BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. jumlah seluruh karyawan lebih dari 30 orang.

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah perusahaan. PT. Alumi Presisi Teknologi berdiri pada tanggal 01 Maret 2004 yang berdomisili di Jl. Jurumudi ( Halim Perdanakusuma ) No. 35 Kelurahan Pajang, Kecamatan Benda, Tangerang. Untuk pengembangan usaha, maka perusahaan memperluas jaringan usaha dengan mendirikan cabang di Yogyakarta dengan jumlah seluruh karyawan lebih dari 30 orang. Perusahaan Alumi ini bergerak di dalam bidang trading yang menjual produk berupa sparepart dari Misumi yang digunakan untuk keperluan mesin industri otomotif. Dimana Misumi ini adalah perusahaan sparepart dari Jepang yang bekerjasama dengan perusahaan Alumi untuk mengembangkan produknya di Indonesia. PT. Alumi Presisi Teknologi merupakan perusahaan pertama yang menjual barang sparepart Misumi ini di Indonesia. Dan produk sparepart Misumi ini langsung diimpor dari Jepang berdasarkan permintaan dari katalog Misumi yang dibagikan ke customer. Perusahaan Alumi ini juga menyediakan produk lokal, produk dari Taiwan dan Singapore sesuai dengan permintaan dari customer. Perusahaan Alumi juga memiliki pabrik sendiri untuk menyediakan layanan berupa pembuatan sparepart khusus yang dinamakan dengan barang spesial atau Special Corpin sesuai dengan permintaan dari customer. Dan untuk pembuatan sparepart khusus ini, customer akan dikenakan biaya sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan baik dari customer maupun dari perusahaan. 48

2 Stuktur Utama Organisasi PT. ALUMI PRESISI TEKNOLOGI Tujuan pembuatan atau pembentukan struktur organisasi ini adalah agar masing-masing karyawan mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dengan baik, mengetahui atasan masing-masing dan mengetahui keterkaitan antar bagian yang ada. Untuk lebih jelasnya, susunan atau struktur organisasi yang ada didalam perusahaan PT. Alumi Presisi Teknologi dapat dilihat pada gambar 3.1. Direktur General Manager Mgr. Operasional Mgr. Accounting Mgr. Marketing Indent Invoicing Finance Sales Delivery Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber : PT. Alumi Presisi Teknologi) 3.3 Tugas dan Wewenang 1. Direktur Memimpin perusahaan Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan perusahaan.

3 50 Memimpin rapat umum. Mengawasi kinerja dari setiap divisi. Memeriksa laporan. 2. General Manager Mengevaluasi laporan dari setiap bagian Melakukan pemantauan terhadap kinerja para pegawai Menyusun rencana jangka pendek dan jangka panjang 3. Manager Operasional Meng-clear PO Membuat laporan omset penjualan. Laporan komisi. Follow up customer. Dimana follow up customer ini mengecek apakah ada barang yang tidak sesuai dengan permintaan dari customer. Membuat harga khusus barang yang dipesan customer. 4. Manager Accounting Membuat pembukuan Membuat laporan pajak Mengecek omset 5. Manager Marketing Menerima dan menganalisa laporan dari penjualan dan pembelian setiap bulan. Memberi laporan pertanggungjawaban kepada General Manager setiap bulan. Mengatur strategi pemasaran yang baik agar penjualan meningkat.

4 51 6. Indent Mengecek harga Memasukan harga Memberitahu harga ke customer Follow up customer. Dimana follow up customer ini adalah mengecek apakah customer menyetujui harga yang telah ditentukan atau tidak. Indent 7. Invoicing Stock barang Membuat invoice Mengecek kedatangan barang 8. Finance Mengecek pengeluaran yang ada Memberi laporan pertangggungjawaban kepada Manager Accounting Membuat tagihan. 9. Sales Mencari customer baru Follow up customer. Dimana follow up customer ini mengecek seberapa aktif customer memesan barang. 10. Delivery Mengirim barang.

5 Analisa sistem yang berjalan Stage 1 : Melihat kesempatan bisnis yang ada 1. Menyelidiki peluang di dalam value sistem yang ada atau yang hendak dibuat. Memperoleh customer baru Dengan persaingan pasar yang semakin ketat, maka setiap perusahaan bersaing untuk memajukan bisnis mereka. Untuk itu diperlukan pendukung dalam mencapai tujuan perusahaan. Salah satu pendukung untuk memajukan bisnis adalah customer. Dengan mempertahankan customer lama dan menarik customer baru merupakan suatu peluang bagi perusahaan untuk mengembangkan usahanya. Memasarkan produk dalam jumlah yang besar Dengan banyaknya produk otomotif jepang yang berkembang di Indonesia memberikan suatu peluang bagi perusahaan Alumi untuk memasarkan sparepart mereka. Dimana yang kita ketahui bahwa setiap tahun, untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan memuaskan minat pelanggan yang cinta akan otomotif, maka perusahaan-perusahaan otomotif selalu mengeluarkan produkproduk terbaru mereka. Seperti pada tahun 2006 ini, pada bulan Juli hingga Agustus penjualan mobil meningkat hingga 28.2%. Untuk mendukungnya, maka perusahaan-perusahaan otomotif akan meminta sparepart yang diinginkan untuk menjalankan rencana pembuatan produk mereka. Oleh sebab itu perusahaan

6 53 Alumi harus dapat menyediakan dan memberikan kemudahan bagi perusahaan-perusahaan otomotif yang merupakan customer perusahaan Alumi untuk lebih efisien dan efektif dalam melayani dan menyediakan kebutuhan customer. 2. Identifikasi kebutuhan yang belum terpenuhi Berikut ini adalah gambaran sistem yang sedang berjalan pada PT. Alumi Presisi Teknologi : + Surat Jalan barang Delivery Surat Jalan FAX atau telepon Clear PO Cek barang Customer FAX Harga + Operasional Indent Barang tidak ada Invoicing telepon membuat PO Misumi kirim barang + Surat Jalan Gambar 3.2 Sistem Pemesanan PT. Alumi Presisi Teknologi Proses pemesanan pada PT. Alumi Presisi Teknologi dapat melalui telepon maupun dengan fax. Proses pemesanan sparepart dimulai pada saat customer memesan melalui fax atau telepon ke

7 54 bagian operasional. Setelah melakukan pemesanan, bagian operasional akan men-fax harga ke customer untuk mencocokkan harga. Setelah harga disetujui oleh customer, maka customer akan membuat PO dan di-fax ke bagian operasional. Setelah PO diterima oleh bagian operasional, PO tersebut akan di clear oleh bagian indent dan bagian indent akan mengecek barang ke bagian invoicing. Jika barang tersebut tidak ada, maka bagian invoicing akan memberitahu kembali ke bagian indent untuk pemesanan barang ke Misumi di Jepang. Jika barang ada, bagian invoicing akan membuat surat jalan yang akan diberikan ke delivery. Bagian delivery akan mengirimkan barang beserta dengan surat jalan untuk diberikan ke customer. Dari gambar Sistem Pemesanan PT. Alumi Presisi Teknologi diatas, kebutuhan yang belum terpenuhi pada sistem lama perusahaan ini adalah : Media akses yang mudah dan cepat Selama ini, tidak ada media yang mendukung untuk memperoleh informasi yang jelas dan cepat. Informasi yang up-to-date Selama ini, tidak ada informasi yang up-to-date tentang produk, harga, ketersediaan produk, dll.

8 55 3. Identifikasi segmen pasar atau target Total Pemesanan per Tahun Customer New Astra Denso Melco Tridarma Armada Honda Indonesia Indonesia Wisesa Produk Factory Motor Automation Press Die Plastic Mold Tabel 3.1 Tabel Segmentasi Keterangan : 1 = High Priority 2 = Medium Priority 3 = Low Priority Penjelasan Segmentasi: Segmen pasar yang utama pada PT. Alumi Presisi Teknologi ini adalah perusahaan terutama perusahaan otomotif. Dimana perusahaan-perusahaan otomotif pada umumnya, setiap tahun selalu mengeluarkan produk-produk baru. Misalnya perusahaan Toyota yang merupakan customer Alumi juga, dalam setahun dapat mengeluarkan produk baru dalam jumlah yang besar. Seperti pada

9 56 bulan April tahun 2006, Toyota mulai mengeluarkan produk Avanza sebanyak 6000 unit per bulan karena permintaan pasar yang sangat besar. Dari presentase ini bisa diperkirakan seberapa besar kebutuhan sparepart yang mereka butuhkan. Oleh sebab itu dengan adanya peluang untuk meningkatkan penjualan sparepart perusahaan PT. Alumi Presisi Teknologi, maka dibutuhkan sebuah sistem pemasaran yang dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan penjualan sekaligus memudahkan pelanggan dalam melakukan transaksi dengan mudah dan efisien. 4. Menggunakan keunggulan perusahaan untuk keuntungan Setiap kegiatan yang dilakukan oleh PT. Alumi Presisi Teknologi didukung oleh sumber daya yang dapat dikelompokan menjadi: Internal Resources Sumber daya internal utama yang menjadi keunggulan dalam PT. Alumi Presisi Teknologi adalah tersedianya berbagai tenaga ahli yang hampir seluruh karyawan merupakan lulusan S1 dan memiliki kemampuan dalam berbahasa asing seperti bahasa Inggris, Mandarin dan Jepang, yang akan memberikan pelayanan terbaik bagi setiap pelanggan yang membeli produk perusahaan. Dan PT. Alumi Presisi Teknologi memiliki produk yang berkualitas dari Jepang yang diberikan kepada pelanggan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan.

10 57 Customer Facing Resources Sumber daya terbesar yang terdapat dalam PT. Alumi Presisi Teknologi pada bagian ini adalah program utama yang dijalankan perusahaan untuk memastikan kepuasan pelanggan. Dimana perusahaan Alumi selalu memberikan yang terbaik bagi pelanggannya. Hal ini meliputi pemberian katalog setiap ada perubahan harga dan adanya produk baru. Dan apabila ada kerusakan barang maka barang tersebut akan diganti oleh perusahaan sebagai tanda perhatian kita akan kepuasan pelanggan. Upstream Resources Yang menjadi modal utama bagi PT. Alumi Presisi Teknologi adalah adanya kerjasama yang baik dengan pihak supplier, dalam hal ini pihak supplier adalah Misumi. Adanya dukungan dan kerjasama dengan pihak supplier ini akan memudahkan PT. Alumi Presisi Teknologi untuk melayani permintaan pelanggan dalam berbagai waktu dan kondisi.

11 58 5. Mempertimbangkan kesempatan persaingan, teknologi dan keuangan Indirect Competitor Direct Competitor Pelanggan Order After Sales PT.Alumi Presisi Teknologi Sales melakukan survey Melakukan pembayaran Mengirim barang Pan Industry ALLINDO PT.Kawan Lama AKAI Gambar 3.3 Bagan Kompetitor PT. Alumi Presisi Teknologi dibidang sparepart Ada beberapa competitor yang menghambat pertumbuhan PT.Alumi Presisi Teknologi baik secara langsung maupun tidak langsung. Perusahaan yang merupakan kompetitor langsung PT.Alumi Presisi Teknologi :

12 59 - Kawan Lama Kawan Lama ini merupakan perusahaan sparepart yang cukup dikenal masyarakat pada umumnya. Dimana salah satu keunggulan dari perusahaan Kawan Lama ini merupakan barang-barang Mitutoyo yang merupakan alat ukur yang juga dijual oleh perusahaan. Dengan tingkat penjualan sparepart mereka yang termasuk tinggi, membuat kami menentukan salah satu perusahaan pesaing yang cukup berbahaya dalam proses pertumbuhan PT. Alumi merupakan PT. Kawan lama ini. - Pan Industry Pan Industry ini juga merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang sparepart. Dimana perusahaan Pan Industry ini merupakan perusahaan yang unggul pada barang Plastic Mold dari Jepang. Dengan penjualan Plastic Mold mereka yang sangat besar ini, PT. Alumi merasa bahwa Pan Industry ini merupakan salah satu kompetitor yang dapat menghambat perkembangan perusahaan. - AKAI Perusahaan AKAI merupakan perusahaan sparepart yang banyak dikenal dikalangan otomotif. Walaupun nama AKAI ini belum begitu terkenal, perusahaan ini juga merupakan perusahaan yang cukup kuat. Dimana perusahaan ini merupakan perusahaan yang spesialis CAM unit. Banyak

13 60 sekali perusahaan yang mengambil CAM dengan perusahaan ini. - ALLINDO ALLINDO juga merupakan perusahaan sparepart yang cukup kuat bagi PT. Alumi. Perusahaan ini bekerja sama dengan perusahaan sparepart Taiwan yang cukup terkenal. Dengan penjualan sparepart Taiwan yang kita ketahui bahwa, sekarang ini barang-barang dari Taiwan sangat murah dan kualitasnya juga cukup bagus, membuat PT. Alumi harus berjuang keras untuk menghadapi persaingan pasar yang semakin ketat. Dengan adanya kompetitor ini membuat perusahaan harus bekerja keras untuk menciptakan strategi bisnis yang dapat memenangkan persaingan bisnis.

14 61 6. Mengambil keputusan Go/No-Go Gambar 3.4 PT.Alumi Presisi Teknologi Overall Opportunity Assessment Competitive vulnerability Dengan adanya kompetitor langsung maupun tidak langsung, dapat dilihat bahwa PT. Alumi Presisi Teknologi bergerak pada sektor bisnis yang kompetitif dan diperlukan perencanaan strategi yang matang untuk dapat bertahan dalam persaingan bisnis. Dengan adanya persaingan ketat ini, maka dapat menjadi faktor netral untuk dapat menerapkan e-marketing.

15 62 Persentase Kompetitor pada PT. Alumi Presisi Teknologi dalam Menguasai Pasar 10 % 10 % 25 % 14 % 35 % 6 % PT. Kawan Lama PT. Alumi Presisi Teknologi Pan Industry AKAI ALLINDO Lain-lain Gambar 3.5 Persentase Kompetitor pada PT.Alumi Presisi Teknologi dalam Menguasai Pasar Technical vulnerability Proses bisnis yang berjalan saat ini pada PT. Alumi Presisi Teknologi masih dilakukan secara offline. Jika dilihat dari faktor ini, maka penerapan e-marketing memperoleh dukungan yang sangat besar. Hal ini dikarenakan karyawan PT. Alumi Presisi Teknologi sebagian besar kemampuan dalam mengoperasikan komputer maupun internet dengan baik. Sehingga dapat disimpulkan bahwa penerapan e- marketing merupakan faktor positif.

16 63 Magnitude of unmet need Kebutuhan customer yang tidak terpenuhi oleh perusahaan merupakan faktor positif dalam menerapkan e-marketing. Hal ini dikarenakan dengan adanya penerapan aplikasi e- marketing akan memudahkan perusahaan untuk mengatasi kebutuhan customer yang belum terpenuhi. Interaction between segment Sasaran bisnis PT. Alumi Presisi Teknologi merupakan perusahaan-perusahaan otomotif. Customer bagi perusahaan Alumi ini merupakan hal yang penting. Oleh karena itu, PT. Alumi Presisi Teknologi selalu memperhatikan customernya agar dapat terjalin hubungan kerjasama yang baik. Selain itu, perusahaan juga berusaha untuk memenuhi kebutuhan customer dan memberikan pelayanan terbaik bagi mereka agar dapat mempertahankan customer yang telah ada dan dapat juga menarik customer baru. Dari tingkat interaksi ini, dapat disimpulkan bahwa penerapan e-marketing menjadi faktor netral bagi PT. Alumi Presisi Teknologi. Likely rate of growth PT. Alumi Presisi Teknologi selalu memperhatikan tingkat pertumbuhan bisnis dari tahun ke tahun. Dengan memperhatikan pertumbuhan dan perkembangan yang ada pada PT. Alumi Presisi Teknologi yang semakin tinggi,

17 64 maka penerapan teknologi e-marketing menjadi faktor yang positif. Grafik Penjualan PT. Alumi Presisi Teknologi dari Maret tahun 2004 sampai tahun Omset penjualan per-tahun Gambar 3.6 Grafik Penjualan PT.Alumi Presisi Teknologi Technological vulnerability Teknologi yang ada pada PT. Alumi Presisi Teknologi seperti mesin fax, komputer, notebook, printer, telepon, Mesin fotokopi dan adanya pemasangan LAN merupakan teknologi yang dapat mendukung pengaplikasian e- marketing pada perusahaan. Oleh karena itu, teknologi menjadi faktor netral.

18 65 Market Size Dengan adanya aplikasi e-marketing pada PT. Alumi Presisi Teknologi, maka jangkauan pemasarannya akan lebih luas karena pada saat sekarang telah banyak orang yang mengenal internet dan mereka juga banyak menggunakan internet sebagai sarana untuk mencari informasi. Oleh karena itu, market size menjadi faktor positif. Level of profitability PT. Alumi Presisi Teknologi memperoleh keuntungan yang cukup tinggi setiap tahunnya sehingga dapat terus mengembangkan usahanya. Tingkat keuntungan yang diperoleh inilah yang menjadi faktor positif dalam penerapan e-marketing. Setelah melalui beberapa tahap diatas, perusahaan dihadapkan pada keputusan go / not go. Keputusan go / not go ini mengharuskan perusahaan untuk memutuskan apakah data yang telah dikumpulkan dan kelima langkah yang dijalankan ini dirasakan cukup untuk melakukan pemasaran melalui internet atau tidak. Dengan pertimbangan diatas, maka dapat diputuskan bahwa perusahaan PT. Alumi Presisi Teknologi siap Go.

19 Stage 2 : Menyusun strategi marketing o Segmentation Dengan adanya E-marketing, perusahaan PT. Alumi Presisi Teknologi akan lebih mudah dalam memasarkan produk mereka. Dengan adanya website para pelanggan dapat dengan mudah memperoleh informasi. Untuk itu dirancang sebuah website E- marketing dengan tampilan yang menarik yang dapat menarik minat pelanggan untuk mengunjungi situs perusahaan dan tertarik untuk membeli sparepart PT. Alumi presisi Teknologi. Dengan website ini dapat membantu perusahaan untuk memperluas jangkauan pasar dan dapat meningkatkan pangsa pasar lebih baik lagi. Dengan segmentasi pasar yang merupakan perusahaan-perusahaan otomotif, kami menyediakan website yang lebih ke arah produk sparepart otomotif dengan penyediaan informasi yang akurat dan up-to-date bagi customer dapat memuaskan kebutuhan mereka dan dapat menarik minat pelanggan untuk membeli produk sparepart PT. Alumi Presisi Teknologi. Dengan adanya sedikit tambahan di website ini, diharapkan dapat meningkatkan keuntungan perusahaan.

20 67 Change in Segmentation Characteristic due to internet No Yes Yes Market Reclassified Change in Size of Market Segment No Expansion No Change Expansion Market Reclassification Scenario Segmentasi Bricks-and-Mortar Gambar 3.7 Skenario segmentasi o Targeting Dari segi targeting, target pasar yang utama terletak pada perusahaan-perusahaan yang sedang melakukan proyek besar seperti pembuatan produk-produk baru. Tidak menutup kemungkinan juga bagi perusahaan-perusahaan lain untuk menjadi target kita. Dengan keinginan PT. Alumi Presisi Teknologi yang tetap mau adanya pemasaran offline, maka penulis menambahkan pemasaran secara online yang akan memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk

21 68 lebih memperluas pangsa pasar serta memberikan pelayanan kepada pelanggan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan sehingga pelanggan-pelanggan lama dapat dipertahankan dan dapat memperoleh pelanggan baru lagi. Gambar 3.8 Targeting Scenario o Positioning Berdasarkan segmentasi dan target pelanggan yang telah ditentukan, perusahaan menempatkan posisinya di mata pelanggan sebagai produk sparepart yang berkualitas dengan harga yang terjangkau. PT.Alumi Presisi Teknologi memilih strategi Blanket Positioning karena segmen pasar utama PT.Alumi Presisi Teknologi tertuju pada gabungan dari pelanggan offline dengan pelanggan baru yang online. PT.Alumi Presisi Teknologi ingin memperluas jaringan

22 69 pemasarannya dengan memberikan pelayanan yang lebih baik lagi dan yang mampu memberikan nilai tambah tersendiri bagi penggunanya. Hal ini sudah dilakukan oleh PT.Alumi Presisi Teknologi dengan menyediakan layanan khusus berupa memberikan special corpin yang dapat dipesan khusus sesuai dengan keinginan pelanggan. Dengan usaha ini, perusahaan berharap untuk menjadi pesaing kuat perusahaan sejenis yang sudah mapan sepenuhnya dan dapat menembus pasaran bisnis sparepart yang selama ini dikuasai oleh perusahaan-perusahaan yang sudah berkembang sebelumnya seperti PT. Kawan Lama dan perusahaan lainnya Stage 3 : Mendesain Customer Experience PT. Alumi Presisi Teknologi menyadari pentingnya hubungan dengan para pelanggan, karena itu perusahaan berupaya semaksimal mungkin untuk memenuhi semua kebutuhan pelanggan termasuk yang dilakukan di dalam website yang dibuat sebagai salah satu stategi pemasaran yang baru. Sesuai dengan target perusahaan, maka yang menjadi fokus utama bagi PT.Alumi Presisi Teknologi selain menyediakan layanan offline juga menciptakan sebuah sarana website yang mampu menyediakan informasi yang up-to-date bagi para pelanggan dengan tingkat kemudahan akses dan reliabilitas yang dapat diandalkan. Tingkatan pengalaman pelanggan terdiri dari tiga tingkat di bawah ini yaitu:

23 70 Langkah Keinginan umum customer experience Pelayanan yang diberikan PT. Alumi Presisi Teknologi melalui website 1. Tahap Functionality Memudahkan pelanggan mendapatkan apa Berisi informasi yang up-to-date. Navigasi yang yang mereka mudah dipahami. butuhkan khususnya Mudah menemukan dalam informasi. Navigasi yang mudah. informasi cocok. Menampilkan yang Kecepatan browsing, banyak produk informasi dan download, searching. dan rekomendasinya. Akses yang sangat Tanggapan yang efisien, tidak cepat Dapat dipercaya Segmentasi pasar terbatas waktu dan jarak. Menampilkan daftar yang (berdasarkan wilayah, baik tingkat pembelian pelanggan. pembelian serta cara

24 71 pembayarannya.) 2. Tahap intimacy Komunikasi yang efektif dan cepat. Sarana penyampaian Cepat dalam merespon lewat e- mail. Memberikan keluhan pelanggan. Konsisten dalam kemudahan pelanggan bagi dalam pelayanan. menyampaikan kritik dan saran. Kemudahan dalam proses pemesanan 3. Tahap evangelism Pelanggan dapat menceritakan Menjelaskan bahwa PT. Alumi Presisi mengenai yang dijual produk Teknologi mempunyai Pelanggannya tetap pengalaman dalam Mengundang orang menjual produknya lain untuk dan dapat dipercaya. mengunjugi website. Menggunakan sarana tell a friend. Tabel 3.2 Customer Experience