Order (WO) Memiliki field sebagai berikut: Nomor Work Order (WO), Nama Contact Person, Alamat Perusahaan, Perusahaan, Jabatan, Nomor Telp, Nomor Fax, Jenis Pekerjaan, Spesifikasi, Volume, Satuan, Harga Satuan, Jumlah, Harga, Sub Total, Ppn 10%, Total, kolom tanda tangan untuk pihak yang membuat yaitu Project Manager, Pemberi Tugas yaitu Manager Operasional dan Penerima Tugas yaitu Sub Kontraktor. Work Order (WO) dibuat oleh Project Manager, terdiri dari 3 rangkap dimana Work Order (WO) rangkap 1 akan dikirimkan kepada Sub Kontraktor, rangkap 2 akan dikirim kepada bagian Finance sebagai laporan sedangkan rangkap 3 akan diarsip. Kegunaannya adalah sebagai penugasan kerja kepada Sub Kontraktor untuk proses pengerjaan proyek. 12. Surat Perintah Kerja (SPK) Memiliki field sebagai berikut: Nomor SPK, Tanggal, Tukang, Project, Target Waktu, Jenis Pekerjaan, Volume Pekerjaan (unit dan meter), Harga, Total, Total Per-barang, Grand Total, Kolom tanda

50 91 tangan untuk Pemberi Tugas yaitu Manager Operasional, pembuat yaitu Project Manager dan Penerima Tugas yaitu Tukang. Surat Perintah Kerja (SPK) dibuat oleh Project Manager, terdiri dari 3 rangkap, dimana Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 1 akan diserahkan kepada Tukang, rangkap 2 akan di serahkan ke bagian Finance dan rangkap 3 akan di arsip. Kegunaannya adalah sebagai penugasan kerja kepada para Tukang untuk proses pengerjaan proyek. 13. Bukti Pembayaran Supplier (BPS) Memiliki field sebagai berikut: Nomor Bukti Pengeluaran Kas, Tanggal, Nomor Purchase Order (PO), Nomor Invoice, Perihal, Jumlah Pembayaran, Jenis Pembayaran, Bank, Nomor cek atau Bilyet Giro, Tanggal cek atau Bilyet Giro, kolom tanda tangan untuk pihak yang menyetujui yaitu Manager Operasional, Pihak pembuat yaitu bagian Finance, dan Pihak penerima. Bukti Pembayaran Supplier (BPS) dibuat oleh bagian Finance. Kegunanaanya adalah sebagai tanda pembayaran atas Invoice yang di kirim oleh Supplier. 14. Kasbon Memiliki field sebagai berikut: Nomor Bukti Pengeluaran Kas, Tanggal, Nomor Surat Perintah Kerja atau Nomor Work Order (WO), Nomor Invoice, Perihal, Jumlah Pembayaran, Jenis Pembayaran, Bank, Nomor cek atau Bilyet Giro, Tanggal cek atau Bilyet Giro, kolom tanda tangan untuk pihak yang menyetujui yaitu Manager

51 92 Operasional, Pihak pembuat yaitu bagian Finance, dan Pihak penerima. Kasbon dibuat oleh bagian Finance dan digunakan untuk pembayaran terhadap Sub Kontraktor setelah bagian Finance mendapat Invoice dari Sub Kontraktor. Kegunan lain dari Formulir Kasbon adalah sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran kepada Tukang. Laporan yang digunakan oleh PT. Segiempat Desain Ciptatama dalam sistem berjalan adalah sebagai berikut: 1. Jurnal Umum Memiliki field sebagai berikut: kolom Debet dan kolom Kredit beserta Tanggal, Nomor, dan Keterangan. Jurnal Umum dibuat oleh bagian Accounting. Kegunaannya adalah untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan. 2. Laporan Penerimaan Kas Memiliki field sebagai berikut: Nomor Kwitansi, Tanggal, Nomor Invoice, Nama Customer, dan Jumlah. Laporan ini dibuat oleh bagian Finance. Kegunannya adalah untuk menjelaskan tentang penerimaan kas per periode. Kemudian Laporan Penerimaan Kas ini akan diserahkan kepada Manager Operasional dan bagian Accounting untuk di periksa.

52 93 3. Laporan Pengeluaran Kas Memiliki field sebagai berikut : Nomor Bukti Pengeluaran Kas, Tanggal Bukti Pengeluaran Kas, Nomor Purchase Order (PO) atau Surat Perintah Kerja atau Work Order (WO), Nomor Invoice, Jumlah. Laporan ini dibuat oleh bagian Finance. kegunaannya adalah untuk menjelaskan tetang pengeluaran kas per periode untuk pembayaran Supplier, Tukang dan Sub Kontraktor. Selanjutnya Laporan Pengeluaran Kas ini akan diserahkan kepada Manager Operasional dan bagian Accounting untuk di periksa Workflow Table Sistem Berjalan Actor Activity Menerima Proyek Customer Bagian Marketing 1. Mengorder proyek dan menyerahkan Draft 2. Menerima proyek dan Draft 3. Menyerahkan Draft ke bagian Designer Merancang Sketsa Proyek Bagian Designer 4. Menerima Draft proyek dari bagian Marketing 5. Membuat Sketsa proyek 6. Menjelaskan Sketsa kepada Customer Customer 7. Meminta revisi Sketsa

53 94 Bagian Designer Customer Bagian Designer 8. Merevisi Sketsa proyek 9. Menyetujui Sketsa revisi 10. Mencetak Sketsa sebanyak 4 rangkap 11. Membuat Bill Of Quantity (BQ) 12. Menginput deskripsi pekerjaan, volume dan unit pada Bill Of Quantity (BQ). 13. Menyerahkan Bill Of Quantity (BQ) ke Presiden Direktur Presiden Direktur 14. Menerima Bill Of Quantity (BQ) dari bagian Designer 15. Menginput harga dan total pada Bill Of Quantity(BQ) 16. Menyerahkan Bill Of Quantity (BQ) kepada bagian Designer Bagian Designer 17. Menerima Bill Of Quantity (BQ) dari Presiden Direktur 18. Menyerahkan Bill Of Quantity (BQ) dan Sketsa rangkap 1 ke Customer Customer 19. Menerima Bill Of Quantity (BQ) dan Sketsa rangkap 1 dari bagian Designer 20. Menyerahkan Bill Of Quantity (BQ) disetujui ke bagian Designer Bagian Designer 21. Menerima Bill Of Quantity (BQ) dari Customer

54 Menyerahkan Sketsa rangkap 2 ke bagian Produksi 23. Menyerahkan Sketsa rangkap 3 dan Bill Of Quantity (BQ) ke Project Manager 24. Mengarsip Sketsa rangkap 4 Menerima Kontrak Customer Manager operasional 25. Menyerahkan Kontrak ke Manager Operasional 26. Menerima dan mengotoriasi Kontrak 27. Menyerahkan Kontrak (sign) ke bagian Finance Melakukan Penagihan Down Payment (DP) Bagian Finance 28. Menerima Kontrak (sign) dari Manager Operasional 29. Membuat Invoice 3 rangkap 30. Membuat Faktur Pajak (FP) 3 rangkap 31. Menyerahkan Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1 beserta Kontrak (sign) ke Customer 32. Menyerahkan Faktur Pajak (FP) rangkap 2 ke kantor pajak 33. Menyerahkan Invoice rangkap 2 dan Faktur Pajak (FP) rangkap 3 ke bagian Accounting 34. Mengarsip Invoice rangkap 3

55 96 Menerima Down Payment (DP) Customer 35. Menerima Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1 beserta kontrak (sign) dari bagian Finance 36. Melakukan pembayaran Down Payment(DP) dan menyerahkan Struk Pembayaran ke bagian Finance Bagian Finance 37. Menerima pembayaran Down Payment (DP) dan Struk Pembayaran 38. Membuat Kwitansi 2 rangkap 39. Menyerahkan Kwitansi rangkap 1 ke Customer 40. Mengarsip Kwitansi rangkap 2 Melakukan Permintaan Pembelian Bagian Produksi 41. Menerima Sketsa rangkap 2 dari bagian Designer 42. Membuat Memo Material 43. Mengotorisasi Memo Material 44. Menyerahkan Memo Material ke bagian Puchasing

56 97 Memesan Material Bagian Purchasing 45. Menerima Memo Material dari bagian Produksi 46. Membuat Purchase Order (PO) 3 rangkap 47. Mengotorisasi Purchase Order (PO) 3 rangkap 48. Mengirimkan Purchase Order (PO) rangkap 1 ke Supplier 49. Menyerahkan Purchase Order (PO) rangkap 2 ke bagian Gudang 50. Menyerahkan Purchase Order (PO) rangkap 3 kebagian Finance untuk di arsip Menerima Material Supplier 51. Mengirim material beserta Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) 2 rangkap ke bagian Gudang Bagian Gudang 52. Menerima material, Surat Jalan (SJ) dan (NP)2 rangkap dari Supplier 53. Mengecek kecocokan material yang diterima dengan Surat Jalan (SJ) dan Purchase Order (PO) rangkap Mengotorisasi Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) 2 rangkap

57 Membuat Tanda Terima material 2 rangkap Kurir Bagian Gudang 56. Mengotorisasi Tanda Terima material 2 rangkap 57. Menyerahkan Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) rangkap 1 beserta Tanda Terima material rangkap 1 ke Supplier 58. Menyerahkan Surat Jalan (SJ) rangkap 2,Nota Pembelian (NP) rangkap 2,Tanda Terima dan Purchase Order (PO) rangkap 2 ke bagian Purchasing untuk di arsip Merencanakan Proyek Bagian Gudang 59. Mengkonfirmasi ke Project Manager bahwa material telah diterima Project Manager 60. Menerima Bill Of Quantity (BQ) dan Sketsa rangkap 3 dari bagian Designer 61. Membuat Time Schedule 62. Mempertimbangkan penggunaan jasa Sub Kontraktor Memilih Sub Kontraktor Project Manager 63. Memilih Sub Kontraktor 64. Membuat Work Order (WO) 3 rangkap 65. Mengotorisasi Work Order (WO) 3 rangkap

58 Menyerahkan Work Order (WO) 3 rangkap ke Manager Operasional untuk diotoriasi Manager Operasional 67. Menerima Work Order (WO) 3 rangkap dari Project Manager 68. Mengotorisasi Work Order (WO) 3 rangkap 69. Menyerahkan Work Order (WO) 3 rangkap sign ke Project Manager Project Manager 70. Menerima Work Order (WO) 3 rangkap sign dari Manager Operasional 71. Menyerahkan Work Order (WO) 3 rangkap sign, Sketsa copy, dan time schedule copy ke Sub Kontraktor Sub Kontraktor 72. Menerima Work Order (WO) 3 rangkap sign, Sketsa copy, dan time schedule copy 73. Penyetujui dan mengotorisasi Work Order (WO) 3 rangkap 74. Menerima Work Order (WO) rangkap 1dari Project Manager 75. Mengisi Formulir Bahan Project Manager 76. Menyerahkan Work Order (WO) rangkap 2 ke bagian Finance 77. Mengarsip Work Order (WO) rangkap 3

59 100 Membuat SPK Project Manager 78. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap 79. Mengotorisasi Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap 80. Menyerahkan Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap ke Manager Operasional untuk diotorisasi Manager Operasional 81. Menerima Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap dari Project Manager 82. Mengotorisasi Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap 83. Menyerahkan Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap sign ke Project Manager Project Manager 84. Menerima Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap sign dari Manager Operasional 85. Menyerahkan Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap sign, Sketsa copy, dan Time Schedule ke Tukang Tukang 86. Menerima Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap sign, Sketsa copy, dan Time Schedule 87. Menyetujui dan mengotorisasi Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap

60 Menerima Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 1 dari Project Manager 89. Mengisi Formulir Bahan Project Manager 90. Menyerahkan Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 2 ke bagian Finance 91. Mengarsip Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 3 Mengeluarkan Material Tukang Sub Kontraktor Bagian Gudang 92. Menyerahkan Formulir Bahan ke bagian Gudang 93. Menyerahkan Formulir Bahan ke bagian Gudang 94. Menerima Formulir Bahan dari Tukang dan Sub Kontraktor 95. Membuat Surat Jalan (SJ) 2 rangkap 96. Mengotorisasi Surat Jalan (SJ) 2 rangkap 97. Menyerahkan Surat Jalan (SJ) rangkap 1 dan material ke area proyek 98. Mengarsip Surat Jalan (SJ) rangkap 2 Mencatat Penyelesaian Project Manager 99. Membuat Work Progress sebanyak 2 rangkap 100.Menyerahkan Work Progress rangkap 1 ke bagian Finance 101.Mengarsip Work Progress rangkap 2

61 102 Melakukan Penagihan Bagian Finance 102.Menerima Work Progress rangkap 1 dari Project Manager 103.Membuat Invoice sebanyak 3 rangkap 104.Membuat Faktur Pajak (FP) sebanyak 3 rangkap 105.Menyerahkan Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1 ke Customer 106.Menyerahkan Faktur Pajak (FP) rangkap 2 ke kantor pajak 107.Menyerahkan Invoice rangkap 2 dan Faktur Pajak rangkap 3 ke bagian Accounting 108.Mengarsip Invoice rangkap 3 Menerima Pembayaran Customer 109.Menerima Invoice dan Faktur Pajak (FP) rangkap 1 dari bagian Finance 110.Melakukan pembayaran Bagian Finance 111.Menerima pembayaran dan Struk Pembayaran dari Customer 112.Mencocockan Struk Pembayaran dengan Invoice rangkap Menerbitkan Kwitansi 2 rangkap

62 Menyerahkan Kwitansi rangkap 1 ke Customer 115.Mengarsip Kwitansi rangkap 2 Membayar Tukang Tukang Bagian Finance 116.Meminta pembayaran 117.Menyiapkan pembayaran Tukang 118.Membuat Kasbon 119.Meminta otorisasi Kasbon ke Manager Operasional Manager Operasional 120.Menerima Kasbon dari bagian Finance 121.Mengotorisasi Kasbon 122.Menyerahkan Kasbon sign ke bagian Finance Bagian Finance 123.Menerima Kasbon sign dari Manager Operasional 124. Melakukan pembayaran dan melakukan otorisasi Kasbon Tukang 125.Menerima pembayaran dan mengotorisasi Kasbon Bagian Finance 126.Menyerahkan Kasbon ke bagian Accounting Membayar Sub Kontraktor Sub Kontraktor 127. Mengirimkan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP)

63 104 Bagian Finance 128. Menerima Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP) Sub Kontraktor Bagian Finance 129. Mengirimkan Invoice 130. Menerima Invoice 131. Mencocokan Invoice dengan Work Order (WO) rangkap Membuat Kasbon 133. Menyerahkan Kasbon ke Manager Operasional untuk di otorisasi beserta Work Order (WO) rangkap 2 Manager Operasional 134. Menerima Kasbon dan Work Order (WO) rangkap Membandingkan Kasbon dengan Work Order (WO) rangkap Mengotorisasi Kasbon 137. Menyerahkan Kasbon sign dan Work Order (WO) rangkap 2 ke bagian Finance Bagian Finance 138. Menerima Kasbon sign dan Work Order (WO) rangkap 2 dari Manager Operasional 139. Melakukan pembayaran 140. Menyerahkan Bukti Transfer copy atau giro ke Sub Kontraktor Sub Kontraktor 141. Menerima Bukti Transfer copy atau giro dari

64 105 bagian Finance dan mengotorisasi Kasbon 142. Menyerahkan Kwitansi dan Kasbon sign ke bagian Finance Bagian Finance 143. Menerima Kwitansi dan Kasbon sign dari Sub Kontraktor 144. Mengarsip Kwitansi 145. Menyerahkan Kasbon sign ke bagian Accounting 146. Mengarsip Bukti Transfer asli Membayar Supplier Supplier 147.Menyerahkan Invoice dan Faktur Pajak (FP) ke bagian Finance Bagian Finance 148.Menerima Invoice dan Faktur Pajak (FP) dari Supplier 149.Mencocokkan Invoice dengan Purchase Order rangkap Membuat Bukti Pembayaran Supplier (BPS) 151.Menyerahkan Bukti Pembayaran Supplier (BPS) ke Manager Operasional untuk di otorisasi beserta Purchase Order (PO) rangkap 3 Manager Operasional 152.Menerima Bukti Pembayaran Supplier (BPS) beserta Purchase Order (PO) rangkap 3

65 Mencocokkan antara Bukti Pembayaran Supplier (BPS) dengan Purchase Order (PO) rangkap Mengotorisasi Bukti Pembayaran Supplier (BPS) 155.Menyerahkan Bukti Pembayaran Supplier (BPS) sign dan Purchase Order (PO) rangkap 3 ke bagian Finance Bagian Finance 156.Menerima Bukti Pembayaran Supplier (BPS) sign dan Purchase Order (PO) rangkap 3 dari Manager Operasional 157.Melakukan pembayaran 158.Menyerahkan Bukti Transfer copy atau giro ke Supplier beserta Bukti Pembayaran Supplier (BPS) Supplier 159.Menerima Bukti Transfer copy atau giro dari bagian Finance dan mengotorisasi Bukti Pembayaran Supplier (BPS) 160.Menyerahkan Kwitansi beserta Nota Pembelian (NP) dan Surat Jalan (SJ) rangkap 1 ke bagian Finance Bagian Finance 161.Menerima Kwitansi, Bukti Pembayaran Supplier (BPS) beserta Nota Pembelian (NP) dan Surat Jalan (SJ) rangkap 1 dari Supplier

66 Mengarsip Kwitansi 163.Menyerahkan Bukti Pembayaran Supplier (BPS) sign ke bagian Accounting 164.Menyerahkan Surat Jalan (SJ) dan Nota Pembelian (NP) rangkap 1 ke bagian Purchasing untuk diarsip 165.Mengarsip Bukti Transfer asli Menjurnal Bagian Accounting 166.Menerima Bukti Pembayaran Supplier (BPS) sign dan Kasbon dari bagian Finance 167.Menjurnal transaksi 168.Mengarsip Bukti Pembayaran Supplier (BPS) sign dan Kasbon sign Membuat Laporan Bagian Finance 169.Membuat Laporan Pengeluaran Kas 170.Membuat Laporan Penerimaan Kas Tabel 3.2 Workflow Table Sistem Berjalan

67 Analisa Hasil Temuan Survei Temuan 1 Perusahaan sudah menggunakan komputer namun belum memiliki sistem informasi akuntansi yang terintegrasi antar bagiannya, dan pembuatan laporan dan formulir masih dilakukan secara manual. (Beberapa formulir sudah menggunakan Microsoft Excel seperti: Bill Of Quantity (BQ),Time Schedule, Purchase Order (PO), Work Order (WO), Surat Perintah Kerja (SPK), Work Progress, Invoice, Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Pengeluaran Kas) Kriteria Menurut Jones dan Rama (2006, p29), although source documents have detailed information about each event (manually), data must be organized and stored in other ways in order to provide useful information. Yang diterjemahkan bahwa walaupun dokumen sumber (manual) memiliki information yang mendetail mengenai setiap event, data harus diorganisir dan disimpan dengan cara yang lain dengan tujuan menyediakan informasi yang berguna. Sebab Perusahaan belum memperhatikan manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi dalam menjalankan proses bisnis diperusahaan. Akibat Lambatnya arus informasi antar bagian dan dapat terjadi kesalahan informasi. Rekomendasi Mengembangkan sebuah sistem informasi akuntansi yang

68 109 terintegrasi dan digunakan oleh setiap bagian dalam perusahaan untuk menjalankan proses bisnis. Temuan 2 Nomor urut pada formulir masih ditulis dengan tangan atau diketik. Kriteria Berdasarkan Mulyadi (2001, p317), untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak. Sebab Penggunaan dokumen sumber tanpa nomor urut tercetak dimana dapat memungkinkan suatu transaksi yang dicatat lebih dari satu kali (ganda). Akibat Perusahaan sulit menelusuri jika terjadi kesalahan transaksi, kecurangan dan penyalahgunaan dokumen tersebut. Rekomendasi Setiap formulir transaksi menggunakan sistem yang secara otomatis dapat menampilkan nomor urut tercetak pada dokumen tersebut. Temuan 3 Beberapa laporan seperti Laporan Penyelesaian Proyek perperiode, Laporan Arus Material dan Laporan Invoice yang masih belum tertagih per-periode yang berkaitan dengan proses pengakuan pendapatan tidak ada sehingga manajemen tidak dapat melakukan pengambilan keputusan. Kriteria Menurut Jones dan Rama (2006, p29), Reports are created

69 110 and used as an integral part of business process. Reporting involves aggregating, summarizing, and organizing information about events, agents, and produks atau services in a variety of ways. Yang diterjemahkan bahwa laporan dibuat dan digunakan untuk melengkapi proses bisnis. Pelaporan melibatkan pengumpulan, peringkasan, dan pengorganisasian informasi mengenai kejadian, agen dan barang atau jasa dalam cara yang berbeda Sebab Perusahaan belum memperhatikan manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi dalam menjalankan proses bisnis diperusahaan. Akibat Memungkinkan pengambilan keputusan yang lambat dan juga kurang akurat oleh pihak manajemen perusahaan Rekomendasi Membangun suatu aplikasi sistem yang dapat membantu perusahaan dalam menghasilkan laporan-laporan yang berkaitan dengan pengakuan pendapatan. Temuan 4 Adanya kesalahan dalam penamaan formulir untuk mengeluarkan material dari gudang ke area proyek yang seharusnya bukti pengeluaran material tetapi diberi nama Surat Jalan (SJ). Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p574), Dokumen sumber yang dipakai dalam prosedur pengeluaran barang gudang adalah

70 111 bukti pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh Bagian Gudang untuk mencatat pengeluaran persediaan karena pemakaian intern. Sebab Perusahaan tidak terlalu memperhatikan perbedaan antara prosedur pengeluaran material untuk kepentingan intern dan prosedur pengeluaran material untuk kepentingan ekstern. Akibat Terjadi kesalahan penafsiran terhadap material yang dikeluarkan oleh gudang, karena penggunaan Surat Jalan (SJ) biasanya digunakan untuk prosedur pengeluaran material untuk kepentingan eksternal. Rekomendasi Pengunaan formulir bukti pengeluaran material dalam proses pengeluaran material dari gudang ke area proyek. Temuan 5 Kriteria Perusahaan belum mempunyai jurnal pengakuan pendapatan. Menurut Stice, Stice, dan Skousen (2004, p567), pengakuan mengacu pada waktu pencatatan transaksi pada pembukuan. Dua kriteria FASB untuk pengakuan pendapatan dan keuntungan, dinyatakan dalam concepts statement No.5 dari FASB. Pendapatan dan keuntungan pada umumnya diakui ketika : 1. Pendapatan atau keuntungan tersebut sudah direalisasi atau dapat direalisasi. 2. Pendapatan dan keuntungan tersebut diperoleh dari