e-msa (Elektronik Monitoring Serapan Anggaran) di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Transkripsi

1 e-msa (Elektronik Monitoring Serapan Anggaran) di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Nama Inovasi e-msa (Elektronik Monitoring Serapan Anggaran) di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Produk Inovasi Menuju e-government Melalui Percepatan Implementasi e-msa (Elektronik Monitoring Serapan Anggaran) di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Penggagas Ir. Ananto Kusuma Seta, M.Sc., Ph.D Kelompok Inovator Kementrian / Lembaga Gambar Ilustrasi 1 / 6

2 Deskripsi 2 / 6

3 Percepatan implementasi e-msa (Elektronik Monitoring Serapan Anggaran) merupakan program untuk dapat mengontrol serapan anggaran pendidikan yang dikelola oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Faktanya anggaran pendidikan sangat besar jumlahnya, yang pada tahun 2014 mencapai Rp 368,9 trilyun (20% APBN). Dari jumlah tersebut, Rp.80,6 trilyun dikelola langsung oleh Kemdikbud melalui 408 Satuan Kerja (Satker) yang tersebar di seluruh Indonesia. Anggaran sebesar itu sangat perlu dimonitoring agar penggunaannya tepat sasaran, salah satunya metode monitoringnya adalah melalui e-msa. e-msa adalah sistem elektronik Monitoring Serapan Anggaran untuk pemantauan serapan anggaran di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Tugas untuk melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan, rencana, program, dan anggaran serta kerja sama luar negeri dilakukan oleh Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri (BPKLN) yang berada di bawah Sekretariat Jenderal Kemdikbud. Sistem e-msa sebenarnya telah dibangun pada tahun 2013 akan tetapi belum dilakukan operasionalisasi sistem. Untuk mengoperasionalkan sistem e-msa perlu dilakukan sosialisasi dan penyusunan SOP yang jelas serta dilakukan secara bertahap. Kemdikbud sendiri tidak membeli software ini dari luar, melainkan segala pengembangan dan pembangunan IT internal dilakukan oleh para SDM IT yang dimiliki Kemdikbud sehingga tidak menjadi ketergantungan dengan pihak ketiga penyedia software. Sistem ini dibangun pertama kali pada versi 0.1, dan hingga sekarang sudah mengalami perbaikan dan pengembangan hingga menjadi versi 3.2. Tujuan dari program ini adalah agar dapat terimplementasikannya sistem elektronik Monitoring Serapan Anggaran (e-msa), yakni sistem pemantauan dan pengendalian berbasis ICT yang mencatat setiap perkembangan serapan anggaran pada seluruh program dan kegiatan di Kemdikbud secara berjenjang dan terintegrasi, yang otomatis dapat disajikan dalam bentuk grafik dan tabel yang mudah diakses kapan saja dan dimana saja melalui berbagai media oleh stakeholder untuk mewujudkan e-government. Implementasi e-msa sudah memiliki kekuatan hukum dengan dituangkan ke dalam Permendikbud Nomor 42 tahun 2012 tentang Pedoman Pemanfaatan Sistem e-monitoring Serapan Anggaran Untuk Pemantauan dan Pengendalian Pelaksanaan Program, Kegiatan dan Anggaran di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan serta petunjuk teknis penggunaannya sudah tertuang dalam Peraturan Sesjen Nomor 30/P/2012, tentang Petunjuk Teknis Penggunaan Sistem e-msa Kemdikbud. Strategi yang dilakukan untuk mensukseskan gagasan program ini adalah dengan melakukan pengujian serta penyempurnaan sistem e-msa melalui uji terap terhadap beberapa unit kecil. Setelah dirasa cukup layak sistem mulai diperkenalkan kepada stakeholder. Tetapi sebelum diterapkan kepada unit yang lebih besar, dilakukan penyusunan SOP/Petunjuk Teknis penggunaan e-msa. Selanjutnya baru dilakukan pelatihan dan pendampingan terhadap pengguna sistem yang sebelumnya dibuat surat penugasan untuk dapat mengoperasionalkan sistem e-msa. Untuk ke depan, sistem ini akan dikembangkan sampai ke analisis, termasuk kegiatan-kegiatan apa saja yang penyerapan anggarannya rendah sehingga dapat dijadikan masukan bagi Biro Perencanaan dan Kerja Sama Luar Negeri untuk penyusunan anggaran di tahun berikutnya. Adapun stakeholders yang terlibat dalam implementasi sistem e-msa ini adalah seluruh unit kerja yang ada di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Jenis Inovasi Teknologi Nama Instansi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3 / 6

4 Unit Instansi Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Tahun Inisiasi 2014 Tahun Implementasi 2014 Faktor Pendorong Faktor yang mendorong keberhasilan program Implementasi e-msa di Kemdikbud antara lain: 1. Komitmen dari seluruh pimpinan Satker baik di tingkat daerah ataupun pusat untuk selalu memanfaatkan aplikasi e-msa. 2. Adanya dukungan kebijakan penggunaan aplikasi e-msa. 3. Adanya call center yang siap melayani pendampingan dan konsultasi. 4. Aplikasi yang mudah digunakan. Faktor Penghambat Yang menjadi faktor penghambat keberhasilan program Implementasi e-msa di Kemdikbudyakni: 1. Adanya perubahan struktur organisasi sehingga munculnya kebingungan di level operator untuk monitoring dan penginputan data ke aplikasi. 2. Adanya perubahan operator e-msa di Satker tertentu. 3. Software sangat bergantung dengan aplikasi keuangan dari KPPN sehingga butuh waktu untuk penyesuaian nomenklatur unit-unit di Kemdikbud. 4. Koneksi internet yang tidak dapat diprediksikan kestabilannya. Adapun alternatif solusi yang dipilih dalam menghadapi hambatan tersebut adalah sebagai berikut. 1. Membuat SK pada tingkat Kementerian dan mempercepat pelatihan setelah adanya penggantian operator e-msa. 2. Melakukan sosialisasi secara intensif mengenai perubahan-perubahan yang ada. 3. Membuka tim pendampingan secara masiv, dengan cara penunjukkan pejabat untuk handle tugas operator. 4. Membuka layanan Help Desk, call center dan notifikasinya yang selalu stand by. Tahapan Proses Tahapan pelaksanaan program Implementasi e-msa di Kemdikbud adalah sebagai berikut: 1. Terbangunnya software sistem e-msa. Tahapan ini sudah dicapai pada tahun 2013 setelah melakukan benchmarking ke beberapa instansi pemerintahan. Software yang dibangun masih merupakan versi sangat awal dan masih dilakukan beberapa kali uji coba terbatas. 2. Teruji dan tersempurnakannya e-msa. Software terus menerus diuji pada tahun 2014 dan semua kelemahan dan kekurangan yang ada terus menerus disempurnakan. Salah satu hasil penting dalam tahapan ini adalah keberhasilan perbaikan software e-msa sehingga compatible dengan model laporan keuangan Bappenas dan Kementerian Keuangan. 3. Terbitnya SOP/Petunjuk Teknis e-msa yang disebarluaskan/disosialisasikan sebagai pedoman bagi pengguna dan operator. 4. Terlatihnya SDM Operator e-msa. Pelatihan dilakukan secara terus menerus kepada seluruh operator yang ada di setiap satker. 5. Terimplementasikannya sistem e-msa yang dilakukan secara bertahap, mulai dari unit-unit kecil hingga ke jenjang lebih tinggi, baik digunakan untuk kepentingan penyusunan laporan maupun untuk mengevaluasi kinerja dalam Rapat Pimpinan. 6. Implementasi e-msa untuk melaporkan serapan APBN 2014 pada Rapat Pimpinan Setjen. 7. Terdampinginya Petugas Operator e-msa dimana Project Leader mengirim surat pemberitahuan kepada seluruh Satker tentang adanya Help Desk untuk melayani pendampingan/konsultasi jika dibutuhkan. Kegiatan pendampingan dilakukan secara face-to-face dimana Satker datang ke Sekretariat Kelompok Kerja pada setiap hari kerja Senin Jum at (pukul / 6

5 16.00) atau melalui online. 8. Launching sistem e-msa dimana seluruh Satker lingkup Kemdikbud sudah menggunakan e-msa. Manfaat Program Implementasi e-msa di Kemdikbud memberikan manfaat antara lain: 1. e-msa menjadi alat untuk membantu monitoring perubahan serapan anggaran di Kemdikbud yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja 2. Sistem sangat membantu kecepatan pelaporan realisasi anggaran di setiap satker karena operator tidak perlu terlalu banyak melakukan entry data namun sistem secara otomatis akan menghasilkan 3 (tiga) output, yakni kurva serapan anggaran tahun ini yang dibandingkan dengan tahun lalu, rencana ideal realisasi anggaran tahun ini, serta capaian realisasi saat ini. 3. Merupakan media pengiriman laporan secara berjenjang mulai dari Satker hingga ke Menteri, dan sebagai bahan pengendalian oleh pimpinan pada pelaksanaan program dan kegiatan serta digunakan setiap Rapim untuk pelaporan realisasi anggaran. 4. Sebagai wujud akuntabilitas publik karena besaran serapan anggaran Kemdikbud bisa diketahui oleh masyarakat, walaupun informasi yang ditampilkan tidak secara rinci setiap satkernya. Sampai dengan saat ini, program Implementasi e-msa di Kemdikbud sudah mencapai tahapan pelaksanaan sebagai berikut: % Satker di lingkup Kemdikbud (sekitar 408 Satker) sudah memanfaatkan e-msa. 2. Operator di daerah sudah mampu mengoperasionalkan e-msa dengan baik. 3. Adanya call center, forum , dan forum komunikasi lainnya yang siap melayani selama 24 jam sebagai sarana pendampingan/konsultasi jika dibutuhkan. 4. Perkembangan e-msa tahun 2015 mengikuti perubahan struktur organisasi Kemdikbud yang baru. 5. Aplikasi e-msa akan ditingkatkan menjadi aplikasi pemantauan realisasi anggaran Kemdikbud yang nantinya dikelola oleh Biro Keuangan sesuai tupoksi dari regulasi yang berlaku. 6. Sistem mengalami perluasan dan pengembangan cakupan, yang semula didasarkan pada aktivitas keuangan di lingkungan Kemendikbud menjadi terintegrasi dengan aplikasi keuangan yang ada di KPPN sehingga semua transaksi langsung tercatat di Kementerian Keuangan. Prasyarat Replikasi Adapun prasyarat yang harus dipenuhi untuk mereplikasi program Implementasi e-msa di Kemdikbud antara lain: 1. Komitmen pimpinan dalam menjalankan prosedur pemantauan dan evaluasi. 2. Tersedianya jaringan komputer yang memadai. 3. Tersedianya SDM yang menguasai IT dan Programmer untuk pembangunan dan pengembangan sistem secara berkelanjutan. 4. Tersedianya SDM yang paham infrastruktur jaringan untuk mengantisipasi ketika sistem online dan offline. Kontak Person Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Jalan Jenderal Sudirman Senayan, Gedung C Lt. 7, Jakarta Pusat Telp ext 2702,Fax emsa@kemdikbud.go.id Website : emonitoring.kemdikbud.go.id Sumber Dokumen proyek perubahan Diklatpim & Observasi Teknik Validasi Observasi Jumlah Dilihat 129 Kali Waktu Dibuat 5 / 6

6 Powered by TCPDF ( :27:55 Terakhir Diubah Waktu Diunduh :03:06 6 / 6