Buku Panduan GDMS untuk Vendor. Buku Panduan GDMS untuk Vendor

Transkripsi

1 2017 Buku Panduan GDMS untuk Vendor MAP Team Menara ERA, Lt Jl. Senen Raya No Jakarta Pusat T F February 2017 Versi 2.0

2 Daftar Isi: Daftar Isi:... 2 Sekilas Mengenai GDMS... 3 Cara Masuk kedalam Sistem GDMS... 3 Membuat PDN untuk Complete Delivery dan Partial Item Delivery... 5 Keterangan mengenai kolom yang harus diisi... 7 Pada Lembar Utama... 7 Primary dan Additional Forwarder Information:... 7 Vendor s Note... 8 Delivery Options... 8 Pada Line Items... 9 Pada Supporting Documents... 9 Membuat PDN untuk Partial Quantity Delivery Cara Mengupload Dokumen Cara melakukan konfirmasi atau reschedule tanggal pengiriman barang Melihat Rejection Letter Vendor Info And Follow Up

3 Sekilas Mengenai GDMS Goods Delivery Monitoring System atau disingkat GDMS wajib digunakan oleh Vendor untuk menyiapkan semua prasyarat yang diperlukan -- terutama dokumen dokumen pendukung -- sebelum melakukan pengiriman barang. Dengan menggunakan GDMS, maka diharapkan proses pengiriman barangnya menjadi cepat, teratur dan lancar tak terkendala. Sistem ini menggantikan sistem Pre Delivery Notification yang sebelumnya diterapkan secara manual. Cara Masuk kedalam Sistem GDMS Sebelum mulai menggunakan Goods Delivery Monitoring System (GDMS) ini, Anda harus masuk melalui dan selanjutnya mengisi Vendor No. dan PO No. yang sesuai dengan yang tertera pada PO tercetak yang anda telah terima. Jangan lupa masukkan code captcha sesuai dengan tampilannya. Terhitung sejak 22 Juni 2015, ada beberapa perubahan pada sistem GDMS yang berdampak kepada cara Vendor masuk kedalam Sistem GDMS: Jika Anda adalah Vendor yang telah terdaftar sebelum tgl 22 Juni 2015, maka Anda akan mendapatkan Nomor Vendor baru (akan tertera pada PO yang anda terima setelah 22 Juni 2015), sehingga Anda akan memiliki 2 Nomor Vendor: baru (6-digit) dan lama (7 digit). Untuk masuk kedalam sistem GDMS, Anda boleh menggunakan Nomor Vendor lama maupun Nomor Vendor baru pada kolom input Vendor No. ; Sistem mampu mendeteksi kedua nomor tsb sebagai nomor Anda yang valid. Jika Anda adalah Vendor yang baru terdaftar setelah tgl 22 Juni 2015, maka Anda hanya akan mendapatkan/memiliki satu Nomor Vendor saja yang panjangnya 6-digit, yang harus anda gunakan pada kolom input Vendor No. untuk masuk kedalam Sistem GDMS. 3

4 Setelah login, maka anda akan masuk ke Lembar PDN (Pre Delivery Notification). Akan tampil satu PO yang sesuai dengan yang anda masukkan pada saat login. Klik tanda + disebelah PO No. Maka akan tampil sbb: Oleh karena belum ada PDN yang dibuat untuk PO tersebut, maka pada tampilan tertulis No data to display. 4

5 Membuat PDN untuk Complete Delivery dan Partial Item Delivery Untuk membuat PDN baru, klik tanda di sebelah kiri PO Item. Maka akan tampil sbb: Isilah semua kolom kolom selengkap lengkapnya, info yang dibutuhkan adalah: Vendor Information (hanya bila diperlukan tambahan untuk pemberitahuan status PDN) Forwarder Information beserta estimasi tanggal penerimaannya (Planned Rcvd. Date) PO Item yang akan dikirimkan, beserta informasi berat dan dimensinya yg wajib diisi Dokumen pendukung (Supporting Documents) Catatan dari Vendor (Vendor s Note) 5

6 Bilamana semua info sudah dimasukkan, maka klik tombol dan statusnya akan berubah menjadi, maka PDN akan terkirimkan menunggu approval dari Receiving. Catatan Perubahan per 29 Desember 2015: Bilamana Anda adalah Vendor yang telah terdaftar sebelum 22 Juni 2015, maka akan tampil sbb: Perhatikan bahwa Nomor Vendor yang ditampilkan di kolom Company Name adalah Nomor Vendor Anda yang baru. Jika anda layangkan pointer pada x, maka akan tampil informasi mengenai nomor Vendor lama anda. Anda dapat menggunakan Nomor Vendor yang baru maupun Nomor Vendor yang lama tersebut untuk masuk kedalam Sistem GDMS. Sistem mampu mendeteksi kedua nomor tersebut sebagai nomor Vendor Anda yang valid. 6

7 Keterangan mengenai kolom yang harus diisi Pada Lembar Utama Primary dan Additional Kolom Additional diisi bilamana Vendor menginginkan pemberitahuan untuk PDN tersebut juga dikirimkan -- selain ke utama (Primary ) -- ke tambahan (maksimal 2 tambahan). Catatan: Setiap tahapan perubahan status dari PDN akan diinformasikan melalui kepada semua pihak terkait (Vendor, Expeditor, QA/QC, Receiving, dll). Bilamana mendapatkan pesan dan muncul tanda merah seperti diatas, harap periksa kembali apakah informasi tersebut diatas sudah diisi dan sesuai dengan format penulisan . Forwarder Information: Forwarder Information diisi jika menggunakan jasa Forwarder. Note: Planned Received Date wajib diisi, walau tidak menggunakan jasa forwarder. Tanggal tersebut merupakan estimasi Vendor mengenai kapan barang akan diterima. Dalam proses selanjutnya, tanggal tersebut akan dijadwalkan kembali oleh Receiving. Delivery Destination ditentukan oleh Sistem dan tidak dapat dirubah oleh Vendor. Catatan : Vendor Commitment wajib di pilih, bertujuan agar vendor berkomitmen pada Planned Received Date untuk barang diterima sesuai jadwal oleh Receiving. 7

8 Vendor s Note Disini tempat untuk Vendor berkomunikasi dengan Receiving atau QA/QC. Segala hal yang perlu diberitahu kepada Receiving atau QA/QC perlu dituliskan disini sebelum melakukan Submit. Catatan: Klik Save Note untuk menyimpan note yang telah anda buat dan Klik Send Note as untuk mengirim percakapan antar Vendor dan Warehouse yang akan dikirim melalui yang terdapat di PDN. Delivery Options Sistem GDMS secara default sudah memilihkan pengiriman lengkap (Complete Delivery). Bilamana anda ingin melakukan pengiriman sebagian, maka pilih pilihlah PO Item yang akan dikirim. Catatan: Partial Quantity Delivery tidak dapat dipilih. Sistem akan melakukan pemilihan otomatis berdasarkan adanya perbedaan pada jumlah barang yang ditulis di PDN dengan jumlah barang yang tertulis pada PO. Untuk melakukan pengiriman secara Partial Quantity Delivery, harap lihat bagian Membuat PDN untuk Partial Quantity Delivery, lalu 8

9 Pada Line Items Pilihlah PO Item yang akan dikirim. Sistem GDMS secara default sudah memilihkan pengiriman lengkap (Complete Delivery). Bilamana anda ingin melakukan pengiriman sebagian, maka pilih, lalu pilihlah PO Item yang akan dikirim. Untuk PO Item yang dipilih, Weight (Kg), Material Dimension dan Pallet/Carton Dimension wajib diisi (akan muncul tanda merah seperti diatas bila tidak diisi). Contoh: Weight (Kg) : 20, Material Dim. (PxLxT) (Cm): 120x60x40, Pallet/Carton Dim. (PxLxT) (Cm): 150x100x60. Catatan: bilamana mendapatkan pesan, harap periksa kembali apakah informasi tsb diatas sudah diisi pada PO Item yang lain (PO Item 20, 30, dst). Pada Supporting Documents Dokumen Pendukung seperti sertifikat, foto barang, dll yang dibutuhkan sebagai prasyarat sebelum melakukan pengiriman barang, dapat dilampirkan disini. Bilamana anda berhasil melakukan upload dokumen, maka tampilannya akan seperti berikut: Catatan: untuk detil cara mengupload dokumen, harap lihat bagian Cara Mengupload Dokumen dan terdapat informasi mengenai total Support Document yang sudah di Upload pada PDN. 9

10 Membuat PDN untuk Partial Quantity Delivery Pengiriman secara sebagian -- dengan jumlah yang berbeda dengan yang tertulis pada PO -- sangat tidak dianjurkan. Namun bilamana kondisinya terpaksa, maka Partial Quantity Delivery dapat dilakukan dengan syarat mendapatkan Surat Persetujuan dari user s Manager PHEWMO yang berisikan persetujuan mengenai PO Item serta jumlah yang akan dikirimkan. Bilamana pada PO diperbolehkan untuk melakukan Partial Quantity Delivery, maka PO tersebut dapat menjadi pengganti Surat Persetujuan yang dimaksud diatas. Prasyarat untuk membuat PDN Partial Quantity Delivery adalah: 1. Melampirkan (mengupload) Surat Persetujuan (Approval Letter) pada PDN 2. Merubah jumlah (Quantity) barang yang akan dikirim pada Line Items supaya sesuai dengan yang tertera pada Surat Persetujuan. Berikut langkah yang harus dilakukan: 1. Melampirkan (mengupload) Surat Persetujuan (Approval Letter) pada PDN Klik pada Approval Letter, maka akan tampil: 10

11 Tekan tombol Upload Letter, Maka akan tampil sbb: Klik, lalu klik Browse untuk memilih Filenya, lalu klik Upload untuk mengunduh Surat Persetujuan tersebut kedalam sistem. Setelah File terupload, klik Add. Maka status Partial Quantity Approval Letter akan berubah menjadi Pada posisi ini, Vendor sudah dapat memasukkan perubahan jumlah barang pada PO Item yang manapun. Pastikan perubahan jumlah barang tersebut sesuai dengan yang ada di Approval Letter. Catatan: Dimana saya bisa melihat Approval Letter yang sudah saya upload? Approval Letter tersebut dapat dilihat pada Supporting Document 11

12 2. Merubah jumlah (Quantity) barang yang akan dikirim pada Line Items supaya sesuai dengan yang tertera pada Surat Persetujuan. Pastikan bahwa pada PDN ini sudah bisa dilakukan perubahan jumlah barang. Tandanya sbb: Lakukan perubahan pada PO Item yang diinginkan. Contoh: PO Item 10 dgn Qty 100, dirubah menjadi Qty 30: Perhatikan bahwa: Rem. Qty berubah menjadi 70, artinya masih ada 70 lagi yang belum diurus untuk pengirimannya. Delivery Options otomatis berubah menjadi Partial Quantity Delivery. (vendor tidak dapat merubah tanda Partial Quantity Delivery. Sistem akan mendeteksi perubahan jumlah yang dilakukan oleh vendor dan menandai secara otomatis) 12

13 Cara Mengupload Dokumen Utk cara mengupload dokumen, klik tanda, lalu klik, maka akan tampil: Catatan : Format file yang dapat di Upload (.pdf,.jpg,.jpeg,.png,.gif ) Klik Browse, maka akan tampil Pilih file yang akan diunduh, klik Open, maka akan tampil 13

14 Isilah Nama Dokumen dan penjelasannya, lalu klik Upload, maka akan tampil: Klik Add untuk menambahkan dokumen tsb pada PDN, maka akan tampil: Catatan : terdapat informasi mengenai berapa jumlah Document yang sudah di Upload. 14

15 Cara melakukan konfirmasi atau reschedule tanggal pengiriman barang Setelah Receiving melakukan penjadwalan pengiriman barang (Delivery Date Scheduling), maka PDN akan berstatus. Catatan: Receiving sewaktu waktu dapat melakukan finalisasi tanggal pengiriman tanpa menunggu Vendor melakukan konfirmasi ataupun rescheduling Vendor akan mengetahuinya melalui notifikasi . Dalam posisi ini, Vendor diharapkan untuk melakukan konfirmasi terhadap tanggal tersebut, atau bilamana tanggal tersebut terkendala, maka vendor diharapkan untuk melakukan rescheduling. Caranya sbb: Pilih PDN yang jadwal pengirimannya akan dikonfirmasi atau di reschedule (berstatus Delivery Date Scheduled by RCV ). Klik, maka akan tampil: 15

16 Klik, maka akan tampil: Klik Accept untuk menerima tanggal tersebut, atau Reschedule untuk melakukan merubah tanggal atau waktu pengiriman barang. Jika reschedule, maka akan tampil: Anda dapat merubah tanggal maupun waktu pengiriman barang. Klik Submit untuk melakukan rescheduling Catatan: PO Delivery Date(s) memperlihatkan semua tanggal pengiriman dari PO yang bersangkutan. Mengingat satu PO dapat memiliki beberapa PO Item dan setiap PO Item dapat memiliki PO Delivery Date yang berbeda, maka daftar ini dapat menjadi lebih dari satu, dan diurut berdasarkan yang tertua. Informasi ini berguna sebagai referensi untuk memastikan penjadwalan pengiriman tidak terlambat melebihi PO Delivery Date. 16

17 Melihat Rejection Letter Bilamana barang di reject pada saat pengiriman barang, maka Receiving akan membuatkan Rejection Letter kepada Vendor. Vendor tersebut dapat melihat Rejection Letter untuk PDN yang bersangkutan melalui menu Rejection Letters, seperti tampak pada tampilan berikut: Klik pada untuk melihat Rejection Letter tersebut: Catatan: Rejection Letter tersebut dapat dibuka, dicetak ataupun disimpan dalam format pdf. Data pendukung seperti foto, dll dapat dilihat pada Supporting Documents. 17

18 Vendor Info And Follow Up Klik Vendor Follow Up, untuk menampilkan Vendor Info dan Follow Up. Klik Response, untuk meresponse Follow Up dari Expeditor. Klik, untuk menampilkan History Follow Up antar Vendor dengan Expeditor. 18

19 Keterangan Gambar Follow Up No. Keterangan 1 Follow untuk melakukan Follow Up PO via . Pada Follow Type , terdapat 3 action : Send untuk langsung mengirimkan Follow Up via . Save As Draft : untuk menyimpan Follow Up, kemudian dapat dibuka kembali dan dikirim. Cancel : untuk membatalkan penyimpanan. Phone : untuk melakukan Follow Up Po via Phone. Others : untuk melakukan Follow Up PO diluar dari dan Phone. Pada Follow Up Type Phone & Others, terdapat 2 action : Add : untuk menambahkan Follow Up. Cancel : untuk membatalkan penyimpanan. 19

20 2 Vendor Addititonal s : Berfungsi untuk menambahkan tambahan pada Vendor. 3 Pilih Contact Person, disarankan memilih yang terdapat agar Person menerima jika Type Follow Up : , kemudian hilangkan Tanda pada Checkbox jika Contact Person kosong. 4 Memo : berfungsi untuk memberikan catatan pendukung informasi tambahan. 5 Supporting Documents : berfungsi untuk manambahkan Document informasi terkait item tersebut. 20