UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) LAPORAN PDPT. No. Dok :

Transkripsi

1 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) LAPORAN PDPT No. Dok : Status Dokumen : Master Salinan No. Nomor Revisi : 00 Tanggal Terbit : 17 September 2016 Jumlah Halaman : 8 (delapan) Dibuat oleh : Diperiksa oleh : Nama Sofia Ariyani, S.Si., MT. Nama Kosjoko, MT Jabatan Kepala BAAK Jabatan Management Representative Tanggal 17 September 2016 Tanggal 17 September 2016 Disetujui oleh : Nama Dr. Ir. Muhammad Hazmi, D.E.S.S Jabatan Rektor Tanggal 17 September 2016 Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia dan tidak boleh diperbanyak, baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa ijin tertulis dari Rektor Universitas Muhammadiyah jember

2 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 17 September 2016 Halaman 2 dari 8 DAFTAR REVISI No.Rev Tanggal Halaman Tertulis Revisi

3 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 17 September 2016 Halaman 3 dari 8 DAFTAR ISI Halaman Judul dan Persetujuan. 1 Daftar Revisi. 2 Daftar Isi. 3 I. TUJUAN. 4 II. RUANG LINGKUP. 4 III. REFERENSI. 4 IV. DEFINISI. 4 V. KETENTUAN UMUM. 4 VI. KRITERIA KEBERHASILAN. 4 VII. PROSEDUR. 5 VIII. DOKUMEN PELENGKAP. 8

4 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 17 September 2016 Halaman 4 dari 8 I. TUJUAN Menyiapkan, dan menyampaikan Laporan EPBSED setiap semester/setiap akhir perkuliahan semester ganjil dan genap ke Dikti melalui Kopertis Wilayah VII di Surabaya II. RUANG LINGKUP Prosedur ini berupa laporan data elektronik yang berisi laporan keadaan Institusi, Prodi meliputi: profil Pimpinan dan status prodi, jadwal kuliah dan ujian, sarana prasana, perpustakaan, data mahasiswa baru (MSMHS) dan (TRKAP), Indek Prestasi Semester dan Indek Prestasi Kumulatif Mahasiswa, Kartu Rencana Studi Mahasiswa (KRS), Nilai Mahasiswa, Data Mahasiswa Aktif/Cuti/Non-aktif/Keluar dan lulus, keadaan mahasiswa penerima beasiswa baik dari maupun pemerintah atau lembaga lain, keadaan dosen, aktifitas mengajar dosen, penelitian dosen, pengabdian pada masyarakat, dosen studi lanjut. Validasi laporan epsbed, Pengesahan dan penyampaian laporan epsbed ke kopertis wilayah VII di Surabaya, menyampaikan usulan NIDN dan perbaikan dan perubahan status dosen. III. REFERENSI - ISO 9001: Manual Mutu UM Jember 2015 IV. DEFINISI Laporan keadaan Institusi, Prodi meliputi: profil Pimpinan dan status prodi, jadwal kuliah dan ujian, sarana prasanana, perpustakaan. data mahasiswa baru (MSMHS) yang diperoleh dari data laporan Panitia penerimaan mahasiswa baru. Indek Prestasi Semester dan Indek Prestasi Kumulatif Mahasiswa diperoelh dari bagian akademik fakultas. Kartu Rencana Studi Mahasiswa (KRS) laporan keadaan mahasiswa yang mengisi KRS pada program SIA. Nilai Mahasiswa, rekapitulasi nilai dosen yang diserahkan pada bagian akademik fakultas. Data Mahasiswa Aktif/Cuti/Non-aktif/Keluar/DO adalah rekapitulasi data keadaan Mahasiswa Aktif/Cuti/Non-aktif/Keluar dan lulus dari bagian administrasi akademik fakultas. Keadaan dosen, aktifitas mengajar dosen, dari jurusan dan prodi laporan keadaan dosen dan aktifitas mengajar dosen dari prodi. Data dosen studi lanjut. penelitian dosen, pengabdian pada masyarakat dari unit kerja Prodi. Prodi dan LPPM, merupakan laporan keadaan penelitian dosen, pengabdian pada masyarakat dari unit kerja Prodi dan LPPM. Keadaan mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dari Universitas Muhammadiyah Jember dan pemerintah atau lembaga lain. Validasi laporan epsbed adalah proses pengecekan kembali keseluruhan laporan agar memenuhi syarat untuk disampaikan. Pengesahan dan penyampaian laporan epsbed ke kopertis wilayah VII di Surabaya adalah proses penandatangan lampiran epsbed dari Ketua Program Studi dan penyiapan surat pengantar dan surat tugas dari Pembantu Rektor I. Berkas usulan NIDN dan perbaikan dan perubahan status dari dosen adalah berkas yang harus dikumpulkan oleh dosen yang meliputi: Ijazah S-1 s.d. yang terakhir, KTP, JJA, SK Dosen Tetap

5 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 17 September 2016 Halaman 5 dari 8 Persyarikatan dari BPH (khusus untuk perbaikan status menjadi dosen tetap, sedangkan perbaikan status dosen persyaratan yang harus dilengkapi hampir sama ditambah dengan berkas yang mempengaruhi perubahan status dosen tersebut V. KETENTUAN UMUM 5.1 Waktu Pelaporan Tahap I : Awal Semester - Pelaporan DKBS (Dokumen Kontrak Beban Studi) Tahap II : Akhir Semester - Pelaporan seluruh data yang wajib dilaporkan Persiapan Pelaporan di UKM, dengan skema sbb : Ganjil : Mulai 10 September *) Genap : Mulai 10 Maret *) - Sinkronisasi dan Validasi oleh operator PT : Maksimal 3 Hari - Koreksi data oleh operator prodi : Maksimal 7 hari - Validasi akhir dan pengiriman laporan ole operator PT : Maksimal 5 hari *) Jika hari libur, proses data dilakukan dihari kerja pertama setelah libur. 5.2 Sumber Data Sumber data yang digunakan dalam pelaporan ke Sumber data yang digunakan dalam pelaporan ke Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI / forlap) adalah: - SAT (Sistem Akademik Terpadu) - Non SAT (berupa template excle untuk program - Non SAT (berupa template excle untuk program studi yg tidak menggunakan SAT, yaitu : program magister, program profesi, FK, & FKG) 5.3 Data yang harus dilaporkan - Data Mahasiswa - Data Mata Kuliah (Kurikulum) - Data Perkuliahan (DKBS, Nilai & Aktivitas Mengajar Dosen) - Nilai Pindahan - Aktivitas Kuliah Mahasiswa(IPS,SKSS,IPK,SKTOTAL) - Status Mahasiswa(CT/TK/L/MG/ME/MI/DO 5.4 Aplikasi yang digunakan - Forlap ( - Feeder PDDIKTI ( - Feeder Front-End ( VI. KRITERIA KEBERHASILAN Mampu melaporkan keadaan institusi, prodi meliputi profil, pimpinan dan status prodi, jadwal kuliah dan ujian, data mahasiswa, dosen, sarana prasarana dan perpustakaan

6 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 17 September 2016 Halaman 6 dari 8 VII. PROSEDUR 7.1. Prosedur Umum 1. Prosedur Laporan KRS dan KHS ke PDPT Tanggung Jawab Garis Besar Prosedur Referensi Petugas Operator Sumber data ke aplikasi Feeder Sinkronisasi dan Validasi awal Feeder Universitas PDDIKTI data yang sudah di koreksi akan Petugas Operator Koreksi hasil validasi dikirim ke aplikasi Feeder Feeder Prodi PDDIKTI Petugas Operator Feeder Universitas Pengiriman Pelaporan Feeder PDDIKTI keforlap Petugas BAAK Menyerahkan Hardcopy ke Kopertis Wilayah VII dengan membawa surat pengantar dari Rektor Print-out pelaporan

7 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 17 September 2016 Halaman 7 dari Prosedur Detail 1. Flowcart Pelaporan KRS dan KHS ke PDPT Mulai Petugas Operator Feeder Prodi yang ditunjuk Koreksi prodi Melakukan entry data pada Tidak Petugas Feeder Universitas Sinkronisasi & Validasi fdeeder PD DIKTI Apakah laporan feeder prodi sudah valid? Iya Petugas BAAK Penyiapan Hardcopy dengan surat pengantar dari Rektor proses pengiriman laporan ke DIKTI Petugas BAAK Menyerahkan data hardcopy ke Kopertis Wilayah VII Petugas BAAK Tanda bukti dari Kopertis Wilayah VII keterangan pengesahan Dokumen Selesai

8 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 17 September 2016 Halaman 8 dari 8 VII. DOKUMEN PELENGKAP 7.1. Formulir Rekapitulasi Pelaporan PDPT Dikti PANGKALAN DATA PERGURUAN TINGGI DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI REKAPITULASI PELAPORAN PERGURUAN TINGGI : UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER ALAMAT :... PROGRAM STUDI :... PERIODE :... No Semester Mahasiswa Baru Kelas Perkuliahan Rekap KRS Mahasiswa Aktifitas Kuliah Mahasiswa Nilai Mahasiswa