MANUAL PROSEDUR PENDAFTARAN BPPS, TEST TPA, DAN TEST TOEFL PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR PENDAFTARAN BPPS, TEST TPA, DAN TEST TOEFL PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2011

2 MANUAL PROSEDUR PENDAFTARAN BPPS, TEST TPA, DAN TEST TOEFL PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : PDTM-03 Revisi : 0 Tanggal : Diperiksa oleh : Sekretaris PMD FT Disetujui oleh Hadi Suyono, ST.,MT.,Ph.D NIP : Ketua PMD FT Prof. Ir. ING. Wardana, M.Eng, Ph.D NIP ii

3 KATA PENGANTAR Program Doktor Teknik Mesin, Universitas Brawijaya sebagai institusi penyelenggara pendidikan mempunyai orientasi di masa depan dengan membuat penjabaran tugas, kewajiban, tanggung jawab dan rencana tindakan untuk pengembangan Tri Darma Perguruan Tinggi. Dari latar belakang tersebut, maka Program Doktor Teknik Mesin, Universitas Brawijaya membuat Manual Prosedur Pendaftaran BPPS, TEST TPA dan TEST TOEFL dalam rangka menyelenggarakan pendidikan yang dapat memenuhi standar mutu pendidikan dan menjamin mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan secara berkelanjutan. Manual Prosedur Pendaftaran BPPS, TEST TPA dan TEST TOEFL Program Doktor Teknik Mesin ini diharapkan dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik oleh seluruh civitas Fakultas Teknik dan pihak-pihak lain yang terkait. Malang, 30 Desember 2011 Ketua PDTM Prof. Ir. ING Wardana, M.Eng., Ph.D iii

4 DAFTAR ISI Kata Pengantar...iii Daftar Isi...iv 1. Sop (Standard Operating Procedure) Pendaftaran BPPS Sop Bagi Calon Mahasiswa Baru S O P Bagi Staf Administrasi Sop (Standard Operating Procedure) Pendaftaran TEST TPA Sop Bagi Calon Mahasiswa Baru S O P Bagi Staf Administrasi Sop (Standard Operating Procedure) Pendaftaran TEST TOEFL Sop Bagi Calon Mahasiswa Baru S O P Bagi Staf Administrasi iv

5 1. SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURE) PENDAFTARAN BPPS 1.1 SOP Bagi Calon Mahasiswa Baru ITEM SOP Nama : PENDAFTARAN BPPS Latar Belakang : Dalam rangka memberikan layanan informasi dan pendaftaran untuk calon mahasiswa baru/lama perlu dibuka fasilitas yang menyangkut layanan Pendaftaran Beasiswa BPPS Tujuan SOP : 1. Digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem 7. Sebagai sarana audit dan digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal 1

6 Procedure : 1. Calon mahasiswa mengambil brosur dan formulir pendaftaran BPPS 2. Melengkapi Berkas Pendaftaran BPPS, Apabila PNS dgn Mengetahui Rektor/Direktur dari Instansinya dan dari PTS mengetahui dari Kopertis dari mana yang bersangkutan mengajar dan Angka Kredit. 3. Mengembalikan Form pendaftaran BPPS beserta persyaratan akademik yang telah ditetapkan. 4. Proses Seleksi penerimaan oleh Tim KPS dan Fakultas 5. Menerima Surat Penerimaan mahasiswa baru untuk penerimaan BPPS 6. Menunggu Pengumuman dari Dirjen Dikti Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB 1.2 S O P Bagi Staf Administrasi ITEM 2 SOP Nama : PENDAFTARAN BPPS Latar Belakang : Dalam rangka memberikan layanan informasi dan pendaftaran untuk calon mahasiswa baru perlu dibuka fasilitas yang menyangkut layanan Pendaftaran BPPS bagai mahasiswa baru dan lama. Tujuan SOP : 1. Digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan

7 suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem 7. Sebagai sarana audit dan digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal Procedure : 1. Menggandakan Formulir pendaftaran, BPPS 2. Memberikan informasi dan menyerahkan formulir BPPS kepada calon mahasiswa baru/lama 3. Menerima pendaftaran BPPS Mahasiswa Baru/Lama 4. Mengecek kelengkapan administrasi calon mahasiswa baru meliputi Asal Instansi, Surat dari Kopertis bagi dosen PTS 5. Membuat Laporan Pendaftaran BPPS setiap Hari Selasa 6. Membuat daftar calon mahasiswa untuk Seleksi penerimaan BPPS 3

8 7. Membuat Daftar hasil Seleksi untuk usulan BPPS ke DIKTI Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB 4

9 2. SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURE) PENDAFTARAN TES POTENSI AKADEMIK (TPA) 2.1 SOP Bagi Calon Mahasiswa Baru ITEM Nama : 5 SOP PENDAFTARAN TES POTENSI AKADEMIK (TPA) Latar Belakang : Dalam rangka memberikan layanan informasi dan pendaftaran untuk calon mahasiswa baru perlu dibuka fasilitas yang menyangkut layanan pendaftaran Tes Potensi Akademik sebagai persyaratan berkas pendaftaran Tujuan SOP : 1. Digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem

10 7. Sebagai sarana audit dan digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal Procedure : 1. Mengambil Formulir pendaftaran TPA 2. Membayar Biaya TPA di Bank 3. Memasukan formulir dan bukti pembayaran 4. Mendapatkan Bukti Pembayaran sebagai peserta 5. Mengikuti Tes TPA sesuai Jadwal yang ditentukan 6. Menunggu Hasil TPA dari Jakarta 7. Menyerahkan hasil TPA ke PPSUB setelah mendapatkan hasil dari TPA Bappenas Jakarta Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB 2.2 S O P Bagi Staf Administrasi ITEM SOP Nama : PENDAFTARAN TES POTENSI AKADEMIK (TPA) Latar Belakang : Dalam rangka memberikan layanan informasi dan pendaftaran untuk calon mahasiswa baru perlu dibuka fasilitas yang menyangkut layanan pendaftaran Tes Potensi Akademik sebagai persyaratan berkas pendaftaran Tujuan SOP : 1. Digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan 6

11 suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem 7. Sebagai sarana audit dan digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal Procedure : 1. Merancang Jadwal TPA yang akan dilaksanakan pada tahun akademik berjalan selamat 1 tahun 2. Mengajukan Surat permohonan TPA ke Bapenas dengan perincian jadwal yang akan di laksanakan dan perkiraan jumlah peserta tiap Tes. 3. Mempersiapan Formulir pendaftaran TPA 4. Memberikan informasi dan menyerahkan formulir kepada calon mahasiswa baru yang akan ikut TPA 5. Menerima pendaftaran TPA dgn Entry Data di komputer 7

12 6. Membuat Laporan peserta TPA ke bagian keuangan dan Umum tentang jumlah peserta untuk menyusun jumlah pengawas dan panitia lainnya 7. Membuat surat Kesediaan menanggung biaya ke BAPPENAS minimal 5 hari sebelum pelaksanaan tentang jumlah peserta final yang akan ikut TPA. 8. Membuat daftar hadir peserta untuk pengumuman tempat dan nomor urut tes 9. Membuat nomor urut tes yang ditempel di masing-masing kursi peserta berdasarkan alfabet. 10. Memeriksa pemasangan nomor dan kursi tes. 11. Melakukan pemantauan pelaksanaan TPA sesuai jadwal yang ditentukan Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB 8

13 3. SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURE) PENDAFTARAN TES TOEFL 3.1 SOP Bagi Calon Mahasiswa ITEM 9 SOP Nama : PENDAFTARAN TES TOEFL Latar Belakang : Dalam rangka memberikan layanan informasi dan pendaftaran untuk calon mahasiswa baru perlu dibuka fasilitas yang menyangkut layanan pendaftaran Tes TOEFL sebagai persyaratan berkas pendaftaran Tujuan SOP : 1. Digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem 7. Sebagai sarana audit dan digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal

14 Procedure : 1. Mengambil Formulir pendaftaran Toefl 2. Membayar Biaya Toefl di Bank 3. Memasukan formulir dan bukti pembayaran Toefl 4. Mendapatkan Bukti Pembayaran sebagai peserta 5. Mengikuti Tes Toefl sesuai Jadwal yang ditentukan 6. Menunggu Hasil Toefl dari UPT Bahasa Inggris 7. Mendapatkan Hasil Toefl di bagian Pendaftaran Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB 3.2 S O P Bagi Staf Administrasi ITEM 10 SOP Nama Bagian : PENDAFTARAN TES TOEFL Latar Belakang : Dalam rangka memberikan layanan informasi dan pendaftaran untuk calon mahasiswa baru perlu dibuka fasilitas yang menyangkut layanan pendaftaran Tes TOEFL sebagai persyaratan berkas pendaftaran Tujuan SOP : 1. Digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan 2. Sebagai pedoman pekerjaan sehingga dapat dilaksanakann secara konsisten 3. Sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan

15 yang diperoleh oleh UB 4. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan pada unit pendaftaran 5. Sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru shg mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan 6. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat perubahan sistem 7. Sebagai sarana audit dan digunakan oleh SPI acuan utama dalam pelaksanaan audit internal Procedure : 1. Merancang Jadwal Toefl yang akan dilaksanakan pada tahun akademik berjalan selamat 1 tahun 2. Mengajukan Surat permohonan Toefl ke UPT Bahasa Inggris dengan perincian jadwal yang akan di laksanakan dan perkiraan jumlah peserta tiap Tes. 3. Mempersiapan Formulir pendaftaran Toefl 4. Memberikan informasi dan menyerahkan formulir kepada calon mahasiswa baru yang akan ikut TOEFL 5. Menerima pendaftaran TOEFL 6. Membuat Laporan peserta TOEFL ke bagian keuangan dan Umum tentang jumlah peserta untuk menyusun jumlah pengawas dan panitia lainnya 7. Memastikan jumlah peserta 11

16 TOEFL ke UPT Bahasa Inggris Unibraw 8. Membuat daftar hadir peserta untuk pengumuman tempat dan nomor urut tes 9. Membuat nomor urut tes yang ditempel di masing-masing kursi peserta berdasarkan alfabet. 10. Memeriksa pemasangan nomor dan kursi tes. 11. Melakukan pemantauan pelaksanaan TOEFL sesuai jadwal yang ditentukan Dasar Hukum : SK Direktur Buku Pedoman Akademik PPSUB 12