BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Profil Perusahaan PT. Muncul Anugerah Sakti merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi. Perusahaan ini berdiri pada tahun 2004 yang merupakan anak perusahaan dari PT. Sido muncul yang didirikan untuk difokuskan pada pendistribusian dari produk-produk PT. Sido Muncul di wilayah Jabodetabek. Pada awal mulanya pendistribusian produk-produk tersebut masi dilakukan oleh PT. Sido Muncul itu sendiri, tetapi dikarenakan dengan berkembangnya perusahaan, bertambahnya kegiatan, dan bertambahnya jumlah produk, maka didirikan PT. Muncul Anugerah Sakti untuk membantu dan mengelola pendistribusian dari produkproduk PT. Sido Muncul tersebut. Pada masa awal berdirinya, perusahaan ini tidak terlalu memiliki masalah yang berarti. Dikarenakan sebelumnya kegiatan perusahaan sudah ada dan PT. Muncul Anugerah Sakti merupakan anak perusahaan yang tinggal melanjutkan saja. Pada tahun-tahun awal berdirinya, PT. Muncul Anugerah Sakti baru memiliki karyawan sebanyak 30 orang dan 5 armada untuk pengiriman. Dan saat ini, PT. Muncul Anugerah Sakti telah memiliki jumlah karyawan sekitar kurang lebih 100 orang dan 13 armada untuk pengiriman. Saat ini lokasi PT. Muncul Anugerah Sakti bertempat di Jalan Biru Laut Raya no. 9, Cawang Kavling, Jakarta Timur. 43

2 Visi, Misi, dan Tujuan Perusahaan Visi : Menjadi perusahaan distribusi yang handal dan terdepan dalam melayani penjualan di jamu dan farmasi. Misi : Memuaskan konsumen dan meningkatkan kualitas pelayanan yang bisa diberikan perusahaan kepada pelanggan. Meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya membina kesehatan melalui pola hidup sehat, pemakaian bahan-bahan alami dan pengobatan secara tradisional. Tujuan : Meningkatkan profit untuk mengembangkan perusahaan dan untuk mencapai visi misi

3 Struktur Organisasi Dewan Direksi Direktur Manajer Penjualan Manajer Keuangan Manajer Akuntansi Manajer Operasional Kepala Bagian Umum Penjualan Keuangan Kasir Akuntansi Pengiriman Gudang Umum Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Muncul Anugerah Sakti Sumber : PT. Muncul Anugerah Sakti Tugas dan Wewenang 1. Dewan Direksi Menetapkan arah, sasaran dan tujuan jangka panjang Memantau jalannya perusahaan dan segala aktivitas yang dilakukan Mengangkat dan memberhentikan direktur.

4 46 Menetapkan berbagai keputusan keputusan yang terkait tugas dan tanggung jawab anggota. RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) memegang kekuasaan tertinggi dalam pengambilan keputusan 2. Direktur Memimpin, menjalankan dan mengelola perusahaan, sehingga dapat mencapai visi dan misi Menetapkan tugas, tanggung jawab dan wewenang setiap pejabat yang berada di bawah pimpinannya. Memberikan bimbingan dan pengarahan umum, saran-saran dan perintah kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas masingmasing bawahan. Bertanggung jawab atas seluruh proses dan pelaksanaan kegiatan bisnis di 3. Manajer Penjualan Mengawasi proses penjualan kepada pelanggan. Memberikan arahan kepada karyawan dalam melayani pelanggan dalam penjualan produk. Bertanggung jawab atas seluruh proses penjualan produk yang dilakukan karyawan kepada pelanggan. 4. Manajer Keuangan Mengatur dan mengawasi keluar masuknya kas Membuat keputusan yang berhubungan dengan bagian keuangan Memberikan laporan keuangan kepada direktur tentang keuangan

5 47 Bertanggung jawab atas pengeluaran keuangan perusahaan yang menyangkut pada kebijaksanaan penggunaan dana atas segala kegiatan usaha. Mengatur pengalokasian dan penggunaan dana-dana. 5. Manajer Akuntansi Mengawasi dan mengevaluasi kinerja karyawan /staff di divisinya dalam menjalankan tugasnya masing-masing. Memeriksa dan mengevaluasi laporan keuangan yang dibuat oleh staffnya. Bertanggung jawab atas kegiatan pencatatan, penggolongan, peringkasan dan penyajian laporan keuangan 6. Manajer Operasional Mengawasi pelaksanaan aktifitas perusahaan yang telah ditentukan. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional yang dilakukan Bertanggung jawab atas kegiatan pendistribusian dan logistik 7. Kepala Bagian Umum Menyediakan kebutuhan-kebutuhan signifikan para staff. Mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan dibidang administrasi, kepegawaian/personalia serta kesekretariatan. Menyelenggarakan kegiatan dibidang kerumah-tanggaan, peralatan kantor dan perundang-undangan. Mengadakan pembelian barang-barang yang diperlukan 8. Penjualan Membuat faktur dan tagihan

6 48 Mencari customer jika tidak ada pemesanan dari luar. Melakukan negoisasi dan transaksi dengan pihak customer. Menjaga hubungan baik dengan pihak customer dan supplier. 9. Keuangan Melakukan pembayaran ke pemasok. Melakukan penagihan terhadap pelanggan yang telah jatuh tempo pembayarannya. 10. Kasir Menerima hasil penjualan perusahaan setiap harinya. 11. Akuntansi Mencatat pengeluaran dan penerimaan Mencatat setiap transaksi pembelian maupun penjualan Melakukan pembukuan mengenai semua transaksi keuangan. 12. Pengiriman Melakukan pengiriman produk ke pelanggan. Menjaga kondisi dan kualitas produk saat dikirimkan ke pelanggan. 13. Gudang Mencari barang sesuai permintaan pelanggan. Membuat pesanan barang. Menerima kiriman barang yang datang dari supplier berdasarkan surat jalan yang dikirim oleh supplier. Mengeluarkan barang apabila ada pesanan berdasarkan Delivery Order yang telah ditanda-tangani oleh manajer operasional. Mengontrol jumlah persediaan produk yang ada di gudang

7 Umum Menjaga kebersihan lingkungan Membantu melancarkan aktivitas Mengurus perbekalan material dan peralatan tehnik. Membuat laporan kegiatan Bagian Umum. Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Umum. 3.3 Proses Bisnis Proses bisnis pembelian oleh pelanggan PT.Muncul Anugerah Sakti adalah sebagai berikut : Pelanggan Bagian Penjualan Bagian Keuangan Pengiriman Gudang Manajer Operasional Penjualan Gambar 3.2 Proses bisnis pembelian oleh pelanggan Sumber : PT. Muncul Anugerah Sakti

8 50 Penjelasan untuk proses bisnis diatas adalah : 1. Pelanggan melakukan pemesanan melalui telepon atau fax kepada staff penjual yang kemudian diteruskan kepada manajer penjualan untuk memberikan otoritasi pembelian bahwa sudah sesuai. 2. Bagian keuangan akan memeriksa ada atau tidak adanya piutang dari pelanggan tersebut yang kemudian baru disetujui untuk diteruskan kepada manajer operasional. 3. Manajer operasional akan memerintahkan bagian penjualan untuk pembuatan surat jalan dan faktur. 4. penjualan membuat surat jalan dan faktur yang kemudian diserahkan kepada manajer operasional. 5. Manajer operasional akan menandatangani surat jalan dan faktur tersebut. 6. logistik akan menyiapkan barang untuk dilakukan pengiriman. 7. pengiriman akan melakukan pengiriman barang kepada pelanggan. 8. Setelah barang sampai di pelanggan, pelanggan akan melakukan pembayaran melalui tunai atau giro yang kemudian akan diserahkan kepada kasir.

9 51 Proses bisnis pengadaan barang oleh PT. Muncul Anugerah Sakti adalah sebagai berikut : Manajer Operasional Bagian Gudang PT. Sido Muncul Bagian Akuntansi Pengiriman Bagian Keuangan Pembayaran Gambar 3.3 Proses bisnis pengadaan barang Sumber : PT. Muncul Anugerah Sakti Penjelasan untuk proses bisnis diatas adalah : 1. Bagian gudang PT.Muncul Anugerah Sakti akan mengestimasi pembelian produk untuk persediaan gudang dan membuat delivery order yang kemudian akan diteruskan kepada manajer operasional untuk ditandatangan

10 52 dan disetujui. Dan bagian gudang juga akan memberitahukan kepada bagian akutansi untuk dilakukan pencatatan. 2. Setelah disetujui oleh manajer operasional dan diketahui oleh bagian akuntansi, baru akan dilakukan pemesanan barang yang biasanya dikirim melalui fax atau telepon kepada PT. Sido Muncul. 3. PT.Sido Muncul akan melakukan pengiriman kepada PT. Muncul Anugerah Sakti yang biasanya memakan waktu 3 hari. 4. Setelah barang diterima, bagian gudang akan mengkonfirmasi bagian keuangan untuk melakukan pembayaran kepada PT. Sido Muncul yang biasanya diberikan waktu jatuh tempo 1 bulan. 3.4 Analisis Masalah Berbagai permasalahan yang dialami oleh PT. Muncul Anugerah Sakti adalah : Sistem penginformasian produk yang masi dilakukan secara manual dengan menggunakan sales dan telepon yang terkadang dirasa perusahaan berjalan lamban. Kurangnya media bagi perusahaan untuk menyampaikan informasi-informasi tentang produk Banyaknya pelanggan perusahaan sehingga proses-proses penginformasian produk tersebut tidak dapat mencapai keseluruhan pelanggan dengan cepat. Lokasi perusahaan yang sebelumnya kurang diketahui oleh pelanggan dikarenakan tidak adanya media yang menyampaikan informasi tentang perusahaan dengan jelas. Terkadang terjadi miss communication antara perusahaan dengan pelanggan dikarenakan proses penjualan yang masih manual tersebut yang membuat perusahaan merugi.

11 Rencana solusi pemecahan Berdasarkan dari permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, maka solusi pemecahan masalahnya yaitu merancang sebuah website yang dapat membantu kegiatan proses bisnis Fasilitas-fasilitas yang terdapat pada rancangan website tersebut yaitu : Menyediakan informasi-informasi produk perusahaan secara lengkap dan dapat selalu di up-to-date. Menyediakan fasilitas komunikasi dua arah antara pelanggan dengan Menyediakan fasilitas pemesanan barang secara online yang dapat memudahkan para pelanggan dalam memesan produk Menyediakan informasi-informasi lengkap tentang perusahaan sehingga perusahaan semakin dikenal oleh masyarakat.

12 Analisis Lima Kekuatan Porter pada PT. Muncul Anugerah Sakti Pendatang baru yang potensial : Tidak ada pendatang baru yang mengancam Pemasok : - PT. Sido Muncul Pesaing industri, persaingan antara perusahaan sejenis : Tidak ada pesaing industri Pembeli : - PT. Carrefour Indonesia - PT. Matahari Putra Prima Tbk. - PT. Hero Supermarket Tbk. - PT. Sumber Mutiara - UD. Sejahtera - UD. Pelita - UD. Anugerah Produk pengganti/substitusi : Produk obat-obatan modern. Gambar 3.4 Analisis Lima Kekuatan Porter PT. Muncul Anugerah Sakti Sumber : Hasil analisis

13 55 Pesaing industri Pada pesaing industri, tidak terdapat pesaing industri pada perusahaan karena hanya PT. Muncul Anugerah Sakti yang mendistribusikan dan menjual produk-produk dari PT. Sido Muncul di Jabodetabek. Ancaman pendatang baru Ancaman dari pendatang baru bisa dibilang tidak ada. Karena untuk pendistribusian dan penjualan produk-produk dari PT. Sido Muncul di Jabodetabek hanya diserahkan kepada PT. Muncul Anugerah Sakti. Ancaman produk pengganti Ancaman dari produk pengganti adalah produk obat-obatan modern. Hanya saja hal tersebut tidak menjadi ancaman yang serius bagi Tetapi untuk mengantisipasi ancaman tersebut, perusahaan berusaha untuk selalu menjaga kesan baik dari pelanggan dan terus meningkatkan kualitas pelayanan. Kekuatan tawar-menawar Pemasok Pemasok dari PT. Muncul Anugerah Sakti hanya dari PT. Sido Muncul. Kekuatan tawar-menawar pembeli Pembeli dari PT. Muncul Anugerah Sakti dapat dibilang cukup banyak, dari perusahaan besar sampai ke tingkat retail. Pembeli kurang memiliki kekuatan untuk tawar menawar, karena perusahaan sudah menetapkan harga untuk pembeli di kelas-kelas tertentu. Seperti, harga yang dijual kepada perusahaan besar berbeda dengan harga yang dijual kepada retail.