User Guide Flow (Project) Project Management & Resources Delivery System Telkomsigma PRouDS

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "User Guide Flow (Project) Project Management & Resources Delivery System Telkomsigma PRouDS"

Benny Budiono
6 tahun lalu
Tontonan:

1 User Guide Flow (Project) Project Management & Resources Delivery System Telkomsigma PRouDS 18 Januari 2017

User Guide Login - Untuk Login User Internal Sigma Login menggunakan Alamat Email dan Password Email

2 User Guide Login - Untuk Login User Internal Sigma Login menggunakan Alamat dan Password (sama seperti login portal). - Untuk User Eksternal/Vendor Login dengan ID yang sudah diregistrasikan.

Flow Invite Member to Bussines Unit Invite member Login as Admin Select BU Name Input Member Send

terkait atau admin PMO - Role/ Bussines Workspace untuk admin BU atau admin PMO adalah space administrator

untuk setiap member akan dipetakan berdasarkan posisi/level karyawan - Secara default, role user adalah

3 Flow Invite Member to Bussines Unit Invite member Login as Admin Select BU Name Input Member Send Invitation Notification by Admin BU Note : - Semua proses invite member dilakukan oleh admin BU terkait atau admin PMO - Role/ Bussines Workspace untuk admin BU atau admin PMO adalah space administrator - Data member diambil dari data karyawan yang dimiliki oleh HR (link dengan data karyawan) - Role user untuk setiap member akan dipetakan berdasarkan posisi/level karyawan - Secara default, role user adalah team member, dan dapat diubah dari menu update user yang dapat dilakukan oleh Admin BU atau admin PMO dengan persetujuan dari atasan

4 User Guide Invite Member to BU - Klik menu Business - Klik nama BU

5 User Guide Invite Member to BU - Klik pada Choose Member - Pilih member yang akan di Invite - Klik tombol merah untuk melakukan Submit

6 Create Project Create Project Select Business Unit Project Task OR Input Detail Project Manager / Project Manager Non Project Task Note : - Untuk nomor IWO diambil dari data IWO yang dimiliki oleh MIS (link dengan data IWO dari MIS) - Nomor IWO boleh kosong (--No IWO--) yang nantinya dapat diupdate lagi saat nomor IWO sudah release

7 User Guide Create Project - Klik menu Business - Klik nama BU

8 User Guide Create Project - Klik tombol Add Project

9 User Guide Create Project - Isi semua field pada Step 1 - Klik Next

10 User Guide Create Project - Isi semua field pada Step 2 - Klik Next

11 User Guide Create Project - Isi semua field pada Step 3 - Klik Finish

Create Work Plan Select Project Create Workplan Create Task in UI OR Assign Member to Project Assign Member to Task Project Manager Upload file Set Baseline Note : - Untuk

12 Create Work Plan Select Project Create Workplan Create Task in UI OR Assign Member to Project Assign Member to Task Project Manager Upload file Set Baseline Note : - Untuk membuat workplan dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu : 1. Create task langsung dari UI yang disediakan 2. Upload MPP file : dari file ms project yang di-save as kedalam bentuk XLS

13 User Guide Create Work Plan Upload file Workplan Sebelum melakukan upload, lakukan proses export file dari Ms. Project ke XLS : - Buka file Ms. Project yang sudah selesai dibuat Workplan nya

Trust Center Settings -> Legacy Format(choose

14 User Guide Create Work Plan Upload file Workplan Sebelum melakukan upload, lakukan proses export file dari Ms. Project ke XLS : - Di dalam file.mpp klik menu File -> Options -> Trust Center -> Trust Center Settings -> Legacy Format(choose Allow Loading ) -> Save As (Save with Type File.xls)

15 User Guide Create Work Plan Upload file Workplan Setelah melakukan save as, akan muncul Text Dialog seperti ini: - Pilih Next -> Selected Data -> Use Existing Map -> Default Task Information

16 User Guide Create Work Plan Upload file Workplan Setelah melakukan save as, akan muncul Text Dialog seperti ini: - Default Task Information -> Check Task and Export Include Headers - Ubah kolom ID di Microsoft Project Field menjadi WBS -> Finish

17 User Guide Create Work Plan Upload file Workplan Setelah Finish buka kembali file.mpp yang sudah di export ke.xls -> Save. File workplan.xls siap di upload ke aplikasi PRouDS

18 User Guide Create Work Plan Upload file Workplan Apabila file.xls sudah siap, maka masuk pada tab Upload Workplan. - Klik Choose File -> pilih file workplan.xls yang akan di upload -> Open -> Upload

19 User Guide Create Work Plan Create Workplan Secara Manual - Klik menu Project - Klik nama Project

20 User Guide Create Work Plan Create Workplan Secara Manual - Klik tab Workplan - Klik tombol Add Task

21 User Guide Create Workplan Create Workplan Secara Manual - Isi semua field yang tersedia - Klik Submit

Invite Member to Project Select Project Invite member Input Member Send Invitation Notification by Email Project Manager Note : - Proses invite

22 Invite Member to Project Select Project Invite member Input Member Send Invitation Notification by Project Manager Note : - Proses invite member ke dalam Project dilakukan oleh user level Project Manager - Role/ Bussines Workspace untuk user level Project Manager adalah PM / PM Lead

23 User Guide Invite Member to Project - Klik tab Member Directory - Klik tab Invite Member - Pilih BU pada dropdown - Centang pada nama Member yang akan di assign dalam Project - Klik Submit

24 Assign Member to Task Select Project Invite member Input Member Send Invitation Notification by Project Manager Note : - Proses invite member ke dalam Project dilakukan oleh user level Project Manager - Role/ Bussines Workspace untuk user level Project Manager adalah space administrator

25 User Guide Assign Member to Task - Isi semua field yang tersedia - Klik Submit

26 User Guide Assign Member to Task - Isi semua field yang tersedia - Klik Submit

27 User Guide Assign Member to Task - Isi semua field yang tersedia - Klik Submit

28 Create Baseline (as Project Manager) Sebelum melakukan Baseline pastikan task, resource yang di assign dan properties lainnya sudah benar - Pada Project Detail, masuk tab Workplan - Klik Baseline - Maka Status project setelah di Baseline berubah dari Not Started menjadi In Progress

29 Re-baselining Select Project Pilih Menu Re- Baseline Set Tanggal yang akan dirubah (start end) Submit Project Manager Note : - Bukan untuk penyesuaian nilai project performance - Perubahan scope yang signifikan - Perubahan target delivery karena :??? - Perubahan dari On Hold ke In Process

30 Create Re-Baseline(as Project Manager) Langkah langkah untuk melakukan Rebaseline : - Klik Rebaseline - Pada form yang pop up, isi field yang tersedia, upload file, kemudian klik Submit - PMO akan melakukan approval pada Rebaselining project tersebut

31 Create Re-Baseline(as Project Manager) Setelah klik Rebaseline inputkan filed-field yang ada pada tampilan, seperti gambar dibawah. Choose File lalu Upload dan klik Submit.

32 Create Re-Baseline(as Project Manager) Project yang sudah di Rebaseline maka Project Status akan berubah dari In Progress ke On Hold. Menunggu Approval dari PM Lead. Setelah proses re-baseline di submit maka fungsi fungsi untuk edit task, assign member akan muncul ke tampilan workplan

33 Thank You!

dokumen-dokumen yang mirip

: tanggal yang ditargetkan untuk task selesai dikerjakan. : deskripsi singkat dari task yang akan dibuat.

175 Start Date Finish Date Description Assign To : tanggal yang ditargetkan untuk task mulai dikerjakan. : tanggal yang ditargetkan untuk task selesai dikerjakan. : deskripsi singkat dari task yang akan