BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. Usaha Perdagangan (SIUP) kecil, dengan nomor : 503 / 1308 / PK/ IX/ DAGRI. Dan

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PD. Kartini Indah Gas adalah perusahaan swasta yang berdiri pada tahun 1989, yang kepemilikannya merupakan modal perorangan. Perusahaan ini memiliki Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) kecil, dengan nomor : 503 / 1308 / PK/ IX/ DAGRI. Dan Tanda Daftar Perusahaan Perorangan, dengan nomor TDP : Perusahaan ini berlokasi di Jalan Kartini 8 No. 24. Kelurahan kartini, Kecamatan Sawah Besar, Jakarta Pusat. PD. Kartini Indah Gas merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi berbagai macam angin gas industri, seperti Acetylene (C2H2), Argon (Ar), Oksigen (O2), Karbondioksida (CO2), Nitrogen (N2), Dan Elpiji (LPG). Berikut ini adalah kegunaan dari tiap jenis gas yang disediakan: 1. Oksigen yang berguna untuk bidang medis (pernapasan dan terapi), bidang industri logam dan karoseri (pengelasan kasar), dan bidang peternakan ikan. 2. Karbondioksida berguna di bidang industri minuman ber-karbonat (minuman ringan seperti limun), bidang industri logam dan karoseri sebagai pengelasan logam halus (welding) dan pengecoran, Industri makanan sebagai media pengawet sayuran, buah - buahan, gabah, daging dan lain-lain. 46

2 47 3. Argon yang berguna untuk membuat stainless steel, sebagai gas pengisi bola lampu cahaya listrik, perindustrian sebagai pencampur dengan CO2 (karbondioksida), sebagai pemadam api ketika membahayakan peralatan, industri metalurgi, industri kimia dan petrokimia, industri listrik dan elektronik, industri medis, industri kaca dan lampu. 4. Nitrogen mempunyai kegunaan di bidang kimia sebagai bahan baku amoniak, dan cyanamide, bidang industri pembersih peralatan pabrik (flushing pipa dan tangki), pemadam kebakaran, pengawet bahan makanan, industri listrik (lampu), pembuatan alat - alat elektronik, industri besi baja dan lain - lain, bidang industri otomotif sebagai angin ban. 5. Acetylene berguna untuk industri logam (Pengelasan) dan karoseri, sektor pertanian, industri peleburan baja, industri ban dan lain sebagainya. 6. Elpiji yang digunakan untuk industri penyulingan, industri rumah tangga, pabrik - pabrik, perusahaan keramik, dok perkapalan, bengkel, sebagai bahan penekan untuk memproduksi spray, deodorant, minyak wangi spray, cat pylox, dan lain - lain. Adapun perbedaan di tiap tabungnya adalah dengan pemberian warna cat yang berbeda (antara Argon, Oksigen, Karbondioksida, dan Nitrogen) dan diberikan nama sesuai dengan jenis angin di tiap tabung. Adapun pemberian indentitas seperti AS untuk kepemilikan tabung tersebut, dan pemberian nomor tiap tabung agar lebih mudah di awasi. PD. Kartini Indah Gas mempunyai motto Maju Terus Pantang Mundur dan Selalu Memberikan yang Terbaik Untuk Pelanggan. Pemilik perusahaan ini Bpk.

3 Aminoto merupakan orang yang berdedikasi untuk memajukan perusahaannya menjadi yang terdepan di bidangnya Visi dan Misi PD. Kartini Indah Gas mempunyai Visi dan Misi sebagai berikut: Visi dari PD. Kartini Indah Gas yaitu Memberikan yang terbaik ke pelanggan dengan kualitas yang tinggi. Sedangkan misi - misi dari PD. Kartini Indah gas, antara lain: - Menjaga dan memberikan kualitas produk jual yang terbaik. - Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan. - Menjalankan kerja sama yang baik dengan pihak pemasok. 3.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan melalui strategi yang dipilih, melalui kerjasama dan hubungan antar bagian atau fungsi serta penjelasan wewenang dan tanggung jawab atasan dan bawahan. Dengan melihat struktur organisasi perusahaan, dapat diketahui sejauh mana tugas dan tanggung jawab masing - masing bagian, fungsi dan wewenang yang diambilnya. Berikut struktur organisasi PD. Kartini Indah Gas yang dapat dilihat pada Gambar berikut:

4 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PD. Kartini Indah Gas 49

5 Pembagian tugas Pembagian tugas, tanggung jawab, atau pun wewenang masing - masing jabatan dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Direktur Utama a. Menentukan kebijakan dalam pengambilan keputusan di bidang penjualan, pemasaran, dan keuangan. b. Menetapkan visi dan misi perusahaan. c. Mempersiapkan rencana jangka panjang dan pendek untuk mencapai target penjualan. d. Memeriksa laporan yang di buat oleh GM. e. Menentukan tanggung jawab per bagian. f. Memantau operasional sehari - hari. 2. GM a. Memimpin, membina, dan memberdayakan tim managernya. b. Membuat laporan secara keseluruhan ke pemilik perusahaan. c. Menentukan keputusan keputusan untuk kemajuan perusahaan. d. Memantau pekerjaan para managernya. 3. Manager Keuangan a. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai dengan target yang ditentukan. b. Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja dan anggaran perusahaan (RKAP). 4. Manager HRD a. Menjalankan administrasi karyawan.

6 51 b. Merencanakan dan mensortir penerimaan karyawan. c. Memproses gaji, uang makan, lembur karyawan, serta cuti karyawan. d. Membantu memecahkan masalah karyawan yang dipandang dapat mempengaruhi prestasi kerjanya. 5. Manager Pemasaran a. Menentukan usulan pricing dan usulan calon pelanggan. b. Menerima dan mencatat pesanan dari pelanggan. c. Menentukan strategi penjualan yang efektif dan efisien. d. Mengadakan hubungan baik dengan pelanggan atau calon pelanggan. 6. Manager Gudang a. Mengendalikan dan mengawasi kelancaran arus bahan baku. b. Mengatur tingkat persediaan dalam pabrik untuk menjaga kelancaran kegiatan produksi c. Melindungi barang dari kecurian, kerusakan, menerima serta menyimpan barang. 7. Bagian Penjualan a. Memimpin, membina, dan memberdayakan tim penjualannya. b. Menetapkan strategi (marketing dan distribusi) untuk mencapai target penjualannya. c. Menganalisa data biaya dan penjualan. d. Mengurus administrasi penjualan e. Menyusun laporan penjualan 8. Bagian Pembelian a. Menyiapkan faktur pembelian. b. Memantau persediaan masing masing produk.

7 52 9. Bagian pemasaran a. Mencari calon pelanggan baru. b. Memberikan image yang bagus untuk perusahaan. 10. Staff HRD a. Membantu manager HRD untuk keperluan sehari hari. b. Menyeleksi calon karyawan baru sesuai dengan persyaratan. 11. Bagian Akuntansi a. Menyiapkan laporan keuangan secara benar dan tepat waktu. b. Menyimpan semua laporan transaksi. 12. Bagian Penagihan a. Menagih piutang-piutang perusahaan. b. Memberikan surat tagihan kepada pelanggan. 13. Bagian Pengiriman a. Mengantar order ke tempat pelanggan dengan cepat. b. Bongkar muat tabung - tabung yang dipesan dan yang dikembalikan. 14. Bagian Gudang a. Menjaga dan memelihara setiap tabung yang ada. b. Penanggung jawab setiap tabung yang ada. 3.3 Gambaran Prosedur yang Sedang Berjalan Perusahaan ini mempunyai sistem yang berjalan, sistem tersebut memberitahukan kepada pelanggan proses bisnisnya yang berawal dari pemberian informasi perusahaan sampai pengiriman barang kepada pelanggan. Adapun proses bisnis yang berjalan saat ini pada PD. Kartini Indah Gas yaitu:

8 53 Pertama - tama kepala pemasaran langsung memberikan informasi mengenai produk yang ditawarkan oleh perusahaan kepada calon pelanggan dengan cara bertemu langsung dan memberitahukan segala informasi yang berkaitan dengan gas maupun harganya. Jika pelanggan berminat dan setuju, pelanggan dapat langsung memesan dengan cara menghubungi bagian penjualan, dan memesan gas yang diinginkan. Bagian penjualan akan mencatat apa saja yang dipesan oleh pelanggan, dan mengkorfimasikan barang yang diinginkan ke bagian gudang. Dan jika barang ada, maka bagian penjualan akan mengkonfirmasi pesanan pelanggan. Kemudian bagian penjualan menyerahkan catatan pesanan beserta SJ (surat jalan) 2 rangkap ke bagian gudang. Lalu bagian gudang akan menyiapkan barang dan SJ (surat jalan) rangkap 1 dan 2 ke bagian pengiriman. Kemudian bagian pengiriman mengirim barang dan SJ (surat jalan) rangkap 1 ke pelanggan dan setelah ditanda tangani oleh pelanggan, bagian pengiriman akan menyerahkan Signed SJ (surat jalan yang sudah ditanda tangani) rangkap 1 yang sudah ditanda tangani oleh pelanggan ke bagian penagihan. Kemudian bagian penagihan akan memberikan faktur penagihan 2 rangkap dan kuitansi ke pelanggan, dan pelanggan memberikan tanda terima faktur rangkap 2 ke bagian penagihan, jika sudah mendekati jatuh tempo, bagian penagihan akan memperingati pelanggan untuk segera melunasi utang piutang yang ada, setelah itu pelanggan dapat langsung memberikan giro ke bagian penagihan sebelum atau saat waktu jatuh tempo. Bagian penagihan kemudian menyerahkan giro dan faktur penagihan rangkap 2 ke bagian akuntansi. Dan bagian akuntansi akan membuat laporan keuangan.

9 Rich Picture Gambar 3.2 Rich Picture sistem yang berjalan 3.4 Tujuh Tahapan e marketing Stage 1 : Menangkap Peluang Pasar (Framing The Market Oppurtunity) 1. Menemukan peluang pada sistem nilai yang berjalan atau sistem baru penerapan e marketing di sebuah perusahaan dapat dilihat dan dianalisa dari sisi peluang yang

10 55 ada di pasar. Beberapa hasil analisa peluang terhadap PD. Kartini Indah Gas yang dinilai mampu untuk dimaksimalkan dengan menerapkan e marketing adalah sebagai berikut : a. Memperluas penyebaran informasi tentang produk. Perkembangan internet yang semakin meluas di Indonesia merupakan peluang yang sangat besar dalam menerapkan e marketing dalam suatu perusahaan. Dengan adanya internet dalam bentuk website, perusahaan dapat memberikan informasi mengenai produk yang dipasarkan oleh PD. Kartini Indah Gas. b. Keunggulan penggunaan internet dalam berbisnis. Penggunaan internet sebagai alat pemasaran untuk menjalankan bisnis sangat efisien. Dengan adanya internet perusahaan dapat dengan mudah mempromosikan produk yang di pasarkan dalam perusahaan dengan biaya yang rendah. Selain itu internet berjalan selama 24 jam, sehingga perusahaan dapat terus memasarkan produknya tanpa dibatasi oleh waktu. c. Kesibukan para pelanggan. Dimasa depan dapat diperkirakan pelanggan akan memiliki banyak kesibukan, sehingga kontak face-to-face antara perusahaan dengan pelanggan akan semakin berkurang. Tingkat kesibukan para pelanggan yang tinggi dapat menyebabkan pelanggan tidak memiliki waktu luang untuk datang langsung ke perusahaan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Ini dapat menjadi suatu peluang bagi PD. Kartini Indah Gas dalam menerapkan e-marketing. Dengan menampilkan informasi melalui website maka akan membantu pelanggan dalam hal pelayanan.

11 56 2. Mengidentifikasi kebutuhan Pelanggan yang belum terpenuhi. Berdasarkan hasil observasi pada perusahaan, terdapat beberapa kebutuhan yang belum terpenuhi, diantaranya : a. Pelanggan tidak tahu akan keberadaan PD. Kartini Indah Gas karena kurangnya informasi mengenai perusahaan ini. b. Pelanggan tidak tahu pasti harga akan produk yang di tawarkan oleh PD. Kartini Indah Gas. 3. Mengidentifikasi Segmen Sasaran Pelanggan (Identify Target Segment). Gambar 3.3 Segmentasi sasaran pelanggan a. Primary Priority PD. Kartini Indah Gas adalah penjualan perusahaan yang berukuran kecil dan besar yang berada di Jakarta, dan luar Jakarta. b. Second Priority PD. Kartini Indah Gas merupakan perusahaan kecil di luar Jakarta dan individu di Jakarta maupun luar Jakarta. 4. Menaksir Kebutuhan Sumber Daya untuk Menyampaikan Penawaran (Declare Company s Resource Based Opportunity for Advantage) Sumber daya yang dimiliki oleh PD. Kartini Indah Gas adalah sebagai berikut :

12 57 a. Untuk dapat meningkatkan penjualan PD. Kartini Indah Gas, Promosi yang dilakukan dengan cara face-to-face dengan pelanggan atau pelanggan dapat datang langsung ke perusahaan. b. Memiliki karyawan yang cukup ahli di bidangnya untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. c. Memiliki barang dalam jumlah banyak (ready stock) yang siap dijual. d. Memiliki layanan pengiriman barang langsung ketempat tujuan yang diarahkan pelanggan. 5. Menaksir Daya Tarik Kompetitif, Teknologi dan Keuangan (Asses Competitive, Technological and Financial Opportunity Attractiveness) a. Kompetitif PD. Kartini Indah Gas memiliki keunggulan dalam bersaing yaitu dengan stok yang sudah memadai dan biaya pengiriman barang yang di tanggung langsung oleh perusahaan ini. b. Teknologi PD. Kartini Indah Gas memiliki mesin mesin yang menunjang proses pengisian angin agar pengisian mencapai hasil yang presisi dalam hal ukuran tabung.

13 58 c. Keuangan PD. Kartini Indah Gas memiliki keuangan yang stabil. Sehingga keuntungan yang didapat memungkinkan perusahaan ini menerapkan proses bisnis yang menggunakan e marketing. 6. Melakukan penilaian Go / No Go (make Go / No Go Assesment) Gambar 3.4 Go / No Go Assesment Penjelasan mengenai penilaian Go / No Go. a. Tingkat Persaingan (Competitive Vulnerability). Dalam hal ini PD. Kartini Indah Gas tergolong positive karena sistem yang digunakan masih bersifat konvensional. Sehingga tidak dapat bersaing dengan perusahaan lain yang bergerak dibidang sejenis yang telah menggunakan teknologi.

14 59 b. Tingkat Teknis (Technical Vulnerability). Proses bisnis yang digunakan oleh PD. Kartini Indah Gas masih bersifat offline, sehingga hal ini kurang menguntungkan bagi perusahaan. Dan ini bersifat positive bagi perusahaan. c. Tingkat Kebutuhan yang Belum Terpenuhi (Magnitude of Unmeet Need). Faktor ini bersifat positive bagi PD. Kartini Indah Gas karena dengan adanya penggunaan secara online, kebutuhan pelanggan yang belum terpenuhi, seperti harga produk ataupun informasi yang men detail dan up to-date mengenai produk perusahaan dapat di peroleh dengan mudah tanpa harus datang dan mengunjungi perusahaan secara langsung. d. Hubungan antar Segmen Segmen Pelanggan (Interaction Between Segment). Dengan penggunaan e marketing pada PD. Kartini Indah Gas dapat membantu para pelanggan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan, sehingga untuk faktor ini termasuk dalam parameter yang positive. e. Tingkat Pertumbuhan Ekonomi (Likely Rate of Growth). Tingkat pertumbuhan penjualan perusahaan ini cenderung naik turun, sehingga dapat mempengaruhi jumlah pendapatan perusahaan setiap tahunnya, dan tidak menutup kemungkinan bagi perusahaan untuk menggunakan e marketing dalam proses penjualan perusahaan agar memudahkan untuk mengenalkan produk - produk yang dimiliki oleh perusahaan. Faktor ini termasuk dalam parameter yang netral.

15 60 f. Tingkat Teknologi (Technological Vulnerability). PD. Kartini Indah Gas masih menggunakan metode konvensional dalam pengenalan produknya, misalnya mendatangi pelanggan secara langsung, atau tidak pelanggan dapat mengetahui perusahaan tersebut dari kerabat atau keluarganya. Beberapa pelanggan yang di datangi langsung dapat langsung mendapat data yang akurat, tetapi memakan banyak waktu dalam penyampaiannya. Dalam hal ini penggunaan teknologi dengan menggunakan internet sangat diperlukan bagi perusahaan untuk menghasilkan informasi yang up to date bagi pelanggan PD. Kartini Indah Gas. Faktor ini termasuk dalam parameter positive bagi perusahaan. g. Luas Pasar (Market Size). Dengan adanya e marketing maka perusahaan dapat memasarkan tidak hanya di daerah Jakarta saja, tapi juga meluas ke seluruh Pulau Jawa. Oleh karena itu market size untuk perusahaan PD. Kartini Indah Gas tergolong parameter yang netral. h. Tingkat Keuntungan (Level of Profitability). Penggunaan e marketing bagi perusahaan sangat menguntungkan, selain memudahkan dalam penyebaran informasi, penghematan waktu dalam penyebaran informasi produk, selain itu biaya yang dikeluarkan menjadi lebih hemat. Oleh sebab itu, faktor ini tergolong dalam parameter yang netral. Berdasarkan hasil analisis metode 7 tahapan e-marketing terhadap perusahaan ini, maka kami dapat menarik kesimpulan, bahwa PD. Kartini Indah Gas sangat sesuai untuk melakukan pemasaran secara online melalui e marketing sehingga keputusannya adalah Go.

16 Stage 2 : Menformulasikan Strategi Pemasaran (Formulating the marketing strategy) Strategi e marketing terbagi menjadi tiga yaitu Segmentation, Targeting, dan Positioning. 1. Segmentation Pada perusahaan ini segmentasi pelanggan secara online tidak berbeda dengan segmentasi pelanggan secara offline hanya tingkat atau volume pelanggannya saja yang bertambah, jadi perusahaan hanya memperluas jaringan pemasaran. Gambar 3.5 Segmentation 2. Targeting Targeting dari PD. Kartini Indah Gas adalah pelanggan dari perusahaan perusahaan besar dan menengah. Dimana target segmentasi pasar yang ada tidaklah mengalami perubahan karakteristik, tetapi mengalami perubahan secara geografis karena adanya penggunaan internet. Dengan adanya internet, pemasaran bisa meluas tanpa batasan wilayah.

17 62 Gambar 3.6 Targeting 3. Positioning Berdasarkan segmentasi dan target pelanggan yang telah ditentukan, perusahaan menempatkan posisinya di mata pelanggan sebagai perusahaan distributor yang menjual berbagai macam gas dengan harga yang mampu bersaing. Gambar 3.7 Positioning

18 Stage 3 : Merancang Pengalaman Pelanggan (Designing the Costumer Experience) Stage Yang diinginkan oleh Pelanggan Yang dapat diberikan oleh perusahaan Functionality 1. Website mudah dimengerti oleh 1. Icon icon yang mudah dimengerti. pelanggan. 2. Fitur yang berjalan dengan baik. 3. Realibilitas. 2. Link antar halaman web sesuai dengan yang telah didesain. 3. Informasi yang up to date. Intimacy 1. Dapat bertanya seputar produk dan 1. Di berikannya nomor kontak perusahaan. perusahaan. 2. User dapat 2. Diberikan fitur buku tamu. memberikan komentar sekitar produk maupun perushaan. 3. User dapat memesan secara Online 3. Diberikan fitur pemesanan di dalam website. Evangelism 1. Alat bantu promosi ke 1. Disediakannya fasilitas web. calon pelanggan. Tabel 3.1 Designing The Costumer Experience

19 Analisis Web Pesaing PT. Tirtobumi Aneka Industri, PT. Matesu Gas, PD. Penggilingan Gas, dan perusahaan lainnya adalah para pesaing dari PD.Kartini Indah Gas. Tetapi para pesaing perusahaan belum mempunyai website, melainkan hanya berupa iklan yang ditampilkan secara Online. Berikut ini adalah contoh tampilan iklan pesaing PT. Tirtobumi Aneka Industri. Gambar 3.8 Tampilan Layar Depan website pesaing

20 Gambar 3.9 Tampilan Informasi Perusahaan website pesaing 65

21 Gambar 3.10 Tampilan Layar katalog produk website pesaing 66

22 67 Gambar 3.11 Tampilan layar detail produk web pesaing 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan analisis terhadap proses bisnis pada PD. Kartini Indah Gas, berdasarkan data - data dan faktor pendukung lainnya, dapat diidentifikasikan beberapa hal yang perlu diperbaiki demi kemajuan dan perkembangan perusahaan di masa mendatang. Beberapa masalah yang teridentifikasi adalah sebagai berikut: a. Pelanggan susah mendapat informasi yang up-to-date mengenai harga yang fluktuatif. b. Pemasaran yang dilakukan masih menggunakan metode konvensional. c. Pelanggan kesulitan untuk memperoleh informasi tentang produk yang sesuai dengan kebutuhannya, karena keterbatasan informasi yang didapat. d. Pangsa pasar yang terbatas.

23 Alternatif Pemecahan Masalah Pemecahan masalah untuk sistem informasi pemasaran PD. Kartini Indah Gas dengan menggunakan website untuk memberikan informasi produk kepada pelanggan. Dengan web, perusahaan cukup meng-update informasi yang ada di web dengan informasi terbaru tiap harinya dan setiap pelanggan akan dapat memperoleh informasi mengenai produk. Selain itu, web yang menggunakan internet bersifat global, sehingga siapapun dapat memperoleh informasi tersebut.