UNIVERSITAS INDONESIA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 42 JL. SULTAN HASANUDDIN NO.42 KEBAYORAN BARU, BLOK M PERIODE 3 APRIL 30 APRIL 2013 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER ANGKATAN LXXVI FAKULTAS FARMASI PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPOK JUNI 2013

2 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 42 JL. SULTAN HASANUDDIN NO.42 KEBAYORAN BARU, BLOK M PERIODE 3 APRIL 30 APRIL 2013 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker ANGKATAN LXXVI FAKULTAS FARMASI PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPOK JUNI 2013 ii

3 iii

4 KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur hanyalah untuk Allah SWT atas limpahan nikmat, rahmat dan karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma.No. 42 Blok M. Shalawat dan salam senantiasa tercurah kepada Nabi Muhammad SAW beserta keluarga dan sahabatnya. Dalam ruang yang terbatas ini, dengan segala kerendahan hati, penulis ingin menyampaikan terima kasih dan rasa hormat kepada: 1. Bapak Drs. I Wayan Budhi Arthawan., Apt., selaku pembimbing di Apotek Kimia Farma No. 42 yang telah memberikan kesempatan, bimbingan, dan pengarahan selama Praktek Kerja Profesi Apoteker dan penyusunan laporan PKPA. 2. Ibu Prof. Dr. Yahdiana Harahap, MS., Apt., selaku Dekan Fakultas Farmasi UI yang telah memberi ijin dan kesempatan untuk melakukan Praktek Kerja Profesi Apoteker. 3. Bapak Dr. Harmita, Apt., selaku Ketua Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi UI atas segala bantuan dan nasihatnya selama ini. 4. Bapak Drs. Jahja Atmadja Apt., selaku pembimbing di Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi UI yang telah memberikan arahan dan bimbingan pada penulis selama pelaksanaan dan penyusunan laporan PKPA di Apotek Kimia Farma No Segenap Direksi PT Kimia Farma Apotek dan seluruh staf serta karyawan Apotek Kimia Farma No. 42 yang telah memberikan bantuan, pengalaman, bimbingan, dan kerjasama selama pelaksanaan PKPA. 6. Seluruh staf pengajar, tata usaha, dan karyawan di Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi UI atas segala ilmu pengetahuan, didikannya, serta bantuan dan masukan selama ini. 7. Keluarga tercinta atas segenap kasih sayang, perhatian, dukungan serta motivasinya selama ini. 8. Teman-teman farmasi angkatan 2008 dan Apoteker angkatan 76 yang sudah berjuang bersama selama 1 tahun ini. iv

5 9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu atas segala bantuan baik secara langsung maupun tidak langsung kepada penulis selama penulisan dan penyusunan laporan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis dengan senang hati menerima segala kritik dan saran demi perbaikan di masa yang akan datang. Tak ada yang penulis harapkan selain sebuah keinginan agar laporan PKPA ini dapat bermanfaat bagi siapapun yang membacanya. Penulis 2013 v

6 vi

7 DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL... i HALAMAN JUDUL... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... vi DAFTAR ISI... v DAFTAR GAMBAR... viii DAFTAR LAMPIRAN... ix BAB 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan... 2 BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA Definisi Apotek Tugas dan Fungsi Apotek Tata Cara Pendirian Apotek Tenaga Kerja Apotek Tata Cara Perizinan Apotek Pengelolaan Apotek Pelayanan Apotek Pencabutan Surat Izin Apotek Penggolongan Obat Pengelolaan Obat Non Narkotika-Psikotropika Pengelolaan Narkotika Pengelolaan Psikotropika Pelanggaran Apotek BAB 3. TINJAUAN UMUM PT. KIMIA FARMA PT Kimia Farma (Persero), Tbk PT Kimia Farma Apotek BAB 4. TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA NO Lokasi dan Tata Ruang Apotek Struktur Organisasi dan Personalia Apotek Kegiatan Apotek BAB 5. PEMBAHASAN BAB 6. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR ACUAN GAMBAR LAMPIRAN vi

8 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Penandaan Obat Bebas Gambar 2.2. Penandaan Obat Bebas Terbatas Gambar 2.3. Tanda Peringatan pada Obat Bebas Terbatas Gambar 2.4. Penandaan Obat Keras Gambar 2.5. Penandaan Obat Narkotika Gambar 3.1. Logo PT. Kimia Farma Apotek Gambar 4.1. Alur Distribution Centre Gambar 1 Tampak Depan Apotek Kimia Farma No. 42, Blok M Gambar 2 Optik, Klinik dan Money Changer Gambar 3 Swalayan Farmasi Gambar 4 Tempat Penerimaan dan Penyerahan Resep Gambar 5 Tempat Penyimpanan Obat Resep Gambar 6 Ruang Peracikan Gambar 7 Meja Supervisor Gambar 8 Lemari Narkotik dan Psikotropika vii

9 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma (Persero), Tbk Lampiran 2. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek Lampiran 3. Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma No Lampiran 4. Layout Apotek Kimia Farma No Lampiran 5. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) Lampiran 6. Kartu Barang (Stok) Lampiran 7. Salinan Resep Lampiran 8. Kuitansi Pembayaran Lampiran 9. Etiket Lampiran 10. Label yang Berlaku di Apotek Kimia Farma No Lampiran 11 Surat Pesanan Narkotika Lampiran 12. Laporan Penggunaan Narkotika Lampiran 13. Surat Pesanan Psikotropika Lampiran 14. Laporan Penggunaan Psikotropika viii

10 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kesehatan menurut Undang-Undang Republik Indonesia No 36 Tahun 2009 adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spritual maupun sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomis. Kesehatan merupakan salah satu indikator tingkat kesejahteraan manusia sehingga menjadi prioritas dalam pembangunan nasional suatu bangsa (Presiden Republik Indonesia, 2009). Apotek merupakan salah satu sarana kesehatan yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan dan melakukan pekerjaan kefarmasian. Apotek merupakan tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker. Sebagai sarana kesehatan, Apotek berfungsi sebagai sarana pembuatan dan pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluranan obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional. Seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) selain bertindak sebagai penanggung jawab teknis kefarmasian, juga harus mengelola apotek sesuai dengan prinsip-prinsip bisnis yang dapat memberikan keuntungan kepada pihak-pihak yang memiliki kepentingan tanpa harus menghilangkan fungsi sosialnya di masyarakat (Presiden Republik Indonesia, 2009). Pada saat ini orientasi paradigma pelayanan kefarmasian telah bergeser dari pelayanan obat (drug oriented) menjadi pelayanan pasien (patient oriented) dengan mengacu kepada Pharmaceutical Care. Kegiatan pelayanan yang semula hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi berubah menjadi pelayanan yang komprehensif dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Sebagai konsekuensi perubahan orientasi tersebut, maka apoteker dituntut untuk selalu meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan perilakunya agar mampu berkomunikasi dengan tenaga kesehatan lain secara aktif dan berinteraksi langsung dengan pasien (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006). 1

11 2 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, pelayanan kefarmasian adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggungjawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Karenanya, seorang calon apoteker tidak cukup hanya menguasai pengetahuan di bidang teknis kefarmasian, tetapi juga diharapkan memiliki kemampuan dalam mengatur dan berkomunikasi agar dapat mengelola apotek, karyawan, dan pelanggan dengan baik, sehingga diperlukan upaya agar calon apoteker dapat mengetahui dan memahami secara langsung tentang pelayanan dan pengelolaan di apotek yang sesungguhnya. Dalam rangka mempersiapkan para apoteker yang profesional, maka dilakukan praktek kerja di apotek sebagai pelatihan untuk menerapkan ilmu yang telah didapatkan serta mempelajari segala kegiatan dan permasalahan yang ada di suatu apotek. Oleh karena itu, Program Profesi Apoteker bekerja sama dengan PT. Kimia Farma Apotek menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang berlangsung selama 4 minggu sejak tanggal 3 April - 30 April Tujuan Tujuan dari Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang diselenggarakan oleh Fakultas Farmasi, yang bekerja sama dengan PT. Kimia Farma Apotek, adalah: a) Mengetahui dan memahami tugas dan tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek (APA) di apotek baik teknis dan non-teknis farmasi. b) Mempelajari cara pengelolaan apotek dalam kegiatan administrasi, manajemen pengadaan, penyimpanan, penjualan, dan pelayanan dalam memberikan pelayanan kesehatan di apotek. c) Mempraktekkan pelayanan kefarmasian di apotek secara professional sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan etika yang berlaku dalam sistem pelayanan kesehatan di Indonesia.

12 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Definisi Apotek Menurut Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 yang merupakan pembaruan dari Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980, apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetika (Peraturan Pemerintah No. 51 tentang Pekerjaan Kefarmasian, 2009). Apotek sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan perlu mengutamakan kepentingan masyarakat dan berkewajiban menyediakan, menyimpan dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin. Apotek dapat diusahakan oleh instansi pemerintah dengan tugas pelayanan kesehatan di pusat dan daerah, perusahaan milik negara yang ditunjuk oleh pemerintah, dan apoteker yang telah mengucapkan sumpah serta memperoleh izin dari Dinas Kesehatan setempat. 2.2 Tugas dan Fungsi Apotek Tugas dan fungsi apotek adalah sebagai berikut (Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980 tentang Apotek, 1980): a. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah. b. Sarana farmasi yang melakukan pengubahan bentuk dan penyerahan obat atau bahan obat. c. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata. 3

13 4 2.3 Tata Cara Pendirian Apotek Suatu apotek dapat beroperasi setelah mendapat Surat Izin Apotek (SIA). Pengertian SIA adalah surat yang diberikan Menteri Kesehatan Republik Indonesia kepada apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek (PSA) untuk menyelenggarakan pelayanan apotek di suatu tempat tertentu. Apoteker adalah tenaga profesi yang memiliki dasar pendidikan serta keterampilan di bidang farmasi dan diberi wewenang serta tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan kefarmasian, meningkatkan kesejahteraan masyarakat melalui upaya kesehatan dengan melakukan tindakan komunikasi, informasi, dan edukasi secara tepat. Tempat pengabdian seorang apoteker salah satunya adalah apotek, dimana praktek kefarmasian dilaksanakan sesuai dengan standar dan etika kefarmasian. Untuk mengajukan permohonan izin pendirian apotek perlu dipenuhi dua macam persyaratan, yaitu persyaratan APA dan persyaratan apotek. Persyaratan APA (Peraturan Menteri Kesehatan No. 922 Tahun 1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin, 1993): a. Ijazahnya telah terdaftar pada Departemen Kesehatan. b. Telah mengucapkan sumpah atau janji sebagai seorang apoteker. c. Memiliki Surat Izin Kerja (SIK) dari Menteri Kesehatan. d. Memenuhi syarat-syarat kesehatan fisik dan mental untuk melaksanakan tugasnya sebagai seorang apoteker. e. Tidak bekerja di suatu perusahaan farmasi secara penuh dan tidak menjadi APA di apotek lain. Apabila APA berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, maka ia dapat menunjuk Apoteker Pendamping, dan apabila APA dan Apoteker Pendamping berhalangan melakukan tugasnya, APA dapat menunjuk Apoteker Pengganti. Penunjukkan tersebut harus dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi setempat. Apabila APA berhalangan melakukan tugasnya lebih dari dua tahun secara terusmenerus, SIA atas nama apoteker yang bersangkutan dapat dicabut.

14 5 Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/Menkes/SK/X/1993, disebutkan bahwa persyaratan-persyaratan apotek adalah sebagai berikut (Peraturan Menteri Kesehatan No. 922 Tahun 1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin, 1993): a. Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan farmasi yang lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. b. Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan pelayanan komoditi yang lain di luar sediaan farmasi. c. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi yang lain di luar sediaan farmasi. Beberapa persyaratan yang harus diperhatikan dalam pendirian sebuah apotek adalah: a. Lokasi dan Tempat Faktor yang digunakan sebagai dasar pertimbangan untuk menentukan lokasi usaha apotek pada umumnya adalah mudah diakses oleh masyarakat, keamanan lingkungan, ada atau tidaknya apotek lain, mudah atau tidaknya pasien untuk memarkir kendaraan, jumlah penduduk, jumlah praktek dokter, serta keadaan sosial ekonomi masyarakat setempat (Keputusan Menteri Kesehatan RI No Tahun 2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, 2004). b. Bangunan Apotek harus mempunyai luas bangunan yang cukup dan memenuhi persyaratan teknis sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsinya. Bangunan apotek sebaiknya terdiri dari ruang tunggu yang nyaman, ruang peracikan dan penyerahan obat, ruang administrasi, ruang penyimpanan obat, tempat untuk memajang informasi bagi pasien termasuk penempatan brosur atau materi informasi, ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi dengan meja dan kursi serta lemari untuk menyimpan catatan medikasi pasien, ruang kerja apoteker, serta ruang tempat pencucian alat dan toilet. Bangunan apotek harus dilengkapi

15 6 dengan sumber air yang memenuhi syarat kesehatan, penerangan yang memadai, alat pemadam kebakaran, ventilasi dan sanitasi yang baik Perlengkapan Apotek Perlengkapan yang harus tersedia di apotek adalah: a. Alat peracikan, seperti timbangan, mortir, dan gelas ukur. b. Perlengkapan dan alat penyimpanan perbekalan farmasi seperti lemari obat dan lemari pendingin. c. Wadah pengemas dan pembungkus seperti etiket dan plastik pengemas. d. Tempat penyimpanan khusus narkotika, psikotropika, dan bahan beracun. e. Alat administrasi seperti blanko pesanan obat, faktur, kuitansi, dan salinan resep. f. Kumpulan peraturan dan perundang-undangan yang berhubungan dengan apotek. g. Buku standar yang diwajibkan seperti Farmakope Indonesia, ISO, dan MIMS. 2.4 Tenaga Kerja Apotek Tenaga kerja yang umumnya ada di Apotik adalah: a. APA adalah apoteker yang telah memiliki Surat Izin Apotek. b. Apoteker Pendamping adalah apoteker yang bekerja di apotek disamping APA dan atau menggantikan pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek. c. Apoteker Pengganti adalah apoteker yang menggantikan APA selama APA tersebut tidak berada di tempat lebih dari 3 (tiga bulan) secara terus menerus, telah memiliki Surat Izin Kerja dan tidak bertindak sebagai APA di apotek lain. d. Asisten Apoteker adalah mereka yang berdasarkan peraturan perundangundangan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai asisten apoteker. Dalam pengelolaan apotek, apoteker harus memiliki kemampuan menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang tepat, kemampuan berkomunikasi antarprofesi, menempatkan diri sebagai pimpinan,

16 7 kemampuan mengelola sumber daya manusia secara efektif, selalu belajar sepanjang karier dan membantu memberi pendidikan dan peluang untuk meningkatkan pengetahuan. Agar dapat mengelola apotek dengan baik dan benar, seorang APA dituntut untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan memadai yang tidak hanya dalam bidang farmasi tetapi juga dalam bidang lain seperti manajemen. Prinsip dasar manajemen dalam mengelola suatu usaha adalah (Robbins, 1999): a. Perencanaan, yaitu pemilihan dan penghubungan fakta serta penggunaan asumsi untuk masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. b. Pengorganisasian, yaitu menyusun atau mengatur bagian-bagian yang berhubungan satu dengan lainnya, dimana tiap bagian mempunyai suatu tugas khusus dan berhubungan secara keseluruhan. c. Kepemimpinan, yaitu kegiatan untuk mempengaruhi dan memotivasi pegawainya agar berusaha untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. d. Pengawasan, yaitu tindakan untuk mengetahui hasil pelaksanaan untuk kemudian dilakukan perbaikan dalam pelaksanaan kerja agar segala kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sehingga tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Tenaga lainnya yang diperlukan untuk mendukung kegiatan di apotek terdiri dari: a. Juru resep adalah petugas yang membantu pekerjaan asisten apoteker. b. Kasir adalah orang yang bertugas menerima uang, mencatat penerimaan, dan pengeluaran uang. c. Pegawai tata usaha adalah petugas yang melaksanakan administrasi apotek dan membuat laporan pembelian, penjualan, penyimpanan, dan keuangan apotek. 2.5 Tata Cara Perizinan Apotek Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan

17 8 RI No. 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek adalah sebagai berikut: a. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh formulir APT-1. b. Dengan menggunakan formulir APT-2 Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan apoteker melakukan kegiatan. c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan formulir APT-3. d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud di dalam butir (b) dan (c), jika tidak dilaksanakan maka apoteker pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Provinsi dengan menggunakan formulir APT-4. e. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan pemeriksaan sebagaimana dimaksud butir (c) atau pernyataan butir (d) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan Surat Izin Apotek dengan menggunakan formulir APT-5. f. Dalam hal hasil pemeriksaan tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM sebagaimana dimaksud pada butir (c) jika masih belum memenuhi syarat, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja mengeluarkan surat penundaan dengan menggunakan formulir APT-6. g. Terhadap surat penundaan sebagaimana dimaksud dalam butir (f), apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1 (satu) bulan sejak tanggal surat penundaan.

18 9 h. Apabila apoteker menggunakan sarana pihak lain, maka penggunaan sarana dimaksud wajib didasarkan atas perjanjian kerjasama antara apoteker dan pemilik sarana. i. Pemilik sarana yang dimaksud tersebut harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang obat sebagaimana dinyatakan dalam surat pernyataan yang bersangkutan. j. Terhadap permohonan izin apotek dan APA atau lokasi tidak sesuai dengan pemohon, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasannya dengan menggunakan formulir APT Pengelolaan Apotek Pengelolaan apotek adalah seluruh upaya dan kegiatan apoteker untuk melaksanakan tugas dan fungsi pelayanan apotek. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/2002, pengelolaan apotek dapat dibagi menjadi dua, yaitu (Keputusan Menteri Kesehatan No. 1322/Menkes/SK/X/2002, 2002): a. Pengelolaan teknis kefarmasian meliputi pembuatan, pengelolaan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan, penyerahan obat atau bahan obat, pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi lainnya. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi yang meliputi pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi lainnya yang diberikan baik kepada dokter, tenaga kesehatan lainnya, maupun kepada masyarakat, pengamatan, dan pelaporan mengenai khasiat, keamanan, bahaya dan atau mutu obat serta perbekalan farmasi lainnya. b. Pengelolaan non teknis kefarmasian meliputi semua kegiatan administrasi, keuangan, personalia, pelayanan komoditas selain perbekalan farmasi dan bidang lainnya yang berhubungan dengan fungsi apotek.

19 10 Secara garis besar pengelolaan apotek dapat dijabarkan sebagai berikut: Pengelolaan Perbekalan Farmasi a. Perencanaan Perencanaan merupakan kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga dalam rangka pengadaan dengan tujuan mendapatkan jenis dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, serta menghindari kekosongan obat. Dalam perencanaan pengadaan sediaan farmasi seperti obat-obat dan alat kesehatan, maka perlu dilakukan pengumpulan data obat-obat yang akan dipesan. Data obat-obat tersebut biasanya ditulis dalam buku defekta, yaitu jika barang habis atau persediaan menipis berdasarkan jumlah barang yang tersedia pada bulan-bulan sebelumnya. Beberapa pertimbangan yang harus dilakukan APA didalam melaksanakan perencanaan pemesanan barang, yaitu memilih Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang memberikan keuntungan dari segala segi, misalnya harga yang ditawarkan sesuai (murah), ketepatan waktu pengiriman, diskon, bonus yang diberikan sesuai (besar), jangka waktu kredit yang cukup, dan kemudahan dalam pengembalian obat-obat yang hampir kadaluarsa. Sesuai Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, maka dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu memperhatikan: 1. Pola penyakit, maksudnya adalah perlu memperhatikan dan mencermati pola penyakit yang timbul di sekitar masyarakat sehingga apotek dapat memenuhi kebutuhan masyarakat tentang obat-obat untuk penyakit tersebut. 2. Tingkat perekonomian masyarakat di sekitar apotek juga akan mempengaruhi daya beli terhadap obat-obat. 3. Budaya masyarakat, dimana pandangan masyarakat terhadap obat, pabrik obat, bahkan iklan obat dapat mempengaruhi dalam hal pemilihan obat-obat khususnya obat-obat tanpa resep. Demikian juga dengan budaya masyarakat yang lebih senang berobat ke dokter,

20 11 maka apotek perlu memperhatikan obat-obat yang sering diresepkan oleh dokter tersebut. b. Pengadaan Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 918/Menkes/Per/X/1993 tentang PBF, pabrik dapat menyalurkan produksinya langsung ke PBF, apotek, toko obat, apotek rumah sakit, dan sarana kesehatan lain (Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 918/Menkes/per/X/1993, 1993). Pengadaan barang di apotek meliputi pemesanan dan pembelian. Pembelian barang dapat dilakukan secara langsung ke produsen atau melalui PBF. Proses pengadaan barang dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu: 1. Tahap persiapan, dilakukan dengan cara mengumpulkan data barangbarang yang akan dipesan dari buku defekta, termasuk obat baru yang ditawarkan pemasok. 2. Pemesanan dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan (SP). SP minimal dibuat 2 lembar (untuk pemasok dan arsip apotek) dan ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nomor SIK. Pengadaan atau pembelian barang di apotek dapat dilakukan dengan cara antara lain (Anief, 2001): 1. Pembelian dalam jumlah terbatas yaitu pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam waktu pendek, misalnya satu minggu. Pembelian ini dilakukan bila modal terbatas dan PBF berada dalam jarak tidak jauh dari apotek, misalnya satu kota dan selalu siap untuk segera mengirimkan obat yang dipesan. 2. Pembelian berencana dimana metode ini erat hubungannya dengan pengendalian persediaan barang. Pengawasan stok obat atau barang dagangan penting sekali untuk mengetahui obat yang fast moving atau slow moving, hal ini dapat dilihat pada kartu stok. Selanjutnya dilakukan perencanaan pembelian sesuai dengan kebutuhan. 3. Pembelian secara spekulasi merupakan pembelian dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan, dengan harapan akan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau karena ada diskon atau

21 12 bonus. Pola ini dilakukan pada waktu-waktu tertentu jika diperkirakan akan terjadi peningkatan permintaan. Apabila spekulasinya benar akan mendapat keuntungan besar, tetapi cara ini mengandung resiko obat akan rusak atau kadaluarsa. c. Penyimpanan Penyimpanan obat sebaiknya digolongkan berdasarkan bentuk sediaan, seperti sediaan padat dipisahkan dari sediaan cair atau setengah padat. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari zat-zat yang bersifat higroskopis. Serum, vaksin, dan obat-obat yang mudah rusak atau meleleh pada suhu kamar disimpan dalam lemari pendingin. Penyusunan obat dapat dilakukan secara alfabetis untuk mempermudah dan mempercepat pengambilan obat saat diperlukan. Pengeluaran barang di apotek sebaiknya menggunakan sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expire First Out), sehingga obat-obat yang mempunyai waktu daluarsa lebih singkat disimpan paling depan dan memungkinkan diambil terlebih dahulu Pengelolaan Keuangan Laporan keuangan yang biasa dibuat di apotek adalah: a. Laporan Rugi-Laba Laporan rugi-laba adalah laporan yang menyajikan informasi tentang pendapatan, biaya, laba atau rugi yang diperoleh perusahaan selama periode tertentu. Laporan rugi-laba biasanya berisi hasil penjualan, Harga Pokok Penjualan, laba kotor, biaya operasional, laba bersih usaha, laba bersih sebelum pajak, laba bersih setelah pajak, pendapatan non usaha, dan pajak. b. Neraca Neraca adalah laporan yang menunjukkan keadaan keuangan suatu unit usaha pada waktu tertentu. Keadaan keuangan ini ditunjukkan dengan jumlah harta yang dimiliki yang disebut aktiva dan jumlah kewajiban yang disebut pasiva, atau dengan kata lain aktiva adalah investasi di dalam perusahaan dan pasiva merupakan sumber-sumber yang digunakan untuk investasi tersebut. Oleh karena itu, dapat dilihat dalam

22 13 neraca bahwa jumlah aktiva akan sama besar dengan pasiva. Aktiva dikelompokkan dalam aktiva lancar dan aktiva tetap. Aktiva lancar berisi kas, surat-surat berharga, piutang, dan persediaan. Aktiva tetap dapat berupa gedung atau tanah, sedangkan pasiva dapat berupa hutang dan modal. c. Laporan Utang-Piutang Laporan utang adalah laporan yang berisi utang yang dimiliki apotek pada periode tertentu dalam satu tahun, sedangkan laporan piutang berisikan piutang yang ditimbulkan karena transaksi yang belum lunas dari pihak lain kepada pihak apotek Administrasi Administrasi yang biasa dilakukan apotek meliputi (Anief, 2001): a. Administrasi umum, seperti membuat agenda atau mengarsipkan surat masuk dan surat keluar, pembuatan laporan-laporan seperti laporan narkotika dan psikotropika, pelayanan resep dengan harganya, pendapatan, alat dan obat KB, obat generik, dan lain-lain. b. Pembukuan, meliputi pencatatan keluar dan masuknya uang disertai bukti-bukti pengeluaran dan pemasukan. c. Administrasi penjualan, meliputi pencatatan pelayanan obat resep, obat bebas, dan pembayaran secara tunai atau kredit. d. Administrasi pergudangan, meliputi pencatatan penerimaan barang, masing-masing barang diberi kartu stok, dan membuat defekta. e. Administrasi pembelian meliputi pencatatan pembelian harian secara tunai atau kredit dan mengumpulkan faktur secara teratur. Selain itu dicatat kepada siapa berhutang dan masing-masing dihitung besarnya hutang apotek. f. Administrasi piutang, meliputi pencatatan penjualan kredit, pelunasan piutang, dan penagihan sisa piutang. g. Administrasi kepegawaian dilakukan dengan mengadakan absensi karyawan, mencatat kepangkatan, gaji, dan pendapatan lainnya dari karyawan.

23 Pelayanan Apotek Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/ Menkes/ Per/ X/1993, pelayanan apotek meliputi: a. Apotek wajib melayani resep dokter, dokter spesialis, dokter gigi, dan dokter hewan. Pelayanan resep ini sepenuhnya atas dasar tanggung jawab APA, sesuai dengan keahlian profesinya yang dilandasi pada kepentingan masyarakat. b. Apotek wajib menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan absah. c. Apotek tidak diizinkan mengganti obat generik yang ditulis dalam resep dengan obat bermerek dagang. Namun resep dengan obat bermerek dagang atau obat paten boleh diganti dengan obat generik. d. Apotek wajib memusnahkan perbekalan farmasi yang tidak memenuhi syarat mengikuti ketentuan yang berlaku dengan membuat berita acara. Pemusnahan ini dilakukan dengan cara dibakar atau dengan ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan oleh Badan POM. e. Dalam hal pasien tidak mampu menebus obat yang diresepkan, apoteker wajib berkonsultasi dengan dokter penulis resep untuk pemilihan obat yang lebih tepat. f. Apoteker wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan penggunaan obat secara tepat, aman, dan rasional atas permintaan masyarakat. g. Apabila apoteker menganggap bahwa dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep yang tidak tepat, apoteker harus memberitahukan kepada dokter penulis resep. Apabila atas pertimbangan tertentu dokter penulis resep tetap pada pendiriannya, dokter wajib melaksanakan secara tertulis atau membubuhkan tanda tangan yang lazim di atas resep. h. Salinan resep harus ditandatangani oleh apoteker. i. Resep harus dirahasiakan dan disimpan di apotek dengan baik dalam jangka waktu 3 tahun. j. Resep dan salinan resep hanya boleh diperlihatkan kepada dokter penulis resep atau yang merawat penderita, penderita yang bersangkutan, petugas

24 15 kesehatan, atau petugas lain yang berwenang menurut perundang-undangan yang berlaku. k. Apoteker diizinkan menjual obat keras tanpa resep yang dinyatakan sebagai Daftar Obat Wajib Apotek (DOWA) tanpa resep Pelayanan Resep a. Skrining Resep Apoteker melakukan kegiatan skrining resep yang meliputi: 1. Memeriksa kelengkapan persyaratan administrasi: nama dokter, nomor SIP, alamat dokter, tanggal penulisan resep, tanda tangan atau paraf dokter penulis resep, nama pasien, alamat pasien, umur pasien, jenis kelamin pasien, dan berat badan pasien, nama obat, potensi, dosis, jumlah yang diminta, cara pemakaian yang jelas dan informasi lainnya. 2. Memeriksa kesesuaian farmasetik seperti bentuk sediaan, dosis, inkompatibilitas, stabilitas, cara dan lama pemberian. 3. Melakukan pertimbangan klinis seperti adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain). Jika ada keraguan terhadap resep hendaknya dikonsultasikan kepada dokter penulis resep dengan memberikan pertimbangan dan alternatif seperlunya bila perlu menggunakan persetujuan setelah pemberitahuan. b. Penyiapan Obat Peracikan merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas, dan memberikan etiket pada wadah. Suatu prosedur tetap harus dibuat untuk melaksanakan peracikan obat dengan memperhatikan dosis, jenis, dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar. Etiket harus jelas dan dapat dibaca. Obat hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya. Pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep harus dilakukan sebelum obat diserahkan kepada pasien. Penyerahan obat

25 16 dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien. c. Informasi Obat Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas, dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi cara pemakaian obat, jangka waktu pengobatan, cara penyimpanan obat, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi. d. Konseling Apoteker harus memberikan konseling mengenai sediaan farmasi, pengobatan, dan perbekalan kesehatan lainnya sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan obat yang salah. Untuk penderita penyakit seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya, apoteker harus memberikan konseling secara berkelanjutan. e. Monitoring Penggunaan Obat Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan pemantauan penggunaan obat terutama untuk pasien tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 28 tahun 1981 tentang penyimpanan dan pemusnahan resep menyebutkan bahwa: 1. APA mengatur resep yang telah dikerjakan menurut urutan tanggal dan nomor urut penerimaan resep dan harus disimpan sekurangkurangnya selama tiga tahun. 2. Resep yang mengandung narkotika harus dipisahkan dari resep lainnya. 3. Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu penyimpanan, dapat dimusnahkan. 4. Pemusnahan resep dilakukan dengan cara dibakar atau dengan cara lain yang memadai oleh APA bersama-sama dengan sekurangkurangnya seorang petugas apotek.

26 17 5. Pada pemusnahan resep, harus dibuat berita acara pemusnahan sesuai dengan bentuk yang telah ditentukan dan dibuat rangkap empat serta ditandatangani oleh APA dan petugas apotek Pelayanan Swamedikasi Pengobatan sendiri (swamedikasi) adalah tindakan mengobati diri sendiri dengan obat tanpa resep (golongan obat bebas dan bebas terbatas) yang dilakukan secara tepat guna dan bertanggung jawab. Hal ini mengandung makna bahwa walaupun oleh dan untuk diri sendiri, pengobatan sendiri harus dilakukan secara rasional. Ini berarti bahwa tindakan pemilihan dan penggunaan produk bersangkutan sepenuhnya merupakan tanggung jawab bagi para penggunanya. Pemerintah juga turut berperan serta dalam meningkatkan upaya pengobatan sendiri dengan mengeluarkan Keputusan Menteri Kesehatan No. 347/Menkes/SK/VII/ 1990 tentang Obat Wajib Apotek. Obat Wajib Apotek (OWA) adalah obat keras yang dapat diserahkan tanpa resep dokter oleh apoteker di apotek (Keputusan Menteri Kesehatan Kesehatan No. 347 tahun 1990, 1990). Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 919/Menkes/PER/X/1993 tentang kriteria obat yang diserahkan tanpa resep dokter, harus memenuhi kriteria sebagai berikut: a. Tidak dikontraindikasikan pada wanita hamil, anak dibawah usia 2 tahun, dan orang tua diatas 65 tahun. b. Pengobatan sendiri dengan obat dimaksud tidak memberikan resiko akan kelanjutan penyakit. c. Penggunaan tidak memerlukan cara dan alat khusus yang harus dilakukan oleh tenaga kesehatan. d. Penggunaannya diperlukan untuk penyakit yang prevalensinya tinggi di Indonesia. e. Obat dimaksud memiliki rasio khasiat keamanan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk pengobatan sendiri. Penggunaan OWA perlu dicatat tetapi tidak perlu dilaporkan. Beberapa kewajiban apoteker dalam penyerahan obat wajib apotek yaitu:

27 18 a. Memenuhi ketentuan dan batasan yang tercakup dalam tiap-tiap jenis obat wajib apotek tersebut. b. Membuat catatan pasien dan obat yang telah diserahkan. c. Memberikan informasi tentang obat, meliputi dosis, aturan pakai, efek samping dan informasi lain yang dianggap perlu. Obat wajib apotek didasarkan pada tiga surat keputusan menteri kesehatan yaitu: a. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 347/Menkes/SK/VII/1990 tentang Obat Wajib Apotek No. 1 yang terdiri dari 7 kelas terapi, yaitu oral kontrasepsi, obat saluran cerna, obat mulut dan tenggorokan, obat saluran napas, obat yang mempengaruhi sistem neuromuskular, antiparasit, dan obat topikal (Keputusan Menteri Kesehatan Kesehatan No. 347 tahun 1990, 1990). b. Keputusan Menkes RI No. 924/Menkes/PER/IX/1993 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 2 yang terdiri dari 34 jenis obat generik sebagai tambahan lampiran Keputusan Menkes RI No. 347/MENKES/SK/VII/1990 tentang Obat Wajib Apotek No 1. Daftar obat wajib apotek No. 2 tersebut terdiri dari albendazol, basitrasin, karbinoksamin, klindamisin, deksametason, dekspantenol, diklofenak, diponium, fenoterol, flumetason, hidrokortison butirat, ibuprofen, isokonazol, ketokonazol, levamizol, metilprednisolon, niklosamid, noretisteron, omeprazol, oksikonazol, pipazetat, piratiasin kloroteofilin, pirenzepin, piroksikam, polimiksin B sulfat, prednisolon, skopolamin, silver sulfadiazin, sukralfat, sulfasalazin, tiokonazol, dan urea (Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 924/Menkes/PER/IX/1993, 1993). c. Keputusan Menkes RI No. 1176/Menkes/SK/X/1999 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 3 yang terdiri dari 6 kelas terapi, yaitu saluran pencernaan dan metabolisme, obat kulit, antiinfeksi umum, sistem muskuloskeletal, sistem saluran pernafasan, dan organ-organ sensorik Promosi dan Edukasi Apoteker harus memberikan edukasi dalam rangka pemberdayaan masyarakat apabila masyarakat ingin mengobati diri sendiri (swamedikasi) untuk penyakit ringan, dengan memilihkan obat yang sesuai. Apoteker juga harus berpartisipasi secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu diseminasi

28 19 informasi antara lain dengan penyebaran leaflet atau brosur, poster, penyuluhan dan lain-lain Pelayanan Residensial (Home Care) Apoteker sebagai pemberi pelayanan (care giver) diharapkan juga dapat melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lanjut usia (lansia) dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk aktivitas ini apoteker harus membuat catatan berupa catatan pengobatan (medication record). 2.8 Pencabutan Surat Izin Apotek Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/2002, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dapat mencabut Surat Izin Apotek, apabila: a. Apoteker sudah tidak lagi memenuhi syarat sebagai APA. b. Apoteker tidak memenuhi kewajiban dalam pelayanan kefarmasian. c. APA berhalangan melakukan tugasnya lebih dari 2 tahun secara terus menerus. d. Terjadi pelanggaran terhadap Undang-Undang No. 22 tahun 1997 tentang Narkotika, Undang-Undang No. 5 tahun 1997 tentang Psikotropika, Undang- Undang No. 23 tahun 1992 tentang Kesehatan dan ketentuan perundangundangan lainnya. e. Surat Izin Kerja (SIK) APA tersebut dicabut. f. Pemilik sarana apotek tersebut terbukti terlibat dalam pelanggaran perundang-undangan di bidang obat. g. Apotek tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai apotek. Namun sebelum pencabutan izin apotek dilakukan, terlebih dahulu Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan (Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002, 2002) : a. Peringatan secara tertulis kepada APA sebanyak tiga kali berturut-turut dengan waktu masing-masing dua bulan dengan menggunakan contoh formulir model APT-12.

29 20 b. Pembekuan izin apotek untuk jangka waktu selama-lamanya enam bulan sejak dikeluarkannya penetapan pembekuan kegiatan di apotek dengan menggunakan contoh formulir model APT-13. Pencabutan Surat Izin Apotek dilakukan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan mengeluarkan surat keputusan yang ditujukan kepada APA, menggunakan contoh formulir model APT-15, dengan tembusan yang disampaikan kepada Menteri Kesehatan dan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi serta Kepala Balai POM setempat (Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002, 2002). Apabila surat izin apotek dicabut, APA atau Apoteker Pengganti wajib mengamankan perbekalan farmasi, yaitu dengan cara sebagai berikut (Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002, 2002): a. Dilakukan inventarisasi terhadap seluruh persediaan narkotika, obat keras tertentu, dan obat lainnya serta seluruh resep yang tersedia di apotek. b. Narkotika, psikotropika, dan resep harus dimasukkan dalam tempat yang tertutup dan terkunci. c. APA wajib melapor secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat atau petugas yang diberi wewenang tentang penghentian kegiatan disertai laporan inventarisasi yang dimaksud di atas. Pembekuan izin apotek dapat dicairkan kembali apabila apotek tersebut telah memenuhi seluruh persyaratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dengan menggunakan contoh formulir APT-14. Pencairan izin apotek dilakukan setelah menerima laporan pemeriksaan dari tim pemeriksaan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat. 2.9 Penggolongan Obat Pemerintah menetapkan beberapa peraturan mengenai Tanda untuk membedakan jenis-jenis obat yang beredar di wilayah Republik Indonesia agar pengelolaan obat menjadi mudah. Beberapa peraturan tersebut antara lain yaitu: a. UU RI No. 35 tahun 2009 tentang Narkotika. b. Kepmenkes RI No. 2380/A/SK/VI/83 tentang Tanda Khusus Obat Bebas dan Obat Bebas Terbatas.

30 21 c. Kepmenkes RI No. 2396/A/SK/VIII/86 tentang Tanda Khusus Obat Keras Daftar G. d. Kepmenkes RI No. 347/Menkes/SK/VIII/90 tentang Obat Wajib Apotek. e. Permenkes RI No. 688/Menkes/Per/VII/1997 tentang Peredaran Psikotropika. Berdasarkan ketentuan peraturan tersebut, maka obat dapat dibagi menjadi beberapa golongan yaitu (Umar, 2007; Departemen Kesehatan RI, 1997): Obat Bebas Obat bebas adalah obat tanpa peringatan yang dapat diperoleh tanpa resep dokter. Tandanya berupa lingkaran bulat berwarna hijau dengan garis tepi hitam. Gambar 2.1. Penandaan Obat Bebas Obat Bebas Terbatas Obat bebas terbatas adalah obat dengan peringatan yang dapat diperoleh tanpa resep dokter. Tandanya berupa lingkaran bulat berwarna biru dengan garis tepi hitam. Gambar 2.2. Penandaan Obat Bebas Terbatas Contoh dari obat bebas terbatas yaitu obat batuk, obat influenza, obat penghilang rasa sakit dan penurun panas, obat-obat antiseptik, dan obat tetes mata untuk iritasi ringan. Obat golongan ini termasuk obat keras tetapi dapat dibeli tanpa resep dokter. Komposisi obat bebas terbatas merupakan obat keras sehingga dalam wadah atau kemasan perlu dicantumkan tanda peringatan (P1-P6). Tanda peringatan tersebut berwarna hitam dengan ukuran panjang 5 cm dan lebar 2 cm (disesuaikan dengan warna kemasannya) dan diberi tulisan peringatan penggunaannya dengan huruf berwarna putih.

31 22 Tanda-tanda peringatan ini sesuai dengan golongan obatnya yaitu: a. P. No 1: Awas! Obat keras. Bacalah aturan memakainya. Contoh: Decolgen. b. P. No 2: Awas! Obat keras. Hanya untuk kumur, jangan ditelan. Contoh: Tantrum verde c. P. No 3: Awas! Obat keras. Hanya untuk bagian luar dari badan. Contoh: Insto d. P. No 4: Awas! Obat keras. Hanya untuk dibakar. Contoh: Sigaret Asma. e. P. No 5: Awas! Obat keras. Tidak boleh ditelan. Contoh: Sulfanilamid Steril. f. P. No 6: Awas! Obat keras. Obat wasir, jangan ditelan. Contoh: Anusol Suppositoria. Gambar 2.3. Tanda Peringatan pada Obat Bebas Terbatas Obat Keras Daftar G Obat keras adalah obat-obat yang mempunyai khasiat mengobati, menguatkan, mendesinfeksi, dan lain-lain, pada tubuh manusia, baik dalam bungkusan atau tidak yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan. Tanda khusus obat keras yaitu lingkaran merah dengan garis tepi hitam dan huruf K di dalamnya yang ditulis pada etiket dan bungkus luar.

32 23 Gambar 2.4. Penandaan Obat Keras Psikotropika termasuk dalam golongan obat keras. Obat keras merupakan obat yang hanya bisa didapatkan dengan resep dokter dan dapat diulang tanpa resep baru bila dokter menyatakan pada resepnya boleh diulang. Obat-obat golongan ini antara lain obat jantung, obat diabetes, hormon, antibiotika, beberapa obat ulkus lambung, dan semua obat suntik Psikotropika Psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Penggolongan dari psikotropika adalah (Undang-Undang No. 5 tahun 1997 tentang Psikotropika, 1997): a. Psikotropika golongan I adalah Psikotropika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi amat kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contoh: etisiklidina, tenosiklidina, metilendioksi metilamfetamin (MDMA). b. Psikotropika golongan II adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan dapat digunakan dalam terapi dan/ atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contoh: amfetamin, deksamfetamin, metamfetamin, fensiklidin. c. Psikotropika golongan III adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan/ atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi sedang mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contoh: amobarbital, pentabarbital, siklobarbital. d. Psikotropika golongan IV adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan sangat luas digunakan dalam terapi dan/ atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contoh: diazepam, estazolam, etilamfetamin, alprazolam.

33 Narkotika Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman baik sintetis maupun semi sintetis yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri, dan dapat menimbulkan ketergantungan, yang dibedakan ke dalam golongan-golongan (Undang-Undang No. 35 tahun 2009 Tentang Narkotika). Gambar 2.5. Penandaan Obat Narkotika Narkotika dibagi menjadi 3 golongan, yaitu (Undang-Undang No. 35 tahun 2009 Tentang Narkotika, 1997): a. Narkotika Golongan I adalah narkotika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi sangat tinggi mengakibatkan ketergantungan. Contoh: kokain, opium, heroin, ganja. b. Narkotika Golongan II adalah narkotika yang berkhasiat pengobatan, digunakan sebagai pilihan terakhir dan dapat digunakan dalam terapi dan atau untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi tinggi mengakibatkan ketergantungan. Contoh: morfin, petidin, normetadona, metadona. c. Narkotika Golongan III adalah narkotika yang berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan atau tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan ketergantungan. Contoh: kodein, norkodeina, etilmorfina Pengelolaan Obat Non Narkotika-Psikotropika Pemesanan Obat Non Narkotika-Psikotropika Petugas pembelian menyiapkan surat pesanan berdasarkan daftar permintaan barang apotek. Petugas memilih supplier yang dapat memberikan harga relatif

34 25 lebih murah dibandingkan dengan supplier lainnya. Petugas mengirimkan SP yang telah disetujui oleh APA ke supplier melalui telpon, fax, atau diambil sendiri oleh salesman supplier Penyimpanan Obat Non Narkotika-Psikotropika Berbeda dengan obat narkotika dan psikotropika, penyimpanan obat ini tidak memliki peraturan yang baku. Cara menyimpan obat ini dapat disesuaikan dengan sifat bahan obat, kelembaban, dan bahan wadah. Selain hal tersebut, penyimpanan dapat diefisienkan dengan menggunakan lemari yang dibuat seperti sarang tawon dan memperhatikan estetika Pengelolaan Narkotika Narkotika merupakan bahan yang bermanfaat di bidang pengobatan dan pengembangan ilmu pengetahuan, namun menimbulkan ketergantungan yang sangat merugikan apabila dipergunakan tanpa pengendalian dan pengawasan yang ketat dan seksama. Pengendalian dan pengawasan narkotika di Indonesia merupakan wewenang Badan POM. Untuk mempermudah pengendalian dan pengawasan narkotika maka pemerintah Indonesia hanya memberikan izin kepada PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. untuk mengimpor bahan baku, memproduksi sediaan, dan mendistribusikan narkotika di seluruh Indonesia. Hal tersebut dilakukan mengingat narkotika adalah bahan berbahaya yang penggunaannya dapat disalahgunakan. Secara garis besar pengelolaan narkotika meliputi pemesanan, penyimpanan, pelayanan, pelaporan dan pemusnahan (Umar, 2007) Pemesanan Narkotika Untuk memudahkan pengawasan maka apotek hanya dapat memesan narkotika ke PBF PT. Kimia Farma dengan menggunakan Surat Pesanan (SP), yang ditandatangani oleh APA, dilengkapi dengan nama jelas, stempel apotek, nomor SIK dan SIA. Surat pesanan dibuat rangkap 4 serta satu SP untuk satu jenis obat narkotik (Umar, 2007) Penyimpanan Narkotika

35 26 Apotek harus mempunyai tempat khusus untuk menyimpan narkotika dan harus dikunci dengan baik. Tempat penyimpanan narkotika di apotek harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut (Departemen Kesehatan RI, 1978): a. Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat. b. Harus mempunyai kunci yang kuat. c. Dibagi dua, masing-masing dengan kunci yang berlainan. Bagian pertama dipergunakan untuk menyimpan morfin, petidin dan garam-garamnya serta persediaan narkotika sedangkan bagian kedua dipergunakan untuk menyimpan narkotika yang dipakai sehari-hari. d. Apabila tempat khusus tersebut berupa lemari berukuran kurang dari cm, maka lemari tersebut harus dibaut melekat pada tembok atau lantai. e. Lemari khusus tidak boleh digunakan untuk menyimpan barang lain selain narkotika, kecuali ditentukan oleh Menteri Kesehatan. f. Anak kunci lemari khusus harus dipegang oleh pegawai yang dikuasakan. g. Lemari khusus harus ditempatkan di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum Pelayanan Resep yang Mengandung Narkotika Hal yang harus diperhatikan dalam pelayanan resep yang mengandung narkotika antara lain (Departemen Kesehatan RI, 1997) a. Narkotika hanya digunakan untuk kepentingan pengobatan atau ilmu pengetahuan. b. Narkotika hanya dapat diserahkan kepada pasien untuk pengobatan penyakit berdasarkan resep dokter. c. Apotek dilarang mengulangi menyerahkan narkotika atas dasar salinan resep dokter. d. Apotek dilarang melayani salinan resep yang mengandung narkotika, walaupun resep tersebut baru dilayani sebagian atau belum dilayani sama sekali.

36 27 e. Untuk resep narkotika yang baru dilayani sebagian atau belum sama sekali, apotek boleh membuat salinan resep tetapi salinan resep tersebut hanya boleh dilayani oleh apotek yang menyimpan resep asli. f. Salinan resep dari resep narkotika dengan tulisan iter tidak boleh dilayani sama sekali. Dengan demikian dokter tidak boleh menambah tulisan iter pada resep yang mengandung narkotika Pelaporan Narkotika Pelaporan penggunaan narkotika telah dikembangkan dalam bentuk perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) oleh Kementrian Kesehatan. Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika adalah sistem yang mengatur pelaporan penggunaan narkotika dan psikotropika dari Unit Layanan (Puskesmas, Rumah Sakit dan Apotek) ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan pelaporan elektronik. Selanjutnya, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan ke tingkat yang lebih tinggi yakni Dinas Kesehatan Propinsi dan Direktorat Jendral Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan melalui mekanisme pelaporan online yang menggunakan fasilitas internet. Laporan ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat, dan 1 salinan untuk arsip. Namun, penerapan undang undang ini belum dilaksanakan secara menyeluruh Pemusnahan Narkotika APA dapat memusnahkan narkotika yang rusak, kadaluarsa atau tidak memenuhi syarat lagi untuk digunakan dalam pelayanan kesehatan. Apoteker Pengelola Apotek dan dokter yang memusnahkan narkotika harus membuat berita acara pemusnahan narkotika yang sekurang-kurangnya memuat: a. Nama, jenis, sifat, dan jumlah narkotik yang dimusnahkan. b. Keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukan pemusnahan. c. Tanda tangan dan identitas lengkap pelaksana dan pejabat yang menyaksikan pemusnahan. d. Cara pemusnahan.

37 28 Berita Acara Pemusnahan Narkotika dikirim kepada Dinas Kesehatan Kota setempat dengan tembusan kepada Dinas Kesehatan Propinsi, Kepala Balai Besar POM setempat, dan untuk arsip apotek. Pelanggaran terhadap ketentuan mengenai penyimpanan dan pelaporan narkotika dapat dikenai sanksi administratif oleh Menteri Kesehatan yang berupa teguran, peringatan, denda administratif, penghentian sementara kegiatan atau pencabutan izin Pengelolaan Psikotropika Ruang lingkup pengaturan psikotropika adalah segala hal yang berhubungan dengan psikotropika yang dapat mengakibatkan ketergantungan. Tujuan pengaturan psikotropika yaitu: a. Menjamin ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan kesehatan dan ilmu pengetahuan. b. Mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika. c. Memberantas peredaran gelap psikotropika. Secara garis besar pengelolaan psikotropika meliputi: Pemesanan Psikotropika Kegiatan ini memerlukan surat pesanan (SP), dimana satu SP bisa digunakan untuk beberapa jenis obat psikotropika. Penyerahan psikotropika oleh apotek hanya dapat dilakukan kepada apotek lainnya, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan pasien dengan resep dokter. Tata cara pemesanan adalah dengan menggunakan SP yang ditandatangani oleh APA dilengkapi dengan nama jelas, stempel apotek, nomor SIK dan SIA. Surat pesanan dibuat rangkap 2, serta satu SP untuk beberapa jenis obat psikotropika Penyimpanan Psikotropika Kegiatan ini belum diatur oleh perundang-undangan, namun, karena kecenderungan penyalahgunaan psikotropika, maka disarankan untuk obat golongan psikotropika diletakkan tersendiri dalam suatu rak atau lemari khusus Pelaporan Psikotropika

38 29 Apotek wajib membuat dan menyimpan catatan mengenai kegiatan yang berhubungan dengan psikotropika dan melaporkan pemakaiannya setiap bulan. Laporan ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Balai Besar POM setempat dan 1 salinan untuk arsip apotek Pemusnahan Psikotropika Pemusnahan psikotropika dilakukan bila berhubungan dengan tindak pidana, diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi, kadaluarsa atau tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan untuk kepentingan ilmu pengetahuan Pelanggaran Apotek (Departemen Kesehatan RI, 1993; Departemen Kesehatan RI, 1997) Pelanggaran apotek dapat dibedakan berdasarkan berat dan ringannya pelanggaran tersebut. Kegiatan yang termasuk pelanggaran berat apotek adalah: a. Melakukan kegiatan kefarmasian tanpa ada tenaga teknis farmasi. b. Terlibat penyaluran atau penyimpanan obat palsu atau gelap. c. Pindah alamat tanpa izin. d. Menjual narkotika tanpa resep. e. Kerjasama dengan PBF dalam menyalurkan obat kepada yang tidak berhak dalam jumlah besar. f. Tidak menunjuk apoteker pendamping atau pengganti pada waktu APA keluar daerah. g. Mengganti obat generik dengan obat paten. Pelanggaran ringan apotek, antara lain: a. Merubah denah tanpa izin. b. Menjual obat daftar G kepada yang tidak berhak. c. Melayani resep yang tidak jelas dokternya. d. Menyimpan obat rusak dan tidak mempunyai penandaan.

39 30 e. Obat dalam kartu stok tidak sesuai dengan jumlah yang ada. f. Salinan resep tidak ditandatangani oleh apoteker. g. Melayani resep narkotika dari apotek lain. h. Lemari narkotika tidak memenuhi syarat. i. Resep narkotika tidak dipisahkan. j. Buku harian narkotika tidak diisi atau tidak bisa dilihat atau diperiksa. k. Tidak mempunyai dan mengisi kartu stok. Sanksi administratif yang diberikan menurut Permenkes No.922/Menkes/Per/X/1993 adalah: a. Peringatan secara tertulis kepada APA 3 (tiga) kali berturut-turut dengan tenggang waktu masing-masing 2 (dua) bulan. b. Pembekuan izin apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 (enam) bulan sejak dikeluarkannya Penetapan Pembekuan Izin Apotek. Keputusan pencabutan SIA disampaikan langsung oleh kepala Dinas Kesehatan dengan tembusan kepada kepala Badan POM dan Balai POM setempat. c. Pembekuan izin apotek tersebut dapat dicairkan kembali apabila apotek dapat membuktikan bahwa seluruh persyaratan yang ditentukan dalam Permenkes tersebut telah dipenuhi.

40 BAB 3 TINJAUAN UMUM PT. KIMIA FARMA 3.1 PT. Kimia Farma (Persero), Tbk (PT. Kimia Farma Tbk., 2013) Sejarah Singkat PT. Kimia Farma (Persero), Tbk PT. Kimia Farma terbentuk sejak dikeluarkannya Undang-Undang No.74/1957 yang menyebutkan bahwa para penguasa perang dapat mengambil alih dan menguasai semua perusahaan Belanda yang beroperasi di seluruh wilayah Republik Indonesia. Semenjak ditetapkannya Undang-Undang tersebut, pada tahun 1958 perusahaan-perusahaan swasta milik Belanda yang berada di Republik Indonesia mengalami proses nasionalisasi dan dibentuk menjadi Bapphar (Badan Pusat Penguasaan Perusahaan Farmasi) Belanda. Perusahaan-perusahaan yang mengalami nasionalisasi antara lain N.V. Pharmaceutische Hendel Vereneging J. Van Gorkom (Jakarta), N.V. Chemicalier Handle Rathcamp & Co., (Jakarta), N.V. Bavosta (Jakarta), N.V. Bandoengsche Kinine Fabriek (Bandung), dan N.V. Jodium Onderneming Watoedakon (Mojokerto). Berdasarkan UU No. 19 Prp Tahun 1960 tentang Perusahaan Negara (PN) dan PP No. 69 Tahun 1961, Departemen Kesehatan mengubah Bapphar menjadi Badan Perusahaan Umum (BPU) Farmasi Negara dan membentuk beberapa Perusahaan Negara Farmasi (PNF), antara lain Radja Farma (Jakarta), Nurani Farma (Jakarta), Nakula Farma (Jakarta), Bhineka Kina Farma (Bandung), Bio Farma (Bandung), Sari Husada (Jogyakarta), dan Kasa Husada (Jawa Timur). Pada perkembangan selanjutnya, melalui PP No. 3 Tahun 1969 tanggal 23 Januari 1969, PNF Radja Farma, PNF Nakula Farma, PNF Sari Husada dan PNF Bhineka Kimia Farma digabungkan dan dilebur menjadi perusahaan Farmasi dan Alat Kesehatan Bhineka Kimia Farma. Pada tanggal 19 Maret 1971 pemerintah melalui Peraturan Pemerintah No. 16 tahun 1971, mengalihkan bentuk PN Farmasi Kimia Farma menjadi Perusahaan Perseroan (Persero). Pada saat terjadi krisis ekonomi pada tahun 1998 yang mengakibatkan adanya defisit anggaran dan membengkaknya hutang negara, pemerintah mengeluarkan kebijakan privatisasi BUMN untuk mengurangi beban hutang. 31

41 32 Berdasarkan Surat Menteri Negara Penanaman Modal dan Pembinaan BUMN No. S-59/M-PM. BUMN/2000 tanggal 7 Maret 2000, PT. Kimia Farma diprivatisasi. Pada tanggal 4 Juli 2000 PT. Kimia Farma Tbk. resmi terdaftar di Bursa Efek Jakarta (BEJ) sebagai perusahaan publik dan untuk dapat mengelola perusahaan lebih terarah dan berkembang dengan cepat, maka Direksi PT. Kimia Farma Tbk. mendirikan 2 anak perusahaan pada tanggal 4 Januari 2002, yaitu PT. Kimia Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading & Distribution. PT. Kimia Farma Apotek sampai saat ini telah memiliki 34 unit bisnis dan sekitar 350 Apotek yang tersebar di seluruh Indonesia. Sedangkan PT. Kimia Farma Trading & Distribution memiliki 2 wilayah pasar dan 35 cabang PBF (Pedagang Besar Farmasi) Visi dan Misi PT. Kimia Farma (Persero), Tbk Visi PT. Kimia Farma (Persero), Tbk adalah menjadi korporasi bidang kesehatan terintegrasi dan mampu menghasilkan pertumbuhan nilai yang berkesinambungan melalui konfigurasi dan koordinasi bisnis yang sinergis. Misi dari PT. Kimia Farma (Persero), Tbk yaitu menghasilkan pertumbuhan nilai korporasi melalui usaha di bidang-bidang: a. Industri kimia dan farmasi dengan basis penelitian dan pengembangan produk yang inovatif. b. Perdagangan dan jaringan distribusi. c. Pelayanan kesehatan yang berbasis jaringan retail farmasi dan jaringan pelayanan kesehatan lainnya. d. Pengelolaan aset-aset yang dikaitkan dengan pengembangan usaha perusahaan Struktur Organisasi PT. Kimia Farma (Persero), Tbk PT. Kimia Farma (Persero), Tbk dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang membawahi empat Direktorat, yaitu Direktorat Pemasaran, Direktorat Produksi, Direktorat Keuangan, Direktorat Umum, dan Direktorat Personalia. PT. Kimia Farma (Persero), Tbk mempunyai 2 anak perusahaan, yaitu PT. Kimia Farma Trading & Distribution dan PT. Kimia Farma Apotek yang masing-

42 33 masing berperan dalam penyaluran sediaan farmasi, baik distribusi melalui PBF maupun pelayanan kefarmasian melalui apotek (Lampiran 1). Dalam upaya perluasan, penyebaran, pemerataan, dan pendekatan pelayanan kefarmasian pada masyarakat, PT. Kimia Farma, Tbk telah membentuk jaringan distribusi yang terorganisir, yaitu PT. Kimia Farma Trading & Distribution (T&D) yang membawahi PBF yang tersebar di seluruh Indonesia. Wilayah usaha PT. Kimia Farma T&D dibagi menjadi dua wilayah pasar yang keseluruhannya membawahi 35 Cabang PBF di seluruh Indonesia. PBF mendistribusikan produk-produk baik berasal dari PT. Kimia Farma (Persero), Tbk maupun dari produsen-produsen yang lain ke apotek-apotek, toko obat dan institusi pemerintahan maupun swasta. PT. Kimia Farma Apotek mempunyai sekitar 350 apotek yang terkoordinasi dalam 34 Bisnis Manajer (BM) sampai dengan Agustus 2011, sehingga sangat memungkinkan terwujudnya penyebaran dan pemerataan obatobatan baik untuk sektor swasta maupun pemerintah. Upaya peningkatan pelayanan di apotek dilakukan dengan cara menciptakan suasana aman dan nyaman, personil yang terampil dan ramah tamah, harga yang bersaing, dan kecepatan pelayanan dan kelengkapan resep. Berbagai produk yang telah dihasilkan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk., antara lain: a. Produk ethical, dijual melalui apotek dan rumah sakit. b. Produk OTC (Over The Counter), dijual bebas di toko obat, supermarket dan sebagainya. c. Produk generik berlogo. d. Produk lisensi, merupakan hasil kerja sama dengan beberapa pabrik farmasi terkemuka di luar negeri. e. Produk bahan baku, misalnya Kalium Iodat (untuk menanggulangi kekurangan yodium) dan garam-garam kimia (komoditi ekspor). f. Produk kontrasepsi Keluarga Berencana, contohnya Alat Kontrasepsi Dalam Rahim (AKDR). g. Produk-produk yang merupakan penugasan dari Pemerintah, contohnya narkotika, dan obat-obat Inpres.

43 PT. Kimia Farma Apotek PT. Kimia Farma Apotek merupakan anak perusahaan dari PT. Kimia Farma (Persero), Tbk yang bergerak di bidang retail farmasi. PT. Kimia Farma Apotek didirikan pada 4 Januari 2002, hingga sekarang PT. Kimia Farma Apotek membawahi Apotek Kimia Farma dan wilayah usahanya terbagi menjadi 34 Unit Bisnis dan sekitar 42 pedagang Besar farmasi (PBF) yang menaungi kurang lebih 350 unit apotek yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Tiap-tiap Unit BM membawahi apotek pelayanan yang berada di wilayah usahanya Visi dan Misi PT. Kimia Farma Apotek Visi PT. Kimia Farma Apotek adalah menjadi perusahaan jaringan layanan kesehatan yang terkemuka dan mampu memberikan solusi kesehatan masyarakat Indonesia. Sedangkan misi PT. Kimia Farma Apotek yaitu menghasilkan nilai pertumbuhan perusahaan melalui: 1. Jaringan layanan kesehatan yang terintegrasi melalui apotek, klinik, laboratorium klinik, dan layanan kesehatan lainnya. 2. Saluran distribusi utama bagi produk sendiri dan prinsipal. 3. Pengembangan bisnis waralaba dan peningkatan pendapatan lainnya (Fee based income) Logo PT. Kimia Farma Apotek Gambar 3.1. Logo PT. Kimia Farma Apotek a. Simbol Matahari 1. Paradigma baru Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru kehidupan yang lebih baik.

44 35 2. Optimis Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah penggambaran optimisme kimia farma dalam menjalankan bisnisnya. 3. Komitmen Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari arah barat secara teratur dan terus-menerus memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam menjalankan segala tugas yang diemban oleh kimia farma dalam bidang farmasi dan kesehatan. 4. Sumber energi Matahari sumber energi bagi kehidupan dan kimia farma baru memposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat. 5. Semangat yang abadi Warna orange berarti semangat dan warna biru adalah keabadian. Harmonisasi antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi. b. Jenis Huruf Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma yang disesuaikan dengan nilai dan image yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma karena prinsip sebuah identitas harus berbeda dengan identitas yang telah ada. c. Sifat Huruf 1. Kokoh Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang farmasi yang memiliki bisnis dari hulu ke hilir dan merupakan perusahaan farmasi pertama yang dimiliki Indonesia. 2. Dinamis Dengan jenis huruf italic memperlihatkan kedinamisan dan optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnis kesehatan.

45 36 3. Bersahabat Dengan jenis huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia Farma dalam melayani konsumennya Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek PT. Kimia Farma Apotek dipimpin oleh seorang direktur (Direktur Utama). Direktur Utama membawahi 2 direktur (Direktur Operasional dan Direktur Pengembangan), serta membawahi langsung 3 Manajer (Manajer SDM dan Umum, Manajer Akuntansi dan Keuangan, serta Manajer Teknologi Informasi). Direktur Operasional sendiri membawahi Manajer Operasional, Manajer Merchandising dan Logistik serta Manajer Bisnis. Direktur Pengembangan membawahi Manajer Pengembangan Pasar, Manajer Pengembangan Franchise, Manajer Pengembangan Clinic. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi PT. Kimia Farma Apotek dapat dilihat pada Lampiran 2. Organisasi Kimia Farma Apotek terdiri dari BM dan Apotek Pelayanan. BM membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. BM bertugas menangani pengadaan, penyimpanan barang dan administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya. Sedangkan apotek pelayanan hanya melaksanakan fungsi pelayanan. Dengan adanya konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian masalah. Secara umum keuntungan yang diperoleh melalui konsep BM antara lain: a. Koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah. b. Apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan sehingga mutu pelayanan akan meningkat yang diharapkan akan berdampak pada peningkatan penjualan. c. Merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan berimbas pada efisiensi biaya administrasi.

46 37 d. Meningkatkan bargaining dengan pemasok untuk memperoleh sumber barang dagangan yang lebih murah dengan maksud agar dapat memperbesar range margin atau HPP rendah. Saat ini terdapat 34 Bisnis Unit di seluruh Indonesia, dibagi dalam tiga strata berdasarkan besar kecilnya omset, yaitu: a. Strata A, meliputi Jaya I, Jaya II, rumah sakit Jakarta, Bandung, Yogyakarta dan Denpasar. b. Strata B meliputi Balik Papan, Samarinda, Banjarmasin, Bogor, Tangerang, Manado, dan lain-lain. c. Strata C, meliputi Kendari, Lampung, Jaya Pura, dan lain-lain. Untuk wilayah Jabodetabek dibagi menjadi lima Unit Bisnis, yaitu: a. BM Jaya I, membawahi wilayah Jakarta Selatan dan Jakarta Barat dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 42, Kebayoran Baru. b. BM Jaya II, membawahi wilayah Jakarta Pusat, Jakarta Timur, Jakarta Utara dan Bekasi, dengan BM di Apotek Kimia Farma No.48, di Matraman. c. BM Bogor, membawahi wilayah Bogor, Depok, dan Sukabumi dengan BM di Apotek Kimia Farma No.7, Bogor. d. BM Tangerang membawahi wilayah Provinsi Banten dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 95, Tangerang. e. BM Rumah Sakit di Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo (RSCM). BM secara struktur organisasi langsung membawahi para Manajer apotek pelayanan dan membawahi supervisor akuntasi dan keuangan serta supervisor inventory. Masing-masing dari bagian tersebut terdiri dari fungsi-fungsi yang menjalankan perannya masing-masing.

47 BAB 4 TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA NO. 42 Apotek Kimia Farma No. 42 yang terletak di Jalan Hassanudin No.1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan merupakan salah satu Apotek Pelayanan (APP) dari PT. Kimia Farma Apotek yang berada di bawah koordinasi BM Jaya I yang berlokasi di tempat yang sama. Apotek Kimia Farma No. 42 dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA). Kegiatan teknis Apotek Kimia Farma No. 42 dilaksanakan oleh manajer apotek pelayanan. Hal yang berkaitan dengan administrasi dan keuangan diurus oleh supervisor akuntasi dan keuangan serta supervisor inventory. Struktur organisasi Apotek Kimia Farma No. 42 dapat dilihat pada Lampiran 1. Dalam satu gedung, tidak hanya terdapat apotek, tetapi juga tersedia praktik dokter umum, dokter gigi, swalayan farmasi, serta gerai untuk obat-obatan tradisional Indonesia /herbal medicine dan beberapa alat kesehatan. 4.1 Lokasi dan Tata Ruang Apotek Lokasi dan tata ruang merupakan unsur yang sangat mendukung dalam kegiatan pelayanan apotek. Letak yang strategis serta tata ruang yang baik, rapi, bersih dan nyaman akan menjadi nilai tambah bagi apotek. Sehingga pasien akan datang lagi untuk mendapatkan pelayanan di apotek tersebut Lokasi Apotek Apotek Kimia Farma No. 42 terletak di Jalan Sultan Hasanuddin No. 1 Kebayoran Baru Jakarta Selatan yang berbatasan dengan Jalan Panglima Polim dan Jalan Melawai Raya. Lokasi yang strategis diantara pusat perbelanjaan dan kawasan bisnis Blok M serta terletak di jalan utama dengan lalu lintas yang cukup ramai sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat, merupakan suatu keuntungan tersendiri bagi Apotek Kimia Farma No. 42 dan merupakan faktor pendukung bagi perkembangan usaha apotek. Apotek Kimia Farma No. 42 berada dalam 38

48 39 kompleks bangunan unit apotek yang juga merupakan kantor Manager Bisnis Jaya I dan Kantor Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma Kebayoran. Bangunan tampak depan Apotek Kimia Farma No. 42 dapat dilihat pada Gambar 1. Apotek Kimia Farma No. 42 memiliki area parkir yang cukup luas dan dikhususkan untuk pelanggan apotek. Desain apotek dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh PT. Kimia Farma Apotek, yakni bagian paling depan apotek dilengkapi dengan papan iklan Kimia Farma dengan warna biru tua dan logo jingga dengan tulisan Kimia Farma. Hal ini dibuat dengan tujuan agar masyarakat lebih mudah untuk menemukan apotek Kimia Farma Tata Ruang Apotek Tata ruang apotek Kimia Farma No. 42 dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menjamin kelancaran pelayanan serta pengawasan kegiatan apotek. Layout apotek dapat dilihat pada Lampiran 2. Bangunan Apotek Kimia Farma No. 42 terdiri satu lantai dilengkapi dengan Air Conditioning (AC) dan CCTV, dimana di lantai satu saat pelanggan masuk ke dalam gedung terdapat swalayan alat kesehatan (alkes), kosmetik, penjualan obat bebas, obat herbal, makanan, dan minuman. Di dekat swalayan tersebut terdapat ruang untuk kegiatan apotek pelayanan yang terdiri dari ruang penerimaan resep, ruang peracikan, kasir, dan ruang tunggu. Di bagian samping apotek terdapat optik, ruang dokter umum, dokter gigi, dan gudang. Selain itu, di apotek Kimia Farma No. 42 juga terdapat ruang money changer. Gambar optik, klinik dan money changer dapat dilihat pada Gambar 2. Diatas apotek terdapat kantor administrasi Manajer Bisnis Jaya 1, dimana lantai 1 tepat disamping apotik digunakan sebagai gudang sediaan padat, sedangkan lantai dua merupakan area kantor dan gudang sediaan cair dan obat OTC. Pembagian ruangan yang terdapat di dalam apotek antara lain: a) Swalayan Farmasi (Selling Area) Ruangan ini berada pada bagian depan pada saat memasuki apotek dan mudah terlihat dari ruang tunggu pasien. Ruang ini terdiri atas rak-rak tempat obat bebas dan bebas terbatas. Selain obat, swalayan farmasi juga

49 40 menyediakan kebutuhan lainnya seperti alat kesehatan, perlengkapan dan makanan bayi, obat-obat herbal, vitamin dan suplemen makanan, serta kosmetika (Gambar 3). b) Area Tunggu (Public Area) Ruang tunggu terdapat di tengah-tengah apotek. Area ini dilengkapi dengan beberapa baris bangku sebagai tempat tunggu dan lemari pendingin yang berisi minuman ringan. c) Tempat Penerimaan Resep dan Penyerahan Obat (Service Area) Tempat penerimaan resep dan penyerahan obat dibatasi oleh suatu meja yang tingginya sebatas pinggang dilengkapi dengan komputer di atasnya. Pada bagian depannya terdapat kursi untuk membuat pelanggan merasa nyaman ketika memberikan resep dan menerima obat. Tempat Penerimaan dan Penyerahan Resep dapat dilihat pada Gambar 4. Pada bagian belakang tempat penerimaan resep dan penyerahan obat ini, terdapat ruang penyimpanan obat keras, obat ethical, obat narkotika, dan psikotropika. Obat ethical dikelompokkan berdasarkan kelas terapi (farmakologi) dan disusun secara alfabetis untuk setiap bentuk sediaan tablet dan kapsul, sedangkan untuk sediaan sirup, suspensi, eliksir, sirup kering, infus, salep/tetes mata dan tetes telinga, serta topikal disusun terpisah dalam lemari penyimpanan obat. Tempat penyimpanan obat resep dapat dilihat pada Gambar 5. Obat-obatan generik dan produk kimia farma disimpan di tempat terpisah untuk memudahkan dan mempercepat pengambilan obat. Penyimpanan obat-obatan yang memerlukan kondisi suhu rendah, seperti sediaan injeksi, suppositoria, insulin, dan ovula disimpan pada lemari pendingin. Narkotika diletakkan dalam sebuah lemari khusus untuk penyimpanan narkotika dengan pintu berlapis ganda dan menempel tembok. Sedangkan psikotropika diletakkan di lemari yang terpisah dari obat-obat keras lainnya. (Gambar 8) d) Ruang Peracikan Ruang peracikan terletak di dalam ruangan. Ruang ini merupakan tempat penimbangan obat racikan, pencampuran dan pengemasan obat-obat yang

50 41 dilayani berdasarkan resep dokter, yang dilengkapi dengan timbangan, blender, lumpang dan alu, alat dan bahan untuk pengemasan obat primer (kapsul, perkamen, kertas puyer), kemasan sekunder dan label, serta bahan tambahan obat (pemanis, surfaktan, alkohol, dan lain-lain) (Gambar 6). Di area ini juga terdapat lemari pendingin untuk penyimpanan obat khusus, seperti suppositoria, ovula, dan insulin. e) Meja Supervisor Terdapat satu meja khusus supervisor dekat ruang racik yang dilengkapi dengan komputer server untuk membuat berbagai dokumen terkait dengan pengadaan dan pengiriman barang (Gambar 7). f) Ruang Penunjang Ruang penunjang terdiri dari mushola, toilet, dan gudang. 4.2 Struktur Organisasi dan Personalia Apotek Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma No. 42 dikepalai oleh seorang APA yang disebut juga sebagai Manajer Apotek Pelayanan (MAP). APA membawahi seorang Apoteker pendamping, seorang Supervisor Peracikan, dan seorang Supervisor Swalayan. Masing-masing supervisor membawahi petugas-petugas di apotek. Tenaga Teknis Kefarmasian yang menjabat sebagai supervisor adalah asisten apoteker, sedangkan yang merupakan petugas di apotek adalah asisten apoteker dan non-asisten apoteker, lebih jelas lagi dapat dilihat pada Lampiran 1. Agar kegiatan apotek dapat berjalan dengan lancar diperlukan struktur organisasi yang baik agar pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab menjadi jelas sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran dalam pekerjaan serta memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Personalia apotek Kimia Farma No. 42 dibagi menurut tugasnya adalah sebagai berikut: a. APA sebagai MAP sebanyak 1 orang. b. Apoteker Pendamping sebanyak 2 orang. c. Supervisor Peracikan dan Swalayan yang merupakan asisten apoteker masing-masing sebanyak 1 orang.

51 42 d. Petugas apotek, yaitu asisten apoteker selain supervisor dan sales promotion girl (SPG) untuk swalayan farmasi Tugas dan Tanggung Jawab Personalia Apotek Apoteker Pengelola Apotek (APA) Apotek Pelayanan Kimia Farma No. 42 dipimpin oleh seorang Apoteker yang telah memenuhi syarat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu memiliki Surat Izin Praktik Apoteker dan telah mengucapkan sumpah Profesi Apoteker. APA di apotek ini sekaligus bertindak sebagai Manajer Apotek Pelayanan (MAP). Manajer Apotek harus menguasai manajemen, yaitu perencanaan, koordinasi, kepemimpinan dan pengawasan, baik di bidang teknis kefarmasian maupun non kefarmasian. Tugas dan tanggung jawab MAP adalah: a. Memimpin, merencanakan, mengatur, mengawasi dan menyelenggarakan seluruh kegiatan apotek sesuai ketentuan yang berlaku. b. Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang seoptimal mungkin. c. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan sistem administrasi yang telah ditetapkan. d. Membuat laporan manajerial yang diperlukan Apoteker Pendamping a. Memberikan pelayanan informasi obat kepada pasien mengenai cara pemakaian obat atau informasi lain yang berkaitan. b. Melakukan pencatatan dan pemantauan terhadap pasien-pasien khusus melalui telepon atau mendatangi tempat tinggal pasien. c. Melakukan konseling kepada pasien yang membutuhkannya, terutama pasien yang memerlukan pengobatan jangka panjang, baik secara langsung maupun melalui telepon. d. Membantu memilihkan jenis obat (swamedikasi). e. Memeriksa ketepatan obat sebelum diserahkan kepada pasien.

52 Supervisor a. Merekapitulasi data penjualan harian apotek untuk dikirim ke BM setelah ditandatangani oleh MAP. b. Melakukan pengadaan barang-barang kebutuhan apotek, seperti obat resep, non resep, narkotika, psikotropika, dan sebagainya. c. Mengisi Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) kemudian meminta tanda tangan ke MAP. d. Mengisi bon permintaan barang yang dibutuhkan di ruang peracikan. e. Mengatur dan mengawasi penyediaan dan pengeluaran obat-obatan Asisten Apoteker (AA) AA bertanggung jawab langsung kepada supervisor penjualan dalam menjalankan tugasnya. Adapun tugas dan tanggung jawab AA adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab atas kelancaran bagian peracikan atau penjualan pada tiap giliran dinas (shift). b. Menyiapkan, menimbang, meracik, mengubah bentuk, mengemas dan memberian etiket sesuai permintaan resep. c. Memeriksa kebenaran obat sebelum diserahkan kepada pasien. d. Membuat salinan resep untuk obat yang perlu diulang, obat yang diserahkan sebagian, obat yang belum diserahkan oleh Apoteker atau atas permintaan dari pasien atau instansi sesuai kesepakatan. e. Mencatat atau menghitung harga resep kredit. f. Mengkontrol persediaan obat di ruang racik. g. Memberikan informasi cara pemakaian obat kepada pasien yang berkolaborasi dengan Apoteker Juru Resep a. Menghitung jumlah obat yang dibutuhkan berdasarkan resep dokter. b. Menyiapkan, menimbang, meracik, mengubah bentuk, mengemas dan memberian etiket sesuai permintaan resep.

53 Tenaga kesehatan lain a. Mengantarkan obat kepada pasien. b. Mengambilkan dan menawarkan obat kepada pelanggan. c. Membantu tugas apoteker, AA, dan juru resep. d. Bekerja sebagai kasir. 4.3 Kegiatan Apotek Apotek Kimia Farma No. 42 merupakan apotek yang memberikan pelayanan kefarmasian selama 24 jam. Pelayanan terbagi dalam 3 shift, yaitu shift pagi ( WIB), shift siang ( WIB), dan shift malam ( ). Kegiatan utama yang dilakukan Apotek Kimia Farma No. 42 meliputi kegiatan teknis kefarmasian maupun kegiatan teknis non kefarmasian Kegiatan Teknis Kefarmasian Kegiatan teknis kefarmasian merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan perbekalan farmasi yang meliputi perencanaan barang, penerimaan barang, penyimpanan barang, penjualan, pelayanan resep serta pengelolaan obat narkotika dan psikotropika, penyimpanan resep dan pemusnahan resep Pengadaan Barang Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No. 42 dilakukan dengan menggunakan metode Distribution Centre (Distribusi Terpusat) dimana kegiatan ini dipantau oleh BM Jaya I.

54 45 Perencanaan pengadaan barang Surat Pesanan barang ke distributor Distribution Centre oleh Bisnis Manajer (BM) Barang datang dari distributor Apotek-Apotek Pelayanan Gambar 4.1. Alur Distribution Centre Prosedur Distribution Centre adalah: a. Bagian pembelian di Distribution Centre membuat perencanaan pengadaan barang dengan mengumpulkan data barang yang harus dibeli berdasarkan informasi dari buku defekta dari gudang dan BPBA. b. Petugas pembelian akan melakukan perundingan terlebih dahulu mengenai harga besarnya potongan, cara, dan jangka waktu pembayaran. c. Bagian pembelian Distribution Centre membuat surat pesanan (SP) yang berisi nama distributor, nama barang, kemasan, jumlah barang yang kemudian ditandatangani oleh bagian pembelian dan MAP dan dibuat rangkap 3, lembar 1 diserahkan ke distributor sebagai tanda bukti pemesanan barang. Lembar 2 diserahkan kepada petugas untuk mencocokkan bila barang pesanan datang, setelah selesai disimpan sebagai arsip pembelian untuk mengontrol barang yang dipesan. Lembar 3 diserahkan kepada apotek BM bagian tata usaha untuk dibukukan ke hutang dagang. d. Setelah membuat pesanan, bagian pembelian langsung memesan barang ke distributor. Bila ada pesanan mendadak maka bagian pembelian akan melakukan pemesanan melalui telepon dan surat pesanan akan diberikan pada saat barang diantarkan. e. Pedagang Besar Farmasi (PBF) akan mengantar langsung barang yang dipesan ke kantor Distribution Centre, yang kemudian barang-barang

55 46 tersebut akan dikirim ke apotek-apotek pelayanan. Hal ini dinamakan droping otomatis. Kecuali untuk barang-barang yang tidak dapat dikirim, maka apotek bersangkutan yang mengambilnya di ruang inventory. Barang pesanan yang datang harus disertai faktur dari distributor yang bersangkutan. f. Penerima barang bertanggungjawab mencocokkan barang yang diterima dengan faktur dan salinan SP, serta memeriksa kesesuaian barang yang diterima dengan jumlah dan spesifikasi yang dipesan, keadaan fisik barang dan waktu daluarsa. g. Bila barang memenuhi syarat, penerima barang menandatangani, memberi tanggal penerimaan, nomor urut penerimaan barang pada kolom yang tersedia dan stempel apotek pada faktur asli dan salinan faktur. h. Apotek pelayanan memasukkan data pembelian sesuai dengan salinan faktur dari PBF (dua rangkap). Satu rangkap salinan faktur disimpan untuk arsip dan satu rangkap diserahkan ke BM untuk keperluan administrasi hutang dagang. Faktur asli dikembalikan pada distributor. i. Bila barang dibayar tunai, setelah faktur asli diserahkan ke distributor maka distributor langsung menagih ke kasir. j. Petugas pembelian mencocokkan faktur mengenai kesesuaian harga yang telah disepakati dengan barang yang dipesan, bila sesuai maka dicatat dalam buku pembelian. k. Barang yang telah diterima kemudian dicatat dalam kartu stok barang. Apotek pelayanan dapat melakukan pembelian mendesak (cito) jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera tetapi tidak ada persediaan, tetapi tetap harus disetujui terlebih dahulu oleh bagian pembelian BM dengan mengajukan BPBA. Contoh BPBA dapat dilihat pada Lampiran 3. Pembelian obat dan perbekalan farmasi lainnya tidak saja berasal dari PBF Kimia Farma tetapi juga dari PBF atau distributor lainnya. Adapun dasar pemilihan PBF atau distributor adalah sebagai berikut: a. Kualitas barang yang dikirim dapat dipertanggung jawabkan. b. Ketersediaan barang.

56 47 c. Besarnya potongan harga (diskon) yang diberikan. d. Kecepatan pengiriman barang yang tepat waktu. e. Cara pembayaran Penerimaan Barang Setelah barang datang dilakukan penerimaan dan pemeriksaan barang. Pemeriksaan yang dilakukan antara lain pemeriksaan nama, kemasan, jumlah, masa daluarsa dan kondisi barang serta dilakukan pencocokkan antara faktur dan salinan faktur dengan surat pesanan yang meliputi nama, kemasan, jumlah, harga barang serta nama distributor. Kemudian faktur ditandatangani dan diberi stempel apotek. Faktur asli diserahkan kembali kepada petugas pengantar barang untuk kemudian dijadikan bukti salah satu pembayaran. Faktur umumnya berjumlah 3 lembar, 1 lembar disimpan oleh apotek pelayanan sebagai arsip Penyimpanan barang Sistem penyimpanan dan pengeluaran barang yang digunakan ialah sistem FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). Untuk melakukan pengawasan dan kontrol terhadap persediaan barang, dilakukan stok opname setiap 3 bulan sekali untuk mencocokkan jumlah barang yang ada dengan catatan pada kartu stok. Kartu stok dapat dilihat pada Lampiran 4. a. Penyimpanan barang di ruang peracikan Penyimpanan obat atau pembekalan farmasi di ruang peracikan dilakukan oleh AA atau juru resep. Setiap pemasukan dan penggunaan obat atau barang harus diinput ke dalam komputer dan dicatat pada kartu stok yang meliputi tanggal penambahan atau pengurangan, nomor dokumennya, jumlah barang yang diisi atau diambil dan sisa barang. Kartu stok ini diletakan di masingmasing kotak obat atau barang. Setiap AA bertanggung jawab terhadap stok barang yang ada di lemari. Penyimpanan barang perbekalan farmasi di ruang penyiapan obat dan peracikan oleh asisten apoteker yang disusun berdasarkan farmakologi yang disusun secara alfabetis dan dipisah berdasarkan bentuk sediaan. Obat generik, obat produk KF, narkotika, psikotropika, obat luar dan obat-obat dengan

57 48 penyimpanan khusus. Obat termolabil, seperti suppositoria dan vaksin disimpan dalam lemari pendingin. Obat-obat golongan narkotika dan psikotropika masing-masing di lemari tersendiri yang terpisah dari obat-obat yang lain. Sediaan oral dalam bentuk larutan diletakkan dalam rak tersendiri. Obat tetes, sediaan mata dan telinga serta sediaan injeksi juga diletakkan terpisah. Obat-obatan dalam bentuk bahan baku diletakkan di rak tersendiri bersama alat timbang. b. Penyimpanan obat atau barang yang dapat dijual bebas Produk yang dijual bebas diletakkan pada rak yang diatur sedemikian rupa agar memudahkan pelanggan untuk memilih produk yang diinginkan. Produk yang dijual antara lain obat bebas terbatas, obat bebas, alat kesehatan, vitamin, susu, produk bayi, kosmetika, jamu serta makanan dan minuman kesehatan. Setiap obat atau barang yang masuk atau keluar dicatat pada kartu stok sama seperti pada penyimpanan barang diruang peracikan. Alat kesehatan untuk penjualan bebas disimpan di etalase samping pintu masuk untuk alat kesehatan berukuran besar, seperti kursi roda, tongkat, dan pispot agar mudah dilihat dan tampak menarik oleh konsumen. Alat kesehatan terebut disusun berdasarkan kegunaan produk seperti alat kesehatan tersedia bagi pelanggan yang telah menggunakan sebelumnya atau bagi konsumen/pasien yang memerlukan penjelasan tentang cara pemakaian alat kesehatan. Untuk melakukan pengawasan dan kontrol terhadap persedian barang, maka tiap akhir bulan dilakukan stock opname, yaitu dengan mencocokkan jumlah barang yang ada dengan catatan kartu stok. c. Penyimpanan resep Penyimpanan resep disusun berdasarkan tanggal dan nomor resep untuk mempermudah penelusuran resep apabila diperlukan, baik untuk kepentingan pasien maupun untuk pemeriksaaan. Resep yang mengandung narkotika disimpan terpisah dimaksudkan untuk mempermudah dalam pembuatan laporan penggunaan narkotika. Dokumen sebagai arsip apotek disimpan dalam

58 49 jangka waktu tiga tahun. Setelah tiga tahun, resep dapat dimusnahkan dengan cara dibakar dan dibuatkan berita acara pemusnahan resep Penjualan Penjualan yang digunakan oleh Apotek Kimia Farma No. 42 meliputi : a. Penjualan obat tunai dengan resep dokter Penjualan obat dengan resep tunai dilakukan terhadap pasien yang langsung datang ke apotek untuk menebus obat resep. Prosedurnya sebagai berikut : 1. Resep diterima di bagian penerimaan resep, lalu diperiksa kelengkapan dan keabsahan resep tersebut. 2. Petugas penerima resep akan memeriksa ketersediaan obat dan menetapkan harga obat di sistem informasi apotek. Bila obat yang dibutuhkan tersedia, kemudian dilakukan pemberian harga dan diberitahukan kepada pasien. 3. Setelah pasien setuju segera dilakukan pembayaran atas obat pada bagian kasir dan dilakukan pula input nama, alamat serta nomor telepon pasien. Kasir kemudian akan memberikan struk pembayaran yang tercantum nomor resep dan struk tersebut juga berfungsi sebagai nomor antrian pengambilan obat. 4. Kasir juga mencetak struk pembayaran yang tertulis jumlah obat yang dibeli. Struk tersebut dan resep asli kemudian diserahkan ke bagian penyiapan obat dan peracikan. Bila obat hanya diambil sebagian maka petugas akan membuat salinan resep untuk pengambilan sisanya. Lembar salinan resep dapat dilihat pada Lampiran 5. Bagi pasien yang memerlukan kuitansi maka dapat pula dibuatkan kuitansi. Lembar kuitansi pembayaran resep/tunai dapat dilihat pada Lampiran Asisten apoteker di bagian peracikan atau penyiapan obat akan meracik atau menyiapkan obat sesuai dengan resep dibantu oleh juru resep. Setelah obat selesai disiapkan, maka obat diberi etiket atau label lalu dikemas. Contoh etiket dapat dilihat pada Lampiran 7, serta contoh label dapat dilihan pada Lampiran Sebelum obat diberikan dilakukan pemeriksaan kembali oleh petugas yang berbeda meliputi nomor resep, nama pasien, kebenaran obat, jumlah

59 50 dan etiketnya. Juga dilakukan pemeriksaan salinan resep sesuai resep aslinya serta kebenaran kuitansi. 7. Obat diserahkan kepada pasien sesuai dengan nomor resep. Pada saat obat diserahkan kepada pasien, apoteker memberi informasi tentang cara pemakaian obat dan informasi lain yang diperlukan pasien. 8. Lembaran resep asli dikumpulkan menurut nomor urut dan tanggal resep dan disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun. 9. Pada setiap tahapannya, petugas apotek wajib membubuhkan paraf atas apa saja yang dikerjakan pada resep tersebut, jika terjadi sesuatu dapat dipertanggung jawabkan atas pekerjaan yang dilakukan. b. Penjualan obat dengan resep kredit Resep kredit adalah resep yang ditulis dokter yang bertugas pada suatu instansi atau perusahaan untuk pasien dari instansi yang telah mengadakan kerjasama dengan apotek. Pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu berdasarkan perjanjian yang telah disepakati bersama. Pelayanan resep kredit dapat dilakukan melalui faksimili atau telepon, selanjutnya AA akan membuat salinan resep atau pasien datang sendiri membawa resep yang telah diberikan oleh dokter perusahaan. Apotek Kimia Farma No. 42 melakukan kerjasama dengan perusahan Indonesia Power, Telkom, Akua, PLN, Asuransi Jamsostek, dan sebagainya. Prosedur pelayanan resep kredit pada dasarnya sama dengan pelayanan resep tunai, hanya saja pada pelayanan resep kredit terdapat beberapa perbedaan, seperti: 1. Setelah resep kredit diterima dan diperiksa kelengkapannnya maka tidak dilakukan penetapan harga dan pembayaran oleh pasien tetapi langsung dikerjakan oleh petugas apotek. 2. Penomoran resep kredit dibedakan dengan resep tunai dan dicatat pada buku resep kredit. 3. Pada saat penyerahan obat, petugas akan meminta tanda tangan pasien pada bukti penerimaan obat. 4. Setelah penyerahan obat, petugas akan mencatat secara manual setiap pasien yang menebus resep secara kredit dalam buku catatan khusus

60 51 berisi data pasien, nama dan jumlah obat yang ditebus beserta aturan pemakaian, serta nama perusahaan penjamin. 5. Resep disusun dan disimpan terpisah dari resep tunai kemudian dikumpulkan dan dijumlahkan nilai rupiahnya berdasarkan tiap instansinya dan dibuatkan lembar atau syarat penagihan sesuai dengan format yang diminta. Penagihan dilakukan saat jatuh tempo sesuai kesepakatan bersama. c. Penjualan OTC (Over the Counter atau Hand Verkoop/HV) Penjualan obat bebas dilakukan untuk produk OTC yang terletak di swalayan farmasi yaitu produk-produk yang dapat dibeli tanpa resep dari dokter seperti obat bebas, bebas terbatas, alat kesehatan, kosmetik, perlengkapan dan makanan bayi, minuman dan makanan ringan. Prosedur penjualan bebas yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pasien mencari obat atau perbekalan farmasi yang dibutuhkan di swalayan farmasi. 2. Petugas OTC menerima permintaan barang dari pembeli. 3. Kasir menerima pembayaran dan membuat struk pembayaran penjualan bebas. 4. Barang beserta struk pembayaran diserahkan kepada pembeli. 5. Bukti penjualan obat bebas dikumpulkan dan diurutkan berdasarkan nomor. d. Pelayanan UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri) Obat Wajib Apotek (OWA) adalah obat keras tertentu yang dapat diserahkan oleh apoteker kepada pasien di apotek tanpa resep dokter sesuai dengan peraturan yang ditetapkan pemerintah. Di Apotek Kimia Farma No. 42 Blok M, pasien yang membeli Obat Wajib Apotek (OWA) dipisahkan dalam jenis layanan UPDS. Prosedur pelayanannya sebagai berikut: 1. Pasien menyebutkan obat yang diinginkan. 2. Proses tanya jawab antara apoteker/asisten apoteker yang bertugas dengan pasien, apakah obat yang diminta sesuai indikasi untuk pasien tersebut dan memastikan obat yang diminta terdapat dalam DOWA.

61 52 3. Pemeriksaan ketersediaan obat, memberitahukan harga obat kepada pasien dan pembayaran obat oleh pasien. 4. Penyerahan obat kepada pasien disertai dengan pemberian informasi. Kemudian petugas mencatat nama, nomor telepon pasien, beserta obat yang diminta di formulir permintaan DOWA. 5. Formulir permintaan obat DOWA dan struk pembayaran disatukan, kemudian disusun berdasarkan nomor urut UPDS dan tanggal, dan disimpan terpisah dari resep tunai, kredit, atau penjualan bebas Pengelolaan Narkotika Pengelolaan narkotika diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai pemusnahan untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan obat tersebut. Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek Kimia Farma No. 42 meliputi: a. Pemesanan Narkotika Pemesanan sediaan narkotika dilakukan secara tertulis oleh bagian pembelian dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) khusus narkotika yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIK, nomor SIA, alamat dan stempel apotek. Satu lembar SP hanya berlaku untuk satu jenis narkotika. Surat pesanan narkotika dibuat rangkap empat yang terdiri dari 1 surat pesanan asli dan 3 lembar salinan surat pesanan, masingmasing diserahkan kepada PBF yang bersangkutan dan 1 lembar sebagai arsip di apotek. Pemesanan dilakukan ke PBF Kimia Farma selaku distributor tunggal. Contoh SP narkotika dapat dilihat pada Lampiran 9. b. Penerimaan Narkotika Penerimaan Narkotika dari PBF harus dilakukan oleh APA atau dengan sepengetahuan APA. Apoteker akan menandatangani faktur tersebut setelah dilakukan pencocokan dengan surat pesanan. Pada saat diterima dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah narkotika yang dipesan.

62 53 c. Penyimpanan Narkotika Obat-obat yang termasuk golongan narkotika di Apotek Kimia Farma No. 42 disimpan dalam lemari khusus yang terbuat dari kayu (Gambar 8). Lemari tersebut terletak di tempat yang tidak diketahui oleh umum, tetapi dapat diawasi langsung oleh Asisten Apoteker yang bertugas dan penaggung jawab narkotika. Setiap obat narkotika dilengkapi kartu stok yang diletakan dalam lemari. d. Pelayanan resep Narkotika Apotek Kimia Farma No. 42 hanya melayani resep narkotika dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek Kimia Farma No. 42 sendiri apabila obat baru diambil sebagian atau belum diambil sama sekali. Apotek tidak melayani pembelian obat narkotika tanpa resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotek lain. AA bertugas mencatat dalam buku tersendiri berdasarkan tanggal, mengenai banyaknya pemasukan dan pengeluaran narkotika, jenis narkotika, nama dan alamat pasien. Penanganan resep narkotika di apotek adalah dengan memberi tanda garis merah pada obat golongan narkotika yang diresepkan dan pengarsipannya dipisahkan dari resep lainnya. e. Pelaporan Narkotika Pelaporan penggunaan narkotika di Apotek Kimia Farma No. 42 dibuat setiap awal bulan dan selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulannya. Laporan ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIK, alamat apotek dan stempel apotek. Contoh laporan narkotika dapat dilihat pada Lampiran 10. Laporan bulanan kemudian ditujukan kepada Kepala Suku Dinas Kesehatan setempat dengan tembusan kepada: 1. Kepala Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan 2. Kepala Suku Dinas Kesehatan Kotamadya/ Kabupaten 3. Penanggung Jawab Narkotika PT. Kimia Farma. 4. Arsip apotek.

63 54 f. Pemusnahan Narkotika Prosedur pemusnahan narkotika adalah sebagai berikut : 1. APA membuat dan menandatangani surat permohonan untuk pemusnahan narkotika yang berisi antara lain jenis dan jumlah narkotika yang rusak dan atau tidak memenuhi syarat. 2. Surat permohonan yang telah ditandatangani oleh APA dikirimkan ke BPOM. Selanjutnya, BPOM akan menetapkan waktu dan tempat pemusnahan. 3. Kemudian dibentuk panitia pemusnahan yang terdiri dari MAP, Asisten Apoteker, Petugas Balai Besar POM, dan Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan. 4. Bila pemusnahan narkotika telah dilaksanakan, maka APA yang memusnahkan narkotika harus membuat Berita Acara pemusnahan narkotika, yang berisi : a) Keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukan pemusnahan. b) Nama pemegang izin khusus atau APA. c) Nama orang saksi dari pemerintah dan seorang saksi lain dari apotek tersebut. d) Nama, jenis dan jumlah narkotika yang dimusnahkan. e) Cara pemusnahan. f) Tanda tangan penanggungjawab apotek dan saksi-saksi. Berita acara tersebut dibuat dengan tembusan : a) Kepala Suku Dinas Kesehatan Kotamadya/ Kabupaten. b) Kepala Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan c) Arsip apotek Pengelolaan Psikotropika Pengelolaan psikotropika di Apotek Kimia Farma No. 42 meliputi : a. Pemesanan Psikotropika Pemesanan Psikotropika di Apotek Kimia Farma No. 42 dilakukan oleh bagian pembelian dengan menggunakan SP khusus Psikotropika yang

64 55 ditandatangani oleh MAP, dilengkapi dengan nomor SIPA dan stempel apotek. Satu lembar surat pesanan dapat berisi lebih dari satu jenis psikotropika. Surat pesanan dibuat rangkap 2, yang masing-masing diserahkan ke PBF yang bersangkutan dan sebagai arsip di apotek. Contoh SP psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 11. b. Penyimpanan Psikotropika Penyimpanan obat psikotropika diletakkan di lemari yang terbuat dari kayu yang kuat dan digabung dengan obat narkotika dan dilengkapi dengan kartu stok. Lemari tersebut mempunyai kunci khusus (Gambar 8). c. Pelayanan Psikotropika Apotek Kimia Farma No. 42 hanya melayani resep psikotropika dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek Kimia Farma No. 42 yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Apotek tidak melayani pembelian obat psikotropika tanpa resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotek lain. d. Pelaporan Psikotropika Laporan penggunaan psikotropika dikirimkan kepada Kepala Suku Dinas Kesehatan setempat setiap bulan. Laporan psikotropika memuat nama apotek, nama obat, nama distibutor, jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran, tujuan pemakaian, dan stok akhir. Contoh laporan psikotropika dapat dilihat pada Lampiran 12. Laporan ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek, dilengkapi dengan nama dan nomor Surat Ijin Kerja, serta stempel apotek dengan tembusan kepada: 1) Kepala Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan. 2) Kepala Suku Dinas Kesehatan Kotamadya/ Kabupaten. 3) Penanggung Jawab Psikotropika PT. Kimia Farma. 4) Arsip apotek.

65 56 e. Pemusnahan Psikotropika Tata cara pemusnahan psikotropika sama dengan tata cara pemusnahan narkotika. Dalam pelaksanaannya, pemusnahan psikotropika dapat dilakukan bersamaan dengan narkotika Pengelolaan resep Resep yang telah dilayani apotek dirahasiakan dan disimpan di apotek dalam jangka waktu 3 tahun. Resep disusun berdasarkan tanggal dan nomor resep, juga berdasarkan pasien tunai atau kredit untuk mempermudah penelusuran resep apabila diperlukan, baik untuk kepentingan pasien ataupun pemeriksaan. Pemusnahan resep dilakukan pada resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu 3 tahun berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 280/MENKES/V/1981 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pengelolaan Apotek pasal 7 ayat (1), (2), (3), (4), (5) disebutkan tentang resep sebagai berikut : a. Apoteker Pengelola Apotek mengatur resep menurut urutan tanggal dan nomor urutan penerimaan resep dan harus disimpan sekurang kurangnya 3 tahun. b. Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu 3 tahun dapat dimusnahkan. c. Pemusnahan resep dapat dilakukan dengan cara dibakar atau cara lain oleh APA bersama-sama dengan sekurang-kurangnya satu petugas apotek. Berita acara pemusnahan dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan dengan tembusan Badan Pengawas Obat dan Makanan dan arsip Apotek Kegiatan Teknis Non Kefarmasian Kegiatan teknis non kefarmasian yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 42 hanya berupa pencatatan atau administrasi harian dalam bentuk pembuatan laporan harian baik penjualan tunai dan kredit, laporan piutang dan hutang dagang, serta penyerahan bukti-bukti administrasi ke BM.

66 57 Kegiatan pencatatan dilakukan di bagian tata usaha di BM Jaya I yang meliputi kegiatan administrasi dan keuangan. Kegiatan administrasi ditangani oleh beberapa staf Tata Usaha yang bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, sedangkan kegiatan keuangan ditangani oleh Kasir Besar. Kepala Tata Usaha dan Kasir Besar bertanggung jawab kepada pimpinan BM Kegiatan Administrasi Pembelian hanya dilakukan oleh BM, maka dokumen dari bagian pembelian dibukukan oleh tata usaha di kartu hutang sebagai hutang apotek. Untuk pembelian tunai maupun kredit, hasil penjualan tunai dan kasir kecil masing-masing apotek pelayanan diserahkan ke kasir besar di BM untuk dibukukan pada buku kas. Sedangkan untuk penjualan kredit, dari masing-masing apotek pelayanan hanya menyerahkan salinan kuitansi kepada tata usaha dan dibukukan di kartu piutang. Laporan-laporan yang ada di bagian administrasi di buat secara harian yang kemudian direkapitulasi dalam bentuk laporan laba rugi, neraca, dan aliran kas (cash flow). Dalam melaksanakan tugasnya, kepala tata usaha dibantu oleh beberapa staf bagian: a. Administrasi pembelian Setiap transaksi dicatat ke dalam buku pembelian apotek setiap hari, kemudian dimasukkan datanya ke komputer. Dalam pencatatan dicantumkan nama distributor, nomor faktur, nama dan jumlah barang, harga barang, tanggal pembelian dan besarnya potongan harga. b. Administrasi penjualan Setiap penjualan baik tunai maupun kredit dicatat oleh bagian administrasi penjualan setiap hari berdasarkan Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH). Penjualan tunai dicatat ke dalam buku kas (jurnal umum), sedangkan penjualan kredit dicatat ke dalam laporan piutang dagang. c. Administrasi inkasso Administrasi inkasso merupakan bagian yang bertugas untuk menagih pembayaran resep kredit yang berasal dari perusahaan yang memiliki perjanjian kerja sama dengan apotek. Administrasi ini meliputi pencatatan

67 58 kuitansi penagihan yang akan ditagih dan semua pemasukkan yang berasal dari pembayaran atas penagihan ke dalam nota inkasso. Hasil penagihan diserahkan kepada kasir besar dengan bukti penerimaan kas. d. Administrasi personalia atau umum Administrasi personalia dan umum mencatat semua data tentang pegawai, menyiapkan usulan perubahan status pegawai yang berhak mendapatkan kenaikan pangkat dan membuat laporan absensi pegawai Kegiatan Keuangan Kegiatan keuangan ditangani oleh seorang kasir besar yang bertanggung jawab langsung setiap hari, termasuk penerimaan dan pengeluaran uang dan surat berharga. Kasir besar bekerja sama dengan bagian tata usaha dalam hal administrasi, pembukuan, dan laporan. Manajemen keuangan dilakukan oleh bagian administrasi Unit Bisnis Jaya I. Apotek hanya melakukan penjualan tunai dan kredit. Secara berkala apotek mempunyai kewajiban untuk melaporkan Laporan Ikhtisar Penerimaan Harian (LIPH), Bukti Setoran Kas (BSK), bukti transfer bank atas penjualan tunai atau piutang, bon-bon penjualan, faktur penjualan kredit, stok barang dagangan. Fungsi laporan akuntansi bagi APA adalah mengetahui keuangan, barang, umur piutang, umur hutang, tingkat kemampuan menghasilkan data dan efisiensi penggunaan biaya melalui parameter parameter yang terdapat pada analisis rasio keuangan sehingga apoteker mampu mengambil keputusan untuk pengembangan apotek di masa yang akan datang. Bentuk bentuk laporan akuntansi keuangan yang ada di apotek dapat berupa laporan laba/rugi dibuat di BM.

68 BAB 5 PEMBAHASAN Pembangunan Kesehatan merupakan bagian integral dari pembangunan nasional, dimana dalam Undang-Undang Nomor 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan ditetapkan bahwa kesehatan adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa dan sosial yang memungkinkan setiap orang hidup produktif secara sosial dan ekonomi. Kesehatan merupakan hak asasi manusia dan salah satu unsur kesejahteraan yang harus diwujudkan oleh pemerintah serta didukung oleh masyarakat. Setiap kegiatan dalam upaya untuk memelihara dan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat perlu dilaksanakan dalam rangka pembentukan sumber daya manusia serta peningkatan ketahanan dan daya saing bagi pembangunan nasional. Sumber daya di bidang kesehatan merupakan salah satu upaya kesehatan yang dapat dilaksanakan oleh pemerintah, pemerintah daerah, dan/atau masyarakat guna meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, salah satunya melalui pelayanan kesehatan. Apotek sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan merupakan suatu fasilitas tempat dilakukannya praktek kefarmasian oleh apoteker. Apotek dalam melakukan pelayanan kesehatan tidak hanya memberikan pelayanan akan barang tetapi juga jasa yaitu Konseling, Informasi, dan Edukasi (KIE) kepada pasien. Pelayanan barang di apotek erat kaitannya dengan salah satu fungsi dan tugasnya sebagai penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara luas dan merata sebagai peranan sosialnya. Selain peranan sosial, apotek juga memiliki peranan ekonomi untuk memberikan layanannya dalam rangka memperoleh laba atau keuntungan sehingga pelayanan kefarmasian dapat terus berlangsung serta perbaikan layanan guna mencapai peningkatan derajat kesehatan. Untuk melaksanakan kedua peranan tersebut, maka diperlukan tenaga kesehatan yang memiliki kemampuan dan kompetensi dalam mengelola peran sosial dan ekonomi apotek secara integral dan berkesinambungan. 59

69 60 Apoteker Pengelola Apotek (APA) merupakan salah satu tenaga kesehatan yang mempunyai kemampuan dan kompetensi, serta memiliki fungsi profesional, manajerial dan retailer untuk mengelola sebuah apotek. Seorang APA, yang dapat didukung oleh apoteker pendamping serta dibantu oleh asisten apoteker, memiliki tanggung jawab terhadap pelaksanaan peran apotek sebagai pemberi layanan kesehatan. Dalam menunjang tugas dan fungsinya, APA harus memiliki keterampilan, pengetahun ilmu ekonomi, manajerial, dan kemampuan berkomunikasi yang baik dengan rekan kerja, masyarakat, serta tenaga kesehatan lainnya seperti dokter. PT Kimia Farma (Persero), Tbk adalah salah satu perusahaan besar farmasi yang ada di Indonesia. Perusahaan tersebut memiliki anak perusahaan yang salah satunya adalah PT Kimia Farma Apotek. Manajemen PT Kimia Farma Apotek memiliki satu kebijakan dalam mengelola pelayanan serta keuangannya yakni sistem pengelompokkan apotek-apotek yang berada dalam suatu wilayah yang disebut dengan Business Manager (BM). Apotek dengan sistem pengelompokkan ini memiliki beberapa keuntungan dan kerugian bila dibandingkan dengan apotek lainnya yang tidak menggunakan kebijakan tersebut. Keuntungan yang paling terlihat yaitu adanya kesatuan manajemen dalam mengelola persediaan barang, baik penyimpanan maupun pembelian kepada distributor sehingga meningkatkan efisiensi, efektivitas, serta produktivitas kerjanya serta pemakaian ruang yang lebih efisien. Sedangkan kerugian dari sistem ini adalah meningkatnya lead time dalam pengadaan barang bagi apotek yang jaraknya cukup jauh dari BM. Hal ini terjadi karena pemesanan apotek-apotek pelayanan kepada distributor dilakukan secara kolektif dalam suatu waktu berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan pada masing-masing BM. Semua barang kebutuhan apotek pelayanan yang tidak tersedia di gudang BM akan dilakukan pemesanan kepada distributor-distributor, kecuali pemesanan narkotika. Pemesanan obat narkotika dilakukan langsung oleh apotek-apotek pelayanan dengan mengirimkan Surat Pesanan (SP) khusus kepada distributor tunggal yakni Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma. Apotek Kimia Farma No. 42 yang berada di Jl. Sultan Hasanuddin No.1, Kebayoran Baru, Blok M merupakan apotek yang terletak satu gedung dengan Bussines Manager (BM) Jaya I. Hal tersebut memberi keuntungan bagi apotek Kimia Farma No.42

70 61 yakni waktu pengiriman barang yang lebih cepat sehingga lead time pengadaan barang lebih singkat. Apotek Kimia Farma No. 42 merupakan apotek pelayanan yang memiliki lokasi yang cukup strategis sebagai salah satu faktor yang mempengaruhi perkembangan sebuah apotek. Apotek Kimia Farma No. 42 letaknya cukup strategis karena terletak di tepi jalan dengan arus lalu lintas dua arah yang cukup ramai sehingga banyak dilalui oleh kendaraan pribadi dan umum. Disekitar lingkungan apotek terdapat sarana kesehatan di dalam gedung dan di luar gedung yang berada tidak jauh dari lokasi apotek, seperti klinik, praktik dokter, dan rumah sakit. Di dekat apotek juga terdapat berbagai fasilitas umum, seperti bank, ATM, dan berbagai pusat perbelanjaan. Selain itu, daerah ini merupakan kawasan industri sehingga dapat melayani kerjasama dalam bidang kesehatan dengan beberapa instansi, seperti Jamsostek, PLN, Indosat, ASKES/Inhealth, PT. Angkasa Pura, dll. Faktor lain yang mempengaruhi perkembangan apotek tersebut adalah bangunannya. Bangunan Apotek Kimia Farma No. 42 telah memenuhi rancang bangun yang distandardisasi. Bentuk standar tersebut memiliki ciri khusus yaitu adanya logo Kimia Farma Apotek di bagian depan, disertai dengan papan nama yang diperuntukkan bagi praktek dokter yang melakukan kerjasama dengan pihak apotek. Adanya ikon yang jelas ini penting bagi keberadaan Apotek Kimia Farma karena menjadikan apotek mudah dikenali dan menarik pasien khususnya yang telah mengenal reputasi atau menjadi pelanggan. Adanya halaman parkir yang luas membuat banyak pengunjung yang membawa kendaraan pribadi dapat parkir dengan leluasa. Selain itu, pembatas kaca yang tembus pandang membuat bagian dalam apotek yang nyaman, bersih, dan rapi dapat terlihat oleh pengunjung dari luar. Bangunan Apotek Kimia Farma No. 42 terdiri dari dua lantai. Apotek berada di lantai 1 dan memiliki tata ruang yang cukup efisien, nyaman, dan teratur yang dirancang berdasarkan alur penerimaan resep hingga penyerahan obat kepada pasien untuk memaksimalkan pelayanan kefarmasian. Rancang bangunannya juga dilengkapi dengan fasilitas seperti tempat parkir, toilet, dan

71 62 ruang tunggu yang nyaman dimana kebersihan selalu dipelihara serta dilengkapi dengan pendingin udara (AC). Penyimpanan barang farmasi di Apotek Kimia Farma No. 42 dikelompokkan berdasarkan jenis sediaan, khasiat, urutan alfabetis, dan kondisi penyimpanan. Obat-obat merek dagang disusun berdasarkan farmakologi obat tersebut yang antara lain dikelompokkan ke dalam kelompok saluran pencernaan, antiinflamasi steroid dan antialergi, antiinflamasi non-steroid, sistem saraf pusat, jantung dan pembuluh darah, kolesterol, antiinfeksi, antidiabetik oral dan antihipertensi, saluran pernapasan, saluran kemih dan ginjal, serta vitamin dan suplemen. Pada masing-masing kotak obat ditempelkan label warna yang menunjukkan tahun daluarsa dari masing-masing obat untuk memudahkan pengawasan terhadap keamanan obat yang diberikan kepada pasien. Ternyata tujuan penempelan label ini tidak akan berjalan efektif tanpa disertai dengan pengecekan rutin terhadap obat-obat yang mendekati waktu daluarsanya. Hal ini terlihat pada beberapa obat yang sudah memasuki masa daluarsanya namun obat tersebut masih ditemukan tersimpan di dalam lemari atau rak nya. Penyimpanan obat-obat di apotek ini sudah rapi dan teratur, namun beberapa penyimpanan masih ada yang kurang sesuai dengan kestabilan obat, contohnya untuk beberapa obat yang seharusnya disimpan pada suhu C (pada kulkas) masih terdapat di dalam rak obat suhu ruangan. Khusus untuk obat narkotika diletakkan dalam lemari khusus dengan dua pintu dan kunci ganda, sedangkan untuk obat psikotropika, yang seharusnya diletakkan dalam lemari khusus juga seperti obat narkotika, diletakkan pada rak bersamaan dengan obat paten tapi tetap terpisah dengan suatu pembatas. Obat lepasan yang tidak dikemas dan biasa digunakan untuk resep racikan disimpan dalam lemari khusus yang terletak dekat dengan ruang peracikan. Sistem penataan obat-obat ini sangat bermanfaat karena mempermudah dalam pengambilan barang sehingga kerja menjadi lebih efektif. Untuk obat-obat bebas, obat disusun dalam bentuk swalayan farmasi di ruang tunggu sesuai dengan jenis sediaannya. Selain obat bebas, di swalayan juga tersedia kosmetik, susu, madu, vitamin, perlengkapan bayi, alat kesehatan seperti kursi roda dan lain-lain. Sebaiknya semua label harga yang terdapat di swalayan

72 63 harus lengkap dan harga yang ditempel adalah yang terbaru (ter-update) sehingga pembeli dapat mengetahui langsung harga barang dan tidak perlu mengecek harga barang ke kasir untuk mengetahui harga barang yang ada di swalayan. Selain dalam hal penataan barang yang berdasarkan bentuk sediaan dan golongan obat, manajemen pengadaan obat juga dilaksanakan dalam hal pencatatan pada kartu stock masing-masing obat untuk setiap pemasukan dan pengeluaran barang. Hal ini bermanfaat dalam mengecek kesesuaian antara pencatatan pada sistem komputerisasi dengan pencatatan pada kartu stok dan kuantitas obat secara fisik serta sebagai fungsi pengawasan terhadap ketersediaan barang. Pemeriksaan persediaan barang (stock opname) juga dilakukan untuk mencocokkan antara jumlah barang yang ada dengan jumlah barang yang tertera pada kartu stok. Ketidaksesuaian antara stok fisik dengan data di komputer dapat terjadi dan hal ini dapat disebabkan kesalahan dalam memasukkan data, perhitungan manual di kartu stok ataupun adanya kehilangan barang. Pengadaan barang di apotek mengikuti sistem yang telah ditetapkan oleh PT Kimia Farma Apotek melalui Bisnis Manajer (BM). Pemesanan barang yang dibutuhkan oleh apotek dicatat dalam Bon Pemesanan Barang Apotek (BPBA) yang kemudian bagian gudang BM Jaya I akan memeriksa persediaan barang dan melakukan pemesanan ke distributor jika barang di gudang tidak tersedia. Khusus untuk pengadaan obat narkotika, apotek melakukan pemesanan secara langsung ke distributor tunggal yaitu Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) khusus narkotika. Namun, jika barang dibutuhkan segera (cito) maka apotek dapat melakukan pengadaan ke apotek pelayanan lainnya melalui media komunikasi telepon atau faksimile untuk mengetahui persediaan barang di apotek tersebut. Pengiriman barang oleh distributor dilakukan secara langsung ke Apotek Kimia Farma No. 42 dengan mencocokkan antara barang yang dikirim dengan daftar barang yang dipesan. Pelayanan yang ramah dan cepat merupakan salah satu faktor penting untuk kemajuan suatu apotek. Karyawan apotek di Apotek Kimia Farma No. 42 selalu memberitahukan kepada pasien tentang pelayanan resep yang agak lama jika terdapat racikan pada resep. Hal ini merupakan suatu keunggulan bagi apotek tersebut karena pasien jadi mengetahui bahwa penebusan obat membutuhkan

73 64 waktu yang lebih lama bila dibandingkan resep tanpa racikan. Pelayanan resep kredit terlaksana dengan adanya kerjasama dengan beberapa instansi. Prosedur pelayanan resep ini diawali dengan pengiriman resep, baik secara langsung ke apotek maupun melalui faksimile, dilanjutkan penyiapan obat dan pemberian obat. Penyerahan resep kredit dapat dilakukan dengan pemberian langsung kepada pasien yang datang ke apotek maupun pengiriman obat dengan sistem antar ke instansi terkait. Untuk penyerahan obat, baik resep tunai maupun kredit yang di ambil langsung, Pemberian Informasi Obat (PIO) selalu diberikan oleh karyawan yang berhak yaitu apoteker pendamping atau asisten apoteker dimana obat-obat yang akan diberikan dilakukan pengecekan akan kesesuaian dengan resep sebelum diserahkan. Apotek Kimia Farma No. 42 juga menyediakan fasilitas pembayaran dengan menggunakan kartu kredit. Semua pelayanan yang terdapat di apotek dicatat pada sistem komputerisasi dan data-datanya akan selalu direkapitulasi setiap hari sebagai laporan harian dan dilakukan penyetoran pendapatan kepada BM Jaya I.

74 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan a. Apoteker Pengelola Apotek di Apotek Kimia Farma No. 42 memiliki peran dan tanggung jawab yang sangat penting dalam menentukan kebijakan pengelolaan apotek dan melaksanakan fungsi pengawasan dan pengendalian terhadap semua komponen yang ada di apotek serta memberikan pelayanan informasi kepada pasien sehingga menjamin penggunaan obat yang rasional. b. Pengelolaan apotek di Apotek Kimia Farma No. 42 mencakup kegiatan teknis dan nonteknis. Kegiatan teknis mencakup manajemen pengadaan barang baik berupa perencanaan dan penerimaan barang, penyimpanan barang, penjualan, pelayanan resep serta pengelolaan obat narkotika dan psikotropika, penyimpanan dan pemusnahan resep, sedangkan kegiatan non teknis meliputi pencatatan atau administrasi harian dalam bentuk pembuatan laporan harian baik penjualan tunai dan kredit, laporan piutang dan hutang dagang, serta penyerahan bukti-bukti administrasi ke BM. 6.2 Saran a. Perlunya mempertahankan dan meningkatkan pelayanan yang cepat dan ramah untuk mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang optimal. b. Perlu dilakukan evaluasi secara rutin terhadap perputaran obat dan ketersediaannya agar keperluan obat bagi para pelanggan selalu tersedia. c. Meningkatkan kedisiplinan petugas apotek dalam memeriksa dan mencatat stok barang setiap ada transaksi baik masuk maupun keluar agar stok barang tidak kosong, dan jumlahnya sesuai antara kartu stok dan komputer. d. Mengadakan alat pengisi serbuk ke dalam kapsul dan kertas pembungkus untuk puyer untuk meningkatkan layanan resep racikan. e. Evaluasi tingkat kepuasan pasien/konsumen terhadap pelayanan yang diberikan oleh apotek setiap periode tertentu yang ditetapkan. 65

75 66 DAFTAR ACUAN Anief, M. (2001). Manajemen Farmasi, cetakan ketiga. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1978). Peraturan Menteri Kesehatan No. 28/MenKes/PER/I/1978 tentang Penyimpanan Narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1997). Undang-Undang No. 5 tahun 1997 tentang Psikotropika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2002). Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002 Tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 992/Menkes/PER/X/1993 Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2004). Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1027 Tahun 2004 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Robbins. (1999). Management. Sixth Edition. Jakarta: PT. Prehallindo, Umar, Muhammad. (2007). Manajemen apotek praktis cetakan kedua. Jakarta: Nyohoka Brothers.

76 GAMBAR

77 67 Gambar 1. Tampak Depan Apotek Kimia Farma No. 42, Blok M

78 68 Gambar 2. Swalayan Farmasi

79 69 Gambar 3. Tempat Penerimaan dan Penyerahan Resep

80 70 Gambar 4. Lemari Penyimpanan Obat Resep

81 71 Gambar 5. Tempat Peracikan

82 72 Gambar 6. Meja Supervisor Gambar 7. Lemari Narkotik dan Psikotropika

83 LAMPIRAN

84 74 Lampiran 1. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma (Persero), Tbk PT. KIMIA FARMA Strategi Korporat PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION Strategi Bisnis PT. KIMIA FARMA APOTEK Strategi Bisnis Dept. SDM Dept. Operasi Dept. Keuangan Strategi Fungsional Dept. Pemasaran

85 75 Lampiran 2. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek Direktur Utama PT. KFA Direktur Operasional Direktur Pengembangan Manajer Operasional Manajer Bisnis Manajer Merchandiser Manajer Pengembangan Layanan dan Logistik Manajer Pengembangan Apotek Manajer Tekhnologi Informatika Manajer Umum Manajer Keuangan dan Akuntansi BM Tangerang Apotek KF 140 Cilegon

86 76 Lampiran 3. Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma No. 42

87 77 Lampiran 4. Layout Lantai 1 Apotek Kimia Farma No. 42

88 78 Lampiran 5. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) BON PERMINTAAN BARANG APOTEK A p o t e k (24 Jam) Jl. Sultan Hasanuddin No.1 Kebayoran Baru Jakarta selatan Telp Fax Ke Apotek : Apotek Kimia Farma No. 42 Blok M No. BPBA : Tanggal : No. Nama obat Ket. Stock Pareto Jumlah Kemasan Jumlah beri Harga satuan Jumlah permintaan

89 79 Lampiran 6. Kartu Barang (Stok) Nama Obat : Kemasan : Tgl No. Dokumen ED + - Sisa

90 80 Lampiran 7. Salinan Resep A p o t e k (24 Jam) Jl. Sultan Hasanuddin No.1 Kebayoran Baru Jakarta selatan Telp Fax Apoteker : Drs. I Wayan Budhi Arthawan, Apt SIK. No.: COPY RESEP Salinan resep no. Tanggal Dari dr. Dibuat tanggal Untuk R/ p.c.c Apotek Kimia Farma

91 81 Lampiran 8. Kuitansi Pembayaran A p o t e k (24 Jam) Jl. Sultan Hasanuddin No.1 Kebayoran Baru Jakarta selatan Telp Fax KUITANSI PEMBAYARAN RESEP TUNAI No. : Sudah terima dari :.. Banyaknya uang :.. Untuk Pembayaran Resep-resep Tgl. No. Harga Rp. Yang sakit Dokter Tgl. No. Harga Rp. Yang sakit Dokter Tgl. No. Harga Rp. Yang sakit Dokter Jumlah :.... Jakarta, ( ) ()

92 82 Lampiran 9. Etiket A p o t e k (24 Jam) Jl. Sultan Hasanuddin No.1, Kebayoran Baru Jakarta selatan Telp Fax Apoteker : Drs. I Wayan Budhi Arthawan, Apt SIK. No.: No. Tgl...X Sehari A p o t e k (24 Jam) Jl. Sultan Hasanuddin No.1, Kebayoran Baru Jakarta selatan Telp Fax Apoteker : Drs. I Wayan Budhi Arthawan, Apt SIK. No.: No. Tgl. OBAT LUAR KOCOK DAHULU

93 83 Lampiran 10. Label yang Berlaku di Apotek Kimia Farma No. 42

94 84 Lampiran 11. Surat Pesanan Narkotika SURAT PESANAN NARKOTIKA Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Jabatan : Alamat Rumah : Mengajukan pesanan narkotika kepada : Nama distributor : Alamat & No.telp: sebagai berikut : Narkotika tersebut akan dipergunakan untuk keperluan Apotek Lembaga,200.. Pemesan ( ) No. SIK...

95 85 Lampiran 12. Laporan Penggunaan Narkotika LAPORAN PENGGUNAAN NARKOTIKA Apotek :.. Form :.. Jl. Lembar :.. Bulan :.. No. STOK AWAL NAMA BAHAN SEDIAAN SATUAN PENERIMAAN PENGGUNAAN STOK DARI JUMLAH UNTUK JUMLAH AKHIR Jakarta, Penanggung Jawab Teknis SIK No...

96 86 Lampiran 13. Surat Pesanan Psikotropika

97 87 Lampiran 14. Laporan Penggunaan Psikotropika LAPORAN PENGGUNAAN PSIKOTROPIKA APOTEK KIMIA FARMA NO. 42 JALAN SULTAN HASANUDIN NO.1 JAKARTA BULAN : Hal : No. Kode Nama Sediaan Stok awal Penerimaan Penggunaan Stok Akhir Dari Juml Untuk Jml Jakarta, APOTEK KIMIA FARMA NO. 42 KEPALA APOTEK

98 88

99 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 42 JALAN SULTAN HASANUDIN NO 1 KEBAYORAN BARU PERIODE 3 APRIL 30 APRIL 2013 ANALISIS PERESEPAN PENYAKIT HIPERKOLESTEROLEMIA Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Farmasi HANNIE PUSPAANANDA S. Farm ANGKATAN LXXVI FAKULTAS FARMASI PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPOK JUNI 2013