MANUAL PROSEDUR FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA Revisi : 1 Tanggal : 10 Desember 2010 Dikaji ulang oleh : Pembantu Dekan I Dikendalikan oleh : Jaminan Mutu Fakultas Ekonomi Disetujui oleh : Dekan Fakultas Ekonomi Kode :

2 KATA PENGANTAR Bangkalan, 24 Mei 2011 Dekan, Prof. Dr. M. Nizarul Alim, S.E., M.Si., Ak NIP

3 BAB I RENCANA STUDI Tujuan: Manual prosedur rencana studi dan perubahan rencana studi ditujukan untuk memberikan pedoman pelaksanaan perencanaan studi dan perubahannya. Lingkup: Prosedur ini melingkupi kegiatan sejak pengambilan formulir, hingga pembimbingan dengan dosen wali dan pemasukkan data elektronik ke dalam sistem online. Peristilahan: a. Bagian Akademik Fakultas: bagian administrasi Fakultas Ekonomi b. Mahasiswa: Mahasiswa Fakultas Ekonomi yang telah membayar her registrasi semester yang bersangkutan c. Dosen pembimbing akademik: dosen Fakultas Ekonomi yang tela mendapatkan tugas untuk memberi bimbingan perencanaan studi dan nasehat-nasehat yang berkaitan dengan studi beberapa mahasiswa yang menjadi bimbingannya. d. Kartu Rencana Studi (KRS): kartu yang harus diisi oleh mahasiswa dengan mata kuliah-mata kuliah yang akan diambil di semester yang berkaitan dan disetujui oleh mahasiswa dan dosen pembimbing. Deskripsi: 1. Proses ini dimulai dengan penerbitan jadwal oleh bagian akademik fakultas berkaitan dengan masa pengambilan Kartu Rencana Studi dan pengembalian KRS. 2. Mahasiswa yang telah membayar registrasi, mengambil KRS di bagian administrasi Fakultas dengan menunjukkan tanda bukti registrasi. 3. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen pembimbing akademik untuk menentukan mata kuliah yang akan diambil di semester yang bersangkutan 4. Mahasiswa dan dosen pembimbing menandatangani KRS yang telah diisi. 5. Mahasiswa mengisi sistem perencanaan studi online. 6. Mahasiswa, dosen pembimbing akademik, dan bagian administrasi akademik Fakultas menyimpan arsip KRS.

4 Rencana Studi Pelaku a. Bag Akademik Fakultas b. Mahasiswa c. Dosen Pembimbing Akademik Aktivitas Pelaku a. Bagian Akademik Fakultas Sebelumnya telah mempublikasikan jadwal perkuliahan untuk semester yang aktif Memberikan blanko kosong KRS kepada mahasiswa, dengan menyerahkan salinan bukti bayar registrasi/herregistrasi semester Menerima salinan kartu rencana studi yang sudah disetujui oleh dosen pembimbing akademik Mulai menyusun daftar peserta kelas b. Mahasiswa Meminta form rencana studi dari fakultas Mengisi kartu rencana studi Konsultasi dengan dosen pembimbing akademik Menyerahkan salinan kartu rencana studi ke bagian akademik fakultas c. Dosen Pembimbing akademik Mereview dan menyetujui KRS Mahasiswa Dosen menyimpan 1 salinan KRS sebagai arsip

5 Diagram Manual Prosedur Rencana Studi Online Bagian Akademik Fakultas Mahasiswa Dosen Pembimbing Akademik Ukuran Waktu MULAI 1. Publikasi Jadwal Perkuliahan 2. Akses Portal Mahasiswa dan Input KRS Online 3. Konsultasi dengan DPA 4. Menyetujui KRS Mahasiswa dari Portal Dosen 30 menit 30 menit 5. Mencetak KRS Final 6. Menandatangani berkas hardcopy KRS 7. Menyerahkan salinan KRS untuk Adm. Akademik Fakultas SELESAI

6 Rencana Studi Online Pelaku a. Bag Akademik Fakultas b. Mahasiswa c. Dosen Pembimbing Akademik Aktivitas Pelaku a. Bagian Akademik Fakultas Sebelumnya telah mempublikasikan jadwal perkuliahan untuk semester yang aktif Menerima salinan rencana studi yang telah disetujui oleh dosen pembimbing akademik b. Mahasiswa Mengakses portal mahasiswa dan melakukan pengisian rencana studi secara online Konsultasi dengan dosen pembimbing akademik Menyerahkan salinan kartu rencana studi ke bagian akademik fakultas c. Dosen Pembimbing akademik Mereview dan menyetujui KRS Mahasiswa via Sistem Portal Dosen Mencetakkan kartu rencana studi yang sudah disetujui tersebut dan menandatanganinya Dosen menyimpan 1 salinan rencana studi sebagai arsip Diagram Manual Prosedur

7 Rencana Studi Online Bagian Akademik Fakultas Mahasiswa Dosen Pembimbing Akademik Ukuran Waktu MULAI 1. Publikasi Jadwal Perkuliahan 2. Akses Portal Mahasiswa dan Input KRS Online 3. Konsultasi dengan DPA 4. Menyetujui KRS Mahasiswa dari Portal Dosen 30 menit 30 menit 5. Mencetak KRS Final 6. Menandatangani berkas hardcopy KRS 7. Menyerahkan salinan KRS untuk Adm. Akademik Fakultas SELESAI

8 BAB II PERUBAHAN RENCANA STUDI Tujuan: Manual prosedur perubahan rencana studi ditujukan untuk memberikan pedoman pelaksanaan perencanaan studi dan perubahannya. Lingkup: Prosedur ini melingkupi kegiatan sejak pengambilan formulir, hingga konsultasi perubahan rencana studi dengan dosen wali dan pemasukkan data elektronik ke dalam sistem online. Peristilahan: a. Bagian Akademik Fakultas: bagian administrasi Fakultas Ekonomi b. Mahasiswa: Mahasiswa Fakultas Ekonomi yang telah membayar her registrasi semester yang bersangkutan c. Dosen pembimbing akademik: dosen Fakultas Ekonomi yang telah mendapatkan tugas untuk memberi bimbingan perencanaan studi dan nasehat-nasehat yang berkaitan dengan studi beberapa mahasiswa yang menjadi bimbingannya. d. Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS): kartu yang harus diisi oleh mahasiswa dengan mata kuliah-mata kuliah yang akan diambil di semester yang berkaitan dan disetujui oleh mahasiswa dan dosen pembimbing. Deskripsi: 1. Proses ini dimulai dengan penerbitan jadwal perubahan rencana studi oleh bagian akademik fakultas berkaitan dengan masa pengambilan Kartu Perubahan Rencana Studi dan pengembalian KPRS. 2. Mahasiswa yang telah membayar registrasi, mengambil KPRS di bagian administrasi Fakultas dengan menunjukkan tanda bukti registrasi. 3. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen pembimbing akademik untuk menentukan mata kuliah yang akan diambil di semester yang bersangkutan 4. Mahasiswa dan dosen pembimbing menandatangani KPRS yang telah diisi. 5. Mahasiswa mengisi sistem perencanaan studi online. 6. Mahasiswa, dosen pembimbing akademik, dan bagian administrasi akademik Fakultas menyimpan arsip KPRS.

9 Diagram Manual Prosedur Rencana Studi Online Bagian Akademik Fakultas Mahasiswa Dosen Pembimbing Akademik Ukuran Waktu MULAI 1. Publikasi Jadwal Perkuliahan 2. Akses Portal Mahasiswa dan Input KRS Online 3. Konsultasi dengan DPA 4. Menyetujui KRS Mahasiswa dari Portal Dosen 30 menit 30 menit 5. Mencetak KRS Final 6. Menandatangani berkas hardcopy KRS 7. Menyerahkan salinan KRS untuk Adm. Akademik Fakultas SELESAI

10 BAB III PENYUSUNAN JADWAL KULIAH Tujuan: Manual prosedur penyusunan jadwal kuliah ditujukan untuk memberikan pedoman pelaksanaan kuliah dalam suatu semester. Lingkup: Prosedur ini melingkupi kegiatan ploting mata kuliah oleh Ketua Program Studi, membahas usulan ploting, dan mempublikasikan jadwal kuliah. Penyusunan Jadwal Kuliah Pelaku a. Ketua Program Studi b. Bag Akademik Fakultas Aktivitas Pelaku a. Ketua Program Studi Memberikan usulan plotting matakuliah Memeriksa hasil rapat penyusunan jadwal dari bagian Akademik Fakultas b. Bagian Akademik Fakultas Membahas usulan plotting mata kuliah Mempublikasikan jadwal

11 Diagram Manual Prosedur Penyusunan Jadwal Kuliah dan Praktikum Ka. Prodi PD 1 Bag. Akademik Fakultas BAAK Ukuran Waktu MULAI 1. Pembuatan kurikulum 1 minggu 2. Penyusunan Jadwal akademik online 1 minggu Rancangan Jadwal 3. Sinkronisasi jadwal kuliah dan praktikum (mengundang kaprodi dan ka laboratorium) 4. Finalisasi jadwal kuliah dan praktikum 5. Mengesahkan jadwal Kuliah 6. Publikasi jadwal kuliah dan praktikum 10 menit SELESAI

12 BAB IV PENYUSUNAN MATERI PERKULIAHAN Tujuan: Manual prosedur penyusunan jadwal kuliah ditujukan untuk memberikan pedoman pelaksanaan penyusunan materi perkuliahan dalam suatu semester. Lingkup: Prosedur ini melingkupi kegiatan rapat pembahasan materi perkuliahan yang dimulai dari rencana pelaksanaan perkuliahan, silabus, dan sebagainya. Penyusunan Materi Perkuliahan Pelaku a. Dosen b. Ketua Program Studi c. Dekan Aktivitas Pelaku a. Dosen Menyusun materi perkuliahan (per matakuliah) b. Ketua Program Studi Menyelenggarakan rapat pembahasan materi (rencana pelaksanaan perkuliahan, silabus, dan sebagainya) Bila materi disetujui, akan dimintakan pengesahan oleh Dekan. Bila tidak, maka dosen harus merevisi materi perkuliahannya c. Dekan Mengesahkan materi perkuliahan

13 Diagram Manual Prosedur Penyusunan Materi Perkuliahan Dosen Prodi Dekan Bag. Akademik Fakultas Ukuran Waktu MULAI 1. Susun materi perkuliahan 30 hari 2. Rapat pembahasan materi 3. Kaprodi menyetujui materi perkuliahan Ya 4. Mengesahkan materi perkuliahan 5. Publikasi materi perkuliahan SELESAI

14 BAB V PELAKSANAAN PERKULIAHAN Tujuan: Manual prosedur pelaksanaan perkuliahan ditujukan untuk memberikan pedoman pelaksanaan perkuliahan dalam suatu semester. Lingkup: Prosedur ini melingkupi kegiatan menyiapkan blanko berita acara perkuliahan dan daftar hadir serta merekap kehadiran dosen dan mahasiswa. Pelaksanaan Perkuliahan Pelaku a. Bag Akademik Fakultas b. Dosen Pengampu Matakuliah c. Mahasiswa Aktivitas Pelaku a. Bagian Akademik Fakultas Menyiapkan blanko berita acara perkuliahan dan daftar hadir Merekap kehadiran dosen dan mahasiswa b. Dosen Pengampu Matakuliah Mengambil berita acara perkuliahan dan daftar hadir setiap pelaksanaan perkuliahan Melaksanakan perkuliahan Mengedarkan daftar hadir Mengisi berita acara perkuliahan Menyerahkan berita acara perkuliahan dan daftar hadir ke Bag. Akademik Fakultas pasca perkuliahan c. Mahasiswa Menghadiri perkuliahan Satu per satu mahasiswa menandatangani daftar hadir Wakil mahasiswa menandatangani daftar hadir Diagram Manual Prosedur

15 Pelaksanaan Perkuliahan dan Praktikum Bagian Akademik Fakultas Dosen Pengampu Matakuliah Mahasiswa MULAI 1. Menyiapkan formulir berita acara perkuliahan/praktikum, daftar hadir, acara perkuliahan/praktikum, dan recording perkuliahan/praktikum 2. Mengambil berita acara perkuliahan/ praktikum, daftar hadir, acara perkuliahan/ praktikum, dan recording perkuliahan/ praktikummengambil BAP dan Daftar Hadir 3. Menghadiri Perkuliahan 4. Menandatangani Daftar Hadir 8. Merekap kehadiran mahasiswa, mendokumentasikan berita acara dan recording pelaksanaan perkuliahan/ praktikum SELESAI 5. Mengisi berita acara perkuliahan/ praktikum, dan recording perkuliahan/ praktikum. 8. menyerahkan berita acara perkuliahan/ praktikum, daftar hadir, acara perkuliahan/ praktikum, dan recording perkuliahan/ praktikum 6. Mahasiswa menandatangani Daftar Hadir 7. wakil mahasiswa menandatangani berita acara

16 BAB VI VALIDASI KEHADIRAN MAHASISWA Tujuan: Manual prosedur validasi kehadiran mahasiswa ditujukan untuk memberikan pedoman merekap kehadiran mahasiswa. Lingkup: Prosedur ini melingkupi kegiatan mahasiswa menghadiri perkuliahan dan mengisi presensi perkuliahan. Bilamana sakit, disyaratkan memberikan surat keterangan sakit. Bilamana orang tua meninggal, disyaratkan menunjukkan surat keterangan dari RT/RW. Bilamana ikut kegiatan kampus, disyaratkan memberikan surat keterangan dari Pembantu Rektor 3 atau PD 3. Bilamana tidak ada keterangan, mahasiswa dianggap dengan sengaja tidak menghadiri perkuliahan. Validasi Kehadiran Mahasiswa Pelaku a. Mahasiswa b. Dokter c. RT/RW d. PD 3 e. Bag. Akademik Fakultas Aktivitas Pelaku a. Mahasiswa Menghadiri perkuliahan dan mengisi presensi perkuliahan Bilamana sakit, disyaratkan memberikan surat keterangan sakit Bilamana orang tua meninggal, disyaratkan menunjukkan surat keterangan dari RT/RW Bilamana ikut kegiatan kampus, disyaratkan memberikan surat keterangan dari Pembantu Rektor 3 Bilamana tidak ada keterangan, mahasiswa dianggap dengan sengaja tidak menghadiri perkuliahan b. Dokter Menyediakan surat keterangan sakit

17 b. RT/RW Menyediakan surat keterangan orang tua (atau kerabat) meninggal c. PD 3 Menyediakan surat keterangan mengikuti kegiatan mewakili kampus d. Bag. Akademik Fakultas Mencatat data mahasiswa yang absen Merekap presensi kuliah

18 Diagram Manual Prosedur Validasi Kehadiran Mahasiswa Mahasiswa Dokter RT/RW PD 3/PR 3 Bag. Akademik Fakultas MULAI 1. Pelaksanaan Perkuliahan Hadir kuliah Surat keterangan sakit Tidak sakit Ya 3. Minta surat keterangan sakit 4. Buat surat keterangan sakit Surat keterangan kematian Tidak Ya Orangtua meninggal Tidak Ya 5. Minta surat keterangan RT/ RW 6. Buat surat keterangan kematian Surat keterangan ikut kegiatan Surat keterangan ikut kegiatan Surat keterangan kematian Ikut kegiatan kampus Ya 7. Minta surat keterangan dari PR3 8. Buat surat keterangan ikut kegiatan Surat keterangan sakit 9. Menyerahkan surat keterangan 10. Catat data mahasiswa absen 2. Isi presensi kuliah Tidak 11. Rekap presensi SELESAI

19 BAB VII EVALUASI PERKULIAHAN Tujuan: Manual prosedur survei evaluasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar bertujuan untuk penilaian proses belajar mengajar dalam satu semester. Lingkup: Prosedur ini melingkupi survei mengenai mahasiswa pendapat mahasiswa tentang proses belajar mengajar. Aspek yang diperhatikan meliputi 3 hal yaitu persepsi mahasiswa, penilaian sejawat, dan kelengkapan administrasi (materi kuliah, ketepatan pelaporan). Evaluasi Perkuliahan Pelaku a. Bagian Akademik Fakultas b. Dosen c. Pembantu Dekan I Aktivitas Pelaku a. Bagian Akademik Fakultas Menyiapkan survei evaluasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar untuk penilaian dosen. Aspek yang diperhatikan meliputi 3 hal yaitu: persepsi mahasiswa, penilaian sejawat, dan kelengkapan administrasi (materi kuliah, ketepatan pelaporan) Menyebarkan kuesioner Melakukan analisis hasil survei Membagikan hasil evaluasi per matakuliah ke setiap dosen pengampu, dengan tembusan pada ketua prodi bersangkutan, dan Dekan b. Dosen Menerima hasil evaluasi kinerjanya untuk semester aktif tersebut c. Pembantu Dekan I Menyelenggarakan rapat pertemuan membahas hasil evaluasi

20 Diagram Manual Prosedur Evaluasi Perkuliahan Bag. Akademik Fakultas Mahasiswa Dosen Pengampu Matakuliah/Praktikum PD 1 Ukuran Waktu MULAI 1. Siapkan bahan survey 2. Mengisi Survei secara online 3. Analisis hasil survey 1 jam 4. Publikasi hasil Survey Analisis hasil survey Analisis hasil survey Analisis hasil survey 10 menit SELESAI

21 BAB VIII PENYUSUNAN JADWAL UTS DAN UAS Tujuan: Manual prosedur penyusunan jadwal UTS atau UAS ditujukan untuk memberikan pedoman dalam menyusun jadwal ujian. Lingkup: Prosedur ini melingkupi perancangan jadwal UTS atau UAS. Memeriksa rancangan jadwal yang meliputi pengakomodasian semua jadwal di prodi dan jika dipastikan tidak ada bentrok. Bila tidak ada kendala di pemeriksaan rancangan jadwal oleh semua program studi terkait, bagian akademik fakultas mempublikasikan jadwal ujian. Penyusunan Jadwal UTS dan UAS Pelaku a. Ketua Program Studi b. Bagian Akademik Fakultas Aktivitas Pelaku a. Ketua Program Studi Memberi usulan jadwal UTS atau UAS Memeriksa rancangan jadwal (pengakomodasian semua jadwal di prodi, tidak ada bentrok) b. Bagian Akademik Fakultas Membahas usulan jadwal UTS/UAS dari Ketua Program Studi Mengeluarkan dokumen rancangan jadwal Bila tidak ada kendala di pemeriksaan rancangan jadwal oleh semua program studi terkait, bagian akademik fakultas mempublikasikan jadwal ujian

22 Diagram Manual Prosedur Penyusunan Jadwal UTS dan UAS Ka. Prodi Bagian Akademik Fakultas Ukuran Waktu MULAI 1. Usulan jadwal UTS/UAS/Ujian Praktikum 2. Menusun jadwal UTS/ UAS 1 minggu 1 minggu Rancangan Jadwal Ujian Tidak 3. Periksa rancangan jadwal OK Ya 4. Menyetujui rancangan jadwal 10 menit 5. Publikasi Jadwal UTS/UAS/ Ujian Praktikum SELESAI

23

24 BAB IX PELAKSANAAN UTS DAN UAS Tujuan: Manual prosedur pelaksanaan UTS dan UAS ditujukan untuk memberikan pedoman dalam pelaksanaan UTS dan UAS. Lingkup: Prosedur ini melingkupi dosen menyusun soal ujian, mengahadiri pelaksanaan ujian matakuliah yang diampunya. Dosen memeriksa kelengkapan peserta ujian (kartu ujian, KTM). Selanjutnya mengisi daftar presensi ujian. Selain itu dosen membagikan soal dan lembar jawab ujian pada peserta. Kemudian mengumpulkan soal, lembar jawab, presensi, dan berita acara ujian ke dalam amplop berkas ujian. Terakhir pasca koreksi, memberikan arsip nilai matakuliah ke bagian akademik fakultas. Pelaksanaan UTS dan UAS Pelaku a. Dosen Pengampu Matakuliah b. Pembantu Dekan 1 c. Bagian Akademik Fakultas Aktivitas Pelaku a. Dosen Pengampu Matakuliah Menyusun soal ujian Menghadiri pelaksanaan ujian matakuliah yang diampunya Memeriksa kelengkapan peserta ujian (kartu ujian, KTM) Mengisi daftar presensi ujian Membagikan soal dan lembar jawab ujian pada peserta Mengisi berita acara ujian Mengumpulkan soal, lembar jawab, presensi, dan berita acara ujian ke dalam amplop berkas ujian Pasca koreksi, memberikan arsip nilai matakuliah ke bagian akademik fakultas

25 b. Pembantu Dekan 1 Memutuskan/menentukan jadwal ujian tiap jurusan Membentuk panitia ujian c. Bag. Akademik Fakultas Melakukan publikasi jadwal Melakukan verifikasi persyaratan peserta ujian Mencetak dan membagikan kartu ujian Menerima soal ujian dari dosen pengampu (untuk kemudian digandakan) Menyiapkan amplop berkas ujian yang berisi soal, daftar hadir, dan berita acara ujian

26 Diagram Manual Prosedur Pelaksanaan UTS dan UAS PD I Dosen Pengampu Matakuliah Bagian Akademik Fakultas Ukuran Waktu MULAI 1. Tentukan jadwal ujian 2. Bentuk panitia ujian 6. Menyusun soal ujian 3. Publikasi jadwal ujian 7 hari 10 menit 4. Verifikasi syarat peserta ujian 5. Cetak dan bagi kartu ujian 3 hari 7. Menerima soal dari dosen pengampu 7 hari 8. Menggandakan soal 10. Mengambil amplop berkas ujian 11. Menghadiri pelaksanaan ujian matakuliah yg diampu 9. Menyiapkan amplop berkas ujian (soal, daftar hadir, berita acara ujian) Daftar Hadir UAS Daftar Hadir UTS 12. Memeriksa kelengkapan peserta ujian (Kartu Ujian, KTM) 13. Daftar Hadir UTS/UAS dan Berita Acara 1 jam 1 jam 14. Mengisi daftar hadir ujian 1 jam 1.16

27 Diagram Manual Prosedur Pelaksanaan UTS dan UAS Dosen Pengampu Matakuliah Kaprodi Bagian Akademik Fakultas Ukuran Waktu Membagikan soal&lembar jawaban ke peserta ujian 1 jam 16. Mengisi berita acara ujian 30 menit 17. Mengumpulkan soal, lembar jawab, daftar hadir, dan BAU ke dalam amplop berkas ujian 18. Penilaian jawaban ujian 19. Publikasi Nilai Sementara 7 hari 20. Publikasi Nilai Akhir 22. Menandatangani KHS 21. Mencetak KHS 7 hari SELESAI

28 BAB XI PEMBUATAN SURAT PENGANTAR IJIN PENELITIAN Tujuan: Manual prosedur pelaksanaan pembuatan surat pengantar ijin penelitian ditujukan untuk memberikan pedoman cara dan melayani pengurusan surat pengantar penelitian. Lingkup: Prosedur ini meliputi permintaan pembuatan surat penelitian dengan membuat surat permohonan ke bagian akademik Fakultas atau pesan melalui website Fakultas. Bagian Akademik Fakultas memverifikasi permohonan dan mencetak surat pengantar penelitian. Pembuatan Surat Pengantar Ijin Penelitian Pelaku a. Mahasiswa b. Bagian Akademik Fakultas c. PD I Aktivitas Pelaku a. Mahasiswa Mengajukan permintaan pembuatan surat penelitian dengan membuat surat permohonan ke bag. Akademik Fakultas Menerima surat permohonan dari Bag. Akademik Fakultas b. Bagian Akademik Fakultas Menerima surat permohonan dari mahasiswa untuk pembuatan surat ijin/pengantar penelitian Membuat konsep surat pengantar ijin penelitian dan kemudian kasubag akademik memparaf surat pengantar tersebut c. PD I Menandatangani surat pengantar ijin penelitian

29 Diagram Manual Prosedur Pengajuan Magang/PKL/Penelitian Mahasiswa Kaprodi Bag. Akademik Fakultas Ukuran Waktu MULAI 1. Melakukan pendaftaran Magang/ PKL/Penelitian On Line tidak 2. Vaidasi perasyaratan 30 menit Ya 3. Penentuan dosen pembimbing 4. Penerbitan SK Dekan tentang pembimbing 5. Membuat surat permohonan ijin ke institusi partner, di ttd oleh Dekan 6. Menyampaikan surat permohonan ijin ke institusi partner 1 minggu Permohonan Diterima? Ya 7. Menerima persetujuan dari instansi atas permohonan magang/ PKL/penelitian Tidak SELESAI

30 BAB XII PENGAJUAN TUGAS AKHIR (TA)/SKRIPSI Tujuan: Manual prosedur pengajuan tugas akhir (TA)/Skripsi ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara pengajuan skripsi yang menjadi salah satu syarat kelulusan. Lingkup: Prosedur ini meliputi diawali bahwa matakuliah Tugas Akhir di KRS telah di program. Setelah pengajuan proposal tugas di setujui Ketua Program Studi, mahasiswa melakukan proses konsultasi ke Dosen pembimbing. Pengajuan Tugas Akhir (TA)/Skripsi Pelaku a. Mahasiswa b. Ketua Prodi c. Bag. Akademik Fakultas d. Dosen Pembimbing TA Aktivitas Pelaku a. Mahasiswa Telah mengambil matakuliah Tugas Akhir di KRS semesternya Meminta transkrip sementara ke Bag. Akademik Fakultas Mengisi form pendaftaran tugas akhir dengan melampirkan transkrip sementara dan fotokopi bukti pembayaran SPP terakhir Mengajukan proposal tugas akhir dan usulan dosen pembimbing tugas akhir ke program studinya Setelah penunjukan dosen pembimbing tugas akhir oleh Dekan, mahasiswa menyerahkan proposal tugas akhir dan lembar kesediaan bimbingan ke dosen pembimbing tugas akhir nya. Setelah disetujui, mahasiswa melakukan bimbingan tugas akhir b. Ketua Program Studi

31 Mengkaji topik penelitian yang diajukan oleh mahasiswa, meliputi 2 hal: 1. kesesuaian bidang keahlian pembimbing dengan topik yang diajukan oleh mahasiswa. 2. mempertimbangkan kuota pembimbing dalam pembimbingan tugas akhir. Menetapkan dosen pembimbing tugas akhir c. Bag. Akademik Fakultas Membuatkan transkrip sementara Mengkonsep surat tugas pembimbingan tugas akhir, ditandatangani oleh Dekan d. Dosen Pembimbing TA Menerima surat tugas pembimbingan tugas akhir dari Dekan Menerima proposal tugas akhir dan lembar kesediaan bimbingan Melaksanakan aktivitas bimbingan tugas akhir

32 Diagram Manual Prosedur Pengajuan Tugas Akhir (TA)/Skripsi Mahasiswa Ka. Prodi Bag. Akademik Fakultas Dekan Ukuran Waktu MULAI 1. Melakukan pendaftaran Tugas Akhir On Line 2. Verifikasi Persyaratan Pendaftaran TA 2 hari 3. Penyusunan Dosen Pembimbing Tugas Akhir 4. Mengkonsep Surat Tugas Pembimbingan Tugas Akhir 5. Mengesahkan Surat Tugas Pembimbingan TA 6. Publikasi nama dosen pembimbing SELESAI

33 BAB XIII PELAKSANAAN SEMINAR PROPOSAL/SKRIPSI Tujuan: Manual prosedur pelaksanaan seminar proposal/skripsi ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara seminar proposal/skripsi. Lingkup: Prosedur ini meliputi penyusunan jadwal ujian proposal/skripsi. Penerbitan SK penguji seminar proposal/skripsi. Pelaksanaan Seminar Proposal/Skripsi Pelaku a. Pembantu Dekan I b. Bagian Akademik Fakultas c. Mahasiswa d. Dekan e. Tim Penguji Aktivitas Pelaku a. Pembantu Dekan I Menyusun draft jadwal seminar proposal/skripsi b. Bag. Akademik Fakultas Mempublikasikan jadwal seminar proposal/skripsi Menerima pendaftaran seminar proposal/skripsi Merekapitulisasi data mahasiswa calon peserta seminar proposal/skripsi Menyusun jadwal pelaksanaan seminar proposal/skripsi Menerbitkan surat undangan seminar Melaksanakan seminar proposal/skripsi c. Mahasiswa Melakukan pendaftaran seminar proposal/skripsi d. Dekan Menerbitkan SK Tim Penguji e. Tim Penguji

34 Menguji seminar proposal/skripsi Menerbitkan berita acara seminar proposal/skripsi Diagram Manual Prosedur

35 Pelaksanaan Seminar Proposal/Skripsi/PKL/Ujian Skripsi/Ujian PKL PD 1 Bag. Akademik Fakultas Mahasiswa Kaprodi Tim Penguji Ukuran Waktu MULAI 1. Susun draft jadwal seminar proposal/ seminar skripsi/ujian PKL/Ujian Skripsi 2. Publikasi jadwal seminar proposal/ seminar skripsi/ujian PKL/Ujian Skripsi 3. Melakukan pendaftaran seminar proposal/ 4. Rekapitulasi data mahasiswa calon peserta seminar proposal/seminar skripsi/ujian PKL/Ujian Skripsi seminar skripsi/ Ujian PKL/Ujian Skripsi On Line 10 menit 10 menit 5. Pembuatan jadwal seminar proposal/ seminar skripsi/ujian PKL/Ujian skripsi 6. Penentuan tim Penguji 3 hari 7. Penerbitan SK Dekan untuk Tim Penguji 8. Publikasi peserta dan jadwal seminar proposal/seminar skripsi/ujian PKL/Ujian Skripsi 10 menit 9. Pembuatan undangan seminar skripsi/ujian PKL/Ujian Skripsi On Line 11. Publikasi nilai seminar skripsi/ujian PKL/Ujian Skripsi 10. Pengiriman nilai seminar skripsi/ ujian PKL/Ujian Skripsi 10 menit 10 menit SELESAI

36 BAB XIV EVALUASI AKADEMIK Tujuan: Manual prosedur evaluasi akademik ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara melakukan evaluasi akademik 2 (dua) tahun pertama dan 2 (dua) tahun kedua. Lingkup: Prosedur ini meliputi evaluasi akademik bagi mahasiswa yang pada akhir dua tahun pertama IPK < 2 atau pada akhir dua tahun kedua IPK < 2 atau SKS belum mencapai kurang dari 75 SKS, maka bagi mahasiswa diberi pilihannya mengundurkan diri atau di DO. Evaluasi Akademik Pelaku a. Bag. Akademik Fakultas b. Kaprodi c. Pembantu Dekan I d. Dekan Aktivitas Pelaku a. Bag Akademik Fakultas Menyiapkan data akademik mahasiswa per angkatan per program studi Menyiapkan surat teguran kepada mahasiswa yang bersangkutan Bilamana diputuskan seorang mahasiswa harus di-do, bag akademik fakultas membuatkan surat usulan DO kepada BAAK berisi nama-nama mahasiswa yang diusulkan beserta dokumen pendukung Meminta pengesahan surat teguran/surat usulan DO kepada Dekan Memberikan surat teguran kepada mahasiswa bersangkutan, dan atau menyampaikan surat usulan DO ke BAAK b. Kaprodi Memverifikasi data evaluasi akademik

37 c. Pembantu Dekan I Memimpin pembahasan data evaluasi akademik Mengklarifikasi mahasiswa yang memiliki IPK < 2, yang mau habis masa studi, dan terancam DO Menetapkan mahasiswa yang perlu ditegur/diputuskan d. Dekan Menandatangani surat teguran/surat usulan DO

38 Diagram Manual Prosedur Evaluasi Akademik Bag. Akademik Fakultas Ka Prodi PD 1 Dekan Ukuran Waktu MULAI 1.a. Menyiapkan data/ catatan akademik 1.b. Memverifikasi data evaluasi akademik 2. Menetapkan mahasiswa yang perlu ditegur/ diputuskan DO 3. Publikasi mahasiswa yang diberikan teguran/ diputus drop out 4. Menyiapkan surat teguran/pemberitahuan drop out 5. Menandatangani surat teguran/ surat usulan DO 30 menit 6. Mengirim surat teguran / surat usulan Drop Out SELESAI

39 BAB XV YUDISIUM Tujuan: Manual prosedur yudisium ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara yudisium. Lingkup: Prosedur ini meliputi persyaratan pendaftaran yudisium, memverifikasi persyaratan pendaftaran yudisium, rapat yudisium dan menerbitkan surat keterangan lulus. Yudisium Pelaku a. Mahasiwa b. Bagian Akademik Fakultas c. Dekan Aktivitas Pelaku a. Mahasiswa Meminta form permohonan yudisium ke Bag Akademik Fakultas dan mengisinya Melengkapi persyaratan pendaftaran yudisium b. Bagian Akademik Fakultas Memverifikasi persyaratan pendaftaran yudisium Membuat SK Penetapan yudisium Mengundang mahasiswa, dosen, kaprodi, dan dekan untuk acara rapat yudisium c. Dekan Menyelenggarakan rapat yudisium Menyerahkan SKL (surat keterangan lulus) dan Transkrip Akhir

40 Diagram Manual Prosedur Yudisium Mahasiswa Bag. Akademik Fakultas Dekan Ukuran Waktu MULAI 1. Melakukan pendaftaran yudisium dan melengkapi persyaratan On Line 2. Verifikasi persyaratan peserta yudisium 3.a. Pembuatan SK Dekan tentang peserta Yudisium 3.b. Mengesahkan SK Dekan tentang peserta Yudisium 4. Penyalinan data peserta yudisium ke Sistem Alumni 5. Penerbitan peserta yudisium SELESAI

41 BAB XVI WISUDA Tujuan: Manual prosedur yudisium ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara wisuda. Lingkup: Prosedur ini meliputi persyaratan pendaftaran wisuda, memverifikasi persyaratan pendaftaran wisuda, rapat senat terbuka Universitas Trunojoyo Madura dengan agenda wisuda. Wisuda Pelaku a. Mahasiwa b. BAAK c. Bagian Perlengkapan Universitas Aktivitas Pelaku a. Mahasiswa Mengisi form pendaftaran wisuda Membayar biaya wisuda Melengkapi persyaratan pendaftaran wisuda : 1. Foto copy legalisir STTB SLTA 1 lembar bagi mahasiswa lulusan SLTA/pindahan dari kampus lain. 2. Fotokopi Ijazah Diploma/sederajat bagi mahasiswa lanjutan. 3. Foto copy Akte Kelahiran/kenal lahir 1 lembar. 4. Pas foto terbaru hitam putih ukuran 4x6=6 lbr,2x3=4 lbr. (pas foto berpakaian rapi berpose sempurna berjaket almamater) 5. Fotokopi kartu mahasiswa yang masih berlaku. 6. Keterangan bebas pinjaman buku dari perpustakaan. 7. Mengisi blanko data pembuatan ijazah, data wisudawan. 8. Kwitansi/fotokopi pembayaran SPP semester terakhir. 9. Fotokopi kwitansi pembayaran wisuda

42 10. Surat Keterangan Ralat Ijazah dari Sekolah (jika terdapat kealahan penulisan) Mengambil toga ke bag Perlengkapan Universitas Mengikuti aktivitas gladi resik dan seremoni wisuda b. BAAK Memverifikasi persyaratan pendaftaran wisuda c. Bagian Perlengkapan Universitas Mencatat nama mahasiswa yang mengambil toga Memberikan toga kepada mahasiswa yang bersangkutan

43 Diagram Manual Prosedur Wisuda Mahasiswa BAAK Ukuran Waktu MULAI 1. Melakukan pendaftaran wisuda dan melengkapi persyaratan 2. Verifikasi persyaratan peserta wisuda Tidak Persyaratan Terpenuhi? Ya 3. Penerbitan SK Rektor tentang peserta wisuda 4. Penerbitan SK Rektor tentang peserta wisuda SELESAI