PENETAPAN, TUGAS DAN WEWENANG DOSEN PENASEHAT MAHASISWA (DPM)

Transkripsi

1 Kampus Ketintang Surabaya web site : No. PM/03/GPM/FMIPA Nomor Revisi : Tanggal Terbit : Disusun oleh : Disetujui oleh : Nama Dr. Fida Rachmadiarti, M. Kes. Nama Prof. Dr. Suyono, M. Pd. Jabatan Ketua Gugus Penjaminan Mutu Jabatan Dekan FMIPA Unesa Hanya salinan terkendali yang mendapatkan perbaikan, jika ada perubahan dokumen

2 2 dari 5 1. TUJUAN Prosedur ini sebagai pedoman Penetapan Dosen Penasehat Mahasiswa (DPM) di lingkungan FMIPA Unesa, beserta tugas dan wewenangnya. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini dimulai dari penetapan DPM beserta nama-nama mahasiswa yang menjadi tanggungjawabnya pada masing-masing Jurusan/Prodi hingga terbitnya SK Dekan FMIPA dalam bentuk SK Dosen Penasehat Mahasiswa (DPM). DPM bertugas untuk membimbing/membantu mengatasi permasalah mahasiswa terkait akademik dan nonakademik. DPM berwenang dan bertanggung jawab atas kelancaran proses administrasi terkait akademik. 3. REFERENSI 3.1. Buku Pedoman Unesa 3.2. Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 7.1.2, 8.1, DEFINISI 4.1 Dekan : Pimpinan Fakultas yang memberikan tugas kepada DPM dalam bentuk Keputusan Dekan. 4.2 Wakil Dekan Bidang Akademik dan Alumni : Pimpinan Fakultas yang bertanggungjawab pada bidang akademik dan alumni. 4.3 Ketua Jurusan : Pimpinan Jurusan yang bertugas mengusulkan nama DPM kepada Dekan untuk diterbitkan Keputusan Dekan. 4.4 Ketua Program Studi : Pimpinan Program Studi yang bertugas menentukan nama DPM dan mahasiswa pada Program Studi yang bersangkutan untuk dilaporkan kepada Ketua Jurusan. 4.5 DPM : Dosen tetap sesuai SK Dekan yang mempunyai wewenang untuk memberikan pertimbangan, petunjuk, nasehat dan persetujuan kepada sejumlah mahasiswa bimbingannya dalam menentukan rencana studi. 4.6 Kepenasehatan : Suatu kegiatan yang dilakukan di luar jadwal perkuliahan, melalui kesepakatan pribadi dosen dengan mahasiswa untuk membantu tercapainya hasil belajar yang maksimal.

3 3 dari 5 5. PENANGGUNG JAWAB 5.1 Dekan : Bertanggung jawab mengesahkan SK Dosen Penasehat Mahasiswa pada semester berjalan di lingkungan FMIPA Unesa atas dasar usulan Kajur. 5.2 Kajur/Kaprodi : Bertanggung jawab menetapkan nama DPM serta nama-nama mahasiswa yang menjadi tanggungjawabnya. 5.3 Sub bag Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni : menghimpun seluruh daftar DPM yang disampaikan oleh masing-masing Jurusan/Prodi serta mengusulkan draft SK Dosen Penasehat Mahasiswa pada semester berjalan kepada Wakil Dekan I yang selanjutnya disahkan oleh Dekan. 6. KETENTUAN UMUM 6.1 DPM berkewajiban memberikan gambaran serta memberikan pemahaman yang baik terkait perencanaan serta kelancaran studi kepada mahasiswa, minimal 3 (tiga) kali dalam satu semester yang dicatat dalam Kartu Kepenasehatan meliputi kontrak belajar dan konsultasi permasalahan selama perkuliahan. Rekapitulasi pembimbingan diserahkan sebagai laporan kepada Kaprodi pada setiap akhir semester. 6.2 DPM wajib mengecek jumlah SKS mahasiswa bimbingannya yang akan memprogram skripsi, IPK, dan jumlah SKS mata kuliah yang bernilai D. 6.3 DPM wajib membuat catatan khusus terhadap mahasiswa yang terkendala dalam proses studinya serta menyampaikan ke Kaprodi terkait. 6.4 DPM memberikan nasehat akademik kepada mahasiswa untuk memilih dan mengikuti kegiatan kemahasiswaan pada saat kepenasehatan, menandatangani KRP (Kartu Rencana Prestasi), melakukan validasi KHP (Kartu Hasil Prestasi) dan TKM (Transkrip Kegiatan Mahasiswa). 6.5 DPM wajib memantau keterlaksanaan penelitian mahasiswa yang berkaitan dengan penulisan skripsinya.

4 4 dari DPM wajib memvalidasi kegiatan-kegiatan akademik dan non-akademik mahasiswa yang tercantum dalam kartu rencana prestasi mahasiswa yang akan mendaftar yudisium. 6.7 DPM wajib melakukan pengecekan transkrip nilai mahasiswa yang akan mendaftar yudisium. 6.8 Pada beberapa kasus apabila DPM berhalangan tetap (pensiun, dipindah) dan tidak tetap (cuti, tugas belajar) maka tanggungjawabnya dialihkan ke dosen yang lain oleh Kaprodi. 7. URAIAN PROSEDUR 7.1 Kajur menyelenggarakan rapat terkait dengan penetapan DPM beserta nama-nama mahasiswa. 7.2 Hasil dari rapat terkait dengan penetapan DPM kemudian dikirim ke sub bagian pendidikan untuk dilakukan pemrosesan. 7.3 Sub bagian akademik, kemahasiswaan, dan alumni menyusun draft SK Dosen Penasehat Mahasiswa berdasarkan masukan dari masing-masing Jurusan. 7.4 Draft SK selanjutnya disampaikan ke Dekan FMIPA Unesa untuk disahkan. 7.5 Dekan FMIPA Unesa mengesahkan SK Dosen Penasehat Mahasiswa untuk masingmasing Jurusan pada semester berjalan. 7.6 SK Dosen Penasehat Mahasiswa yang telah disahkan oleh Dekan selanjutnya didistribusikan oleh sub bagian akademik, kemahasiswaan dan alumni ke masingmasing Jurusan di lingkungan FMIPA Unesa. 7.7 Tembusan SK Dosen Penasehat Mahasiswa disampaikan ke pihak-pihak terkait yaitu: Rektor Unesa Wakil Rektor I, II, III Unesa Kepala BAAKPSI Unesa Kepala BAU dan Keuangan Unesa Wakil Dekan I dan II FMIPA Unesa Ketua Jurusan/Prodi se-fmipa Kabag Tata Usaha FMIPA Unesa Kasubbag Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni FMIPA Unesa

5 5 dari 5 Dosen yang bersangkutan Arsip 8. DOKUMEN TERKAIT/ ARSIP 8.1 Notulen Rapat Penentuan DPM 8.2 SK Dosen Penasehat Mahasiswa 8.3 Kartu Rencana Studi 8.4 Kontrak Belajar 8.5 Kartu Kepenasehatan 8.6 Rekapitulasi Hasil Kepenasehatan 8.7 Kartu Rencana Prestasi 8.8 Kartu Hasil Studi 8.9 Kartu Hasil Prestasi 8.10 Transkrip Kegiatan Mahasiswa 8.11 Transkrip Nilai