BAB III ANALISA MASALAH DAN PERANCANGAN. - sekarang. Didirikan oleh Bpk Toto Mardianto, Drs yang sebelumnya hanya staff

Transkripsi

1 28 BAB III ANALISA MASALAH DAN PERANCANGAN 3.1. Sejarah dan Struktur PT. XXX PT.XXX industri Penyediaan alat alat kantor didirikan pada tahun sekarang. Didirikan oleh Bpk Toto Mardianto, Drs yang sebelumnya hanya staff karyawan kantor biasa dan ingin nantinya saat pensiun mempunyai usaha sendiri untuk menambah penghasilan. Ini adalah salah satu perusahaan terkemuka yang awalnya hanya perusahaan kecil dimana modal awal diperoleh bapak Toto dari uang hasil pensiun dan tabungan. PT.XXX adalah: komitmen yang berkelanjutan di berorientasi kepuasan layanan pelanggan kemampuan tinggi tingkat adaptasi dalam mencapai kepuasan pelanggan, kualitas tinggi, harga terjangkau dan pelayanan terbaik. Terbukti dari pelanggan PT.XXX yang semulanya hanya beberapa perusahaan di jakarta dan sekitarnya, kini berkembang ke beberapa negara tetangga seperti Malaysia, Singapore dan Brunai darussalam. V i s i Terdepan dalam Penyediaan alat alat kantor berkualitas tinggi M i s i Adapun misi dari PT. XXX adalah : Make a Good service and Quality Membuat pelayanan dan kualitas yang baik bagi pelanggan PT.XXX yang semulanya hanya menyediakan alat alat kantor seperti meja, kursi dan lemari yang berkualitas, kini berkembang ke alat alat kantor elektronik seperti komputer, printer, mesin fotokopi dan lain lain. 28

2 29 BAGAN 3.1 Bagan Struktur Organisasi PT XXX Keterangan tugas masing masing bagian : Officer settlement : bagian yang membuat laporan - laporan piutang. Officer dok SPM (Super Market) : bagian yang menyiapkan dokumen dokumen ekspor dipelabuhan Officer dok Lokal : bagian yang menyiapkan dokumen dokumen lokal Group leader finance : bagian yang memantau kegiatan settlement dan mengelola web Manager finance : bagian yang menaungi semua kegiatan finance Dan user hanya akan berhubungan dengan group leader finance jika ada sesuatu yang berhubungan dengan hutang piutang.

3 Perancangan Sistem berorientasi Objek dengan UML Divisi Finance di lingkungan PT. XXX dalam melakukan administrasinya lebih terfokus pada sistem pencatatan uang masuk atau uang keluar. Untuk saat ini pengkontrolan pencatatan tersebut masih belum maksimal sehingga perlu mendapat perhatian penuh. Dalam bahasan ini di gambarkan dengan menggunakan diagram use-case dan diagram aktifitas yang terjadi untuk administrasi data Outstanding Piutang yang meliputi pencatatan Invoice pelanggan. Dalam perancangan Sistem Informasi Outstanding piutang PT. XXX ini berdasarkan batasan yang diambil oleh penulis maka dapat diidentifikasi aktoraktor yang terlibat di dalamnya yaitu: 1. Pelanggan, yang berperan sebagai penerima output dan pemberi input dan di dalam model rancangan yang diusulkan pelangan berinteraksi langsung dengan sistem melalui intranet. 2. Staff Finance, yang merupakan sebagai user dalam untuk mengelola data piutang outstanding. 3. Manager Finance, berperan sebagai pemakai sistem untuk keperluan analisa setiap kebijakan yang berhubungan dengan piutang pelangan Use-case Bisnis Sistem Yang Berjalan Diagram use-case yang terlihat pada Gambar 3.1 merupakan model yang ditinjau dari sisi penerima output atau pemberi input yaitu pelangan PT. XXX yang disebut sebagai Aktor, kegiatan yang dilakukan oleh aktor ini (yang disebut dengan Use-Case) terdiri dari:

4 31 Use-Case Pelangan mengajukan order pesanan yaitu memberikan data pesanan order barang kepada Bagian finance Use-Case Pelangan Menerima bukti tagihan dari finance. Use-Case Pelangan Melakukan pembayaran ke finance. Melakukan order Pelanggan Menerima invoice Melakukan pembayaran GAMBAR 3.1 Use-Case Bisnis SI Outstanding Piutang Yang Berjalan Diagram Aktifitas Mengajukan Order Pesanan Untuk mengajukan order pesanan, terlebih dahulu pelangan melakukan pemesanan awal barang kepada staff finance, setelah itu staff finance akan melakukan cek ketersediaan barang di gudang jika tersedia maka akan di buatkan document mencatat pesanan order jika tidak tersedia akan melakukan konfirmasi ke pelanggan. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.2.

5 32 PELANGGAN FINANCE Order pesanan Konfirmasi ke pelanggan Tdk tersedia cek order Tersedia Catat order GAMBAR 3. 2 Diagram Aktifitas Order Sistem Berjalan Diagram Aktifitas Pelanggan Menerima Invoice (Tagihan) Dalam aktifitas pelangan menerima tagihan ini, Staff Finance melihat kedalam sistem ERP mengenai status piutang pelangan, setelah tahu status piutang maka staff finance melakukan pencetakan dan pengiriman invoice kepada pelangan. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.3

6 33 FINANCE PELANGGAN Lihat piutang Terima piutang Cetak piutang Kirim piutang GAMBAR 3. 3 Diagram Aktifitas Pelangan Menerima Invoice Yang Berjalan Diagram Aktivitas Pelanggan Melakukan Pembayaran Dalam aktivitas pelangan melakukan pembayaran, setelah pelangan menerima pemberitahuan piutang usaha maka pelangan melakukan pembayaran melalui bank. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.4

7 34 PELANGGAN BANK Lihat piutang Terima pembayaran Melakukan pembayaran GAMBAR 3.4 Diagram Aktifitas Pembayaran Invoice yang berjalan 3.3 Analisa sistem yang diusulkan Berdasarkan analisa sistem yang berjalan ada beberapa kelemahan yaitu : Pelanggan tidak mengetahui kapan piutangnya akan jatuh tempo karena harus menunggu informasi dari perusahaan. Pihak perusahaan mengalami kesulitan didalam memonitoring pelanggan yang jatuh tempo secara cepat dan tepat. Pihak perusahaan membutuhkan banyak biaya dalam pengelolaan piutang.

8 Sistem use case yang diusulkan Dalam sistem yang diusulkan ini finance dan pelanggan dapat berinteraksi langsung dengan sistem. Disini finance bisa mengelola data piutang dan data pelanggan dan pelanggan dapat melihat piutangnya. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.5 Login Kelola data piutang Staff finance include Kelola data pelanggan Verifikasi data Pelanggan Lihat data piutang GAMBAR 3.5 Sistem use case yang diusulkan Berikut skenario dari use case Gambar 3.5 diatas : Tabel 3.1 Skenario usa case finance kelola data pelanggan Nama use case Aktor Deskripsi Kelola data pelanggan Finance Admin dapat menikmati fasilitas dalam

9 36 Fungsi utama aplikasi Mengelola data pelanggan Tabel 3.2 Skenario usa case finance kelola data piutang Nama use case Aktor Deskripsi Fungsi utama Kelola data piutang Finance Admin dapat menikmati fasilitas dalam aplikasi Mengelola data piutang Tabel 3.3 Skenario usa case pelanggan verifikasi akun data Nama use case Aktor Deskripsi Fungsi utama Verifikasi akun data Pelanggan Pelanggan dapat melihat data piutang kecocokan data verifikasi Tabel 3.4 Skenario usa case pelanggan lihat data piutang Nama use case Aktor Deskripsi Fungsi utama Lihat data piutang Pelanggan Lihat data piutang Pelanggan bisa lihat data piutang

10 Diagram aktifitas finance Alur kerja dari diagram aktifitas finance, diawali finance yang berhubungan langsung dengan sistem, finance login masukkan user id dan password setelah berhasil maka akan muncul tampilan menu dan finance akan mengelola data pelanggan dan data piutang setelah berhasil lalu cetak sebagai berkas laporan dan selesai. Lihat gambar 3.6 FINANCE SISTEM Login salah Login verifikasi Tambah pelanggan Edit pelanggan cetak Tampilkan perubahan GAMBAR 3.6 Aktifitas mengelola data pelanggan dan data piutang

11 Diagram aktifitas pelanggan Didalam diagram akifitas pelanggan ini pelanggan bisa langsung melihat data piutang yang akan jatuh tempo sendiri sehingga tidak perlu menunggu konfirmasi dari finance lagi. Lihat gambar 3.7 PELANGGAN SISTEM Password salah Input user & password Verifikasi Lihat outstanding piutang Tampilkan menu GAMBAR 3.7 Diagram aktifity pelanggan

12 Sequence Diagram Pelanggan Adapun proses detail dari gambar sequence diagram dibawah adalah pelanggan memasukkan data untuk login kemudian sistem akan mengirimkan ke database untuk lihat data invoice. Pelanggan akan bisa melihat data invoice. Lihat gambar 3.8 Pelanggan Login Sistem Aktor Verifikasi Data Login Lihat data piutang Login salah Tampilkan data GAMBAR 3.8 Sequence diagram Pelanggan lihat data Piutang

13 Sequence diagram Finance kelola data piutang dan pelanggan Proses detail dari gambar dibawah finance login pada aplikasi. Finance melakukan input data piutang dan data pelanggan yang akan disimpan pada sistem setelah proses simpan data selesai maka finance memperoleh pesan berhasil. Lihat gambar 3.9 Finance Login Kelola data piutang /pelanggan Sistem Aktor Verifikasi Input data Sistem Login Login salah Input data piutang/pelanggan Simpen data Pesan penyimpanan berhasil GAMBAR 3.9 Sequence diagram finance kelola data piutang/pelanggan Skema relasi Skema relasi yang dibangun sebagai berikut : 1. Pelanggan (#custcode,custname,invdate,due_date,add1,add2,add3) 2. Outstanding

14 41 (#custcode,custname,totso,totde,ltotinv,category,crlimit) 3. Finance (#custcode,custname,so,inv,invdate,add1,add2,add3,stockname,qty,unitpri ce,duedate,diskon,sj) 4. Masterstock (#stockcode,stocktname) Outstanding custcode custname totso totdel totinv category crlimit m m Finance Custcode Custname So Inv Inv_date Add1 Add2 Add3 Stockname Qty Unitprice Duedate Diskon Sj 1 n m Master stock Stockcode stockname 1 Pelanggan m Custcode Custname Add1 Add2 Add3 crlimit 1 GAMBAR 3.10 Diagram hubungan antar Objek

15 Perancangan Struktur Basis Data Untuk keperluan pengolahan data, maka diperlukan file-file yang berfungsi untuk menyimpan data-data. File database yang dibuat dengan menggunakan MySQL ini mempunyai dua belas table utama, spesifikasi file sebagai berikut TABEL 3.5 Struktur Table Finance No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. CUSTCODE CHAR 10 No kode pelangan [PK] 2. Custname VARCHAR 35 Nama Pelangan 3. SO CHAR 10 No Sales order 4. Inv CHAR 6 Nilai Tagihan 5. Inv_Date DATETIME 8 Tanggal Penagihan 6. Addres1 VARCHAR 35 Alamat 1 7. Addres2 VARCHAR 35 Alamat 2 8. Addres3 VARCHAR 35 Alamat 3 9. Stockname VARCHAR 50 Nama Barang 10. Qty DECIMAL (20.8) Jumlah barang 11. Unitprices DECIMAL (28.8) Harga satuan 12. Duedate DATETIME 8 Tanggal jatuh tempo 13. Diskon VARCHAR 6 Potongan 14. SJ VARCHAR 20 Surat jalan

16 43 TABEL 3.6 Struktur Table outstanding No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. CUSTCODE CHAR 10 Kode Pelangan [PK] 2. Custname VARCHAR 35 Nama Pelangan 3 Totso Decimal 18 Total Amount Sales Order 4 TotDel Decimal 18 Total Delivery 5 TotInv Decimal 18 Total Invoice 6 Category VARCHAR 4 Kategory 7 Crlimit VARCHAR 20 Nilai Uang deposit TABEL 3.7 Struktur Table login No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. ID CHAR 4 Id User [Primary key] 2. Datetime VARCHAR 100 Waktu Login 3. IP_address VARCHAR 16 Alamat User 4 Username VARCHAR 32 Nama User 5 Password VARCHAR 32 Kata Kunci 6 Correct TINYINT 1 Status

17 44 TABEL 3.8 Struktur Table Master Barang No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. Stock_code CHAR 10 Kode barang 2. Nm_Brg VARCHAR 35 Nama Barang TABEL 3.9 Struktur Table Master Customer No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. CustCode CHAR 10 Kode customer 2. Custname VARCHAR 35 Nama pelangan 3 Addres1 VARCHAR 35 Alamat1 4 Addres2 VARCHAR 35 Alamat2 5 Addres3 VARCHAR 35 Alamat3 6 CRLIMIT TINYINT 1 Status 3.5 Perancangan Masukan dan Keluaran. Dapat dilihat perancangan Input Output secara keseluruhan dan hubungan antar halaman mulai dari halaman utama, halaman pelangan beserta halaman yang berkaitan dengan pesanan Pelangan, halaman Tagihan. Untuk kemudahan

18 45 desain web penulis membuat template untuk tampilan header dan footer agar setiap halaman mempunyai header dan footer yang sama dan juga jika ada perubahan pada desain header dan footer cukup hanya dengan merubah file template tersebut, maka secara otomatis seluruh halaman yang memakai file template tersebut akan ikut berubah. Frame Header Depan Login user Login admin Buku tamu Kontak kami Berita Pelanggan Frame Utama Piutang Usaha Frame Footer Home Contact Us Guess Book Profile GAMBAR 3.11 Perancangan halaman utama

19 46 Frame Header Depan Login user Login admin Buku tamu Kontak kami Berita Pelanggan Piutang Usaha User User Id Password Password Frame Footer Home Contact Us Guess Book Profile GAMBAR 3.12 Perancangan halaman login untuk autentifikasi User

20 47 Frame Header Depan Login user Login admin Buku tamu Kontak kami Berita Pelanggan No SO Due date Stock name Diskon Qty SJ Piutang Usaha Unit price invoice Invoice date Customer code Customer name Add 1 Add 2 Save Cancel Add 3 Frame Footer Home Contact Us Guess Book Profile GAMBAR 3.13 Perancangan Halaman Tampil Input Data Invoice Cust code Cust name SO Number SJ Number Invoice Invoice date Piutang Credit Limit xxxxxxxxxxx Total piutang xxxxxxxxxx Total SO xxxxxxxxxx Total delv note xxxxxxxxxx Sisa C/L GAMBAR 3.14 Perancangan halaman tampil daftar piutang Oustanding

21 48 Frame Header Depan Login user Login admin Buku tamu Kontak kami Berita Pelanggan Cust code C/L Piutang Usaha Cust name Add 1 Add 2 Add 3 Save Cancel Frame Footer Home Contact Us Guess Book Profile GAMBAR 3.15 Perancangan halaman Master Customer

22 49 Home Login user Login admin Buku tamu Kontak kami Berita User id User id Password Password Master customer List customer Piutang usaha Pelanggan Master stok code List stok code piutang List piutang Bagan 3.2 Struktur navigasi