PANDUAN PENGGUNAAN LAMAN PDDIKTI

Transkripsi

1 PANDUAN PENGGUNAAN LAMAN PDDIKTI PENGAJUAN NOMOR REGISTRASI DOSEN DAN MENU PELAPORAN Disusun oleh : INDERA ZAINUL MUTTAQIEN Tim PDDikti Kopertis Wilayah VII

2 Dashboard PT Pada Dashboard ditampilkan : 1. Log Sinkronisasi 2. Rekapitulasi Jumlah Data yang sudah dilaporkan: keseluruhan PT dan per prodi

3 1 Layout tampilan manajemen usulan pada laman PDDikti. Secara umum, layout tampilan manajemen usulan yang ada pada laman PDDikti dapat dibagi seperti pada Gambar 1. Informasi dari nama layanan ditampilkan di Nama Layanan Ajuan. [Buat Usulan Baru] : digunakan untuk menampilkan laman / form usulan baru. Tab Status Ajuan : mengelompokkan masing-masing ajuan berdasarkan status ajuan. Penjelasan dari masing-masing tab dapat dilihat pada Tabel 1. Daftar Usulan sesuai Status : memuat daftar usulan yang dikelompokkan berdasarkan Status Usulan (tab status). Status Validasi Usulan : memuat informasi hasil validasi usulan. Usulan yang Tidak Valid akan dikembalikan ke tab Draft beserta catatan hal-hal yang perlu diperbaiki. Tombol Aksi Lanjutan : memuat tombol-tombol aksi untuk setiap usulan. Tombol yang muncul pada setiap tab dapat berbeda dengan di tab lainnya. Gambar 1 Layout Tampilan Laman Manajemen Usulan Draft : Berisi daftar draft pengajuan. Usulan yang ada pada tab ini belum diajukan untuk proses validasi, sehingga PT dapat melakukan perubahan isi maupun mengunggah dokumendokumen persyaratan. Pada tab ini terdapat 4 macam tombol aksi : [Detail Usulan] [ [Ajukan Usulan] [ ] : untuk melihat detail usulan dan mengunggah dokumen persyaratan ] : untuk mengajukan usulan dan memindahkan ke tab Diusulkan [Edit Usulan] [ ] : untuk memperbaiki data usulan [Hapus Usulan] [ ] : untuk membatalkan usulan dan menghapus dari daftar.

4 Diusulkan : Berisi daftar usulan yang diusulkan. Usulan pada tab ini akan divalidasi oleh Kopertis / Dikti. Usulan yang tidak valid akan dikembalikan ke tab draft dengan Status Dokumen Tidak Valid. Pada tab ini hanya terdapat tombol aksi [Detail Usulan] [ ]. Disetujui : Berisi daftar usulan yang sudah memenuhi persyaratan dan disetujui. Pada tab ini hanya terdapat tombol aksi [Detail Usulan] [ ]. Ditolak : Berisi daftar usulan yang ditolak. Usulan yang ditolak dapat dipindahkan ke tab Draft untuk diperbaiki dan diusulkan kembali dengan menggunakan tombol aksi [Ajukan Kembali][ ] Ditangguhkan : Berisi daftar usulan yang diblokir akibat suatu pelanggaran / kecurangan. Tabel 1 Tab Status Usulan 2 Layanan yang tersedia pada Laman PDDikti Layanan yang ada pada laman PDDikti terdiri dari beberapa modul utama, antara lain: modul Pendidik, Kelembagaan, Kemahasiswaan, Rekapitulasi, Manajemen, dan Pelaporan. Penjelasan dari masing-masing layanan yang tersedia pada tiap modul adalah sebagai berikut : 2.1 Pendidik Data Dosen Menu ini digunakan untuk menampilkan daftar dosen PT yang terdaftar di PDDikti, baik yang memiliki NIDN, NIDK, dan NUP Registrasi Dosen Menu ini digunakan untuk pengajuan usulan nomor registrasi dosen. Sesuai Permenristekdikti 2/2016, pemberian nomor registrasi menganut azas 1 (satu) orang dosen hanya bisa memiliki 1 (satu) nomor registrasi. Nomor registrasi dosen terdiri dari 10 (sepuluh) digit dengan 2 digit pertama adalah jenis nomor registrasi dan 8 digit berikutnya berupa nomor yang dapat digunakan untuk membedakan antara dosen yang satu dengan lainnya. Aturan kodifikasi nomor registrasi dosen adalah sebagai berikut : Jenis Kodifikasi Keterangan NIDN : 00-XXXXXXXX s.d. 87-XXXXXXXX Rentang 20-XXXXXXXX s.d. 87-XXXXXXXX digunakan untuk dosen tetap PT selain Kemristekdikti. NIDK : 88-XXXXXXXX Rentang ini digunakan untuk dosen khusus / dosen dengan perjanjian kerja NUP : 97-XXXXXXXX Tutor 98-XXXXXXXX 99-XXXXXXXX Instruktur Dosen Tidak Tetap Tabel 2 Kodifikasi Nomor Registrasi Dosen berdasarkan Permenristekdikti No. 2 tahun Registrasi NIDN Untuk memperoleh NIDN, perguruan tinggi mengajukan permohonan kepada Direktur Jenderal Sumber Daya Ilmu Pengetahuan, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (melalui laman PDDikti) dengan menyampaikan dokumen berupa: 1. Kartu Tanda Penduduk (KTP).

5 2. Surat keputusan pengangkatan sebagai Dosen. Dosen yang berstatus sebagai pegawai negeri sipil dapat menunjukkan Surat Keputusan yang ditetapkan oleh pihak yang berwenang. Untuk PTS, surat keputusan dikeluarkan oleh ketua yayasan atau pemimpin PTS atau pejabat yang diberikan kewenangan. 3. Surat perjanjian kerja sebagai Dosen Penuh Waktu: a. Aparatur Sipil Negara dengan status Pegawai Negeri Sipil harus menyerahkan salinan Keputusan sebagai Pegawai Negeri Sipil. Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) harus menyerahkan salinan perjanjian kerja. b. Dosen Penuh Waktu pada PTS harus menyerahkan perjanjian kerja yang ditandatangani oleh kedua belah pihak dan bermeterai cukup. 4. Ijazah minimum Program Magister untuk mengajar di Program Diploma atau Program Sarjana/Sarjana Terapan, ijazah Program Doktor untuk mengajar di Program Magister/Magister Terapan dan Program Doktor/Doktor Terapan. Bagi lulusan perguruan tinggi luar negeri dibuktikan dengan keputusan penyetaraan yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. 5. Surat keterangan dari pemimpin perguruan tinggi yang menyatakan bahwa Dosen tersebut aktif melaksanakan Tridharma perguruan tinggi. 6. Surat keterangan sehat jasmani dan rohani dari rumah sakit minimum tipe C. 7. Surat keterangan bebas narkotika dari rumah sakit. 8. Surat Pernyataan dari pemimpin perguruan tinggi yang menyatakan bahwa informasi yang ada dalam dokumen yang diusulkan adalah benar. 9. Pas photo ukuran 4 x 6. Pengajuan NIDN dilakukan melalui menu [Pendidik] [Registrasi Dosen]. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu [Pendidik], kemudian pilih sub-menu [Registrasi Dosen] untuk menampilkan laman Manajemen Usulan Nomor Registrasi Dosen Baru (Gambar 2). Gambar 2 Laman Manajemen Usulan Nomor Registrasi Dosen Baru

6 2. Pilih jenis usulan yang diajukan (NIDN), kemudian tekan tombol [Buat Usulan Baru] untuk menampilkan form usulan seperti pada Gambar Lengkapi data ajuan Profil Dosen (kolom yang bertanda *, wajib diisi) pada form tersebut, kemudian tekan tombol [Simpan]. Gambar 3 Form Isian Usulan Nomor Registrasi Dosen 4. Usulan registrasi dosen ini harus dilengkapi dengan dokumen pendukung Profil Dosen sesuai persyaratan. Dokumen tersebut diunggah melalui kolom Dokumen Pendukung dengan penjelasan sebagai berikut : a. Jenis Dokumen : jenis persyaratan dokumen yang akan diunggah, b. Deskripsi : berikan penjelasan singkat dan jelas tentang dokumen yang diunggah, misal: KTP no c. Pilih File : pilih file hasil scan berwarna dari dokumen sah (bukan fotokopi) sesuai dengan jenis dokumen. (sebaiknya dalam bentuk PDF atau JPEG). Khusus untuk foto harus dalam bentuk JPEG. d. Tekan tombol [Unggah File] untuk mengunggah dokumen pendukung tersebut.

7 e. Lakukan langkah 4a s.d. 4d untuk seluruh dokumen pendukung yang dipersyaratkan (perhatikan informasi jenis dokumen yang wajib diupload). f. Seluruh dokumen pendukung terkait usulan ini yang telah diunggah akan ditampilkan pada tabel yang tersedia. Untuk mengunggah ulang jenis dokumen yang sama atau menghapus dokumen pendukung tersebut, gunakan tombol aksi [Hapus File][ ] yang tersedia. 5. Jika seluruh dokumen pendukung telah diunggah, akan muncul tombol [Lanjut >]. Tekan tombol tersebut untuk berpindah ke form Penugasan/Homebase Dosen (Gambar 4). Gambar 4 Form Penugasan/Homebase Dosen 6. Pada form Penugasan/Homebase Dosen, lengkapi data penugasan dosen (kolom yang bertanda *, wajib diisi) berdasarkan SK Pengangkatan sebagai Dosen Tetap. Kemudian tekan tombol [Simpan]. 7. Dokumen pendukung data penugasan, diunggah melalui kolom Dokumen Pendukung yang tersedia dengan langkah-langkah seperti 4a s.d. 4d. 8. Jika seluruh dokumen pendukung telah diunggah, akan muncul tombol [Lanjut >]. Tekan tombol tersebut untuk berpindah ke laman Riwayat Pendidikan (Gambar 5).

8 Gambar 5 Form Riwayat Pendidikan 9. Pada form Riwayat Pendidikan, tekan tombol [Tambah Pendidikan] untuk menampilkan form isian Riwayat Pendidikan (Gambar 6). Lengkapi data penugasan dosen (kolom yang bertanda *, wajib diisi) berdasarkan SK Pengangkatan sebagai Dosen Tetap. Kemudian tekan tombol [Simpan]. Gambar 6 Form Isian Riwayat Pendidikan

9 10. Dokumen pendukung data penugasan, diunggah melalui kolom Dokumen Pendukung Riwayat Pendidikan (Gambar 7) yang tersedia dengan langkah-langkah seperti 4a s.d. 4d. Gambar 7 Form Unggah Dokumen Pendukung Riwayat Pendidikan 11. Jika dokumen pendukung Riwayat Pendidikan telah diunggah, akan muncul tombol [Lanjut >]. Tekan tombol tersebut untuk berpindah ke laman Riwayat Jabatan Fungsional (Gambar 8). Gambar 8 Form Riwayat Jabatan Akademik Dosen (Jabatan Fungsional)

10 Gambar 9 Form Unggah Dokumen Pendukung Jabatan Akademik Dosen 12. Form Riwayat Jabatan Fungsional digunakan untuk melengkapi data jabatan akademik dosen. Jika dosen tersebut belum memiliki jabatan akademik, tekan tombol [Lanjut >] untuk menuju form [Riwayat Kepangkatan] (Gambar 10). Jika dosen tersebut memiliki jabatan akademik, isikan Nama Jabatan Akademik, Nomor SK dan TMT SK pada kolom yang tersedia (kolom yang bertanda *, wajib diisi) berdasarkan SK Jabatan Akademik yang dimiliki, kemudian tekan tombol [Simpan]. Data Jabatan Akademik tersebut akan ditampilkan pada tabel Riwayat Jabatan Akademik yang tersedia. Pada setiap data jabatan akademik tersebut, terdapat tombol aksi [Unggah File][ ] untuk menampilkan form Unggah Dokumen Pendukung Jabatan Akademik (Gambar 9). Unggah scan dokumen yang sah dan sesuai dengan langkah-langkah seperti pada langkah 4a s.d. 4d. 13. Jika Riwayat Jabatan Akademik Dosen telah dilengkapi beserta dokumen pendukungnya, tekan tombol [Lanjut >] tersebut untuk berpindah ke laman Riwayat Kepangkatan (Gambar 10). 14. Form Riwayat Kepangkatan digunakan untuk melengkapi data kepangkatan dosen (SK Pangkat untuk dosen PNS Kemristekdikti atau SK Inpassing Pangkat untuk dosen Non-PNS). Jika dosen tersebut belum memiliki kepangkatan, tekan tombol [Lanjut >] untuk menuju form [Riwayat Sertifikasi] (Gambar 12). Jika dosen tersebut memiliki riwayat kepangkatan, isikan Nama Pangkat/Golongan, Nomor SK, tanggal SK, TMT SK pada kolom yang tersedia (kolom yang bertanda *, wajib diisi) berdasarkan SK Kepangkatan yang dimiliki, kemudian tekan tombol [Simpan]. Data Kepangkatan tersebut akan ditampilkan pada tabel Riwayat Kepangkatan yang tersedia. Pada setiap data kepangkatan tersebut, terdapat tombol aksi [Unggah File][ ] untuk menampilkan form Unggah Dokumen Pendukung Kepangkatan (Gambar 11). Unggah scan dokumen yang sah dan sesuai dengan langkah-langkah seperti pada langkah 4a s.d. 4d. 15. Jika Riwayat Kepangkatan Dosen telah dilengkapi beserta dokumen pendukungnya, tekan tombol [Lanjut >] tersebut untuk berpindah ke laman Riwayat Sertifikasi (Gambar 12).

11 Gambar 10 Form Riwayat Kepangkatan Gambar 11 Form Unggah Dokumen Pendukung Kepangkatan 16. Form Riwayat Sertifikasi digunakan untuk melengkapi data riwayat sertifikasi yang dimiliki dosen (Sertifikat Pendidik dan atau Sertifikat Asesor Dosen (Beban Kerja Dosen)). Jika dosen tersebut belum memiliki sertifikat tersebut, tekan tombol [Selesai] untuk menuju laman Manajemen Usulan Dosen Baru (Gambar 14) atau tekan tombol [Kembali] untuk melakukan perbaikan di form sebelumnya.

12 Jika dosen tersebut memiliki riwayat sertifikasi, isikan data yang diperlukan pada kolom yang tersedia (kolom yang bertanda *, wajib diisi) berdasarkan sertifikat yang sesuai, kemudian tekan tombol [Simpan]. Data sertifikasi tersebut akan ditampilkan pada tabel Riwayat Sertifikasi yang tersedia. Pada setiap data sertifikasi tersebut, terdapat tombol aksi [Unggah File][ ] untuk menampilkan form Unggah Dokumen Pendukung Sertifikasi (Gambar 13). Unggah scan dokumen yang sah dan sesuai dengan langkahlangkah seperti pada langkah 4a s.d. 4d. 17. Jika Riwayat Sertifikasi telah dilengkapi beserta dokumen pendukungnya, tekan tombol [Selesai] untuk menuju laman Manajemen Usulan Dosen Baru (Gambar 14). Gambar 12 Form Riwayat Sertifikasi

13 Gambar 13 Form Unggah Dokumen Pendukung Sertifikasi 18. Draft usulan yang sudah dibuat ditampilkan pada tabel di laman Manajemen Usulan Dosen Baru. Pada setiap usulan tersebut terdapat 4 macam tombol aksi seperti pada tabel.... Tekan tombol untuk menampilkan draft usulan yang akan diajukan untuk validasi (Gambar 15). Jika semua data ajuan sudah lengkap sesuai persyaratan dan sudah dilengkapi dengan dokumen pendukung yang sah dan sesuai, tekan tombol untuk mengajukan usulan tersebut. Usulan tersebut akan dipindahkan dari tab Draft ke tab Diusulkan. Untuk menambahkan usulan baru, lakukan seperti pada langkah 1 s.d. 18. Secara periodik, operator PT dapat memantau perkembangan dari usulan tersebut melalui tab-tab yang tersedia seperti pada penjelasan di tabel... Gambar 14 Laman Manajemen Usulan Nomor Registrasi Dosen (Pengajuan)

14 Gambar 15 Laman Detail Usulan Nomor Registrasi Dosen Registrasi NIDK Untuk memperoleh NIDK, perguruan tinggi mengajukan permohonan kepada Direktur Jenderal Sumber Daya Ilmu Pengetahuan, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (melalui laman PDDikti) dengan menyampaikan dokumen berupa: 1. Kartu identitas (KTP); 2. Keputusan pengangkatan sebagai dosen yang diangkat pemimpin perguruan tinggi atau Ketua Yayasan berdasarkan perjanjian kerja. 3. Surat perjanjian kerja sebagai dosen yang ditandatangani oleh dosen dan pemimpin perguruan tinggi dan bermeterai cukup. Perjanjian kerja paling sedikit memuat tentang lama perjanjian, hak, kewajiban dan sanksi. 4. Ijazah minimum Program Magister untuk mengajar di Program Diploma atau Program Sarjana/Sarjana Terapan, ijazah Program Doktor untuk mengajar di Program Magister/Magister Terapan dan Program Doktor/Doktor Terapan. Bagi lulusan perguruan tinggi luar negeri dibuktikan dengan keputusan penyetaraan yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi. 5. Sehat jasmani dan rohani dari rumah sakit minimum tipe C. 6. Surat keterangan bebas narkotika dari rumah sakit. 7. Surat ijin dari pimpinan instansi induknya (Menteri, Kepala Lembaga, Kepala Staf TNI, Kepala Polri, Kepala Daerah, Direktur Utama) atau yang diberikan kewenangan oleh pimpinan tersebut, jika yang bersangkutan masih sebagai pegawai atau karyawan aktif.

15 8. Surat keterangan mengajar dan jadwal mengajar dari pemimpin perguruan tinggi paling sedikit 4 (empat) sks dalam 1 (satu) semester per tahun. 9. Surat Pernyataan dari pemimpin perguruan tinggi yang menyatakan bahwa informasi yang ada dalam dokumen yang diusulkan adalah benar. 10. Pas photo ukuran 4 x Bagi dosen berkewarganegaraan asing melampirkan: a. izin kerja di Indonesia dari pemerintah Indonesia; b. surat keterangan jabatan akademik paling rendah associate professor dari instansi yang berwenang di negara asal; dan c. bukti 3 (tiga) publikasi internasional dalam jurnal internasional bereputasi. Secara umum, langkah-langkah pengajuan NIDK serupa dengan pengajuan NIDN, hal yang membedakan adalah persyaratan data dan dokumen pendukung yang diperlukan. Pengajuan NIDK dilakukan melalui menu [Pendidik] [Registrasi Dosen]. Secara ringkas, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Pilih jenis usulan yang diajukan (NIDK), kemudian tekan tombol [Buat Usulan Baru] untuk menampilkan form usulan pengajuan NIDK dengan tampilan serupa pada Gambar Lengkapi data ajuan Profil Dosen (kolom yang bertanda *, wajib diisi) pada form tersebut, kemudian tekan tombol [Simpan]. 3. Langkah selanjutnya adalah melengkapi data dan dokumen pendukung usulan pengajuan NIDK tersebut. Silakan merujuk ke langkah pengajuan NIDN pada bagian Data pendukung yang harus dilengkapi pada pengajuan NIDK adalah data Penugasan/Homebase Dosen, Ijin Instansi Asal, Kontrak Kerja, Riwayat Pendidikan, Riwayat Jabatan Fungsional, dan Riwayat Kepangkatan Registrasi NUP Untuk memperoleh NUP, pemimpin perguruan tinggi mengajukan permohonan NUP kepada Direktur Jenderal (melalui laman PDDikti) dengan menyampaikan dokumen berupa: 1. Keputusan pengangkatan dari pemimpin perguruan tinggi atau Ketua Yayasan sebagai Dosen Tidak Tetap, Instruktur atau Tutor. Surat keputusan dapat dikeluarkan oleh pimpinan PT atau Pimpinan Yayasan. 2. Perjanjian kerja sebagai Dosen Tidak Tetap, Tutor, atau Instruktur. Perjanjian kerja harus ditanda tangani oleh kedua belah pihak dan bermeterai cukup. 3. Memiliki kualifikasi akademik yang dibuktikan dengan ijazah pada seluruh jenjang pendidikan tinggi yang telah ditempuh dan/atau keputusan penyetaraannya. Bagi lulusan perguruan tinggi luar negeri dibuktikan dengan keputusan penyetaraan yang diterbitkan oleh Direktur Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. 4. Mengajar paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) semester yang dibuktikan dengan surat keterangan dari pimpinan perguruan tinggi. 5. Surat keterangan sehat jasmani dan rohani dari rumah sakit minimum tipe C. 6. Surat keterangan bebas narkotika dari rumah sakit. 7. Surat Pernyataan dari pimpinan perguruan tinggi yang menerangkan bahwa informasi yang ada dalam dokumen yang diusulkan adalah benar. 8. Pas photo ukuran 4 x 6.

16 Secara umum, langkah-langkah pengajuan NUP serupa dengan pengajuan NIDN, hal yang membedakan adalah persyaratan data dan dokumen pendukung yang diperlukan. Pengajuan NUP dilakukan melalui menu [Pendidik] [Registrasi Dosen]. Secara ringkas, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Pilih jenis usulan yang diajukan (NUP), kemudian tekan tombol [Buat Usulan Baru] untuk menampilkan form usulan pengajuan NIDK dengan tampilan serupa pada Gambar Lengkapi data ajuan Profil Dosen (kolom yang bertanda *, wajib diisi) pada form tersebut, kemudian tekan tombol [Simpan]. 3. Langkah selanjutnya adalah melengkapi data dan dokumen pendukung usulan pengajuan NUP tersebut. Silakan merujuk ke langkah pengajuan NIDN pada bagian Rekapitulasi Rekap Pelaporan PDDikti Berisikan rekapitulasi persentase pelaporan PDDikti seluruh PT dan prodi di Indonesia yang terdata di PDDikti, seperti dapat diakses di laman public. 2.3 Manajemen Setting Akses (User) Menu ini digunakan untuk menambahkan user baru untuk mengakses laman PDDikti PT ataupun ke aplikasi Feeder di masing-masing PTS. Terdapat 2 macam kategori user, yaitu user admin PT dan user admin prodi. User admin prodi memiliki kewenangan terbatas untuk melakukan pengelolaan pelaporan feeder pada suatu prodi tertentu. Proses sinkronisasi hanya dapat dilakukan oleh user admin PT. 2.4 Pelaporan Pengajuan Perbaikan Pelaporan PDDikti Dilakukan dengan membuat surat resmi Permohonan Pembukaan Periode Pelaporan dan ditujukan ke Koordinator Kopertis Wilayah VII yang ditandatangani oleh pimpinan PT dan distempel basah. Isi surat harus memuat secara jelas periode pelaporan dan nama prodi yang diajukan perbaikannya. Cara pengajuan :

17 Membuat usulan baru

18 2.4.2 Generate Prefill Data Prefil adalah paket data yang berisikan data terakhir yang sudah dilaporkan oleh PT ke PDDikti. Data ini diperlukan untuk melakukan inisialisasi data awal pada instalasi aplikasi Feeder Sinkronisasi Offline Digunakan untuk melakukan proses sinkronisasi / upload ke PDDikti jika akses internet tidak tersedia untuk melakukan sinkronisasi secara online.

19