PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)

Transkripsi

1 PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) DEPARTEMEN PENJUALAN POS Departemen Penjualan dan Pemasaran PT Trimata Nagasha Indonesia DAN PEMASARAN terkait dengan 1. Penjualan 2. Pemasaran 1. Penjualan Secara umum, penjualan dibagi atas Penjualan Melalui Distributor Pusat (Domestik) PT Trimata Nagasha Indonesia melakukan penjualan melalui distributor pusat yang akan mendistribusikan produk Juslice ke hypermarket dan supermarket di seluruh Indonesia. Penjualan Melalui Distributor Pusat (Ekspor) 1

2 PT Trimata Nagasha Indonesia juga melakukan penjualan secara ekspor untuk memantapkan posisi sebagai produk global. Untuk penjualan secara ekspor, PT Trimata Nagasha Indonesia bekerjasama dengan distributor besar di negara-negara tersebut. 2. Pemasaran Pemasaran dilakukan melalui media massa untuk menunjang promosi secara massal. Pemasaran ini dilakukan melalui media cetak, online, dan elektronik yaitu melalui surat kabar, majalah, website, radio, dan televisi. Selain itu, pemasaran juga dilakukan melalui pemasangan billboard dan pemberian hadiah mug untuk setiap pembelian 2 pack Juslice 1000 ml. PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) No 001/POS/PP/III/2013 Ruang Lingkup Proses Perencanaan Penjualan Departemen/Unit Departemen Penjualan dan Pemasaran Dokumen Terkait Perencanaan penjualan Dibuat tanggal Diperbaharui Pihak Terkait 02 / 01 / 2013 / / Manajer Penjualan, Direktur Penjualan dan Pemasaran Tujuan Membuat perencanaan penjualan produk 2

3 Standar 1. Manajer Penjualan membuat perencanaan penjualan produk. 2. Manajer Penjualan memberikan perencanaan penjualan kepada Direktur Penjualan dan Pemasaran untuk diotorisasi. Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi dibuat menjadi 2 rangkap. 3. Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi kemudian diarsipkan. Salinan Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi oleh Direktur Penjualan dan Pemasaran diberikan kepada Direktur Produksi untuk selanjutnya dilakukan proses produksi. 3

4 4

5 PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) No 002/POS/PP/III/2013 Ruang Lingkup Penjualan Melalui Distributor Departemen/Unit Departemen Penjualan dan Pemasaran Dokumen Terkait Faktur Penjualan Dibuat tanggal Diperbaharui Pihak Terkait 02 / 01 / 2013 / / Manajer Penjualan Tujuan Melakukan dan memastikan prosedur penjualan berjalan dengan benar. Standar 1. Staf Penjualan merima pesanan dari distributor. 2. Pesanan dari distributor diterima melalui telepon, fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam pesanan penjualan. 3. Staf Penjualan melakukan verifkasi pesanan distributor mencakup data distributor secara lengkap termasuk nama pemesan, alamat penyerahan barang, kuantitas, nama produk, nomor surat pesanan, harga, tanggal penyerahan barang, dll. 4. Staf Penjualan mencatat pesanan distributor ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen Pesanan Penjualan (SO). 5. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 5 rangkap. Salinan pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada staf produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang. Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika melakukan penjualan secara tunai). Salinan kelima diberikan kepada staf pengiriman. 5

6 6. Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back pesanan (pesanan yang belum terpenuhi). 7. Departemen penjualan mengadakan kontak dengan distributor mengenai pemenuhan pesanan. 8. Penjualan secara tunai mempunyai ketentuan sebagai berikut Penjualan secara tunai mengharuskan pelanggan membayar total pembelian pada saat pemesanan dan barang dikirimkan pada saat pemesanan. 6

7 7

8 PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) No 003/POS/PP/III/2013 Ruang Lingkup Sistem Kredit Manual Departemen/Unit Departemen Penjualan dan Pemasaran Dokumen Terkait Faktur Penjualan Dibuat tanggal Diperbaharui Pihak Terkait 02 / 01 / 2013 / / Manajer Penjualan Tujuan Memastikan proses penjualan kredit kepada klien berjalan dengan lancar. Standar 1. Staf Penjualan menerima dokumen pesanan penjualan. 2. Staf Penjualan memeriksa status langganan melalui workstation yang ada di staf utang dan piutang yang memberikan otorisasi kredit. 3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah pesanan ini dapat dipenuhi. 4. Staf penjualan menyerahkan kembali dokumen pesanan penjualan yang sudah di verifkasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian staf persediaan dan gudang serta staf pengiriman. 5. Staf penjualan menerbitkan 4 rangkap faktur penjualan. Faktur penjualan asli diberikan kepada kasir, salinan kedua diberikan kepada distributor, salinan ketiga untuk diarsipkan, dan salinan keempat diberikan kepada manajer pajak. 8

9 9

10 PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) No 004/POS/PP/III/2013 Ruang Lingkup Departemen/Unit Penjualan Ekspor Departemen Penjualan dan Pemasaran Dokumen Terkait Surat Kontrak Jual Beli Ekspor, Sales Order, Sales Invoice Dibuat tanggal Diperbaharui Pihak Terkait 02 / 01 / 2013 / / Manajer Penjualan, Direktur Pemasaran dan Penjualan Tujuan Memastikan proses penjualan secara ekspor berjalan dengan baik. Standar 1. Staf penjualan menerima permintaan (order) ekspor yang menunjukkan jenis dan jumlah pesanan yang diminta melalui telepon atau fax 2. Staf penjualan mengirimkan memo ke staf legal untuk mempersiapkan surat kontrak jual beli ekspor. 3. Staf Penjualan melakukan verifkasi pesanan distributor mencakup data distributor secara lengkap termasuk nama pemesan, alamat penyerahan barang, kuantitas, nama produk, nomor surat pesanan, harga, tanggal penyerahan barang, dll. 4. Staf Penjualan mencatat pesanan distributor ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen Pesanan Penjualan (SO). 5. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 4 rangkap. Salinan pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada 10

11 staf produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang. Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika melakukan penjualan secara tunai). 6. Manager penjualan mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang ke Bank Devisa. 7. Faktur penjualan dibuat sebanyak 3 salinan dan dikirimkan kepada distributor melalui fax untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani, 1 rangkap ditinggalkan untuk distributor, dan rangkap lainnya dikirimkan kembali kepada Staf penjualan. Kemudian 1 rangkap faktur penjualan diarsipkan di Staf penjualan, dan 1 rangkap faktur asli dikirimkan ke bagian kasir. 8. Jika barang sudah diterima, customer harus segera melakukan konfrmasi penerimaan barang via telepon ke Staf penjualan. 11

12 12

13 PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) No Ruang Lingkup 005/POS/PP/III/2013 Sistem Pengiriman Barang Departemen/Unit Departemen Penjualan dan Pemasaran Dokumen Terkait Faktur Penjualan Dibuat tanggal Diperbaharui Pihak Terkait 02/01 / 2013 / / Manajer Penjualan, Staf Persediaan dan gudang, Staf pengiriman Tujuan Memastikan proses pengiriman barang kepada klien berjalan dengan lancar. Standar 1. Staf Penjualan mengirim Surat Perintah Pengeluaran Barang dan salinannya dari pesanan penjualan ke gudang lalu staf persediaan dan gudang melakukan pemeriksaan persediaan barang dagangan sebelum dijual sesuai dengan pesanan distributor. 2. Staf Penjualan juga mengirimkan Surat Perintah Pengiriman kepada staf pengiriman sebagai perintah pengiriman barang kepada distributor. 3. Staf pengiriman menerima barang dan Salinan Surat Perintah Pengeluaran Barang dari bagian gudang serta mencocokkan semuanya. 4. Staf pengiriman menempelkan Slip Pengepakan ke kotak barang, melengkapi dan mempersiapkan bukti pengiriman barang. Slip Pengepakan dibuat 2 rangkap untuk dikirimkan ke distributor dan sebagai arsip bagian pengiriman. Bukti pengiriman barang dibuat 4 rangkap untuk diberikan kepada staf penjualan, staf akuntansi, distributor, dan arsip staf pengiriman. 5. Setelah barang dikirimkan, kurir memberikan bukti pengiriman barang kepada staf pengiriman lalu bukti tersebut diarsipkan. Kemudian staf pengiriman memberitahu staf akuntansi dengan menggunakan salinan Bukti Pengiriman Barang dari kurir agar mengirimkan invoice kepada distributor saat itu juga. 13

14 6. Bagian Penjualan juga menerima salinan Bukti Pengiriman Barang untuk dijadikan arsip bagian penjualan. PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) 14

15 No Ruang Lingkup 006/POS/PP/III/2013 Retur Penjualan Departemen/Unit Departemen Penjualan dan Pemasaran Dokumen Terkait Slip Retur, Memo Kredit Dibuat tanggal Diperbaharui Pihak Terkait 02 / 01 / 2013 / / Manajer Penjualan, Staf Retur, Staf Utang dan Piutang Tujuan Memastikan proses retur penjualan dari klien berjalan dengan benar. Standar 1. Staf Retur menerima barang yang dikembalikan dari distributor, kemudian staf retur menghitung, memeriksa, dan menyiapkan Slip 2. Retur Barang yang mendeskripsikan barang tersebut. Saat menerima Slip Retur Barang, staf penjualan menyiapkan Memo 3. Kredit lalu mengirimkan memo kredit ke Staf utang dan piutang. Departemen keuangan, Staf utang dan piutang mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan atau menolak pengembalian tersebut. Jika pengembalian itu diterima, staf utang dan piutang mencatat kredit tersebut sebagai pengurang 4. tagihan. Staf utang dan piutang mengirimkan Memo Kredit tersebut ke bagian 5. pengendalian persediaan untuk dilakukan proses pembukuan. Staf persediaan dan gudang menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan Memo Kredit ke departemen keuangan,staf utang dan 6. piutang. Staf persediaan dan gudang serta staf utang dan piutang mengirimkan rangkuman informasi ke bagian akuntansi. 15

16 7. Staf akuntansi menerima Voucher Jurnal yang merangkum total nilai dari pengembalian persediaan dari staf persediaan dan gudang, dan 8. rangkuman akun dari staf utang dan piutang. Staf akuntansi membukukan Voucher Jurnal dan memperbaharui general ledger. 16

17 PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) No Ruang Lingkup 007/POS/PP/III/2013 Pemasaran Departemen/Unit Departemen Penjualan dan Pemasaran Dokumen Terkait - Dibuat tanggal Diperbaharui 02/ 01 / 2013 / / Pihak Terkait Direktur Penjualan dan Pemasaran, Manajer Pemasaran Tujuan Memastikan proses pemasaran produk kepada klien berjalan dengan lancar. Standar 1. Staf Promosi membuat Proposal Pengajuan Promosi Produk kepada Manajer Pemasaran 2. Manajer Pemasaran mengambil keputusan YES/NO, jika YES Dilanjutkan Ke Direktur Penjualan dan Permasaran, jika YES maka dilanjutkan ke Rapat Dewan Direksi, jika NO maka Proposal Promosi disimpan dalam fle bagian promosi. 3. Rapat Dewan Direksi mengambil keputusan YES/NO, jika YES Proposal Promosi akan dilanjutkan ke staf pengeluaran kas untuk mendapatkan dana, Jika NO Rapat Dewan Direksi akan membuat Pernyataan Rejected Document kepada Bagian Promosi, Rejected Project Project Document di simpan oleh staf Promosi dalam File berdasarkan Date 4. Kemudian Manajer Pemasaran memproses proposal dan menyerahkan ke staf pengeluaran kas. 5. Manajer Pemasaran mengajukan pengeluaran kas melalui cek dengan prosedur pengeluaran kas dengan cek. Setelah mendapatkan persetujuan cek, staf promosi mulai membuat promosi produk. Cek promosi akan dibayarkan ke pihak yang bersangkutan oleh staf pengeluaran kas. 17

18 6. Staf Akuntansi mencatat kegiatan promosi ke dalam Journal Voucher dan menyimpan bukti journal voucher. 7. Setelah promosi produk dilakukan, bagian promosi menyiapkan Laporan Pertanggungjawaban untuk disimpan dalam fle bedasarkan tanggal dan di serahkan kepada Departemen Penjualan dan Pemasaran. 18

19 19

20 PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) No Ruang Lingkup 008/POS/PP/III/2013 Evaluasi Promosi Departemen/Unit Departemen Penjualan dan Pemasaran Dokumen Terkait - Dibuat tanggal Diperbaharui 02/ 01 / 2013 / / Pihak Terkait Direktur Penjualan dan Pemasaran, Manajer Pemasaran Tujuan Mengevaluasi promosi yang telah dilakukan Standar 1. Manager Pemasaran mengevaluasi program promosi yang dilakukan dengan melihat dokumen rekapitulasi penjualan setelah program promosi dilakukan. 2. Manager Pemasaran memutuskan apakah program tersebut efektif dalam mencapai target penjualan. Jika YES maka program promosi dilanjutkan. Jika NO program promosi dihentikan. 3. Manager Pemasaran mensosialisasikan hasil evaluasi kepada staf promosi 4. Manager Pemasaran membuat dokumen hasil evaluasi promosi untuk dilaporkan kepada direktur utama dan direktur Penjualan dan Pemasaran yang kemudian disimpan. 20

21 21

22 22