SUB DIREKTORAT SISTEM INFORMASI DAN ADMINISTRASI AKADEMIK SISTEM INFORMASI DAN WISUDA

Transkripsi

1 SUB DIREKTORAT SISTEM INFORMASI DAN ADMINISTRASI AKADEMIK SISTEM INFORMASI DAN WISUDA Erika Purnawati, S.Kom., M.Cs. Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada

2 OUTLINES 2 A. SISTEM INFORMASI SIUM (Sistem Informasi Ujian Masuk) SIREG (Sistem Informasi Registrasi) SIA (Sistem Informasi Akademik) SIWU (Sistem Informasi Wisuda) Sistem Pelaporan EPSBED

3 OUTLINES 3 B. WISUDA dan Kelulusan Pengumuman Wisuda Syarat Wisuda Pendaftaran Wisuda Surat Evaluasi Pertimbangan Kelulusan Ijazah Surat Keterangan Pengganti Ijazah

4 4 SISTEM INFORMASI 4 Flow diagram sistem informasi di universitas: SI Ujian Masuk (SIUM) SI Registrasi (SIREG) Sistem Informasi Akademik (SIA) SI Alumni SI Wisuda

5 5 SIUM (Sistem Informasi Ujian Masuk)

6 SIREG (Sistem Informasi Registrasi) 6 A. SIREG (Back- End)

7 7 B. SIREG (Front-End)

8 SIREG (Front-End) 8

9 SIA (Sistem Informasi Akademik) 9 Arsitektur SIA System Front End SERVER SIA System Back End Dosen Administrator Mahasiswa

10 10 A. SIA (Back-end)

11 B. SIA (Front-end) 11 B. SIA (Front-end) Alamat : akademika.ugm.ac.id

12 12

13 13 SIA masa depan Terkoneksi dengan banyak SI lain Fitur yang semakin berkembang INTEGRATION IS A MUST!

14 Permasalahan SIA 14 Future Works (Saran, Perbaikan) Perlu dibuat sistem standar/standarisasi data akademik yang dapat dijadikan acuan untuk pengembangan fitur SIA UGM, yang dapat mengakomodir permintaan dari unit-unit. Dikembangkan web service yang dapat memudahkan pertukaran data antara Universitas dengan unit yang tidak menggunakan SIA UGM Perlu dibuat kebijakan/payung hukum terkait integrasi sistem

15 SIWU (Sistem Informasi Wisuda) 15

16 Sistem Informasi Wisuda 16

17 WISUDA 17 B. Wisuda dan Kelulusan Pengumuman Wisuda dan Syarat Wisuda diinformasikan melalui surat edaran dan web DA : akademik.ugm.ac.id Pendaftaran Wisuda Mahasiswa Online Mahasiswa membayar biaya ke bank, akan menerima user dan password untuk online ke portal wisuda Batas entry online dan batas penyerahan berkas ke DA sudah ditentukan di edaran wisuda

18 18 Prosedur Pengajuan Surat Evaluasi Pertimbangan Kelulusan untuk Program Pascasarjana : Mahasiswa sudah menempuh tes TPA/PAPS dan TOEFL/AcEPTS minimal 6 kali Mengajukan surat permohonan evaluasi kelulusan ke prodi/fakultas Fakultas mengajukan permohonan surat evaluasi kelulusan ke Rektor, tembusan WRAKM dan Direktur Akademik, surat ditandatangani dosen pembimbing, Kaprodi, Wakil Dekan Akademik, dan Mengetahui Dekan

19 19 Ijazah Ijazah dicetak berdasarkan acuan berkas data calon wisudawan yang diserahkan ke DA Jika ada perubahan nama, tanggal lahir perlu dilampirkan surat keterangan dari yang berwenang Ijazah hanya dapat diberikan pada hari H Wisuda

20 20 Prosedur Pembuatan Surat Keterangan Pengganti Ijazah : Mahasiswa mengajukan surat permohonan ke Fakultas (dilampiri syarat yang diperlukan, fotocopy ijazah, surat keterangan Polisi (jika hilang) Fakultas mengajukan permohonan surat keterangan ijazah ke universitas DA memproses surat keterangan ijazah

21 EPSBED 21 EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri) Kewajiban Perguruan Tinggi untuk tetap melaporkan proses belajar mengajar setiap Program Studi melalui EPSBED/PDPT sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 184/U/2001.

22 22 Hasil disampaikan ke PT melalui media website

23 Data Master 23 Data Master yang diisikan pada system secara terpusat adalah : MSYYS - Master Badan Hukum MSPTI - Master Perguruan Tinggi MSPST - Master Program Studi MSDOS - Master Dosen MSPDS - Master Riwayat Pendidikan Dosen TRPIM - Transaksi Nama Pimpinan dan Rekapitulasi Tenaga Administrasi Data-data pendukung lainnya

24 Data Pokok Pelaporan Prodi 24 Data pokok yang diperlukan pada pelaporan PDPT/EPSBED ada 6 yaitu : MSMHS - Master Mahasiswa TBKMK - Tabel Kurikulum/ Matakuliah TRAKM - Transaksi Aktifitas Kuliah Mahasiswa TRNLM - Transaksi Nilai Semester Mahasiswa TRLSM - Transaksi Mahasiswa Cuti/Lulus/Keluar/D.O./ Non-aktif TRAKD - Transaksi Mengajar Dosen

25 25 HASIL VALIDASI SUDAH VALID KUALITAS DATA? Masih banyak dijumpai laporan yang sudah tervalidasi Oke, namun ketika pengecekan data ada yang tidak sesuai dengan data riil. PERLU DITINGKATKAN KUALITAS DATA LAPORAN EPSBED

26 Contoh Kasus 26 Kasus NIM 06/192407/BI/07748 Penulisan seharusnya BI07748 Namun realisasi tertulis Konfirmasi ke fakultas (01 = kode unik untuk Fakultas?) Solusi : seharusnya penulisan NIM sesuai dengan NIM dari SIREG

27 DAMPAK 27 Pendaftaran Beasiswa dari Dikti: contoh beasiswa BPPDN jika NIM pendaftar tidak sama/sesuai dengan database NIM di DIKTI, berkas tidak akan diproses

28 28 Pendaftaran PNS jika NIM pendaftar CPNS dicek tidak sama dengan NIM di database DIKTI, berkas tidak lolos verifikasi contoh: pendaftaran CPNS di LIPI

29 SOLUSI 29 Checking Data lebih teliti di tingkat operator EPSBED Validasi Data Verifikasi Data oleh koordinator Prodi Berkas/lampiran Validasi EPSBED disyahkan/ditandatangani kaprodi, diketahui oleh Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

30 Solusi 30 Data SIREG SIA Import Data dari SIREG Proses Olah Data oleh Operator EPSBED Pelaporan EPSBED ke Universitas Checking/Verifikasi Data oleh Pimpinan

31 31

32 32 Semoga Sukses!