ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Sejarah PT. Jaya Wahana Terpadu. yang berhubungan dengan perpajakan seperti konsultasi, identifikasi,

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum PT. Jaya Wahana Terpadu Sejarah PT. Jaya Wahana Terpadu PT. Jaya Wahana Terpadu adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultasi perpajakan, termasuk membantu pengurusan berbagai macam hal yang berhubungan dengan perpajakan seperti konsultasi, identifikasi, perencanaan, pelaporan, pengurusan, dan pemberian informasi. PT. Jaya Wahana Terpadu telah berdiri sejak tanggal 10 Juni 2003, beralamat di Komplek Kokan Permata Kelapa Gading, Jl. Boulevard Bukit Gading Raya Blok D No. 1. Telp / PT. Jaya Wahana Terpadu, melayani pelanggan berupa perusahaan serta menggunakan sistem pembayaran secara tunai dan transfer. PT. Jaya Wahana Terpadu mendapatkan pelanggan baru dengan cara sosialisasi mengenai pentingnya perpajakan ke beberapa perusahaan dan dari referensi rekan-rekan perusahaan. Setelah ada perusahaan yang tertarik untuk bekerja sama, maka pihak perusahaan tersebut dan pihak PT. Jaya Wahana Terpadu akan membuat kontrak kerja. Setelah laporan perpajakan selesai diurus, PT. Jaya Wahana Terpadu akan memberikan bukti pelaporan pajak pada perusahaan yang bersangkutan. 38

2 Struktur Organisasi Presiden Direktur Direktur Sekretaris Manager Keuangan Manager Operasional Manager IT Admin Staff Akuntansi dan Perpajakan Staff Akuntansi dan Perpajakan Staff Akuntansi dan Perpajakan Messenger Office Boy Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Jaya Wahana Terpadu Pembagian Tugas dan Tanggungjawab Presiden Direktur : Membuat rencana jangka panjang dan jangka pendek perusahaan. Membuat konsep perencanaan pajak pemakai jasa untuk kedepannnya. Menetapkan kebijaksanaan, strategi, visi dan misi perusahaan.

3 40 Memberikan arahan dan bimbingan kepada karyawannya. Menjalin hubungan yang baik dengan para klien atau partner kerja. Melayani konsultasi perpajakan. Mempekerjakan pegawai. Direktur : Memimpin dan mengatur serta mengawasi karyawan di dalam melaksanakan tugasnya, bila perlu mengadakan perubahan-perubahan yang diperlukan. Membantu Presiden Direktur dalam memutuskan kebijakan-kebijakan perusahaan. Membantu Presiden Direktur membuat konsep untuk perencanaan pajak para pemakai jasa. Melayani konsultasi perpajakan. Memberikan arahan dan bimbingan kepada karyawannya. Sekretaris : Mencatat dan mengatur jadwal Presiden Direktur dan Direktur untuk temu konsultasi dan rapat. Mengingatkan Presiden Direktur dan Direktur jadwal mereka masing-masing. Mencatat hal-hal penting lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan di perusahaan.

4 41 Manager Keuangan : Membuat dan memberikan laporan keuangan berkala pada direktur. Mengatur, memberikan arahan dan bimbingan kepada para Staff Akutansi dan Perpajakan. Membantu para Staff Akuntansi dan Perpajakan dalam masalah yang berhubungan dengan surat-surat dan laporan akuntansi dan perpajakan. Manager Operasional : Mengatur dan bertanggung jawab untuk kegiatan operasional di perusahaan. Manager IT : Mempersiapkan pengembangan implementasi IT pada perusahaan. Mengatur jalannya operasional perusahaan yang berkaitan dengan IT Admin : Memasukkan data-data yang diperlukan ke website Menangani operasional website Menyampaikan daftar booking konsultasi dari website kepada sekretaris yang akan diserahkan ke Direktur

5 42 Staff Akuntansi dan Perpajakan : Menyusun surat dan laporan-laporan perpajakan dan akuntansi para pemakai jasa. Messenger : Mengantar, menyetor dan melaporkan dokumen-dokumen yang berguna dalam memenuhi kewajiban perpajakan perusahaan. Office Boy : Bertanggung jawab atas kebersihan kantor. Membantu karyawan lain jika diperlukan.

6 Prosedur Yang Sedang Berjalan Mobil Pelayanan Pajak Keliling 13. Lapor SPT + Tanda Terima SSP 7. Bayar SSP $ $ 14. Tanda Bukti Pelaporan SPT 8. Tanda Terima SSP Bank Kantor Pelayanan Pajak Messenger 12. SPT + Tanda Terima SSP Asli Kantor Pos 6. SSP 19. Tagihan 18. Tagihan untuk Pemakai Jasa 15. Lapor Tanda Bukti Pelaporan SPT 1. Konsultasi (Bawa Laporan Keuangan) 9. Lapor Tanda Terima SSP Presiden Direktur 10. SPT + Tanda Terima SSP Office Boy 11. SPT + Tanda Terima SSP 3 rangkap Copy Center 2. Kontrak Kerja Direktur Pemakai Jasa "Perusahaan" 20. Pembayaran Tagihan 5. SPT dan SSP 3. Penugasan (Laporan Keuangan Pemakai Jasa) 4. Laporan Akuntansi Teraudit 16. Fotocopy SPT + Tanda Bukti Pelaporan SPT Staff Akuntansi dan Perpajakan Sekretaris 17. Pengarsipan Fotocopy SPT + Tanda Bukti Pelaporan SPT Ruang Arsip Gambar 3.2 Rich Picture pelayanan jasa konsultasi perpajakan

7 Penjelasan Rich Picture Sistem pelayanan jasa konsultasi perpajakan yang sekarang dilakukan oleh PT. Jaya Wahana Terpadu adalah : Perusahaan : 1. Pemakai jasa membawa Laporan Keuangan Perusahaannya dan dikonsultasikan ke Presiden Direktur atau Direktur. 2. Presiden Direktur membuat kontrak kerja yang akan dipakai dan menyerahkan ke pemakai jasa untuk ditandatangani. 3. Presiden Direktur menugaskan salah satu Staff Akuntansi dan Perpajakan untuk mengerjakan audit perusahaan tersebut. 4. Setelah laporan diaudit, Staff Akuntasi dan Perpajakan menyerahkannya kembali ke Presiden Direktur untuk diperiksa. 5. Diserahkan juga SPT dan SSP perusahaan yang telah dibuat. 6. SSP diberikan ke Messenger untuk dibayarkan. 7. Messenger melakukan pembayaran SSP ke Bank. 8. Bank akan memberikan Tanda Terima SSP. 9. Messenger melaporkan bahwa SSP telah dibayar kepada Presiden Direktur atau Direktur dengan memperlihatkan Tanda Terima SSP. 10. Tanda Terima SSP dan SPT diberikan ke OB untuk difotocopy rangkap Setelah difotocopy Tanda Terima SSP dan SPT diberikan ke Presiden Direktur kembali.

8 Tanda Terima SSP dan SPT yang asli diserahkan ke Messenger untuk dilaporkan. 13. Messenger membawa Tanda Terima SSP dan SPT yang asli untuk dilaporkan di salah satu dari tiga tempat yang tersedia (Mobil Pelayanan Pajak Keliling, Kantor Pelayanan Pajak, Kantor Pos). 14. Setelah dilaporkan, Messenger akan mendapat Tanda Bukti Pelaporan SPT. 15. Tanda Bukti Pelaporan SPT diserahkan ke Presiden Direktur. 16. Fotocopy SPT dan Tanda Bukti Pelaporan SPT diserahkan ke sekretaris untuk diarsipkan. 17. Sekretaris menyimpan Fotocopy SPT dan Tanda Bukti Pelaporan SPT di ruang arsip. 18. Tagihan akan dibuat oleh Presiden Direktur atau Direktur dan diserahkan ke Messenger. 19. Messenger akan menagihkan Tagihan ke pemakai jasa yang bersangkutan. 20. Pemakai Jasa melakukan pembayaran langsung ke Presiden Direktur secara transfer atau tunai.

9 Penawaran Jasa Sistem penawaran jasa yang sekarang dilakukan oleh PT. Jaya Wahana Terpadu adalah : Perusahaan Penawaran jasa dilakukan secara langsung dengan mendatangi perusahaan-perusahaan untuk memperkenalkan dan menawarkan jasa. Setelah itu bergantung dari rekomendasi perusahaan-perusahaan yang sudah pernah memakai jasa konsultasi perpajakan PT. Jaya Wahana Terpadu sebelumnya ke perusahaan-perusahaan lainnya. Perorangan Direksi pada perusahaan yang memakai jasa (terikat kontrak) secara tidak langsung juga akan diurus pajak perseorangannya. Penawaran jasa konsultasi perseorangan hanya dilakukan ke kerabat, teman atau keluarga. Biasanya pemakai jasa konsultasi perseorangan akan mendatangi sendiri kantor-kantor pelayanan jasa konsultasi perpajakan Pelayanan Konsultasi secara langsung tentang masalah-masalah perpajakan klien secara gratis.

10 47 Membuat seluruh laporan perpajakan yang diperlukan dalam memenuhi kewajiban pajak para pemakai jasa. Sosialisasi pajak (memberitahukan pengetahuan-pengetahuan umum tentang perpajakan pada perusahaan dan masyarakat umum. Memberitahukan seluruh peraturan-peraturan perpajakan baru ataupun lama yang diperlukan para pemakai jasa. Menyelesaikan dan mencari solusi atas masalah-masalah perpajakan para pemakai jasa. Sebagai perantara antara para pemakai jasa dengan kantor pajak nasional Analisis Pelayanan Perusahaan Kepada Pemakai Jasa Berdasarkan hasil analisis prosedur yang sedang berjalan serta wawancara langsung di PT. Jaya Wahana Terpadu, maka didapatkan beberapa hasil analisis mengenai pelayanan perusahaan kepada pelanggan, yaitu : Pelayanan sudah berlangsung dengan baik, pengerjaan jasa pelayanan dikerjakan dengan teliti. Hubungan dengan pemakai jasa baik dikarenakan konsultasi dilakukan secara langsung dan individual. Selalu dilakukan follow-up ke pemakai jasa ketika ada perubahan data atau peraturan perpajakan yang dirasa berguna.

11 48 Pelayanan konsultasi seringkali diadakan diluar jam kerja atau diluar hari kerja, karena jadwal yang padat dan banyaknya pemakai jasa Analisis Kebutuhan Pemakai Jasa Berdasarkan hasil wawancara kepada beberapa orang pelanggan PT. Jaya Wahana Terpadu, didapatkan beberapa hasil analisis mengenai kebutuhan pelanggan, sebagai berikut: Para pemakai jasa menginginkan laporan perpajakan mereka dengan tepat waktu dan tidak ada pemeriksaan pajak yang akan merepotkan mereka. Para pemakai jasa seringkali harus menunggu lama ketika jam sibuk karena antrian konsultasi yang panjang atau jadwal yang bentrok. Hal ini dikarenakan pemakai jasa yang ada cukup banyak.

12 Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan sistem berdasarkan perusahaan (Wawancara) Untuk mengetahui kebutuhan perusahaan terkait dengan sistem E-CRM yang akan dibangun ini, maka dilakukan wawancara dengan pihak PT. Jaya Wahana Terpadu (wawancara dilakukan dengan Direktur dari PT. Jaya Wahana Terpadu) : 1. Pertanyaan (P) : Bagaimana latar belakang didirikannya perusahaan ini? Jawaban (J) : Awalnya saya memang ingin mendirikan suatu perusahaan konsultan pajak, sehingga saya dan kedua saudara saya sepakat bekerjasama untuk mendirikan perusahaan konsultasi perpajakan dengan modal bersama. Nama JWT sendiri diambil dari inisial nama saya dan kedua saudara saya yaitu Januardy, Williardy dan Tony, lalu singkatan JWT itu diubah menjadi Jaya Wahana Terpadu. Sekarang ini, karena kesibukan mengurus perusahaan lain, kedua saudara saya melepaskan kepemilikannya sehingga sekarang saya menjadi pemilik tunggal.

13 50 2. P : Sudah berapa lama perusahaan berdiri? J : Didirikannya dari tahun 2003, jadi sudah sekitar 6 tahun. 3. P : Pada awal-awal didirikan, bagaimana cara Bapak memperkenalkan perusahaan ini pada para pelanggan? J : Awalnya pelanggan berasal dari perusahaanperusahaan yang saya kenal pemiliknya, kemudian mereka mereferensikan perusahaan yang mereka kenal kepada saya. Ada beberapa perusahaan yang menghubungi saya langsung, dan ada beberapa yang saya datangi langsung ke perusahaan mereka untuk memperkenalkan dan menawarkan jasa konsultasi perpajakan. 4. P : Sampai sekarang ini berapa jumlah perusahaan yang sudah ditangani? J : Sekitar 60 perusahaan. 5. P : Apakah data-data yang diberikan dari 60 perusahaan tersebut semuanya valid dan sesuai dengan kebutuhan? J : Tidak selalu, karena itu selalu ada konfirmasi dan verifikasi kembali kepada perusahaan tersebut. Biasanya kami yang meminta data tersebut dari perusahaan.

14 51 6. P : Setelah mendapatkan data yang dimaksud, bagaimana pihak JWT melakukan pengaturan agar data tersebut mudah diproses? J : Data-data itu disimpan di pengarsipan perusahaan dalam urutan abjad. 7. P : Apakah menurut Bapak diperlukan suatu sistem pengumpulan data yang lebih baik? J : Sistem yang ada sekarang dapat dipakai, tetapi menurut saya memang diperlukan suatu sistem yang dapat meningkatkan efektifitas kerja kami karena seringkali tahap pengumpulan data itu sendiri sangat memakan waktu. 8. P : Sebenarnya bagimana kinerja perusahaan yang Bapak harapkan? J : Saya berharap data yang diberikan oleh pelanggan selalu valid sehingga mudah untuk memprosesnya, selain itu pelanggan juga mudah memberikan data-data kepada kami dan kami pun mudah memberikan datadata pada pelanggan. Saya juga berharap untuk lebih mudah berkomunikasi dengan pelanggan.

15 Kebutuhan sistem berdasarkan pelanggan (Kuisioner) Untuk mengetahui seberapa besar dukungan pelanggan terhadap rencana pembuatan aplikasi e-crm, maka digunakan analisis kuesioner yang dibagikan kepada 20 orang responden yang merupakan pemakai jasa PT. Jaya Wahana Terpadu dengan beberapa pertanyaan sebagai berikut (beberapa responden menjawab lebih dari 1 jawaban pada pertanyaan tertentu): 1. Seberapa sering anda menggunakan internet di dalam 1bulan? Jawaban Hasil Persentase(%) a. >30 kali b kali 6 30 c kali 1 5 d. Tidak pernah sama 0 0 sekali 2. Apa yang sering anda lakukan selama berinternet? Jawaban Hasil Persentase(%) a. Mencari informasi b. Berbisnis 8 40 c. Chatting 5 25 d. Bermain game online 2 10

16 53 3. Darimanakah anda pernah mendengar PT. Jaya Wahana Terpadu? Jawaban Hasil Persentase(%) a. Teman/keluarga/rekan b. Seminar 2 10 c. Brosur/Media Lain 0 0 d. Lain-lain Apakah sistem pelayanan jasa konsultasi perpajakan yang selama ini berjalan di PT Jaya Wahana Terpadu sudah cukup baik? Jawaban Hasil Persentase(%) a. Sangat baik 5 25 b. Cukup baik c. Kurang baik 1 5 d. Tidak baik Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi berita mengenai perpajakan dari PT. Jaya Wahana Terpadu? Jawaban Hasil Persentase(%) a. 5 menit 0 0 b. 10 menit 2 10 c. 30 menit d. 60 menit 7 35

17 54 6. Informasi seperti apa yang anda butuhkan dari PT. Jaya Wahana Terpadu? Jawaban Hasil Persentase(%) a. Peraturan Perpajakan b. News 2 10 c. Jasa Pelayanan 6 30 d. Lain-lain Apakah keluhan-keluhan sudah ditanggapi dengan baik? Jawaban Hasil Persentase(%) a. Sangat baik 3 15 b. Cukup baik c. Kurang baik 2 10 d. Sangat tidak baik Seberapa banyak frekuensi anda sering mendapatkan informasi yang update tentang perpajakan? Jawaban Hasil Persentase(%) a. <5 kali sebulan b kali sebulan 3 15 c kali sebulan 3 15 d. >30 kali sebulan 0 0

18 55 9. Melalui media apakah Anda bersedia dikirimi info perpajakan atau penawaran khusus PT. Jaya Wahana Terpadu? Pilihan boleh lebih dari satu. Jawaban Hasil Persentase(%) a b. Brosur 1 5 c. Telepon dan fax 6 30 d. Lain-lainnya 1 5 SMS Surat 10. Fitur-fitur apa saja yang anda rasa perlu disertakan jika mengakses informasi mengenai perpajakan melalui internet: Jawaban Hasil Persentase(%) a. Forum Perpajakan 2 10 b. Pemesanan tempat jasa 3 15 konsultasi secara online c. Lainnya : Peraturan Perpajakan online Pengurusan SPT dan SSP online

19 56 Berdasarkan hasil analisis kuesioner diatas, maka kami dapat menyimpulkan, sebagai berikut : 60% pelanggan menyetujui pemberian informasi melalui internet. Sehingga perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan website dan mengelolanya dengan baik karena pelanggan bisa membukanya dimana saja dan kapan saja. Bahwa 75 % pelanggan menyetujui adanya pelayanan jasa konsultan pajak secara online, sehingga perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan website untuk jasa konsultasi secara online. Bahwa 75% pelanggan tertarik dengan penyediakan informasi perpajakan secara online Permasalahan Yang Dihadapi Beberapa permasalahan yang dihadapi oleh PT. Jaya Wahana Terpadu yaitu : 1. Masalah kebutuhan suatu media yang dapat memberikan informasi-informasi yang dapat diakses 24 jam dan mencakup fitur history tracking pelanggan serta menjaga hubungan dengan pemakai jasa. 2. Masalah di dalam mendapatkan informasi dari pemakai jasa, seperti apa keluhan-keluhan mereka dan siapakah mereka. Semua informasi ini berguna untuk mengidentifikasikan pemakai jasa sehingga lebih mudah untuk memaintain mereka.

20 57 3. Bagaimana cara untuk bisa meyakinkan pemakai jasa atau menarik pemakai jasa baru, sehingga dibutuhkan suatu cara baru untuk dapat memberikan kenyamanan dan kepercayaan kepada pemakai jasa Alternatif Pemecahan Masalah Yang dapat dilakukan untuk menjawab permasalahan yang dialami PT. Jaya Wahana Terpadu, yaitu dengan : 1. Membangun suatu aplikasi pelayanan pelanggan yang berbasis teknologi internet dengan konsep CRM. Aplikasi pelayanan pelanggan berbasis internet ini dapat bertindak sebagai media penarik pemakai jasa yang efektif karena internet dapat menjangkau banyak pemakai jasa di berbagai wilayah. Selain itu internet memungkinkan pelayanan terhadap pemakai jasa tidak dibatasi oleh waktu atau terbatas hanya pada jam kerja saja. 2. Membangun suatu aplikasi yang terkoneksi dengan database yang mencakup informasi yang penting dari para pemakai jasa. 3. Aplikasi ini menyediakan fitur pelayanan on-line antara lain fitur personalisasi tampilan, penyampaian saran dan keluhan, serta pemakai jasa dapat melihat data-data perpajakan mereka. Sehingga tercipta suatu hubungan antara pemakai jasa dan perusahaan, yang dapat membangun loyalitas mereka.