Petunjuk Operasional Vendor Register Vendor. iprocura (eprocurement)

Transkripsi

1 Petunjuk Operasional Vendor iprocura (eprocurement)

2 Daftar Isi 1 Pendahuluan Environment Proses Registrasi Vendor Vendor membuka url portal iprocura Menu Registrasi Vendor... 8 Step 1. Input User Name dan NPWP... 9 Step 2. Input Data Umum dan Informasi Admin... 9 Step 3. Simpan Data Umum dan Admin Vendor Step 4. Fakta Integritas Step 5. Surat Pernyataan dan submit permohonan menjadi vendor database Approval Registrasi oleh Pihak PT.Pelindo Vendor menerima notifikasi Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

3 1 Pendahuluan Proses pendaftaran untuk menjadi vendor PT.Pelindo 1 pada aplikasi iprocura (eproc) dikelola pada modul Vendor Management (VM). Pada modul VM ini dapat dilakukan, Ubah Data Vendor, dan Upgrade Status Vendor (Non-Database menjadi Database). Pada aplikasi iprocura, vendor dikelompokkan menjadi 2 (dua) yaitu Vendor Database dan Vendor Non-Database. Vendor database merupakan status yang diberikan kepada vendor dimana telah dilakukan verifikasi data oleh pihak PT.Pelindo 1, atas dokumen-dokumen yang disampaikan oleh vendor terkait. Adapun Vendor non-database merupakan status yang diberikan kepada vendor tertentu dimana tidak wajib dilakukan verifikasi data oleh pihak PT.Pelindo 1 atas dokumen yang disampaikan oleh vendor terkait. Vendor yang memilih mendaftar sebagai vendor database, akan melalui proses persetujuan dari pihak terkait di Pelindo 1 untuk mendapat sertifikat penyedia barang dan jasa pada PT.Pelindo 1. Sedangkan vendor yang memilih mendaftar sebagai vendor non database, tidak ada proses persetujuan dari pihak terkait di Pelindo 1 dikarenakan untuk tidak mendapatkan sertifikat sebagai penyedia barang dan jasa pada PT.Pelindo 1. Berikut ini adalah gambaran proses Vendor Management: 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

4 Gambaran Ringkas Proses Registrasi Vendor: 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

5 Berikut ini adalah Aliran Proses Bisnis Vendor Management : Vendor Database 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

6 Berikut ini adalah Aliran Proses Bisnis Vendor Management : Vendor Non Database: 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

7 Dokumen ini merupakan user manual (petunjuk) untuk pengoperasian proses pendaftaran vendor baik vendor database maupun vendor non database. 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

8 2 Environment Memanggil iprocura Portal (Vendor): eproc.pelindo1.co.id 3 Proses Registrasi Vendor 3.1 Vendor membuka url portal iprocura Alamat url portal iprocura adalah Menu Registrasi Vendor Menu: Vendor Registration New Registration 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

9 Step 1. Input User Name dan NPWP Nama Field Deskripsi R/M /O User Name User name yang akan digunakan untuk M login Tax Number Company Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) M Vendor Database Check radio button ini O Untuk register vendor database Vendor Non Database check radio button ini. O Untuk register vendor non database Input dari User Comments Step 2. Input Data Umum dan Informasi Admin Jika proses verifikasi User Name dan NPWP berhasil, klik tombol Next Dan masukkan data Umum perusahaan dan data Admin Vendor. 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

10 Isi form Info terlebih dahulu sesuai dengan data yang dibutuhkan. No Nama Field Company Code Penjelasan Data company code akan dijadikan atribut pada banyak entitas untuk menunjukkan entitas tersebut milik siapa. Sebagai contoh informasi company code pada user akan menunjukkan perusahaan mana yang memiliki user tersebut. Isi Field Informasi Tambahan Pilih Klik tombol dropdown : Title Masukkan title perusahaan Pilih Klik tombol dropdown : 3. Account Group Kelompok instansi Input/ Ketik Mandatory Klik tombol dropdown: 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

11 No Nama Isi Penjelasan Field Field Informasi Tambahan Company Isikan nama perusahaan Input/ Mandatory Name Ketik Address Isikan alamat perusahaan Input/ Mandatory Ketik ZIP Code Isikan kode pos perusahaan Input/ Mandatory Ketik Phone Isikan nomor telepon perusahaan Input/ Mandatory Ketik Fax Isikan nomor fax perusahaan Input/ Mandatory Ketik Country Pilih nama Negara Pilih Klik tombol dropdown Province/ Pilih provinsi dari alamat perusahaan Pilih Klik tombol dropdown State City Pilih nama kota sesuai alamat perusahaan Pilih Klik tombol dropdown Register Location Register Location merupakan lokasi operasional yang dituju oleh Vendo Pilih Klik tombol LOV PO Box Tax Number Upload Tax Number Doc Upload Power of Attorney Isikan kode PO BOX sesuai alamat perusahaan Isikan nomor pajak yang digunakan oleh vendor Tax Number Doc merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk Tax Number vendor Power of attorney merupakan dokumen surat kuasa yang dibutuhkan Input/ Ketik Input/ Ketik Pilih Pilih Mandatory Klik tombol Pilih File, lalu Upload. Klik tombol Pilih File, lalu Upload. Lengkapi form Admin Information sesuai dengan data yang dibutuhkan : No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1 First Name Isikan nama depan dari Input/Ketik Mandatory admin vendor 2 Last Name Isikan nama belakang Input/Ketik Optional dari admin vendor 3 Mobile Isikan nomor telepon Input/Ketik Mandatory dari admin vendor 4 Isikan alamat Input/Ketik Mandatory yang digunakan admin vendor 5 Username Isikan username yang Input/Ketik Mandatory akan digunakan untuk login 6 Password Atur password yang Input/Ketik Mandatory 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

12 No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan digunakan untuk user login 7 Security Question 8 Security Answer Isikan pertanyaan untuk keamanan data jika user ingin melakukan continue registration Isikan jawaban dari pertanyaan keamanan Input/Ketik Input/Ketik Mandatory Mandatory Step 3. Simpan Data Umum dan Admin Vendor Jika input data umum dan admin vendor sudah selesai, klik tombol simpan. Jika berhasil maka akan keluar window: Selanjutnya klik tombol Next> Step 4. Fakta Integritas Setelah menekan tombol Next> maka vendor diwajibkan menyetujui Fakta Integritas, dengan mencentang Saya Telah Membaca dan Menyetujui Fakta Integritas di Atas lalu menekan tombol Accept. 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

13 Step 5. Surat Pernyataan dan submit permohonan menjadi vendor database Jika vendor sudah menyetujui Fakta Integritas, pada layar berikutnya akan muncul Surat Pernyataan tentang kebenaran data yg disampaikan vendor. Vendor wajib menyetujui surat pernyataan tsb dengan mencentang Saya Telah Membaca Dan Menyetujui Perjanjian Di Atas. 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

14 Langkah berikutnya, vendor menekan tombol Submit. Maka akan keluar window konfirmasi: Jika submit permohonan sukses akan muncul windows informasi: 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

15 Vendor akan mendapatkan notifikasi: Sampai sini vendor masih belum dapat login ke portal iprocura PT.Pelindo 1 ( Dibutuhkan approval dari pihak terkait di Pelindo1. 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16

16 3.3 Approval Registrasi oleh Pihak PT.Pelindo Permohonan pendaftaran vendor akan diverifikasi oleh pihak PT.Pelindo1. Vendor belum dapat melakukan login, sebelum permohonan pendaftaran di setujui pihak PT.Pelindo1. Pemberitahuan disetujui atau tidak akan diberitahu via Vendor menerima notifikasi Jika permohonan registrasi sudah di approval User Pelindo1, maka vendor akan mendapatkan notifikasi seperti di bawah, yg menandakan vendor sudah berhasil registrasi. Dan Langkah selanjutnya adalah vendor melengkapi datanya. Yang dibahas dokumen berbeda. 09-Juni _1. Help Vendor Management-_v0.1.docx of 16