1/8 Implementasi Sistem Manajemen Dokumen secara Elektronik untuk Mempercepat Terwujudnya Egovernment di Kabupaten Boyolali

Transkripsi

1 1/8 Implementasi Sistem Manajemen Dokumen secara Elektronik untuk Mempercepat Terwujudnya Egovernment di Kabupaten Boyolali Nama Diklat : Diklatpim Tingkat III Angkatan XXXIII Tahun : 2017 Ruang lingkup inovasi : Kabupaten/Kota Cluster inovasi : Komunikasi & Informatika Inovator : Suraji, ST., M.Si Jabatan : Kabid Penyelenggaraan e-government pada Dinas Komunikasi dan Informasi Kabupaten Boyolali Instansi : Pemerintah Kabupaten Boyolali Latar Belakang Misi Boyolali lebih maju dan berteknologi dalam Peraturan Daerah Kabupaten Boyolali Nomor 14 Tahun 2016 tentang RPJMD Kabupaten Boyolali memberikan ketegasan bahwa pemanfaatan teknologi dalam membangun Boyolali menjadi prioritas. Misi tersebut diterjemahkan dalam Arah Kebijakan Smart City Kabupaten Boyolali untuk membangun Boyolali menjadi kabupaten cerdas. Sebenarnya penggunaan teknologi dan mewujudkan kabupaten cerdas adalah sebuah keniscayaan. Semua lembaga pemerintah, korporasi, dan masyarakat sedang bergerak menggunakan teknologi yang merupakan bagian dari kebutuhan. Penyelenggaraan pemerintahan berbasis elektronik atau egovernment merupakan pilar utama dalam mewujudkan smart city di Kabupaten Boyolali. Perubahan penyelenggaraan pemerintahan dari cara manual menjadi menggunakan teknologi informasi dan komunikasi atau berbasis sistem elektronik bukanlah perkara yang mudah. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi sebagai hal yang baru membutuhkan waktu yang cukup unutk adaptasi. Banyak faktor yang menghambat proses adaptasi antara lain sumber daya manusia yang belum siap, teknologi yang sulit, kurangnya kejelasan pedoman dan tujuan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi, dan lain-lain. Faktor-faktor tersebut tidak berdiri sendiri-sendiri, melainkan saling terkait satu sama lain. Pada saat ini sudah banyak perangkat daerah yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah, sebagian besar dalam bentuk sistem informasi/ aplikasi elektronik. Sistem informasi/ aplikasi tersebut terdiri dari sistem informasi/ aplikasi khusus dan sistem informasi/ aplikasi umum (generik). Sistem informasi/ aplikasi khusus adalah sistem informasi/ aplikasi pendukung egovernment yang dibangun untuk keperluan tertentu, seperti SIAK milik Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, e-lumbung milik Dinas Ketahanan Pangan, e-commerce milik Dinas Perdagangan dan Perindustrian, dan lain-lain. Sedangkan Sistem informasi/ aplikasi umum (generik) aplikasi pendukung egovernment yang digunakan oleh setiap Perangkat Daerah, seperti Simda keuangan, Simda Barang, dan Simda Pendapatan milik Badan Keuangan Daerah, serta SPID dan e-bangun milik Badan Perencanaan Penelitian dan Pengembangan, dan lain-lain.

2 2/8 Sistem Informasi yang Telah Dibangun Perangkat Daerah, masih 11 (sebelas) perangkat daerah yang belum mengembangkan sistem informasi/ aplikasi berbasis elektronik. Hal ini menunjukkan belum semua perangkat daerah mempunyai komitmen untuk menyelenggarakan pemerintahan secara elektronik (egovernment). Sebenarnya perangkat daerah tersebut bukan tidak melaksanakan egovernment sama sekali, karena ada beberapa sistem elektronik generik yang berlaku untuk seluruh perangkat daerah. Tetapi sistem elektronik dimaksud hanya melibatkan orang tertentu di perangkat daerah yang diberi tugas, seperti bendahara, operator Simda, dan perencana. Aparatur selain pengelola sistem infomasi/ aplikasi tersebut tidak terbiasa dan tidak bisa menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dalam bentuk sistem informasi/ aplikasi. Kondisi ini kurang mendukung Pemerintah Kabupaten Boyolali dalam mewujudkan smart government yang merupakan bagian dari Boyolali smart city. Sementara itu, sistem informasi/ aplikasi yang dibangun pun masih banyak yang belum berjalan optimal dan belum memenuhi konsep penggunaan teknologi informasi dan komunikasi untuk menghasilkan penyelenggaraan pemerintahan yang cepat, mudah, efektif dan efesien. Bukan hanya sistem informasi yang belum berjalan optimal, namun juga masing-masing sistem berdiri sendiri dan membutuhkan hubungan secara manual antar sistem. Sistem yang masih berdiri sendiri-sendiri belum berpengaruh secara optimal dalam penyelenggaraan pemerintahan yang lebih secara keseluruhan. Seperti sistem perencanaan pembangunan, sistem perencanaan keuangan, sistem monitoring dan evaluasi pembangunan, sistem monitoring dan evaluasi keuangan, dan sistem laporan kinerja yang berbeda-beda tampilan sajian belum terintegrasi menjadi satu-kesatuan sistem yang lebih besar. Kebutuhan sistem-sistem yang belum terintegrasi ini terhadap sumber daya masih besar, terutama sumber daya manusia, sumber daya waktu, dan sarana prasarana kantor, termasuk alat tulis kantor. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi untuk sistem elektronik seperti ini belum mampu mengurangi penggunaan sumber daya secara signifikan. Upaya mempercepat penyelenggaraan egovernment di lingkungan Pemerintah Kabupaten Boyolali dapat dilakukan dengan menerapkan sistem informasi umum (generik) yang berlaku bukan saja bagi seluruh perangkat daerah, tetapi juga bagi seluruh aparatur penyelenggara pemerintahan. Pilihan sistem informasi/ aplikasi tersebut adalah meng-elektronik-kan penyelenggaraan pemerintahan yang saat ini dilakukan oleh semua aparatur penyelenggara pemerintahan yaitu pengelolaan dokumen kedinasan yang meliputi digitalisasi dokumen, pengelolaan surat menyurat, penyimpanan dokumen, dan pengiriman dokumen, termasuk tanda tangan digital. Penerapan sistem informasi/ aplikasi ini tidak hanya meningkatan kualitas penyelenggaraan pemeritahan dan pelayanan masyarakat, tetapi juga mampu mengurangi penggunaan sumber daya manusia, waktu, dan sarana prasarana, terutama alat tulis kantor menuju pemerintahan yang efektif dan efesien. Manfaat Manfaat yang akan diperoleh dengan proyek perubahan Implementasi Implementasi Sistem manajemen dokumen untuk Mempercepat Terwujudnya Egovernment di Kabupaten Boyolali meliputi manfaat project leader, stakeholder internal (Dinas Komunikasi dan Informatika), stakeholder eksternal pemerintah daerah (dinas/ badan/ instansi terkait), dan stakeholder eksternal non pemerintah (masyarakat) sebagai berikut : a. Project leader 1) memenuhi persyaratan dalam pendidikan dan pelatihan kepemimpinan tingkat III angkatan XXXIII Tahun 2017; dan

3 3/8 2) meningkatkan kapasitas diri dalam melaksanakan tugas pada Bidang Penyelenggaraan Egovernment pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Boyolali. b. Stakeholder internal (Dinas Komunikasi dan Informatika) 1) meningkatkan kinerja organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika; dan 2) Terbangun komunikasi efektif dengan aparatur pengelola sistem informasi/ aplikasi perangkat daerah. c. Stakeholder Eskternal Pemerintah 1) meningkatkan kinerja pemerintah daerah dengan mempercepat dan mempermudah pengelolaan surat-menyurat dan pengelolaan dokumen kedinasan; 2) mengurangi penggunaan kertas untuk kegiatan pengelolaan surat-menyurat dan pengelolaan dokumen, serta penyelenggaraan pemerintahan lainnya; dan 3) Terbangun budaya aparatur dalam menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dalam penyelenggaraan pemerintahan. d. Stakeholder Esternal Non Pemerintah 1) Masyarakat memperoleh pelayanan pemerintahan yang lebih baik dari penyelenggara pemerintahan dan pelayanan publik; dan 2) Penyedia barang/ jasa yang berhubungan dengan teknologi informasi dan komunikasi dapat berkembang. Milestone Pentahapan atau milestone proyek perubahan Implementasi Sistem Manajemen Dokumen secara Elektronik untuk Mempercepat Terwujudnya Egovernment di Penyelenggaraan Pemerintahan Kabupaten Boyolali sebagai berikut:

4 4/8 Tabel 1. Pentahapan (Milestone) Proyek Perubahan A. Jangka pendek 1. Persiapan Proyek Perubahan/ Koordinasi Stakeholder : a. Penyusunan materi rapat koordinasi b. Rapat koordinasi dengan stakeholders; c. Penandatanganan kesepakatan dukungan stakeholders. Sosialisasi proyek perubahan dan kesepakatan dukungan Stakeholders 4 hari Minggu II September 2017 Pembentukan Tim Efektif : a. Penyusunan draft SK Tim Efektif 2. b. Rapat penjelasan, pembagian tugas, dan penyusunan rencana kerja tim efektif Surat Keputusan Bupati Boyolali tentang Tim Efektif, pembagian tugas, dan Jadwal Kegiatan Tim 10 hari Minggu II-IV September 2017 c. Pengesahan draf Keputusan Tim Efektif dan distribusi SK

5 5/8 Pembuatan MoU penyusunan sistem dengan penyedia jasa : MoU penyusunan sistem manajemen dokumen a. Pembuatan draft MoU sistem 3. 4 hari Minggu II-III September 2017 b. Koordinasi dengan penyedia jasa penyusunan sistem c. Penandatanganan MoU sistem Pembuatan/ pengembangan sistem informasi sistem : 4. a. Rapat pembahasan ruang lingkup sistem informasi sistem manajemen dokumen b. Pembuatan sistem informasi sistem Sistem informasi sistem manajemen dokumen 20 hari Minggu III September Minggu III Oktober 2017 c. Pembahasan/ koordinasi/ konsultasi penyusunan sistem informasi sistem

6 6/8 Pembentukan Agen TIK : a. Inventarisasi anggota agen TIK b. Pembuatan Draft Surat Keputusan pembentukan agen TIK Keputusan Bupati dan Rencana Kerja 5. c. Pembahasan draft Surat Keputusan pembentukan agen TIK Agen TIK 12 hari Minggu IV September Minggu II Oktober 2017 d. Pengesahan Surat Keputusan pembentukan agen TIK e. Rapat pembekalan dan penyusunan rencana kerja agen TIK 6. Uji coba sistem informasi sistem pada perangkat daerah: a. Koordinasi persiapan uji coba sisem informasi b. Uji coba sistem informasi c. Evaluasi sistem informasi Uji coba sistem informasi sistem di Sekretariat Daerah 4 hari Minggu IV Oktober 017

7 7/8 Implementasi sistem informasi sistem : a. penyiapan bahan sosialisasi dan bimbingan teknis b. Sosisalisasi implementasi sistem informasi c. Bimbingan teknis tenaga pengelola sistem informasi perangkat daerah dan agen TIK d. Pendampingan (in house training) perangkat daerah Monitoring dan evaluasi pelaksanaan proyek perubahan Implementasi sistem informasi sistem di 9 perangkat daerah 8 hari Minggu I dan II Nopember 2017 a. mengumpulkan data/ permasalahan pelaksanaan proyek perubahan b. menganalisis data/ permasalahan pelaksanaan proyek perubahan c. menyusun rekomendasi perbaikan pelaksanaan proyek perubahan B. Jangka menengah Hasil evaluasi pelaksanaan proyek perubahan jangka pendek 5 Minggu I dan Minggu II Nopember Pengembangan sistem informasi sistem Sistem informasi sistem manajemen dokumen yang dikembangkan Nopember 2017 Mei 2018

8 Powered by TCPDF ( 8/8 2. Pengembangan implementasi sistem informasi sistem Implementasi di 47 perangkat daerah Mei 2018-Nopember Monitoring dan evaluasi C. Jangka panjang Analisis dan rekomendasi pelaksanaan sistem informasi Nopember Pengembangan implementasi sistem informasi sistem Implementasi di 6 Kelurahan dan 158 UPT April 2019-Nopember Pengembangan sistem informasi/ aplikasi di bidang lainnya Sistem informasi April 2019-Nopember Monitoring dan evaluasi Analisis dan rekomendasi pelaksanaan sistem informasi Nopember 2019 Dicetak pada: 24/04/ :32:16