1/6 KOMPUTERISASI ARSIP KEPEGAWAIAN DI KECAMATAN PEGANDON KABUPATEN KENDAL

Transkripsi

1 1/6 KOMPUTERISASI ARSIP KEPEGAWAIAN DI KECAMATAN PEGANDON KABUPATEN KENDAL Nama Diklat : Diklatpim Tingkat IV Angkatan XCIII Tahun : 2017 Ruang lingkup inovasi : Kecamatan Cluster inovasi : Komunikasi & Informatika Inovator : Kiswanto, SE Jabatan : Kassubag Umum dan Kepegawaian Instansi : Kecamatan Pegandon Latar Belakang Sesuai dengan amanat UU nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya yang bertujuan untuk : a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional. b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan d. menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya 1 e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu system yang komprehensif dan terpadu.

2 2/6 f. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara g. menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, social, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa h. meningkatkan kualitas pelayanan public dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Untuk itu diperlukan pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip/dokumen sebagaimana amanat Undang Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan Peraturan BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, telah memberikan peluang bagi organisasi/lembaga, perorangan untuk mengelola arsip atau dokumen secara elektronik. Berdasarkan Peraturan Bupati Kendal Nomor 77 Tahun 2016 tentang Tugas dan Fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian salah satu tugasnya adalah Pengelolaan Arsip Kepegawaian. Manfaat Manfaat yang diperoleh dari Proyek Perubahan ini antara lain : 1) Bagi Pegawai Manfaat yang diperoleh dari proyek ini adalah Pelayanan administrasi Kepegawaian akan lebih efektif dan efisien karena: a) mudah mencari informasi tentang data pegawai yang ada di Kecamatan Pegandon. b) dapat mengetahui laporan mengenai pegawai dengan informasi yang akurat dan relevan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan c) dapat mengelola data kepegawaian dengan mudah d) mempermudah dalam pembuatan laporan-laporan kepegawaian.

3 3/6 2) Bagi Pemerintah Kecamatan Manfaat yang berkaitan dengan perbaikan kinerja melalui komputerisasi arsip kepegawaian di Kecamatan Pegandon adalah a) menjamin keamanan dan ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal b) pembenahan sistem, proses dan prosedur kerja sehingga dapat mewujudkan kinerja organisasi yang lebih efektif dan efisien. 3) Bagi Pemerintah Kabupaten Kendal Manfaat yang berkaitan dengan peningkatan kualitas pelayanan administrasi kepegawaian yang menjadi tanggung jawab Pemerintah Kabupaten Kendal : a) penyediaan aplikasi komputerisasi arsip pegawai di Kecamatan Pegandon. b) peningkatan dan perbaikan sarana dan prasarana kearsipan di masing-masing kecamatan. Milestone NO TAHAPAN OUTPUT WAKTU JANGKA PENDEK 1 Laporan kepada mentor Dukungan dan arahan mentor Mei Pembentukan tim efektif Terbentuknya tim efektif untuk pelaksanaan proper Minggu IV Mei 2017

4 4/6 3 Rapat koordinasi Pokja Terlaksananya Rakor Tim Pokja untuk membahas teknis pelaksanaan proyek perubahan Minggu V Mei Pembuatan buku petunjuk Scan Dokumen kepegawaian Tersedianya buku petunjuk cara scan dokumen kepegawaian Minggu I - II Juni Konsultasi dengan Stakeholder eksternal Terlaksananya kegiatan konsultasi dengan stakeholder eksternal Juni Rapat koordinasi komputerisasi arsip pegawai kecamatan Terlaksananya kegiatan rakor komputerisasi arsip pegawai kecamatan - IV Juni 2017 NO TAHAPAN OUTPUT WAKTU 7 Pelaksanaan Scan dokumen pejabat administrator, pengawas, dan pelakana kec. Pegandon sejumlah 17 orang Terlaksananya scan data pejabat administrator, pengawas, dan pelaksana sejumlah 17 orang yaitu Camat, Sekcam, 4 Kasi, 2 Kasubag, dan 9 orang pelaksana Minggu II 8 Monitoring komputerisasi kearsipan Laporan hasil Monitoring komputerisasi kearsipan kecamatan 9 Rapat evaluasi komputerisasi kearsipan Terlaksananya rapat evaluasi komputerisasi kearsipan kecamatan 10 Penyusunan Laporan Tersusunnya laporan Proper - IV

5 5/6

6 Powered by TCPDF ( 6/6 JANGKA MENENGAH 11 Melanjutkan scan dokumen Terlaksananya scan lanjutan data pegawai kepegawaian kecamatan Pegandon 12 Pengadaan sarana prasarana kearsipan Terpenuhinya sarana prasarana penunjang kearsipan yang memadai 13 Penyuluhan bidang komputerisasi kearsipan Terlaksananya kegiatan penyuluhan bidang komputerisasi kearsipan 14 Menjalin kerjasama dengan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kab. Kendal Terjalinnya kerjasama dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kab. Kendal JANGKA PANJANG 15 Membangun aplikasi Terlaksananya aplikasi kepegawaian secara kepegawaian secara online online di kecamatan Pegandon Tahun Dicetak pada: 16/06/ :08:09