MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN CUTI AKADEMIK DAN TERMINAL KULIAH MAHASISWA SECARA ON LINE DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Transkripsi

1 TERMINAL KULIAH MAHASISWA SECARA ON LINE DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA UNIVERSITAS BRAWIJAYA Revisi : 0 Tanggal : 01 Agustus 2017 Disetujui oleh : Wakil Rektor I Bidang Akademik Tanggal: Tanggal: Tanggal: Disiapkan oleh: Dikaji ulang oleh: Disahkan oleh: Management Representative Kepala Bagian Layanan Wakil Rektor I

2 1. Definisi : Cuti akademik adalah penundaan registrasi administrasi dalam jangka waktu tertentu, yang diajukan paling lambat satu bulan setelah masa registrasi dan disetujui oleh Rektor sehingga tidak diperhitungkan sebagai masa studi serta tidak dikenakan biaya pendidikan. Terminal kuliah adalah penundaan registrasi administrasi dalam jangka waktu tertentu, yang diajukan setelah satu bulan berakhirnya masa registrasi dan disetujui oleh Rektor sehingga tidak diperhitungkan sebagai masa studi namun tetap diwajibkan membayar biaya pendidikan. Pengajuan cuti akademik dan/atau terminal kuliah secara online merupakan proses pengajuan usulan cuti akademik dan/atau terminal kuliah oleh mahasiswa melalui sistem akademik Universitas Brawijaya 2. Tujuan : Pengajuan cuti akademik dan/atau terminal kuliah secara online bertujuan untuk mempersingkat waktu dalam proses pengajuan usulan, meminimalkan kesalahan dalam pengecekan syarat, dan mencapai sinkronisasi data antara pengeluaran surat cuti dengan status pada sistem. 3. Ruang Lingkup : Proses dimulai dari mahasiswa mengajukan usulan cuti akademik dan/atau terminal kuliah hingga usulan tersebut di setujui Rektor dan status akademiknya berubah menjadi cuti akademik dan/atau terminal kuliah pada sistem. 4. Garis Besar Prosedur : 4.1 Pengajuan usulan Cuti Akademik a. Mahasiswa mengajukan usulan cuti akademik melalui SIAM; b. Sistem otomatis melakukan pengecekan syarat usulan, antara lain : Mahasiswa tidak melebihi jumlah cuti akademik/terminal kuliah Jadwal pengusulan cuti adalah semester ke depan, maksimal 1 bulan setelah masa registrasi berakhir Status akademik yang boleh mengusulkan adalah tidak terdaftar, aktif, cuti akademik/terminal kuliah (pada semester pengusulan) Mahasiswa tidak pada akhir masa studi c. Sub. Bag Akademik/Operator di fakultas melakukan validasi setelah usulan mendapatkan ijin dari pihak berwenang di fakultas d. Bag. Akademik universitas melakukan validasi setelah usulan mendapatkan ijin dari Rektor e. Status akademik mahasiswa pengusul cuti akademik berubah pada SIAM 4.2 Pengajuan usulan Terminal Kuliah a. Mahasiswa mengajukan permohonan terminal kuliah dan data pendukung ke WD I fakultas b. Jika disetujui oleh WD I maka operator Fakultas memproses surat pengantar dr WD I yang ditujukan ke WR I, kemudian di ttd dan discan untuk diunggah pada sistem c. Operator fakultas menambahkan permohonan terminal kuliah dan mengunggah surat dari WD I d. Operator Universitas memeriksa surat pengantar dari fakultas pada sistem, dan memproses surat persetujuan terminal kuliah dari Rektor

3 e. Operator universitas menambahkan pengajuan terminal kuliah, mengunggah ijin Rektor dan melakukan validasi f. Status akademik mahasiswa pengusul terminal kuliah berubah pada SIAM g. Surat persetujuan terminal kemudian dikirimkan ke fakultas untuk diteruskan ke mahasiswa yang bersangkutan 5. Bagan Alir Bagan alir proses usulan cuti akademik dan/atau terminal kuliah secara online adalah sebagai berikut :

4 Bagan Proses Usulan Cuti Akademik Secara Online Mulai Mahasiswa mengajukan usulan cuti akademik melalui SIAM usulan tidak dapat diproses, disarankan menemui WD I Penngecekan syarat oleh sistem tidak memenuhi syarat memenuhi syarat Usulan berhasil di tambahkan pada sistem akademik Status usulan dapat dilihat oleh mahasiswa melalui SIAM Operator fakultas validasi fakultas Operator universitas validasi universitas Surat Ijin Rektor dapat diunduh pada siam Status akademik pengusul berubah pada sistem Selesai

5 Bagan Proses Usulan Terminal Kuliah Secara Online Mulai Mahasiswa mengajukan usulan pada WD I Surat Permohonan dan Data Dukung usulan tidak dapat diproses Penngecekan syarat oleh fakultas tidak memenuhi syarat memenuhi syarat Operator fakultas Penambahan usulan terminal pada sistem akademik Unggah Surat Rekomendasi WD I Operator universitas validasi universitas Unggah Surat Ijin Rektor Status akademik pengusul berubah pada sistem Selesai 6. Referensi 1. Peraturan Rektor Nomor 70 Tahun 2017 tentang Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya TA. 2017/2018

6 BAAK-UB FORM PENGAJUAN CUTI ON LINE Jl. Veteran Malang, Gedung Kantor Pusat Lt 2, Tel , Fax , No. Dok Revisi 0 Tgl. Efektif Halaman

7 BAAK-UB SURAT CUTI ONLINE Jl. Veteran Malang, Gedung Kantor Pusat Lt 2, Tel , Fax , No. Dok Revisi 0 Tgl. Efektif Halaman