Petunjuk Operasional. iprocura (eprocurement)

Transkripsi

1 Petunjuk Operasional (untuk Vendor) iprocura (eprocurement)

2 Daftar Isi Keterangan tampilan dan icon-icon standard iprocura... 3 Halaman Depan Portal iprocura... 6 Umum... 7 Langkah 1: Pendaftaran Lelang... 7 Langkah 2: Dokumen Lelang Langkah 3: Prakualifikasi Langkah 4: Hasil Pra Kualifikasi Langkah 5: Undangan Rapat Penjelasan Langkah 6: Rapat Penjelasan Langkah 7: Pemasukan Penawaran Admin & Teknis Langkah 8: Pengumuman Hasil Evaluasi Langkah 9: Penawaran Harga Langkah 10: Penetapan Pemenang Langkah 11: Pengumuman Pemenang Langkah 12: Verifikasi Pemenang Langkah 13: Penerbitan SP Terbatas Langkah 1: Penyiapan Dokumen Lelang Langkah 2: Undangan Lelang Langkah 2: [Proses Selanjutnya] of 51

3 Keterangan tampilan dan icon-icon standard iprocura Berikut adalah tampilan dan icon-icon tersebut. Tampilan/Icon Deskripsi Hierarki menu. Terletak pada baris pertama dari area transaksional untuk menunjukkan hierarki menu dari layar yang ditampilkan di bawahnya Judul tab layar. Terletak pada baris kedua dari area transaksional untuk menunjukkan judul dari semua tab yang ada pada layar. Judul tab menunjukkan nama data atau nama transaksi yang ditampilkan atau dilakukan pada tab tersebut. Radio button untuk menandai record yang dipilih dari sejumlah record yang muncul. Tombol untuk memulai proses sesuai label pada tombol. Field berwarna abu-abu adalah field yang bersifat read only sehingga tidak dapat diubah isinya. Field berwarna biru muda adalah field yang bersifat mandatory sehingga harus diisi Field berwarna putih adalah field yang bersifat optional sehingga boleh dikosongkan ataupun diisi Icon untuk menampilkan pilihan isi (list of value/lov) dalam bentuk table atau grid untuk field di sebelahnya of 51

4 Tampilan/Icon Deskripsi Icon untuk menampilkan keterangan tambahan dari field sebelahnya. Icon untuk menampilkan pilihan tanggal dalam bentuk kalender. Icon untuk menampilkan record-record detil dari record of 51

5 Tampilan/Icon Deskripsi master yang dipilih Icon untuk menampilkan pilihan isi dalam bentuk drop down. Icon yang terletak dibagian bawah table/grid untuk menuju halaman table berikutnya Icon yang terletak dibagian bawah table/grid untuk menuju halaman table sebelumnya Icon yang terletak dibagian bawah table/grid untuk menuju halaman table terakhir Icon yang terletak dibagian bawah table/grid untuk menuju halaman table pertama Icon untuk menampilkan record-record detil dari record master yang dipilih. Untuk menutup current page dan kembali ke previous page Tombol untuk melakukan penambahan data baru Tombol untuk menyimpan data yang sudah diisikan di form Tombol untuk melakukan penghapusan data yang dipilih Tombol untuk menampilkan informasi detail suatu data Tombol pada step proses lelang yang menandakan proses sedang berlangsung (belum lanjt ke step berikutany) Tombol pada step proses lelang yang menandakan proses sudah selesai/close of 51

6 Halaman Depan Portal iprocura Daftar Lelang Pekerjaan yang bisa diikuti oleh vendor Klik di kolom ini, untuk melihat keterangan rinci tentang Pekerjaan dimaksud Pada halaman depan web portal iprocura, vendor dapat melihat daftar pengadaan (lelang umum) pada PT.Pelindo1 yang sedang terbuka untuk diikuti oleh vendor. Adapun untuk pengadaan jenis lelang terbatas, dikarenakan penyampaian pengumuman terbatas hanya kepada vendor-vendor tertentu saja (sesuai kualifikasi dan klasifikasi) dengan memberitahukan via vendor terkait, tidak akan muncul di halaman depan portal iprocura. Untuk melihat detail pengadaan dapat mengklik tombol tampil detil pengadaan dimaksud seperti di bawah ini: pada kolom Detail, sehingga akan of 51

7 Umum Proses lelang pada PT.Pelindo 1 dibagi 2 (dua) yaitu: lelang umum dan lelang terbatas. Pada bagian ini akan dijelaskan step-step Lelang Umum. Langkah 1: Pendaftaran Lelang Langkah-langkah pendaftaran lelang umum: 1) Pilih data lelang yang diumumkan di portal iprocura of 51

8 Klik tombol pada kolom Detail. 2) Muncul layar detail pekerjaan: of 51

9 Klik tombol 3) Muncul layar pendaftaran: Masukkan Nama User dan Password yang sudah terdaftar di sistem iprocura. Lalu tekan tombol of 51

10 Akan tampil konfirmasi: Tekan tombol Oke. 4) Tampil layar: Sampai disini, vendor sudah dinyatakan mendaftar ke pengadaan dimaksud. Selanjutnya, vendor login ke portal, untuk dapat mendownload dokumen pelelangan terkait lelang terkait dan mengupload dokumen yg dipersyaratkan. 5) Login ke portal, untuk mendownload dokumen-dokumen pengadaan: of 51

11 Jika berhasil login, akan tampil layar utama vendor login: 6) Klik menu Akan tampil semua data pengadaan yang diikuti oleh vendor yang login: of 51

12 Klik pada tombol pada kolom Proses. 7) Muncul layar progress lelang untuk data lelang tersebut: 8) Upload Dokumen Pendaftaran, dengan meng-klik tombol pada step Pendaftaran Lelang, tampil layar: 9) Klik tombol untuk mengupload dokumen pendaftaran, akan muncul layar: of 51

13 Klik pada tombol Unggah Berkas seperti ini: untuk memilih file dari local drive, akan muncul layar Double-click pada file yang dimaksud, sehingga tampil seperti: Klik tombol Tunggu beberapa saat, proses upload dokumen sedang berlangsung. Jika upload berhasil akan tampil seperti ini: of 51

14 Klik tombol Oke, dan akan kembali ke layar sebelumnya: 10) Setelah Dokumen Pendaftaran berhasil diupload, submit dokumen pendaftaran dengan meng-klik tombol konfirmasi: pada tampilan diatas, akan muncul layar Jika upload dokumen pendaftaran berhasil, maka pada form Status Pendaftaran tombol tidak muncul lagi: of 51

15 11) Verifikasi Pendaftaran oleh panitia lelang. Setelah dokumen pendaftaran disubmit vendor, pihak panitia akan memverifikasi dokumen pendaftaran. Apabila proses verifikasi oleh panitia sudah selesai apakah disetujui atau tidak disetujui, akan ada notifikasi via . Selanjutnya vendor dapat masuk lagi ke portal dan lihat step progress lelang terkait. Pada step progress lelang Pendaftaran Lelang: Jika pendaftaran DISETUJUI, maka tampilan pada layar Status Pendaftaran: Jika pendaftaran TIDAK DISETUJUI, maka tampilan pada layar Status Pendaftaran: of 51

16 Note: Jika verifikasi pendaftaran DISETUJUI, maka vendor dapat melanjutkan ke step berikutnya. Jika TIDAK DISETUJUI, vendor tidak dapat melanjutkan ke proses berikutnya. Langkah 2: Dokumen Lelang Pada step ini vendor dapat mendownload dokumen-dokumen terkait lelang terkait. Bagi vendor yang lulus verifikasi pendaftaran, maka vendor dapat mendownload dokumen lelang. Klik tombol pada step Dokumen Lelang of 51

17 akan tampil: Klik tombol-tombol pengadaan, lalu muncul layar seperti dibawah ini: pada kolom paling kanan, untuk mendownload dokumen Langkah 3: Prakualifikasi Pada step ini, vendor mengupload dokumen-dokumen yang dipersyaratkan untuk prakualifikasi of 51

18 Langkah-langkahnya: 1) Klik tombol untuk membuka form File Pra Kualifikasi, untuk mengupload dokumen yang dipersyaratkan. Berikut form File Pra Kualifikasi: 2) Pada form di atas, klik tombol pada kolom Upload, untuk mengupload dokumen yang diminta, akan tampil layar: of 51

19 Klik tombol Telusuri pada layar di atas, untuk memilih file dari folder lokasi file. Lalu klik tombol. Jika upload file berhasil, maka tampilan seperti ini: Note: Selanjutnya, pihak panitia akan memverifikasi dokumen pra kualifikasi yang diupload vendor. Hasil dari proses Pra Kualifikasi dapat dilihat pada step Hasil Pra Kualifikasi. Langkah 4: Hasil Pra Kualifikasi Apabila proses pra kualifikasi oleh panitia lelang sudah selesai, maka panitia akan mengirimkan ke vendor hasil dari proses pra kualifikasi: of 51

20 Pada progress lelang, vendor juga dapat melihat apakah dokumen pra kualifikasi sudah di verifikasi atau belum oleh panitia lelang. Klik tombol untuk membuka form Hasil Pra Kualifikasi: of 51

21 Note: Apabila Hasil Pra Kualifikasi LULUS, maka vendor akan mendapatkan undangan untuk rapat penjelasan. Jika tidak lulus, tampil seperti ini: Langkah 5: Undangan Rapat Penjelasan Bagi vendor yang LULUS pra kualifikasi, akan mendapatkan undangan via , seperti di bawah ini: of 51

22 Pada pada step progres untuk lelang terkait, seperti ini tampilannya: Klik tombol Open, akan tampil form Undangan, seperti di bawah ini: of 51

23 Adapun informasi tanggal rapat penjelasan, metode rapat (online atau offline), dstnya mengenai rapat penjelasan, detailnya ada di yang dikirim (gambar di atas). Pada step ini vendor dapat juga mendownload lagi (jika dibutuhkan) dokumen-dokumen lelang (seperti pada langkah-2): Langkah 6: Rapat Penjelasan Pada step Rapat Penjelasan ini, ada 2 (dua) metode yaitu : Metode Online dan Metode Offline. Klik tombol OPEN, akan tampil form Informasi Rapat Penjelasan, seperti di bawah ini: of 51

24 Rapat Penjelasan Metode Online 1) Tampilan form Informasi Rapat Penjelasan untuk metode rapat penjelasan Online: 2) Klik tombol, akan tampil form Forum Rapat Penjelasan: Form ini adalah forum rapat penjelasan secara online. Vendor dan panitia dapat berinteraksi secara online pada waktu yang sudah ditentukan oleh panitia. Jika waktu sudah diluar tanggal dan jam yang sudah ditentukan, maka forum otomatis close of 51

25 3) Download Berita Acara rapat penjelasan. Apabila sudah selesai rapat penjelasan, panitia akan membuat berita acara, dan pihak vendor dapat men-download di sisi portal. Klik tombol Rapat Penjelasan Metode Offline 1) Tampilan form Informasi Rapat Penjelasan untuk metode rapat penjelasan Offline: Pada rapat penjelasan metode offline, pihak vendor harus mendaftarkan nama-nama peserta yang akan ikut rapat penjelasan. Item-item yang harus dimasukkan: - Nama Peserta: nama yang akan mengikuti rapat. - Jabatan: jabatan pada perusahaan. - Keterangan: isi dengan keterangan 2) Jika sudah dimasukkan semua personal yang akan ikut rapat penjelasan, klik tombol 3) Download Berita Acara rapat penjelasan. Apabila sudah selesai rapat penjelasan, panitia akan membuat berita acara, dan pihak vendor dapat men-download di sisi portal. Klik tombol of 51

26 Langkah 7: Pemasukan Penawaran Admin & Teknis Pada step ini vendor memasukkan dokumen penawaran Administrasi dan Teknis. Klik tombol Open, akan muncul form Penawaran: Langkah-Langkah mengirim penawaran administrasi dan teknis: of 51

27 1) Masukkan nomor penawaran pada 2) Klik tombol Jika sukses menyimpan data record data penawaran, maka tampilan berubah seperti ini: Muncul tombol: Dokumen Administrasi, Dokumen Teknis, dan Kirim Penawaran. 3) Klik tombol untuk masuk ke form upload dokumen administrasi: Klik tombol Upload File, muncul layar: Klik tombol, untuk memilih file dari local folder: of 51

28 Double-click pada file dimaksud, lalu kembali ke layar: Klik pada tombol Upload. Jika berhasil, maka akan tampil seperti ini: 4) Klik tombol untuk masuk ke form upload dokumen teknis: of 51

29 Klik tombol Upload File, muncul layar: Klik tombol, untuk memilih file dari local folder: Double-click pada file dimaksud, lalu kembali ke layar: of 51

30 Klik pada tombol Upload. Jika berhasil, maka akan tampil seperti ini: Note: Lakukan upload untuk semua jenis dokumen yang diminta. Sehingga file upload, tampil seperti ini: 5) Submit penawaran Kembali ke tab, muncul form Penawaran: Submit penawaran dengan meng-klik tombol of 51

31 Langkah 8: Pengumuman Hasil Evaluasi Pengumuman hasil evaluasi akan disampaikan ke vendor melalui , yang isinya seperti di bawah ini: Vendor login ke portal, lalu cari data lelang terkait, dan pada progress lelang tersebut tampil seperti ini: of 51

32 Klik tombol Open, untuk membuka form Pengumuman Hasil Evaluasi: Pada form ini, display Informasi LULUS atau TIDAK LULUS vendor tersebut. Langkah 9: Penawaran Harga Bagi vendor yang lulus administrasi dan teknis, dapat melanjutkan ke pengiriman penawaran harga. Step Penawaran Harga seperti di bawah ini: Klik tombol Open, untuk menampillkan form Penawaran Harga: of 51

33 Langkah-langkah mengirim penawaran harga: 1) Input No.Penawaran 2) Klim tombol untuk menyimpan record penawaran. Jika sudah tersimpan, maka muncul tombol Dokumen Harga, Detail Harga Penawaran dan Kirim Penawaran: of 51

34 3) Upload dokumen penawaran Klik tombol Penawaran: pada form Penawaran di atas, akan muncul form Dokumen Upload semua dokumen yang diminta, dengan mengklik tombol kolom paling kanan, untuk upload dokumen terkait. Lakukan untuk semua dokumen yang diminta. pada Jika semua dokumen sudah terupload, maka akan tampil seperti di bawah ini: 4) Masukkan detail penawaran harga. Kembali ke tab Penawaran Lalu klik tombol, sehingga muncul layar seperti di bawah ini: of 51

35 Klik tombol unutk menyimpan data yang dimasukkan. Klik tombol untuk menyimpan data yang sudah disimpan, ke dalam file pdf. Akan muncul layar konfirmasi, akan disimpan difolder lokal: Klik tombol Oke. Kalau file sukses disimpan, dan dibuka, tampilannya seperti ini: of 51

36 File hasil download ini, dapat dijadikan file untuk diupload pada dokumen harga atau dari file yang dibuat menggunakan tool lain seperti ms excel. 5) Kirim Dokumen penawaran. Data detail penawaran yang sudah dimasukkan tadi dan dokumen yang sudah diupload tadi, harus disubmit supaya bisa dibaca oleh panitia. Kembali ke tab Penawaran, tampil form Penawaran: of 51

37 Lalu klik tombol untuk submit penawaran. NOTE: Setelah penawaran harga di submit, maka selanjutnya panita akan melakukan evaluasi, dan hasilnya dapat dilihat pada step Penetapan Pemenang. Jika pada step evaluasi teknis vendor TIDAK LULUS maka pada step ini, tampilannya seperti di bawah ini: Jika vendor TIDAK LULUS evaluasi teknis, maka tidak ada tombol-tombol untuk upload dokumen dan pemasukan rincian penawaran harga. Langkah 10: Penetapan Pemenang Pada step Penetapan pemenang, sudah diketahui siapa calon pemenang 1, pemenang 2 dan pemenang 3. Pada step ini, jika hanya ada 1 pemenang, maka dimungkinkan ada negosiasi harga antara vendor pemenang dengan panitia. Tapi apabila pemenang lebih dari 1, maka negosiasi harga akan dilakukan pada step Verifikasi Pemenang, dikarenakan pada step Verifikasi Pemenang sudah dipastikan hanya 1 pemenang of 51

38 Klik tombol untuk menampilkan form Penetapan Pemenang, seperti di bawah ini: Seperti dikatakan di atas, jika pada tahap ini hanya ada 1 pemenang, maka vendor pemenang tersebut dapat langsung melakukan negosiasi harga. Untuk melakukan negosiasi, klik tombol seperti di bwah ini:, selanjutnya akan muncul form Negosiasi Tampilan Negosiasi Online of 51

39 Batas Waktu Nego Nego ONLINE, Harga bisa diedit Tampilan Negosiasi Metode Offline Batas Waktu Nego Nego OFFLINE, Harga tdk bisa diedit NOTE: Mengenai negosiasi harga, detailnya akan dijelaskan pada step VERIFIKASI PEMENANG (Langkah 12). Pada step penetapan pemenang, apabila vendor bukan calon pemenang, maka tampilan pada step ini: of 51

40 Langkah 11: Pengumuman Pemenang Pada step ini vendor-vendor peserta akan mendapatkan notifikasi via yang menginformasi hasil lelang,bagaimana susunan pemenang lelang. Tampilan notifikasi seperti di bawah ini: Pada step progress lelang, akan tampil berupa display informasi seperti di bawah ini: of 51

41 Klik tombol, akan tampil form Pengumuman Calon Pemenang: Langkah 12: Verifikasi Pemenang Pada tahap verifikasi pemenang ini panitia dapat meminta negosiasi harga kepada vendor pemenang ke-1. Jadi ada 2 kemungkinan negosiasi harga dilakukan di tahap Verifikasi Pemenang ini karena: of 51

42 1. Karena pada tahap Penetapan Pemenang, tidak terjadi pemenang tunggal, artinya masih ada pemenang 2 dan pemenang 3, sehingga negosiasi harus dilakukan di tahap ini, karena pada tahap ini sudah ditentukan pemenang tunggal. 2. Kalaupun di tahap Penetapan Pemenang hanya ada pemenang tunggal, akan tetapi belum ada proses negosiasi pada tahap Penetapan Pemenang itu, maka negosiasi harga dapat dilakukan di tahap Verifikasi Pemenang ini. Klik tombol untuk menampilkan form Verifikasi Pemenang: Untuk vendor pemenang ke-1, maka tampilannya seperti di bawah ini: of 51

43 Klik tombol untuk masuk ke form Negosiasi. Negosiasi Harga metode Online Yang dimaksud metode negosiasi Online adalah panitia menentukan bahwa negosiasi dilakukan secara online, artinya pihak vendor secara mandiri memasukkan harga negosiasi via portal iprocura, sementara harga hasil negosiasi dapat dilihat pihak panitia. Vendor tidak perlu bertatap muka dengan pihak panitia. Tampilan form negosiasi harga secara Online: Batas waktu negosiasi Negosiasi dapat dilakukan jika masih dalam batas waktu yang sudah ditentukan panitia. Batas waktu negosiasi dapat dilihat pada gambar di atas. Vendor dapat memasukkan sendiri harga negosiasi masing-masing item lelang, lalu klik tombol Negosiasi Harga metode Offline Yang dimaksud metode negosiasi Offline adalah pihak panitia yang memasukkan harga negosiasi di aplikasi iprocura backoffice,berdasarkan hasil koordinasi atau kesepakatan of 51

44 dengan vendor. Sementara pada form negosiasi di sisi vendor (portal iprocura),vendor tidak dapat memasukkan harga negosiasi akan tetapi hanya berupa display read-only, seperti ditunjukkan tampilan di bawah ini: Read-Only / tidak bisa diedit Sementara jika proses negosiasi sudah dilakukan pada tahap Penetapan pemenang, maka tombol bawah ini: tidak muncul pada form Verifikasi Pemenang seperti ditunjukkan gambar di Note: Jika vendor bukan pemenang, maka pada step ini, tampilannya seperti di bawah ini: of 51

45 Langkah 13: Penerbitan SP3 Step ini adalah step akhir dari proses lelang. Pada step ini vendor pemenang pertama dapat mendownload Surat Penunjukan Pelaksana Pekerjaan (SP3) yang sudah dibuat oleh panitia lelang. Klik tombol, akan tampil form SP3: Vendor dapat mendownload SP3 dengan mengklik file pada label of 51

46 Note: Jika bukan pemenang, tampilan pada step ini (Penerbitan SP3) seperti di bawah ini: of 51

47 Terbatas Metode pengadaan lelang yang disebut lelang terbatas adalah dimana panitia akan mengundang (dengan mengirimkan ) beberapa vendor yang ditentukan panitia lelang. Pada prinsipnya form-form pada step lelang terbatas sama dengan form-form lelang umum, akan tetapi ada perbedaan pada tahap lelang yang disebut Undangan Lelang, dimana aktifitas pada tahap Undangan Lelang ini pihak panitia akan mengirimkan kepada vendorvendor yang memenuhi kriteria yang dipilih oleh panitia lelang, baik itu karena keunikannya atau sebab lain. Langkah 1: Penyiapan Dokumen Lelang Prinsipnya sama dengan penjelasan pada lelang di atas. Langkah 2: Undangan Lelang Pada step ini untuk lelang terbatas, pihak panitia akan melakukan pemilihan vendor dan mengirimkan undangan ( ) ke vendor yang sudah ditentukan/dipilih oleh panitia. Jika panitia sudah mengirimkan undangan lelang ke vendor-vendor terpilih, maka vendor yang terpilih akan mendapatkan notifikasi, seperti di bawah ini: of 51

48 Bagi vendor yang mendapatkan undangan lelang, dapat login ke portal iprocura. Lalu memilih lelang yang dimaksud. 1) Vendor login ke portal 2) Pilih menu Auction 3) Setelah tampil semua data lelang yang diikuti vendor tersebut: of 51

49 Pilih lelang yang dimaksud, dengan mengklik tombol pada kolom Proses. 4) Akan tampil step progress lelang: Klik tombol, akan tampil form Konfirmasi Undangan: of 51

50 Klik tombol muncul konfirmasi: untuk mendaftar lelang yang diundangkan ke vendor. Akan Jika vendor lelang. tidak ingin mengikuti/mendaftar lelang dimaksud, klik tombol. Akan tetapi vendor harus menuliskan alasan mengapa tidak mengikuti Lalu klik tombol Simpan. 5) Jika vendor mengkonfirmasi akan mengikuti lelang, maka pada step Konfirmasi Undangan vendor diminta untuk mengirimkan dokumen pendaftaran sebagai konfirmasi bahwa vendor akan mengikuti undangan, seperti tampilan di bawah ini: of 51

51 Upload data dokumen yang diminta untuk menyatakan bahwa akan mengikuti proses lelang, dengan mengklik tombol. Lalu pilih file pdf dari lokal komputer, selanjutnya lakukan upload sampai dipastikan pada kolom Download ada file yang terupload. Dan jangan lupa untuk mengklik tombol untuk memberi tahu panitia bahwa vendor sudah mengirimkan dokumen sebagai persyaratan pendaftaran. Langkah 2: [Proses Selanjutnya] Untuk proses selanjutnya, relatif sama dengan proses lelang umum dan dapat dibaca pada panduan bagian Lelang Umum di atas of 51