BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Gema Nawagraha Sejati berdiri pada tanggal 3 Desember 1995 yang berlokasi di Kawasan Berikat Nusantara (Nusantara Bounded Warehouse), Cakung, Jakarta Utara. dan didirikan oleh Bapak Muslan AR yang juga selaku sebagai President Director. Perusahaan ini didirikan atas izin yang dikeluarkan pada No. SIUP : 27-P-09-2-PB-XI-95 atas nama Muslan AR, adapun No. NPWP : Perusahaan ini bergerak di bidang pelayanan jasa terhadap peti kemas. Adapun kegiatan pelayanan tersebut seperti tempat parkir bagi peti kemas (one-stop container depot), pelayanan pencucian peti kemas (cleaning and washing), reparasi dan perbaikan terhadap peti kemas (repair and maintenance), pemasangan pendingin pada peti kemas (reefers facilities) sampai kepada penginstallan pada truk (hanging container). PT. Gema Nawagraha Sejati memulai kegiatan operasionalnya pada Januari 1992, diatas lahan dengan luas meter persegi dan saat ini seiring dengan bertambah majunya perusahaan dan banyaknya jumlah pelanggan yang ada maka saat ini untuk cabang Jakarta sudah dilakukan 56

2 57 pengembangan wilayahnya menjadi meter persegi. Saat ini PT. Gema Nawagraha Sejati untuk cabang Marunda 1 telah memiliki beberapa pelanggan, yakni Hanjin Shipping, DSR Senator, ZIM Line CP Ship, Canadian Pacific Ships, Maruba, dan Indonesia Fortune Line. Selain itu, melakukan perluasan wilayah bisnis dengan membuka depo di Semarang yang berlokasi di Jalan Madukoro Blok E no 1 dengan luas lokasi meter persegi serta di Surabaya Jalan Tanjung Kalianak 66 no 6 dengan luas meter persegi. Saat ini PT. Gema Nawagraha Sejati adalah perusahaan yang berskala menengah dengan memiliki 104 karyawan di cabang Jakarta Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Gema Nawagraha Sejati ialah : 1. Menjadi salah satu perusahaan pemimpin (Bench-Marking) dalam bidang jasa peti kemas. 2. Meningkatkan kepuasan pelanggan. Misi PT. Gema Nawagraha Sejati ialah : 1. Selalu menyediakan layanan yang terbaik dan memuaskan pelanggan dengan menomorsatukan permintaan pelanggan. 2. Menyediakan fasilitas untuk peti kemas dengan standarisasi internasional didukung oleh manajemen yang memiliki keahian dan staf yang inovatif.

3 58 3. Menjaga relasi dengan perusahaan pelayaran, agen, penyedia jasa transportasi dan penerbangan dalam hal perluasan wilayah bisnis Strukturr Organisasi Perusahaan President Director General Manager Operasional Finance and Adm Umum Bag Kasi Trucking Bag Akuntansi Marketing Bag Kasi Depo Container Purchasing Gudang Sekretariat Perpajakan Gambar 3.1 Struktur Organisasi padaa PT. Gema Nawagraha Sejati (Sumber : PT. Gema Nawagraha Sejati)

4 Tugas dan Tanggung Jawab 1. President Director Mempunyai tugas untuk mengontrol kegiatan bisnis secara keseluruhan yaitu seluruh cabang. Mempunyai tanggung jawab untuk membuat laporan kepada komisaris utama ataupun pemegang saham. 2. General Manager Memiliki tugas untuk mengamati, mengontrol kegiatan perusahaan secara regional. Mempunyai tanggung jawab untuk membuat laporan atas kegiatan operasional perusahan kepada President Director. 3. Divisi Operasional Mempunyai tugas yaitu mencatat seluruh kegiatan operasional mulai dari pencatatan pelanggan datang (gate in) sampai gate out atau peti kemas keluar. Mempunyai tanggung jawab dalam membuat laporan transaksi yang dilakukan pelanggan, kemudian mengirim ke pelanggan. Divisi ini membawahi bagian bagian sebagai berikut: a. Bagian Kasi Trucking

5 60 Kepala Seksi mempunyai tugas untuk mengawasi semua kegiatan operasional pada bidang trucking. b. Bagian Kasi Depo Container Kepala Seksi mempunyai tugas untuk mengawasi semua kegiatan operasional pada bidang Depo Container. 4. Divisi Finance and Administration Divisi ini mempunyai tugas mencatat seluruh transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas perusahaan. Bertanggung jawab dalam membuat dan meyelesaikan penerimaan kas dan pengeluaran kas dalam periode. a. Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi mempunyai tugas untuk membuat jurnal umum yang berguna untuk mengetahui proses bisnis yang dilakukan perusahaan pada setiap periode. 5. Divisi Umum Divisi ini adalah divisi gabungan, yaitu : a. Marketing (Penjualan) Divisi Marketing ini mempunyai tugas dalam melakukan pengembangan dan penambahan relasi atau pelanggan. Divisi ini juga yang akan mengatur mengenai kontrak perjanjian kerja / nota kesepahaman, dan juga

6 61 pembuatan proposal proposal kerja yang akan diberikan kepada pelanggan. b. Purchasing (Pembelian) Divisi Purchasing ini mempunyai tugas untuk menyediakan kebutuhan kebutuhan perusahaan mulai dari suku cadang untuk kegiatan operasional perusahaan sampai kepada perlengkapan perusahaan atau office equipment. c. Gudang Divisi Gudang ini mempunyai tugas untuk menyimpan kebutuhan kebutuhan perusahaan mulai dari suku cadang untuk kegiatan operasional perusahaan sampai kepada perlengkapan perusahaan atau office equipment. Apabila barang telah mencapai batas stok maka divisi ini akan meminta untuk membeli produk yang kekurangan persediaan, pada divisi pembelian. d. Sekretariat Divisi ini mempunyai tugas antara lain untuk support kegiatan bisnis perusahaan seperti mengurus mengenai absensi karyawan, kesejahteraan serta mengurus mengenai surat-surat penting yang datang pada perusahaan. e. Perpajakan

7 62 Divisi ini mempunyai tugas untuk mengurus pajak perusahaan serta membuat laporan atas pajak yang telah dibayarkan. 3.2 Sistem yang Berjalan Formulir pada Sistem Berjalan Formulir yang dihasilkan dan diterima dalam sistem persediaan PT. GNS pada sistem yang berjalan yaitu : 1. Form Permintaan Barang (FPB) Adalah dokumen yang dibuat oleh bagian gudang yang berfungsi mencatat permintaan barang atau suku cadang dari user. Dokumen ini juga berfungsi untuk bukti bahwa barang sudah masuk ke gudang atau keluar dari gudang. Bila barang masuk akan ditulis IN dan bila barang keluar akan ditulis OUT. 2. Purchase Order (PO) Adalah dokumen yang dibuat oleh bagian pembelian sebagai bukti telah dilakukannya transaksi pembelian dan juga digunakan untuk mengecek barang yang telah dikirim oleh supplier. 3. Form Stock Opname Adalah dokumen yang dibuat oleh bagian gudang untuk mencatat hasil pencatatan fisik barang. 4. Kartu Gudang

8 Prosedur Adalah dokumen yang dibuat oleh bagian gudang, yang berisi catatan jumlah barang yang masuk dan keluar untuk setiap jenis barang. Saat ini sistem persediaan yang sedang berjalan Pada PT. Gema Nawagraha Sejati membentuk 6 buah prosedur, yaitu prosedur permintaan barang, pembelian barang, penerimaan barang, pengecekan fisik, pemakaian barang, pelaporan stock. Berikut adalah penjelasan sistem yang sedang berjalan : Pada awalnya user akan meminta barang atau suku cadang truk ke bagian kasi. Kemudian kasi memanggil mekanik untuk dilihat apakah benar barang yang dibutuhkan memang rusak. Setelah menerima review dari mekanik kasi menyetujui dan menanda tangani pembuatan FPB (Form Permintaan Barang) oleh mekanik. Mekanik akan membuat FPB 3 rangkap dan memberikannya ke bagian gudang. Kemudian bagian gudang menerima FPB 3 rangkap dari mekanik dan mencari suku cadang yang diminta. Bila barang yang diminta ada dalam stok persediaan gudang maka bagian gudang akan membuat SPK (Surat Perintah Kerja) dan memberikan suku cadang beserta SPK 1 rangkap ke mekanik. Jika suku cadang habis maka gudang memberikan FPB 2 rangkap yang dibuat FPB ke bagian pembelian. Bagian Pembelian menerima laporan dari gudang disertakan FPB 2 rangkap. Setelah menerima permintaan, kemudian membuat Purchase

9 64 Order ( PO ). Lalu bagian pembelian mengecek dan memlih supllier tempat barang yang akan dibeli. Setelah memilih supplier. Bagian pembelian memberikan PO 3 rangkap dan merekomendasi supplier ke GM (General Manager) untuk disetujui. GM menerima PO 3 rangkap dan menganalisa PO tersebut. Setelah menyetujui PO tersebut GM menandatangani PO tersebut dan memberikannya ke bagian pembelian. Setelah mendapat persetujuan pembelian melakukan pembelian serta pembayaran ke supplier. Dan memberikan PO yang sudah dikonfirmasi dengan FPB ke bagian gudang. Pada saat barang atau suku cadang diterima dari supplier. Bagian gudang mencatat form penerimaan barang masuk dan membuat SPK (Surat Perintah Kerja) 1 rangkap. Dan memberikan suku cadang ke mekanik beserta SPK. Jika barang telah dikeluarkan maka bagian gudang mengisi form barang keluar. Setelah Mekanik menerima barang atau suku cadang beserta SPK rangkap 1 dari bagian gudang. Mekanik memasang suku cadang ke user. Pada akhir bulan bagian pembelian membuat dan menyerahkan laporan persediaan baik masuk ataupun keluar ke GM.

10 Rich Picture Gambar 3.2 Rich Picture

11 Identifikasi Event Event Internal Agent Start When Activity Menerima Bagian kasi Ketika user Melihat kondisi truk permintaan meminta spare Memanggil mekanik part Menerima review dari mekanik Menyetujui permintaan Mengecek Mekanik Ketika bagian Mengecek truk secara kerusakan kasi menyutujui detail permintaan Membuat FPB 3 rangkap memberikan FPB 3 rangkap ke bagian gudang Bila suku cadang habis bagian gudang memberika FPB 2 rangkap yang di buat mekanik Tabel 3.1 Event Table

12 67 Event Internal Agent Start When Activity Membuat PO Bagian pembelian Ketika bagian gudang meminta persediaan spare part Menerima FPB 2 rangkap dari bagian gudang Membuat PO 3 rangkap Memilih supplier Memberikan PO 3 rangkap dan rekomendasi supplier ke GM untuk disetujui Menyetujui GM ketika GM Menerima PO 3 rangkap PO menerima PO dari bagian pembelian untuk disetujui Menganalisa PO tersebut Menandatangani PO tersebut Menerima Bagian pembelian Ketika bagian Membeli suku cadang PO dan pembelian telah yang diminta melakukan menerima PO Melakukan pembayaran pembelian yang telah Memberikan PO yang disetujui GM sudah dikonfirmasi dengan FPB ke bagian gudang Tabel 3.1 Event Table

13 68 Event Internal Agent Start When Activity Menerima Bagian gudang Ketika bagian Menerima suku cadang spare part pembelian telah dari supplier beserta PO dari supplier melakukan Mencatat form penerimaan pembayaran barang masuk kepada supplier Membuat SPK 1 rangkap Memberikan suku cadang ke mekanik dan SPK Mengisi form barang keluar Menerima Mekanik Ketika bagian Menerima SPK 1 rangkap spare part gudang sudah dan spare part dari bagian mendapatkan Memasangkan suku gudang spare part yang cadang ke user diminta Membuat Bagian Pembelian Setiap akhir Setiap akhir bulan Laporan bulan pembelian membuat dan bulanan menyerahkan laporan persediaan ke GM Tabel 3.1 Event Table

14 Overview Activity Diagram user bag.kasi mekanik bag.gudang purchasing GM supplier komputer user meminta barang menerima permintaan barang mengecek kerusakan Mengecek barang FPB FPB Barang ada Barang ada Barang kosong membuat PO tr.po PO Memilih supplier Menganalisa dan mennyetujui PO ms.supllier menerima PO yang telah di approve membeli dan membayar barang PO ms.jenis barang menerima barang dari supplier dan memberikan ke mekanik PO menerima permintaan barang dan mengirimkan barang ke bagian gudang ms.barang menerima barang dari bagian gudang dan memasang spare part Membuat laporan bulanan Gambar 3.3 Overview Activity Diagram

15 Workflow Table Actor Activities Event Menerima Permintaan suku cadang : 1. Menerima permintaan user Bagian Kasi 2. Melihat kondisi truk 3. memanggil mekanik 4. melakukan pengecekan ringan Mekanik 5. memberikan ulasan tentang kondisi truk 6. Menerima ulasan yang diberikan mekanik Bagian Kasi 7. menyetujui permintaan user Event mengecek kerusakan Mekanik 8. mengecek kerusakan secara detail 9. membuat FPB 3 rangkap 10. meminta suku cadang ke bagian gudang dan memberikan FPB 3 rangkap Tabel 3.2 Workflow Table

16 71 Actor Activities 11. mencari suku cadang ke gudang 12. bila ada bagian gudang mengisi form barang keluar 13. membuat SPK 1 rangkap 14. memberikan suku cadang dan SPK ke bagian mekanik 15. menerima SPK dan suku cadang dari bagian gudang bila tidak ada bagian gudang memberikan FPB 2 rangkap ke bagian pembelian Event membuat PO Bagian pembelian 16. menerima FPB 2 rangkap dari bagian gudang 17. membuat PO 3 rangkap 18. memilih supplier 19. memberikan PO 3 rangkap untuk di setujui Event Menyetujui PO : GM 20. Menerima PO 3 rangkap dari pembelian 21. Menganalisa PO 22. Menyetujui dan menandatangani PO Tabel 3.2 Workflow Table

17 72 Actor Activities Event Menerima PO dan melakukan pembayaran : Bagian Pembelian 23. Menerima PO yang sudah dusetujui 24. Membeli suku cadang yang diminta 25. Melakukan Pembayaran 26. Memberikan PO yang sudah dikonfirmasi dengan FPB ke bagian gudang Event Menerima barang dari supplier : Bagian Gudang 27. Menerima barang dari supplier beserta PO 28. Mencatat form penerimaan barang masuk 29. Membuat SPK 1 rangkap 30. Memberikan suku cadang ke mekanik beserta SPK 31. Mengisi form barang keluar Event Menerima barang dari gudang : Mekanik 32. Menerima SPK 1 rangkap dan suku cadang 33. Memasangkan suku cadang ke user Tabel 3.2 Workflow Table

18 73 Actor Activities Event Membuat laporan bulanan Bagian Pembelian 34. Setiap akhir bulan pembelian membuat dan menyerahkan laporan pembelian dan persediaan ke GM Tabel 3.2 Workflow Table

19 Laporan yang Dihasilkan pada Sistem Berjalan Laporan yang dihasilkan dalam sistem persediaan PT.GNS pada sistem berjalan, yaitu : 1. Daily report Adalah laporan yang dibuat setiap harinya oleh bagian gudang berdasarkan stock sheet. Laporan ini berisi jumlah stok yang biasanya sering habis dan tidak boleh sampai habis karena merupakan barang yang vital dalam proses bisnis seperti bahan bakar minyak, oli, dan suku cadang yang bersifat sering ganti (fast moving). 3.3 Analisis Temuan Hasil Survei 1. Tidak adanya dokumen resmi mengenai penerimaan barang Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p559) terdapat Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Yang Dibeli. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli. Sebab : Formulir permintaan pembelian yang ditandai IN sudah dirasa cukup. Akibat : Susahnya bagian gudang untuk mengecek mana barang yang sudah datang dari supplier dan mana yang belum.

20 75 Rekomendasi : Dibuatnya Formulir Penerimaan Barang (FPB) untuk setiap barang yang masuk ke gudang. 2. Tidak adanya dokumen resmi mengenai pengeluaran barang Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p559) terdapat Prosedur Permintaan Dan Pengeluaran Barang Gudang. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi. Sebab : Formulir permintaan pembelian yang ditandai OUT sudah dirasa cukup. Akibat : Bagian gudang akan sulit mengecek mana saja barang yang keluar dari gudang dan karena tidak adanya dokumen resmi mengenai pengeluaran barang, barang sering hilang. Rekomendasi : Dibuatnya Formulir Bukti Keluar Barang (FBKB) untuk setiap barang yang keluar dari gudang. 3. Tidak adanya prosedur pengembalian / retur barang Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p559) terdapat Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Yang Dikembalikan Kepada Pemasok. Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan

21 76 kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas dan harga pokok persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem retur pembelian. Sebab : Pihak perusahaan menganggap bahwa retur pembelian tidak begitu penting dan jarang sekali digunakan. Akibat : Adanya kemungkinan terjadinya ketidakcocokan informasi atas jumlah ataupun spesifikasi barang yang diretur oleh perusahaan dengan yang diterima oleh supplier. Rekomendasi : Dibuat dokumen Form Bukti Retur Barang (BRB) yang menampilan data bahan baku yang diretur oleh perusahaan kepada supplier. 4. Tidak adanya pengkodean untuk setiap barang Kriteria : Adanya kode pada setiap suku cadang karena jumlah suku cadang pada truk cukup banyak. Sebab : Pihak perusahaan menganggap hal tersebut tidak penting untuk saat ini. Akibat : Sulitnya mencari barang yang diinginkan secara cepat, tidak ringkasnya dalam mencatat barang yang dipesan ke supplier

22 77 atau diminta oleh user sehingga proses pencatatan dapat menimbulkan kesalahan pencatatan nama barang. Rekomendasi : Seharusnya setiap barang diberi kode, agar dapat mempermudah karyawan dalam mencari barang dan meringkas nama barang. 5. Kegiatan pencatatan stok barang masuk dilakukan secara manual Kriteria : Pencatatan stok dilakukan secara terkomputerisasi melalui formulir elektronik, sehingga karyawan gudang hanya menginput jumlah barang ke dalam formulir elektronik. Sebab : Perusahaan belum memperhatikan manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi dalam menjalakan proses bisnis di perusahaan. Akibat : Lambatnya arus informasi antar bagian dan dapat terjadi kesalahan informasi yang menyebabkan kerugian pada perusahaan. Rekomendasi : Mengembangkan sebuah sistem informasi akuntansi yang terintegrasi, sehingga dapat menyediakan formulir elektronik yang telah terformat agar pada saat barang mencapai minimum stok, sistem secara otomatis akan mengingatkan pada bagian gudang untuk melakukan permintaan pembelian. Agar dalam melakukan pencatatan stok barang dapat

23 78 mengurangi kesalahan pencatatan (human error), mempersingkat waktu dalam mencatat, dan mengurangi biaya untuk pengadaan stock sheet. 6. Tidak adanya kartu persediaan yang dibuat oleh bagian akuntansi Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p559) terdapat Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan. Dalam prosedur ini Bagian Gudang mengisi Kartu Persediaan dan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Sebab : Perusahaan melihat stok persediaan barang hanya dari stock opname pada setiap akhir bulan. Akibat : Dengan tidak adanya kartu persediaan, mengakibatkan perusahaan tidak mengetahui dengan pasti persediaan yang telah keluar dan persediaan yang masih tersisa di gudang. Sehingga pihak perusahaan baru mengetahui jumlah barang yang tersisa dan telah keluar pada saat dilakukannya pengecekan fisik, sedangkan jumlah barang yang hilang tidak diketahui secara pasti kapan dan apa penyebabnya. Rekomendasi : Sebaiknya bagian akuntansi juga perlu mengadakan pencatatan ke dalam kartu persediaan. Dengan begitu, pihak perusahaan dapat mengetahui dengan pasti jumlah barang

24 79 yang telah keluar dan yang masih tersisa di gudang, serta mengetahui jumlah barang yang hilang berdasarkan hasil pengecekan fisik. 7. Kurangnya laporan yang berkaitan dengan persediaan Kriteria : Sistem informasi yang ada di dalam perusahaan harus bisa menghasilkan berbagai laporan persediaan yang bermanfaat untuk pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Sebab : Pihak perusahaan menganggap laporan harian (daily report) sudah cukup memberikan informasi tentang persediaan di gudang. Akibat : Kurangnya informasi yang berkaitan dengan persediaan dapat menyebabkan General Manager (GM) salah dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan persediaan. Rekomendasi : Perlu dibuatnya sistem terkomputerisasi yang dapat menghasilkan berbagai laporan tentang persediaan secara cepat dan akurat. 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan analisis hasil temuan survei, maka didapatkan beberapa identifikasi informasi yang dibutuhkan bagi perusahaan, yaitu sebagai berikut : 1. Formulir Permintaan Keluar Barang (FPKB)

25 80 Formulir yang dibuat oleh user dan diserahkan ke bagian gudang. Dokumen ini dibuat bila user ingin meminta barang kepada bagian gudang. Dokumen ini menggantikan Formulir Permintaan Barang (FPB) pada sistem berjalan. 2. Formulir Permintaan Pembelian (FPP) Formulir yang dibuat oleh bagian gudang untuk meminta pembelian barang kepada bagian pembelian. 3. Formulir Penerimaan Barang (FPB) Dokumen yang dibuat oleh bagian gudang yang berisi laporan diterimanya barang dari supplier. Dilengkapi dengan kode karyawan dan kolom tanda tangan dari bagian gudang sebagai salah satu bentuk otorisasi. 4. Formulir Bukti Keluar Barang (FBKB) Dokumen yang dibuat oleh bagian gudang yang berisi bukti bahwa barang keluar dari gudang. Dilengkapi dengan kode karyawan dan kolom tanda tangan dari bagian gudang sebagai salah satu bentuk otorisasi. 5. Informasi berupa kode untuk setiap jenis barang di dalam database barang. 6. Informasi titik pemesanan kembali atau Re-Order Point (ROP) atau batas minimum jumlah barang yang ada di gudang. 7. Kartu Persediaan Dibuat oleh bagian akuntansi, untuk mencatat jumlah barang yang diterima dan jumlah barang yang dipakai atau keluar, beserta harga pokoknya. 8. Laporan stok barang per periode 9. Laporan penerimaan barang per periode 10. Laporan pengeluaran barang per periode 11. Laporan barang rusak dan hilang.