BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 29 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan dan Bidang Usaha PT. Bumi Citra Alam lestari adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang general kontraktor dan supplier bangunan yang didirikan pada tanggal 21 September 2010 oleh Bapak Heri Mulyana yang berlokasi di Jl Raya Industri Cibarusah No. 78 Blok 1F Komplek Kusuka, Cikarang Bekasi, Telepon/Fax : / Perusahaan ini didirikan berdasarkan akta notaris no. 78 tanggal 24 November 2010 oleh Ny. Sri Herawati Anwar Effendi, SH dan disahkan oleh Menteri Kehakiman dengan Surat Keputusan Mentri Kehakiman RI nomor C-194 HT TH PT. Bumi Citra Alam Lestari (BCAL) telah di lengkapi dengan surat izin yang di antaranya adalah surat : NPWP : SIUP : / / BPPT / PM-00 / IX / 2010 Perusahaan yang baru berjalan selama satu tahun ini, mengawali pekerjaannya dengan melakukan jasa instalasi gedung yang memberikan jasa pemasangan elektrikal dan mekanikal. Namun seiring berjalannya waktu, perusahaan ini terus berusaha mengembangkan usahanya sehingga tercapainya visi dan misi yang diharapkan oleh perusahaan ini. Perusahaan 29

2 30 percaya bahwa mereka dapat menjadi partner yang dapat diandalkan di bidang general kontraktor dan supplier Visi & Misi Visi Menjadi perusahaan kontraktor yang terkemuka dan dapat memberikan citra positif bagi siapapun juga karena bagi perusahaan "KERJA KERAS SEBAGAI WUJUD IBADAH" Misi Semoga mendapat kesuksesan yang dapat atau bisa dinikmati banyak orang Menyediakan jasa kontraktor yang handal untuk memenuhi bisnis masyarakat Melakukan perbaikan bisnis guna memenuhi harapan perusahaan Menjalani kemitraan yang baik yang saling menguntungkan bagi rekanan Membuat tim yang solid dan menciptakan keharmonisan disetiap departemen perusahaan untuk mendukung visi perusahaan Struktur Organisasi

3 31 Struktur organisasi PT. Bumi Citra Alam Lestari KOMISARIS PRESIDENT DIREKTUR DIREKTUR MARKETING DIREKTUR OPERASIONAL DIREKTUR KEUANGAN ADMINISTRASI STAFF ADMINISTRASI PROJECT MENAGER ACCOUNTING STAFF ACCOUNTING ENGINEERING/DRAFTER ESTIMATOR WAREHOUSE SUPERVISOR ELECTRICAL SUPERVISOR MECHANICAL LOGISTIC DRIVER Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Bumi Citra Alam Lestari (BCAL) Sumber : Direktur Marketing PT Bumi Citra Alam Lestari (BCAL) Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Deskripsi tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-

4 32 masing divisi dalam struktur PT. Bumi Citra Alam Lestari (BCAL) adalah sebagai berikut : PRESIDEN DIREKTUR : Mengevaluasi setiap penawaran order proyek yang masuk Memimpin rapat para karyawan Negosiasi harga Menyusun rencana kerja dan tujuan perusahaan Menerima surat kontrak Memeriksa dan mengotorisasi perjanjian kontrak Mengotorisasi Surat Perintah Kerja (SPK) Mengotorisasi Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) DIREKTUR KEUANGAN Menandatangani buku bilyet giro dan cek Mengontrol keuangan di Bank dan merevisi tagihan Bertanggung jawab dalam pembayaran para karyawan, para buruh tukang, dan supplier Membuat Kuitansi Bukti Pembayaran Menerima pembayaran dari Main Kontraktor DIREKTUR MARKETING Mencari order

5 33 Mendatangi rapat tender Menerima Bill Of Quantity (BQ) Menandatangani order barang Negosiasi harga Memeriksa Bukti Kas Keluar Mengarsip Surat Kontrak ACCOUNTING Membuat Neraca Laba Rugi Bertanggung jawab atas penghitungan pajak dan pembayaran pajak pada perusahaan Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen yang telah diberikan oleh Direktur Keuangan Memeriksa Laporan Kas Kecil Bertanggung jawab atas Laporan Transaksi dan Laporan Keuangan perusahaan DIREKTUR OPERASIONAL PROYEK Mengajukan Penawaran Harga kepada Presiden Direktur Menerima SPK Mencari Order Melakukan survei ke lapangan Meninjau proyek Melakukan perencanaan pengerjaan proyek

6 34 Mendiskusikan Penawaran Harga MANAGER PROYEK Melakukan survei ke lapangan Menerima SPK Mengarsip SPK Membuat BASTP Membuat schedule pengerjaan proyek Mengawasi jalannya pekerjaan dilapangan ESTIMATOR Menghitung Budget Harga Bill of Quantity (BQ) Mengarsip Surat Jalan Menghitung gaji karyawan proyek Menghitung jumlah pemakaian barang-barang yang telah dipergunakan oleh proyek LOGISTIK Pengadaan barang- barang untuk proyek Membuat Purchase Order Membuat rangkap pembelian barang-barang Mengotorisasi SPB Mengarsip SPB

7 35 SUPERVISOR Pengawas proyek dan para pekerja proyek Mengajukan permintaan barang-barang kebutuhan proyek kepada Logistik Melaporkan proyek yang sedang berjalan Mengajukan Permintaan Barang ADMINISTRASI Membuat Invoice Mengarsip Invoice Membuat Faktur Pajak Operator 3.2. Sistem Yang Berjalan Proses Bisnis Yang Berjalan Proses bisnis PT. BUMI CITRA ALAM LESTARI (BCAL) pertama-tama Direktur Marketing menerima informasi mengenai adanya lelang tender yang diadakan oleh beberapa Main Kontraktor. Kemudian Direktur Marketing mencari order dengan mengunjungi ke beberapa Main Kontraktor tersebut dengan membawa Company Profile dan Main Kontraktor memberikan Bill of Quantity (BQ) kepada Direktur Marketing. Lalu Direktur

8 36 Marketing bersama Direktur Operasional mendiskusikan kepada Presiden Direktur tentang BQ tersebut, lalu oleh Direktur Marketing BQ diberikan kepada Estimator untuk penghitungan budget harga. Setelah budget dibuat, lalu Estimator memberikan BQ dan Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) kepada Presiden Direktur untuk diperiksa dan diotorisasi. Kemudian Presiden Direktur menyerahkan PHP kepada Main Kontraktor melalui dan menyerahkan BQ kepada Project Manager. Setelah menerima PHP, Main Kontraktor mengundang Direktur Marketing melalui untuk hadir pada rapat tender dan melakukan negosiasi harga. Pemenang tender biasanya diumumkan pada saat itu juga. Setelah Main Kontraktor memutuskan BCAL memenangkan tender, selanjutnya Main Kontraktor mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK). SPK yang diterima oleh Project Manager akan diperiksa dan disamakan dengan PHP untuk kemudian diserahkan kepada Presiden Direktur untuk diotorisasi. SPK yang telah diotorisasi akan dikembalikan kepada Project Manager untuk di copy 2 lembar. Lembar 1 : untuk Supervisor Lembar 2 : untuk diarsip oleh Administrasi Kemudian SPK akan dikembalikan kepada Main Kontraktor. Untuk pembayaran, biasanya akan dilakukan secara bertahap atau melalui termin-termin, misalnya pembayaran atas nilai kontrak sebesar Rp ,- dilakukan melalui 5 (lima) tahapan berikut: Termin 1 : Tahap sebelum pengerjaan dilakukan yaitu dp 10%,

9 37 dilakukan pembayaran sebesar 10% Termin 2 : Jika pembangunan sudah mencapai 20%, dilakukan pembayaran sebesar 15% Termin 3 : Jika pembangunan sudah mencapai 35%, dilakukan pembayaran sebesar 25% Termin 4 : Jika pembangunan sudah mencapai 70%, dilakukan pembayaran sebesar 30% Termin 5 : Jika pembangunan sudah mencapai 100%, dilakukan pembayaran sebesar 20% Maka berdasarkan tahapan pembayaran tersebut, PT. Bumi Citra Alam Lestari akan menerima pembayaran secara bertahap sebagai berikut: Termin 1 : 10% x Rp ,- = Rp ,- Termin 2 : 15% x Rp ,- = Rp ,- Termin 3 : 25% x Rp ,- = Rp ,- Termin 4 : 30% x Rp ,- = Rp ,- Termin 5 : 20% x Rp ,- = Rp ,- Total pembayaran yang diterima = Rp ,- Administrasi akan membuat Invoice sebagai DP 10% untuk pekerjaan tersebut kepada Main Kontraktor disertai dengan Faktur Pajak 3 rangkap. Invoice rangkap 3 diantaranya : 1. Rangkap 1 warna putih diberikan kepada Main Kontraktor sebagai Bukti Pembayaran yang sudah dilunasi

10 38 2. Rangkap 2 warna merah diberikan kepada Main Kontraktor sebagai Bukti Pembayaran bila ada pembayaran yang belum dilunasi 3. Rangkap 3 warna kuning sebagai arsip Administrasi BCAL Faktur Pajak Rangkap 3 diantaranya : 1. Rangkap 1 untuk Main Kontraktor 2. Rangkap 2 untuk dikirim ke kantor pajak 3. Rangkap 3 untuk arsip Administrasi Pembayaran diterima via transfer. Setelah mentransfer pembayaran, maka Main Kontraktor akan mengkonfirmasinya via telepon kepada Direktur Keuangan yang selanjutnya Main Kontraktor akan mengirimkan Bukti Transfer. Kemudian Direktur Keuangan akan memberikan Invoice rangkap 1 sebagai bukti pelunasan pembayaran DP 10%, dan mengkonfirmasi Direktur Operasional untuk memulai pekerjaan. Kemudian Direktur Operasional melakukan survei ke area proyek kerja bersama Project Manager dengan membawa BQ dan SPK. Project Manager meng-copy BQ dan menyerahkan BQ beserta SPK kepada Supervisor, kemudian memerintahkan Supervisor untuk membagi pekerjaan kepada Leader Mekanikal dan Leader Elektrikal yang akan disampaikan kepada anak buahnya untuk memulai pekerjaan.tersebut. Ketika proyek berjalan maka ada kebutuhan barang yang akan di order oleh Leader. Ketika Leader memeriksa gudang dan mengetahui adanya kebutuhan barang, maka Leader akan memberitahu Supervisor tentang

11 39 kebutuhan barang. Lalu Supervisor akan membuat Surat Permintaan Barang (SPB) sebanyak 2 rangkap: 1. Rangkap 1 untuk Logistik 2. Rangkap 2 untuk Supervisor Setelah menerima SPB rangkap 1, kemudian Logistik akan mengotorisasi dan mengkonfirmasi Administrasi untuk membuat Surat Jalan (SJ) rangkap 4 yaitu : 1. Warna putih untuk Supervisor yang membawa barang ke proyek 2. Warna merah ke Estimator untuk menghitung jumlah pemakaian barangbarang yang telah dipergunakan oleh proyek 3. Warna kuning untuk arsip Logistik 4. Warna biru untuk arsip Administrasi Setelah menerima SJ, Estimator membuat Purchase Requisition (PR) sebanyak 3 rangkap untuk diserahkan kepada Main Kontraktor sebagai permintaan penggantian barang yang telah dipakai untuk proyek. - Rangkap 1 untuk Main Kontraktor - Rangkap 2 diserahkan kepada Logistik - Rangkap 3 untuk diarsip Setelah menerima PR, Main Kontraktor akan mengirim barang dan diterima oleh Logistik. Kemudian barang akan disamakan dengan PR, kemudian Logistik akan membuat Good Receipt (GR) Barang beserta SJ yang di terima oleh Supervisor kemudian akan dicocokan dengan SPB. Setelah dicocokan SJ akan di otorisasi oleh

12 40 Supervisor dan di arsip. Kemudian Supervisor akan melanjutkan pekerjaannya. Setiap harinya Supervisor akan melaporkan setiap hasil dari pengerjaan proyek dengan memberi tanda menggunakan stabilo pada BQ sebagai tanda bahwa pengerjaan proyek sudah dikerjakan yang kemudian akan didiskusikan dengan Presiden Direktur. Setelah pengerjaan proyek selesai pada tahap tertentu, Administrasi akan membuatkan Work Progress yang akan diberikan kepada Main Kontraktor untuk diotorisasi. Kemudian Administrasi akan membuat Invoice 3 rangkap dan FP seperti saat penagihan Down Payment ( DP) 10% dan menerima pembayaran seperti DP 10%. Ketika pengerjaan sudah selesai 100%, maka Project Manajer akan membuat Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) 2 rangkap. Rangkap 1 untuk Main Kontraktor Rangkap 2 untuk diarsip Kemudian Project Manajer akan menyerahkan BASTP kepada Presiden Direktur untuk ditandatangani, kemudian menyerahkan rangkap 1 kepada Main Kontraktor. Selanjutnya Main Kontraktor akan menyerahkan SPK asli kepada Project Manager. Kemudian SPK tersebut akan diberikan kepada Presiden Direktur untuk diotorisasi yang selanjutnya diserahkan kepada Administrasi. Setelah menerima SPK asli, Administrasi akan membuat Invoice 3 rangkap dan FP 3 rangkap untuk diserahkan kepada Main Kontraktor beserta SPK asli yang telah diotorisasi.

13 41 Pembayaran diterima via transfer. Setelah mentransfer pembayaran, maka Main Kontraktor akan mengkonfirmasinya via telepon kepada Direktur Keuangan dan menyerahkan Bukti Transfer. Tiap per 3 bulan, Accounting akan membuat Laporan Laba/Rugi berdasarkan Kwitansi, Invoice, Faktur Pajak, Struk Pembelian dan Pengeluaran atau Penerimaan Kas, yang nantinya akan diserahkan kepada Presiden Direktur.

14 Rich Picture Gambar 3.2 Rich Picture 42

15 43 Gambar 3.2 Rich Picture Event Table No Event Internal Agent Start When Activities 1. Mencari order Direktur Marketing Ketika mendengar Mengunjungi Main kontraktor acara tender lelang Menyerahkan Company Profile Menerima Bill of Quantity (BQ) Mendiskusikan BQ Menyerahkan BQ kepada Estimator 2. Menghitung Budget Estimator Ketika Menerima BQ Harga menerima BQ Menghitung budget dari Direktur harga Marketing Membuat Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) Menyerahkan BQ dan PHP kepada Presiden Direktur 3. Mengotorisasi PHP Presiden Ketika Menerima PHP 54

16 44 Direktur menerima PHP Mengecek PHP yang dihitung sudah dari Mengotorisasi PHP Menyerahkan PHP Estimator kepada Kontraktor Main 4. Mengikuti Rapat Direktur Ketika Menerima Tender Marketing menerima undangan rapat undangan rapat Menghadiri rapat dari Main Melakukan Kontraktor Negosiasi harga 5. Menerima Perintah Project Manager Setelah Menerima SPK Kerja memenangkan Mengecek SPK tender dengan PHP Menyerahkan SPK ke Direktur Presiden untuk diotorisasi Meng-copy SPK Menyerahkan SPK sign Supervisor kepada dan Administrasi

17 45 Menyerahkan SPK kepada Main Kontraktor 6. Melakukan Administrasi Ketika Membuat Invoice 3 Penagihan DP 10% menerima SPK rangkap Membuat Faktur Pajak 3 rangkap Menyerahkan Invoice rangkap 2 beserta Faktur Pajak (FP) rangkap 1 kepada Main Kontraktor Mengarsip Invoice dan FP rangkap 3 - Menyerahkan Faktur Pajak rangkap 2 ke kantor pajak 7. Menerima Direktur Ketika Menerima Pembayaran DP Keuangan menerima Pembayaran 10% konfirmasi Menerima Bukti

18 46 lewat telepon Transfer Menyerahkan Invoice rangkap 1 kepada Main Kontraktor Mengkonfirmasi Direktur Operasional untuk memulai pekerjaan 8. Melakukan Perintah Direktur Ketika Melakukan survei Kerja Operasional mendapat area proyek konfirmasi dari Membuat Direktur perencanaan kerja Keuangan Meng-copy BQ Menyerahkan BQ kepada Supervisor Menyerahkan SPK kepada Supervisor Memberi perintah kerja kepada Supervisor 9. Mengerjakan Supervisor Ketika Menerima SPK

19 47 Proyek menerima SPK Menerima copy-an BQ Membagi Pekerjaan kepada Leader Mengkoordinir Leader untuk memulai pekerjaan 10. Melapor Leader Ketika Memeriksa gudang Kebutuhan Barang melakukan Melapor kebutuhan pemeriksaan gudang barang Supervisor kepada 11. Melakukan Supervisor Ketika Membuat Surat Permintaan Barang menerima Permintaan Barang laporan Leader dari (SPB) 2 rangkap Menyerahkan rangkap 1 kepada Logistik untuk diotorisasi Mengarsip rangkap Mengeluarkan Administrasi Ketika Membuat Surat Barang menerima Jalan (SJ) rangkap

20 48 konfirmasi dari Logistik 4 Menyerahkan rangkap 1 kepada Supervisor Menyerahkan rangkap 2 kepada Estimator Menyerahkan rangkap 3 sebagai arsip Administrasi Mengarsip rangkap Melakukan Estimator Ketika Menerima SJ Permintaan menerima SJ Membuat Purchase Penggantian Barang Requisition (PR) banyak 3 rangkap Menyerahkan rangkap 1 kepada Main Kontraktor Menyerahkan rangkap 2 kepada Logistik

21 49 Mengarsip rangkap Menerima Logistik Ketika Menerima PR Penggantian Barang menerima Menerima Barang barang Main Kontraktor 15. Menerima Barang Supervisor Ketika menerima dari Membuat Good Receipt (GR) Menerima barang beserta SJ barang beserta SJ Mencocokan barang beserta SJ Mengotorisasi SJ Mengarsip SJ Melanjutkan Pekerjaan 16. Melakukan Administrasi Ketika - Mencatat Penagihan Tahap Menerima penyelesaian proyek Tertentu Laporan Pengerjaan pada tahap tertentu - Membuat Work Proyek Supervisor dari Progress (WP) - Menyerahkan WP yang telah kepada Main

22 50 didiskusikan dengan Kontraktor diotorisasi untuk Presiden Direktur Membuat Invoice 3 rangkap Membuat Faktur Pajak 3 rangkap Menyerahkan Invoice rangkap 2 beserta Faktur Pajak (FP) rangkap 1 kepada Main Kontraktor Mengarsip Invoice dan FP rangkap 3 - Menyerahkan Faktur Pajak rangkap 2 ke kantor pajak 17. Menerima Direktur Ketika Menerima Pembayaran Tahap Keuangan menerima Pembayaran Tertentu konfirmasi Menerima Bukti lewat telepon Transfer

23 51 Menyerahkan Invoice rangkap 1 kepada Main Kontraktor 18. Melakukan Serah Project Manager Ketika Memeriksa hasil Terima Pekerjaan pekerjaan pengerjaan sudah selesai Membuat Berita Acara Terima Serah Pekerjaan (BASTP) 2 rangkap Menyerahkan BASTP Presiden kepada Direktur untuk diotorisasi Menyerahkan BASTP rangkap 1 kepada Main Kontraktor Mengarsip rangkap 2 Menerima SPK asli

24 52 Menyerahkan SPK asli Presiden kepada Direktur untuk diotorisasi 19. Melakukan Administrasi Setelah Membuat Invoice 3 Penagihan menerima rangkap Pelunasan konfirmasi dari Membuat Faktur Main Pajak 3 rangkap Kontraktor Menyerahkan Dan menerima Invoice rangkap 2, SPK asli sign Faktur Pajak (FP) rangkap 1, beserta SPK asli sign kepada Main Kontraktor Mengarsip Invoice dan FP rangkap 3 - Menyerahkan Faktur Pajak rangkap 2 ke kantor pajak 20. Menerima Direktur Ketika Menerima Pembayaran Keuangan menerima Pembayaran

25 53 Pelunasan konfirmasi lewat telepon Menerima Bukti Transfer Menyerahkan Invoice rangkap 1 kepada Main Kontraktor 21. Membuat Laporan Accounting Setiap 3 bulan Membuat Laporan Laba/Rugi Table 3.1 Event Table Sistem Berjalan

26 54

27 Formulir dan Laporan pada Sistem yang Berjalan 1. Bill Of Quantity (BQ) Merupakan gambaran rencana dari pelaksanaan proyek yang akan digunakan oleh Supervisor untuk menilai sejauh mana proyek dilaksanakan. BQ terdiri dari kerangka rancangan proyek keseluruhan, Kolam Pemilik, Projek, Nama Kontraktor, dan Drawing Title. 2. Surat Perintah Kerja(SPK) Memiliki field sebagai berikut : No SPK, Keterangan Pemasok dan Proyek, Keterangan, Jumlah Budget, Total Budget, V.A.T, Total, Kolam Tanda Tangan Procurement Manager, Ass.Procurement Manager, procurement staff, dan disetujui oleh Presiden Direktur PT. Bumi Citra Alam Lestari. Keguanaan SPK adalah sebagai penugasan kerja kepada perusahaan untuk proses perencanaan dan pengerjaan proyek. 3. Invoice Mempunyai field sebagai berikut : Tempat dan tanggal, No invoice, Nomor Order, No Description, Description, Jumlah barang, Harga Satuan, Jumlah, Sub Total, Diskon, Total jumlah, Terbilang, Total Kontrak, Jumlah Tagihan, Kolom Tanda Tangan untuk penerima Invoice, Pembuat Invoice, dan Pembuat Terakhir. Invoice dibuat oleh

28 56 Direktur Marketing terdiri dari 3 rangkap dimana Rangkap 1 warna putih diberikan kepada Main Kontraktor sebagai Bukti Pembayaran yang sudah dilunasi, Rangkap 2 warna merah diberikan kepada Main Kontraktor sebagai Bukti Pembayaran bila ada pembayaran yang belum dilunasi, Rangkap 3 warna kuning sebagai arsip Administrasi Bumi Citra Alam Lestari. Kegunaan Invoice adalah untuk melakukan tagihan pembayaran kepada Main Kontraktor 4. Surat Permintan Barang (SPB) Memilik field sebagai berikut : Jumlah Permintan Barang, Nama Barang, Keterangan Barang, Jenis Kondisi, Tanggal Permintaan Barang, dan Kolam Tanda Tangan untuk yang meminta barang, Yang Menyetujui dan Yang Mengetahui. SPB dibuat oleh Supervisor berdasarkan kebutuhan barang. SPB terdiri dari 2 rangkap, dimana rangkap satu diberikan kepada Logistik untuk ditanda tangani dan rangkap 2 sebagai arsip Supervisor. Kegunaan SPB adalah untuk meminta barang yang kurang pada saat pelaksanaan proyek. 5. Surat Jalan (SJ) Memiliki field sebagai berikut : Tanggal, Nama Penerima,Tujuan, Nomor Surat, Kendaraan, Nomor Kendaraan, Jenis

29 57 Barang, Nama Barang, Kolom Tanda Tangan untuk Pihak Penerima, dan Pihak Perusahaan. SJ dibuat oleh Administrasi berdasarkan SPB yang diterima. SJ terdiri dari 4 rangkap dimana rangkap 1 untuk Supervisor yang membawa barang ke proyek, rangkap 2 untuk Estimator untuk menghitung jumlah pemakaian barang-barang yang telah dipergunakan oleh proyek, rangkap 3 untuk arsip Logistik, dan rangkap 4 untuk arsip Administrasi 6. Progress Work Memiliki field : Nama Main Kontraktor, Nomer Progress Work, Kolom No,Deskripi, Kontrak, Progress, Rincian Progress, Sub Total, Pajak, Total, Kolam Tanda Tangan Main Kontraktor dan Presiden Direktur. 7. Faktur Pajak Faktur Pajak (FK) dibuat oleh Accounting sebanyak 3 rangkap berdasarkan Invoice. Faktur Pajak rangkap 1 dan 2 akan dikirimkan kepada Main Kontraktor bersamaan dengan Invoice, setelah Main Kontraktor membayarkan kekantor pajak maka rangkap 2 sebagai bukti telah dibayarkan, dan rangkap 3 akan diserahkan kepada Accounting untuk diarsip

30 58 8. Berita Acara Serah Terima Pekerjan (BASTP) Berita Acara Serah Terima Pekerjan (BASTP) dibuat oleh Project Manager yang ditujukan kepada Main Kontraktor sebagai bukti bahwa pekerjaan telah selesai dilakukan. BASTP terdiri dari Nomor BASTP, Tanggal, Pekerjaan, Pihak Pertama sebagai penerima pekerjan dan Pihak Kedua sebagai penyerah pekerjaan, Kolom Tanda Tangan untuk pihak pertama dan pihak kedua. 3.3 Analisis Temuan Hasil Survey Temuan 1 Perusahaan tidak memiliki kejelasan tentang pembagian tugas,dimana SPK dari main kontraktor bisa diterima oleh direktur operasional atau oleh Project Manager. Kriteria Menurut Mulyadi (2001,p 165) Struktur Organisasi memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tangung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Sebab Perusahan belum menerapkan fungsi dari job description yang ada diperusahaan Akibat Dapat menimbulkan ketidakjelasan antara batasan pekerjaan

31 59 yang dilakukan oleh Direktur Operasional dengan Project Manager Rekomendasi Pemisahan tugas dan wewenang antara Direktur Operasional dengan Project Manager. Temuan 2 Ditemukannya Surat jalan, Surat Permintaan Barang yang masih manual. Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p317) Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus bernomer urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh manager yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Sebab Dapat memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan dan transaksi dicatat lebih dari satu kali Akibat Perusahaan akan sulit mengecek apabila ada kesalahan pencatatan Rekomendasi Setiap formulir dibuat kedalam sistem yang dengan otomatis akan menampilkan nomor urut pada dokumen

32 60 Temuan 3 Ditemukannya laporan yang masih belum lengkap yang kurang mendukung proses bisnis Kriteria Menurut Jones dan Rama (2008, p250 ) Laporan (report) adalah penyajian data yang terpola dan tersusun. Laporan dibuat dan digunakan sebagai suatu bagian untuk melengkapi proses bisnis. Sebab Perusahaan tidak memiliki laporan yang lengkap dalam perusahaan Akibat Pihak menejemen tidak dapat mengambil keputusan dengan tepat dan cepat karena laporan yang dibutuhkan kurang Rekomendasi Untuk mengatasi permasalahan yang ada pada perusahaan, maka sebaiknya perusahaan perlu membuat laporan-laporan lain yang dibutuhkan demi mendukung proses pengambilan keputusan. Seperti Laporan Penerimaan Pembayaran, Laporan Tagihan, Laporan Evaluasi Main Kontraktor, Laporan Progress Kontrak, Laporan Permintaan Barang, Laporan Penawaran Harga dan Laporan Pengeluaran Barang Tabel 3.2 Analisis Temuan Hasil Survey 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi

33 61 Berdasarkan metode pengumpulan data yang dilakukan pada PT. Bumi Citra Alam Lestari (BCAL), maka dapat diperoleh pemikiran bahwa informasiinformasi yang dibutuhkan oleh PT. Bumi Citra Alam Lestari (BCAL) adalah sebagai berikut : 1. Informasi mengenai pendapatan yang dapat dilihat pada rancangan laporan penerimaan pembayaran berdasarkan kontrak yang telah dibuat dalam aplikasi 2. Informasi mengenai data-data Main Kontraktor yang paling sering menggunakan jasa yang dapat dilihat pada Evaluasi Main Kontraktor. Berdasarkan analisa hasil temuan, maka didapatkan identifikasi informasi yang dibutuhkan. Dokumen dan laporan yang dibutuhkan dalam Sistem Informasi Jasa pada PT. Bumi Citra Alam Lestari adalah sebagai berikut : Dokumen: 1. Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) Dokumen yang berisi No.Urut, Kode Penawaran Harga, Kode Main Kontraktor, Nilai Proyek, dan mendeskripsikan Perincian, Tanggal, Status. 2. Kontrak Dokumen yang berisi Nomor Urut Kontrak, Kode Kontrak, Nama Kontrak, selain itu juga terdapat deskripsi Keterangan Kontrak, Kontrak Nomor, Kontrak SPK, Nilai Kontrak, dokumen juga berisikan Periode Awal dan Periode Akhir, Lokasi

34 62 Proyek, Status, Kontrak, Tipe Servis, Kode Main Kontraktor, Kode PHP. 3. Invoice dan Faktur Pajak Dokumen berisikan No urut, tanggal tagihan dan tanggal jatuh tempo. Selain itu dokumen berisikan Kode Kontrak, Kode Kontraktor, No faktur Pajak, tahap penyelesaian dan Nama Main Kontraktor. Serta mendeskripsikan keterangan servis dan harga dan total tagihan. 4. Surat Permintaan Barang Dokumen berisikan Kode Permintaan Barang, Tanggal, Kode Karyawan, Kode Kontrak, Prioritas, Alasan, dan Status. Selain itu juga terdapat Kode Barang, Nama Barang, Jumlah, dan Satuan. 5. Form Pengeluaran Barang Dokumen berisikan Kode Pengeluaran Barang, Tanggal, Kode Karyawan, Alamat Pengiriman, Kode Kontrak, Kode Permintan Barang, selain itu juga terdapat Kode Barang, Nama Barang, Jumlah, Satuan, Jumlah Yang Diminta dan Sisa Yang Diminta. 6. Surat Permintaan Pembelian Barang Dokumen berisikan Kode Permintaan Pembelian Barang, Tanggal, Status, Kode Kontrak, Kode Main Kontraktor, Prioritas. Selain itu juga terdapat Kode

35 63 Barang, Nama Barang, Jumlah, dan Satuan. 7. Surat Terima Barang Dokumen berisikan Kode Terima Barang, Tanggal, Kode Kontrak, Kode Main Kontrak, Keterangan. Selain itu juga terdapat Kode Barang, Nama Barang, Jumlah, Satuan, Jumlah Yang Diminta dan Sisa Yang Diminta. 8. Bukti Penerimaan Pembayaran Dokumen berisikan Kode Pembayaran, Tanggal, Kode Penagihan, Total Tagihan, Sisa Tagihan, Total Dibayar, Nama Bank, No.Referensi, Keterangan. 9. Work Progress Dokumen berisikan Kode Work Progress, Tanggal dibuat, Kode Kontrak, Kode Main Kontraktor, Presentase Progress Berjalan, Presentase Progress Sebelumnya, dan Keterangan. 10. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) Dokumen berisikan Kode BASTP, Kode Kontrak, Kode Main Kontraktor, Tanggal dibuatnya, dan Keterangan. Laporan terbagi atas 5, yaitu : 1. Laporan Financial : Laporan Penerimaan Pembayaran, Laporan Jatuh Tempo

36 64 Tagihan, Laporan Penagihan vs Penerimaan Pembayaran a. Laporan Penerimaan Pembayaran : berisikan informasi mengenai data penerimaan pembayaran per 3 bulan b. Laporan Jatuh Tempo : berisikan informasi data mengenai status invoice yang sudah jatuh tempo c. Laporan Penagihan vs Penerimaan Pembayaran : berisikan data mengenai informasi perbandingan antara data penagihan dengan penerimaan pembayaran 2. Laporan Analisis Laporan Evaluasi Main Kontraktor : berisikan data mengenai main kontraktor yang paling sering melakukan order pekerjaan dalam periode 3 bulan 3. Laporan Progress Kontrak Laporan Progress Kontrak : berisikan progress kontrak yang sedang dalam pengerjaan 4. Laporan Barang : Laporan Permintaan Barang, Laporan Pengeluaran Barang, Laporan Permintaan vs Pengeluaran Barang a. Laporan Permintaan Barang : berisikan data mengenai barang-barang yang diminta pada saat pengerjaan proyek b. Laporan Pengeluaran Barang : berisikan data mengenai barang-barang yang

37 65 dikeluarkan pada saat pengerjaan proyek c. Laporan Permintaan vs Pengeluaran Barang : berisikan data mengenai perbandingan antara permintaan barang dan pengeluaran barang yang terjadi pada saaat proyek berlangsung 5. Laporan Penawaran Harga Laporan Penawaran Harga : berisikan mengenai status penawaran harga